Możliwości wykorzystania intranetu i baz danych do zarządzania wiedzą w przedsiębiorstwie

Pełen tekst

(1)Akademil ~~~~~~W~~~~~------------------~~~ Maciej Walczak Katedro M"od O.,.anb:aclll Zarzqdsanla. Możliwości. wykorzystania intranetu i baz danych do zarządzania wiedzą w przedsiębiorstwie Cec hą gospodarek rozwiniętych jest silna konkurencja, dlatego też przedsię biorstwa , aby s i ę utrzy m ać na rynku poszuk ują moż li wości uzyskania prlewagi w ró ż n yc h obszarach. Przejawem tego są ich c iągłe dą żenia do dysponowania użytecznymi infonnacjami podczas procesów decyzyjnych oraz s praw ną komunikacją wew n ętrzną i zewnętrzną , wpływającą w sposób istotny na zw i ększenie e l astyczności funkcjonowania cał ego przedsięb i o rs twa . Z pomocą zarząd zają cy m przychodzi tu niezwyk le szybki rozwój technologii informatycznych, dos tarczających ca l ą gamę narzęd z i do przetwarzania informacji i usprawniania komunikacji w przedsiębiorstwie. Wynikiem prowadzonych prac badawczych w tym zakresie jest powstanie wielu nowoczesnych metod informatycznego wspomagania pracy , jak na przy kład GroupWare-TeamWare 1• Ponadto zaczę ł y pojawiać s i ę różne usystematyzowane rozwiązan ia mające na ce ł u już nie tylko zw i ększ ani e wie l k ośc i produkcji, lecz takie poprawę wykorzystan ia pos iadanych zasobów. W ostatnim okresie dużym zai nteresowan iem cieszy ly s i ę takie koncepcje, jak: reei gi neerin g, benchmarking, lean management czy rozwijane w latach 90. zarządzanie wiedzą l . Wła śni e z rozwojem za rząd zan i a w i edzą wi ąza ne są duże nadzieje z uwagi na to, że jak stw ierdza P. DrUcker, wiedza staje s i ę jedynym zasobem ekonomi cznym posiadanym przez organizacje, "podczas gdy pozosta ł e zostają sprcr wadzone do ro li u zupe lni ającyc hją czynników wytwórczych " [Strojny 1999, s. 4] . Dla potwierdzania tej tezy moż na pr zy toc zyć prz y kład y firm kons ultin-. l Szerszy opis wspomnianych metod można znałcżć w pracy [Zarządzanie informacją .. . 2(00) . 2 Za począte k zarządzania wiedzą moina prlyjąć rok [987. w który m w Stanach Zjednoczcr nyeh odby ł a si~ pierwsza. konferencja poświęcona wykorzystaniu wiedZy w biznesie, zorganizowana wspólnie przez University Purdue i firmę DEC [Strojny 1999 , s. 5)..

(2) · Walczak gowych i infonnatycznyc h, w których najwa żniej szą rolę w występującyc h tam procesach , od grywają nie kosztowne środki produkcji , lecz wysoko wykwalifikowani pracownicy k orzystający ze swojej wiedzy i d ośw i adczenia. Stąd też wyni ka du ża różnica po mi ędzy w art ośc i ą rynkową firm tego typu, a ich wartośc ią k s i ęgową, wynoszącą dla notowanych na g iełdac h przed s iębiors tw in formatycznyc h od dwóch do dz i ewięc iu razy więcej na korzy ść tej pierwszej [Osbe rt-Pociecha, Kara ś 1999 , s. 19] . Nasuwają s i ę zate m pytania: - co robić . jakie dzia ł ania podjąć, aby w sposób usystematyzowany rozw ijać pos i adaną przez orga ni zacj ę wied zę. - w jaki sposób uła t w i ć korzystanie i czerpanie kortyści z tego bardzo istotnego, potcncjal nego źródła prlewagi konkurencyj nej, - jak pnec h owywać g romadzoną wi ed zę, pow s tałe idee , opracowane metody oraz podobne, stosunkowo ulotne wartośc i , aby nie uleg ł y zapomnien iu. W odpowiedzi m oże nam pomóc w ł aśnie koncepcj a zarząd za nia wiedz.1, która powsta ł a na pograni czu zarz ąd z ania zasobami ludzkimi i za rząd za nia informacją, pn';y wsparciu technik i technologii informat ycznych. Mamy zatem do czynie nia z nowym obszarem badawczym wyrosł y m na gruncie dwóch subdyscyplin w naukac h o zarz,)dzaniu : zarzą d za nia zasobami lud zkimi i technikami kom unikacyjny mi wykorzys lUjący mi komputery, a w szczegó lności kompu te ry po ł ączon e w siec i. Przy czy m ni e wolno na m w ż adnym wypadku zapo mni eć o odpowiedniej relacji pomięd zy cz ł ow i e ki e m a komputcre m. To cz ł ow i ek jako iSlOta m yś l ąca m oże two r zyć, pr zyswajać i twórczo wykorzys t yw ać wiedzę. Komputery natomiast, będące maszy nami , urz'ld zeniam i sekwencyjn ie przetwarzanymi uprzednio wprowadzone dane, są w stani e t ę w i edzę jedynie ma gazy n ować, sort ow ać i pr zekazyw ać. Jednak pos iadani e wła ś ni e takic h m oż liwo śc i czy ni je. a w szczegó lno ści ich sieci, niezwy kl e efektywn ym narzędziem c hętnie wykorzystywanym przy ro zw i ą zyw aniu róż nych problemów. szczególn ie wy mag ających żm udn ej pracy związan ej z przetwarza niem dużych il ośc i informacji . Dodatkowo dzięki połą cze niu ludzi i nowoczesnych technologi i informatycznych powstaje silny efekt synergiczny. Zatem ze w zg lędu na wym ienione w ł aśc iwo śc i systemów informatycznych, p rzeds i ęb i o rs twa powi nn y by ć zai nteresowane budowaniem sieci komputerowyc h s t a n owiących wewnę trzn y system komunikacyjny , u dos tępni ający jednocześ ni e u ży tkowniko m dodatkowe m oż li wo ści , jak np. dos tęp do baz danych. Dobry m rozwiązaniem rea li z ujący m wiele nowoczesnych koncepcji oka zuje s ię intranet. Jego idea opiera s ię na zastosowaniu mechanizmów internetowych , takic h jak języki stron WWW czy infrastruktura sieci , w obręb i e jednego przed s iębior s twa. Stąd też nazwa; intranet - sieć wewnętrzna , która od internetu róż ni s ię róż norodn y mi i wyszukanymi zabezpieczeniami przed niepowołanym do s t ępem osób spoza firmy. Rozw i ązania baz uj ące na intranecie mają kilka istotnych przewag nad tradycyjnymi sposobami reali zacji komunikacji wewnątrz organizacji i starszy mi.

(3) Możliwości. in/ranetu j baz. I'. ... rodzajami siec i komputerowych . Jako jego zalety można wymien i ć przede wszystk im na s tę pujące cec hy: - wszyst kie dane przechowywane są w jednym miejscu (po stron ie serwera) , co zapewn ia lat waść w ich dystrybucji i aktualizacj i, - na s tępuje ujednolicenie sposobu pracy u żytkown ików, - ogranicza s ię wymagania software'owe po stronie klienta do p rzeg l ądarki WWW , - można wykorzystać funkcjo nalno ść przeglądarki WWW oraz atrakcyjną szat ę g raficzną przy drukowaniu, - stos uje się protokó ł standardu hup , umoż ł iwiający pros tą impl e m en t ację systemu ochrony dan ych lOprocolVonie z materia/ów V Konferencji ... 19981 , - istnieje m ożli wość korzystan ia z u s łu g i poczty elektronicznej i grup dyskusyj nych. - d ostę pn e są bazy danych umieszczone na odl eg ł ych komputerach, - mozna ł ączyć rózne platformy sp r zęt owe i softw are'owe w jeden system i jednocześn i e przygotować sieć w firmi e na dostęp do internetu , - intranet cechuje się ł a twości ą obs łu gi i dostępnośc i ą dla wielu typów ś rod ków przekazu (obraz, dźwięk , apli kacje interaktywne) lShim, Siegel, Chi 1999, s. 161 ] . Pog lądowy schemat intranetu z wyszczegól ni ony mi cechami , które m ogą wpł yn ąc na jego przydalno ~ć w omawi anej w tym artyku le koncepcji za r zą dzania wiedzą znajduje s i ę na rys. J. Przedstawione tam w ła śc i wości imranelu , oprócz rozw iązywan ia problemów natury technicznej, mają przede wszystki m pozytywny w pł yw na organ i zację pracy ludzi zatrudni onych w organizacji. Za impl e me ntowani e w przedsiębiorstwie sieci intranetowej. dzięki duzo łatwiej sze m u wprowadzan iu z mian i poprawek w dokumentach elektroni cznych w porównaniu z papi erowymi , ue lastyczn ia d z iał an i e ca ł ej organi zacji . Na s tępuje zmn iejszenie potrzeby sztywnego trzymania s ię wcze ś ni ej opracowa nego planu działania. aby s koordynować pracę wszystkich komórek organi zacyjnych .. ,Na pr zy kł ad w p r zesz ł ośc i przedsiębiors t wa publik owa ł y raz do roku informatory o swej d z iał a ln ości dla pracowników, niezaleznie od tego, czy dopasowywano do nic h dzia łan ia , czy nie. Zwyk le d z iało s ię tak , że chocia ż już w c hwiłi dostarczanj a informatora nie był on aktualny, poprawki wprowadzano dopiero za rok, w na s t ę pnej edycj i" [Shim , Siegel, Chi 1999, s. 1621. Plan taki w e lektronjcznej wersj i można dostosowywać na b i eżąco w za l eż n o śc i od wy d a rzeń i poja wiają cyc h s i ę potrzeb. Dokon anie korekty jest proste, tani e i m oże zostać przeprowadzone w ka żd ej c hwili , a pracown icy korzystający z intranet u wewnątrz prze d s i ębiorstwa w i ed z ą , że dysponują najbardzi ej ak tu alnymi in formacjami. Ponadto mam y pewno ść, że osoby pra c ujące we współdzia ł ających ze sobą komórkac h będą podejmować d ział ania na pod stawie Iyc h sa mych harmonogramów i informacji , wobec czego e liminuje s i ę ryzyko niepotrzebn ych nieporoz umi eń..

(4) Maciej Walczak. Pnedsiębiorst wo. [OJ. [OJ. intranet. - I. - I. [OJ - I. -. poczta elektroniczna plików grupy dyskusyjne konferencje komputerowe praca grupowa dostęp do baz danych. internet. przesyłanie. [OJ - I komputer + przeglądarka. www. - I. Rys. I . Zródło :. Pogląd owy. opracowanie. D z i ęki. - I. schemat intranetu własne.. stworzeniu jednego punktu dystrybucj i informacji w cał ej siec i, jest natychm iastowa i niek ł o pot l iwa jej dystrybucja do wszystk ich pracowników j ednocześ ni e, bez u żywa ni a dodatkowych ogn iw poś red n i c h . Staje s ię to bardzo u ży teczne np . wtedy, gdy chcemy poinformować 60 000 pracowników o zmian ie w jakiej ś procedurze. Dzięk i intranetowi i za impl e· mentowanej w nim u s ł udze poc zty elektroni cznej zaoszczędzić można wiele kosztów i czasu, niezbędnego na przeprowadzenie takiej operacji. Ponadto wykorzystanie odpow iedniego oprogramowani a udostępni nam funkcję auto· matycznego powiadamiania odpowiedn ich osób w przy padku wy s tąpi e nia zmian w danych zw ią za n yc h z dotyczącym ic h obszarem działan i a firmy IChan, Land 1999, s. 32 1] . In n ą za l e t ą intranetu będzie ni ewą t pli w i e usprawnienie i uelastyczn ienie komunikacji pomiędzy poszczególnymi czł o nk ami organizacji. Prawie każdą osobę prac ującą koncepcyj ni e spotkała sytuacja, w której n ag ł y telefon od inn ego pracow nika bezpowrotnie przerwa ł bardzo owocny wą t ek twórczego my ś lenia . Sytuacje takie będą się mn ożyć wraz z pog ł ę b ia n iem tendencji do częstego s i ęg ania po telefon. Niewą tpli wie d u żą część spoś ród zadanych lele· m oż liwa.

(5) ;mranetll ;. fonicznie pytań można przesiać przy pomocy poczty elektronicznej. Wyniknie z tego kilka korzyści. Osoba odpow iadaj ąca na pytanie może w dogodnej dla siebie chwili zająć się tą sprawą, a odpow ied ź przesłać zarówno do nadawcy , jak i do innych pracowników , którzy mogą być zainteresowani takim problemem. Ponadto zadający pytanie zostanie zmuszony do precyzyjnego zdefi ni owan ia prob lemu i uję cia go w formie notatki, która pozostanie pói ni ej w postaci pliku na dysku komputera. Tak w i ęc nie ulegnie zapom ni en iu po ki lku dniach i wraz z odpowiedzią na postawione pytanie może zostać wl<lczona do odpowiedniej elektronicznej bazy gro madzącej powstające worganizacji dokumenty. Dodatkowo, py t ający ma o kazj ę do l ączyć do sformułowa nego problemu proponowane przez siebie rozwiązania. Rozsylając t aką notatkę do kilku osób, mo że otrzymać komentarz odnośn ie swojej koncepcji, a także ewen tualne pomysły od innych. Wszystko to będzie się odbywa lo bez opuszczan ia stanowi ska pracy, użycia papieru, kopert lub gońca. Przedstawiana technologia intranetu u możliwia także "grupowan ie" pracowników zgodnie z wykonywanymi akt ualn ie pr.lez nich zadaniami. a nie jak to zwykle ma mi ej sce - pełnio n y mi funkcjami w organizacji. Przy tym bardzo istotny jest brak potrzeby fizycznego kontaktu wspomnianych osób, z uwag i na możliwość zas tąpi en i a kontaktów bezpośrednich poprzez pocztę elektroniczną, konferencje komputerowe i oprogramowanie do pracy grupowej. Stworzona w len sposób gru pa może kontaktować się, rozmawiać. wspó łpracować, wymieniać dokumenty lDean 1999 , s. 139], czy li wykonywać wszystkie czynno śc i konieczne do zdobywania niezbędnych inrormacji i podnoszenia poziomu wiedzy poszczególnych pracowników oraz ca ł ego zes polu. W len sposób zyskujemy możliwość w łącze nia danego pracownika do prac nad więk szą ilośc ią za dań lub projektów, ponieważ ni e będzie on tracil czasu na przemieszczanie s ię zjednego miejsca na drugie w celu odbycia osob istych spotkaJl ze wspó lpracown ikami. Będzie miał z nimi kontakt poprzez swój kompu ter stojący na biurku. Takie włącznie w w i ę kszą ilość zadań oraz ł atw i ejsze kontakty specjali stów z różnych dziedzin wpłyną na rozwój ich wiedzy o działaniu danej organizacji jako ca ł ości i będą owocować lepszy mi rozwiązaniami stawianych przed nimi zadań. Jednak ni e zawsze wiadomo, którym pracownikom powierzyć nietypowe zadanie, kto w organizacji dysponuje odpowiednim zasobem wiedzy, aby rozwiązać dany problem. W takim przypadku pomocne m ogą okazać się tematyczne grupy dyskusyjne. Jako przyk ł ad praktycznego zastosowania takiego sposobu poszukiwania odpowiednich ludzi, można tutaj podać firmę Quidnunc. zajmującą się doradztwem so ftware 'owym. Pows tała tam idea przekazywa nia sobie nawzajem wiedzy tak, aby jej " transfer" stal się swoistym "katal izatorem" nowych pomysłów. Ponadto zaczę t o w iązać kreatywn ość z wynagrodzeniami . Dzięki temu personel był motywowany do szu kania w o brębi e przedsiębio rstwa ludzi, któryc h wiedza odpowiadala akt ualnym potrzebom rĆwiklicki 1999, s. 161. Spowodowało Lo kon i eczność stworzenia intraneLu, pozwa l ającego na.

(6) Walczak zadanie otwartego pytania i szybkie udzielenie odpow iedzi. Jak zatem widać, coraz powszechniej stosowana tec hnol ogia informatyczna st ała się pomocna w zaspokajaniu potrzeby dzielenia s i ę wiedzą międ zy pracownikami. Skuteczność grup dyskusyjnych potwierdza ich szerokie występowanie w internecie , nato mi ast si ł a tego sposobu porozumi ewania się tkwi w jego OIwa rt ośc i i d ostę pn ości dla dużej liczby osób. Kiedy kt oś szuka odpowiedzi na pytani e, umieszcza je w odpowiedniej grupie dysk usyjnej w postaci li stu otwartego. nie wskazując na konkretnego adresata. Każdy, kto przeg l ąda daml g rupę, ma możliwość napi sania li stu do pytającego albo umieszczcnia swojej odpow iedzi lub sugerowanego rozwiązania w formie dostępnej dla wszystkich. W tcn sposób du ży krąg osób m oże dziel i ć s i ę ze so bą wiedzą i informacjami . M oż l iwe jest t akże wypowiadanie s i ę lu b polem izowanie na róż ne tematy na otwartym fo rum . Przy korzystaniu z wyżej wymienionej funkcji intranetu bardzo pomocne m ogą o kazać się programy in formujące uż ytk owników o zmianach powstałych w określonyc h grupach dyskusyjnych. Zaj mując s ię praktycznymi stronami wykorzystania intranetu jako no ś nika informacji wspomagającego zarządzani e wiedzą w przedsiębiors twach, n a l eży t akże wspomnieć o kosztach. Przy korzystaniu z tradycyjnych form przekazywania informacji poprzez papierowe doku menty lub publi kacjejesleSmy zmusze ni do przeprowadzenia wielu etapów, takich jak : przygotowanie tre śc i, wprowadzenie ich do odpow ied niego edytora w komputerze. wydruk owanie egze mplarza próbnego. sprawdzeni e go, wprowadzenie koni ecznych poprawek, powielenie finaln ej wersji w odpow iedniej il ośc i egzemplarzy i na koncu ich d ys t rybucję . "Intranetowy model publikacyjny wymaga o wie le krótszego procesu opracowania, gdyż omija się wiele etapów, przez które trzeba przej ść przy wykorzystaniu tradycyjnego modelu. W model u intranelowym sprawdzeni e staje się częśc i ą procesu aktualizacji, podczas którego u żytkownicy maj ą dostęp do oryginalnej zawartośc i , co powoduje znaczne skrócenie czasu oczekiwania na udo stępnie ni e informacji. Po ni ew a ż informacje są przechowywane centralni e, zawsze uważane są za aktualne. Zamias ll rac i ć czas na uzyskiwanie od pracowników nieakt ualn yc h informacji, firma może go poświęcić na ich akt u a li zację" [Shi m, Siegel, Chi 1999, s. 162]. Szacuje się. że w przypadku stosowania systemu opartego o papierowe dokument y sa me dwa ostatnie etapy, czy li powielenie i rozpowszechnien ie, m ogą wygenerować koszty wy so kośc i 15 USD na jednego pracownika lShim, Siege l, Chi 1999 , s, 163]. Kwota ta nie będzi e zw i ązana z procesem przygotowan ia informacji. J eże li wykorzystamy inlranet jako nośnik informacji, lO może s ię okazać, że w dużej orga ni zacji li czącej 10000 osób zaoszczęd z im y 150000 USD. Podobnie teZ. będzie wyglądala sytuacja w przy padku korespondencji , Koszt wys iania li stu elektroni cznego jest dużo ni ższy ni ż li stu papierowego, nietrudn o sob ie zatem wyob raz i ć mo ż liwe do osiągnięc ia oszczędności np . w prly padku korespondencji seryjnej. J eżeli spojrzeć natom iast na koszty lącz-.

(7) Możliwości. ności. intranelll i. w tirmie, szacuje s i ę, że intranet może je zredukować nawet O 90% [S tarkowski 1998 , s. 32], z uwagi na niewielkie nakłady inwestycyjne na infras trukturę. Jak donosi Gartner Group (amery kań ska firma badająca rynek informatyczny) i firma Novell (dostawca oprogramowania siec iowego). w blisko połowie ankietowanych e uropejski ch przedsiębiorstw płan owan o w ni edłu gi m czasie wp rowa d z i ć rozwiązania oparte na intranecie. W chwili gdy udał o się ju ż s tworzyć sprawny system komunikacji w przeds iębiors twi e , dzięki któremu informacje szybko i tanio są przesyłane pomiędzy dowolnymi pracownikami, można odnieść w raże ni e. że wszystko co trzeba zoslalo zrobione. Jednak tak wcale b yć ni e musi. W krótkim czasie może s i ę okazać, że pomimo posiadania ty sięcy różnych plików w komputerach i wielu półek papierowych dokumentów, nie jes t eśmy w stanie odszukać wymaganych w okreś lon y m momencie infonnacji, a możem y natknąć się na nic wtedy, gdy nic są one już potrzebne lub uleg ły dezaktuali zacji . Ponadto po zakończeni u opracowywania nowego projekt u dowiadujemy s i ę, że galowe rozwiązanie zos tał o stworzone i wd rożone jakj ś czas temu w innej komórce przeds i ęb i o r slwa ,jednak my nic o tym nie wiedzieliś m y i ponieśliśmy niepotrzebne koszty na opracowanie i sprawdzenie chybionego rozwiązania. Uniknięc i e opisanych tUlaj sy tuacj i umożliwia właśnie zarządz ani e wiedzą, którego zadan iem jest m.in . także systematyczne gromadzenie napływających informacji. W celu rea lizacji tego zadani a wykorzystuje s ię odpowiednie bazy. które zgodnie z k l asyfikacją podaną przez J. Kisielnickiego [Kisielni cki 1993, s. 1751 można podzielić na bazy danych, modeli i wiedzy . Bazy te są podstawą budowy różn ych typów systemów. l tak: - bazy danych - stosuje się przy tworzeniu systemów informowania ki erownictwa oraz jako zbiory prostych i ustrukluryzowanych informacji, - bazy danych u z upełni o n e o bazy modeli - systemów wspomagania decyzji, - bazy danych i modeli wzmocni one o bazy wiedzy - systemów ekspertowych. Rozpatrując bazy pod względem ich wykorzystania w za rządza niu wiedzą, dobrze jest sprecyzować poszczegó lne poj ęc ia . Zgodnie z d efi ni cją przyt oczo n ą przez M. Szarafin "przez dane rozumiemy zbiory li czb i faktów , które do celów przetwarzania porządkuje się w struktury oraz grupy" [Szarafin 1999, s. 13]. Syntezując defi nicje podane przez 1. Kisielni ckiego, mo że m y powi edzieć, że modele to opisy obiektów i zbiorów niezależnie od tego, czy są one rzeczywiste, czy t eż abstrakcyjne (Kj sieln icki 1993, s. 176]. Informacjami, odwo łując s i ę ponow nie do artykułu M. Szarafin, o kre ś lić m oż na dane przetwarzane w postać z na cz ącą dla odbiorcy, która ma rzeczywistą czy domniemaną wartość w procesie podejmowania decyzji. Wi edza natomiast - we dłu g S. Sloude nmire'a - jest integralnym zbiorem zgromadzonych informacji. posiadanym przez każdego cz łowieka lub organizację. Ważn e jest także, że wiedza ma charakter dynamiczny i otwarty, natomiast informacje są pod tym wzglę d em statyczne i zam knięte [Szarafin 1999, s. 13]..

(8) Maciej Walczak Wobec powyższego. dochodzimy do stwierdzenia, że aby zbudować bazę wiedzy, powinniśmy stwo rzyć dwa zbiory: faktów, w których będzie zawarta sama wiedza , oraz zbiór regul i faktów ilustrujących związki przyczynowo-skutkowe [Kisieln icki 1993, s. 178]. Rozważając przytoczone definicje w połączeniu z faklem, że komputery w trakcie procesów przetwarzania najlepiej rad zą sobie z usystemat yzowanymi danymi, nietrudno zdać sob ie sprawę z tego, że najłatw i ej jest stworzyć bazę danych (bazy tego typu są najbardziej populame), w następnej kolejności bazę modeli. najtrudniej natomiast bazę wiedzy. W dalszej częśc i artykułu , ze wzg lędu na jego temat uk ierun kowany na moż l iwe korzy śc i , które można osiągnąć dzięk i wykorzystaniu szeroko rozumianych baz w zarządzan iu w i edzą, pojęc i e bazy będzie oznaczać któryś z trzech wspomnianych rodzajów baz lub ich kombinację. Takie podejście można poniekąd argumentować częstym integrowaniem w jednej rozbudowanej bazie wszystkich wcześn i ej wspomnianych typów baz, np. w systemach eksperckich. Spo ś r ód wie lu udogodnień,jakie oferują bazy, należy przede wszystkim wymienić:. - dużą szyb kość wyszukiwania odpowiednich informacji , dzięki czemu zyskuje się czas, który można poświęcić na pracę koncepcyjną w ko lejnych etapach realizowanego projektu lub poszukiwanie dodatkowych danych, - latwą aktualizację zgromadzonych w bazie zasobów i ich szybką reorganizację lub sorlOwanie w za l eżności od pojawiających się potrzeb. Ponadto bazy w połączeniu z sieciami komputerowymi umożl iwiają gromadzenie różnorakiej informacji pochodzącej z wielu żródeł w jednym centralnym miejscu i następnie jej dy strybucję tam, gdzie potrzeb ują jej poszczególni cz ł on kowie organizacji . Osoby te mogą następnie , używając odpowiednich n arzędzi, prze sz ukiwa ć otrzymane dane, analizować je lu b pr zetwarzać [Dean 1999 , s. 139]. Dzięki takiej organizacji transferu informacji zwięk sza się jej dostęp ność , poprawia się wśród pracowników rozeznanie o aktualnej sylUacji w przedsięb i orstw i e. dzięki czemu zysk uj ą oni peł niejszy obraz firmy , w której pracują. Niestety , zbudowanie w pełn i funkcjonalnej bazy wiedzy, działającej zgodnie z przedstawionymi za ł oże niami teoretycznymi , może okazać s i ę bardzo trudne , a w ni ektórych przypadkach wręcz ni emoż liwe . Można się natom iast pokusi ć o stworzenie poszerzanego i uaktualnianego z biegiem czasu elektro nicznego zbioru różnorakich dokumentów, schematów, projektów i publikacji pojawiających się w przedsiębio r stwi e. Zbiór ten, usystematyzowany j wyposażony w mechanizm szybki ego przeszukiwania zawartych w nim zasobów, będzie s t anow i ć swego rodzaju bazę wiedzy organizacj i. ułatwiającą dostęp do wymaganych infomlacji. Schemat tworzeni a takiego zbioru przedstawia rys. 2. Posiadając stworzony w ten sposób zbiór, można spodziewać się wystąpie nia wcześn i ej wymienionyc h korzyści wynikających z zastosowania baz. Ponadto, jeżeli pracownik związany z real i zacj ą ok.reś l onego zadania st ani e.

(9) Moilill'ości. intraneru i baz. wobec zupe łn ie nieznanego sobie do lej pory problemu. może zn a l eźć s i ę w jednej z Inech sytuacj i: - przeglądnąć s tw orzo n ą wcześniej bazę, aby spraw d z i ć czy podobna syluacja miala już miejsce i zastosować znalezione rozwiązanie . Dodatkową korzyścią będzie nauczenie się czegoś nowego w trakcie przeglądania dotychczasowych rozw i ązań; - przeglądnąć zbiór mo ż li wyc h rozw i ązań, lecz nie zna l eźć w ś ród ni ch odpow iedniego do zastosowania. Wtedy na podstawie różnyc h fragmentów zdobytej w tcn sposób wiedzy stworzyć w ł asne rozwiązanie; - nie zna l eźć żadnyc h informacj i na okreś l o n y lemat i rozw i ązać problem na pod stawie swojej wiedzy , d odając póź ni ej p owsta ł e rozw i ązanie do bazy orga ni zacji.. powstawanie infomJacji w poszczególnych komórkach organizacji. informacji do jednej centralnej bazy. przesyłanie. sortowanie sortowanie i gromad7.enie informacji w jednym miejscu baza wiedzy o organizacji. Rys. 2. Powstawanie bazy wiedzy organizacj i 2:r6dlo: opracowanie wlasne . Schemat opisanego tok u pos t ępowania przedstawi a rys . 3. Przedstawiony proces nie wydaje się niczym różni ć od zwy kłego toku pos t ę powania przy rozw i ązywaniu wszelkiego rodzaju zadań , z którymi spotykamy s i ę po raz pierwszy. Jednak dy sponując elektroni cznym zb iorem ze zgromadzoną wiedzą z calej organizacji (a lak powi nno być w przypad ku omawianego sposobu reali zacji bazy wiedzy), mamy większą szansę z n a l eźć po szukiwa n ą informację i z robi ć lO w czas ie nieporównywalnie krótszym ni ż przy przeszu ki -.

(10) Mo,c'". Walczak. waniu tradycyjnie zorganizowanego archiwum jednej komórki przedsiębior~ Siwa. Właśnie poprawa dostępności odpowiednich informacji i nabywanie w krótkim okres ie wymaganych umiejętności są celami stawianymi przed zarządzaniem wiedzą przez osoby s t osujące tę koncepcję w praktyce.. RozszerLCnie dOI~chcz~sowej bazy o nowe. rozwlązama. wraz. z opisem problemu. TAK. Czy zoslał o znalezione odpowiednie. NIE. rozwiązanie?. Czy zoslały TAK. znalezione informacje pomocne przy opracowywaniu rozwią zania?. Stworzenie rozwiązania w oparciu o wyszukane informacje i wiedzę pracownika. NIE. Stworzenie calkiem nowego roZwiązania w oparciu o wiedzę pracownika. Nowe. rozwiązanie ) - - - - - - - '. Rys . 3. Zastosowanie bazy wiedzy przy Zródło :. problemu. przykładem wykorzystania baz danych do wspomagania zarządza wiedzą może być inicjatywa pOW s I ała w firmie Hawlett-Packard . Stwo-. Dobrym nia. rozw ią zywaniu. opracowanie własne..

(11) Możliwości. illtranetu i baz. rzono tam szereg tematycznie uporządkowanych zbiorów dokumentów w postaci elektronicznej, do których mogą zaglqdać wszyscy zainteresowani pracownicy. Pows t ały w ten sposób wirtualne biblioteki gromadzące informacje o określo n yc h dziedzinach dz i ałalności korporacji, np.: produkcji, marke tingu. szkoleniac h itp. Równolegle istnieje baza da nych zawierająca informacje o pracownikach specja li zujących się w określonych zagadnieniach lub posiadających nielypowe umiejętno ści. Ułatwia to znacznie docieranie do odpowiednich ludzi w przypadku pojawienia się trudnego problemu do rozwiązan i a. Kierownictwo firmy uważa, że powstała inicjatywa ma także jeszcze jeden bardzo istotny aspekt - zachęca do dzielenia s i ę informacjami z innymi lSzc zepanik 1999,s. II OJ. Czasem okazuje s ię , że firmy od daw na dysponują zasobami do tworzenia swo ich baz. Tak było w przypadk u firmy Apple, która łą cząc w jedną całość wiele oddzielnych tematycznych grup dyskusyjnych stworzył a Apple Electronic Ca mpu s. Do s lęp do Campu sa uzyskało 2000 pracowników. Jak się okaza ł o. był lO dobry sposób na to, aby pracowni cy c hętni ej samodzieln ie slukali informacji w komputerze ni ż dzwoniąc z różnymi pytaniami . przeszkadzali innym w pracy [S zczepanik 1999, s. 110]. Kolejnym przykłade m pos łu giwa nia się bazą danych przy wdrażaniu zarzą dzania wiedzą może by ć Mi ller Freeman Jncorporaled - firma wydawnicza. W 1994 r. stworzono tam e l e ktroni cz ną bazę zawierającą 176 różnyc h publikacji. Jako g łówne zalety tego systemu wymienia s i ę natychmiastowy do stęp do artykułów i zdjęć z całej biblioteki publikacji, redukcję niepotrzebnych powtórleń. podniesienie elastycznośc i bazy oraz powstanie dodatkowych zysków dz i ę ki odpłatnemu udostępnianiu zbiorów przez internet [Chan, Land 1999. s. 322]. Pomocna do gromadzenia informacji w przedsiębiors t wie jest t a kż e omawiana wcześniej siec intranetu. Przechowuje ona zbiory p ł ików i stron użyt kowników oraz ma zaimplementowane wyszukiwarki, dz i ęki kt órym moż l iw e jest odnajdywanie wymaganych informacji. S. Telleen stw ierdza nawet, że intranetjest nie tylko bardzo użyteczn ym medium komunikacyjnym , lecz także bazą wiedzy (organizacji). Jego pr.lewa gą nad dotychczasowym i elektroni cznymi bazami dan ych, wymagającymi do sprawnego dz i ałania ustukturyzowanych schematów , jest ł atwość , z którq przyjm uje i przechowuje ni eustruk turyzowaną i ukrytą w kontekście w i edzę [Telleen 1997]. Pod s umowując omawiane możliwości wykorzystania nowoczesnych technik komputerowych w zarządzan i u wiedzą , trzeba wspomnieć o pewnych ograniczen iach i warun kach, które muszą być spełnione , aby planowane inwestycje i wy s ił ek organizacyj ny w kł adane w budowę illlranetu lub baz danych przynios ł y oczekiwane rezultaty . Przede wszystkim bard zo ważnym elementem jest wytworzenie odpow iedniej kultury organizacyjnej. Zdani em T . Davenporta. dyrektora Information Management Program w Univers ity of Texas, zarządza nie wiedzą powinno przypo m inać rynek wiedzy, na którym będą znajdować się jej nabywcy i sprzedawcy [Szczepani k 1999, s. 110]. W przypadku natomiast,.

(12) Walczak gdy wszyscy będą zainteresowani jedynie dostępem do wiedzy, bez chęc i przekazywania tego zasobu innym, wtedy nawet najbardziej rozbudowane systemy komunikacyjne o każą s i ę tylko dodatkowy m, zbędnym wydatkiem. Kol ejnym warunkiem dla wdrożenia np. inLranetu jest odpowiednia wielkość organizacji. M ożna go wprowadzać w du życ h i ś rednich finna ch , gdzie ni em oż liwe s tają s ię bezpośrednie kontakty ka żdeg o z ka żdym , a często występ uj ący pod z iał na wydzia ł y łu b oddziały dodatkowo hamuje przepływ infoml<lcji pomiędzy szeregowymi pracownikami . W takim przypadku istnieje duże prawdopod ob i e ń stwo , że dzięki wprowadzeniu technologii informatycznej i występującemu zróż nic o wan iu zasobów wiedzy każdy pracownik będz i e mógl wnieść coś wartościowego dla przeds i ębiorstwa. Ponadto mały c h firnl naj częściej nic s tać na zatrudnianie dodatkowych osób do obs ług i skomplikowanych systemów informatycznych. Następnym ograniczeniem, a zarazem niebezpieczeństwem,jest zbytnie zaufanie do technologii infomlatycznych . Komputer dysponuje tylko takim zasobem informacj i.jaki zostanie do niego wprowadzony. Tak więc nie można s i ę spodziewać. że nagle wejdziemy w posiadani e nowego źródła pom ys łów. Dodatkowo w prqpadku wprowadzenia błędnej informacji do takiego systemu nie ulegnie ona weryfikacji i sprostowaniu . Pamiętajmy zatem, że technologie informacyjne pomagają w realizacji koncepcji zarządzani a wiedzą, lecz jej nie przeprow adzą zamiast ludzi. Wprowadzając wyszukane systemy przy błędnym zrozumieniu ich roli przez otoczenie. nie osiągn i emy zamierzonego efektu. tj . wykorzystania infomlacji do pracy koncepcyjnej. O siąg n ie m y wtedy po prawę obiegu informacji w organizacji. co jest jedynie jednym z warunków zarządzania w i edzą. Aby os iąg nąć z.amicrl.Ony cel. musimy kla ść nacisk zarówno na sprawny przebieg komunikacji. jak i na m yś leni e poszczególnych uczestników organizacji . Wed łu g R. Mc Dermolla najbardziej naturalnym sposobem pog ł ębiania wiedzy jest tworzenie odpowiedni ch grup, kt óre będą przec inać zes p o ł y zadaniowe, dyscyplin y, czas, miej sca i grupy biznesu. I s tni eją cztery podstawowe wymagania przy tworzeniu taki ch grup . Wymaganiem technicznym jest takie projektowani e ludzkich i komputerowych systemów, które nie tylko udo s t ęp nia informacje. lecz ulatwia wspó lne my ś l enie. Wymaganiem s połecz nym jest rozw ijani e grup . które dzieh} się wiedzą i wc i ąż utrzymują wys tarczające zróż nicowani e koncepcji. aby wspierać raczej m yś l e nie ni ż wyszukane kopiowanie. Wymaganie m dla zarządzania jest kreowanie ś rodowi s ka , które naprawdę nadaje wartość dzie leni u s ię wiedzą. Wymagan iem personalnym jest otwa rt ość na koncepcje przekazywane przez innych , c h cących s i ę nimi dzieli ć i w s pic ra ~ nie dą że ń do przyjmowania nowej wiedzy. Poprzez wspomaganie pracy człowieka systemami informatycznymi , organi zacje mogą pełniej kreować zdo l ność do sprawniejszego uczenia s ię ni ż zbiorowo śc i jakic hko lwiek osobnyc h jednostek bez tych syste mów [McDermotl 1999 , s. 116]. Tak więc technolog ia komputerowa jest bardzo ważna , jednak musimy pamięta ć, że dla realizacj i zarządzania wiedzą trzeba s pe ł ni ć wi ele innych istotnyc h warunków..

(13) intranelli i Literatura Chan P., Land C. [1999J. lmplememing Reengilreerillg UsilIg Ilifarmation Teclwology, "B usiness Process Management JoumaJ". vol. 5. nr 4. CwikJicki M. [1999J. Wiedza :arządzmw k/uc:em sukces/I, "Manager", nr 4. Dean A . [1999J. UsilIg In/ormation Systems tO Paim t/re Big Pictllre, "Work Study", '101. 48. nr 4. Kisielnicki J . [ 19931. IIiformat)'cvw in/rastrllkmra zan.qdzanill. PWN, Warszawa. McDcrmoll R. [1999]. \Vlly Informatioll Technology Inspired BUl CamIQI Delil'er Knowledge Management. "Califomia Management Revicw", vol. 41. nr 4. Opracowanie z ma!erialów V Konferencji UŻYlkowników SAS w Polsce .. SAS Forum" [19981. 1 -2 Ila żdziemika. Warszawa. Osbcrt-Pociecha G .. Karaś M. [1999]. \Vykorzystanie koncepcji zarl.ąd:allia zintegroll'allq wiulzą pracowników (kapilatem intelektualnym) II' reel1gineeringu przedsiębio rstwa . .,PrLegląd Organizacji". nr 3. Shim J .. Siegcl J" Chi R. [1999J . Techn%gitl informllc}jlla. Dom Wydawniczy ABC. Warszawa. SIarkowski M. [1998]. Biznes się ląay. "Businessman Magazine", nr 4. Slrojny M . [ 1999]. Zllr:ąd:allie wied:ą i kapitalem imelekwalnymjako nowf' iródlo przeI\'agi kOllkurencyjnej, .. Problemy J:lko śc i ". nr 12. Szarafin M. [ 19991. Knowledge II/anagemellt sloll'o (prz.ed)wstępne • .,Problemy J akości", nr 3. Szczepanik R, [19991. M(lfI!otrawiony kapitat - nie wiesz.. ile wiesl" "B usinessman Magaline".nrS. Telleens L. 11997], InlrQ/lets as Knoll'ledge Managemell/ Systems - Basic Concepls mul Definitions, www.iorg.com/papers/knowledge .hlml. Z(lrZl/dUUlie infomwcjq i komunikacją [2000], pod red, Z. Martyniaka, AE w Krakowie, Kraków.. The Possibility of Using .he Intranet and Data Bases in the Management of Knowledge in an Enterprise The presen! an iele auempts to show the bencfits which modem informalion lechnology can bring by increasing !he knowledge or employees in large enterprises. First of all. Ihe aulhor exami nes Ihe useful role played by the Inlranel in improving the transfer of informalioll and experiences helween employees. The author Ihen looks al Ihe possibilities of using elec!ronic dala bases as "know!edge warehouses" in enlerprises. The aUlhor conc ludes his aniele by discussing the limitaliol15 or information lechnology in knowledge management..

(14)