Legalność informatycznego systemu rachunkowości

Pełen tekst

(1)Katarzyna Szymczyk-Madej Katedra Rachunkowo"1. Legalność informatycmego systemu rachunkowości 1. Wprowadzenie W Słowniku języka polskiego termin" legalność" jest definiowany jako zgodność z prawem. W odniesieniu do systemu rachunkowości można przez to pojęcie rozumieć stosowanie tego systemu zgodnie z przepisami Ustawy o rachunkowości z dnia 29 IX 1994 r.' (dalej zwanej "ustawą"). Ustawa jest adresowana przede wszystkim do jednostek zobowiązanych do prowadzenia ksiąg rachunkowych. Mają one prawo wyboru środków i metod ich prowadzenia,jak najlepiej przystosowanych do swoich potrzeb (pod warunkiem, że będą przestrzegać przepisy). System informatyczny rachunkowości wykorzystuje jednak nie tylko komputery, ale również oprogramowanie, dlatego przepisy ustawy skierowane są pośrednio także do producentów tego typu aplikacji. Produkty te muszą bowiem spelniać wal'Unki określone w ustawie. W przeciwnym razie jednostki odpowiedzialne za prowadzenie rachunkowości nie mogłyby ich s tosować, a co za tym idzie nie byłyby zainteresowane kupnem. Tematem niniejszego opracowania są uwarunkowania ustawowe informatycznego systemu rachunkowości (SIR), dlatego omówione tu zostaną tylko te postanowienia 'ustawy, które wiążą się z prowadzeniem rachunkowości z uży ciem komputera. Do zakresu rachunkowości ustawodawca zaliczył m.in. (art. 4, ust. 2): - prowadzenie ksiąg rachunkowych i sporządzanie na ich podstawie sprawozdań finansowych i innych, których układ i zakres informacji jest ściśle określony,. - dokonywanie okresowego ustalania lub sprawdzania (poprzez inwentaryi odpowiedniej, indywidualnej wyceny aktywów i pasywów wraz z ustaleniem wyniku finansowego, zację) składników majątkowych. I Obowiązującymi. w chwili złożenia artykułu do publikacji, tj. w 1999 r,.

(2) I. Katarzyna Szymczyk-Madej. - gromadzenie i przechowywanie sprawozdań finansowych, ksiąg rachunkowych i innej dokumentacji przewidzianej ustawą przez określony czas. Przepisy ustawy mają zastosowanie do tych systemów komputerowego przetwarzania danych, które w całości bądź tylko w części realizują wymienione powyżej funkcje, bez względu na to, z jakich technik czy technologii korzystają· W związku. z pojawieniem się nowych zagrożeń bezpieczeństwa danych dla środowiska komputerowego, przepisy ustawy określają szczególne wymagania stawiane informatycznym systemom rachunkowości. Przepisy te będą dalej prezentowane z uwzględnieniem obowiązujących w rachunkowości zasad. właściwych. 2. Prowadzenie kslqg rachunkowych w Informatycznym systemie rachunkowości 2.1. Uwagi ogólne Księgi rachunkowe zostały określone w ustawie (art. 3, ust. 7) jako zbiory zapisów księgowych. Biorąc pod uwagę taką definicję ksiąg, można je podzielić na trzy rodzaje: - dziennik, w którym zapisy uporządkowane są chronologicznie (dzień po dniu), - księgę główną wraz z zestawieniem jej obrotów i sald - zapisy, zachowując chronologię, uporządkowane są systematycznie (zgodnie z przewidywanymi w planie kontami syntetycznymi), - księgi pomocnicze wraz z zestawieniami ich sald - są one tworzone stosownie do potrzeb informacyjnych jednostki lub wymagań przepisów prawa. Zawarte w nich zapisy są uporządkowane systematycznie, dzięki czemu uzyskuje się efekt uszczegółowienia informacji pochodzącej z księgi głównej (art. 16, ust. l). Księgi rachunkowe są prowadzone dla każdej organizacyjnie wyodrębnio nej jednostki oraz dla każdego roku ohrotowego. Z art. 13, ust. 2 ustawy wynika, że bez względu na fizyczną postać ksiąg powinny one być trwale oznaczone nazwą danej jednostki oraz zrozumiałą nazwą rodzaju księgi, a także wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego, natomiast w wypadku wydruków komputerowych, także co do miesiąca i daty ich sporządzenia. W technice komputerowej zapisy księgowe tworzą zbiory danych, dzięki którym później można uzyskiwać informacje o różnych przekrojach. W ustawie dokładnie nie zostalo sprecyzowane, w jaki sposób mają być zorganizowane te zbiory na komputerowych nośnikach danych. Wymagane jest jednak, aby zbiory te zawierały wymienione wart. 13, ust. 2 parametry, oznaczające księgę rachunkową. Istnieje również wymóg, aby programy komputerowe wykorzystywane w rachunkowości umożliwiały sporządzanie, w określ 0-.

(3) rachunkowości. nym ustawowo czasie, ksiąg rachunkowych, mających postać znaną wszystkim księgowym. Wykorzystywane oprogramowanie ma również gwarantować odrębność zbiorów danych dotyczących różnych jednostek gospodarczych czy też lat obrotowych. Dzięki takiej organizacji zapobiega się powstawaniu zbiorów danych, zawierających zapisy dotyczące innychjednostek2 i lat'. 2.2. Otwarcie i. zamknięcie ksiąg. rachunkowych. Art. 12 ustawy określa termin otwierania i zamykania ksiąg rachunkowych. Przepisy dotyczące tej kwestii są jednakowe zarówno dla ksiąg rachunkowych prowadzonych w tradycyjny sposób, jak i dla ksiąg wykorzystujących informatyczny system rachunkowości. Z momentem otwarcia ksiąg rachunkowych związany jest wymóg (art. 15. ust. l) wprowadzenia na konta księgi głównej sald początkowych aktywów i pasywów, które muszą być zgodne z saldami tych kont na dzień zamknięcia ksiąg roku poprzedniego. Otwarcie ksiąg rachunkowych będzie przebiegało inaczej dla pierwszego roku dzialania SIR, a inaczej dla wszystkich następnych lat. W wypadku pierwszego roku funkcjonowania można wyróżnić dwie sytuacje uzależnione od terminu wdrożenia komputerowego systemu przetwarzania danych: - system zostal wdrożony przed rozpoczęciem roku obrotowego - do zbiorów danych wprowadzane są ręcznie salda początkowe kont bilansowych, - system zostal wdrożony w trakcie roku obrotowego - aby zapewnić uzyskanie na koniec roku pełnych obrotów oraz sald należy oprócz sald początko wych wprowadzić również obroty za okres od początku roku do dnia, kiedy rozpoczęto stosowanie SIR. Zarówno w pierwszym,jak i w drugim wypadku istnieje wymóg, aby oprócz sald kont bilansowych na początek roku obrotowego wprowadzone byly również salda kont wynikowych. Obowiązek ten jest rezultatem sformułowania znajdującego się wart. 47, ust. 14 , który narzuca wykazywanie w rachunku zysków i strat danych dotyczących roku bieżącego i poprzedniego. W sytuacji kiedy komputerowy system przetwarzania danych funkcjonuje w przedsiębiorstwie przez okres dłuższy niż ł rok, bilans otwarcia sporządzany jest automatycznie'. Ustawodawca wart. 20, ust. 5, pkt 2 dopuści! taką możli2 Jest to szczególnie ważne np. dIn biur rachunkowych prowadzących ksi/;gowo Sć kilku podmiotów gospodarczych. 3 Zasada ta znajduje wykorzystanie w ramach jednej jednostki, gdyż do chwili zatwierdzenia spmwozdania finansowego za rok bieżqey, zbiory za wierające dane poprzedniego roku należy utr zy mywać równocześnie z danymi roku bieżącego, 4 "W rachunku zysków i strat wykazuje się oddzielnie przychody. koszty, zyski i straty Ilndzwy~ czajnc oraz obowiązkowe obciążenia wyniku finansowego za bieżący i poprzedni rok obrotowy", s Możliwość taką zapewniają już w zasadzie wszystkie programy finansowo-ksiCgowc. Za pośrednictwem komputerowych nośników dane przenoszone są z k s iąg roku zakończonego na konta nowego roku celem jego otwarcia, Sposób ten jest o wiele mniej pracochłonny niż rcczne wprow.dzanie sald. Trudniej też o pomylkę osoby obsługującej sprzęt..

(4) I. Katarzyna Szymczyk-Madej. wość pod warunkiem jednak, że stosowane oprogramowanie zapewni kontrolę poprawności i kompletności danych. Z momentem zamknięcia ksiąg wiąże się obowiązek uniemożliwienia wprowadzania do nich jakicbkolwiek zapisów księgowych. Wyjątek stanowi. sytuacja, w której przed zatwierdzeniem sprawozdania finansowego ujawnione zdarzenia, które' w istotny sposób na to sprawozdanie mogą wpłynąć, wtedy zgodnie z art. 54, ust. 1 należy dokonać odpowiednich zapisów w księ gach roku obrotowego, którego sprawozdanie dotyczy. Oprogramowanie wykorzystywane w rachunkowości musi taką możliwość zapewniać, aby być w pełni zgodnym z przepisami prawa. zostaną. 2.3. Zapisy w. księgach. rachunkowych. Zapisy w księgach rachunkowych muszą być dokonywane w języku polskim oraz w polskiej walucie (art. 9). Zapis może być wprowadzony wyłącznie na podstawie dowodu księgowego stwierdzającego dokonanie operacji gospodarczej, w miesiącu, w którym operacja ta miała miejsce (art. 20, ust. l). Zapis księgowy powinien zawierać co najmniej (art. 23, ust. 2): - datę dokonania operacji, - określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego, stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji, - zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji, z tym że należy posiadać pisemne objaśnienia treści skrótów lub kodów, - kwotę zapisu. Zakres danych ustalony ustawowo wydaje się zrozumiały. Największe problemy mogą się wiązać z punktem dotyczącym zrozumienia tekstu. Poprawne zakodowanie treści poszczególnych zapisów, tak aby pozostały one zrozumiałe,jest czynnością trudną. W wypadku programów finansowo-księgowych musi być na to, oczywiście, przewidziane odpowiednie pole. Gdy mamy do czynienia z prowadzeniem księgowości przy użyciu komputera, lista czterech składników zapisu księgowego musi zostać wzbogacona o jeszcze trzy pozycje. W art. 23, ust. 5 wymieniono: - automatycznie nadany numer pozycji, pod którą zapis został wprowadzony do dziennika, - informacje pozwalające na ustalenie programu wprowadzania danych, - dane osoby zlecającej wprowadzenie zapisu do ksiąg. Dwa pierwsze punkty są jasne oraz dosyć proste do urzeczywistnienia. Problematyczna natomiast jest kwestia osoby zlecającej czynność wprowadzenia zapisu. Wydaje się, że osobą taką jest ktoś odpowiedzialny za prowadzenie ks'iąg rachunkowych, a skoro tak, to bezcelowe jest wprowadzanie danych tej osoby, każdorazowo, przez różnych operatorów. Druga interpretacja tego przepisu zaklada możliwość podziału odpowiedzialności na osoby zlecające zapis.

(5) Legalllos'ć. informatycznego systemu. rachunkowości. I. i wprowadzające zapis. Dzięki temu różnym osobom nadawane są stosowne zakresy odpowiedzialności i uprawnień. Zapisy w księgach rachunkowych komputerowego systemu przetwarzania danych mogą być dokonywane w następujący sposób: - ręcznie, jeśli zapis wprowadzany jest do systemu po raz pierwszy, - za pośrednictwem komputerowych nośników danych, pomiędzy różnymi zbiorami danych, jeśli zapis pojawił się już w systemie, ale następuje konieczność przeniesienia go pomiędzy poszczególne moduły (art. 20, ust. 5, pkt l), - za pośrednictwem urządzeń łączności lub magnetycznych nośników danych, gdy ich źródłem są oddalone stacje nadawcze bądź wyodrębnione bezpośrednie systemy gromadzenia lub przetwarzania danych - warunkiem uznania takiej operacji technicznej za zgodną z przepisami jest umożliwienie identyfikacji źródła pochodzenia zapisu w zbiorach, w których dokonany został on po raz pierwszy (art. 20, ust. 5, pkt 2). Rozwiązania drugie i trzecie świadczą o otwarciu ustawodawcy na postęp techniczny. Dając jednak nowe możliwości, ustawa ustala również przestrzeganie nowych, związanych z nimi obowiązków. Poniżej przedstawiono najważniejsze, zdaniem autorki, problemy związane z wprowadzaniem zapisów do ksiąg rachunkowych. W dziennikach operacji księgowych mogą być ujmowane wyłącznie zapisy sprawdzone (art. 14, ust. 4, pkt l). Obowiązek ten prowadzi do podziału rejestracji operacji gospodarczej na dwie fazy: - dla celów kontrolnych - należy stosować możliwie najwięcej procedur kontroli danych (takich jak procedury przeliczeI1 walutowych czy też wyceny operacji wyrażonych w jednostkach naturalnych). Za pełnoprawny element ksiąg rachunkowych można uznać tylko taki zapis, który jest skontrolowany pod względem formalnoprawnym, merytorycznym i rachunkowym; - dla zaksięgowania - zapisy księgowe nie muszą być od razu wprowadzone ostatecznie. Możliwa jest rejestracja tymczasowa, dzięki której zauważone w późniejszym okresie błędy można łatwo korygować (np. usuwając zapis błędny i wprowadzając poprawny). Prawidłowo skonstruowany system finansowo-księgowy powinien umożliwiać korygowanie błędów zauważonych przez system bądź operatora. Należy jednak pamiętać o tym, że tymczasowe dzienniki mają tylko charakter operacyjny. Zapisy zaakceptowane do zaksię gowania mają natomiast charakter ostateczny i nie mogą być dostępne w celu dokonywania w nich nawet najmniejszych zmian. W wypadku znalezienia błędu można je poprawić jedynie za pomocq rejestracji danych korygujących, udokumentowanych odpowiednim dowodem korekty'.. fi Ustawa wymaga (art. 25, ust. l, pkt 3) storna bh;t1ncgo zapisu. Stosowanie storna pelnego wydaje się korzystniejsze, gdyż pomimo zawyżenia obrotów kont oraz zwiększenia pracochłon~ ilOŚci ewidencji wpływa ono nujasllość,jcdnoznaczność i tatwiejsz,j weryfikację wprowadzonych zapisów..

(6) I. Katarzyna Szymczyk-Madej. Zapewnienie chronologicznego porządku zapisów księgowych (art. 14, ust. l). Wymóg ten dotyczy zapisów księgowych, bez względu na stosowaną technikę ewidencji operacji gospodarczych. Przestrzeganie ustawowego sformuło wania "dzień po dniu" może być dosyć trudne w wypadku niektórych dokumentów (data wpływu dowodu księgowego do działu księgowości może być odległa od daty operacji gospodarczej). Dlatego wydaje się, że wymóg ustawowy zostanie spełniony, jeśli rejestracja operacji gospodarczej będzie przeprowadzona nie później niż w miesiącu dokonania tej operacji. Kompletność zapisów w księgach rachunkowych (art. 6, ust. l i art. 20, ust. l). Wymienione artykuły zawierają sformułowanie, że do ksiąg rachunkowych danego miesiąca należy wprowadzić każdą operację, która w tym miesiącu nastąpiła. Kontrola kompletności zapisów księgowych jest realizowana poprzez sumy kontrolne (np. sprawdzian bilansowania się zapisów stronami), kontrolę zerową itp. Słabą stroną tego typu układów jest to, że dotyczą one jedynie wprowadzonych do systemu dokumentów, nie obejmując dokumentów, których może z różnych przyczyn brakować. Zapisy wprowadzone do ksiąg rachunkowych muszą być bezbłędne. Realizacja tego postulatu będzie miała miejsce, gdy zapewnione będą wcześniej opisane wymagania ustawowe wobec zapisów oraz jeśli procedury obliczeniowe przeprowadzane na tych zapisach również będą miały charakter bezbłędny. Dzięki obecnej technice istnieje wiele sposobów na wykrywanie i korektę błę dów. Są to procedury dość skomplikowane, jednak fakt ten nie usprawiedliwia ich zaniechania. W pełni sprawdzalne powinno być udokumentowanie dowodowej podstawy każdego zapisu księgowego i możliwość prześledzenia jej w księgach na każ dym etapie przetwarzania danych (art. 24, ust. 4). Zapisy księgowe uznaje się za sprawdzalne, jeśli istnieją środki umożliwiające stwierdzenie bezbłędności tych zapisów. Dotyczy to zasadniczo pozostawienia wielkości stanowiących tzw. ścieżki kontrolne lub ślady rewizyjne7 po każdej fazie przetwarzania danych. Umożliwia to odtworzenie stanu zbiorów danych sprzed przetwarzania.. 3. Wydruki danych Zbiory danych informatycznego systemu rachunkowości mogą być przechowywane na nośnikach magnetycznych jedynie tymczasowo. Wart. 72, ust. 1 ustawodawca zobowiązuje do przenoszenia, w ustalonym przepisami czasie, ksiąg rachunkowych z nośników magnetycznych na tzw. nośnik trwały. Wart. 72, ust. 2 znaleźć można dokładniejszą definicję "trwałego nośnika" - jest to papier lub inny, bliżej nie sprecyzowany, trwały nośnik danych' (rolę tę naj7 Podstawowym śladem rewizyjnym są zapisy w dzienniku. Służą one do weryfikacji spra~ wozdań finansowych oraz do kontroli podatkowej przez organy do tego upoważnione. R Nośnik. Iiwości. taki musi charakteryzować się wieloletnią trwałością jednokrotnego zapisu, bez moż~ jego bezśladowej zmiany, oraz zapewnieniem wielokrotnego odczytu tego zapisu..

(7) rachunkowości. prawdopodobniej zaczną spelniać plyty CD-ROM, które stają się coraz bardziej powszechne w użyciu). Obecnie naj popularniejszym trwalym nośnikiem danych jest papier. Wynika to prawdopodobnie z jednoznacznego wymienienia go przez ustawodawcę, ogólnej dostępności oraz wieloletnich przyzwyczajeń pracowników księgowości do papierowych ksiąg rachunkowych. Wydruki komputerowe powinny spelniać wiele wymagań: - mus zą posiadać wszystkie oznaczenia ksiąg rachunkowych oraz, dodatkowo, datę faktycznego sporządzenia wydruku i nazwę programu przetwarzania', którego jest on rezultatem, - powinny posiadać automatycznie numerowane strony z wyraźnym oznaczeniem ostatniej jako "koniec wydruku", - poszczególne strony tabulogramu muszą być sumowane w sposób ciągly w miesiącach i w roku obrotowym 'o. Ustawodawca wyznaczyI dla ksiąg rachunkowych różne okresy przenoszenia zbiorów zapisów na trwale nośniki danych: - na koniec każdego miesiąca dla zapisów zarejestrowanych w dzienniku operacji księgowych (art. 14, ust. 4, pkt 4), obrotów dzienników cząstkowych w wypadku ich stosowania (art. 14, ust. 3), zestawienia obrotów i sald kont księgi glównej. Wydruk dziennika na koniec miesiąca powinien być związany z ostatecznym zamknięciem tego miesiąca. Pociąga to za sobą konieczność uniemożliwienia wnoszenia do zbiorów dziennika zmian. Dlatego bardzo ważne jest, aby przed wydrukiem danych przeprowadzona byla programowa kontrola kompletności zapisów oraz wewnętrznej zgodności ksiąg; - nie rzadziej niż na koniec roku obrotowego dla zapisów na kontach księgi glównej oraz ksiąg pomocniczych (art. 15, ust. 3 i art. 16, ust. 3). Wymaganie corocznego wydruku zawartości każdej księgi rachunkowej wydaje się niepotrzebne i można by loby je ograniczyć do wydruku sald bilansu zamknięcia". Salda te w polączeniu z comiesięcznymi wydrukami dziennika dają bardzo szczególową informację o mających miejsce operacjach gospodarczych; - na d zień zamknięcia ksiąg dla zestawiet\ sald kont wszystkich ksiąg pomocniczych (art. 18, ust. 2); - na dzień inwentaryzacji dla zestawienia sald inwentaryzowanej grupy skladników majątkowych (art. 18, ust. 2). Oprócz ksiąg rachunkowych omówionych powyżej, obowiązkowi wydruku podlegają również informacje potwierdzające uj ęc ie w zbiorach komputerowych danych nt.: 9. W wypadku programów zintegrownnych będzie to oznaczenie systemu finnnsawo-ksicgo-. wego. 10 Potrzeba ciągnionego podsumowania kolejnych stron wydruku wydaje się nieZl"ozumiała. Bardziej racjonalne byłoby sumowan ie według kont ornz wprowadzenie końcowej sumy na ostatniej stronic. I J Zapobiegłoby to zbędnemu gromndzcniu nicpotrzebnej dokumcnlacji..

(8) I. Katarzyna Szymczyk-Madej. - różnego rodzaju parametrów działania programu, - przeliczania transakcji w walutach obcych lub takich, które zostały opisane jedynie w jednostkach naturalnych, - sald początkowych roku obrotowego, - przekazywania zapisów między zbiorami w ramach jednego systemu lub między różnymi podsystemami przetwarzania. W trakcie realizacji wydruków komputerowych należy pamiętać, że przeniesienie zapisów z nośnika magnetycznego na tabulogram nie jest równoznaczne z usunięciem ksiąg z komputerowych zbiorów danycl1. Zbiory takie powinny być zachowane przez okres, w którym mogą być potrzebne (do róż nych celów). Ustawodawca zobowiązuje bowiem do zagwarantowania dowolnego dostępu do pełnych informacji o treści zapisów księgowych za wybrany okres (art. 24, ust. 4, pkt 4). Wywiązanie się z tego obowiązku jest możliwe, jeśli dane pozostaną w zbiorach komputerowych. Jedynie wówczas, używając różne kryteria wyszukiwania, możliwe będzie odnalezienie zapisów o różnych przekrojach informacyjnych i za dowolny okres (czego nie dałoby się osiągnąć korzystając z tradycyjnej metody wyszukiwania ręcznego).. 4. Ochrona danych w informatycznym systemie rachunkowości. Szczególne cechy systemu komputerowego sprawiają, że jest on bardzo podatny na różnego rodzaju zae;rożenia, nie występujące tam, gdzie dane nie są przetwarzane elektronicznie. Zródlami zagrożeń mogą być poszczególne elementy systemu informatycznego, czyli sprzęt, oprogramowanie oraz osoby związane z systemem. Zagrożenia sprzętowe są efektem złego funkcjonowania poszczególnych części składowych komputera. Zagrożenia płynące z funkcjonowania oprogramowania są rezultatem błędów popełnionych w fazie jego projektowania lub późniejszej modyfikacji. Głównym źródłem zagrożel\ są jednak ludzie, którzy pośrednio lub bezpośrednio, przypadkowo bądź umyślnie, niewłaściwie ingerują w zbiory danych systemu informatycznego. Większość zagrożeń w środowisku informatycznym ma charakter przypadkowy i wynika często z nieuwagi czy niekompetencji osób projektujących lub eksploatujących system. Często użytkownicy systemu nie uświadamiają sobie również konsekwencji swojego postępowania. Umyślne zagrożenia przyjęto dzielić na: nieautoryzowane ujawnienie informacji, nieautoryzowaną modyfikację informacji, uniemożliwienie autoryzowanego dostępu do informacji. Wymienione zagrożenia wskazują na funkcję ochrony danych, tj.: - ochronę dostępności - dane powinny być dostępne w określonym miejscu, postaci i czasie, - ochronę poufności - informacje mogą być ujawniane wyłącznie uprawnionym osobom i na potrzeby określonych procedur, w dozwolonych wypadkach i w dozwolony sposób,.

(9) systemu. rachunkowości. - ochronę integralności - udostępniane dane muszą być dokładne, kompletne i odporne na modyfikacje dokonywane przez nie upoważnione osoby". Ustawa o rachunkowości niezbyt precyzyjnie określa sposoby ochrony danycll. Wart. 71, ust. 2 znajduje się stwierdzenie: "Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera ochrona danych powinna polegać na stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych, na doborze stosownych środków ochrony zewnętrznej, na systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na nośnikach magnetycznych oraz na zapewnieniu ochrony przed nieupoważnionym dostępem do programów komputerowych". Kwestie dotyczące tworzenia kopii rezerwowych oraz ochrony przed nieupoważnionym dostępem do programów wydają się stosunkowo jasne. Problematyczne jest jednak sformułowanie "odporne na zagrożenia nośniki danych", ponieważ takich nośników po prostu brakuje. Jednoznaczność tego stwierdzenia upoważnia natomiast do przypisania winy kierownikowi jednostki,jeśli nastąpi utrata danych. Oprócz wymienionego wyżej artykulu,jeszcze w dwóch innych miejscach ustawodawca porusza kwestię ochrony danych. Art. 23, ust. 10 dotyczy problemu ochrony przed zniszczeniem lub modyfikacją zapisu księgowego poprzez zastosowanie właściwych procedur i środków. Wart. 14, ust. 4, pkt 2 pojawia się natomiast podobna kwestia - niedostępno ści zbiorów ksiąg rachunkowych w celu dokonywania modyfikacji. Przepisy te, podobnie jak art. 71, nie są jednoznaczne. Nie wymienia się w nich bowiem, jakie środki i procedury można uznać za wystarczająco chroniące przed zniszczeniem czy nieupoważnioną (można domniemywać) modyfikacją. Problem jest tu jedynie postawiony i pozostaje otwarty dając możli wość różnych rozwiązań pojawiających się, wraz z postępem technicznym, w tej dziedzinie.. 5. Podsumowanie Na zakończenie należy wspomnieć o dwóch istotnych kwestiach, bez uzgodnienia których wdrożenie i funkcjonowanie SIR byłoby problematyczne lub wręcz niemożliwe. Chodzi mianowicie o dokumentację systemu oraz obowiązek systematycznej kontroli danych o charakterze parametrycznym. Przepisy ustawy (art. 4) wymagają, aby każdy wdrożony system był zatwierdzony przez kierownika jednostki 13 oraz posiadał dokumentację przetwarzania danych. Dokumentacja powinna służyć zarówno użytkownikowi,jak i organom kontrolującym jednostkę gospodarczą w zakresie prawidłowości funkcjonowania rachunkowości i ksiąg rachunkowych 14. Ustawa (art. lO, ust. 12 W wypadku wystt)picnia zmian musi jednak. istnieć możliwość. szybkiego ich wykrycia. i zneutralizowania.. 13 Dotyczy lO również wszystkich lmian w systemie, np. wynikających z jego rozbudowy. 14 PrLYjmujc sic. że dokumentacja powinna gpclninć funkcje: preze nlacyjną i nauczającą (umo7.liwi .tć 11żytkownikowi poznanie funkcji i struktury systemu ora'l. nmłc l.yć go zasad jego obsługi),.

(10) I. Katarzyna Szymczyk-Madej. lO, pkt 3) zobowiązuje do posiadania dokumentacji systemu przetwarzania danych i wyszczególnia zagadnienia, jakie powinny być w niej umieszczone. Są to mianowicie: - wykaz programów wraz z pisemnym potwierdzeniem dopuszczenia do stosowania przez jednostkę każdego nowego lub zmienionego programu, - opis przeznaczenia każdego programu, sposobu jego działania oraz wykorzystania podczas przetwarzania danych, - zasady ochrony danych, - sposoby zapewnienia właściwego stosowania programów, - zasady ewidencji przebiegu procesu przetwarzania danych. Dokumentację tę i jej zmianyl' należy w ramach stosowania ochrony danych odpowiednio przechowywać zapewniając właściwe warunki, zapobiegające celowemu lub przypadkowemu dostępowi do niej osób nieupoważnionych '6 (art. 71, ust. l i art. 73, ust. 3). Przechowuje się ją przez okres jej ważności i dodatkowo trzy lata po nim (art. 74, ust. 2). Okres ten oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą. Jeśli chodzi natomiast o drugą kwestię, to ustawa narzuca jednostkom gospodarczym obowiązek systematycznej kontroli danych o charakterze parametrycznym dla działania programów, które w znacznej mierze dzięki nim mogą realizować wyznaczone funkcje 17 • Przepis ustawy przewiduje (art. 24, ust. 4, pkt 3) dokumentowanie obsługi parametrów, czyli ich wprowadzanie, aktualizowanie i kasowanie stosownym wydrukiem na papierze, opatrzonym datą dokonania zmian i zachowującym ciągłość. Wydruki te mają zapewnić nadzór nad kompletnością i aktualnością stanu tych danych przed każdym uruchomieniem programów, w których są one wykorzystywane. Możliwość sprawowania takiej kontroli powinno zapewnić oprogramowanie systemu. Obowiązek systematycznego i konsekwentnego przestrzegania tej zasady spoczywa jednak na jednostce, w szczególności, gdy nie następuje to w pełni automatycznie i zależy od interwencji osób prowadzących księgi. użytkową (umożliwiać prawidłowe jego wdrożenie i eksploatację), arbitrażową (pozwalać na roz· strzyganie sytuacji nieprzewidzianych, które mogą zaistnieć podczas eksploatacji systemu), rewi· zyjną (umożliwiać rewidentowi poznanie procesu przetwarzania danych i stwierdzenie prawidło. jego przebiegu). "Podobnie n.leży. wości. nostkę. postępować. z dokumentacją dotyczącą ustalonych i przyjętych przezjed-. zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych, takich np. jak zakładowy plan kont czy wykaz stosowanych ksiąg rachunkowych. 16 Ustawa (art. 75) określa również sposób jej udostępniania osobom trzecim. Wydanie dokumentacji może nastąpić wyłącznie za pisemną zgodą kierownika jednostki, a fakt wypożyczenia musi zostać zarejestrowany. 17 Dotyczy to danych, które w systemie przetwarzania w rachunkowości informują nic o tym, co zdarzyło się w dzialalnościjednostki, lecz o tym,jak należy opracować program komputerowy, aby zrealizować określone zadanie. Dotyczy to m.in. relacji jednych kont względem innych (np. określenie w zakładowym planie kont nadrzędności i podrzędności kont księgi głównej czy zależ ności kont księgi głównej i pozycji różnych sprawozdań) oraz danych względnie stałych (np. ceny, stawki podatków, kursy walut, stawki amortyzacyjne)..

(11) sv!,tel"'u. rachunkowo ści. Prowadzenie ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera wymaga przestrzegania nowych obowiązków, wynikających z ustawy o rachunkowości. Ustawa jest adresowana nie tylko do jednostek prowadzących rachunkowość, ale także do podmiotów zajmujących się projektowaniem oprogramowania z tego zakresu. Niedostosowanie programów do obowiązujących przepisów dyskwalifikuje je jako użyteczne narzędzia. Wiele przepisów ustawy nie jest jednoznacznie sprecyzowanych, co stwarza możliwość różnej ich interpretacji. Dzięki temu ustawa jest jednak otwarta na nowoczesne rozwiązania pojawiające się w tej dynamicznie rozwijającej się dziedzinie zastosowań informatyki ekonomicznej. Ustawa nie może dokładnie precyzować niektórych zagadnień związanych z SIR. Potrzebna jest natomiast norma zawodowa, dzięki której będzie można ujednolicić prowadzoną - w opisywany sposób - rachunkowość". Prace nad taką normą są już kontynuowane i być może niedługo zostaną przedstawione jako obowiązujący standard. Literatura. Ciesielczyk T., Watras G .. Legalność systemu rachunkowo.fci wspomaganego komputerem, Serwis Finansowo-Księgowy, Warszawa 1997, nr 49 (139). Czamiawska M.. PorówlIanie wybranych pakietów oprogramowania finansowo-księgo wego, "Rachunkowość" 1997, nr 6. Depa E., Rachunkowość informatycz1la w świetle ustawy o rachunkowości, Serwis Finansowo-Księgowy, Warszawa 1997, nr 27 (117). Dziedziczak 1.. Atrybuty wiarygodności systemów informatycznych wspierajqcych prowadzenie ksiąg rachunkowych, Wydawnictwo Czasopism i Książek Technicznych Sigma NOT, Informatyka 1998 , nr l. Dziedzicz"k 1., Kryteria wyboru sy. . temu informatycznego dla rachunkowości, Serwis Finansowo-Księgowy, Warszawa 1997, nr 15, 16 (105, 106). Dziedziczak L, Problemy wdrożen ia przepisów ustawy o rachu nkowości przy stosowaniu komputerów, "Rachunkowość" 1997, nr 12. Idzikowska G., Owczarek Z., Badanie systemu kontroli wewnęlrZ1lej w środowisku in/ormatycwYI1l, Zeszyty Teoretyczne Rady Naukowej, Warszawa 1996, nr 36. Kwasiborski A" Kryteria oceny poprawności działania podsystemów racllll1lkowo~ci informatycznej, "Rachunkowość" 1998, nr 4,5 . Lech p" Wybór systemu informatycznego. Serwis Finansowo-Księgowy, Warszawa 1998. nr 27-28 (169-170). Nadolna B Próba sformułowania kryteriów oceny illjormalycl.IIych systemów raclulIIkowości, Zeszyty Teoretyczne Rady Naukowej, Warszawa 1995, nr 31. Pietrzak P" Wymagania wobec programów finansowo-księgowych. Zagadllienia wybrane Zeszyty Teoretyczne Rady Naukowej, Warszawa 1998, nr 44. Piotrowski J., Szymaczek M., Projektowanie skutecznych systemów ochrony informacji. Wydawnictwo Czasopism i Książek Technicznych Sigma NOT, Informatyka 1997, nr 7,8. 'J. I. III Norma taka będzie gramowania,. również. bardzo przydatna przy ocenie użyteczności oferowanego opro-.

(12) I. Katarzyna Szymczyk-Madej. Rachullkowość i. badallie ksiąg w środowisku informatycznym. A. Jaruga, j. SkOWfOl\ski, G. Idzikowska, B. Krajewska, Z. Owczarek, R. Kurzyjamski, K. Owczarek, Towarzystwo Gospodarcze RAFIB, Łódź 1993.. Rublewski M., Metody doboru i wdrażania itiformatycZllych systemów fiIlGllSowo·ksjęgo wych, Zeszyty Naukowe Uniwersytetu Szczecińskiego, Wydawnictwo Naukowe Uniwersytetu SzczeciI\skiego, Szczecin 1998, nr 201. J., Rozwój rachunkowości informatycznej, "Rachunkowość" 1995, nr 11. Ustawa o rachunkowości z dnia 29 IX 1994 r., Dz.U. nr 121 , poz. 591. Zaleski A. t Ustawa o rachunkowości a komputery, "Rachunkowość - Zeszyt Specjalny" 1995. Skowroński. Th .. LegaJ RequJrements of IT-alded Accounting Systems. This paper deals with the legał requirements for computer-aided accounting. It presents in delail the many conditiolls and rules Ihat an IT accounting system must observe, beginning wilh bookkeeping and a detailed discussion of rhe creation, entries in and ciosing. of books, through printing Df data, and ending with data security in accDunting systems..

(13)