Narzędzia gospodarki rynkowej i biblioteka : analiza otoczenia

Narzędzia gospodarki rynkowej i

biblioteka : analiza otoczenia

Biblioteka 10 (19), 161-174

2006

DAM IAN W O JC IŃ S K I

Narzędzia gospodarki rynkowej

i biblioteka.

Analiza otoczenia

W śród organizacji prow adzących działalność usługow ą wyróż­ niam y takie, które nie są zorientow ane na osiągnięcie zysku, a cele ich dzia­ łania m a ją c h arak ter społeczny. Należy jed n a k pam iętać, że nie jest to jednoznaczne z przynoszeniem s tra t i działalnością deficytową, bowiem or­ ganizacje non profit d ysp o n u ją środkam i finansowymi, m aterialnym i i p ra ­ cowniczymi, obsługując określone grupy konsum entów.

Sektor instytucji non profit, o jak im mowa i do jakiego należą biblioteki, jest bardzo zróżnicowany i „wykształcił się jako suplem ent sektora, p ry w at­ nego i publicznego w odpowiedzi na niedostateczną realizację zadań so­ cjalnych i społecznych przez państw o"1. N iektóre organizacje tego sektora d ziałają dla szeroko pojętego d o bra publicznego (wśród nich są w łaśnie bi­ blioteki, prowadzące działalność usługodaw czo-kulturalną), jak również re­ prezen tują interesy komercyjne, np. związki zawodowe.

W szystkie firmy, również biblioteki działające w gospodarce rynkowej, funkcjonują w środow isku zew nętrznym i wew nętrznym . Środowisko ze­ w nętrzne, nazyw ane otoczeniem dalszym — m akrootoczcnicin łączy w sobie czynniki ekonomiczne, n atu raln e, technologiczne, społeczno-kulturow e, po­ lityczno-praw ne, m iędzynarodow e i demograficzne. Środowisko w ew nętrzne, nazyw ane otoczeniem bliższym — m ikrootoczeniem obejm uje dostawców, nabywców, pośredników, konkurentów , grupy interesu i różne społeczności, które m a ją w pływ n a działanie organizacji. Biblioteki, podobnie ja k firmy kom ercyjne, aby prawidłowo się rozwijać, pow inny zawsze uwzględniać

wymogi tych środowisk. Pozycja konkurencyjna biblioteki będzie uzależnio­ n a od tego w jak i sposób uwzględni w swojej strateg ii wymogi otoczenia za­ równo zew nętrznego, ja k i wew nętrznego.

Biblioteki zachęca się dziś, aby przysw ajały sobie i korzystały z narzę­ dzi, pojęć, m etod zarządzania, stworzonych przez praktyków i teoretyków w spółczesnego biznesu. Mówiąc jeszcze inaczej, chodzi o to by takie pojęcia, jak: zarządzanie strategiczne, analiza strategiczna, organizacja przedsiębior­ stwa, planow anie strategiczne, przestały być czymś obcym i egzotycznym, a sta ły się elem entam i codziennej prak tyk i w zarządzaniu bibliotekam i. Nie­ stety, biblioteki jeszcze rzadko dzisiaj stosują m eto d y i narzędzia, których skuteczność potw ierdza rozwój przedsiębiorstw komercyjnych. To prawda, zarządzanie bibliotekam i jest specyficzne, nie zawsze da się tu ta j au to m a­ tycznie przenieść rozw iązania i schem aty zarządzania wypracowane w orga­ nizacjach biznesowych. Podstawowa trudność wynika z faktu, że biblioteka - co w istotny sposób różni ją od organizacji kom ercyjnych - nie zawsze może precyzyjnie, wym ierzyć w artości świadczonych przez siebie usług.

Ja k już w spom niałem , p od staw ą w yboru celów oraz strategii ich reali­ zacji musi być analiza czynników otoczenia oddziałujących na przedsię­ biorstwo oraz analiza zasobów organizacji. Analizę ta k ą nazyw am y analizą strategiczną. Pozwala ona określić pozycję firmy n a rynku, m ając n a uwadze ocenę organizacji n a tle jej otoczenia. Biblioteki więc, podobnie ja k organi­ zacje biznesowe, winny przeprow adzać analizę strategiczną. Pam iętajm y, iż analiza strateg iczn a biblioteki akademickiej, jej cele i m isja m uszą wynikać ze strategii rozwoju uczelni. M usi więc istnieć związek ze strateg ią instytucji m acierzystej.

Celem a rty k u łu jest przedstaw ienie zastosow ania m etody scenariuszo­ wej - na przykładzie Biblioteki Uniwersyteckiej w P oznaniu - pozw ala­ jącej b adać obszary m ikro- i m akrootoczenia, co poprzedzam ich ogólną charakterystyką.

A n a liz a m a k r o o to c z e n ia

Celem analizy środowiska firmy jest zrozumienie konfiguracji zjawisk i tren ­ dów, które są dla niej istotne. Zasadniczymi celami biblioteki akademickiej jako ogólnouczelnianego, usługowego zakład u naukowego, dydaktycznego i popularyzującego osiągnięcia nauki, są:

- m aksym alne zaspokojenie potrzeb użytkowników, - m aksym alne w ykorzystanie posiadanych zbiorów,

- pozyskanie możliwie największej liczby użytkowników macierzystej Uczelni, - organizacja d ostępu do zasobów elektronicznych.

O dpow iadając na pytanie, jakie czynniki m akrootoczenia m a ją największy w pływ n a zm iany zachodzące w bibliotekach akademickich, w tym w Biblio­ tece Uniwersyteckiej w Poznaniu, wskażę i ogólnie scharakteryzuję najw aż­ niejsze wskazywane przez literatu rę ekonomiczną. Są to czynniki:

1. polityczno-praw ne, 2. ekonomiczno-finansowe, 3. technologiczne,

4. dcm ograficzno-spoleczne.

1. Otoczenie polityczno-prawne - zm ia ny w szkolnictwie wyższym. Biblioteki akadem ickie m uszą obserwować zm iany zachodzące w szkol­ nictw ie wyższym. Ogólnie mówiąc, są to nowe kierunki i form y dy d ak ­ tyki, zarządzanie inform acją, zwiększanie stan d ard ó w i w prow adzenie certyfikatów jakości. Isto tn e znaczenie m a pow staw anie p ryw atnych wyższych uczelni i ich działan ie w t dziedzinie usług biblioteczno- inform acyjnych. Siedzenie tendencji, zachodzących w szkolnictwie, jest je d n ą z p o d staw do form ułow ania swych planów perspektyw icz­ nych2.

P o n ad to otoczenie kształtu ją:

- zm ieniające się prawo biblioteczne i okołobiblioteczne,

- zm iany w system ie ośw iaty i szkolnictw a wyższego oraz w ynikające z nich p o trzeby w zakresie dj^daktyki bibliotecznej,

- zm ieniająca się sy tu a c ja polityczna - wejście do Unii Europejskiej. 2. Otoczenie ekonom iczne-finansow anie.

U sytuow anie bibliotek w śród niekom ercyjnych in sty tu cji usługow ych m ogłoby oznaczać, że finansowy aspekt ich funkcjonowania nie należy do kluczowych zagadnień. Pogląd tak i jest błędny i należy go zdecy­ dowanie odrzucić. To praw da, żc biblioteki choć nic przynoszą zysków w wym iarze ekonomicznym , przynoszą je w w ym iarze m akrospołccz- nym. Ich funkcjonowanie kosztuje, stą d isto tn y jest problem finanso­ w ania bibliotek, na k tó ry w pływ m ają:

- zależny od m acierzystej uczelni budżet biblioteki, - w sparcie ofiarodawców, sponsorów, fundacji, - zm iany w system ie finansow ania nauki i kultury, - możliwość uzyskania dotacji z Unii Europejskiej, - p o lity k a cenow a n a ry n k u wydaw niczo-księgarskim , - polityka podatkow a,

- poziom inflacji.

2 Por. L. D erfert-W olf, P lanow anie strategiczne w bibliotece akadem ickie], w: Zarządza­ nie strategiczne i m arketingow e w bibliotekach, P o zn ań 2004, s. 53.

3. Otoczenie technologiczne - technologie inform acyjne.

Rozwój technologii i jej zm iany m a ją w pływ n a realizację usług bi­ bliotecznych. P ozw alają podnieść atrakcyjność korzystania z biblio­ tek, m .in. poprzez stw arzanie nowych możliwości dostępu do źródeł, uspraw nienie pracy obsługi bibliotecznej. Rola, ja k ą dzisiaj odgryw a technologia w codziennej praktyce bibliotecznej, zm usza biblioteki do wnikliwej obserwacji tego obszaru nie tylko w Polsce, ale i w świecie, by d otrzym ać kroku zm ianom , jakie w tej dziedzinie zachodzą. Łączy się to jed n a k bardzo m ocno z kondycją finansową bibliotek.

4. Otoczenie demograficzne i społeczne.

Nabyw cam i oferowanych przez bibliotekę usług są potencjalni i rze­ czywiści użytkow nicy bibliotek, w przy padku B iblioteki U niw ersytec­ kiej będą to przede w szystkim pracow nicy i studenci U niw ersytetu im. A dam a Mickiewicza. P rz ek ła d ają c to n a kategorie rynkowe, powie­ my, że tw orzą oni popyt n a oferowane przez bibliotekę usługi. Liczba studentów uczelni jest uzależniona od p rzyro stu naturalnego, sytuacji społecznej, ja k również tendencji rozwojowych, nowych kierunków, szkół m etodologicznych, wreszcie dyscyplin rodzących się w obszarze nauk i3. Ponieważ biblioteka działa w ram ach określonej społeczności, dlatego też duże znaczenie m a znajom ość jej oblicza społeczno-kul­ turowego. D la B iblioteki Uniwersyteckiej szczególnie ważny jest jej w izerunek, rysujący się w bliższym i dalszym otoczeniu. S tąd koniecz­ ność budow ania silnej m arki w społeczności akademickiej nie tylko m iasta Poznania, a to jest możliwe tylko wówczas, gdy otoczenie to podd an e zostanie dokładnym badaniom pozw alającym dokładnie roz­ poznać jego stru k tu rę , potrzeby, oczekiwania.

A n a liz a m ik r o o to c z e n ia

M ikrootoczenie przedsiębiorstw a to obszar d ziałań dostawców, nabyw ­ ców, pośredników , konkurentów , gru p interesu i innych społeczności, któ re w chodzą z nim w k o n tak t. A nalizę ta k rozum ianego m ikrootoczenia nazyw a się an alizą otoczenia konkurencyjnego przedsiębiorstw a, albo prze­ mysłowego lub, jeszcze inaczej, sektorowego. W przy p ad k u biblioteki oto­ czenie bliższe to przede w szystkim m acierzysta U czelnia i jej otoczenie, stą d konieczność dostosow ania się do zm ian zachodzących w uczelni, m .in. zm ian program ow ych, zm ian form y studiów , zakresu k ształcenia, b ad ań i liczby studentów .

I ta k dla naszej Biblioteki kluczowe znaczenie może mieć powstawanie kam­ pusu na M orasku i przenoszenie tam niektórych wydziałów. Do 2011 roku prze­ widziana jest reorganizacja stru ktury sieci bibliotek. N astąpi likwidacja m ałych bibliotek instytutow ych i zakładowych, przekształcone one zostaną w duże bi­ blioteki wydziałowe. Uwzględnić też trzeb a oczekiwania innych grup i spo­ łeczności nieakademickich, na które Biblioteka Uniwersytecka również jest otw arta, spełniając - do jakiegoś stopnia - funkcje biblioteki publicznej.

G łów ną g ru p ą w otoczeniu bliższym Biblioteki Uniwersyteckiej są użytkownicy, czyli studenci i pracow nicy naukowi U niw ersytetu. To im Biblioteka pow inna zapew nić dostęp do m ateriałów inform acyjnych, ksią­ żek, e-źródeł, um ożliw iających realizację b a d ań naukowych i uczelnianych procesów dydaktycznych. G ru p a t a w inna być przedm iotem wnikliwej i sys­ tem atycznie prowadzonej obserwacji: pełne i możliwie w szechstronne roz­ poznanie jej postaw , p o trzeb i oczekiwań jest kluczowe dla realizacji zadań biblioteki, co jest możliwe dopiero wówczas, gdy kierownictwo dysponuje precyzyjną w iedzą w tym zakresie4. B iblioteka - nigdy dosyć pow tarzania tej prostej praw dy - istnieje po to, by p o trzeby tej grupy zaspokoić.

Pew ną rolę w funkcjonowaniu Biblioteki Uniwersyteckiej pełni jej konku­ rencja. O tóż w przy p adk u bibliotek tru d n o mówić o konkurencji bezpośred­ niej. Należy pam iętać, że zasady funkcjonow ania bibliotek akadem ickich w danym mieście są podobne, lecz różni je - co oczywiste - profil zbiorów, charak ter użytkowników. Inny bowiem p ro d u k t oferować b ędą biblioteki akadem ii m uzycznych, a inny uniw ersytetów . D ochodzim y więc do wnio­ sku, że biblioteki akadem ickie stanow ią nie tylko różną od bibliotek publicz­ nych czy szkolnych sieć, lecz również w swoim segmencie ch arakteryzu ją się konkretnym wyspecjalizowaniem , w łasnym rejestrem zadań i użytkow ­ ników. K onkurentem dla Biblioteki Uniwersyteckiej w Poznaniu może być Biblioteka U niw ersytecka z W rocław ia, lecz nie będzie to m iało znaczenia dla funkcjonow ania którejkolw iek z nich. Zazwyczaj konkurencja dotyczy takich sfer działalności bibliotek, jak: bogactw o i różnorodność zasobów, technologia, przejrzystość i p ro sto ta tow arzyszących udostępnianiu proce­ du r itp . Jej efektem jest ranking zam ieszczany w „Rzeczpospolitej” czy „Perspektyw ach”. Dzisiaj coraz częściej zam iast o konkurencji mówi się o partnerskiej w spółpracy m iędzy poszczególnym i bibliotekam i. Korzyści płynące z takiej w spółpracy są oczyw iste i nie p o d leg ają dyskusji. Dzięki niej, za m niejsze pieniądze, m ożna zapew nić swoim użytkow nikom łatw iej­ szy i szybszy dostęp do większej ilości źró deł5.

1 Por. L. D crfcrt-W olf, P lanow anie strategiczne w bibliotece akadem ickiej, w: Zarządza­ nie strategiczne i m arketingow e w bibliotekach, P o zn ań 2004, s. 60.

P rzykładem takiej w spółpracy są w ypożyczenia m iędzybiblioteczne. Po­ szczególne biblioteki u d o stę p n ia ją swoje zasoby, by zaspokoić potrzeby swoich użytkowników.

Przykładem pewnego, wyższego typu partnerskiej w spółpracy może być powołanie konsorcjum „Poznańska Fundacja Bibliotek Naukowych” skupiają­ cej 12 bibliotek naukowych Poznania. Należą do niej: Biblioteka Politechniki Poznańskiej, Akademii Ekonomicznej, Akademii Muzycznej, Akademii Rolni­ czej, Akademii Medycznej, Akademii Wychowania Fizycznego, Akademii Sztuk Pięknych, Biblioteka. Raczyńskich, biblioteki: Poznańskiego Towarzystwa Przy­ jaciół Nauk, Insty tu tu Fizyki Molekularnej PAN, W ydziału Teologicznego U AM.

Dostawcy to firmy oraz indyw idualne osoby, które d o sta rc za ją potrzebne B ibliotece m ateriały. N ajw ażniejszym i dostaw cam i są wydawcy i księgarze. B iblioteka nie jest w stan ie sam odzielnie kontrolować rynku w ydaw ni­ czego, zarów no krajowego ja k i zagranicznego, czyni to więc przez firmy partnerskie, specjalizujące się w jego przeszukiw aniu. Dużo m niejszy odse­ te k stanow ią darczyńcy. Do zbiorów w pływ ają również m ateriały, pocho­ dzące z wymiany. Głównym i p artn eram i w ym iany są biblioteki i instytucje z krajów byłego bloku wschodniego, ja k również biblioteki ze Stanów Zjed­ noczonych, Anglii, A ustrii, Francji i Niemiec. Są to często pojedyncze in­ stytucje, lecz o silnej pozycji, cieszące się uznaniem i prestiżem . Jednym z głównych źródeł dostaw w zbogacających zasoby Biblioteki są pozycje pochodzące ze w spom nianego ju ż egzem plarza obowiązkowego. Biblioteka śledzi więc zm ieniający się rynek wydaw niczo-księgarski, ta k by sprostać w ym aganiom użytkowników. W prow adziła również instytu cje specjalistów dziedzinowych, którzy naw iązują k o n takty z poszczególnym i w ydziałam i (często są to osoby, które ukończyły d any w ydział), by otrzym yw ać bie­ żące inform acje o zapotrzebow aniu kadry naukowej i studentów . Specjali­ ści m a ją również w spółpracow ać z bibliotekam i sieci w profilowaniu zasobu. Isto tn e dla Biblioteki jest również nawiązyw anie kontaktów ze środowi­ skiem antykw ariuszy, kolekcjonerów, udział w aukcjach, giełdach i targach książki.

Zwielokrotniona i zróżnicowana jest oferta zewnętrznych dostawców usług, którymi są m.in. firmy obsługujące sprzęt biurowy (najnowsze technologie kom­ puterowe, kserokopiarki, m ateriały audiowizualne, systemy biblioteczne itp .), jak również inne przedsiębiorstwa i instytucje dostarczające bibliotece niezbęd­ nych do jej funkcjonowania zasobów ludzkich, finansowych i rzeczowych6.

Dostawców obrazowo przedstaw ia poniższa ta b e la 1:

T ab ela 1. D ostaw cy

D ostaw cy surowców Wydawcy, księgarze, antykw ariuszc,

kolekcjonerzy, p a rtn e rz y wymiany, darczyńcy, inni.

D ostaw cy półp ro d u k tó w Producenci i dostaw cy np. baz danych

bibliograficznych, inni.

D ostaw cy m ateriałów pom ocniczych D ostaw y od b y w ają się zgodnie

z Praw em zam ówień publicznych na płaszczyznach:

- p rze targ uczelniany,

- dostawcy, od których B iblioteka bezpośrednio zakupuje m a te ria ły pom ocnicze, lecz wcześniej dostaw ca został w ybrany w p rzetargu,

- B iblioteka sam a poprzez p rzetarg zakupuje m a te ria ły specjalistyczne potrzebne np. przy konserwacji zbiorów, inni.

Inni dostaw cy Introligatorzy, elektrow nia, gazownia,

wodociągi, telefonia, banki, inne.

Prawo zamówień publicznych nie zawsze jest korzystne dla pracy Biblioteki. Przykładem może być rok 2004 - długa procedura organizowania przetargów na Uczelni sprawiła, że nie zdołano zrealizować kilku założonych prac (m.in. konserwacja książek, wyposażenie w meble), co rodziło realną groźbę niewyko­ rzystania przyznanych środków. Niestety, prace te zostały opłacone z budżetu roku następnego, co zawsze jest przyczyną uciążliwych petrturbacji.

A n a liz a m ak ro- i m ik r o o to c z e n ia m e to d ą sc en a riu sz o w ą

Poniżej przedstawiam wyniki analizy otoczenia przeprowadzonej za pom ocą m etody scenariuszowej. M etoda ta polega n a opracowaniu scenariuszy (opty­ mistyczny, pesymistyczny i najbardziej prawdopodobny) dla mikro- i makro- otoczenia uwzględniający poszczególne, charakteryzujące je czynniki. Tabele 2 i 3 zawierają ocenę stanu otoczenia w roku 2004. Trendom (rosnący, najbar­ dziej prawdopodobny i malejący) poszczególnych czynników z otoczenia przy­ pisana jest siła ich w pływ u i praw dopodobieństw o w ystąpienia, D la potrzeb

pracy p rzy jęta została skala od -5 do + 5 dla siły w pływ u i skala od 0 do 1 dla praw dopodobieństw a w ystąpienia.

N astępnie n a podstaw ie tych tabel-ocen utworzone zostały scenariusze otoczenia: optymistyczny, pesym istyczny i najbardziej praw dopodobny. Na końcu, scenariusze zostały przedstaw ione w sposób graficzny. Zaznaczę, że w scenariuszach stanów otoczenia oceny siły wpływru poszczególnych proce­ sów, w ystępujących w otoczeniu na organizację oraz praw dopodobieństw o ich w ystąpienia w przyszłości, dokonuje się na podstaw ie wiedzy twórców scenariusza. T rzeba wziąć pod uwagę, że wiedza t a obejm uje procesy tru d n o m ierzalne lub niem ierzalne, ja k i te, które m ożna określić za pom ocą tre n ­ dów w sposób m atem atyczny.

Przedstaw ione przeze m nie dane odzw ierciedlają sytuację z roku 2004, czyli okresu, kiedy dokonano próby przeprow adzenia analizy strategicznej Biblioteki Uniwersyteckiej [zob. ta b e la 2].

Z przedstaw ionej powyżej tab eli wynika, że najw iększy pozytyw ny w pływ n a przedsiębiorstw o m a ją następujące czynniki:

- rosnące dofinansowanie na k u ltu rę i szkolnictwo (+ 5), - m alejący poziom inflacji (+ 5 ),

- rosnące fundusze z innego, niż uczelniane, źródła finansowania Biblioteki, - rozwój W ielkopolskiej B iblioteki Cyfrowej (+ 5 ),

- m alejący niż dem ograficzny (—5).

N iestety praw dopodobieństw o w ystąpienia któregokolwiek z tych tre n ­ dów jest m ałe.

N ajwiększy negatyw ny w pływ n a Bibliotekę m ają: - rosnący tre n d poziom u inflacji (—5),

- m alejący tre n d innego finansow ania instytu cji (-5), - zw iększający się niż dem ograficzny (-5).

Praw dopodobieństw o w zrostu tych czynników nie jest zbyt wysokie. Wejście Polski do Unii E uropejskiej okazało się czynnikiem bardzo tru d ­ nym do precyzyjnej oceny. Po pierwsze - ja k p am iętam y - Polska do Unii zo stała p rzy ję ta 1 m a ja 2004 roku, a więc siłę w pływ u tego czynnika na­ leżałoby m ierzyć tylko w skali połow y roku. Po drugie, b rak jakichkolw iek doświadczeń, uniem ożliw ia dokonanie precyzyjnej i głębokiej analizy. D la­ tego — nieco a priori - czynnik te n oceniony został n a 1 [zob. ta b e la 3].

Potencjalni nabywcy - użytkownicy obok dostawców to czynnik, który m a największe pozytywne znaczenie dla badanego przedsiębiorstwa. Praw do­ podobieństwo, że tren d tych czynników będzie rósł jest niestety zbyt małe. Szczególnie jeżeli chodzi o wzrost użytkowników, na co wpływ m a niż demo­ graficzny, pojawienie się, posiadających swoje biblioteki pryw atnych uczelni, jak również dostęp do zasobów internetowych. Istotne jest jednak, że prawdo­ podobieństwo tren d u malejącego wśród tych czynników jest bardzo znikome.

Tabela 2. Ocena stanu makrootoczcnia z roku 2004

Czynniki z m akrootoczenia Trend Siła

w pływ u (-5 do + 5)

Prawdopodobieństwo (0 do 1) Dofinansow anie n a k u ltu rę

i szkolnictwo

t

5 0.1 -1 0,7

i

-3 0,2 Poziom inflacji

T

-5 0,5 —> 1 0,2

i

+ 5 0,3

Inne finansow anie Biblioteki

t

5 0,4

1 0.3

-5 0,3

Polityka podatkowa,

t

-4 0.5

+ 1 0,3

i

+ 4 0,2

Zm iany polityki reguluj ąccj rządu

T

+ 4 0,3

1 0.4

i

-2 0,3

U nia E uropejska

t

3 1

Technologia jako narzędzie konkurencji

t

+ 4 0,6

+ 3 0,4

i

-1 0,1

W ielkopolska B iblioteka Cyfrowa

t

+•5 0,4

+ 2 0,5

-1 0,1

Zamożność klientów

_T

+ 3 0,3

-> + 2 0,4

-1 0,3

Niż dem ograficzny

t

-5 0,4

-> -2 0,5

+ 5 0,1

Zm iany kulturow e

t

+ 3 0,3

+ 1 0,4

Tabela 3. Ocena stanu mikrootoczcnia z roku 2004

C zynniki z m ikrootoczenia Trend Siła

wypływ u (-5 do + 5) Prawdopodobieństwo (0 do f) K onkurenci

_t

-4 0,1 -1 0,2

1

+ 4 0,5 D ostaw cy

T

+ 5 0,2 + 2 0,4

1

-5 0,1

Nabywcy - użytkow nicy

T

+ 5 0,2

+ 2 0,8

1

-5 0,1

Producenci produktów

substytucyjnych* np. producenci kom ercyjnych baz danych

T

-3 0,1

-1 0,7

1

+ 3 0,2

W p rzy p ad k u b ib lio tek um ieszczę w tej grupie p o ten cjaln y ch w chodzących - inne bi­ blioteki, konkurujące m .in.: godzinam i otw arcia, technologią, lecz p o siad ające m ałe zbiory i m niejsze budżety.

Największa rozpiętość między scenariuszem optymistycznym a pesymistycz­ nym występuje w sferze ekonomicznej, a następnie w sferze konkurencyjnej. Sfery społeczna i polityczna, są równe, a w sferze technologicznej rozpiętość jest naj­ mniejsza, Oznacza, to, że organizacja działa w otoczeniu podatnym na zmiany, które mogą zachodzić szybko i że jest ona w sposób szczególny zależna od tego otoczenia. Biblioteka musi więc dużo uwagi poświęcić sferze otoczenia, ponieważ jej stopień uzależnienia od zmian w nim zachodzących jest. duży.

Największa, rozpiętość scenariusza, najbardziej praw dopodobnego wystę­ puje w sferze ekonomicznej, następnie społecznej. N ajm niejsza rozpiętość za­ chodzi w sferze technologicznej. To wskazuje, że otoczenie, w którym działa firma jest zmienne - zarówno ekonomicznie, jak i urozm aicone społecznie.

Z tego scenariusza m ożna w yodrębnić również procesy dom inujące w otoczeniu, a więc te, które m a ją silny w pływ n a naszą organizację oraz istniejące wysokie praw dopodobieństw o ich w ystąpienia.

Opracow anie scenariuszy stanów otoczenia stwarza, możliwość poznania przyszłych ograniczeń form owania strateg ii. P ozw alają one na ocenę oto­ czenia badanej firmy, a wyniki d a ją możliwość określenia danego segm entu otoczenia, k tó ry w ym agał będzie największej uwagi i pogłębionych, d o d a t­ kowych b adań. M eto da scenariuszowa pozwala, wreszcie określić te sfery

Tabela 4. Scenariusz optymistyczny

Sfera E lem enty scenariuszy Siła w pływ u

E konom iczna Dofinansow anie na k u ltu rę

i szkolnictwo

+ 5

Poziom inflacji + 5

Inne finansowanie Biblioteki 5

Ś r e d n ia s iła w p ły w u + 5

Polityczna i praw na P olityka podatkow a + 4

Zm iany polityki rcgulująccj rząd u

+ 4

U nia E uropejska + 3

Ś r e d n ia s iła w p ły w u + 3 , 7

Technologiczne Technologia jako narzędzie

konkurencji

+ 4

W ielkopolska B iblioteka Cyfrowa + 5

Ś r e d n ia s iła w p ły w u + 4 ,5

Społeczno - dem ograficzna Zam ożność klientów + 3

Niż dem ograficzny 5

Zm iany kulturow e 3

Ś r e d n ia s iła w p ły w u + 3 ,7

K onkurencyj ne K onkurencj a + 4

D ostaw cy + 5

Nabywcy - użytkow nicy 5

Producenci produktów substytucyj nycli

3

Ś r e d n ia s iła w p ły w u + 4 ,2 5

w otoczeniu firmy, w których dom inują szanse i te, w których przew ażają zagrożenia. Pozw ala to podczas budowTan ia strateg ii - ta m gdzie w ystępu­ ją szanse - uwzględnić przedsięw zięcia ukierunkow ane n a ich w ykorzysta­ nie, a tam , gdzie przew ażają zagrożenia, zwrócić uwagę n a przedsięwzięcia zm ierzające do ich neutralizow ania.

W łaściw a in te rp re ta c ja scenariuszy um ożliw ia oszacowanie potencjal­ nych sił zachodzących w otoczeniu. M ogą one bowiem niespodziew anie w płynąć n a działalność organizacji tw orząc nieprzew idziany scenariusz.

W ykorzystanie m eto d analizy strategicznej w bibliotekach niesie ze sobą nie tylko możliwość właściwego rozpoznania ich pozycji strategicznej, ale przede w szystkim pozw ala n a lepsze dostosow anie się do otoczenia, w którym znaczącą, jeśli nie najw ażniejszą, rolę p ełn ią odbiorcy usług biblioteczno-inform acyj nycli.

Tabela 5. Scenariusz pesymistyczny

Sfera Elem enty scenariuszy Siła w pływ u

Ekonom iczna D ofinansow anie n a k u ltu rę

i szkolnictwo

-3

Poziom inflacji -5

Inne finansow anie Biblioteki -5

Średnia siła w pływ u -4 ,3

P olityczna i praw na P olityka podatkow a -4

Zm iany polityki regulującej rządu

-2

U nia E uropejska 0

Średnia siła w pływ u -3

Technologiczne Technologia jako narzędzie

konkurencji

-1

W ielkopolska B iblioteka Cyfrowa -1

Średnia siła w pływ u -1

Społeczno-dem ograficzna Zam ożność klientów -1

Niż dem ograficzny -5

Zm iany kulturow e -3

Średnia siła w pływ u -3

K onkurencyj ne K onkurencja -4

D ostawcy -5

N aby wcy-uży t kownicy -5

Producenci produktów substytucyj nych

-3

Tabela 6. Scenariusz najbardziej prawdopodobny

Sfera E lem enty

scenariuszy Prawdo­ podobieństwo Negatywna siła wpływu Pozytywna siła wpływu

E konom iczna D ofinansow anie n a

k u ltu rę i szkolnictwo 0,7 -1 Poziom inflacji 0,5 -5 Inne finansowanie Biblioteki 0,4 + 5

Średnia siła w pływ u -3 + 5

Polityczna i praw na P olityka

podatkow a 0,5 -4 Zm iany polityki regulującej rządu 0,4 + 1 U nia E uropejska 1 3

Średnia siła w pływ u -4 + 2

Technologiczne Technologia jako

narzędzie konkurencji 0,6 + 4 W ielkopolska B iblioteka Cyfrowa 0,5 + 2

Średnia, siła w pływ u 0 + 3

Społeczno-dem ograficzna

Zamożność klientów

0,4 + 2

Niż dem ograficzny 0.5 -2

Zm iany kulturow e 0,4 + f

Średnia siła w pływ u -2 + 1 ,5

K onkurencyj ne K onkurencja 0,5 + 4 D ostaw cy 0,4 + 2 N abyw cy - użytkow nicy 0,8 + 2 P roducenci produktów substy tucyj ny ch 0,7 -1

H C O T jł Ł O N CÖ CÖ 2 5 .. О , ej й й d

д

^

8 I

'К

S § м 6 й d N О § о й u 73 s й 2 й О I л О ё a S Q J О н СО -Й ^ r i ^ ^ ,£ .JE ._ £ ^о сл сл сл т а~1 H ( N с о ^ ю D A M IA N W O JC IŃ S K I

A r tu r J a z d o n

O u ts o u r c in g in lib r a r ie s

T he te rm “outsourcing” has recently becom e a lively buzzw ord b o th in th eo retical w ritings and in m anagerial p ractice in all business organizations. O utsourcing has been defined as “an o rganization co n tractin g w ith an ex tern al source to supply a p ro d u ct or service which was previously supplied from w ithin th e organ izatio n 1’. T he article, providing m any references to th e lite ra tu re on th e su b je ct, discusses th e advantages and disadvantages of outsourcing provisions. O n th e basis of rel­ evant experiences from libraries outside P oland, a question is raised as to th e sig­ nificance and usefulness of outsourcing in th e m odern lib rary p ractice in Poland. Econom ic realities in th is country, p o in ts o u t th e a u th o r, will m ake all th e in ter­ ested p arties im plem ent th is m eth o d of m anagem ent sooner or la te r as outso u rc­ ing helps m odern research lib rary to m eet th e m ore and m ore varied and refined ex p ectatio n s of lib rary users w ith o u t considerable financial outlays.

P io t r K a r w a siń sk i

L ib ra ry m is s io n — c h a lle n g e s — g o a ls — ta s k s . A n a t t e m p t a t fo r m u la tin g t h e m is s io n s t a t e m e n t for P o z n a ń U n iv e r s it y L ib ra ry

T he article a tte m p ts a t form ulating a d raft docum ent - a ratio n ale and a m ission sta te m e n t for P oznań U niversity Library. As in its essence such a docum ent should tak e into consideration m any factors, th e a u th o r briefly describes th e h isto ry of th e Library, its collections, space conditions and perspectives for developm ent in th e near future. Having all those factors considered, th e a u th o r tries to form ulate a d raft m ission sta te m e n t for th e L ibrary which, in a u th o r’s intention, should be a m ate rial for open discussion preceding its final form ulation.

S ta n is ła w a K u r e k -K o k o c iń sk a

B ib lio g r a p h y o f W ie lk o p o ls k a a n d Ł ó d ź.

W it h in t h e r a n g e o f in te r e s ts o f B o le s ła w S w id e r sk i

Bolesław Swiderski was first and forem ost a b rillian t bibliographer and a person m uch involved in various activities w ith in th e lib rary com m unity. T he article dis­ cusses in a d etailed way his research works on regional bibliography. A detailed analysis of p a rtic u la r volum es of th e Bibliography o f the W ielkopolska and th e B ib­

liography o f Łódź, ed ited by th e professor, m akes it possible to tra c e dow n th e proc­

ess of shaping th eo retical concepts influencing th e works on regional bibliography. Nowadays, th e procedures worked o u t a t th e tim e are tre a te d by bibliographers as a valuable p a tte rn to be followed in works on sim ilar bibliographies th a t are frequently published in Poland.

D a m ia n W o jc iń s k i

M a r k e t e c o n o m y t o o ls a n d t h e library. T h e e n v ir o n m e n t a n a ly sis

Non-profit organizations, including libraries, operating w ithin th e m arket economy function in external environm ents called m acroenvironm ent th a t combines economic,

includes, in te r alia, suppliers, purchasers, agents, com petitors, groups of interests and various com m unities influencing th e o p era tio n of an organization. J u s t like com panies looking for profit, libraries should m ake use of th e tools available for m odern econom y to evaluate th e environm ent w ithin w hich th e y function. L ib rar­ ies are encouraged to ad o p t and utilize th e tools specially m ade to m ake strateg ic m anagem ent, analysis, planning or o rganization easier.

D a m ia n W o jc iń sk i

S W O T a n a ly s is as t h e a s s e s s m e n t o f s t r a te g ic p o s itio n , t h e c a se s t u d y o f P o z n a ń U n iv e r s it y L ib ra ry

SW O T analysis is a strateg ic p lanning tool to evaluate strateg ic analysis of a com­ pany. It is used for exam ining th e synergy of th e environm ent an d th e in tern al stru c tu re of th e firm, and allows th e firm to act quickly, tak e advantage of o p p o rtu ­ nities before com petitors do. and respond to environm ental th re a ts. It also identi­ fies ex tern al and in tern al factors of th e environm ent and describes th e ir influence up o n th e developm ent of th e firm.

To be successful, libraries and o th er non-profit organizations should p u t em pha­ sis on th e m arket and consum ers in a p a rtic u la r way so th a t n o t to violate in any way th e public interest. To achieve th a t, th e tools used in strateg ic analysis for business organizations, and SW O T analysis in p articu la r, are very helpful and a p p ro p riate as one of th e ways to use SWTO T analysis is a possibility to provide th e answ er on th e strateg ic position of th e firm.