Katarzyna Baran
Komputeryzacja Biblioteki Głównej
AWF w Katowicach
Bibliotheca Nostra : śląski kwartalnik naukowy 1/1, 7-12
ARTYKUŁY
Katarzyna Baran
Komputeryzacja Biblioteki Głównej
AWF w Katowicach
Dla polskiego bibliotekarstwa początek lat dziewięćdziesiątych minio-nego wieku stał się okresem przełomowym w komputeryzacji poszczegól-nych bibliotek, jednocześnie automatyzacji ich działań. W dużym stopniu była to zasługa zmiany systemu społeczno-politycznego, który dał możli-wość otwarcia się na Zachód – w zakresie przejmowania koncepcji auto-matyzacji, przyjęcia z tamtego rynku sprzętu komputerowego i oprogra-mowań oraz zastosowania na szeroką skalę mikrokomputerów1. W
po-równaniu do dokonań bibliotek zagranicznych w dziedzinie komputeryza-cji poszczególnych procedur bibliotecznych polskie biblioteki były o 20-30 lat w tyle. Wpłynęło na to wiele czynników, między innymi brak skoordy-nowanych działań, odgórnych wytycznych i decyzji spajających biblioteki w ich pracy. To wymusiło nie zawsze jednakową drogę ich automatyzacji, poprzez wdrażanie różnych systemów. W tamtym okresie wybór odpo-wiedniego systemu bibliotecznego nie był prosty, ponieważ te które ist-niały, były przeważnie na etapie wdrażania i testowania.
W Bibliotece naszej Uczelni dość wcześnie doceniono możliwości au-tomatyzacji, rozpoczynając w 1993 roku komputeryzację. Decyzje doty-czące wyboru i zakupu systemu, odpowiedniego oprogramowania oraz sprzętu podjęły władze Uczelni. Skorzystano z oferty katowickiej firmy KaNet Software House, która opracowała system autorski „BIBLIOTEKA”, przy wykorzystaniu pakietu programowego do obsługi relacyjnej bazy danych mixBASE, przeznaczony do pracy w systemie operacyjnym DOS oraz w sieci lokalnej Novell. Nie było możliwości nabywania poszczegól-nych modułów etapami, ponieważ cena obejmowała cały system, zbudo-wany z 5 programów:
• program do wprowadzania danych – wprow – obejmował zakładanie katalogów, kartotek czytelników, przekroczenia terminów zwrotów;
1 Por. E. Ścibor: Rozdział wstępny do wydania polskiego. W: A. Jackquesson:
Bibliotheca Nostra
8
• program do obsługi bieżącej pracy biblioteki – bibl – zawierał katalog alfabetyczny i rzeczowy, drukowanie zamówień, wypożyczenia i zwroty książek;
• program do drukowania informacji o księgozbiorze – druk – posiadał wydruki katalogu alfabetycznego i rzeczowego, przeglądanie kartoteki wolumenów, stanu księgozbioru, sprawozdanie roczne;
• program do prowadzenia rejestru rachunków – rejes – obejmował rejestr wypożyczeń w czytelni, rejestrację czasopism, rachunki za książki, przedpłaty i rachunki za prenumeraty czasopism, koszty opraw zbiorów, zestawienie kosztów;
• program do obsługi słownika operatorów systemu – oper.
Głównymi celami komputeryzacji miały być szybka i pełna informacja o zbiorach biblioteki; skrócenie czasu opracowania nowych nabytków, tym samym krótsza droga oczekiwania na dokument; usprawnienie ob-sługi czytelników i kontroli wypożyczeń. Na początek zakupiono dwa komputery – po jednym do Biblioteki i Ośrodka Informacji Naukowej. Do pracy w systemie przeszkolono dwóch pracowników, następnie ustalono kolejność wykonywanych działań przy tworzeniu bazy danych. Prace roz-poczęto od retrokonwersji pozycji książkowych z kart katalogu rzeczowe-go, co przy sukcesywnym tworzeniu nowych stanowisk komputerowych i wdrażaniu do pracy kolejnych bibliotekarzy pozwoliłoby na automatyza-cję wypożyczeń. W latach 1993-1995 wprowadzono 13400 rekordów opi-sów książek oraz 11991 prac magisterskich i publikacji pracowników naukowych. System ten działał tylko w naszej Bibliotece. Miał on niestety poważne mankamenty, gdyż nie uwzględniał polskich norm dotyczących opisu bibliograficznego poszczególnych typów dokumentów, rekordy nie były wprowadzane w formacie MARC, nie dawał możliwości drukowania kodów paskowych jako formy identyfikacji czytelnika i książki, nie posia-dał modułu OPAC, więc nie był rozwojowy. Dlatego zaczęto zastanawiać się nad obraniem innej drogi automatyzacji – pozyskania systemu zinte-growanego.
„Zintegrowany system biblioteczny on-line powinien gwarantować zbudowanie i wykorzystanie opisu każdego dokumentu na wszystkich etapach pracy bibliotecznej: począwszy od zamówienia dokumentu, po-przez jego rejestrację w katalogu, aż po udostępnienie opisu użytkowni-kom i posłużenie się nim przy rejestracji wypożyczeń. Przy tym elementy opisu danego dokumentu powinny być wprowadzone do systemu tylko raz”2. W literaturze podaje się przykłady planowania automatyzacji
bi-bliotek, od analizy systemowej biblioteki i strategii jej rozwoju, poprzez
2 M. Grabowska: Zintegrowany system biblioteczny on-line. „Przegląd Biblioteczny” 1989, nr
opracowanie wymagań, kryteriów oceny i selekcji systemów zintegrowa-nych do wyboru konkretnego systemu i podpisania umowy z dostawcą. Służą temu metodologie projektowania i wdrażania systemów3. W naszej
Bibliotece takie działania były zastosowane. Bibliotekarze, posiadając już pewne doświadczenie w pracy z systemem „BIBLIOTEKA”, znając specyfi-kę pracy poszczególnych działów i doświadczenie pracowników, zaczęli szukać lepszych rozwiązań. Miały one bardziej odpowiadać strukturze Biblioteki, a co ważniejsze, dawać w przyszłości możliwość współpracy z innymi bibliotekami w sieci. Dlatego rozpoznano istniejące na polskim rynku systemy zintegrowane, określono jakie dominują w danym typie biblioteki i na jakim terenie. Okazało się, że najbliższe biblioteki naukowe i uczelniane (Akademii Ekonomicznej, Uniwersytetu Śląskiego, Politech-niki Śląskiej oraz Biblioteki Śląskiej) nabyły Kompleksowy System Zarzą-dzania Biblioteką PROLIB firmy Max Elektronik, który wdrażały także inne biblioteki na terenie kraju. Nasi bibliotekarze poprzez konsultacje z wymienionymi instytucjami zbierali opinie o systemie, kosztach zaku-pu, instalacji, serwisie oraz wywiązywaniu się dostawcy ze swoich obo-wiązków. Ważnym czynnikiem było również to, czy firma jest w stanie dokonać zmian w systemie pod kątem pracy konkretnej biblioteki. Kolej-nym etapem była rozmowa z dostawcą i negocjacje dotyczące oferty za-kupu systemu oraz oprogramowania. W maju 1996 roku podpisano z fir-mą Max Elektronik z Zielonej Góry umowę kupna systemu PROLIB. To zintegrowany pakiet, umożliwiający automatyzację wszystkich procesów bibliotecznych. Może pracować na wybranej platformie sprzętowej o róż-nych konfiguracjach i pod wieloma systemami operacyjnymi (DOS, UNIX, LINUX, Windows NT, BTOS/CTOS, OS/2, VMS, OS/400). Ma budowę mo-dułową, poszczególne funkcje są wykonywane w osobnych, ale zintegro-wanych modułach, co oznacza, że dane raz wprowadzone są wykorzysty-wane w całym systemie. Podstawowe moduły systemu to:
1. Katalogowanie Wydawnictw Zwartych
2. Katalogowanie Wydawnictw Ciągłych – oba te moduły służą do wprowadzania opisu bibliograficznego dokumentu zgodnie z PN-82/N-01151, łączenia z inwentarzem i modyfikacji rekordów. Katalogowania dokonuje się w formacie zgodnym z formatem opisu bibliograficznego MARC i normą ISO 2709. Można osobno wprowadzać numery inwenta-rzowe i opisy bibliograficzne dokumentów, później je łącząc – co sprzyja szybszej automatyzacji wypożyczeń. Moduły umożliwiają wydruk wszyst-kich rodzajów kart katalogowych, posiadają opcję wieloaspektowego
3 Por. A. Radwański: Problemy automatyzacji bibliotek. W: Tegoż: Komputery, biblioteki,
Bibliotheca Nostra
10
szukiwania pozycji bibliograficznych oraz zapewniają różnorodne wydruki (księgi inwentarzowe, statystyki, kody paskowe).
3. Wypożyczalnia – to pełna automatyzacja rejestracji użytkowników biblioteki, wypożyczeń, prolongat, rezerwacji i zwrotów dokumentów. Mo-duł pozwala przyznawać czytelnikom zróżnicowane uprawnienia (ilość wypożyczeń i okres przetrzymywania dokumentu), a dokumentom różne statusy (udostępnianie na miejscu, wypożyczanie). Zapewnia pełną kon-trolę konta czytelnika (upomnienia, naliczanie kar, blokada). Umożliwia procedurę ubytkowania książek z różnych przyczyn. Tworzy raporty i statystyki poprzez prowadzenie historii wypożyczeń konkretnych doku-mentów i aktywności czytelnika.
4. Katalog OPAC – zapewnia wieloaspektowe wyszukiwanie informacji bibliograficznych z dowolnego stanowiska w bibliotece, jak i w sieci uczelnianej, bez względu na typ dokumentu, na podstawie dostępnych indeksów wyszukiwawczych (tytułowy, osobowy, instytucji, imprez, serii, haseł przedmiotowych, klasyfikacji UKD, kraju, numeru ISBN). Przeglą-danie bazy danych odbywa się na dwóch poziomach, na poziomie czytel-nika z dostępem do informacji o swoim koncie, możliwością zamawiania i odmawiania pozycji oraz na poziomie użytkownika niebędącego czytel-nikiem biblioteki, który ma tylko możliwość przeglądania bazy.
5. Administrator – pozwala na zarządzanie organizacją zasobów biblio-tecznej bazy danych, samym systemem, prawami dostępu do zasobów oraz uprawnieniami operatorów systemu. Posiada funkcję archiwizacji danych, czyli zabezpiecza system przed utratą informacji w przypadku awarii.
PROLIB wyposażony jest także w moduły dodatkowe, między innymi: Gromadzenie dokumentów, OPAC WWW, Bibliografia, Patenty, Normy, Import danych z Przewodnika Bibliograficznego.
System zainstalowano w naszej Bibliotece na komputerze OPTIMUS LANSerwer, pracującym w sieci UNIX, zakupiono i wdrażano 5 modułów podstawowych, początkowo w wersji dla 5 użytkowników. Praca z modu-łami podstawowymi systemu odbywa się w środowisku systemu opera-cyjnego Linux, a interfejs operatora i użytkownika jest opracowany w trybie tekstowym. Wdrażanie PROLIBA rozpoczęto we wrześniu 1996 roku od przeszkolenia pracowników, a osoba administrująca nim, po-przez odpowiednie hasła, nadała różne uprawnienia operatorom do ob-sługi systemu. W praktyce okazało się, że retrokonwersja wprowadzonych już rekordów z systemu BIBLIOTEKA jest niemożliwa, ze względu na for-mat PROLIBA, który współpracuje z systemami, pozwalającymi na obu-stronną wymianę informacji w formacie wewnętrznym systemu lub im-portować dane z systemów wyprowadzających je w formacie MARC/BN. W takiej sytuacji, po wnikliwej dyskusji, postanowiono rozpocząć
kompu-teryzację od wprowadzania z autopsji książek nabytych przez bibliotekę do 1996 roku, w oparciu o katalog rzeczowy, wraz z jednoczesnym wpro-wadzaniem oraz opracowaniem formalnym i rzeczowym bieżących nabyt-ków. Były za to odpowiedzialne trzy osoby. Prace rozpoczęto od wprowa-dzenia do bazy z ksiąg wszystkich numerów inwentarzowych wydawnictw zwartych, z pominięciem tych, które wcześniej były ubytkowane. Dało to możliwość równoległego z opisywaniem książek drukowania kodów pa-skowych i oklejania całego księgozbioru, by w ten sposób przygotować się do automatyzacji wypożyczalni. Następnie, aby ułatwić opracowanie rze-czowe dokumentów, wypełniono w oparciu o tablice indeks UKD. Zaletą retrokonwersji z autopsji była możliwość dokonania selekcji zdezaktuali-zowanego i zniszczonego księgozbioru. W pierwszym roku wdrażania PROLIBA skupiono się na poznaniu i testowaniu systemu oraz na propo-zycjach zmian i dopasowaniu jego możliwości do specyfiki naszej Biblio-teki. Pojawiły się trudności w wydrukach statystyk i ksiąg inwentarzo-wych, które po żmudnych rozmowach z dostawcą udało się rozwiązać. Dlatego do końca 1997 roku prowadzono równolegle komputerową i tra-dycyjną księgę inwentarzową wydawnictw zwartych, a od 1998 roku tylko wydruk komputerowy, który zawiera roczne nabytki Biblioteki.
Kolejnym etapem w automatyzacji Biblioteki było rozszerzenie licencji do 10 użytkowników oraz zakup czytników i drukarki do kodów pasko-wych. To pozwoliło na nadanie odpowiedniego statusu książkom prze-znaczonym do wypożyczenia i do czytelni. Latem 1998 roku oklejono ko-dami paskowymi wydawnictwa zwarte i mapy. Nie zrezygnowano, głównie z myślą o czytelnikach i ze względu na bardzo ograniczoną liczbę stano-wisk komputerowych, z wydruku kart katalogowych (do tej pory prowa-dzone są tradycyjne katalogi kartkowe, równolegle z bazą komputerową). W maju 2001 roku ukończono retrokonwersję książek i map, a w 2002 roku wprowadzono czasopisma, które następnie oklejono kodami paskowymi. Komputeryzację wypożyczalni rozpoczęto w 1999 roku od wprowadzenia do systemu danych wszystkich pracowników Uczelni z ich dotychczaso-wymi obciążeniami i na tej podstawie wydrukowano karty biblioteczne z kodami paskowymi. Utworzona w ten sposób baza posłużyła biblioteka-rzom do przetestowania nieznanego modułu, co pozwoliło na uniknięcie błędów w jego pracy i poznaniu możliwości. Od 2000 roku zapisy studen-tów I roku odbywają się tylko komputerowo, a pozostałych za ich zgodą. W ten sposób uruchomiono komputerowe wypożyczenia, rezygnując z wypełniania tradycyjnych rewersów. Czytelnik wyraża zgodę na obsługę elektroniczną, składając podpis na zobowiązaniu wypełnianym przy zapi-sie. Wszystkie dane są zabezpieczane i archiwizowane na streamerze. Niestety, nie udało się jeszcze uruchomić zamówień komputerowych, ze
Bibliotheca Nostra
12
względu na niewystarczającą ilość stanowisk dla czytelników. Czynione są starania, by było to możliwe w bieżącym roku.
Z modułów dodatkowych Biblioteka nabyła w 1997 roku Bibliografię. Jest on implementacją systemu PROMAX. Moduł ten jest zintegrowany z PROLIBEM, ale może także pracować jako niezależny program. Umożliwia:
• rejestrację danych osobowych i różnych typów publikacji pracowni-ków uczelni wraz z informacjami o cytowaniach w prasie, na podsta-wie których są sporządzane raporty imienne pracowników, niezbędne do dokonania oceny parametrycznej jednostki;
• rejestrację czynnego udziału pracowników w konferencjach, sympo-zjach, zjazdach itp.;
• rejestrację prac magisterskich i doktorskich; • tworzenie i wydruk różnorodnych bibliografii;
• szybki dostęp do informacji o dokumentach i ich zawartości rzeczowej (przez moduł OPAC WWW dla Bibliografii – PROWEB);
• dostęp do abstraktu lub dokumentu źródłowego, ponieważ opis bi-bliograficzny w systemie można powiązać z dowolną liczbą obiektów multimedialnych.
Moduł został zainstalowany na komputerze w Dziale Informacji Na-ukowej. W 2000 roku ukończono retrospektywne wprowadzanie dorobku pracowników. Obecnie Biblioteka posiada cztery licencje na użytkowanie Bibliografii. Aktualnie wprowadzonych jest do bazy 17936 rekordów.
Postęp w automatyzacji procesów bibliotecznych wymusił w 2005 ro-ku rozszerzenie licencji systemu PROLIB do 20 użytkowników. Ważnym dla Biblioteki wydarzeniem był zakup modułu OPAC WWW, który został uruchomiony w październiku 2005 roku. Służy do przeglądania naszej bazy danych w Internecie. Niestety nie jest jeszcze możliwe zamawianie książek tą drogą.
Na przestrzeni tych lat, wraz z automatyzacją Biblioteka starała się dostosowywać swe pomieszczenia i wyposażenie do potrzeb czytelników. Sukcesywnie zwiększano ilość stanowisk komputerowych do przegląda-nia PROLIBA, z dwóch do dziewięciu w chwili obecnej (po dwa w katalo-gach, czytelni ogólnej i wypożyczalni oraz trzy w czytelni informacji na-ukowej), wykorzystując do tego celu wycofany gdzie indziej sprzęt kom-puterowy. Jak widać na przykładzie naszej Biblioteki, automatyzacja jej poszczególnych procedur realizowana była i jest stopniowo, zgodnie z możliwościami finansowymi Uczelni.
Mgr Katarzyna Baran jest Kierownikiem Sekcji Gromadzenia i Opracowania Zbiorów Biblioteki Głównej AWF w Katowicach.
