Analiza efektywności modułu sprzedaży w systemie Digitland Enterprise

Pełen tekst

(1)2004. Krzysztof Woźniak Katedra Procesu. Zarządzania. Analiza efektywności modułu sprzedaży w systemie Digitland Enterprise 1. Uwagi. wstępne. Większość wspó!czesnych przedsiębiorstw wykorzystuje różnorodne systemy informatyczne wspomagające prowadzenie bieżącej działalności. W spomnieć tutaj można o powszechnie wykorzystywanych systemach finansowo-księgowych, wspomagania sprzedaży i gospodarki magazynowej, wspomagania produkcji, kadrowo-płacowych i innycll. Powstawanie i wdrażanie tych systemów wynikało z konieczności sprawniejszego realizowania podstawowych funkcji przedsiębiorstwa, które decydowały o jego konkurencyjności na rynku. Zwiększanie liczby systemów informatycznych i zakresu wspomaganych dziedzin działalności powodowało coraz więcej problemów powstających na styku pomiędzy różnorodnymi ich rodzajami, wspomagającymi odmienne dziedziny działałności. Problemy te wpłynęły na podjęcie szeregu działalI, mających na celu integrację dziedzinowych systemów informatycznych w jeden spójny system informatyczny, wspomagający zarządzanie przedsiębiorstwem. Celem artykułu jest charakterystyka i diagnoza modułu sprzedaży systemu informatycznego przeprowadzona z punktu widzenia realizacji potrzeb użyt kownika, klienta i dostawcy. Diagnoza ta powinna być prowadzona z uwzględ nieniem różnorodnych kryteriów, np.: kosztów, efektywności, czasu, jakości i innych istotnych dła konkretnego przypadku. Przykład zawarty w artykułe obejmuje analizę wybranej dziedziny działałności przedsiębiorstwa przed wdrożeniem i po wdrożeniu zintegrowanego systemu informatycznego. W artykule przedstawiono ogólni) metodykę badaJ\ diagnostycznych wraz z przykładowymi kryteriami oceny. Dokonano identyfikacji systemu sprzedaży w przedsiębiorstwie oraz określono miejsce wspomagania informatycznego w tym systemie. W kOl\cowej części artykułu zaprezentowano wyniki analiz dokonanych w trakcie badaJ\ empirycznych w przedsiębiorstwie..

(2) Krz)'szr(~f Woźniak. 2. Metodyka. badań. diagnostycznych. Celem badali jest diagnoza funkcji użytkowych systemu Digitland Ellterp/'isprzedaży firmy Tobacco Trading International Poland Sp. z 0.0. (TTI). Analizy prowadzone przed wdrożeniem systemu informatycznego w firmie miały na celu wybór najlepszego rozwiązania, uwzględniającego wiele aspektów. Oprócz przeglądu spełnianych funkcji użytkowych w zakresie sprzedaży brano również pod uwagę inne dziedziny, takie jak księgowość, gospodarka. se wspomagających pracę dzialu. magazynowa, wspomaganie zarzqdzania. Bardzo istotne znaczenie mialy. też. koszty rozwiązania. Stąd nie wszystkie zadania mogą być spełniane przez system w taki sposób, jakby życzyli sobie tego użytkownicy. Jest to zasadniczy problem dotyczący wszystkich standardowych systemów, które nie zostaly dostosowane do specyficznych potrzeb konkretnego przedsiębiorstwa. Proponuje się następujące etapy badali diagnostycznych: I) określenie celu i przedmiotu badania, 2) opracowanie kryteriów oceny, 3) określenie stanów wzorcowych dla poszczególnych kryteriów, 4) sformułowanie wniosków diagnostycznych, 5) projektowanie usprawnieli . Okl'eślenie celu i przedmiotu badania powinno polegać na dokladnym zdeFiniowaniu celu i zakresu badali oraz określeniu, co będzie obiektem badali. Wlaściwie określony cel badmi powinien dotyczyć aspektów: ekonomicznych (np. redukcja kosztów transakcji), jakościowych (np. zmniejszenie liczby blęd nych dokumentów) i czasowych (np. w okresie I roku). Zakres badania może dotyczyć całego systemu, wybranej grupy modułów bądź tyłko jednej realizowanej funkcji. Właściwie sformułowany cel badali pozwala zawęzić obszar poddawany analizie, dzięki czemu możliwe jest zmniejszenie nakładu pracy na przeprowadzenie badali. Kryteria oceny, które bierze się pod uwagę, powinny w możliwie pełny sposób pozwolić na ocenę badanego systemu. Kryteria oceny wynikają bezpośred nio z okreśłonego wcześniej celu badania, zakresu i przedmiotu badania. Jako przykłady kryteriów oceny systemów informatycznych można podać: szybkość realizacji zamówienia, czas potrzebny na wystawienie dokumentu sprzedaży, liczbę błędnie wystawianych dokumentów, liczbę funkcji wspomaganych systemem informatycznym, koszty ekspłoatacji, koszty teletransmisji. Stany wzorcowe kryteriów można określać w sposób ilościowy bądź jakościowy. W wypadku potrzeby opracowywania zagregowanych wskaźników do oceny i porównali całych systemów nałeży stosować miary ilościowe, a mimy jakościowe sprowadzać clo wartości liczbowej stosując metody, takie jak np. ocena punktowa. Przy opracowywaniu stanów wzorcowych kryteriów można posługiwać się dostępnymi opracowaniami teoretycznymi, doświadczeniem lub potrzebami przedsiębiorstwa..

(3) Analiza. . modulu. Tabela l. Kryteria oceny funkcji Realizowana funkcja. użytkowych. systemu informatycznego. Kryteria oceny Ucdnostka miary). A. Prz.yjmowanic zamówicli od klientów. . Czas poświęcony na skontrolowanie stllllulllagazynowego zamawianych pozycji towarowych (sek./pozycję) 2. Liczba blędnie zrealizowanych zamówicli (lYo ogółu) 3. Czas poświęcony na sprawdzanic cen towarów (sek.lpozycję) 4. Czas poświęcony lHl obliczenie podsumowania wmtościowcgo zamówienia (min). B. Nadzór nad. l. Czas. sianem wlos-. poś\Vhrcony. towarowej. na skontrolowanie stulllllllugazynowcgo danej pozycji. (sck.lpozycj~). nego magazynu 2. Czas poswi(fcony na przesiedzenie historii obrotów towarowych dOlycz:)cych danej pozycji townrowcj (mill/pozycj~). C. Wystnwianic faktur dla klientów. J. Czas poświęcony na wypclnicnic faktury pozycjami towarowymi (sek.lpozycjli) 2. Czas pośwh;cony na podsumowanie wartościowe, obliczcnie podatku (min) 3. Liczba błędnic pOdsulllowunych faktur (% ogółu) 4. Liczbu f,lktur korygujących wystawianych w związku z błędami sprzcdawców (:-;zl.lmiesiąc). 5. Koszt wystawicniajcdncj faktury (zl) 6. Liczba miesięcznic wystawianych fuktur sprzedaży (szt.) 7. Średnia liczba pozycji nsortymentowych na fakturze. D. Przekazywa- 1. Częstotliwość przekuzywania dokumentów do centrali (dni) nie dokumentów 2. Koszty przesyłanin dokumentów (zl/miesi'jc) dotyczących 3. Maksymalne opóżnienie w dostępie do informacji dotycz:jcych obrotu. obrotu towarowego do centrali. E, Tworzenie zbiorczych. towarowego (dni) I. Częstotliwość tworzeniu i przekazywania zbiorczych raportów 2. Czas przygotowania zbiorczego raportu sprzedaży (min). sprzedaży. (dni). raportów sprzcduży. F. Tworzenie raportów doty-. l. Częstotliwość tworzenia i przekazywania rap0l1ów prac (<Ini) 2. Czas przygotowania raportu prac (min). czących. liczby przcjccJH\nych kilometrów i odwiedzonych klientów. G, Rozliczanie si~ ze zrealizowanych transakcji i pozostale operacje. l. CZilS poświęcony nn wystawiunie dokumentów kosowych (sekJdoklllllent) 2. Czas poświęcony na podsumowanie i sprawdzenie stanu gotówki w kusie (min) 3. Czas poświęcony nu sprawdzenie stanu zadłużenia klicntn (min) 4. Pr7.ygotowunic przelewu wpłaconej gotówki na konto centrali firmy (min). Żródło: opracowanie własne.. Sformulowanie wniosków diagnostycznych jest efektem pomiaru, czyli określenia istniejącego stanu na podstawie opracowanych kryteriów. Odbywać się on może z wykorzystaniem narzędzi pomiarowych, takich jak: obserwacja bezpośrednia, analiza dokumentacji, eksperyment. Ważnym narzędziem pomiarowym jest ankieta lub wywiad przeprowadzane wśród pracowników i kierownictwa..

(4) Krz)'sz/tJf Woźniak Następnie należy porównać wyniki pomiarów z wartościami wzorcowymi badanych kryteriów, co pozwoli na ustalenie punktów rozbieżności wskazujących, gdzie występują problemy w eksploatowanym systemie, Przy porównywaniu wyniki pomiarów i wielkości wzorcowe należy zestawić w jednej tabeli, co ulatwi prowadzenie porówmui i późniejsze formulowanie wniosków, W tym punkcie następuje również uzasadnienie ewentualnych rozbieżności ze stanem wzorcowym, a czasami także konieczne jest zmodyfikowanie wartości wzorcowych, jeżeli okazałoby się, że ich poziomy były opracowane niewtaściwie, Wynikiem analizy powinien być projekt usprawnieli, w wypadku zintegrowanego systemu informatycznego mogą to być modyfikacje konfiguracji sprzętu lub oprogramowania, Projekt powinien wynikać z przeprowadzonej wcześniej analizy rozbieżności i dotyczyć aspektów o największym znaczeniu dla funkcjonowania firmy, Usprawnienia mogą prowad z ić do zmian woprogramowaniu, W wypadku oprogramowania standardowego postulaty tych zmian wprowadzane są przez firmę programistycznie, jeżeli ich wprowadzenie jest pożądane dla innych jej klientów, Jeżeli zmiana ma dotyczyć tylko jednej firmy, to jej wprowadzenie wiąże się z dużymi kosztami, Do celów budm\ diagnostycznych przyjęto następujqce grupy kryteriów podzielonych według interesujących nas funkcji realizowanych przez przedstawicieli handlowych, Kryteria te zaprezentowane zostaly w tabeli l,. 3. Identyflkacla. modułu. sprzedaiy. Nadrzędnym celem działalności handlowej jcst utrzymanie maksymalnie dużego przepływu towarów, Efektem wysokiego przepływu dóbr jest niski stan. zapasów magazynowych, a tym samym obniżenie wielkości zamrożonego kapitału zainwestowanego w magazynowane towary, Aby osiągnąć powyższy cel, należy [Informatyka"" 1998, s, 45]:. -. skrócić. czas realizacji zamówieI1,. - zamówienia realizować we właściwym czasie (bez wyprzedzeIi i opóźnień), - zamówienia realizować we właściwych ilościach (dostosowane do przewidywanego zapotrzcbowania), Spełnienie powyższych warunków decyduje o jakości systemu informacyjnego w firmie, System zarządzania finną Digitland Elllerprise jest zintegrowanym systemem informatycznym wspomagającym prowadzenie bieżącej dzialalności operacyjnej, zarządzanie operacyjne oraz zarządzanie strategiczne w przedsiębiorstwie, Integracja systemu opiera się na zasadzie, że każdy dokument wprowadzany jest do systemu tylko jeden raz, a dostęp do niego maj!) wszyscy w zakrcsie posiadanych uprawniell, Cechą charakterystyczną jest tu wzajemne przenikanie się wspólpracujących modulów, Zapcwnia on obslugę firmy począwszy od dokumentów wejściowych, poprzez dokumenty obrotu magazynowego, dokumenty księgowe, rachunki zysków i strat, bilans, zestawienia menedżerskie, aż.

(5) r. sprzedaży." ~ ----~~--------~~--~----------------------~ Analiza efektywllo,rei modu/u. po rachunek wskaźników ekonomicznych. Posiada on możliwości tworzenia rozbudowanych i konfigurowalnych przez użytkownika raportów. W zakresie wspomagania prac dzialów sprzedaży system Digitlalld EIl/erprise umożliwia: - planowanie, śledzenie i gospodarowanie zapasami magazynowymi, - monitorowanie wspólpracy z kontrahentami, - wielowariantową obslugę sprzeduży, - prowadzenie obslugi kas i banków, - prowadzenie rozliczel\ międzyoddzialowych, - analizę rozliczell i nadzór nad poziomem zadlużenia kontrahentów, - wykonywanie analiz sprzedaży w różnych przekrojach i inne. System działa z wykorzystaniem bazy danych Oracle, co umożliwia pobieranie danych z systemu do zewnętrznych narzędzi raportujących, np . Excel, czy narzędzi do wyspecjalizowanych analiz ekonomicznych, takich jak np. hurtownie danych. Powiązania pomiędzy modulem sprzedaży i bazami danych systemu informatycznego przedstawiono na rys. l.. Rejestr towarów. Zobowiilzanin i należności. Księga główna. Rejestr VAT. o -. en. przckflzywflllc dane (dokumenty). -modu ły progrnlllowc ~. Rys. I. Umiejscowienie modulu Żródlo: opracowanie wlasne.. c=o -. O -podm iot}'. billy danych. zcwnClri'.nc. jlowi1lzflIlia infoi1ll1\cyjllc. sprzedaży. w zintegrowanym systemie inFormatycznym.

(6) Krzysztof Woźniak. Zakres przekazywanych informacji pomiędzy modułem sprzedaży a poszczególnymi bazami danych zintegrowanego systemu informatycznego jest następujący:. l - charakterystyka towaru, stan magazynowy, cena, rabaty, opakowanie, daty dostaw, informacje promocyjne itd., 2 - stan płatności, zadłużenic kontrahentów, możliwość udzielcnia kredytu kupieckiego, limit kredytowy itd., 3 - zapisy na kontach księgowych, zapisy analityczne i syntetyczne, rejestracja wszystkich operacji gospodarczych dla celów sprawozdawczości wewnętrznej i zewnętrznej, 4 - rejestracja obrotu gospodarczego dla celów rozliczania podatku V AT. Wyniki przedstawionych badml są efektem doświadczell nabytych w trakcie prac wdrożeniowych w firmie ITI Sp. z 0.0. Firma zajmuje się dystrybucją akcesoriów związanych z przemysłem tytoniowym na terenie całej Polski. Spółka reprezentuje - na zasadach wyłączności - takie firmy, jak: - niemiecka fabryka tytoni fajkowych Ałois Poeschl Tabakfabriken, - belgijska fabryka tytoni papierosowych Tabakbedrijf Stubbe I1.V., - belgijska fabryka cygar i cygaretek Vandermarliere, - niemiecka fabryka zapalniczek Tokai Seiki GmbH, - firmy Denicotea GmbH i Mict'es, od których importuje fajki, akcesoria do fajek i bibułki papierosowe. W firmie zatrudnionych jest 21 osób w dwóch głównych działach: dział sprzedaży - zatrudniający dyrektora, podległych mu lokalnych przedstawicieli firmy w różnych miastach Polski (13 osób) i magazynierów magazynu ccntralnego w Krakowie (2 osoby), oraz dział księgowości, w którym zatudnione Si]: główna księgowa i księgowa, specjalista ds. marketingu i kontroli nałeżno ści oraz sekretarka.. Procedury sprzedaży. Towar sprzedawany jest przez przedstawicieli handlowych (zatrudnionych w różnych miastach Połski), z których każdy obsługu je określony region kraju. Klienci firmy to przede wszystkim przedsiębiorstwa sprzedające hurtowo i detalicznie wyroby tytoniowe. Przedstawiciel handlowy obsługuje wszystkich potencjalnych klientów w swoim regionie. Jeżeli klient zglasza chęć zakupu, towar przekazywany jest na miejscu, a faktura sprzedaży wystawiana jest ręcznie również na miejscu. W wypadku gdy towaru brakuje w magazynie - sprzedawca kontaktuje się z magazynem centralnym i zamawia brakujące towary. Jeżeli zamówienie przekracza pewną wielkość, to realizowane jest ono bezpośrednio z magazynu centralnego. Szczególowy zakres obowiązków sprzedawcy można scharakteryzować w następujących punktach: - obsluga klientów - sprzedaż towaru (van selling), - przyjmowanie zamówień od klientów, - nadzór nad stanem własnego magazynu, - przyjmowanie towam na stan swojego magazynu,.

(7) Analiza eJektywl1o,fei modulu. sprzedaży .... - wystawianie faktur dla klientów, - przyjmowanie towaru wraz z dokumentem MM, - przekazywanie faktur sprzedaży raz w tygodniu do centrali , - przekazywanie faktur kosztowych raz w tygodniu , - tworzenie zbiorczych raportó w z tygodnia s przedaży (dotyczącyc h klientów , lowarów), - tworzenie raportów dotyczących liczby przejechanych kilometrów i odwiedzonych klientów, - rozliczanie się ze zrealizowanych transakcji, - rozliczanie magazynu.. Przed wprowadzeniem komputerowego systemu wspomagania działalności występowaly narastające problemy operacyjne, wpływające na sprawność działania przed s iębiorstwa i utrudniające za rządzanie nim. W zakresie obsługi sprzedaży byly to następujące niedogodności: - opóźnienie w dostępie do informacji (faktl1l'Y sprzedaży przesyłane są raz w tygodniu w piątek za caly tydzie/l, w centrali są one w poniedziałek lub we wtorek i dopiero wówczas S'l wprowadzane do komputera), - konieczność wprowadzania faktur do komputera po ich wystawieniu, a następnie sprawdzanie poprawności wprowadzenia, co jest bardzo pracochłonne, - brak możłiwości tworzenia raportów o sprzedaży w różnych przekrojach: według towarów, terenu, odbiorców, sprzedawców , - ognmiczone możliwości obliczania wskaźników magazynowych, finansowych itd. , - brak możliwości prognozowania (przewidywania) potrzeb towarowych na podstawie danych historycznych i interpolacji trendu , - brak wystarczającego komfortu pracy związan ego z posiadanym sprzętem i oprogramowaniem, co pow odowa ło występowanie dużych opóźniell. Probl emy te s powodowały podjęcie decyzji o wdrożeniu zi ntegrowanego systemu komputerowego, wspomagającego zarządzanie przedsiębiorstwem. Po przeanalizowaniu dostępnych na rynku produktów i ofert firm komputerowych wybrano system Digitland Ellterprise firmy Digitl ancl z Krakowa.. 4. Wyniki analizy System Digitland En/erprise działa w firmie TII Sp. z 0.0. od sześciu miesięcy, dzięki czemu możliwe było przeprowadzenie wstępnej oceny jego działania w sferze wspomagania pracy d ziału sprzedaży. Charakterystyka pracy dzialu sprzedaży zobrazowana została na rys. 2, gdzie zaprezentowano komputerowo wspomaganą procedurę sprzeda ży. Po wprowadzeniu komputerowego systemu wspomagania działalności wyeliminowano wiele problemów operacyjnych, wpływających na sprawność działania przedsiębiorstwa i utrudniających zarządzanie nim. Wśród efektów wprowadzenia systemu można wymienić m.in .:.

(8) ,I' n. Krzysztof Woźniak. stan lIH111aZ)'I1\lWy. C7.y kliem. uk,.:cpllljc IVHrlnsć. Tak. sl"'tlS klicUla. Wyhór. Czy klient jest solidny. fllrmy Jllull\(\~d. Nic. Gotówka. < klientCzyl.apliKO!. /<-_____. TlIk _ _ _ _ _. lllJliJwką. Nic. Wystawienie KP. (kJI;u1l1~l1ltl. Klient. -. c::::J -. - przcpl)'w pro\:csII inFnrm:u:ji. upemcje WSpOl1lilg:lIlC. ]lW~1.. c=n - !mz)' danych. system infmtllillycl.lIY. 'eJ - Ill'cmcjc wykullywnl1c r"cluk. CJ - pl.umiuly I.cwn~lrznc Rys. 2. Przebieg typowej procedury Zródło:. sprzedaży. w firmie 'ITI Sp. z 0.0.. opracowanie własne.. - eliminację opóźnienia w dostępie do informacji - faktury sprzedaży i dokumenty płatności owe przekazywane są do centrali codziennie z wykorzystaniem teletransmisji, - brak konieczności podwójnego wystawiania faktur (ręcznie i komputerowo). co wyeliminowało większość pomyłek,.

(9) Analiza. efektywl1o~~ci. modulll. Tabela 2. Ocena pracy Digitiand Entel1Jrise. sprzedaży .... działu sprzedaży. przed. wdrożeniem. i po. wdrożeniu. A.I A.2 A.3. sek.lpoz. % ogółu sek.lpoz.. 60 10 20. 20 O 5. A.4. min. 2-5. O. 60. 15 2. --------. e.1 e.2. sek.lpoz.. min/poz.. "'_._._..-,.,--_... e.3. C.4. e.5. e.6 e.7. _-"".,~"-_. sek.lpoz. min. % ogółu szt.lmies. zl szt. poz.. ..._-. 10-30. 20 2-10. 12 80. 0.50 1200 20. Po. systemu. Jednostka miary. B.2. systemu. wdrożeniu. Kryterium. B.I. Przed. wdrożeniem. systemu. lO O O. 5 1.50 1200 40. codziennie 300 2. dni zl/mies. dni. co 7 dni. dni min. co 7 dni. nic ma polrzeby. E.2. 40. nie ma potrzeby. F.1 F.2. dni min. co 7 dni 40. co 7 dni. D.I D.2 D.3. E.I. 200 10. 40. G.I. sek.ldok.. 60. 30. G.2. min. 5. G.3 G.4. min. 15 15 10. min. 1. 5. Żródlo: opracowanie własne.. tworzenia raportów o sprzedaży w różnych przekrojach: towarów, terenu, odbiorców, sprzedawców, - rozbudowane możliwości obliczania wskaźników sprzedaży, magazynowych, finansowych itd., -możliwości prognozowania (przewidywania) potrzeb towarowych na podstawie danych historycznych i interpolacji trendu, przy wykorzystaniu metody MRP, - nowy sprzęt i oprogramowanie zapewniaji) odpowiedni komfort pracy i brak opóźnieJi. -. możliwość. według. 5.. Zakończenie. W artykule przedstawiono koncepcję diagnozy funkcji użytkowej systemu informatycznego w dziedzinie wspomagania sprzedaży na przykładzie firmy handlowej, w której wdrożono zintegrowany system informatyczny Digitiand EllteljJrise firmy DigitlancJ z Krakowa..

(10) Krzysztr!f Woźniak. Mimo że system ten jest bardzo złożony i rozbudowany, nadal występują pewne niedogodności utrudniaj~lce pracę sprzedawcom. Wynikają one jednak bardziej ze specyfiki działalności firmy, metod pracy i trudności w obsłudze komputerów niż z wad wybranego systemu komputerowego. Artykuł miał na celu ukazanie zasadności prowadzenia analizy powdroże niowej zintegrowanych systemów inFormatycznych w cełu określenia eFektywności ich wdrożenia i projektowania ewentualnych usprawniel\ i przyszłej rozbudowy systemu.. Literatura Chodak G, [1999], Metodologia porównania programów gospodarki /1/agazynowej dla ma-. Iych i .~redllich firm, "Informatyka", nr 11. Informatyka ekonomicZlia [1998), pod red. E. Niedzielskiej, Wydawnictwo AE we Wrocła wiu, Wroc1aw. Jędrzejowicz P. [1998], Pomiar niezawodności oprogramowania. "Informatyka", nr 10. Kisielnicki J.. Sroka H. [1999], Systell/y i/[forll/acyjne bizneslf. Agencja Wydawnicza Placet. Warszawa. Kobyliński A. [1998], Miary oprogramowania. "Informatyka" nr 10. PopOl1czyk A. [1997]. Ocel/a efektywności wdrożenia systemu MRP 1/, "Informatyka - wydanie specjalne MRP 1997". I. An Effectiveness Analysls of the Sales Module in the Digitland Enterprise System The purposc or this afticle is to characterise and diagnosc a sales module of nn information system fromlhe perspective af mceting the needs of the user, the ellstomer and suppliers. The author carried out the diagnosis lIsing a variety af cl'iteria, e.g., costs, effectiveness, time, quality and other critm'ia important to lhe cllterprise. The ariicle is a respol1se to the laek. ar comprehensive solutions and. methodological. proposais for analysing the effectiveness of the lIse af information systems in an enterprise. The article contains a general description of the methodology for c1iagnosing the infol'matioll system together wilh a description of basic evaluation criteria, iclentification of the sales module ar the information system, and an empirical example. The example contained in the artic\e includes an analysis of how the sides system in the enlerprise is ol"gallised before and artel" implementation of the integrated information system..

(11)