Wdrażanie i stosowanie systemu ekozarządzania i audytu EMAS

Pełen tekst

(1)Zeszyty Naukowe nr 732. Akademii Ekonomicznej w Krakowie. 2007. Urszula Wąsikiewicz-Rusnak Katedra Polityki Przemysłowej i Ekologicznej. Wdrażanie i stosowanie systemu ekozarządzania i audytu EMAS 1. Wprowadzenie W warunkach rozwiniętej gospodarki rynkowej uzyskanie i utrzymanie przez przedsiębiorstwo wysokiej pozycji konkurencyjnej wymaga podejmowania przez nie wielu skomplikowanych działań. Jednym z najważniejszych przedsięwzięć, jakie są podejmowane przez nowoczesne organizacje gospodarcze, jest stosowanie międzynarodowych systemów zarządzania z zakresu ochrony środowiska. We współczesnej praktyce gospodarczej cele proekologiczne traktowane są bowiem na równi z celami ekonomicznymi działalności przedsiębiorstw. Równoważne zaś traktowanie celów ekonomicznych z celami z zakresu ochrony środowiska stało się możliwe dzięki stosowaniu znanych i sprawdzonych w praktyce systemów zarządzania środowiskowego, takich jak system ISO 14000 i EMAS. Można zatem stwierdzić, że zarządzanie środowiskowe zostało włączone w zakres tzw. procesowego podejścia w zarządzaniu strategicznym i stało się immanentną częścią całego systemu zarządzania przedsiębiorstwem. Należy wyjaśnić, że zarządzanie środowiskowe można określić dwojako. W sensie ogólnoteoretycznym należy je rozumieć jako jeden z elementów procesu całościowego zarządzania przedsiębiorstwem odnoszący się do sterowania wpływem na środowisko naturalne i jego ochronę. W sensie praktycznym zaś zarządzanie środowiskowe to całokształt celów, procedur i środków bieżącej realizacji zadań, zmierzających do minimalizacji negatywnego oddziaływania przedsiębiorstwa na środowisko naturalne, przy zapewnieniu wysokiej efektywności produkcji oraz komfortu pracy załogi.. 732_buch.indb 141. 1/16/08 2:02:04 PM.

(2) 142. Urszula Wąsikiewicz-Rusnak. 2. Projekt Unii Europejskiej EMAS a system zarządzania środowiskowego według norm ISO 14000 W lutym 1993 r. na posiedzeniu Rady Wspólnot Europejskich opracowano program Wspólnoty o polityce i działaniu na rzecz ochrony środowiska oraz rozwoju zachowującego środowisko. W ramach realizacji tego programu przyjęto m.in. rozporządzenie Rady EWG nr 1836/93 z 29.06.1993 r. w sprawie dobrowolnego uczestnictwa firm przemysłowych w systemie zarządzania ochroną środowiska i przeglądów ekologicznych we Wspólnocie – „Environmental Management and Audit Scheme” (w skrócie EMAS). System EMAS ma na celu poprawę jakości zarządzania środowiskowego w przemyśle krajów członkowskich Unii Europejskiej. Ważnym celem przyświecającym stosowaniu tego systemu jest dążenie do przeciwdziałania, zmniejszania i eliminacji zanieczyszczeń środowiska, szczególnie w miejscu ich powstawania w dostosowaniu do zasady „zanieczyszczający płaci”. Ważnym zadaniem projektu jest dostarczenie odpowiedniej pomocy przedsiębiorstwom w zyskaniu przewagi konkurencyjnej, będącej rezultatem ulepszeń środowiskowych, oraz informowanie opinii publicznej o ich rozwoju i działalności. Inicjatywa ta wskazuje, że zarządzanie środowiskowe jest fundamentalną częścią dobrego zarządzania i podstawą funkcjonowania firmy. System EMAS zawiera wskazówki dotyczące realizacji procesu zarządzania środowiskowego opartego na dynamicznym, cyklicznym procesie planowania, realizowania i kontrolowania. EMAS został przede wszystkim zaprojektowany dla przedsiębiorstw i zakładów przemysłowych. Może on być również stosowany eksperymentalnie w innych sektorach, takich jak: dystrybucja lub służby publiczne. W krajach Europy Zachodniej istnieje możliwość uzyskania pomocy rządowej na realizację tego projektu. Ma to na celu motywowanie przedsiębiorstw do podejmowania działań praktycznych i formułowania strategii ofensywnej, a nawet innowacyjnej w zakresie proekologicznego zarządzania. Od kwietnia 1995 r. rozpoczęto stosowanie w praktyce rozporządzenia w sprawie EMAS, co umożliwiło dobrowolny udział przedsiębiorstw przemysłowych w systemie ekozarządzania i auditu Unii Europejskiej oraz dokonywanie przez zewnętrzne grupy weryfikacji publicznych deklaracji środowiskowych przygotowywanych w zgodzie z EMAS. W omawianym rozporządzeniu zawarte są wymagania wobec zarządzania środowiskowego (ZŚ) przedsiębiorstw, określono w nim także ramy instytucjonalne EMAS dla państw członkowskich. Innym międzynarodowym standardem uprawniającym do stosowania systemu zarządzania środowiskowego (SZŚ) według norm ISO 14000 jest norma ISO 14001 (dokładny tytuł wersji polskiej tej normy międzynarodowej to: PN-EN ISO 14001 „Systemy zarządzania środowiskowego. Specyfikacja i wytyczne stosowa-. 732_buch.indb 142. 1/16/08 2:02:04 PM.

(3) Wdrażanie i stosowanie systemu…. 143. nia”). Norma ISO 14001 jest standardem zarządzania środowiskowego wydanym przez Międzynarodową Organizację Standaryzacji we wrześniu 1996 r. W normie tej określono wytyczne i procedury wdrażania systemu ISO 14000.. Ciągłe doskonalenie. Przegląd dokonany przez kierownictwo. Polityka środowiskowa. Sprawdzanie i działania korygujące. Planowanie Wdrażanie i funkcjonowanie. Rys. 1. Model systemu zarządzania środowiskowego według normy EN-ISO 14001–2004 Źródło: EN-ISO 14001–2004.. Głównym celem, jaki przyświeca powołaniu tego systemu, jest produkowanie wyrobów przy zminimalizowaniu wykorzystania zasobów naturalnych, energii, wody, z równoczesnym zachowaniem jakości na poziomie co najmniej dotychczasowym. Ze względu na fakt, że u podstaw funkcjonowania całego systemu leży założenie warunkujące konieczność dążenia do ciągłej poprawy i doskonalenia, podkreśla się wzrost efektów jakościowych produkowanych wyrobów. Normy te, odpowiednio do nacisku, jaki położono w nich na poszczególne obszary działalności przedsiębiorstwa, dzielą się na dwie kategorie. Pierwsza z nich skupia się na ocenie systemu organizacyjnego, druga na ocenie produktu. Można zatem stwierdzić, że obszar pierwszy dotyczy budowania i funkcjonowania sytemu zarządzania środowiskowego (audyt, ocena oddziaływania na środowisko). Drugi obszar oddziaływania dotyczy ekoetykietowania (ocena cyklu życia produktu i aspektów środowiskowych w normach wytwórczych). U. Wąsikiewicz-Rusnak, Międzynarodowe systemy zarządzania środowiskowego w przedsiębiorstwach [w:] Strategia Lizbońska a konkurencyjność gospodarki, red. J. Bieliński, CeDeWu, Warszawa 2005, s. 240.. 732_buch.indb 143. 1/16/08 2:02:05 PM.

(4) Urszula Wąsikiewicz-Rusnak. 144. Pomiędzy omawianymi systemami istnieje wiele podobieństw, ale występują też pewne różnice. Sprowadzają się one przede wszystkim do tego, że system ISO może znaleźć zastosowanie praktycznie w każdego typu organizacji, a także jego wymagania są nieco mniejsze niż wymagania EMAS. Na przykład w ISO 14001 brakuje wymogu publikacji okresowego raportu środowiskowego. Od momentu pojawienia się tego systemu może on być używany jako podstawa do tworzenia systemu EMAS. Od 1997 r. uznaje się bowiem oficjalnie, że niektóre fragmenty normy ISO 14001 całkowicie odpowiadają niektórym wymaganiom EMAS. Obecnie została podjęta decyzja, aby ISO 14001 włączyć do nowej wersji EMAS w części opisującej wymagania dotyczące systemu zarządzania środowiskowego. Podjęcie tego typu decyzji miało ogromne znaczenie dla uniknięcia zamieszania na rynku, ponieważ często ISO i EMAS uznawano za normy konkurujące ze sobą. Zdarzało się nawet w przeszłości, że przedsiębiorstwa decydowały się na rejestrację EMAS i certyfikat ISO 14001. Podobieństwa i różnice występujące pomiędzy obydwoma systemami zaprezentowano w tabeli 1. Tabela 1. Relacje pomiędzy systemami zarządzania środowiskowego ISO 14000 i EMAS. Wymóg. Zaangażowanie, polityka Przegląd środowiskowy. Zgodność prawna. Audyt. ISO 14000. EMAS. Polityka musi być określona. Wymagane jest zaangażowanie w stałą poprawę (SZŚ). Polityka musi być określona. Konkretna działalność środowiskowa musi być ciągle poprawiana. Zaangażowanie w zgodność. Teoretycznie w razie złamania prawa weryfikacja może być przez weryfikatora cofnięta. Zgodność jest obowiązkowa. W przeciwnym razie organ uprawniony utrzymujący kontakt z władzami może cofnąć weryfikację. Obowiązkowa jest tylko procedura Wstępny przegląd jest obowiązkoaspektów środowiskowych. Suge- wy. Minimum to lista pośrednich rowana jest lista aspektów i bezpośrednich aspektów środowiskowych. Audyt co 1–3 lata. Akredytacja zależy od doświadczenia i kwalifikacji. Granice państw mogą być łatwo przekraczane. Audyt najrzadziej co 3 lata. Akredytacja weryfikatora jest ważna tylko w określonych gałęziach przemysłu (kod NACE). Granice państw mogą być przekraczane pod pewnymi warunkami. M. Sobiecki, A. Wajnbergier, Wybrane aspekty realizacji Polityki Ekologicznej Państwa w kontekście systemu zarządzania środowiskowego w integracji z Unią Europejską [w:] Efektywność funkcjonowania wdrożonego systemu zarządzania środowiskowego według normy ISO 14001, Materiały konferencyjne, PZiTS, Poznań 2000, s. 13. . 732_buch.indb 144. 1/16/08 2:02:06 PM.

(5) Wdrażanie i stosowanie systemu… cd. tabeli 1. Wymóg. ISO 14000. Przejrzystość. Tylko polityka musi być upubliczniona. Logo różnych jednostek certyfikujących. Nie istnieje żaden centralny obowiązkowy rejestr zweryfikowanych firm. Ramy instytucjonalne. Regulowane przez standardy. Instytucje zajmują się wydawaniem standardów i akredytacją weryfikatorów. 145. EMAS. Dostępne publicznie są: polityka i deklaracja środowiskowa. Logo ujednolicone dla Unii Europejskiej. Oficjalny rejestr weryfikatorów i zweryfikowanych organizacji na terenie UE. Regulowane ustawodawczo. Dodatkowo poza organem akredytującym istnieje organ uprawniony zajmujący się kontrolą weryfikatorów i zweryfikowanych organizacji. Źródło: H.W. Engel, M. Szydłowski, A. Ociepa, Po prostu EMAS 2001, Narodowa Fundacja Ochrony Środowiska, Warszawa 2004, s. 8.. W wyniku wielu doświadczeń oraz w celu uniknięcia niepożądanego konkurowania EMAS z ISO 14001, po siedmiu latach od momentu wprowadzenia utworzono EMAS 2001 (dokładny tytuł: Rozporządzenie (EC) nr 761/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 19 marca 2001 r., dopuszczające dobrowolny udział organizacji w systemie zarządzania środowiskowego i audytu we Wspólnocie – EMAS). Na obszarze Polski rozporządzenie EMAS 2001 zaczęło obowiązywać automatycznie od momentu akcesji do UE, czyli od 1.05.2004 r. Rozporządzenie EMAS 2001 jest w pełni kompatybilne z normą ISO 14001. W pierwszym z jego załączników, opisującym wymagania zarządzania środowiskowego, wykorzystano dosłownie całe sformułowania użyte w normie 14001. W uzupełnieniu określone zostały nowe wymagania, takie jak np. rejestracja i deklaracja środowiskowa. W dostosowaniu do warunków polskich stworzony został pod nadzorem Ministerstwa Środowiska krajowy system ekozarządzania i audytu. Podstawę do stosowania tego systemu daje ustawa z dnia 12 marca 2004 r. o krajowym systemie ekozarządzania i audytu EMAS (Dz.U. nr 70, poz. 631), która weszła w życie wraz z przystąpieniem Polski do Unii Europejskiej. Polski system ekozarządzania i audytu tworzą następujące organy: – minister właściwy do spraw ochrony środowiska jako organ kompetentny, – wojewoda jako organ mający współdziałać z organem kompetentnym, – Polskie Centrum Akredytacji, występujące tutaj w roli organu akredytującego, – Krajowa Rada Ekozarządzania, pełniąca rolę organu opiniodawczo-doradczego.. 732_buch.indb 145. 1/16/08 2:02:06 PM.

(6) 146. Urszula Wąsikiewicz-Rusnak. 3. Przygotowanie i wdrażanie EMAS Zasadniczo nie ma określonej standardowej metody w zakresie zarówno przygotowania, jak i wdrażania systemu EMAS. Przebieg tych procesów zależy przede wszystkim od rozmiaru podmiotu, jego produktów i usług oraz od poziomu kultury zarządzania. Proces przygotowania do wdrażania omawianego systemu powinien składać się z następujących etapów: – jasne określenie celu projektu (czyli znalezienie odpowiedzi na pytanie – po co chcemy wdrożyć system), – zebranie informacji o EMAS, konsultacje z ekspertami zewnętrznymi, przygotowanie finansowe do wdrażania, – upewnienie się, czy zarząd najwyższego szczebla popiera projekt wdrożenia EMAS, – stworzenie zespołu koordynującego proces wdrożeniowy. Zespół ten powinien być oparty na wiedzy i doświadczeniu pracowników, a także cały czas otwarty na poszerzanie wiedzy i eksperymentowanie, – określenie specjalnego koordynatora, który w sposób dynamiczny będzie zarządzał projektem, – zebranie informacji, które zostaną wykorzystane przy wdrażaniu i stosowaniu projektu w warunkach konkretnej jednostki organizacyjnej, – zaangażowanie ekodoradców, których pomoc może być przydatna podczas wielu etapów wprowadzania systemu, np. podczas przeglądów i identyfikacji znaczących aspektów środowiskowych jednostki czy opracowywaniu procedur. Na tym etapie wskazane jest także podjęcie starań o publiczne dofinansowanie projektu, – wprowadzenie systemu szkoleń, edukacji oraz przepływu informacji na wszystkich stanowiskach pracy oraz zbieranie doświadczeń. Po przygotowaniu organizacji do wdrażania systemu zarządzania środowiskowego konieczne staje się wykonanie aż 19 kroków w celu efektywnego jego wprowadzenia. Tych 19 kroków stanowią procedury podwykonawcze czterech istotnych procedur wprowadzania systemu EMAS, które w zasadniczym zarysie podobne są do struktury funkcjonowania normy ISO 14001. Tymi zasadniczymi procedurami w drodze do EMAS są: P – planowanie, W – realizowanie i wykonywanie programu, S – kontrolowanie i ocenianie działalności środowiskowej, D – działanie na rzecz ciągłej poprawy oraz komunikacja i weryfikacja (PWSD). Działania zmierzające do wdrożenia systemu EMAS zawierają – jak już wspomniano – oprócz czterech głównych procedur pętli (PWSD) poszczególne. 732_buch.indb 146. 1/16/08 2:02:06 PM.

(7) Wdrażanie i stosowanie systemu…. 147. procedury szczegółowe określane jako 19 kroków wdrożenia EMAS. Są one następujące: Krok 1 – polityka środowiskowa, która jest publicznym dokumentem przygotowanym przez przedsiębiorstwo, w którym to dokumencie opisuje się zobowiązania w stosunku do środowiska. To pisemne zobowiązanie się zarządu musi odnosić się do takich elementów, jak: – rozwój działalności środowiskowej poza wymaganiami prawnymi, – badanie i monitorowanie działalności organizacji i analiza podstawowych wpływów środowiskowych, – wprowadzanie środków potrzebnych do zmniejszenia, zapobiegania lub wyeliminowania zanieczyszczeń, – wstępne oszacowanie wpływów środowiskowych nowych produktów i działań, – zapobieganie i zmniejszanie ryzyka emisji zanieczyszczeń w razie awarii, – regularne porównywanie planu działania z polityką środowiskową, – systematyczne realizowanie celów i zadań środowiskowych, – współpraca z władzami w celu zmniejszenia ryzyka środowiskowego i zminimalizowania szkód wynikłych z awarii dzięki zastosowaniu odpowiednich technologii, – zwiększona świadomość środowiskowa i udział pracowników, – informowanie klientów o aspektach środowiskowych usług i produktów, – uzyskanie zgody kontrahentów na ich dostosowanie się do standardów i procedur, – pełne informowanie opinii publicznej i prowadzenie dialogu o wpływach środowiskowych danej firmy. Krok 2 – znaczące aspekty środowiska związane są z faktem, że ścisłym wymogiem EMAS jest przeprowadzenie wstępnego przeglądu wpływów i aspektów środowiskowych działań i produktów firmy. Ten wyczerpujący przegląd środowiskowy dostarcza pewnych informacji do określenia celów i zadań środowiskowych, a także do zorganizowania programów zarządzania środowiskowego. W jego skład wchodzi zbadanie takich kategorii, jak: – istotny wpływ środowiskowych aspektów związanych z prowadzoną działalnością, produktami i (lub) usługami, – odpowiednie wymogi prawne, – istniejące procedury i praktyki związane z zarządzaniem środowiskowym, – ocena wyników wywiadów dotyczących przeszłych incydentów i awarii, – skargi sąsiadów na działalność danej jednostki gospodarczej. . 732_buch.indb 147. H.W. Engel, M. Szydłowski, A. Ociepa, op. cit., s. 10–16.. 1/16/08 2:02:07 PM.

(8) 148. Urszula Wąsikiewicz-Rusnak. Wyniki analizy znajdą się w tzw. rejestrze znaczących aspektów środowiskowych. Nie ma uniwersalnej metody szacowania i mierzenia aspektów środowiskowych, ale załącznik VI do EMAS 2001 zawiera listę bezpośrednich i pośrednich aspektów, a także działań, które muszą być zbadane. Krok 3 – wymagania prawne dotyczą faktu, że EMAS 2001 jasno wyraża trzy główne wymogi dotyczące uregulowań środowiskowych: – poznaj te uregulowania, – działaj w zgodzie z nimi, – stosuj metodę na utrzymanie dwóch powyższych działań. Organizacje EMAS na ogół idą dalej. Przygotowują się do surowszego ustawodawstwa – ich zgodność wykracza poza postanowienia prawne. SZŚ może okazać się bardzo pomocny w nadążaniu za przepisami środowiskowymi, gdyż zmusza do bycia na bieżąco ze zmianami prawnymi. W razie niezgodności należy podjąć działania korekcyjne. Krok 4 – cele i zadania niejako uaktywniają procedurę wdrożeniową EMAS i muszą być zgodne z polityką środowiskową organizacji i stosowanymi przez nią programami zarządzania środowiskowego. Z tą sytuacją ściśle są związane działania określane jako krok 5, czyli programy zarządzania środowiskowego. Są one ostatnim krokiem fazy planowania. Stanowi on syntezę czterech powyższych kroków. Krok 6 – struktura i odpowiedzialność. Krok ten związany jest z przydzieleniem zadań i odpowiedzialności na poszczególnych stanowiskach pracy. Należy określić przynajmniej siedem następujących zadań i zakresów odpowiedzialności: – zapewnić co najmniej zgodność z legislacją środowiskową, – koordynować program działań środowiskowych, – podnosić świadomość środowiskową pracowników i organizować programy szkoleniowe, – organizować dokumentację i wewnętrzny monitoring, – komunikować się z całym personelem, – utrzymywać zewnętrzny dialog i komunikację oraz przygotować deklarację środowiskową, – wykonać audyt programu środowiskowego i systemu zarządzania. Role, zadania i uprawnienia muszą być ustalone pisemnie. Jeżeli to możliwe, musi przewodzić jedna osoba, doświadczony pilot lub „mistrz środowiskowy”. Krok 7 – szkolenia, świadomość i umiejętności związane są z faktem, że niezależnie od rozmiaru organizacji działania każdego z pracowników mają pośredni czy bezpośredni, znaczący lub mały wpływ na środowisko. Każdy pracownik może wnieść innowacyjne pomysły, postępowe propozycje, a także mieć wpływ na zmianę zachowania i zaangażowanie innych. Wymaga to informacji, szkolenia i zdobycia nowych umiejętności. EMAS wymaga oszacowania zapotrzebowania. 732_buch.indb 148. 1/16/08 2:02:07 PM.

(9) Wdrażanie i stosowanie systemu…. 149. i zorganizowania programów szkoleniowych, by uświadomić pracownikom takie problemy, jak: – znaczenie realizowania polityki, procedur i innych wymogów EMAS, – główne rodzaje wpływu na środowisko i ryzyko w indywidualnym zakresie pracy oraz pozytywne rezultaty z poprawy osobistej działalności, – indywidualna odpowiedzialność i zadania dotyczące SZŚ i awarii, – potencjalne konsekwencje niezgodności z procedurami operacyjnymi. Krok 8 – komunikacja dotyczy przeświadczenia, że jest ona podstawą funkcjonowania systemu zarządzania środowiskowego. Bez niej nie ma postępów. Podstawowym wymaganiem EMAS jest zaangażowanie pracowników. Muszą oni uczestniczyć w definiowaniu i wprowadzaniu polityki, celów, programów, a także we wstępnym przeglądzie środowiskowym. Formy twórczego zaangażowania i komunikacji mogą być takie, jak: środowiskowa „mapa pogody”, książka wniosków, konkursy, kółka środowiskowe, nagrody, szkolenia i praca grupowa. Wewnętrzna komunikacja składa się nie tylko z informacji i dokumentów adresowanych do personelu oraz wiadomości od zarządu do kierowników i pracowników, które zawierają np. dane dotyczące polityki środowiskowej, jej celów i zadań. Musi ona również informować pracowników o wdrażaniu i opracowywaniu SZŚ i o rezultatach podejmowanych wysiłków. EMAS stawia komunikacji zewnętrznej wymagania wyższe niż ISO 14001. Jest to zobowiązanie nie tylko do dokumentowania, badania i reagowania na komentarze z zewnątrz. Organizacja ma też udowodnić weryfikatorowi, że prowadzi otwarty dialog z klientami, władzami, prasą, organizacjami profesjonalnymi, tj. ze wszystkimi stronami zainteresowanymi wpływami środowiskowymi działań, produktów i usług. Krok 9 – dokumentacja systemu zarządzania środowiskowego jest dowodem działania systemu zarządzania w przedsiębiorstwie. W przypadku małych przedsiębiorstw powinna być ona umiarkowana i funkcjonalna, natomiast w wielkich organizacjach powinna być dobrze zorganizowana i w miarę możliwości przechowywana elektronicznie. Powinna ona zawierać następujące elementy: – kopię pisma dotyczącego polityki środowiskowej, – rejestr aspektów i wpływów środowiskowych, programu zarządzania środowiskowego oraz opis zadań i zakresów odpowiedzialności w systemie, – instrukcje i procedury określające obszary objęte programem środowiskowym. Krok 10 – zarządzanie dokumentacją umożliwia wszystkim korzystanie z tych samych instrukcji. Użytkownicy muszą być świadomi najważniejszych nowych osiągnięć i okresowo pozbywać się nieaktualnych danych, aby zachować elastyczność systemu zarządzania. Regularna aktualizacja dokumentów czyni system informacyjny wiarygodnym. Dokumenty muszą posiadać numer identyfikacyjny, datę wydania, zapis aktualizacji i przynajmniej jeden podpis.. 732_buch.indb 149. 1/16/08 2:02:07 PM.

(10) 150. Urszula Wąsikiewicz-Rusnak. Krok 11 – sterowanie operacyjne rozumie się jako zestaw wyraźnych instrukcji, jakimi posługuje się organizacja, aby chronić środowisko. Jest to podstawa SZŚ. Pomaga realizować cele i zadania środowiskowe i pozostawać w zgodzie z wymaganiami standardu ISO 14001 lub EMAS, w normalnych bądź nadzwyczajnych warunkach pracy. Instrukcje powinny być zapisane. Ich brak mógłby zaszkodzić wdrożeniu polityki środowiskowej i zrealizowaniu celów i zadań. Ponieważ pracownicy mają wypełniać instrukcje, powinny one być proste, przedstawione w formie piktogramów lub jasno opisanych zadań do wykonania. Mogą także zawierać wyczerpujące określenia specyfikacji dla poddostawców przedsiębiorstwa. Krok 12 – przygotowanie na wypadki i planowanie przeciwawaryjne. Program zapobiegania sytuacjom awaryjnym jest oparty na: – identyfikacji potencjalnych awarii i sytuacji awaryjnych, – redukcji ryzyka (oddzielanie niebezpiecznych materiałów, antypoślizgowe podłogi itp.), – planach i procedurach awaryjnych „na wszelki wypadek”, – okresowych testach sprawdzających, czy plany i procedury działają poprawnie, np. ćwiczenia przeciwpożarowe), – wyciąganiu wniosków z poprzednich incydentów. Krok 13 – stałe monitorowanie i pomiary. Wychodzi się z założenia, że stacja pomiarowa SZŚ jest potrzebna do uzyskania wyników wypełniania celów i zadań środowiskowych oraz do zapewnienia zgodności z ustawodawstwem. Pomiary spełniają wiele funkcji, tzn.: – dostarczanie odpowiednich danych władzom, – umożliwianie stałej kontroli zużycia zasobów i mediów, – porównywanie działalności środowiskowej i jakości zarządzania środowiskowego zakładu w ciągu kilku lat, – informowanie pracowników o działalności środowiskowej, – angażowanie zespołu zarządzania finansami w proces środowiskowy i badanie związanego z nim efektu finansowego, – symulowanie scenariuszy zastępowania niektórych produktów lub usług. Krok 14 – niezgodność, działania korekcyjne i zapobiegawcze są wynikiem sytuacji, że niezgodność (coś nie działa tak, jak powinno) może być spowodowana problemami technicznymi (wycieki, wylewy, awarie sprzętu) lub problemami zarządzania, takimi jak niedokładny monitoring, niewystarczające wyszkolenie lub jego brak, źle przygotowane instrukcje. Krok 15 – zapisy; stanowią one pamięć zarządzania środowiskowego, a także dowód na istnienie SZŚ. Podczas wprowadzania EMAS należy zbierać różne dane dotyczące zużycia energii i odpadów, a także codziennych starań w obszarze stosowania i opracowywania SZŚ. Dane muszą być zapisane na papierze, dokładnie. 732_buch.indb 150. 1/16/08 2:02:08 PM.

(11) Wdrażanie i stosowanie systemu…. 151. i zrozumiale. Zapisami tymi należy zarządzać tak, jak resztą dokumentacji SZŚ. Czas ich przechowywania powinien zostać określony na piśmie. Krok 16 – wewnętrzny audyt SZŚ okresowo ocenia, jak dobrze działał SZŚ i jaka jest działalność środowiskowa. Umożliwia też sprawdzenie zgodności z rozporządzeniem EMAS lub ISO 14001. Jest to ustalony, systematyczny i udokumentowany proces, który powinien być przeprowadzony przez osobę niezależną, potrafiącą krytycznie i z dystansem ocenić, jak działa system zarządzania środowiskowego. Regularne audyty są konieczne, ponieważ dają okazję do przemyślenia sytuacji; są ważne dla stałej poprawy działalności środowiskowej. Audyt wewnętrzny pozwala ocenić samodzielnie lub z pomocą z zewnątrz, czy system działa poprawnie. Co więcej, celem audytu weryfikacyjnego jest uzyskanie certyfikatu przyznawanego przez niezależną stronę z zewnątrz. Wyniki audytu wewnętrznego są oceniane podczas przeglądu kierowniczego. Krok 17 – przegląd zarządzania pomaga prowadzić system zarządzania środowiskowego we właściwym kierunku. Dlatego wymóg tych przeglądów został określony zarówno w ISO 14001, jak i w EMAS. Przynajmniej raz w roku należy zorganizować spotkanie, na którym zostaną omówione wyniki wewnętrznego audytu, pomiarów oraz inne użyteczne spostrzeżenia. Krok 18 – komunikacja zewnętrzna, deklaracja (oświadczenie). Komunikowanie opinii publicznej o prowadzonej działalności środowiskowej może znacząco poprawić wizerunek rynkowy przedsiębiorstwa. Deklaracja środowiskowa (stosuje się też oświadczenie) jest witryną zarządzania środowiskowego. Musi być publicznie dostępna na każde żądanie. Jest przygotowana dla tych grup, które interesują się działalnością środowiskową firmy, takich jak: klienci, pracownicy, właściciele, instytucje finansowe, prasa, sąsiedzi, władze, organizacje obywatelskie i ekologiczne, lobbyści, badacze, konsultanci i konkurenci. Zgodnie z ISO 14001 nie ma wymogu publikacji raportów środowiskowych weryfikowanych przez niezależną grupę z zewnątrz. System ten nie zawiera nawet opisu wymaganej komunikacji zewnętrznej. EMAS różni się zasadniczo w tej dziedzinie: deklaracja środowiskowa, zweryfikowana przez niezależną ekipę, jest jednym z głównych wymogów. Obowiązkowe elementy deklaracji środowiskowej według EMAS to: – jasny i zwięzły opis organizacji i jej działań, produktów i usług, – polityka środowiskowa i podsumowanie systemu zarządzania środowiskowego, – opis znaczących aspektów środowiskowych i związanych z nimi wpływów, – opis programu środowiskowego i głównych celów, – rezultat programu działania środowiskowego, – fakty, liczby, wskaźniki działalności środowiskowej – wszystkie porównane z wartościami z roku poprzedniego,. 732_buch.indb 151. 1/16/08 2:02:08 PM.

(12) 152. Urszula Wąsikiewicz-Rusnak. – inne podstawowe elementy działalności środowiskowej, np. wyniki porównane z limitami prawnymi, – nazwa i numer weryfikatora oraz data weryfikacji. EMAS jest systemem elastycznym. Zwięzłe pisemne oświadczenie jest wymagane co trzy lata, ale można też komunikować się za pomocą innych metod – przez Internet, z wykorzystaniem broszur, ulotek itp. Zamierzeniem EMAS jest osiągnięcie lokalnej odpowiedzialności i w tym celu przedsiębiorstwa i ich filie w swoich połączonych raportach muszą odnosić się do czynników i wpływów środowiskowych każdej placówki. Wydajnym narzędziem wiarygodnej komunikacji jest istniejąca w dwóch wersjach etykieta EMAS (rys. 2).. Rys. 2. Etykieta EMAS.. Pierwsza wersja etykiety odnosi się do systemu zarządzania środowiskowego organizacji, zweryfikowanego zgodnie z rozporządzeniem EMAS. Druga odnosi się do faktu sprawdzenia oznaczonej informacji w zgodzie z EMAS. Numer rejestracyjny musi być zawsze zamieszczony. Organizacje wpisane do rejestru mogą użyć etykiety w następujących celach: – w komunikatach wskazujących, że organizacja uczestniczy w systemie EMAS, – na bramie zakładu, – na oficjalnym papierze firmowym, – w zweryfikowanych oświadczeniach środowiskowych, – we fragmentach zweryfikowanych informacji, – w reklamach produktów, usług i działań, które podkreślają różnice wynikające z etykiet produktów przyjaznych dla środowiska.. 732_buch.indb 152. 1/16/08 2:02:09 PM.

(13) Wdrażanie i stosowanie systemu…. 153. Etykiety nie można wykorzystywać na produktach lub ich opakowaniu, w reklamach porównujących, a także w ogólnej komunikacji przedsiębiorstw, których nie wszystkie placówki zostały zweryfikowane. Krok 19 – weryfikacja i rejestracja jest prowadzona przez weryfikatorów zewnętrznych. Zadaniem zewnętrznych weryfikatorów jest sprawdzenie zgodności z normą, dokładności dostarczonych danych, wydajnego funkcjonowania SZŚ i rzeczywistej poprawy działalności środowiskowej przez wizytacje, kontrolowanie dokumentów i wywiady z pracownikami. EMAS jest w tej kwestii bardziej uporządkowany niż norma ISO 14001. Zadania mogą być wykonane tylko przez specjalnych audytorów środowiskowych i akredytowanych weryfikatorów. Mogą nimi być osoby lub organizacje. Na poziomie krajowym są kontrolowani przez organy państwowe i inne instytucje publiczne. Weryfikatorzy są zaznajomieni nie tylko z wymaganiami EMAS, ale także z typowymi problemami środowiskowymi i wymaganiami danej branży. 4. Podsumowanie Wprowadzenie systemu zarządzania środowiskowego w przedsiębiorstwie znacznie upraszcza, a przede wszystkim porządkuje zadania i zakres odpowiedzialności na wszystkich stanowiskach pracy. W wielu przedsiębiorstwach posiadających certyfikaty na stosowanie norm ISO 14000 pojawia się pytanie, czy starać się o pozwolenie na EMAS. Do lipca 2001 r. ponad 4000 zakładów produkcyjnych uzyskało akredytację na EMAS, natomiast certyfikaty ISO 14001 do końca 2003 r. posiadało ponad 61 tys. organizacji na całym świecie. Posiadanie certyfikatu ISO 14001 ułatwia znacznie certyfikację EMAS. Jeżeli w tej sytuacji instytucje dotyczące EMAS już działają, to należy spełnić tylko następujące warunki dodatkowe: – dostarczyć prawdziwe informacje stronom zainteresowanym i opinii publicznej, – osiągnąć poprawę efektów działalności środowiskowej, – ponosić pełną odpowiedzialność prawną, – zapewnić pełne uczestnictwo wszystkich pracowników w działalności systemu. Określane szacunkowo korzyści, jakie osiągają organizacje dzięki wdrożeniu i stosowaniu systemu zarządzania środowiskowego EMAS, można scharakteryzować następująco:. M. Szydłowski, Wprowadzenie w Polsce systemu EMAS oraz pozwoleń zintegrowanych [w:] Zrównoważony rozwój w przedsiębiorstwie i jego otoczeniu, red. A. Wasiak, G. Dobrzyński, Wydawnictwo Politechniki Białostockiej, Białystok 2005, s. 133–134.. 732_buch.indb 153. 1/16/08 2:02:09 PM.

(14) 154. Urszula Wąsikiewicz-Rusnak. – efekty ekonomiczne – racjonalizując zużycie surowców, wody i energii, a także poprzez recykling, można zredukować koszty i znaleźć nowe możliwości oszczędzania; – poprawa relacji z władzami lokalnymi – w najbliższej przyszłości przedsiębiorstwa uczestniczące dobrowolnie będą nagradzane hojniej przez władze, co zdejmie z tych firm nieco obciążeń administracyjnych. Wprowadzenie SZŚ zwiększy szanse na dostęp do publicznych subsydiów i źródeł finansowania; – dostawy publiczne w przyszłości – z czasem coraz więcej instytucji publicznych i większych firm będzie wymagać od swoich dostawców dowodów dbania o środowisko; ci, którzy nie staną na wysokości zadania, zostaną wyparci z rynku; – udziały w nowym rynku – klienci odpowiedzialni i dbający o środowisko będą wyszukiwać te usługi i produkty, które mają potwierdzoną i wiarygodną jakość ekologiczną; – wartość rynkowa firmy – zastosowanie zarządzania środowiskowego zwiększy wartość rynkową w przypadku fuzji, przejęcia czy sprzedaży firmy; dodatkowo wartość firmy zależy od proekologicznego wizerunku; – nowoczesne zarządzanie – dobrze funkcjonujący SZŚ, tak jak i inne systemy zarządzania, wspomaga zbieranie i ocenę istotnych i aktualnych danych. Dzięki SZŚ wszystkie dokumenty potrzebne do dobrej komunikacji z pracownikami i partnerami biznesowymi stają się łatwiej dostępne; – jakość produktów i usług – zwracanie uwagi na środowisko i jego ochrona to naturalne elementy dobrego zarządzania. Są połączone, uzupełniają się i coraz częściej są uwzględniane przez klientów, zwłaszcza firm międzynarodowych; – rozwój technologiczny i innowacje – działania podjęte przez przedsiębiorstwa i ich własne inicjatywy mające na celu poprawę działalności środowiskowej powodują reakcje i nowe postawy. Ich wynikiem często są innowacyjne produkty i usługi; – instytucje finansowe i firmy ubezpieczeniowe – zarządzanie środowiskowe może ułatwiać dostęp do finansowania zewnętrznego i korzystniejszych stawek ubezpieczeniowych. Firma, która może wykazać, że podjęła wszelkie możliwe kroki w celu zniwelowania szkód środowiskowych, jest traktowana przychylniej w razie wypadku czy katastrofy; – motywacja pracowników – SZŚ działający na zasadzie uczestnictwa pracowników ma na nich stymulujący i pozytywny wpływ. Chętniej będą się identyfikować z pracodawcą znanym ze swojej troski o środowisko; – zdrowie – odpowiedzialna postawa wobec niebezpiecznych materiałów i produktów ma bezpośredni korzystny wpływ na warunki pracy i stan lokalnego środowiska; – styl życia – systematyczne zarządzanie środowiskowe ułatwia harmonijną koegzystencję z okolicą i jej mieszkańcami. Firma może łatwiej uniknąć sytuacji konfliktowych, stać się aktywna i brać udział w otwartej komunikacji;. 732_buch.indb 154. 1/16/08 2:02:10 PM.

(15) Wdrażanie i stosowanie systemu…. 155. – rozwój zrównoważony – działalność gospodarcza powinna służyć nie tylko krótkookresowym celom zarobkowym, ale również pomagać w poprawianiu warunków i jakości życia przyszłych pokoleń. Dlatego musimy być bardziej odpowiedzialni za gospodarowanie zasobami naturalnymi i ostrożni co do umieszczania w środowisku naturalnym odpadów i zanieczyszczeń. Literatura Engel H.W., Szydłowski M., Ociepa A., Po prostu EMAS 2001, Narodowa Fundacja Ochrony Środowiska, Warszawa 2004. Sobiecki M., Wajnbergier A., Wybrane aspekty realizacji Polityki Ekologicznej Państwa w kontekście systemu zarządzania środowiskowego w integracji z Unią Europejską [w:] Efektywność funkcjonowania wdrożonego systemu zarządzania środowiskowego według normy ISO 14001, Materiały konferencyjne, PZiTS, Poznań 2000. Szydłowski M., Wprowadzenie w Polsce systemu EMAS oraz pozwoleń zintegrowanych [w:] Zrównoważony rozwój w przedsiębiorstwie i jego otoczeniu, red. A. Wasiak, G. Dobrzyński, Wydawnictwo Politechniki Białostockiej, Białystok 2005. Wąsikiewicz-Rusnak U., Międzynarodowe systemy zarządzania środowiskowego w przedsiębiorstwach [w:] Strategia Lizbońska a konkurencyjność gospodarki, red. J. Bieliński, CedeWu, Warszawa 2005. Implementation and Application of the Eco-management System and EMAS Audit Modern enterprises, in order to cope with increasing competition on both local and international markets, should undertake pro-environmental activities, i.e., implement and apply environmental management systems that have been tried and tested in highly-developed countries. The main objective of this type of systemic approach is to reduce pollution emissions and ease pressure on the natural environment. Examples of well-known international environmental management approaches include the system of ISO 14000 standards and the increasingly popular and readily applied, particularly in the European Union, EMAS (Eco Management and Audit Scheme) project. From a procedural point of view, both in its implementation and application, EMAS is very similar to the assumptions of ISO 14001 standards, which constitute the foundation for the entire system of ISO 14000 standards. In certain aspects, EMAS specifies and covers a significantly wider scope of activity, delivering numerous benefits to the organisations using the scheme. In general, these include economic, legal, and market benefits.. 732_buch.indb 155. 1/16/08 2:02:10 PM.

(16)