Wykorzystanie technologii komputerowej w szkoleniach pracowników

Pełen tekst

(1)Zeszyty Naukowe nr. 798. Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie. 2009. Michał Kozioł Katedra Informatyki. Wykorzystanie technologii komputerowej w szkoleniach pracowników Streszczenie. W artykule przedstawiono zagadnienie szkolenia pracowników, ze zwróceniem szczególnej uwagi na systematyczne uczenie się zachodzące w trakcie sformalizowanych procesów szkoleniowych. Wiele miejsca poświęcono omówieniu poszczególnych etapów tego procesu. Scharakteryzowano informatyczne narzędzia wspomagające szkolenie pracowników (zwłaszcza e-learning) takie jak: systemy zarządzania bazami danych, usługi sieci Internet, systemy typu LMS (learning management system), SMS (skills management system), AS (assessment system), LCMS (learning content management system), AT (authoring tool), EPSS (electronic performance support system), LCS (live communication system). W zakończeniu artykułu zaproponowano uwzględnienie w cyklu szkolenia systematycznego kolejnego etapu: projektowania systemów informatycznych do zarządzania szkoleniami. Słowa kluczowe: szkolenie, e-learning, proces szkolenia, szkolenie systematyczne, uczenie sformalizowane, systemy klasy LMS, SMS, AS, LCMS, AT, EPSS, LCS.. 1. Wprowadzenie Nowe technologie teleinformatyczne – a zwłaszcza Internet – zmieniły podejście do tradycyjnych metod i technik zarządzania w gospodarce. W dużej mierze przyczyniły się do usprawnienia organizacji pracy i rozwoju automatyzacji pracy, doprowadziły do przekształcenia struktur i procesów wielu firm. Mimo tych gwałtownych zmian najważniejszym ogniwem przedsiębiorstwa pozostają ludzie, stanowiący jego kapitał intelektualny. To od ich wiedzy i umiejętności, wyznawanych wartości i motywacji do pracy zależy sukces przedsiębiorstwa na rynku..

(2) 70. Michał Kozioł. Obserwuje się wzrost znaczenia nowych form zatrudnienia, a także szkolenia i doskonalenia zawodowego, co ma zapewnić organizacji odpowiednio wykwalifikowanych i kompetentnych pracowników w danym miejscu i czasie. Ostatnio wykorzystuje się w tym celu przede wszystkim nowoczesne narzędzia komunikowania się (e-learning, e-szkolenia). Pojawił się też nowy paradygmat w sposobie zdobywania wiedzy – edukacja (uczenie się) przez całe życie (lifelong learning) [Kubiak 2000]. Szybko zmieniające się warunki otoczenia stwarzają konieczność ciągłego pozyskiwania wiedzy. Do zaspokojenia tych potrzeb często stosuje się metodę zdobywania „wiedzy na czas” (knowledge just-in-time), czyli poszerzania wiedzy o kolejne, potrzebne w danej chwili umiejętności [Zieliński 2004, s. 124]. Zjawisko to wywołuje entuzjazm pracodawców, niemniej jednak wiele dotychczasowych problemów pozostało nadal nierozwiązanych w tej dziedzinie. Najważniejszym z nich są nakłady i koszty z tym związane, a mianowicie kto ma je ponosić: pracownik czy zatrudniające go przedsiębiorstwo – i w jakim zakresie. Zastosowanie nowych technologii teleinformatycznych jedynie zmniejsza skalę tego problemu, lecz go nie eliminuje. Technologie te pozwalają na znaczące rozszerzenie przedmiotu i zakresu szkoleń, usprawniają ten proces, a w ostatecznym rezultacie prowadzą do poprawy efektywności szkoleń. Warto dodać, że rozwój informatyki i komunikacji przyczynił się do intensyfikacji nieformalnego uczenia się, które w gruncie rzeczy jest domeną pracownika i on ponosi koszty z nim związane. W artykule przedstawiono wybrane ważniejsze informatyczne narzędzia wspomagania procesu uczenia się pracowników, przy czym szczególną uwagę zwrócono na koncepcję nauczania mieszanego zawierającego e-learning. Do celów tej analizy wykorzystano model szkolenia systematycznego. Artykuł adresowany jest zarówno do teoretyków, jak i praktyków zajmujących się problematyką rynku pracy, szkoleniami, zarządzaniem zasobami ludzkimi, zarządzaniem informacjami, zastosowaniem informatyki w ekonomii i zarządzaniu, a także do pracowników działu personalnego organizacji. Ponadto skierowany jest on do studentów studiów ekonomicznych z zakresu ekonomii, zarządzania (w tym zarządzania personelem), a także informatyki ekonomicznej. 2. Istota i struktura procesu szkolenia systematycznego Jak wspomniano, obecnie obserwuje się wzrost znaczenia wiedzy w wielu przedsiębiorstwach. Często określa się je mianem organizacji uczących się, inteligentnych, które zdobywają wiedzę niezbędną im do bieżącej działalności. Zjawisko to dotyczy niemal wszystkich zatrudnionych, a więc pracodawców i pracowników..

(3) Wykorzystanie technologii komputerowej…. 71. Istnieje wiele form zdobywania wiedzy. Jednym z nich jest szkolenie, definiowane jako „działanie mające na celu uzupełnienie lub pogłębienie wiedzy, kształtowanie umiejętności oraz odpowiednich postaw pracowników” [Rae 1999]. Mówiąc inaczej, szkolenie to zastosowanie systematycznych i zaplanowanych działań w celu wywołania procesu uczenia się [Armstrong 2005, s. 497]. Objęci nim powinni być zarówno pracownicy nowi, jak i o dłuższym stażu pracy w firmie. Proces szkolenia składa się z następujących etapów: – określenia potrzeb szkoleniowych, – wyboru metody szkolenia, – opracowania planu szkolenia, – realizacji szkolenia, – oceny skuteczności szkolenia. Identyfikacja potrzeb szkoleniowych stanowi pierwszy etap procesu szkoleniowego. Polega na gromadzeniu danych na temat aktualnej i przyszłej sytuacji organizacji i na określeniu rozbieżności między tym, co dzieje się w organizacji, a tym, co powinno się w niej dziać teraz i w przyszłości. Rozbieżności te powinny zostać wyeliminowane właśnie przez szkolenie [Armstrong 2005, s. 501]. Analizą tą należy objąć wszystkich pracowników, w danej sytuacji pracy. W szczególności istotne są takie informacje jak: liczba zatrudnionych, rodzaj wykonywanej pracy, zajmowane stanowisko, uwarunkowania społeczne pracowników. Ponadto gromadzi się i analizuje dane dotyczące funkcjonowania poszczególnych komórek i działów przedsiębiorstwa, planów biznesowych, sytuacji rynkowej, a także zmieniających się przepisów prawnych. Potrzeby szkoleniowe można określić również poprzez badania oraz zgłaszanie zapotrzebowania na szkolenie przez kierowników i pracowników poszczególnych komórek organizacyjnych. Należy przy tym odróżnić potrzeby organizacji jako całości, poszczególnych grup pracowników oraz potrzeby indywidualnych pracowników. Ważną kwestią jest określenie, kto ma rozpoznawać owe potrzeby. Istnieje przekonanie, że tą sprawą mają się zajmować osoby z działu personalnego lub wyodrębnionego z niego działu szkoleń. Jednakże leży to także w gestii kierownictwa. Wykorzystuje się tu zarówno tradycyjne, jak i nowoczesne narzędzia identyfikacji potrzeb szkoleniowych, głównie systemy zarządzania bazami danych (SZBD), umożliwiające korzystanie z baz danych (databases) i hurtowni danych (data warehouses), stanowiących zbiór baz danych o pracownikach. Często tworzy się tematyczne bazy danych (data marts) zawierające informacje o potrzebach szkoleniowych pracowników danego działu. Do SZBD zalicza się również narzędzia bezpośredniego przetwarzania analitycznego OLAP (on-line transaction processing). Narzędzie to wspomaga podejmowanie decyzji, przetwarzanie danych i tworzenie raportów..

(4) 72. Michał Kozioł. Najczęściej stosowanym systemem zarządzania bazami danych jest funkcjonujące w środowisku Windows oprogramowanie Microsoft Access należące do rodziny relacyjnych systemów zarządzania bazami danych (RSZBD). Jego funkcjonowanie opiera się na relacjach pomiędzy danymi, np. kierownik–pracownicy, na zasadzie sprzężenia zwrotnego. Innymi powszechnie stosowanymi SZBD są m.in.: Oracle, Sybase, SQL Server (Ingres) i Informix. Wybór metod szkolenia to drugi etap procesu szkolenia pracowników. Polega na doborze formy i metody właściwej dla przeprowadzenia szkolenia. Zazwyczaj wyróżnia się następujące formy: szkolenie internistyczne (on-the-job-training), które odbywa się w przedsiębiorstwie, jest prowadzone przez własny personel, a swoim zakresem obejmuje przyuczenie pracowników do pracy na danym stanowisku; szkolenie eksternistyczne (off-the-job-training) organizowane jest poza siedzibą firmy i często zlecane osobom niebędącym jej pracownikami (outsourcing usług) lub wyspecjalizowanym instytucjom np. ośrodki kształcenia, uniwersytety. Z kolei najczęściej stosowanymi metodami szkoleniowymi są [Rae 1999]: – nauka w różnego typu szkołach, – specjalistyczny instruktaż, polegający na dokładnym zapoznaniu pracownika z zakresem zadań na powierzonym stanowisku, – rotacja na stanowiskach pracy, – contraining, polegający na przekazaniu wiedzy pracownikom przez trenera, a następnie wykorzystaniu tej wiedzy w praktyce pod jego nadzorem, – coaching, polegający na uczeniu pracownika przez trenera w miejscu pracy, – konferencje, które pozwalają na poszerzenie wiedzy z danej dziedziny oraz zdobycie nowych doświadczeń, – e-learning, w którym wykorzystuje się technikę komputerową (głównie Internet) do przeprowadzenia szkoleń, – staże, dzięki którym pracownik uzyskuje nowe umiejętności oraz doświadczenia, – kursy, – samodoskonalenie. Wybór wspomnianych metod szkolenia jest uzależniony przede wszystkim od celu szkolenia. Opracowanie planów szkoleń (strategii szkoleniowej) stanowi kolejny etap procesu szkoleniowego. Plan opracowywany jest przede wszystkim na podstawie strategii i planów biznesowych, a także strategii zasobów ludzkich przedsiębiorstwa. Stanowi dokument przedstawiający przebieg szkolenia pracowników. Składa się z dwóch części: planu szkoleń wewnętrznych w przedsiębiorstwie oraz planu „zakupu szkoleń”. Dobrze opracowany powinien zawierać informacje dotyczące liczby pracowników objętych szkoleniem, rodzaju szkolenia, terminu jego przeprowadzenia, a także wielkości środków finansowych przeznaczonych na jego reali-.

(5) Wykorzystanie technologii komputerowej…. 73. zację (przybliżony koszt szkolenia). Plan ten opracowywany jest najczęściej na okres jednego roku. Jednakże firmy kładące nacisk na częste szkolenie personelu powinny włączyć plany szkoleń do ogólnej strategii działalności. Można również opracowywać plany na krótsze okresy, np. miesięczne. Są one zatwierdzane przez zarząd organizacji. Realizacja szkoleń jako właściwy etap szkoleniowy polega na wdrożeniu opracowanych wcześniej planów. Na tym etapie następuje wybór trenera, czyli osoby, która w sposób właściwy przeprowadzi proces szkolenia; następnie wybór programu oraz określenie odpowiedniego miejsca, w którym będzie się odbywać szkolenie, a także opracowanie rozkładu zajęć. Nadto należy dokonać doboru odpowiednich narzędzi, zarówno tradycyjnych, jak i nowoczesnych opierających się głównie na technologii IT. Pracownik odpowiedzialny za realizację szkolenia powinien cały czas nadzorować jego przebieg [Rae 1999]. Ponieważ etap ten ma kluczowe znaczenie w realizacji procesu szkolenia, informatyczne narzędzia jego wspomagania opisano w dalszej części artykułu (zob. punkt 3). Ocena skuteczności szkoleń stanowi końcowy etap procesu szkolenia. Ma ona stwierdzić, czy przeprowadzone szkolenie przyniosło zaplanowane rezultaty. Powinno być ono ocenione przez pracowników biorących w nim udział. Dokonują oni tego poprzez wypełnienie odpowiedniej ankiety oraz rozmowę bezpośrednią z przełożonym. Równocześnie uczestnicy mogą być ocenieni przez trenera oraz pracownika nadzorującego przebieg szkolenia. Oceny skuteczności szkolenia powinien dokonać kierownik, któremu podlegają pracownicy objęci szkoleniem. Należy jej dokonać bezpośrednio po jego zakończeniu oraz ponowić po upływie określonego czasu. W końcowej fazie tego etapu dokonuje się porównania wielkości kosztów i nakładów poniesionych na jego realizację z planowanymi. Etap ten stanowi punkt odniesienia etapów następnego szkolenia o podobnym charakterze. Scharakteryzowany pokrótce proces szkolenia systematycznego dotyczy uczenia się sformalizowanego, które zachodzi w trakcie sformalizowanych procesów szkoleniowych. Natomiast szkolenie nieformalne odbywa się przede wszystkim na podstawie doświadczenia, które pracownik nabywa podczas pracy oraz w trakcie uczenia się od innych pracowników. W tym przypadku to właśnie pracownik decyduje, czego ma się uczyć i w jakim czasie. Przeprowadzone ostatnio szeroko zakrojone badania wykazały, że 70% wiadomości pracownicy zdobywają w nieformalny sposób, a więc w procesie, który nie był organizowany ani sponsorowany przez organizację, w której pracują (za: [Davenport 1999, Eraut i in. 1998])..

(6) 74. Michał Kozioł. 3. Zastosowanie technologii informatycznych na etapie realizacji szkolenia pracowników Firma, chcąc lepiej dostosować wiedzę, umiejętności i wydajność własnych pracowników do wymogów stanowiska pracy oraz do realizowanej strategii, często wysyła ich na szkolenia. Początkowo były one organizowane poza miejscem pracy i trwały kilka dni, powodując nieobecność uczestników w pracy, co oczywiście ma negatywny wpływ na sytuację firmy (przestoje i opóźnienia w realizacji zadań). Sytuacja uległa zmianie wraz z wprowadzeniem szkoleń na odległość (e-learningu online, distance learningu). U podstaw tej formy szkoleń leży pojawienie się i rozwój sieci Internet. E-learning jest to „każdy proces dydaktyczny, w którym wykorzystuje się nośniki elektroniczne: komputer, CD, obraz telewizyjny, przekaz radiowy itd.” [Tleluk 2004, s. 34]. Najczęściej stosuje się następujące modele szkolenia na odległość, uwzględniające sytuacje: ten sam czas, to samo miejsce – przekaz wiedzy odbywa się w jednym czasie i miejscu (wymagana jest tu obecność zarówno trenera, jak i odbywających szkolenie); ten sam czas, ale różne miejsca – proces szkolenia przebiega w tym samym czasie, ale nie jest wymagana obecność kursantów w tym samym miejscu (odbywają szkolenie za pomocą mediów transmisyjnych, np. łączy ISDN); różny czas, to samo miejsce – szkolenie odbywa się w specjalnym ośrodku szkoleniowym (np. w siedzibie firmy), zaś pracownicy mają dostęp do materiałów poprzez sieć lokalną LAN; różny czas, różne miejsca – uczestnicy kursu mogą go odbyć w dowolnym czasie i miejscu (wykorzystywane są tu wszelkie dostępne możliwości sieci Internet). W praktyce nauczania (szkolenia) na odległość wykorzystuje się dwa modele: synchroniczny (określony jest tu wyraźnie czas trwania kursu), bardziej zbliżony do tradycyjnego, i asynchroniczny (ukierunkowany na materiały zawarte na CD-ROM-ach, pocztę elektroniczną, listy dyskusyjne oraz multimedia). Jednakże istnieją tendencje do łączenia obu modeli. Głównymi zaletami e-nauczania są (na podstawie [Maciejowski 2004, s. 226–227]): – możliwość odbycia szkolenia w miejscu pracy; – dostosowanie czasu trwania szkolenia do indywidualnych wymogów pracownika; – możliwość kształcenia nawet dużych grup znajdujących się w rozproszonych strukturach organizacyjnych; – możliwość znacznego rozszerzenia materiału szkoleniowego; – brak linearności nauczania; pracownicy nie muszą realizować całego kursu od początku do końca, a tylko te partie materiału, które nie są im znane lub które szczególnie ich interesują; w przypadku pominięcia jakiejś treści lub powtórzenia jej mogą się cofnąć do poprzednich zagadnień;.

(7) Wykorzystanie technologii komputerowej…. 75. – monitorowanie przebiegu szkolenia; osoba prowadząca szkolenie (trener) może stwierdzić, w jakim czasie z jakich części materiału korzystali poszczególni uczestnicy; – pracownik, uczestnicząc w szkoleniu za pośrednictwem sieci, nie jest narażony na rozproszenie ze strony najbliższego otoczenia, ponadto jest pozbawiony barier psychologicznych (mogą one zaistnieć przy bezpośrednim kontakcie z prowadzącym). System szkolenia na odległość nie jest pozbawiony wad. Ważniejsze z nich to [Rossett 2002]: – dodatkowa, często spora inwestycja, – duży odsetek osób niekończących kursów e-learningowych, – opór osób szkolonych wobec pracy z komputerem, – atomizacja wiedzy grożąca utratą kontekstu i lukami w wiedzy, – zależność od dostawcy kursów e-learningowych w kwestii programu szkolenia, – powierzchowność szkolenia koncentrującego się na rozwiązaniu problemu, a nie na dogłębnym poznaniu jego istoty, – mała wiarygodność w procesie zdalnej komunikacji, możliwość podszycia się pod eksperta, – konieczność zaangażowania dużych zasobów podczas realizacji procesów e-learningowych (wdrożenie przestaje być zadaniem wyłącznie działu szkoleń), – negatywny wpływ na kulturę organizacyjną po zastąpieniu szkoleń tradycyjnych kursami e-learningowymi, – wysoki koszt opracowania i zabezpieczenia treści szkoleniowej, – konieczność adaptacji sieci korporacyjnej do wymagań kursów e-learningowych. Należy pamiętać także o zabezpieczeniach sprzętu i oprogramowania szkoleniowego. Powszechnie stosowane jest hasło, za pomocą którego system identyfikuje uczestnika (przed wejściem do programu podaje on swój identyfikator – login – oraz hasło – password). Ponadto w tym przypadku istnieje problem kontaktów interpersonalnych. Bezpośrednia rozmowa ze szkoleniowcem oraz z innymi uczestnikami kursu może spowodować, że szkolenie będzie ciekawsze. Nawet spontaniczna wymiana myśli, poglądów na poruszane tematy może się przyczynić do weryfikacji zarówno sposobu myślenia, jak i wiedzy szkolonego pracownika. Wyróżniamy tu dwa podstawowe systemy szkoleń: proste i rozbudowane. Podstawą rozbudowanych systemów szkoleniowych są informatyczne systemy zarządzania wiedzą – LMS (learning management systems) [Tleluk 2004, s. 35]. Są dostępne dla każdego pracownika poprzez przeglądarkę internetową (w formie portalu na zasadzie integracji z firmowym intranetem). Pozwalają rejestrować wszelkie związane z aktywnością osób szkolonych dane [Hyla 2005, s. 73], które.

(8) 76. Michał Kozioł. są wprowadzane do systemu automatycznie (dotyczy szkolenia za pomocą systemu komputerowego) lub ręcznie (dotyczy szkolenia z zastosowaniem tradycyjnych narzędzi). Ponadto dostarczają „przekrojowych danych na temat wszystkich działań szkoleniowych przedsiębiorstwa” [Hyla 2005, s. 75]. Wykorzystywane są także w celu dystrybucji szkoleń e-learningowych w sieci komputerowej, m.in. poprzez: wprowadzenie materiału w określonym systemie i udostępnienie go osobom szkolonym zgodnie z ustalonymi kryteriami, dystrybucję treści szkoleniowej, tworzenie dodatkowych materiałów szkoleniowych (np. pytań kontrolnych). Pozwalają również (ale tylko w ograniczonym zakresie) na nawiązanie dialogu pomiędzy trenerem a szkolącym się pracownikiem poprzez czat i listy dyskusyjne. Za ich pomocą firma podejmuje decyzje dotyczące rodzaju i tematyki prowadzonych szkoleń, wysokości wydatków na nowe technologie itp. Systemy klasy LMS współpracują z innymi systemami o tym lub podobnym profilu. Wymienić tu można następujące systemy (na podstawie [Hyla 2005, s. 81]): – system zarządzania ludźmi (ZZL) – korzystanie z danych dotyczących struktury organizacyjnej i użytkowników systemu; – system zdalnej współpracy (LCS) – uzupełnienie mechanizmów zdalnej komunikacji o tablice wirtualne, konferencje internetowe; – system planowania zasobów materiałowych (ERP) – wymiana danych związanych z zasobami korporacyjnymi pomiędzy systemami, możliwość rozliczania kosztów szkoleń; – system zarządzania relacjami z klientami (CRM) – współpraca w dziedzinie szkolenia pracowników związanych z obsługą klientów i sprzedażą; – system zarządzania łańcuchem dostaw (SCM) – współpraca w zakresie szkoleń pracowników nakierowanych na dostawcę. W tabeli 1 przedstawiono funkcje wymienionego powyżej systemu, jak również innych najczęściej stosowanych w e-learningu. Decydując się na e-learning, firma dokonuje wyboru jego formy. Są one następujące: – szkolenie otwarte, w którym wykorzystuje się – opracowane przez niezależną instytucję szkoleniową – gotowe propozycje i treści umieszczane na ogólnodostępnym serwerze internetowym; obejmuje tematykę z zakresu wiedzy ogólnej; odbywać się może w systemie ciągłym (brak ograniczeń czasowych, uczestnicy włączają się do kursu poprzez zalogowanie się w sieci) oraz ograniczonym czasowo (wyraźnie ustalony jest czas trwania szkolenia); – szkolenie zewnętrznie zamknięte (dedykowane), które podobnie jak poprzednie organizuje instytucja szkoleniowa spoza firmy; liczba uczestników jest ograniczona do osób zatrudnionych w przedsiębiorstwie, a niekiedy do pewnego jego działu; tematyka kursu jest uszczegółowiona, dostosowana do aktualnych potrzeb firmy..

(9) Funkcje podstawowe. Wymiar. Wyszczególnienie. zarządzanie zasobami. planowanie ścieżek szkoleń. zarządzanie harmonogramami. ludzie. System zarządzania szkoleniami (LMS – learning management system) ludzie. wiedza. System zarządzania treścią System testujący szkoleniową (AS – assessment (LCMS – system) learning content management system) wiedza. Narzędzie autorskie (AT – authoring tool). zarządzanie mode- sporządzanie lami kompetencyj- testów i ćwiczeń nymi. zarządzanie procesem zespołowej budowy treści szkoleniowej. nieskomplikowana budowa kursów e-learningowych o specyfice obsługiwanej przez dane rozwiązanie („typowy” kurs e-learningowy, symulacja, ćwiczenia itp.) analiza luk kom- udostępnianie zarządzanie treścią wprowadzenie szkoleniową (repo- kursów w formapetencyjnych indywidualnym użytkownikom zytorium treści) tach pozwalających na ich wykolub grupom testów i ćwiczeń w sieci rzystanie w sposób pożądany przez organizację (CD, intranet, środowisko e-learningowe, wersja papierowa, inne) dopasowywanie zbieranie wynizarządzanie programów szko- ków dystrybucją treści leń do indywidualszkoleniowej przez nych potrzeb wiele mediów i w wielu postaciach. ludzie. System zarządzania kompetencjami (SMS – skills management system). Tabela 1. Porównanie różnych rozwiązań e-learningowych. udostępnienie wydajnych mechanizmów przeszukiwania. komunikacja audiowizualna. opisywanie prezentacje na metadanymi treści odległość (również szkoleniowej dla dużych grup odbiorców). komunikacja. System zdalnej współpracy (LCS – live communication system). zarządzanie repo- zdalna współpraca zytorium wiedzy na wspólnym ekranie komputera. wiedza. System wsparcia na stanowisku pracy (EPSS – electronic performance support system). Wykorzystanie technologii komputerowej… 77.

(10) Funkcje podstawowe. Wyszczególnienie. cd. tabeli 1. ewidencjonowanie kosztów raportowanie i analizy. śledzenie procesów edukacyjnych śledzenie działań szkoleniowców monitorowanie zachowań osób szkolonych. zarządzanie opłatami. System zarządzania szkoleniami (LMS – learning management system) udostępnianie kursów e-learningowych przez sieć. udostępnienie fragmentów zasobów szkoleniowych w modelu just-intime niezbędnych do rozwiązania problemów. System zarządzania System wsparcia na treścią szkoleniową Narzędzie stanowisku pracy System testujący (LCMS – autorskie (AS – assessment (EPSS – electronic learning content (AT – authoring system) performance management tool) support system) system). zarządzanie certy- analizy wyników, fikacjami raporty i recertyfikacjami. System zarządzania kompetencjami (SMS – skills management system). uczestnictwo w procesie e-learningowym (kursy synchroniczne). synchroniczna interakcja ze słuchaczami (ankiety, opinie, ćwiczenia na żywo). System zdalnej współpracy (LCS – live communication system). 78. Michał Kozioł.

(11) funkcje uzupełniające. Wyszczególnienie. udostępnienie narzędzi do samodzielnego znajdowania luk kompetencyjnych. portale szkoleniowe – delegowanie uprawnień do wpływania na indywidualne procesy szkoleń. udostępnianie przekazanie prakursów e-learnin- cownikowi prawa gowych przez sieć do kształtowania własnej kariery przez wybór metody uzupełniania luk kompetencyjnych komunikacja między osobami szkolonymi oraz między osobą szkoloną a szkolącym. System zarządzania kompetencjami (SMS – skills management system). System zarządzania szkoleniami (LMS – learning management system) funkcje umożliwiające przeprowadzanie ankiet i badania opinii. śledzenie postępów w zakresie kursów realizowanych drogą elektroniczną. przypisywanie treści elektronicznej do użytkowników systemu. System zarządzania treścią szkoleniową System testujący (AS – assessment (LCMS – system) learning content management system) Narzędzie autorskie (AT – authoring tool) opracowywanie raportów na temat wykorzystania zasobów treści. System wsparcia na stanowisku pracy (EPSS – electronic performance support system) zarządzanie procesami mającymi miejsce przed interakcją na odległość oraz po niej (rejestracja, podsumowywanie wyników, planowanie kolejnych działań). System zdalnej współpracy (LCS – live communication system). Wykorzystanie technologii komputerowej… 79.

(12) personel kierowniczy średniego i wyższego szczebla zyskujący możliwość zdobycia danych służących do operacyjnego i strategicznego zarządzania organizacją. dział kadr, dział szkoleń. System zarządzania szkoleniami (LMS – learning management system). Źródło: [Hyla 2003, s. 17].. Grupa docelowa / beneficjent rozwiązania. Wyszczególnienie. cd. tabeli 1. personel kierowniczy średniego i wyższego szczebla zyskujący możliwość zdobycia danych służących do operacyjnego i strategicznego zarządzania organizacją. dział kadr, dział szkoleń. System zarządzania kompetencjami (SMS – skills management system). personel kierowniczy średniego i wyższego szczebla zyskujący możliwość zdobycia danych służących do operacyjnego i strategicznego zarządzania organizacją. dział szkoleń. dział szkoleń, wewnętrzny PR, dział komunikacji wewnętrznej, dział odpowiedzialny za kanały sprzedaży, dział marketingu. System zarządzania treścią System testujący szkoleniową (AS – assessment (LCMS – system) learning content management system) eksperci merytoryczni zaangażowani w proces budowy kursów e-learningowych. Narzędzie autorskie (AT – authoring tool). dział (osoba) odpowiedzialny za efektywność i produktywność działań w określonej dziedzinie. dział (osoba) odpowiedzialny za zarządzanie wiedzą. System wsparcia na stanowisku pracy (EPSS – electronic performance support system). dział szkoleń, wewnętrzny PR, dział komunikacji wewnętrznej, dział odpowiedzialny za kanały sprzedaży, dział obsługi klienta. System zdalnej współpracy (LCS – live communication system). 80. Michał Kozioł.

(13) Wykorzystanie technologii komputerowej…. 81. – szkolenia wewnętrzne prowadzone przez pracowników firmy w systemie ciągłym, dotyczące najczęściej wiedzy, którą powinien mieć personel, np. przepisów BHP; treść jest umieszczana na wewnętrznym serwerze zakładu pracy i jest dostępna przez firmowy intranet. Niezależnie od rodzaju prowadzonego kursu stosuje się taki sam zestaw narzędzi, którymi są: wykład podstawowy, narzędzia umożliwiające komunikację, elementy interaktywne, testy sprawdzające, materiały uzupełniające. Wykład podstawowy to prezentacja materiału szkoleniowego na stronach WWW. Wzbogacany jest on często materiałem graficznym, dźwiękowym, a niekiedy filmowym. Zazwyczaj uczestnicy kursu wybierają te partie materiału, które ich interesują. Dzieje się to dzięki powiązaniu podobnych treści poprzez linki, za pomocą języka HTML. Jest to najpopularniejszy hipertekstowy język służący do tworzenia witryn internetowych. Narzędzia umożliwiające komunikację są bardzo ważne dla sprawnego przeprowadzenia szkolenia w systemie online (zarówno z trenerem, jak i pozostałymi uczestnikami). Powszechnie wykorzystywanym narzędziem jest poczta elektroniczna. Ponadto stosuje się: listy elektroniczne, wirtualne tablice ogłoszeń (służą do wymiany poglądów uczestników szkolenia bez konieczności ich obecności w danym czasie), fora dyskusyjne, czat (w celu odbycia rozmowy w czasie rzeczywistym z możliwością kontynuacji szkolenia), FAQ ( frequently asked questions, czyli wykaz najczęściej pojawiających się pytań i odpowiedzi na nie) i inne. Niekiedy używa się bardziej rozwiniętej formy, jaką są wideokonferencje. Rozmowa odbywa się najczęściej z trenerem. Ustala on czas rozpoczęcia oraz czas trwania rozmowy. Może się ona odbywać na kanale ogólnym lub w wydzielonym dla dwóch uczestników paśmie (zwanym privem). Elementy interaktywne to dodatkowe elementy uatrakcyjniające szkolenie. Wykorzystuje się głównie symulacje odwzorowujące rzeczywistość oraz gry komputerowe. Testy sprawdzające służą do sprawdzenia, na ile uczestnicy przyswoili sobie dany materiał. Polegają na zaznaczeniu przeważnie jednej prawidłowej odpowiedzi. Występują tu dwie możliwości sprawdzenia: przez instruktora, po przysłaniu mu wyników, jak i przez system komputerowy. Ponadto rejestrowany jest czas rozwiązywania testu przez pojedynczego uczestnika. Materiały uzupełniające to dodatkowe materiały dla tych uczestników, którzy chcą szczególnie poszerzyć swoją wiedzę, np. wykaz fachowych terminów, przykłady praktycznego zastosowania prezentowanego materiału (case studies) itp. Ponadto zamieszcza się wykaz odnośników do innych witryn o podobnej tematyce. Przedsiębiorstwa i inne instytucje stosujące tę formę szkolenia wykorzystują następujące systemy: oparte na tekście (przesyłanie informacji za pomocą poczty.

(14) Michał Kozioł. 82. elektronicznej, tekstowe konferencje z wykorzystaniem IRC, list newsowych, list dyskusyjnych, elektronicznych tablic ogłoszeniowych, tekstowe strony WWW – zarówno dynamiczne, które mogą być w pewnym zakresie zmieniane przez uczestników szkolenia, jak i statyczne – bez możliwości zmian; oparte na przekazie głosu, które wymagają dodatkowego wyposażenia sprzętu komputerowego w kartę dźwiękową, zestaw do przekazu i odbioru dźwięku (słuchawki, mikrofon, głośniki, odpowiedni program pozwalający na zmianę głosu z analogowego na cyfrowy – zakodowany – i jego przekaz do odbiorcy). Wyróżniamy tu systemy: audiokonferencyjne, audiograficzne, strony WWW oparte na systemach audio, oferujące wymianę informacji z wykorzystaniem dwukierunkowej komunikacji (fullduplex) dźwiękowej i wizyjnej jednocześnie (two-way voice and video) bądź dwukierunkowej komunikacji dźwiękowej i wizyjnej w jedną stronę (two-way voice and one-way video) [Zieliński 2004, s. 128] i oparte na multimedialnych stronach WWW, wykorzystujące architekturę klient–serwer, w której klientem jest pracownik odbywający szkolenie, serwerem zaś program szkoleniowy opracowany i umieszczony w Internecie przez instruktora. Szkolenia na odległość z wykorzystaniem nowych technologii cieszą się popularnością szczególnie w krajach Europy Zachodniej (zwłaszcza w Skandynawii i krajach Beneluksu), a także w Stanach Zjednoczonych, Kanadzie i Australii. Wśród krajów Europy Środkowej i Wschodniej szybki rozwój tej formy szkoleń obserwuje się w Estonii. 4. Zakończenie Liczne informatyczne narzędzia wspierania procesu uczenia się znacznie wzbogacają systemy szkolenia i doskonalenia zawodowego pracowników o nowe formy; przyczyniają się również do doskonalenia już istniejących pod względem ich skuteczności i ekonomicznej efektywności. Można zatem mówić o dwóch podsystemach w ramach systemu szkolenia pracowników. Pierwszy, określany mianem podsystemu referencyjnego, obejmuje elementy merytoryczne immanentnie z nim związane1, drugi natomiast to podsystem informatyczny – wspierający go. Proces szkolenia systematycznego, jak każdy proces zachodzący w organizacji, powinien przebiegać w sposób planowy, uporządkowany. Proponuje się więc, aby proces ten uzupełnić o kolejny etap: projektowanie systemów informatycznych do zarządzania szkoleniami. Systemy referencyjne są podstawą projektowania systemów informatycznych, które przedstawiają technologię komputerową (rozwiązania sprzętowo-programowe) dostosowaną do specyfiki systemów referencyjnych. Elementy te zawarte w poszczególnych etapach procesu szkolenia scharakteryzowano w punkcie 2 artykułu. 1.

(15) Wykorzystanie technologii komputerowej…. 83. Są to więc dwie sfery projektowania, które muszą być ściśle ze sobą powiązane, mając jednak własne odrębne metodyki [Stabryła 2005, s. 238]. Jak już wspomniano, rozwój nowych technologii wymusił liczne zmiany w zakresie szkolenia pracowników. To dzięki Internetowi szkolenie jest coraz popularniejsze. Dzięki niemu da się wyszkolić większą liczbę pracowników, którzy mogą zarówno wykonywać swoje obowiązki, jak i powiększać swoją wiedzę. Szkolenia takie nie eliminują jednak tradycyjnych form szkolenia personelu. W Polsce obserwuje się zwiększenie zastosowania technologii komputerowej i telekomunikacyjnej w szkoleniu pracowników, jednakże jest to zjawisko niewielkie w porównaniu z sytuacją we wspomnianych w artykule państwach. Powodem tego stanu rzeczy są liczne bariery ekonomiczne i prawne. Ponadto obserwuje się brak należytego wykształcenia pracowników w dziedzinie informatyki, a nawet brak rozeznania i świadomości stosowania wymienionych narzędzi teleinformatycznych. Istnieją również bariery o charakterze finansowym, takie jak zbyt drogi sprzęt komputerowy, wysokie koszty połączeń internetowych itp. Wiele przedsiębiorstw ma przestarzały sprzęt komputerowy, a spora ich część nie dysponuje żadnym, sytuacja ta ulega jednak poprawie. Literatura Armstrong M. [2005], Zarządzanie zasobami ludzkimi, Oficyna Ekonomiczna, Kraków. Davenport T.H. [1999], Human Capital, Jassy-Bass, San Francisco. Eraut M.J., Alderton G., Cenker P. [1998], Development of Knowledge and Skills in Employment, Economic and Social Research Council, London. Hyla M. [2003], Wymiary e-learningu – czyli gdzie szukać własnego ja w spektrum technologii, „Zarządzanie i Rozwój”, nr 12. Hyla M. [2005], Przewodnik po e-learningu, Oficyna Ekonomiczna, Kraków. Kubiak M.J. [2000], Wirtualna edukacja, Wydawnictwo Mikrom, Warszawa. Maciejowski T. [2004], Firma w Internecie. Budowanie przewagi konkurencyjnej, Oficyna Ekonomiczna, Kraków. Rae L. [1999], Planowanie i projektowanie szkoleń, Dom Wydawniczy ABC, Warszawa. Stabryła A. [2005], Organizacja procesów informacyjnych dla potrzeb zarządzania firmą [w:] Zarządzanie sektorem publicznym i prywatnym w społeczeństwie informacyjnym, red. L. Kozioł, Tarnów. Tleluk T. [2004], IT w firmie, Wydawnictwo Helion, Gliwice. Rossett A. [2002], The ASD E-learning Handbook. Best Practices, Strategies and Case Studies, McGraw-Hill, New York. Zieliński Z.E. [2004], Nauczanie na odległość jako metoda zdobywania wiedzy [w:] Prace z zakresu informatyki i jej zastosowań, Zeszyty Naukowe Akademii Ekonomicznej w Krakowie, Kraków, nr 641..

(16) 84. Michał Kozioł. Application of Computer Technology in Staff Training The article submits core characteristics of staff training, with special focus on systematic learning during the formalised training process. Much attention has been devoted to discussion of particular stages of this process. The author describes computer tools supporting staff training (mainly e-learning), such as database management systems, Internet services, and systems: LMS (Learning Management System), SMS (Skills Management System), AS (Assessment System), LCMS (Learning Content Management System), AT (Authoring Tool), EPSS (Electronic Performance Support System), LCS (Live Communication System). In the summary, the subsequent stage in a systematic training cycle has been proposed: designing of information systems for training processes management..

(17)