IV. CELE PROGAMU OCHRONY ŚRODOWISKA, ZADANIA I ICH FINANSOWANIE

4.2. DOKUMENTY LOKALNE

In deze bijlage komen achtereenvolgens aan de orde:

1. Zakelijke weergave signaal 2. Achtergrond aanbesteding

3. Rol van medewerker bij Stichting Venlo Partners 4. Concept eindrapportage evenementenbeleid voor Venlo 5. Offerteverzoek

6. Ontvangen offertes 7. Opdrachtverstrekking

8. Herijking evenementenbeleid in Venlo 9. Toelichting op Onderneming 11

10. Facturen van Onderneming 11 aan gemeente Venlo/Stichting Venlo Partners 11. Toelichting geïnterviewden

5.1 Zakelijke weergave signaal

De zakelijke weergave van het signaal:

“Belangenverstrengeling bij aanbesteding door Stichting Venlo Partners (opdrachtnemer van gemeente Venlo (uitsluitend recht)). Werknemer van gemeente Venlo is werkzaam voor Stichting Venlo Partners en de entiteit waar de (…..)2 van de werknemer van gemeente Venlo (mede)eigenaar van is, wordt ingehuurd door Stichting Venlo Partners.”

5.2 Achtergrond aanbesteding

Stichting Venlo Partners is op 1 november 2002 opgericht en is op het adres Picardie 11 A te Venlo gevestigd.3 De middelen waaruit Stichting Venlo Partners de uitvoering van de activiteiten bekostigt, komen voor het overgrote deel uit een structurele subsidie en projectopdrachten van gemeente Venlo.

Dit budget is aangevuld met private middelen.4

Op 18 december 2012 heeft het College van B&W besloten een opdracht te verstrekken aan Stichting Venlo Partners voor het uitvoeren van city-, imago- en evenementenmanagement binnen gemeente Venlo.5 In dit kader is een opdracht verstrekt voor de uitvoering van het project

“Evenementen monitoren”.

In vervolg hierop heeft Stichting Venlo Partners aan Onderneming 11 een opdracht verstrekt voor het monitoren van evenementen. De Eigenaar van Onderneming 11 is de (…..) van de Evenementenmanager die als Evenementenmanager werkzaam is voor Stichting Venlo Partners.

In een artikel, gedateerd 25 oktober 2012, “ ‘Dilemma’ bij gunning klus evenementendashboard”, worden aan de Evenementenmanager hierover vragen gesteld. Uit het artikel kan worden afgeleid dat de Evenementenmanager onder andere het volgende heeft geantwoord:

1 Heeft betrekking op de rol van de medewerker van gemeente Venlo bij deze aanbesteding.

2 Hier stond een familielid vermeld.

3 Informatie ontleend aan het Handelsregister per stand van 11 april 2016.

4 Deze zin is gebaseerd op het document “Evaluatie stichting Venlo Partners, managementsamenvatting” gedateerd maart 2013, opgesteld door Onderneming 20 in opdracht van gemeente Venlo.

5 Deze zin is gebaseerd op het collegevoorstel van 26 november 2013 met als onderwerp “Opdrachtverlening stichting Venlo Partners 2014”.

“Het gaat om het realiseren van een structurele monitoringstool voor het gemeentelijk evenementenbeleid, die maar weinig bedrijven kunnen uitvoeren. Een bijzonder project waar gemeenten om ons heen nieuwsgierig naar zijn. Als je een advocaat nodig hebt zoek je er ook eentje uit die gespecialiseerd is in zaken zoals de jouwe. Dat geldt ook voor bedrijven.

Uiteindelijk voldeed een lokaal bedrijf aan al onze eisen. (…)“6

5.3 Rol van medewerker bij Stichting Venlo Partners 5.3.1 Arbeidsrelatie

Uit informatie ter beschikking gesteld in het kader van het onderzoek kan worden afgeleid dat de Evenementenmanager sinds de indiensttreding bij gemeente Venlo op 1 juni 2004 de volgende functies heeft bekleed:

Beleidsmedewerker A7 (sinds 13 november 2012)

Evenementenmanager (van 1 oktober 2008 tot 12 november 2012)

Medewerker communicatie (1 september 2004 tot 30 september 2008)

Projectmedewerker Floriade (van 1 juni 2004 tot 31 augustus 2004)

Uit een detacheringsovereenkomst gedateerd 31 augustus 2011 kan worden afgeleid dat de

Evenementenmanager door gemeente Venlo vanaf 1 september 2011 tot en met 31 augustus 2013 bij Stichting Venlo Partners voor 36 uur per week is gedetacheerd. In de detacheringsovereenkomst is vermeld dat de deelnemer bij Stichting Venlo Partners werkzaam zal zijn in de functie

Evenementenmanager en de werkzaamheden van de deelnemer plaatsvinden onder

verantwoordelijkheid van Stichting Venlo Partners. De detacheringsovereenkomst is volgens opschrift in september 2011 namens de uitlener (gemeente Venlo) door het toenmalig Afdelingshoofd van Economie en Cultuur,8 namens de inlener (Stichting Venlo Partners) en door de deelnemer (Evenementenmanager) getekend.

5.3.2 Toelichting van Evenementenmanager

De Evenementenmanager heeft medegedeeld acht jaar als Evenementenmanager werkzaam te zijn geweest. De Evenementenmanager is vanuit gemeente Venlo bij Stichting Venlo Partners gedetacheerd geweest. De Evenementenmanager heeft medegedeeld circa drie of vier jaar vanuit gemeente Venlo voor Stichting Venlo Partners werkzaamheden te hebben verricht, terwijl de Evenementenmanager niet officieel bij Stichting Venlo Partners was gedetacheerd. De officiële detachering van de

Evenementenmanager volgde pas een aantal jaar na aanvang van de werkzaamheden voor Stichting Venlo Partners. De detachering bij Stichting Venlo Partners is eind 2015 teruggedraaid volgens de Evenementenmanager.

6 Bron: artikel, gedateerd 25 oktober 2012, genaamd “‘Dilemma’ bij gunning klus evenementendashboard”.

7 Uit de informatie kan worden afgeleid dat de Evenementenmanager de functie van Beleidsmedewerker A

binnen verschillende teams heeft vervuld. In de huidige functie van Beleidsmedewerker A was de Evenementenmanager werkzaam binnen het team Vergunningen & subsidies.

8 Het toenmalig Afdelingshoofd van Economie en Cultuur is per 5 januari 2012 uit dienst getreden bij gemeente Venlo.

5.4 Concept eindrapportage evenementenbeleid voor Venlo

In een document, genaamd “Concept eindrapportage evenementenbeleid voor Venlo”

(hierna: evenementenbeleid) gedateerd 20 november 2007, opgesteld door Onderneming 21, is het navolgende vermeld:

“Voor het uitvoeren van de hiervoor geschetste vier taken (beleidsinhoudelijk, publiekrechtelijk, facilitair en uitvoeringsgericht) zijn drie verschillende functies nodig: een externe

evenementenmanager, een gemeentelijke evenementencoördinator en een beleidsmedewerker.

(…)

De externe evenementenmanager is de spin in het web en is verantwoordelijk voor de uitvoering van het beleid. De evenementenmanager is het aanspreekpunt (front office) op het gebied van evenementen voor de gemeente én voor de markt (evenementenorganisatoren en intermediaire organisaties). De taken van de externe evenementenmanager zijn:

1. Geeft uitvoering aan het gemeentelijke evenementenbeleid.

2. Adviseert de gemeente.

3. Ondersteunt de evenementenorganisatoren.”

In paragraaf 5.1.3 van het evenementenbeleid is het navolgende vermeld:

“Voor de belangrijkste evenementen van Venlo moet een periodieke monitoring worden uitgevoerd (bijvoorbeeld één of twee evenementen per jaar). De beleidsambtenaar van de gemeente geeft de evenementenmanager de opdracht dit uit te (laten) voeren. De gemeente Venlo zou hiervoor kunnen participeren in het initiatief ‘Event Audit Nederland’, maar kan uiteraard ook zelf een monitor ontwikkelen.

Event Audit Nederland, een nieuw initiatief voor monitoring

Een drietal bureaus op het terrein van onder meer eventmarketing en -onderzoek (…) heeft in 2007 het initiatief genomen om te komen tot een beter onderzoek naar cijfers van grootschalige evenementen en festivals.”

In paragraaf 5.2.1 is vermeld dat de jaarlijkse kosten voor monitoring € 10.000 bedragen.

5.5 Offerteverzoek

In een brief van Onderneming 9 gedateerd 15 mei 2009 aan Stichting stadsmanagement ter attentie van de Evenementenmanager is vermeld:

“Allereerst dank voor de offerteaanvraag en je input en toelichting tijdens het prettige gesprek op 6 mei.”

In het kader van het onderzoek heeft geen schriftelijk offerteverzoek van Stichting Venlo Partners aan Onderneming 11 ter beschikking gestaan.

5.6 Ontvangen offertes

5.6.1 Offerte van Onderneming 9 van 15 mei 2009

In de offerte van Onderneming 9 gedateerd 15 mei 2009 aan Stichting stadsmanagement ter attentie van de Evenementenmanager is vermeld:

“De onderzoeksdoelstelling is drieledig:

1. Actueel en gedegen inzicht hebben in de tevredenheid, behoeften, motivaties, herkomst, bestedingen en aanbevelingen van de bezoekers van het zomerparkfeest en het

straattheaterfestival die in de zomer van 2009 in de gemeente Venlo zullen worden gehouden 2. Nagaan of de onderzoeksopzet geschikt is als structurele evenementenmonitor voor

de gemeente Venlo

3. Een praktisch, eenvoudig en betaalbaar evaluatie instrument te hebben om de uitgangspunten van subsidieaanvragen achteraf in de praktijk te toetsen”

5.6.2 Offerte van Onderneming 11 van maart 2010

Een offerte, genaamd “Voorstel vooronderzoek evenementen evaluatie monitor” van Onderneming 11 is gedateerd op maart 2010. In de offerte, die volgens opschrift niet is getekend door de Eigenaar van Onderneming 11 namens Onderneming 11 en de toenmalig Directeur van Stichting Venlo Partners namens Stichting Venlo Partners, is vermeld:

“Graag voeren wij in samenwerking met Stichting Venlo Partners het vooronderzoek Evenementen Evaluatie Monitor uit (EEM).”

De Eigenaar van Onderneming 11 heeft in het kader van wederhoor medegedeeld dat de offerte dateert van 15 maart 2010.

5.6.3 Offerte van Onderneming 11 (ongedateerd)

In een offerte (ongedateerd) van de Eigenaar van Onderneming 11, die gericht is aan Stichting Venlo Partners ter attentie van de Evenementenmanager, is het navolgende vermeld:

“Naar aanleiding van jouw vraag om ondersteuning bij de implementatie van het door (…)9 in 2010 ontwikkelde Evenementen Dashboard kan ik aanbieden de gevraagde werkzaamheden tegen een (gereduceerd) tarief van (…) per uur en op basis van nacalculatie te verrichten, met een minimum van 10 en een maximum van 20 uur.”

De Eigenaar van Onderneming 11 heeft in het kader van wederhoor medegedeeld dat de offerte dateert van maart 2011.

9 Hier stond de naam vermeld van Onderneming 11.

5.6.4 Offerte van Onderneming 11 van 29 maart 2012

In een offerte van Onderneming 11 gedateerd 29 maart 2012 aan Stichting Venlo Partners ter attentie van de Evenementenmanager is het navolgende vermeld:

“Naar aanleiding van jouw verzoek om begeleiding bij de (technische) implementatie van het door (…)10 ontwikkelde Evenementen Dashboard kan ik aanbieden de deze werkzaamheden tegen een tarief van (…) per uur en op basis van nacalculatie te verrichten. Wanneer een maximum van 30 uur bereikt is zal een nieuw voorstel worden opgesteld.”

Volgens opschrift is de offerte namens Onderneming 11 door de Eigenaar van Onderneming 11 getekend en is de offerte niet namens Stichting Venlo partners getekend.

5.7 Opdrachtverstrekking 5.7.1 Opdrachtverstrekking

In het kader van het onderzoek heeft geen document ter beschikking gestaan waarin de opdracht voor het uitvoeren van de werkzaamheden met betrekking tot het monitoren van evenementen aan één partij of een combinatie van samenwerkende partijen is verstrekt.

5.7.2 Toelichting van de Eigenaar van Onderneming 11 in het kader van wederhoor

De Eigenaar van Onderneming 11 heeft in het kader van wederhoor medegedeeld dat in de aanloop naar de offerte van medio maart 2010 aan gemeente Venlo, er afspraken hebben plaatsgevonden met de toenmalig Beleidsmedewerker, de toenmalig Directeur van Stichting Venlo Partners en de Evenementenmanager. Naast het in familiaire kring bespreken van evenementen evaluatie vond een eerste formele afspraak met de Evenementenmanager aangaande het Evenementen Dashboard plaats op 29 mei 2009 (11:30–12:00 uur). Vervolgens heeft de Eigenaar van Onderneming 11 op 15 juni 2009 (09:00–10:00 uur) met de toenmalig Beleidsmedewerker gesproken en daarna nog een keer met de Evenementenmanager op 19 augustus 2009 (09:00–10:00).

De Eigenaar van Onderneming 11 heeft in het kader van wederhoor medegedeeld dat begin 2010 twee afspraken met de toenmalig Directeur van Stichting Venlo Partners en de Evenementenmanager samen (op vrijdag 8 januari 2010 (10:00–11:00 uur) en op vrijdag 5 maart 2010 (09:00–10:00 uur)) hebben plaatsgevonden. Tijdens deze afspraken is gesproken over de aanpak (inhoudelijke innovatieve karakter, inzet van stagiair om kosten laag te houden) van de mogelijke opdracht. Op 9 maart 2010 (12:00–13:00 uur) heeft hiertoe nog een lunchafspraak met de toenmalig Directeur van Stichting Venlo Partners plaatsgevonden en rond 15 maart 2010 is de offerte richting de toenmalig Beleidsmedewerker, de toenmalig Directeur van Stichting Venlo Partners en de Evenementenmanager gegaan.

10 Hier stond de naam vermeld van Onderneming 11.

De Eigenaar van Onderneming 11 heeft in het kader van wederhoor medegedeeld op maandag

29 maart 2010 (13:30–14:30 uur) met de toenmalig Beleidsmedewerker en de Evenementenmanager samen te hebben gezeten en toen is de offerte gezamenlijk doorlopen en akkoord bevonden. De toenmalig Directeur van Stichting Venlo Partners heeft vervolgens de offerte getekend. In de tijd daarna is regelmatig gezamenlijk overleg gevoerd met de toenmalig Beleidsmedewerker en de Evenementenmanager (8 juni 2010 (13:00-15:30 uur), donderdag 24 juni 2010 (12:00–13:00 uur) en woensdag 6 oktober 2010 (07:00–09:00)) over de voortgang van het project.

5.8 Herijking Evenementenbeleid in Venlo

In het document “Herijking evenementenbeleid in Venlo”11 gedateerd 2010 is onder “monitoring”

het navolgende vermeld:

“In 2009 zijn de Ouverture Venlo, het Freefunk Festival, het Venloverrast Straattheater

gemonitord door (…)12 in opdracht van stichting Venlo Partners aan de hand van de (standaard)

‘Respons Evenementen Monitor’. (…)

Een kritische factor van dit type onderzoeken was de hoge kostenpost van (…)13 en de noodzakelijke inzet van vrijwilligers daarbij. Deze vrijwilligers moesten geworven worden door de evenementenmanager wat steeds meer op uitvoeringsproblemen stuitte.

Het resultaat van de monitoring 2009 is besproken met de wethouder Evenementen.

Daarbij kwam naar voren dat de uitkomsten van de standaard Respons Evenementen Monitor geen nieuwe inzichten in de ontwikkeling en de waardering van evenementen bood (…).

Op verzoek van stichting Venlo Partners ontwikkelde het Venlose bureau (…)14 het ‘Evenementen Dashboard Venlo’. Dit Dashboard benadert evenementen niet alleen vanuit het perspectief van citymarketing en economie, maar toetst evenementen integraal aan de toegevoegde waarde vanuit sociale cohesie, welzijn, cultuur, imago én economie middels classificatie in zes groeicategorieën.

(…) Het Evenementen Dashboard Venlo wordt binnenkort officieel geïntroduceerd en

gepresenteerd aan de afdeling ECCEA (…). Bij inzet van deze monitor kan beter op doelstellingen per evenement worden gestuurd. Verbeteringen en upgrading kunnen zo doelgerichter

worden aangepakt en subsidies worden helder uitgelegd aan de hand van doelstellingen.”

5.9 Toelichting op Onderneming 11

Uit het Handelsregister kan afgeleid worden dat Onderneming 11 op 1 september 2006 is opgericht. Verder kan hieruit worden afgeleid dat de bedrijfsactiviteiten als volgt luiden:

“Organisatie-adviesbureaus”. Uit het Handelsregister kan worden afgeleid dat de Eigenaar van Onderneming 11 vanaf de oprichtingsdatum Eigenaar is van Onderneming 11.15

11 Uit het document kan niet worden afgeleid door welke persoon het document is opgesteld.

12 Hier stond de naam vermeld van Onderneming 12.

13 Hier stond de naam vermeld van Onderneming 12.

14 Hier stond de naam vermeld van Onderneming 11.

15 Informatie ontleend aan het Handelsregister van 7 juni 2016.

5.10 Facturen van Onderneming 11 aan gemeente Venlo/

In document Program Ochrony Środowiska dla Miasta Pruszków na lata z perspektywą do roku 2027 (Page 106-111)