Strona rzecznika i zespołu prasowego Komendy Głównej Policji

W dokumencie KSZTAŁTOWANIE WIZERUNKU INSTYTUCJI POMOCY SPOŁECZNEJ (Stron 45-49)

WEWNĘTRZNE I ZEWNĘTRZNE PUBLIC RELATIONS

Przykład 7. Strona rzecznika i zespołu prasowego Komendy Głównej Policji

Źródło: http://www.policja.pl/kontakt/rzecznik

Funkcja rzecznika lub kierownika komórki PR wymaga nie tylko stosownego wykształcenia (np.

specjalność na studiach dziennikarstwo i komunikacja społeczna, zarządzanie, marketing, studia kierunkowe lub studia podyplomowe w zakresie public relations), ciągłego doszkalania (kursy, lektura), a także specyficznych predyspozycji. Nie jest to co prawda dział zarezerwowany dla

Strona zawiera dane

kontaktowe oraz „popiersie”:

wysokiej jakości fotografię do publikacji. Często podstrony rzeczników obejmują większą ilość materiałów do pobrania:

„dla mediów” a także „media o nas” oraz nr telefonu

komórkowego rzecznika prasowego.

45

wąskiego grona „wtajemniczonych” czy też posiadających umiejętności z obszarów inżynierii wpływu i socjomanipulacji, jednak cechy takie jak komunikatywność, pomysłowość, temperament, bezkonfliktowość, przedsiębiorczość oraz odwaga będą bardzo wskazane. Rzecznik oczywiście musi być biegły w wystąpieniach publicznych, w tym wystąpieniach przed kamerą, jak i posiadać naturalną łatwość w nawiązywaniu kontaktów. Nie bez znaczenia jest również zmysł orientacji: umiejętność szerokiego i wnikliwego widzenia.

ZADANIA KOMÓRKI PR W INSTYTUCJI POMOCY SPOŁECZNEJ

Nie bez znaczenia jest fakt, iż w Polsce PR nie doczekał się wpisu na listę zawodów, dlatego też PR-owcy w instytucjach publicznych formalnie określani są najczęściej jako rzecznicy prasowi, specjaliści ds. informacji, komunikacji, innowacji lub mediów. Co konkretnie wchodzi w obszar obowiązków i czynności rzecznika, komórki lub działu ds. relacji publicznych? Spectrum możliwych działań będzie oczywiście zależało od typu i specyfiki instytucji, jej wielkości, budżetu, konstrukcji samej jednostki PR, jej zasobów: kadrowych, finansowych i materialnych, jak również kontekstu i otoczenia. Każde działania wymagają rozpoznania i planów, lecz same możliwości ogranicza tylko ludzka wyobraźnia.

W zestawieniu podane zostały działania mniej lub bardziej typowe dla jednostek PR: ds. informacji, komunikacji i promocji, działania realizowane mniej lub bardziej „rutynowo”, w tym także typowe zadania rzeczników prasowych (te ostatnie ograniczają się do kontaktów i współpracy z mediami).

Lista obejmuje zarówno czynności możliwe do wykonania niskim nakładem sił i środków, dostępne np. dla kadry gminnego ośrodka pomocy społecznej, jak również działania spektakularne, wymagające sporych nakładów pracy i wysiłków całego zespołu. Wykaz ten – po odpowiedniej selekcji lub uściśleniu – może stanowić szablon przygotowywanych w instytucjach działań, zakresów obowiązków lub opisu stanowiska.

Zadania komórki realizującej zadania public relations w instytucji pomocy społecznej:

Nawiązywanie i utrzymywanie dobrych relacji z mediami (prasa, radio, telewizja, Internet, dziennikarze obywatelscy). Przygotowywanie i wysyłanie materiałów dla mediów, wystąpienia medialne, udzielanie odpowiedzi, wyjaśnień. Publikacja sprostowań i odpowiedzi. Zapraszanie dziennikarzy na organizowane wydarzenia.

Tworzenie i aktualizowanie bazy mediów, zwłaszcza dziennikarzy zajmujących się problematyką społeczną.

Monitoring mediów. Stała analiza lokalnych i regionalnych publikacji, gromadzenie i archiwizacja materiałów dotyczących działania instytucji.

46

Publikacje w mediach (w tym elektronicznych) informacji dotyczących ważnych z punktu interesu społecznego działań instytucji, jej sukcesów i problemów. Inicjowanie działań i kampanii informacyjnych oraz promocyjnych na temat pracy instytucji, realizowanych programów, różnego rodzaju propagowanie dorobku i dokonań.

Standaryzacja komunikacji wizualnej: dbałość o szeroko pojętą tożsamość organizacji i jej wizerunek. Koordynacja działań na rzecz spójnego charakteru komunikacji wizualnej instytucji i jej estetyki. Od komunikacji wizualnej przestrzeni i pomieszczeń przez korespondencję, do komunikacji elektronicznej: materiałów informacyjnych i promocyjnych, szablonów etc.

Inicjowanie i prowadzenie działań na rzecz sprawnego komunikowania wewnętrznego w instytucji: audyt komunikacyjny, diagnoza „wąskich gardeł”, dotyczących różnych aspektów funkcjonowania organizacji. Zbieranie informacji na temat opinii, problemów, potrzeb i oczekiwań otoczenia wewnętrznego i zewnętrznego, przekazywanie ich kierownictwu.

Monitoring działań i aktywne uczestnictwo w inicjatywach, imprezach, wydarzeniach i spotkaniach organizowanych w przestrzeni lokalnej przez podmioty stanowiące bliższe i dalsze otoczenie organizacji.

Utrzymywanie relacji (kontakty, współpraca, wzajemne patronaty, partnerstwa etc.) z ważnymi instytucjami (np. szkoły, uczelnie, organizacje, stowarzyszenia) oraz liderami opinii.

Dbanie o partnerstwa instytucji: współorganizacja, pozyskiwanie i obsługa patronatów.

Organizowanie wydarzeń specjalnych jak jubileusze, dni otwarte, eventy, festyny, spotkania, koncerty, konkursy, zbiórki etc. Organizowanie działań oraz kampanii społecznych, konkursów, plebiscytów itp. Inicjowanie i organizacja wydarzeń związanych z obszarami działalności instytucji: sesje i sympozja naukowe, debaty, konsultacje społeczne.

Koordynowanie udziału kierownictwa instytucji w debatach, spotkaniach, dyskusjach odbywających się w lokalnych, a w miarę możliwości ponadlokalnych mediach. Inicjowanie tego typu wydarzeń.

Opracowywanie i nadzór nad publikacją odpowiednich materiałów informacyjnych i promocyjnych: ulotek, broszur, informatorów, prezentacji, materiałów multimedialnych, ankiet, adekwatnie do podstawowej działalności instytucji lub realizacji projektów (we współpracy z biurem projektu lub koordynatorem). Dystrybucja powyższych pośród klientów, lokalnych społeczności i ich przedstawicieli, liderów opinii, instytucji, ośrodków opiniotwórczych.

47

Zapewnianie lub/i zlecanie stosownej dokumentacji fotograficznej, filmowej (lub/i multimedialnej) przy nadarzających się okazjach jak np. realizacja projektu, działań, akcji społecznej. Nadzór nad jakością zamawianych (realizowanych przez zewnętrzne studia) materiałów (filmy promocyjne i dokumentalne, migawki, wywiady, relacje) oraz ich publikacja: na stronie internetowej instytucji, w serwisach społecznościowych, branżowych, informacyjnych, regionalnych etc., a także przekazywanie do publikacji lokalnym mediom.

Public relations w Internecie (e-PR, czyli electronic public relations). Prowadzenie serwisu informacyjnego: aktualizacja strony internetowej, obsługa newslettera, wewnętrznych biuletynów, wysyłka informacji do odpowiednich serwisów branżowych i informacyjnych (m.in.: ngo.pl, pomocspoleczna.pl, nasze-miasto.pl, serwisy miejskie etc.).

Ewaluacja komunikacyjna na zewnątrz instytucji: zbieranie informacji na temat wizerunku, opinii, atutów, a także „wąskich gardeł” i problemów pośród klientów oraz bliższego i dalszego otoczenia. Bieżące rozeznanie opinii publicznej.

Zapewnianie stosownej opieki medialnej realizowanym przedsięwzięciom: wydarzeniom, projektom, inicjatywom, spotkaniom. Obsługa medialna projektów i działań instytucji.

Działania informacyjne i promocyjne.

Obsługa korespondencji okolicznościowej (życzenia świąteczne, noworoczne: zarówno tradycyjne, jak i elektroniczne).

Monitorowanie otoczenia pod kątem działań społecznych, edukacyjnych, informacyjnych oraz koordynowanie w ich ramach współuczestnictwa instytucji (jako partner, patron, współorganizator etc.).

Zarządzanie kryzysowe: reakcja na kryzysy i problemy, odpowiednie działania i komunikowanie się ze środkami masowego przekazu. Prowadzenie działań informacyjnych:

wyjaśnianie celów, podstaw, korzyści zmian, uwarunkowań legislacyjnych, decyzji etc.

Pozyskiwanie i angażowanie wolontariuszy, stażystów i praktykantów, zarówno w działania wizerunkowe jak podstawową działalność instytucji.

Powyższy i tak szeroki zestaw nie wyczerpuje wszystkich możliwości i form pracy, gdyż tak naprawdę działania na rzecz rozwijania relacji w sferach publicznych poza legislacją, zasobami instytucji oraz kodeksem etyki nie znają ram ani ograniczeń.

48

W dokumencie KSZTAŁTOWANIE WIZERUNKU INSTYTUCJI POMOCY SPOŁECZNEJ (Stron 45-49)