ubóstwo sieroctwo bezdomność
potrzeba ochrony macierzyństwa w tym: wielodzietność alkoholizm
specyfika udzielonego wsparcia i/lub interwencji
oznaczenie kodowe*
1 2 3 4 5
14
* Kody przyjęto na podstawie numerów w tabeli Rozdziału 4 Sprawozdania MPiPS-03: powody przyznania pomocy
… …
Źródło: opracowanie własne
Już na wstępie warto podkreślić, iż od tego, jakie informacje zdobędzie ze-spół ds. diagnoz na temat osób i zjawisk społecznych, zależy kompleksowość charakterystyki badanych kwestii. Innymi słowy, zakres zdobytych informacji przełoży się wprost na wiedzę o faktycznej skali zjawiska i rzeczywistych klien-tach, beneficjenklien-tach, pacjentach czy interesantach objętych badaniem oraz na temat kontekstu historycznego, społecznego i demograficznego zaistnienia tych zjawisk.
Aby możliwe stało się utworzenie interaktywnej mapy problemów społecz-nych, należy pozyskać następujące informacje o osobach widniejących w ba-zach danych: 1) ulica zamieszkania z numerem domu (wskazującym na dzielni-cę lub osiedle zamieszkania); 2) kod problemu, czyli specyfika udzielonego wsparcia i/lub interwencji (np. główny powód korzystania z pomocy społecz-nej); 3) identyfikator (numer kartoteki/akt); 4) pesel (wskazujący na wiek oraz identyfikujący płeć).
Szkolenie nie jest niczym innym, jak po prostu przekazaniem najistotniej-szych założeń badań pracownikom, którzy będą zajmowali się osobiście odpi-sywaniem danych. Najbardziej korzystne dla procesu diagnozy jest zaangażo-wanie takich osób do współpracy przy pozyskiwaniu informacji z akt/kartotek, które w swojej codziennej pracy mają do czynienia z ww. bazami danych. Oso-by te mogą w sposób znaczący pomóc w realizacji przedstawianego procesu, ponieważ ich głównym zasobem jest doświadczenie w pozyskiwaniu i wprowa-dzaniu informacji oraz korzystaniu z określonej bazy danych (znają mocne i słabe strony istniejącego archiwum). W przypadku OPS analiza kartotek wnioskodawców oraz odpisywanie danych na arkusze inwentaryzacyjne może być prowadzone np. przez pracowników socjalnych ośrodka.
Omawiane szkolenie jest także okazją, aby ustalić obowiązujące kanały ko-munikacji – z kim, w jaki sposób i w jakich sytuacjach należy kontaktować się podczas procesu badawczego.
Wyzwaniem na etapie odpisywania danych może okazać się niejednolity sposób zapisywania nazw ulic, co najczęściej zdarza się w przypadku nazw wie-loczłonowych, typu: ul. Jana III Sobieskiego (przykładowe aliasy: Sobieskiego;
J. Sobieskiego; J. III-go Sobieskiego) bądź błędnie podane nazwy ulic, np. ul.
Zielna, zamiast ul. Zielona. Kluczowe jest więc ustalenie obowiązującego wszystkich standardu odpisywania nazw ulic, aby możliwa była dalsza analiza zebranego materiału w następnych etapach procesu. Przyporządkowywanie ulic do granic dzielnic lub osiedli (zgodnie z obowiązującymi uchwałami) rów-nież może nastręczać trudności, jeżeli np. nie istnieje aktualny spis ulic danego miasta lub występują w nim błędy (w tym popularnie zwane literówki). Po-mocny może okazać się aktualny ulicowy plan miasta, który pozwoli rozwiać zaistniałe wątpliwości.
Należy także wspólnie ustalić, w jaki sposób oznaczać będziemy określone formy wsparcia i/lub interwencji, z których korzystali poszczególni klienci
w danej instytucji. Opracowanie klucza kodowego polegało będzie na wypra-cowaniu zbioru skrótów, symboli (najczęściej cyfr lub/i kombinacji liter), które konsekwentnie stosowane będą w odniesieniu do konkretnych informacji. Po-zwoli to znacząco zminimalizować czas potrzebny na odpisywanie z kartotek/akt danych do analizy, ponieważ zamiast każdorazowego, pełnego wpisywania do arkuszy inwentaryzacyjnych np. powodu korzystania z pomocy społecznej określanego jako: „bezradność w sprawach opiekuńczo-wychowawczych i pro-wadzenia gospodarstwa domowego”, wystarczy użyć dla tej zmiennej ustalone-go wcześniej kodu – powiedzmy: 9 (np. opierając się na numeracji z tabeli w rozdziale 4. sprawozdania MPiPS-03: powody przyznania pomocy). Zasto-sowanie klucza kodowego ma także znaczenie podczas nanoszenia danych na interaktywną mapę problemów społecznych i zasobów środowiska lokalnego.
Wynika to z faktu, iż oprogramowanie do digitalizacji map z wykorzystaniem technologii Google Maps wykonane w ramach projektu operuje właśnie koda-mi przy jej tworzeniu (vide: Instrukcja obsługi programu komputerowego do tworzenia map interaktywnych). Ponadto kodowanie przekształca informacje opisowe z akt i kartotek badanych instytucji w dane, które można będzie ująć liczbowo (np. w programach statystycznych lub arkuszu kalkulacyjnym Micro-soft Office Excel).
Na szkolenie należy zabrać ze sobą i omówić opracowane uprzednio arku-sze inwentaryzacyjne (narzędzie wykorzystywane do gromadzenia – wpisywa-nia – informacji dla prowadzonej inwentaryzacji i diagnozy zjawisk oraz pro-blemów społecznych).
Jeżeli osoby odpowiedzialne za odpisanie informacji z kartotek/akt będą je także wprowadzały do arkuszy Microsoft Office Excel, podczas spotkania moż-na również przedstawić główne zasady odnoszące się do kroku nr 5.
Szkolenie osób odpowiedzialnych za gromadzenie danych do analizy (odpi-sywanie lub generowanie danych z programów wspomagających funkcjonowa-nie konkretnych instytucji, np. Pomost, Syriusz), jak rówfunkcjonowa-nież ustalefunkcjonowa-nie klucza kodowego dla specyfiki udzielonego wsparcia lub/i interwencji – konieczne są w różnym zakresie we wszystkich trzech case’ach.
Krok 4.
Ręczne wypisywanie informacji do analizy z kartotek/akt na ar-kusze inwentaryzacyjne
Po przeszkoleniu osoby odpowiedzialne za pozyskanie danych do analizy zajmują się faktycznym odpisaniem potrzebnych informacji. Działanie to wy-maga dostępu do kartotek/akt beneficjentów, pacjentów czy interesantów w okresie objętym badaniem.
Ustalony zakres informacji potrzebnych do utworzenia mapy interaktywnej znajduje odzwierciedlenie w konstrukcji arkuszy inwentaryzacyjnych, które stanowić będą kartki zawierające po cztery pola dla każdego odpisywanego przypadku. Wynika to z faktu, iż oprogramowanie do digitalizacji map zjawisk, problemów społecznych oraz zasobów środowiska lokalnego z wykorzystaniem technologii Google Maps wykonane w ramach projektu wymaga od operatorów wprowadzenia następujących informacji:
− ulica zamieszkania z numerem domu (wskazującym na dzielnicę lub osiedle zamieszkania);
− kod problemu, czyli specyfika udzielonego wsparcia i/lub interwencji (np.
główny powód korzystania z pomocy społecznej);
− identyfikator (numer kartoteki/akt);
− pesel (wskazujący na wiek oraz identyfikujący płeć).
Rysunek 12: Wzór arkusza inwentaryzacyjnego w procesie zbierania danych pełnych do diagnozy zjawisk i problemów społecznych z wykorzystaniem mapy interaktywnej