Jak eksportować dane uczniów do programu HERMES?
Program Ekspert szkolny posiada funkcję eksportu danych do programu HERMES.
(dane przekazywane do OKE)
Aby eksport danych w ogóle był możliwy należy spełnić trzy warunki :
Warunek 1): zapis w ustawieniach programu Identyfikatora nadanego szkole przez OKE (patrz ilustracja poniżej)
Aby zapisać identyfikator nadany szkole przez OKE, należy otworzyć w panelu startowym okno
USTAWIENIA i po wybraniu zakładki zawierającej Jednostki szkolne edytować dane wybranej jednostki szkolnej i w pole Identyfikator należy wpisać wymagane dane. (na ilustracji powyżej pole zaznaczone czerwoną obwódką)
Warunek 2): zapisanie numeracji w dzienniku lekcyjnym dla eksportowanych danych uczniów Jak sprawdzić czy uczniowie posiadają zapisane numery w dzienniku lekcyjnym?
Aby sprawdzić, czy uczniom zapisano numerację w dzienniku lekcyjnym, wybierz do wyświetlenia kolumnę zawierającą Nr w dzienniku lekcyjnym (patrz ilustracja poniżej).
Po wybraniu kolumny zostanie wyświetlona aktualna numeracja uczniów w dzienniku lekcyjnym. Jeżeli występują braki w tej numeracji, to poniżej przedstawiono dwie metody uzupełnienia tych brakujących danych.
Metoda 1.
Edytuj dane ucznia i na karcie Dane ewidencyjne odszukaj pole do zapisu numeracji w dzienniku
lekcyjnym. Na tej samej karcie znajduje się także pole do zapisu numeru sali dla OKE, tj. wymaganej przez program HERMES numeracji sal w której uczniowie zdają egzaminy.
Pole zawierające Nr w dzienniku lekcyjnym musi być bezwzględnie wypełnione, natomiast Numer sali dla OKE, może być uzupełniony już w programie HERMES po eksporcie danych.
Metoda 2.
Wykorzystaj funkcję Automatyczna numeracja uczniów w oddziałach. Funkcja ta jest dostępna po otwarciu okna zawierającego Opcje (patrz ilustracja poniżej).
Automatyczną numerację uczniów w oddziałach można przeprowadzić po otwarciu oddziału.
Funkcja ta nie jest dostępna przy przeglądaniu listy wszystkich uczniów zapisanych w szkole.
Po otwarciu wybranego oddziału, wystarczy uruchomić wymienioną funkcję, a program automatycznie nada numerację w dzienniku po wcześniejszym posortowaniu nazwisk w kolejności alfabetycznej.
Warunek 3): nazwy oddziałów muszą być jednoliterowe (np. A, B, C, D.... itp)
Jeżeli nazwy oddziałów składają się z więcej niż jednej litery, eksport danych nie będzie możliwy!
Na czas eksportu danych do programu Hermes, zaleca się zmianę nazw oddziałów na jednoliterowe.
Poniżej przykład oznaczenia oddziałów do celów egzaminacyjnych używanych w programie Hermes!
Eksport danych uczniów do pliku programu HERMES
Uwaga!
Wybór danych w tabeli okna głównego nie ma związku z danymi eksportowanymi do Hermesa.
Niezależnie od ilości wybranych kolumn w oknie głównym, program i tak eksportuje wyłącznie niezbędne dane osobowe ucznia.
Nie ma więc znaczenia, czy na przykład w tabeli okna głównego zostanie wyświetlony Nr PESEL, ponieważ i tak zostanie on eksportowany. Ta zasada dotyczy także innych niezbędnych danych.
Jeżeli wszyscy uczniowie, których dane chcesz eksportować do programu Hermes posiadają wypełnione pole z numerem w dzienniku lekcyjnym, to:
1) uruchom funkcję filtrowania danych uczniów i po zaznaczeniu statusu Uczniowie i wybraniu wszystkich klas w których znajdują się uczniowie zdający egzaminy (w przypadku szkoły podstawowej - wszystkie klasy 6, w przypadku gimnazjum lub liceum – wszystkie klasy 3)
Uwaga!
Dzięki metodzie filtrowania jesteśmy w stanie uzyskać listę uczniów wszystkich klas egzaminowanych i eksportować dane uczniów w całości (patrz ilustracja powyżej).
Program eksportując dane uczniów dokona automatycznego podziału na klasy, pomimo tego że w
programie Ekspert szkolny lista wytworzona dzięki filtrowaniu uczniów zawiera zbiorczą listę klas szóstych (SP) lub trzecich (GM, LO).
2) wybierz opcję programu Zaznacz wszystko, aby wybrać uczniów do eksportu (program eksporuje wyłącznie zaznaczonych uczniów więc jeżeli użytkownik nie chce eksportować jakichś uczniów – wystarczy ich odznaczyć!)
3) po zaznaczeniu uczniów których dane chcesz eksportować, wybierz na pasku narzędzi funkcję Eksportuj, a po otwarciu okna Eksport danych (patrz ilustracja poniżej), wybierz jako format eksportu Plik danych Hermes (*.xml)
4) po kliknięciu w przycisk Eksportuj, dane wybranych uczniów zostaną eksportowane do zewnętrznego pliku z rozszerzeniem *.xml, a fakt eksportu zostanie potwierdzony komunikatem (patrz ilustacja poniżej).
Plik utworzony przez program Ekspert szkolny ma nazwę taką jak Identyfikator nadany szkole przez OKE - patrz opis zapisu Identyfikatora powyżej
Import danych do programu HERMES
1) Po otwarciu programu HERMES usuń wcześniej utworzone lub importowane pliki szkół (patrz ilustracja poniżej)
2) W menu Plik wybierz funkcję Importuj z XML... (patrz ilustracja poniżej)
i wskaż utworzony przez program Ekspert szkolny plik *.xml (patrz ilustracja na następnej stronie)
3) po wskazaniu i zaakceptowaniu importu danych z pliku *.xml należy podać Klucz otrzymany od OKE (patrz ilustracja poniżej)
Po podaniu klucza i naciśnięciu przycisku OK zostanie wczytany plik zawierający dane uczniów, które zostały eksportowane z programu Ekspert szkolny.
W razie problemów z eksportem lub wczytanie pliku do programu HERMES, proszę o kontakt tel. 692 240 930
