Elektronizacja ksiąg wieczystych na przykładzie Krakowa

Pełen tekst

(1)Zesz yty Naukowe nr. 703. 2006. Akademii Ekonomicznej w Krakowie. Katarzyna Kania Katedra Ekonomiki NieruchomoÊci i Procesu Inwestycyjnego. Elektronizacja ksiàg wieczystych na przyk∏adzie Krakowa 1. Wst´p Z koƒcem lat 80. wraz ze zmianà systemu politycznego nastàpi∏o wiele zmian w ˝yciu spo∏ecznym Polaków. Wobec braku poszanowania w∏asnoÊci prywatnej w okresie istnienia w Polsce ustroju socjalistycznego, a tak˝e dlatego ˝e obrót nieruchomoÊciami by∏ w znacznym stopniu prawnie utrudniony i ograniczony dosz∏o do zaniedbania w prowadzeniu ksiàg wieczystych. Obecnie w∏asnoÊç prywatna jest najwa˝niejsza, przez co dla wielu Polaków rozpoczà∏ si´ okres odzyskiwania utraconej w∏asnoÊci czy wyjaÊniania skomplikowanej sytuacji prawnej nieruchomoÊci. Spo∏eczeƒstwo polskie zacz´∏o kupowaç nieruchomoÊci na kredyt, wykorzystujàc mo˝liwoÊç zaciàgnićia hipoteki na nieruchomoÊci. W wi´kszoÊci przypadków nieruchomoÊci przesta∏y byç dobrem, którego obrót jest kontrolowany przez paƒstwo i dzi´ki temu sta∏y si´ ∏atwo dost´pne. Jednak aby sprawnie funkcjonowa∏ rynek nieruchomoÊci, potrzebne sà w∏aÊciwe narz´dzia zapewniajàce rozwój i bezpieczeƒstwo obrotu nieruchomoÊciami. Takà rol´ m.in. ma pe∏niç system wieczystoksi´gowy. Ksi´ga wieczysta jest jednym z najistotniejszych êróde∏ informacji o stanie prawnym nieruchomoÊci. W zwiàzku z tym wymaga ona odpowiedniego sposobu prowadzenia. W dobie, gdy informatyka wkracza w ka˝dà dziedzin´ ˝ycia, potrzebne jest równie˝ wykorzystanie nowoczesnych rozwiàzaƒ do prowadzenia ewidencji o nieruchomoÊciach, co pozwoli na uzyskiwanie aktualnych i wiarygodnych informacji. Celem artyku∏u jest ukazanie znaczenia ksiàg wieczystych w gospodarce nieruchomoÊciami oraz zmian, które majà za zadanie uproszczenie oraz usprawnienie post´powania wieczystoksi´gowego i unowoczeÊnienie tej instytucji. W niniejszym artykule zosta∏ opisany proces informatyzacji ksiàg wieczystych na przyk∏adzie Wydzia∏u Ksiàg Wieczystych Sàdu Rejonowego w Krakowie..

(2) Katarzyna Kania. 46. 2. Historia, znaczenie i zakres ewidencji nieruchomoÊci Rozporzàdzenie Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 29 marca 2001 r. w sprawie ewidencji gruntów i budynków1 ustala, ˝e mianem ewidencji b´dzie okreÊlana ewidencja gruntów i budynków, której to rozporzàdzenie dotyczy. Ewidencja gruntów zwana w wielu krajach katastrem gruntowym jest instytucjà istniejàcà od przesz∏o 3000 lat. Kataster w dawnych czasach dotyczy∏ Êciàgania daniny, czyli podatku gruntowego. Kataster gruntowy by∏ urz´dowym spisem gruntów i budynków, sporzàdzanym g∏ównie dla celów podatkowych. Zawiera∏ niezb´dne dane o w∏aÊcicielu, powierzchni gruntu, urodzajnoÊci gleby i dochodach. Podstawà nowoczesnych, zreformowanych systemów podatkowych, zmierzajàcych do ujednolicenia wymiaru Êwiadczeƒ, by∏y operaty katastralne obejmujàce mapy sytuacyjne, rejestry i ksi´gi gruntowe. W tym celu przeprowadzono pomiary geodezyjne oraz klasyfikacj´ gruntów. Po II wojnie zrezygnowano z kontynuowania prac nad katastrem, a ca∏oÊç zbiorów informacyjnych uleg∏a podzia∏owi. Dane dotyczàce stanu w∏adania, przydatne szczególnie dla celów podatkowych i prowadzenia zamierzonej polityki gospodarczo-spo∏ecznej, obj´to ewidencjà gruntów, zaÊ w ksi´gach wieczystych rejestrowano stan prawny nieruchomoÊci2. W wyniku ró˝nych zmian, jakie zachodzi∏y w Polsce w systemie polityczno-gospodarczym przez d∏ugie lata, dokumentacja ewidencji gruntów i budynków nie jest systemem jednolitym. Mo˝na wyró˝niç cztery rodzaje dokumentacji tworzàcej operaty ewidencji gruntów i budynków3: I rodzaj – stanowiàcy do niedawna znikomy procent obr´bów w Polsce – to operaty za∏o˝one na podstawie dekretu z 1955 r. i zarzàdzenia wykonawczego z 1969 r. Cz´Êç kartograficznà stanowià analogowe mapy ewidencyjne, a rejestry gruntów, jako element sk∏adowy cz´Êci opisowej prowadzonej w systemie „papierowym”, w ustalonym rozporzàdzeniu z 29 marca 2001 r. w terminie do 31 grudnia 2001 r. zastàpiono zbiorami komputerowymi; II rodzaj – stanowiàcy znaczàcy procent obr´bów – to tak˝e, jak wy˝ej, operaty za∏o˝one na podstawie dekretu z 1955 r. i zarzàdzenia wykonawczego z 1969 r. Mapy ewidencyjne tych operatów sà g∏ównie mapami analogowymi (szczególnie na terenach wiejskich), a cz´Êç opisowà, bez jej weryfikacji, przeniesiono na noÊniki informatyczne. Chocia˝ w nazwie jest ewidencja gruntów i budynków; III rodzaj – stanowiàcy nieznaczny procent obr´bów – to zmodernizowana ewidencja na podstawie rozporzàdzenia z 1996 r. Jej cz´Êç kartograficzna i opi-. 1. Dz.U. z 2001 r. nr 38, poz. 454. Vademecum zarzàdcy nieruchomoÊci, red. W.J. Brzeski, KIN, Kraków 2003, s. 182. 3 Ewidencja gruntów i budynków. Geodezyjna ewidencja uzbrojenia terenu, red. S. Surowiec, Wydawnictwo Uniwersytetu Warmiƒsko-Mazurskiego, Olsztyn 2003, s. 5. 2.

(3) Elektronizacja ksiàg wieczystych na przyk∏adzie Krakowa. 47. sowa jest w formie informatycznej, uprzednio zweryfikowana stosownie do ustaleƒ tych przepisów. Obejmuje tak˝e budynki; IV rodzaj – to dokumentacja modernizowana na podstawie rozporzàdzenia z 29 marca 2001 r. Obejmuje budynki i lokale, a cz´Êç kartograficzna i opisowa jest wykonywana w systemie informatycznym. Dane ewidencji gruntów i budynków sà niezb´dne nie tylko w zwiàzku z transakcjami, których przedmiotem sà nieruchomoÊci, ale przede wszystkich sà podstawà planowania przestrzennego i gospodarczego, wymiaru podatków i Êwiadczeƒ, wpisów do ksiàg wieczystych i statystyki paƒstwowej. Stan ewidencji gruntów i budynków ma te˝ istotne znaczenie dla bezpieczeƒstwa rynku nieruchomoÊci. Do czasu, gdy w Polsce nie zostanie stworzony kataster, jego funkcj´ pe∏ni ewidencja gruntów i budynków wraz z ewidencjà sieci uzbrojenia terenu. Ewidencja gruntów i budynków obejmuje cz´Êç kartograficznà i opisowà. Cz´Êç kartograficzna to mapy geodezyjno-ewidencyjne, które w formie graficznej okreÊlajà usytuowanie, kszta∏t, granice i zakres zabudowy nieruchomoÊci. TreÊç tych map zawiera równie˝ punkty i numery osnowy geodezyjnej, granice podzia∏ów administracyjnych oraz po∏o˝enie urzàdzeƒ infrastruktury technicznej. W cz´Êci opisowej zawarte sà informacje dotyczàce: – gruntów – ich po∏o˝enia, granic, powierzchni, rodzajów u˝ytków gruntowych oraz ich klas gleboznawczych, oznaczenia ksiàg wieczystych lub zbioru dokumentów; – budynków – ich po∏o˝enia, przeznaczenia, funkcji u˝ytkowych i ogólnych danych technicznych. Tu znajdujà si´ tak˝e informacje dotyczàce ich w∏aÊciciela, a w wypadku nieruchomoÊci paƒstwowych lub komunalnych – osób fizycznych lub prawnych, w których w∏adaniu znajdujà si´ grunty, budynki lub ich cz´Êci (w tym tak˝e adres zamieszkania lub siedziba). Ta cz´Êç ewidencji obejmuje tak˝e informacje o ewentualnym wpisie nieruchomoÊci do rejestru zabytków; – lokali – ich po∏o˝enia, funkcji u˝ytkowych oraz powierzchni u˝ytkowej. Ewidencja uzbrojenia gromadzi informacje o sieci technicznego uzbrojenia terenu i jej zmianach. Sieç uzbrojenia obejmuje wszelkie nadziemne, naziemne i podziemne przewody i urzàdzenia wodociàgowe, kanalizacyjne, gazowe, cieplne, telekomunikacyjne, elektroenergetyczne i inne, z wy∏àczeniem urzàdzeƒ melioracyjnych, a tak˝e budowle podziemne, takie jak tunele, przejÊcia, parkingi, zbiorniki itp.4 Wykorzystanie danych zawartych w ewidencji gruntów i budynków ma doprowadziç do ustalenia stanu prawnego nieruchomoÊci pod wzgl´dem przedmiotowym, natomiast uzupe∏nieniem tych informacji sà prawa podmiotowe ujawnione w ksi´dze wieczystej. Doprowadzenie do zgodnoÊci treÊci ksiàg wieczystych ze stanem zawartym w operacie ewidencji gruntów oraz ze stanem. 4. Rynek nieruchomoÊci w Polsce, red. L. Ka∏kowski, Twigger, Warszawa 2003, s. 35..

(4) 48. Katarzyna Kania. na gruncie oznacza regulacje stanu prawnego nieruchomoÊci. To dzia∏anie jest bardzo wa˝ne w efektywnym gospodarowaniu nieruchomoÊciami i wskazuje na ogromnà zale˝noÊç danych z ksi´gi wieczystej z danymi z ewidencji.. 3. Ewolucja systemu ksiàg wieczystych w Polsce Poczàtek ksiàg wieczystych w Polsce si´ga Êredniowiecza. Jednak zasadnicze zmiany w instytucji ksiàg wieczystych nastàpi∏y w XVIII i XIX w. z chwilà rozwoju stosunków kapitalistycznych na ziemiach polskich pozostajàcych pod zaborami. Ten okres historyczny ukszta∏towa∏ zró˝nicowane systemy ksiàg wieczystych na terenach ziem polskich, których ujednolicenie nastàpi∏o dopiero z dniem 1 stycznia 1947 r. Kres temu da∏o zunifikowane i jednolite uchwalone 11 paêdziernika Prawo o ksi´gach wieczystych. Z okresu sprzed obowiàzywania dekretu z 1946 r. pozosta∏y dawne ksi´gi wieczyste, które – o ile nie zosta∏y w nich po 31 grudnia 1946 r. dokonane wpisy w dziale II, III i IV – utraci∏y moc dniem 1 stycznia 1989 r. i podlegajà zamknićiu, zachowujàc jedynie znaczenie dokumentów5. Do 1964 r. ksi´gi wieczyste by∏y prowadzone poczàtkowo przez sàdy grodzkie, a nast´pnie powiatowe. W 1964 r. kompetencje w zakresie prowadzenia ksiàg wieczystych przekazano paƒstwowym biurom notarialnym, a w prawach wieczystoksi´gowych zacz´li orzekaç notariusze6. Podstawà prawnà ksiàg wieczystych jest ustawa z dnia 6 lipca 1982 r. o ksi´gach wieczystych i hipotece7. By∏a ona wielokrotnie nowelizowana, jednak najwa˝niejsza zmiana systemu wieczystoksi´gowego nastàpi∏a wraz z uchwaleniem nowej ustawy Prawo o notariacie w 1991 r. Dotyczy∏a ona likwidacji paƒstwowych biur notarialnych, a ich funkcje dotyczàce prowadzenia ksiàg wieczystych przej´∏y sàdy powszechne. W 1997 r. dokonano kolejnej nowelizacji, w wyniku której powo∏ano referendarzy sàdowych, którzy mogà podejmowaç czynnoÊci w zakresie prowadzenia ksiàg wieczystych. Obecnie prowadzenie ksiàg wieczystych nale˝y do w∏aÊciwoÊci sàdów rejonowych, w których w wydzia∏ach wieczystych orzekajà zarówno s´dziowie, jak i referendarze sàdowi wykonujàcy w sàdach zadania z zakresu ochrony prawnej. O tym, który sàd jest w∏aÊciwy do prowadzenia ksi´gi wieczystej, decyduje miejsce po∏o˝enia danej nieruchomoÊci8. Poniewa˝ po∏o˝enie sàdów rejonowych nie pokrywa si´ z podzia∏em terytorialnym kraju powoduje to, ˝e. 5 Rozporzàdzenie Ministra SprawiedliwoÊci z dnia 14 lipca 1986 r. w sprawie prowadzenia ksiàg wieczystych z∏o˝onych przed dniem 1 stycznia 1947 r. oraz utraty mocy prawnej niektórych takich ksiàg (Dz.U. nr 28, poz. 141). 6 Wprowadzenie do zarzàdzania nieruchomoÊcià, red. M. Bryx, Poltext, Warszawa 2004, s. 65–66. 7 Dz.U. z 2001 r. nr 124, poz. 1361 ze zm. 8 M. Bryx, op. cit..

(5) Elektronizacja ksiàg wieczystych na przyk∏adzie Krakowa. 49. ksi´gi wieczyste sà prowadzone niejednokrotnie przez sàdy, których siedziby znajdujà si´ w miejscowoÊciach po∏o˝onych na terenach innych powiatów. Ksi´gi wieczyste sà rodzajem urz´dowego rejestru. Dla ka˝dej nieruchomoÊci zak∏ada si´ osobnà ksi´g´ wieczystà. Równie˝ budynki i lokale posiadajà w∏asne ksi´gi wieczyste, je˝eli na mocy przepisów stanowià odr´bny od gruntu przedmiot w∏asnoÊci. Po wydzieleniu budynku bàdê lokalu z ksi´gi wieczystej za∏o˝onej dla gruntu wy∏àcza si´ nowe ksi´gi wieczyste dla budynków i lokali. Ksi´gi wieczyste zak∏adane sà na wniosek. Uprawnionym do z∏o˝enia takiego wniosku jest w∏aÊciciel, osoba w∏adajàca ograniczonym prawem rzeczowym do nieruchomoÊci oraz wierzyciel w∏adajàcy prawem, które mo˝e byç wpisane do ksi´gi. Od wejÊcia w ˝ycie ustawy z dnia 25 paêdziernika 1991 r. zmiana ustawy Kodeks cywilny oraz ustaw o ksi´gach wieczystych i hipotece, Prawo spó∏dzielcze, Kodeks post´powania cywilnego, Prawo lokalowe9 ksi´gi te mogà byç prowadzone tak˝e w celu ustalenia stanu prawnego w∏asnoÊciowego spó∏dzielczego prawa do lokalu mieszkalnego, spó∏dzielczego prawa do lokalu u˝ytkowego i prawa do domu jednorodzinnego w spó∏dzielni mieszkaniowej. Za∏o˝enie ksi´gi nie jest jednak obowiàzkiem spoczywajàcym na cz∏onkach spó∏dzielni mieszkaniowej, a jedynie ich uprawnieniem10. Ksi´ga wieczysta zawiera cztery dzia∏y, z których: – pierwszy obejmuje oznaczenie nieruchomoÊci oraz wpisy praw zwiàzanych z jej w∏asnoÊcià, – drugi obejmuje wpisy dotyczàce w∏asnoÊci i u˝ytkowania wieczystego, – trzeci przeznaczony jest na wpisy dotyczàce ograniczonych praw rzeczowych, z wyjàtkiem hipotek, na wpisy ograniczeƒ w rozporzàdzaniu nieruchomoÊcià lub u˝ytkowaniem wieczystym oraz na wpisy innych praw i roszczeƒ, z wyjàtkiem roszczeƒ dotyczàcych hipotek, – czwarty przeznaczony jest na wpisy dotyczàce hipotek. Jak ju˝ wspomniano, ksi´g´ wieczystà mo˝na za∏o˝yç równie˝ dla ograniczonego prawa rzeczowego. Jej uk∏ad jedynie w dwóch pierwszych dzia∏ach ró˝ni si´ od opisanej powy˝ej struktury. Ksi´ga ta sk∏ada si´ równie˝ z czterech dzia∏ów, z których pierwszy obejmuje oznaczenie lokalu lub domu jednorodzinnego oraz oznaczenie nieruchomoÊci, z którà jest zwiàzany. Dzia∏ drugi obejmuje wpisy dotyczàce osób, którym przys∏uguje ograniczone prawo rzeczowe. Oprócz ksi´gi wieczystej prowadzi si´ akta ksi´gi wieczystej, do których sk∏adane sà dokumenty stanowiàce podstaw´ wpisów. Nale˝à do nich: dokumenty z notarialnie poÊwiadczonym podpisem, akty notarialne, decyzje administracyjne, orzeczenia sàdowe oraz inne dokumenty. Odpisy z dokumentów znajdujàcych si´ w aktach ksi´gi wydaje si´ na ˝àdanie osób zainteresowanych, sàdu,. 9. Dz.U. z 1991 r., nr 115, poz. 496. S. Brzeszczyƒska, Umowy w obrocie nieruchomoÊciami, Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa 2003, s. 15–16. 10.

(6) 50. Katarzyna Kania. prokuratora, organów administracji rzàdowej, zarzàdu gminy i notariusza. Wydawanie dokumentów stanowiàcych podstaw´ wpisów jest niedopuszczalne11. Obecnie ksi´gi wieczyste prowadzone sà w trzech formach. Najstarszà wersjà jest papierowa, w której wszelkich wpisów dokonujà s´dziowie i referendarze sàdowi rćznie, w formularzach obejmujàcych poszczególne dzia∏y i ∏amy ksi´gi wieczystej. Kolejny sposób wprowadzony do sàdów z poczàtkiem lat 90. polega na prowadzeniu ksi´gi wieczystej w postaci wydruków komputerowych, zawierajàcych treÊç odpowiadajàcà poszczególnym dzia∏om i ∏amom. Te dwie formu∏y prowadzenia ksi´gi wieczystej sà zwane tradycyjnymi. Dost´p do tak prowadzonych ksiàg wieczystych jest mo˝liwy jedynie w wydzia∏ach ksiàg wieczystych w∏aÊciwego sàdu rejonowego12. Trzeci sposób prowadzenia ksi´gi wieczystej wykorzystuje nowoczesne narz´dzia w ich pos∏ugiwaniu si´, czyli sà to elektroniczne ksi´gi wieczyste. Od 1 stycznia 2003 r. rozpoczà∏ si´ proces informatyzacji ksiàg wieczystych w wybranych sàdach rejonowych.. 4. Znaczenie ksi´gi wieczystej w gospodarce nieruchomoÊciami Zgodnie z art. 23 ust.1 i 2 ustawy o gospodarce nieruchomoÊciami13 gospodarowanie zasobem Skarbu Paƒstwa i jednostek samorzàdu terytorialnego polega m.in. na: – ewidencjonowaniu nieruchomoÊci, – zapewnieniu wyceny tych nieruchomoÊci, – sporzàdzaniu planów wykorzystania zasobów, – zabezpieczeniu nieruchomoÊci przed uszkodzeniem lub zniszczeniem, – wykonywaniu czynnoÊci zwiàzanych z naliczeniem nale˝noÊci za nieruchomoÊci udost´pniane z zasobu oraz prowadzenie windykacji tych nale˝noÊci. Wykonywanie tych czynnoÊci mo˝e byç powierzone zarzàdcom nieruchomoÊci, rzeczoznawcom majàtkowym, poÊrednikom w obrocie nieruchomoÊciami lub przedsi´biorcom, którzy zatrudniajà te osoby. W wypadku nieruchomoÊci stanowiàcych w∏asnoÊç prywatnà w∏adanie i rozporzàdzanie nimi mo˝e odbywaç si´ przy udziale wy˝ej wskazanych uczestników rynku nieruchomoÊci. Aby zapewniç w∏aÊciwy sposób gospodarowania danà nieruchomoÊcià, istotne znaczenie ma wykorzystanie odpowiednich êróde∏ informacji. Jednym z nich jest ksi´ga wieczysta, której podstawowà funkcjà jest zapewnienie bezpieczeƒstwa i pewnoÊci w transakcjach dotyczàcych nieruchomoÊci. Dlatego znajomoÊç zapisów w danej ksi´dze wieczystej jest bardzo wa˝na dla kupujàce11 Analiza i racjonalizacja procedur zwiàzanych z posiadaniem nieruchomoÊci, AE Kraków 2004, (badania statutowe nr 19/Kenii/2/2004/S/130 – materia∏ niepublikowany), s. 46. 12 M. Bryx, op. cit., s. 75. 13 Dz.U. z 1997 r., nr 115, poz. 741 z póên. zm..

(7) Elektronizacja ksiàg wieczystych na przyk∏adzie Krakowa. 51. go i w jego interesie jest przeglàdnićie ich osobiÊcie lub zapoznanie si´ z dostarczonym przez sprzedajàcego albo poÊrednika odpisem z ksi´gi wieczystej. Obowiàzkiem notariusza jest zapoznanie si´ z treÊcià ksi´gi wieczystej przed przystàpieniem do sporzàdzenia aktu notarialnego, do którego równie˝ b´dzie do∏àczony aktualny odpis. AktualnoÊç zapisów, mo˝liwoÊç szybkiego ich dokonania i sprawdzenia u∏atwia i przyspiesza przeprowadzenie transakcji, dlatego stan ksiàg wieczystych warunkuje rozwój rynku nieruchomoÊci. Ksi´gi wieczyste pe∏nià wa˝nà rol´, umo˝liwiajàc zabezpieczenie kredytu poprzez obcià˝enie hipoteki nieruchomoÊci. Oznacza ona obcià˝enie nieruchomoÊci prawem, na mocy którego wierzyciel mo˝e dochodziç zwrotu d∏ugu z nieruchomoÊci, bez wzgl´du na to, czyjà sta∏a si´ w∏asnoÊcià i z pierwszeƒstwem przed wierzycielami osobistymi w∏aÊciciela nieruchomoÊci. Z kolei dzi´ki zasadzie jawnoÊci ksiàg wieczystych potencjalny nabywca nieruchomoÊci mo˝e sprawdziç, czy nie jest ona obcià˝ona prawami na rzecz osób trzecich14. Dla rzeczoznawcy majàtkowego ksi´ga wieczysta jest jednym z wa˝nych êróde∏ informacji o stanie prawnym nieruchomoÊci. Aby oszacowaç wartoÊç nieruchomoÊci, b´dzie on potrzebowa∏ informacji o rodzaju prawa, jakie przys∏uguje do nieruchomoÊci, a tak˝e o wszelkich ograniczeniach, które mogà mieç na nià wp∏yw, dlatego b´dzie zainteresowany informacjami z dzia∏u II i III danej ksi´gi wieczystej. Dla zarzàdcy podstawowà dokumentacjà identyfikujàcà stan prawny nieruchomoÊci jest odpis z ksi´gi wieczystej, okreÊlajàcy w∏aÊciciela, granice nieruchomoÊci oraz obcià˝enia. Rozpoznanie stanu prawnego nie musi byç tylko ciekawostkà prawnà, ale mo˝e zasadniczo rzutowaç na kierunek i swobod´ kszta∏towania strategii zaproponowanej w planie zarzàdzania. Wi´ksza liczba wspó∏w∏aÊcicieli, w tym cz´Êciowo zamiejscowych, mo˝e wykluczyç mo˝liwoÊç przyjćia strategii rozwojowej wymagajàcej nak∏adów, a w szczególnoÊci pos∏u˝enia si´ kredytem inwestycyjnym. Jeszcze trudniej b´dzie podejmowaç dzia∏ania rozwojowe oparte na kredycie przy niewyjaÊnionym stanie prawnym, np. przy braku za∏o˝onej ksi´gi wieczystej czy te˝ tzw. zbioru dokumentów15. W zwiàzku z powy˝szym istotne znaczenie ma w∏aÊciwy sposób prowadzenia ksiàg wieczystych, zapewniajàcy ∏atwy dost´p do nich i uzyskiwanie wpisów lub odpisów. Dlatego stworzono program informatyzacji ksiàg wieczystych majàcy na celu wprowadzenie post´pu w systemie wieczystoksi´gowym.. 5. Przes∏anki informatyzacji ksiàg wieczystych Wp∏yw na wprowadzenie nowoczesnych rozwiàzaƒ w zakresie ksiàg wieczystych mia∏y przede wszystkim wady tego systemu, które wynika∏y z poprzedniego ustroju politycznego. Do tej pory wiele nieruchomoÊci wcale nie 14 15. Rynek nieruchomoÊci..., s. 38. Vademecum zarzàdcy nieruchomoÊci, red. W.J. Brzeski, KIN, Kraków 2003, s. 476, 485..

(8) Katarzyna Kania. 52. posiada ksiàg wieczystych, w bardzo wielu ksi´gach zapisy sà nieaktualne. Trudno obecnie oszacowaç, jakiej cz´Êci nieruchomoÊci wady te dotyczà. Odnosi si´ to przede wszystkim do nieruchomoÊci rolnych, dla których w wyniku kolejnych podzia∏ów spadkowych i darowizn, a tak˝e aktów kupna – sprzeda˝y, przeprowadzanych z ominićiem notariatów – albo nie zak∏adano nowych ksiàg wieczystych, albo nie aktualizowano w nich dokonywanych zmian geodezyjnych i w∏asnoÊciowych. Wynika∏o to z wielu przyczyn: obrót ziemià by∏ ograniczony (w celu przeciwdzia∏ania rozdrobnieniu gospodarstw), podatki i op∏aty notarialne zwiàzane z wpisami do ksiàg wieczystych by∏y wysokie, a ponadto cz´Êç ludzi – zw∏aszcza na wsi – nie zna∏a przepisów i nie wiedzia∏a, ˝e zmiany w∏asnoÊci, nawet przeprowadzone sàdownie, muszà byç do ksiàg wieczystych zg∏oszone i odnotowane. Obecnie okazuje si´, ˝e ksiàg wieczystych nie posiadajà (lub wpisy w nich sà nieaktualne) nawet nieruchomoÊci b´dàce w∏asnoÊcià Skarbu Paƒstwa lub organów w∏adz samorzàdowych, zw∏aszcza te, które w przesz∏oÊci zosta∏y wyw∏aszczone na cele publiczne. Proces porzàdkowania i aktualizowania ksiàg wieczystych jest niezb´dny w celu sprawnego funkcjonowania rynku nieruchomoÊci, zw∏aszcza gdy obrót nieruchomoÊciami ma byç przeprowadzany doÊç szybko i ma istotny wp∏yw na rozwój rynku nieruchomoÊci16. W ostatnich latach mo˝na by∏o zaobserwowaç z∏à atmosfer´ wokó∏ sposobu prowadzenia ksiàg wieczystych. Przede wszystkim petenci narzekali na czas oczekiwania na rozpatrzenie wniosku. Cz´sto w du˝ych oÊrodkach miejskich dochodzi∏ do roku, w mniejszych osiàga∏ kilka miesićy. W wypadku wszelkich czynnoÊci, które wymagajà wpisu do ksi´gi wieczystej, np. powstanie hipoteki równoznaczne z wpisem, opóênienia w wydzia∏ach wieczystoksi´gowych parali˝owa∏y sprawne przeprowadzenie poszczególnych procedur. Istotnà wadà tego systemu sà równie˝ wysokie koszty, które ponosi strona post´powania. W wi´kszoÊci przypadków zale˝à one od wartoÊci nieruchomoÊci i rodzaju czynnoÊci, którego wpis dotyczy. Koszty sà w wielu przypadkach niewspó∏mierne do wk∏adu pracy, jaki wymaga realizacja wpisu. Pracownik sàdu wed∏ug ustalonych formu∏ musi odnotowaç wpis w ksi´dze wieczystej, który poÊwiadcza w∏asnorćznym podpisem. Po wprowadzeniu systemu informatycznego b´dzie to wymaga∏o wykorzystania programu komputerowego i dokonania podpisu elektronicznego, który pozwoli na weryfikacj´ osoby dokonujàcej tej czynnoÊci. Ca∏a czynnoÊç trwa zazwyczaj kilka minut, oczywiÊcie je˝eli nie wystàpià przeszkody natury formalnej bàdê prawnej. Kolejnym elementem wymuszajàcym wprowadzenie nowoczesnych rozwiàzaƒ prowadzenia ksiàg wieczystych jest zapowiedê wprowadzenia podatku od nieruchomoÊci, którego podstawà naliczenia b´dzie wartoÊç nieruchomoÊci. W tym zakresie informatyzacja ksiàg wieczystych jest tylko jednym z elementów reformy podatkowej, której celem jest powszechna taksacja nieruchomoÊci. 16. Rynek nieruchomoÊci..., s. 37..

(9) Elektronizacja ksiàg wieczystych na przyk∏adzie Krakowa. 53. czyli okreÊlenie ich wartoÊci. Dotyczy ona ca∏ego systemu katastralnego, który w gospodarce rynkowej musi zostaç dostosowany do jej wymogów. Proces ten rozpoczà∏ si´ od porzàdkowania ewidencji od strony geodezyjnej (modernizacja obr´bów geodezyjnych, sprawdzanie i porzàdkowanie numerów dzia∏ek i ich powierzchni, sporzàdzania nowych map katastralnych, komputeryzacja). Równie˝ przyczyn´ wprowadzenia nowego systemu w ksi´gach wieczystych mo˝na upatrywaç w post´pach technicznym i informatycznym, które sà odczuwalne w codziennym ˝yciu ka˝dego cz∏owieka. Jednym z istotnych elementów rzàdzàcych wolnym rynkiem jest dost´pnoÊç informacji, który ma pozwoliç na szybkie i trafne podejmowanie decyzji. Dlatego przep∏yw informacji o stanie prawnym nieruchomoÊci powinien byç coraz ∏atwiejszy i temu ma s∏u˝yç informatyzacja ksiàg wieczystych. Ponadto istotnym udogodnieniem b´dzie mo˝liwoÊç przeglàdania i sk∏adania wniosku o odpis w ka˝dym sàdzie, bez wzgl´du na miejsce przechowywania ksi´gi wieczystej (bàdê miejsce jej za∏o˝enia).. 6. Proces informatyzacji ksiàg wieczystych Uchwalona ustawa dnia 14 lutego 2003 r. o przenoszeniu treÊci ksi´gi wieczystej do struktury ksi´gi wieczystej prowadzonej w systemie informatycznym17 da∏a podstaw´ rozpoczćia procesu informatyzacji (elektronizacji) ksiàg wieczystych. Program „Elektroniczna ksi´ga wieczysta” jest jednym z trzech komponentów, na które sk∏adajà si´ tak˝e cz´Êci zwiàzane z prowadzeniem katastru i obs∏ugà podatku katastralnego – po wprowadzeniu systemu uzyska si´ lepszà ÊciàgalnoÊç tego podatku17. Ideà Zintegrowanego Systemu Informacji o NieruchomoÊciach jest zapewnienie wymiany danych pomi´dzy tymi systemami, dzi´ki mo˝liwoÊciom teleinformatycznym do ich obs∏ugi oraz zastosowaniu integrujàcej platformy elektronicznej. Organem odpowiedzialnym za wprowadzenie jednolitego na terenie ca∏ego kraju systemu informatycznego zak∏adania i prowadzenia ksiàg wieczystych jest minister sprawiedliwoÊci. Z uwagi na dotychczasowà postaç ksiàg wieczystych nie ma technicznej mo˝liwoÊci wykorzystania w ksi´dze wieczystej prowadzonej w systemie informatycznym informacji zawartych w tradycyjnych ksi´gach wieczystych. Aby umo˝liwiç pozyskanie tych informacji i zapewniç ciàg∏oÊç instytucji ksiàg wieczystych, niezb´dne jest przeniesienie treÊci dotychczasowych ksiàg wieczystych do struktury ksi´gi informatycznej19. Usta-. 17. Dz.U. z 2003 r. nr 42, poz. 363. P. Siciƒski, Ksi´gi wieczyste – ocena koniecznoÊci zmiany systemu, „NieruchomoÊci” 2002, nr 10, s. 10. 19 M. Zawadzka, Ksi´gi wieczyste w systemie informatycznym, „NieruchomoÊç” 2004, nr 3(51), s. 22. 18.

(10) 54. Katarzyna Kania. wa wprowadza trzy istotne okreÊlenia zwiàzane z wprowadzaniem nowego systemu. Sà to20: – „dotychczasowa ksi´ga wieczysta” – ksi´ga wieczysta prowadzona wed∏ug ustalanych wzorów, majàca podlegaç migracji, – „migracja ksi´gi wieczystej” – ogó∏ czynnoÊci s∏u˝àcych przeniesieniu treÊci dotychczasowej ksi´gi wieczystej do struktury ksi´gi wieczystej prowadzonej w systemie informatycznym, – „ Êrodek migracyjny ksiàg wieczystych” – oddzia∏ sàdu okr´gowego dzia∏ajàcy na rzecz sàdu rejonowego, który prowadzi dotychczasowe ksi´gi wieczyste. Przeniesienie treÊci dotychczasowych ksiàg wieczystych do struktury ksi´gi wieczystej prowadzonej w systemie informatycznym odbywa si´ poza wydzia∏ami ksiàg wieczystych, w powo∏anych wy∏àcznie w tym celu oÊrodkach migracyjnych, które stanowià jednostki organizacyjne sàdów okr´gowych, na obszarze których powsta∏y. Z koƒcem 2003 r. zosta∏o powo∏anych pi´ç oÊrodków migracyjnych, którymi sà: Krosno, S∏upsk, Wroc∏aw, Nisk i Nowy Dwór Mazowiecki. O rozpoczćiu i zakoƒczeniu migracji ksiàg wieczystych prowadzonych przez dany wydzia∏ og∏asza prezes sàdu okr´gowego w∏aÊciwego dla danego oÊrodka migracyjnego w formie obwieszczeƒ. Obwieszczenia umieszczane sà: – w budynku sàdu rejonowego, w którym znajduje si´ wydzia∏ podlegajàcy migracji, – w siedzibie organu prowadzàcego ewidencje gruntów i budynków. Podanie do publicznej wiadomoÊci o rozpoczćiu migracji nast´puje na miesiàc przed rozpoczćiem migracji, a o zakoƒczeniu przez okres miesiàca od zakoƒczenia migracji. Po rozpoczćiu migracji ksiàg wieczystych prowadzonych przez dany wydzia∏ niedopuszczalne jest dokonywanie wpisu w tradycyjnych ksi´gach wieczystych. Jedynie w wypadku wystàpienia w prowadzeniu migracji d∏ugotrwa∏ej przeszkody minister sprawiedliwoÊci mo˝e w oznaczonym terminie zezwoliç na dokonywanie wpisów w dotychczasowych „papierowych” ksi´gach. Z tego wzgl´du do migracji w pierwszej kolejnoÊci kierowane sà ksi´gi wieczyste, do których z∏o˝ony wniosek o wpis nie zosta∏ rozpoznany. Rozpoznanie wniosku nastàpi ju˝ poprzez wpis w ksi´dze informatycznej. Ksi´gi wieczyste sà przekazywane partiami do oÊrodków migracyjnych, na okres 10 dni – jest to czas ustawowy. W zwiàzku z koniecznoÊcià pozostawania ksiàg wieczystych poza wydzia∏em – w oÊrodku migracyjnym, wprowadzono ograniczenie zasady formalnej jawnoÊci ksiàg wieczystych. Dotychczasowà ksi´g´ wieczystà mo˝na przeglàdaç i wydawaç jej odpisy tylko do czasu jej przekazania do oÊrodka migracyjnego. Po przekazaniu, a˝ do udost´pnienia ksi´gi wieczystej, ale prowadzonej ju˝ w systemie informatycznym, jawnoÊç formalna ksiàg wieczystych jest wy∏àczona. Przeniesienie treÊci do20 Art. 2. ustawy o przenoszeniu treÊci ksi´gi wieczystej do struktury ksi´gi wieczystej prowadzonej w systemie informatycznym (Dz.U. z 2003 r. nr 42, poz. 363)..

(11) Elektronizacja ksiàg wieczystych na przyk∏adzie Krakowa. 55. tychczasowej tradycyjnej ksi´gi wieczystej do struktury informatycznej jest czynnoÊcià tylko i wy∏àcznie technicznà. Zatem w trakcie migracji niedopuszczalna jest zmiana treÊci lub zakresu ujawnionych w dotychczasowej ksi´dze praw, jak równie˝ prostowanie dostrze˝onych oczywistych usterek wpisu. TreÊç informatycznej ksi´gi wieczystej ma bowiem odzwierciedlaç treÊç ksi´gi „papierowej”. Przeniesienie treÊci ksi´gi wieczystej nie jest orzeczeniem wobec tego nie podlega zaskar˝eniu. W wypadku stwierdzenia b∏´du w treÊci ksi´gi dopuszczalne jest sprostowanie dokonane przez sàd z urz´du lub na wniosek zainteresowanego21. Pierwsze elektroniczne ksi´gi pojawi∏y si´ w paêdzierniku 2004 r. w szeÊciu miastach Polski. Przewiduje si´, ˝e proces wdra˝ania systemu informatycznego we wszystkich jednostkach prowadzàcych ksi´gi wieczyste b´dzie trwa∏ oko∏o 10 lat. Do koƒca 2004 r. przystàpi∏y do procesu informatyzacji takie wydzia∏y ksiàg wieczystych, które nale˝à do obszarów charakteryzujàcych si´ wysokà intensywnoÊcià zawieranych transakcji na rynku nieruchomÊci. Do takich jednostek zalicza si´ Wydzia∏ Ksiàg Wieczystych w Krakowie.. 7. Wdra˝anie systemu informatycznego w ksi´gach wieczystych w Krakowie Przyk∏adem wprowadzenia systemu informatycznego w zakresie ksiàg wieczystych b´dzie Wydzia∏ IV dzia∏ajàcy we w∏aÊciwoÊci Sàdu Rejonowego dla Krakowa-Podgórze, któremu równie˝ podlega zamiejscowy Wydzia∏ VIII Ksiàg Wieczystych w Skale. Wydzia∏ Ksiàg Wieczystych w Krakowie przystàpi∏ do procesu informatyzacji swoich zasobów 1 wrzeÊnia 2004 r. i do 31 grudnia 2004 r. migracji danych uleg∏o 11 tysićy 190 ksiàg wieczystych. W ciàgu 4 miesićy stworzono zaledwie 4% elektronicznych ksiàg wieczystych z 270 tys., jakie sà prowadzone w Wydziale dla Krakowa – Podgórze. Gdyby braç od uwag´ dotychczasowe tempo tworzenia elektronicznych ksiàg wieczystych, to wprowadzenie w pe∏ni systemu potrwa∏oby ponad 8 lat. Z rozmowy przeprowadzonej z s´dzià przewodniczàcà ksiàg wieczystych wynika∏o, ˝e planuje si´ zakoƒczenie ca∏ej procedury w 2008 r. Dlatego nale˝y liczyç na usprawnienie dzia∏aƒ w oÊrodkach migracyjnych i oczekiwaç rozwoju umiej´tnoÊci osób, które tam pracujà. Istotne znaczenie ma sposób wyznaczania poszczególnych partii ksiàg, które b´dà transportowane w wypadku Krakowa do Krosna dwa razy w tygodniu. Strona post´powania wieczystoksi´gowego sk∏ada wniosek o wpis na dzienniku podawczym, wykorzystujàc urz´dowe formularze, które sà dost´pne w siedzibie wydzia∏u lub w Internecie. Nast´pnie s´dzia przydziela ksi´gi wieczyste referendarzom sàdowym, którzy sprawdzajà wniosek pod wzgl´dem formalnoprawnym i je˝eli jest on kompletny, to dana ksi´ga jest kierowana do oÊrodka 21. M. Zawadzka, Ksi´gi wieczyste..., s. 23..

(12) 56. Katarzyna Kania. migracyjnego. Je˝eli zosta∏y stwierdzone braki, to referendarz wydaje zarzàdzenie, które otrzymuje strona i we wskazanym czasie ma dokonaç uzupe∏nieƒ. W wypadku braków fiskalnych, czyli nieuiszczenia op∏aty sàdowej strona ma 7 dni, natomiast przy brakach formalnych 21 dni. Je˝eli strona nie dokona wymaganych dzia∏aƒ w tym czasie, to wniosek zostaje oddalony. W KroÊnie w ciàgu 10 dni powinna byç dokonana migracja danych z papierowej ksi´gi wieczystej. Jednak w praktyce czas ten zostaje wyd∏u˝ony i na podstawie informacji zebranych w sàdzie trudno wyt∏umaczyç, dlaczego tak si´ dzieje. Efektem stworzenia elektronicznych ksiàg wieczystych ma byç powstanie centralnej bazy ksiàg wieczystych, z której b´dzie mo˝na korzystaç bez wzgl´du na miejsce po∏o˝enia nieruchomoÊci. Strona b´dzie mog∏a uzyskaç odpis z ksi´gi wieczystej niezale˝nie od sàdu, w którym dana ksi´ga by∏a prowadzona w wersji papierowej. Obecnie w Krakowie jest przygotowane pomieszczenie wyposa˝one w komputery, z którego mo˝e korzystaç strona, jeÊli ju˝ funkcjonuje dana ksi´ga w wersji elektronicznej. Równie˝ po z∏o˝eniu wniosku mo˝e otrzymaç odpis z elektronicznej ksi´gi wieczystej. Pracownicy Wydzia∏u korzystajà z programu komputerowego do obs∏ugi elektronicznych ksiàg wieczystych. Jednak ze zgromadzonych informacji wynika, ˝e sà du˝e problemy z jego w∏aÊciwym funkcjonowaniem i jest to ju˝ kolejna wersja wcià˝ udoskonalana.. 8. Podsumowanie Jak ju˝ wskazano, bardzo wa˝nym aspektem jest wykorzystywanie nowoczesnych narz´dzi w prowadzeniu systemu wieczystoksi´gowego, jednak z przeprowadzonych obserwacji mo˝na wnioskowaç, ˝e nie tylko to jest wa˝ne. Z badaƒ przeprowadzonych przez Katedr´ Ekonomiki NieruchomoÊci i Procesu Inwestycyjnego w 2004 r. wynika, ˝e wydzia∏y ksiàg wieczystych, które sà ma∏ymi jednostkami niedawno powsta∏ymi (do 30 tys. ksiàg wieczystych) rozpatrujà wnioski na bie˝àco i sà doskonale zorganizowane. Termin oczekiwania na wydanie orzeczenia jest znacznie krótszy w porównaniu z du˝ymi oÊrodkami, jak np. Kraków. W zwiàzku z tym dobrym rozwiàzaniem jest wydzielanie jak najmniejszych wydzia∏ów ksiàg wieczystych, co znajdzie aprobat´ wÊród stron post´powania, a tak˝e pracowników sàdów. Obecnie trudno dokonaç oceny skutecznoÊci dzia∏ania informatycznego systemu ksiàg wieczystych ze wzgl´du na fakt, ˝e nie wszystkie wydzia∏y wieczystoksi´gowe przystàpi∏y do nowej formu∏y prowadzenia ksiàg, natomiast te jednostki, które zacz´∏y wdra˝aç ten system, sà wcià˝ w trakcie jego realizacji i tylko cz´Êç ksiàg wieczystych funkcjonuje w wersji elektronicznej. W zwiàzku z powy˝szym w wielu wypadkach to wyd∏u˝a czas realizacji wpisu i w krótkim okresie doprowadza do znacznych utrudnieƒ..

(13) Elektronizacja ksiàg wieczystych na przyk∏adzie Krakowa. 57. Literatura Analiza i racjonalizacja procedur zwiàzanych z posiadaniem nieruchomoÊci, AE Kraków 2004, (badania statutowe nr 19/Kenii/2/2004/S/130 – materia∏ niepublikowany). Brzeszczyƒska S., Umowy w obrocie nieruchomoÊciami, Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa 2003. Ewidencja gruntów i budynków. Geodezyjna ewidencja uzbrojenia terenu, red. S. Surowiec, Wydawnictwo Uniwersytetu Warmiƒsko-Mazurskiego, Olsztyn 2003. Rynek nieruchomoÊci w Polsce, red. L. Ka∏kowski, Twigger, Warszawa 2003. Wprowadzenie do zarzàdzania nieruchomoÊcià, red. M. Bryx, Poltext, Warszawa 2004. Vademecum zarzàdcy nieruchomoÊci, red. W.J. Brzeski, KIN, Kraków 2003. Siciƒski P., Ksi´gi wieczyste – ocena koniecznoÊci zmiany systemu, „NieruchomoÊci” 2002, nr 10. Zawadzka M., Ksi´gi wieczyste w systemie informatycznym, „NieruchomoÊç” 2004, nr 3(51). Akty prawne Ustawa z dnia 6 lipca 1982 r. o ksi´gach wieczystych i hipotece (Dz.U. z 2001 r. nr 124, poz. 1361 ze zm.). Ustawa z dnia 25 paêdziernika 1991 r. zmiana ustawy – Kodeks cywilny oraz ustaw – o ksi´gach wieczystych i hipotece, Prawo spó∏dzielcze, Kodeks post´powania cywilnego, Prawo lokalowe (Dz.U. z 1991 r., nr 115, poz. 496) Ustawa z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomoÊciami (Dz.U. z 1997 r. nr 115, poz. 741 z póên. zm). Ustawa z dnia 14 lutego 2003 r. o przenoszeniu treÊci ksi´gi wieczystej do struktury ksi´gi wieczystej prowadzonej w systemie informatycznym (Dz.U. z 2003 r. nr 42, poz. 363) Rozporzàdzenie Ministra SprawiedliwoÊci z dnia 14 lipca 1986 r. w sprawie prowadzenia ksiàg wieczystych z∏o˝onych przed dniem 1 stycznia 1947 r. oraz utraty mocy prawnej niektórych takich ksiàg (Dz.U. nr 28, poz. 141). Rozporzàdzenie Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 29 marca 2001 r. w sprawie ewidencji gruntów i budynków (Dz.U. z 2001 r. nr 38, poz. 454).. Computerisation of Land Registers Based on the Example of Kraków The land register is one of the main sources of information on the legal status of a property. Presently, land registers are kept in three forms. The oldest version is paper form, on which judges and court officials make all entries manually. Another method, introduced in the courts at the beginning of the 1990s, is to keep land registers in the form of computer printouts. These two forms of keeping land registers are termed traditional methods. Access to such registers is possible only in the land registry departments at the respective regional courts. The third method of maintaining land registers employs modern management tools, i.e., electronic land registers. The purpose of this article is to present the process of computerisation of land registers, the objective of which is to simplify and render more efficient land register procedures and to modernise this institution. In this article, the author describes the process of computerising land registers based on the example of the Land Registry Department at the Regional Court in Kraków..

(14)