Sylwia ŁĊgowik-ĝwiącik
*PROCESY KONTROLI ZAPASÓW W ZARZĄDZANIU
PRZEDSIĉBIORSTWAMI PRZEMYSŁU CEMENTOWEGO
1. WPROWADZENIE
PrzedsiĊbiorstwa prawidłowo funkcjonujące na rynkach kapitałowych
mu-szą realizowaü wiele róĪnorodnych celów. Z punktu kontroli działalnoĞci
przed-siĊbiorstwa kluczowe znaczenie posiadają cele takie jak: optymalizacja
zarzą-dzania i wiarygodnoĞü operacji finansowych. W poszukiwaniu obszarów
opty-malizacji zarządzania czĊsto wskazuje siĊ na zapasy, jako na jeden z wielu
czynników generujących koszty.
Celem referatu jest weryfikacja procesu kontroli w zarządzaniu zapasami
w przedsiĊbiorstwach przemysłu cementowego. Kontrola w kontekĞcie
zarządzania zapasami dotyczy informacji o racjonalizacji i skutecznoĞci systemu
zarządzania zapasami. Racjonalna gospodarka zapasami to konsekwencja
prze-prowadzonych procesów kontroli. Szczególne znaczenie zapasów wystĊpuje
w przedsiĊbiorstwach przemysłu cementowego, z uwagi na sezonowy charakter
działalnoĞci tych podmiotów gospodarczych. WłaĞciwe zarządzanie w
przedsiĊ-biorstwach przemysłu cementowego wymaga kompleksowego wdroĪenia
proce-sów kontroli.
2. IDENTYFIKACJA PROCESÓW KONTROLI W PRZEDSIĉBIORSTWIE
W literaturze przedmiotu kontrola definiowana jest jako
systematyczne działanie na rzecz ustanowienia norm efektywnoĞciowych przy planowanych ce-lach, jest projektowaniem informacyjnych sprzĊĪeĔ zwrotnych, porównaniem rzeczywistej efek-tywnoĞci z wyznaczonymi normami, ustaleniem odchyleĔ i pomiarem ich znaczenia oraz
*
Dr, Wydział Zarządzania, Politechnika CzĊstochowska. [185]
mowaniem wszelkich kroków dla zapewnienia, by zasoby przedsiĊbiorstwa były wykorzystywane najskuteczniej i najsprawniej do osiągniĊcia jego celów1
.
Z powyĪszej definicji wynika, iĪ kontrola ma na celu wykrywanie i
ujaw-nianie nieprawidłowoĞci oraz zapewnienie efektywnoĞci zarządzania
przedsiĊ-biorstwem.
Według R. W. Griffina kontrola jest
regulacją działaĔ organizacji sprzyjającą łatwiejszemu osiąganiu jej celów2.
Wynika stąd, iĪ kontrola to proces, którego zadaniem jest obserwacja, ocena
i korekta działaĔ przedsiĊbiorstwa zmierzających do realizacji okreĞlonych
ce-lów.
Kontrola ma
sprawdzaü skutecznoĞü czynnoĞci planistycznych, organizacyjnych i przewodzenia3, powinna umoĪliwiaü podjĊcie działaĔ korygujących4.
Zdaniem P. Szczepankowskiego
kontrola polega na porównywaniu informacji o tym, co rzeczywiĞcie nastĊpuje w trakcie wdraĪa-nia planu w Īycie z preliminarzami, budĪetami, programami, wzorcami opracowanymi podczas planowania5.
PowyĪsza definicja wskazuje, Īe proces kontroli jest konsekwencją procesu
planowania. Za pomocą kontroli dokonuje siĊ oceny pozycji przedsiĊbiorstwa
w kontekĞcie zamierzonych planów.
Według E. Nowaka metody kontroli
okreĞlają sposoby postĊpowania przy przeprowadzaniu kontroli. Konkretna metoda obejmuje zespół czynnoĞci, które naleĪy wykonaü przy porównaniu wielkoĞci rzeczywiĞcie osiągniĊtych z wielkoĞciami poĪądanymi oraz ustaleniami odchyleĔ tych wielkoĞci6.
1 Por.: J. U r y g a, I. B i e n i a s, Organizacja systemu rachunkowoĞci i kontroli wewnĊtrznej
w podmiocie badanym, SKwP, Warszawa 2005, s. 21; A. K. K o Ĩ m i Ĕ s k i, W. P i o t r o w s k i
(red.), Zarządzanie. Teoria i praktyka, PWN, Warszawa 1999, s. 244. 2
R. W. G r i f f i n, Podstawy zarządzania organizacjami, PWN, Warszawa 2000, s. 585. 3
J. F. S t o n e r, R. F r e e m a n, D. G i l b e r t, Kierowanie, PWE, Warszawa 2000, s. 538. 4
Por.: J. D u r a j, Podstawy ekonomiki przedsiĊbiorstwa, PWE, Warszawa 2000, s. 21; R. B o r o w i e c k i, M. K w i e c i Ĕ s k i, Informacje w zarządzaniu przedsiĊbiorstwem, pozyskiwanie, wykorzystanie i ochrona, Zakamycze, Kraków 2003, s. 63; H. K o Ğ c i e l n i a k,
Audit of the Europan Union Funds – Managing and the Control, [w:] Management of Manafactring Systems, Conference with International Participation, Slovak Republik 2008, s. 215;
S. M. B r a g g., Accounting Control. Best Practices, Wiley and Sons, Inc., New Jersey 2006, s. 35. 5
A. K. K o Ĩ m i Ĕ s k i, W. P i o t r o w s k i (red.), Zarządzanie. Teoria i praktyka, PWN, War-szawa 2006, s. 253.
6
Wybór metody kontroli powinien uwzglĊdniaü cel kontroli i wymagania
osoby zlecającej, które umoĪliwią dokonanie właĞciwej oceny badanego
zjawi-ska.
Kontrola moĪe byü pełna lub wycinkowa, zaplanowana lub niezaplanowana,
prewencyjna lub represyjna, jednak bez wzglĊdu na moĪliwe klasyfikacje
kon-troli musi byü ona prowadzona w sposób ciągły. PrzedsiĊbiorstwa powinny
wy-korzystywaü tylko uzasadnione rodzaje kontroli
7. Zbyt duĪa iloĞü roĪnych
rodza-jów kontroli moĪe spowodowaü problemy organizacyjne oraz wzrost kosztów
operacyjnych przedsiĊbiorstwa.
3. WERYFIKACJA PROCESÓW KONTROLI W ZARZĄDZANIU ZAPASAMI W PRZEDSIĉBIORSTWACH PRZEMYSŁU CEMENTOWEGO
W celu realizacji procesów kontroli dla podejmowania decyzji w
zarządza-niu zapasami przeprowadzono badania empiryczne w czterech zakładach
cemen-towych naleĪących do jednego z najwiĊkszych koncernów cemencemen-towych na
Ğwiecie. W ramach badaĔ własnych dokonano analizy porównawczej i analizy
trendu planowanej wielkoĞci zapasów cementu zapewniających realizacjĊ
pla-nowanej sprzedaĪy oraz zgodnoĞci stanu faktycznego cementu z planowanym
w badanym okresie. Celem kontroli zapasów w badanych przedsiĊbiorstwach
było uzyskanie wystarczających dowodów potwierdzających, iĪ stan zapasów
jest zgodny z bieĪącym zapotrzebowaniem, ewidencja i dokumentacja zapasów
jest wolna od uchybieĔ i rzetelnie przedstawiona w ksiĊgach rachunkowych,
koszty zapasów kształtują siĊ na optymalnym poziomie.
Dane empiryczne opracowano przy załoĪeniu konkretnych zdolnoĞci
pro-dukcyjnych wystĊpujących w badanych przedsiĊbiorstwach. Zakres danych
em-pirycznych objĊtych badaniem dotyczył rozmiarów produkcji, wielkoĞci
zuĪy-cia, kosztu własnego sprzedaĪy zapasów i poziomu zapasów, co umoĪliwiło
zobrazowanie sezonowoĞci produkcji i sprzedaĪy oraz kształtowanie siĊ
pozio-mu zapasów w sektorze cementowym. W celu kwantyfikacji procesu kontroli
w zarządzaniu zapasami w przedsiĊbiorstwach przemysłu cementowego zbiór
danych empirycznych przedstawiono w ujĊciu iloĞciowym.
Plan produkcji cementu w I kwartale badanego okresu przewidywał szybki
wzrost produkcji. W lutym załoĪono, iĪ produkcja wzroĞnie o 30%, a w marcu
zostanie podwojona wielkoĞü produkcji z lutego. Na II kwartał roku
zaplanowa-no stały, bardzo wysoki poziom produkcji cementu (110 000 ton). Wysoki
po-ziom produkcji cementu miał siĊ utrzymaü przez dwa pierwsze miesiące
III kwartału. Dopiero na wrzesieĔ przewidziano powolny spadek produkcji
7
Por.: S. Ł Ċ g o w i k - ĝ w i ą c i k, H. K o Ğ c i e l n i a k, Parameterization of Control
Deci-sions and Audit in Inventory Management in Cement Industry Enterprises, Institute of Economic
mentu. Trend spadkowy miał siĊ utrzymaü przez cały IV kwartał badanego
okre-su, osiągając w grudniu Ğredni poziom produkcji cementu z I kwartału.
Rzeczywiste rozmiary produkcji cementu w I kwartale badanego okresu
by-ły o 50% wyĪsze od zakładanych. W II kwartale roku nastąpił spadek produkcji
w stosunku do planu, poziom produkcji cementu w tym okresie był niĪszy od
zakładanego o około 50%. W III kwartale roku produkcjĊ cementu
charaktery-zowała tendencja spadkowa. NajwiĊkszy spadek produkcji cementu nastąpił
w sierpniu, czyli miesiąc wczeĞniej niĪ zakładał plan. Produkcja cementu
w IV kwartale roku była niĪsza od planowanej o około 40% i utrzymywała
ten-dencjĊ spadkową (rys. 1).
Rys. 1. Odchylenie realizacji produkcji od planu produkcji cementu w badanym okresie ħr ó d ł o: opracowanie własne.
Badając odchylenie rzeczywistego poziomu produkcji cementu w
odniesie-niu do poziomu planowanego, naleĪy stwierdziü, iĪ w badanym okresie nie
wykonano planowanej produkcji cementu w 24%. Wzrost produkcji cementu
w I kwartale roku zapowiadał korzystny trend w badanym roku. JednakĪe
w II kwartale roku, gdy przewidywany poziom produkcji powinien wzrastaü,
nastąpił spadek produkcji cementu. Załamanie poziomu produkcji w III kwartale
roku przyczyniło siĊ do niewykonania zakładanej wielkoĞci produkcji w
bada-nym okresie.
Plan sprzedaĪy cementu zakładał szybki wzrost sprzedaĪy w ciągu
pierw-szych czterech miesiĊcy badanego roku. Od kwietnia do lipca zakładano, iĪ
sprzedaĪ cementu nadal bĊdzie utrzymywała tendencjĊ wzrostową lecz
plano-Produkcja cementu
Poziom produkcji w poszczególnych miesiącach
W ie lk o Ğü p ro d u k cj i w t o n ac h Wykonanie Plan Odchylenie 120 000 100 000 80 000 60 000 40 000 20 000 0 –20 000 –40 000 –60 000
wane tempo wzrostu było juĪ wolniejsze. W sierpniu przewidywany poziom
sprzedaĪy miał siĊ utrzymywaü na wysokim poziomie, ale był juĪ niĪszy niĪ
w lipcu. Od wrzeĞnia planowano stopniowy, równomierny spadek poziomu
sprzedaĪy cementu.
Planowany poziom sprzedaĪy cementu został zrealizowany w 74%.
W I kwartale roku odchylenie sprzedaĪy zrealizowanej do planowanej jest
do-datnie, co miało istotny wpływ na realizacjĊ całoĞciowego planu sprzedaĪy.
W II i III kwartale badanego okresu odnotowano wysokie odchylenie ujemne.
II kwartał rozpoczął siĊ powaĪnym spadkiem poziomu sprzedaĪy w porównaniu
z przewidywanym. W maju i czerwcu odnotowano wzrost sprzedaĪy lecz był on
na poziomie niĪszym od zakładanego. III kwartał to dalszy spadek sprzedaĪy.
W sierpniu odnotowano najniĪszy poziom sprzedaĪy w sezonie letnim. We
wrzeĞniu faktyczna sprzedaĪ zbliĪyła siĊ do planowanej. JednakĪe ostatni
kwar-tał cechował siĊ wyraĨnym spadkiem popytu na cement i kszkwar-tałtował siĊ poniĪej
planowanego poziomu (rys. 2).
Rys. 2. Odchylenie kosztu własnego sprzedaĪy od planu sprzedaĪy cementu ħr ó d ł o: jak do rys. 1.
Analizując odchylenie wystĊpujące pomiĊdzy planowaną sprzedaĪą
cemen-tu a zrealizowaną, zauwaĪa siĊ, Īe planu nie zrealizowano w 26%. W badanym
okresie wystąpiły dwa wyraĨne spadki sprzedaĪy (kwiecieĔ i sierpieĔ). Jest to
zjawisko o tyle niepokojące, Īe dotyczy sezonu letniego, w którym
przewidywa-ny popyt powinien zwyĪkowaü. Taka sytuacja przyczyniła siĊ do nie wykonania
planu sprzedaĪy cementu. MoĪna przypuszczaü, iĪ przyczyny niezrealizowania
Koszt własny sprzedaĪy cementu
Rozmiary sprzedaĪy w poszczególnych miesiącach
W ie lk o Ğü s p rz ed a Ī y w t o n ac h Wykonanie Plan Odchylenie 150 000 100 000 50 000 0 –50 000 –100 000
planu sprzedaĪy cementu mogą wynikaü z wadliwej polityki cenowej lub z
przy-czyn zewnĊtrznych takich, jak konkurencja w kraju czy napływ taĔszego
cemen-tu z imporcemen-tu.
Planowany poziom zapasów cementu w II kwartale roku miał byü wyĪszy
o 11% od poziomu zakładanego na I kwartał. W III kwartale roku przewidywano
szybki spadek poziomu zapasów cementu. W paĨdzierniku planowano, iĪ
po-ziom zapasów cementu bĊdzie siĊ utrzymywał na bardzo niskim popo-ziomie,
na-tomiast w listopadzie i grudniu zapasy cementu powinny ponownie wzrosnąü.
Rzeczywiste zapasy cementu w I kwartale roku były mniejsze od
planowa-nych o niecałe 7%, co wynikało ze wzrostu sprzedaĪy cementu w tym okresie
ponad plan. W kwietniu i maju zapas cementu nieznacznie wzrósł utrzymując
siĊ poniĪej planowanego poziomu. Na przełomie czerwca i lipca poziom
zapa-sów cementu ponownie spadł z powodu wzrostu sprzedaĪy. Załamanie
sprzeda-Īy w sierpniu spowodowało wzrost zapasów o 85% w stosunku do planu na ten
miesiąc. WrzesieĔ to kolejny miesiąc oĪywienia sprzedaĪy co skutkowało
zmniejszeniem poziomu zapasów cementu, pomimo tego zapas cementu w tym
miesiącu przewyĪszał planowaną iloĞü. Ostatni kwartał badanego okresu
charak-teryzuje siĊ stałym wzrostem poziomu zapasów cementu. Jedynie w grudniu
poziom zapasów nieznacznie siĊ obniĪył w porównaniu z listopadem, czego
przyczyną było wyraĨne zmniejszenie rozmiarów produkcji cementu (rys. 3).
Rys. 3. Odchylenie faktycznego zapasu cementu do zapasu planowanego w badanym okresie ħr ó d ł o: jak do rys. 1.
Zapas cementu
Poziom zapasu w poszczególnych miesiącach
W ie lk o Ğü z ap as u w t o n ac h 60 000 50 000 40 000 30 000 20 000 10 000 0 –10 000 –20 000 Wykonanie Plan Odchylenie
Cement w przedsiĊbiorstwach przemysłu cementowego jest produktem
go-towym. MoĪliwoĞci składowania cementu są uwarunkowane iloĞcią i
pojemno-Ğcią silosów cementu. WielkoĞü produkcji cementu stanowi wąskie gardło
w przedsiĊbiorstwach przemysłu cementowego, gdyĪ zaleĪy przede wszystkim
od zdolnoĞci produkcji klinkieru. Wszystkie przedsiĊbiorstwa objĊte badaniem
posiadają wiĊksze zdolnoĞci przemiału klinkieru na cement niĪ wyprodukowania
samego klinkieru. Analizując poziom zuĪycia klinkieru do produkcji cementu,
naleĪy wspomnieü o dwóch istotnych czynnikach, które wpływają na stan
zapa-sów klinkieru, tj.: rodzaju produkowanego cementu, jakoĞci klinkieru (jego
wil-gotnoĞü). Normy produkcji cementu szczegółowo regulują iloĞci klinkieru jaką
naleĪy zuĪyü na wyprodukowanie 1 tony okreĞlonego gatunku cementu oraz jaki
skład chemiczny powinien posiadaü klinkier by uzyskaü dany cement.
Poziom sprzedaĪy cementu jest obszarem, który najtrudniej przewidzieü
poniewaĪ w duĪej mierze kształtują go czynniki zewnĊtrzne. W przypadku, gdy
zapotrzebowanie na cement roĞnie a produkcja klinkieru nie jest wystarczająca
przedsiĊbiorstwa przemysłu cementowego muszą posiłkowaü siĊ klinkierem
obcym, aby zaspokoiü popyt na cement.
Podczas kontroli procesu tworzenia, składowania i wyczerpania zapasów
cementu dokonano oceny skutecznoĞci planowania w badanym obszarze. Plan
produkcji cementu w niewielkim stopniu rozmija siĊ z jego realizacją.
Planowa-nie poziomu produkcji Planowa-nie jest procesem skomplikowanym. Znając zdolnoĞü
produkcyjną młynów cementu oraz moĪliwoĞci wypału klinkieru, stosunkowo
łatwo moĪna przewidzieü rozmiary produkcji, które w kolejnych latach są
ana-logiczne. Plan zapasów cementu jest ĞciĞle związany z planowaniem zdolnoĞci
produkcyjnych cementu, jak i przewidywanym poziomem sprzedaĪy cementu.
Musi takĪe uwzglĊdniaü iloĞü i pojemnoĞü silosów cementu. Odchylenie
fak-tycznego poziomu zapasów od poziomu planowanego w badanych
przedsiĊbior-stwach jest determinowane głównie przez wahania sprzedaĪy. Planowanie
pro-cesu sprzedaĪy napotyka na wiele trudnoĞci. Przy opracowaniu planu sprzedaĪy
przedsiĊbiorstwa przemysłu cementowego przyjmują generalną zasadĊ, Īe
sprzedaĪ cementu wykazuje charakter sezonowy. W sezonie letnim (II i III
kwartał roku) poziom sprzedaĪy jest wysoki, w sezonie zimowym (I i IV kwartał
roku) poziom sprzedaĪy spada. Wynika stąd, iĪ podczas planowania poziomu
sprzedaĪy decydujące znaczenie ma precyzja szacunków w zakresie
przewidy-wanego popytu na cement w poszczególnych okresach. Wahania poziomu
sprzedaĪy mają bezpoĞredni wpływ na poziom wszystkich zapasów
produkcyj-nych w przedsiĊbiorstwach przemysłu cementowego. Pion sprzedaĪy, aby
unik-nąü ryzyka związanego ze spadkiem rentownoĞci, zamroĪeniem kapitałów
w zapasach oraz wzrostem kosztów zapasów, musi wczeĞnie reagowaü na
symp-tomy spadku planowanej wielkoĞci sprzedaĪy poprzez elastyczną politykĊ
ce-nową i marketingową. Zaleceniem pokontrolnym jest monitorowanie prac
plani-stycznych w obszarze sprzedaĪy. NaleĪy zbadaü sposoby pozyskiwania Ĩródeł
informacji o przewidywanym popycie. Kontrolowaü przepływ informacji
po-miĊdzy komórkami sprzedaĪy i produkcji w celu szybkiego reagowania w
przy-padku wahaĔ popytu. Zweryfikowaü koszt jednostkowy wytworzenia
poszcze-gólnych gatunków cementów i przeprowadziü analizĊ ich rentownoĞci.
4. PODSUMOWANIE
Celem referatu była prezentacja procesu kontroli w zarządzaniu
przedsiĊ-biorstwem na rynku kapitałowym. Kontrola jest jedną z czterech funkcji
zarzą-dzania, odnosi siĊ do tradycyjnych działaĔ kontrolnych ustalonych przez kadrĊ
kierowniczą przedsiĊbiorstwa, ma na celu zapewnienie wiarygodnoĞci,
skutecz-noĞci i efektywskutecz-noĞci działania.
Oceniając procesy kontroli w zakresie zarządzania zapasami w
przedsiĊ-biorstwach przemysłu cementowego naleĪy stwierdziü, iĪ ekonomiczne
konse-kwencje czynnoĞci kontrolny są uwarunkowane technologią produkcji cementu
oraz wahaniami popytu na produkty sektora cementowego. Niedopasowanie
intensywnoĞci strumienia dostaw zapasów do strumienia ich zuĪycia wymusza
gromadzenie zapasów. Informacje uzyskane podczas bieĪącej kontroli zapasów
bĊdą wspomagały szybkie reagowanie w sytuacji zmiany czynników
zewnĊtrz-nych. Ustalenia kontroli mogą ułatwiü podejmowanie trafnych decyzji w
obsza-rze strategicznych zapasów operacyjnych wystĊpujących w sektoobsza-rze
cemento-wym.
Sylwia ŁĊgowik-ĝwiącik
THE STOCK CONTROL PROCESSES IN MANAGEMENT OF CEMENT INDUSTRY COMPANIES
The aim of this article is to present the researches concerning verification of the control processes in company management on capital market. In the first part of the article theoretical aspects about control processes in company were presented. In the second part researches concerning the control processes in stock management in cement industry company. In the end of the article economical factors which influance on rational stock economy in researches subjects.
