DA.272.1.2017
Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia (dalej SIWZ) dla postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na wykonywanie usług pocztowych dla Związku Gmin Wierzyca
Postępowanie prowadzone jest na podst. art. 138o ustawy Prawo Zamówień Publicznych (dalej Ustawy)
1. Nazwa i adres Zamawiającego.
Związek Gmin Wierzyca
ul. gen. Władysława Sikorskiego 18 83-200 Starogard Gdański
tel. : 58 562 19 97 fax : 58 563 40 48
2. Opis przedmiotu zamówienia.
2.1 Wykonywanie powszechnych usług pocztowych w zakresie:
przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek listowych rejestrowanych i nierejestrowanych ekonomicznych, w tym poleconych,
przyjmowania, przemieszczania i doręczania paczek pocztowych,
doręczana zwrotów przesyłek listowych rejestrowanych niedoręczonych, po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia adresatom.
2.2 Sposób dostarczenia przesyłek określają następujące ustawy i akty wykonawcze:
1) ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego, 2) ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego,
3) rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej (Dz. U. poz. 1468),
4) rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz. U. poz.545),
5) ustawa z dnia 23 listopad 2012 r. Prawo Pocztowe (Dz. U. poz. 1529),
6) regulamin Poczty Listowej, Światowy Związek Pocztowy sporządzony w Bernie dnia 28 stycznia 2005 r. (Dz. U. z 2007 r. nr 108, poz. 744),
7) regulamin dotyczącym Paczek pocztowych, Światowy Związek Pocztowy sporządzony w Bernie dnia 28 stycznia 2005 r. (Dz. U. z 2007 r. nr 108, poz. 745),
8) ustawa z dnia 29 sierpnia 2015 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 nr 0 poz. 613) 9) inne powszechnie obowiązujące przepisy,
10)„regulamin Wykonawcy” zgodnie z art. 2 ustawy – Prawo Pocztowe z dnia 23 listopada 2012 r.
(Dz. U. z 2012 r. poz. 1529) do usług pocztowych należy realizowanie przekazów pocztowych. Na podstawie art. 7 działalnością pocztową objętą wpisem do rejestru może wykonywać przedsiębiorca, który m. in. posiada regulamin świadczenia usług pocztowych oraz cennik usług pocztowych,
11)ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1182 z późn. zm.) oraz niniejszy opis przedmiotu zamówienia.
UWAGA - Potwierdzenie nadania przesyłki musi mieć moc dokumentu urzędowego zgodnie z art. 45 Ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2012 r.
poz. 1529).
2.3 Wykazane w Formularzu ofertowym ilości przesyłek każdego rodzaju zostały określone szacunkowo w celu obliczenia wartości oferty i porównaniu ofert i nie są ilościami zobowiązującymi Zamawiającego.
2.4 Wartość należności za świadczenie usług pocztowych obliczana będzie w okresach miesięcznych, jako iloczyn ceny jednostkowej zaoferowanej w ofercie przetargowej za dany rodzaj przesyłki oraz rzeczywistej ilości przesyłek danego rodzaju. W przypadku nadawania przez Zamawiającego przesyłek nie ujętych w formularzu cenowym podstawą rozliczeń będą ceny z załączonych do oferty cenników usług pocztowych Wykonawcy. Uiszczanie opłat będzie następowało z dołu w terminie 14 dni od wystawienia faktury VAT.
2.5 Cena podana przez Wykonawcę nie będzie podlegała zmianom przez okres realizacji zamówienia, z wyjątkiem:
1) ustawowej zmiany obowiązku podatkowego Wykonawcy w zakresie podatku od towarów i usług (VAT),
2) zmiany cennika powszechnych usług pocztowych zatwierdzonego przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej lub w sposób dopuszczony przez obowiązujące przepisy Prawa pocztowego.
2.6 Nadanie przesyłek następować będzie w dniu ich przyjęcia przez Wykonawcę od Zamawiającego.
2.7. Terminy doręczania przesyłek pocztowych zgodnie z przepisami prawa.
2.8. Dla przesyłek ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru Wykonawca będzie dostarczał do siedziby Zamawiającego, pokwitowane przez adresata potwierdzenie odbioru niezwłocznie po doręczeniu przesyłki.
2.9. W przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel Wykonawcy pozostawi zawiadomienie o próbie dostarczenia przesyłki ze wskazaniem, gdzie i kiedy adresat może odebrać przesyłkę. Termin odbioru przesyłki przez adresata wynosi 14 dni liczonych od dnia następnego po dniu pozostawienia zawiadomienia; w tym terminie wykonawca powtórnie zawiadamia adresata o pozostawieniu przesyłki we wskazanym miejscu. Po upływie terminu odbioru przesyłka zwracana jest Zamawiającemu wraz z podaniem przyczyny nieodebrania przez adresata.
2.10. Użyte w SIWZ określenia związane z opisem przedmiotu zamówienia oznaczają:
- przesyłka priorytetowa – usługa realizowana najszybszą drogą w obrocie krajowym i zagranicznym,
- przesyłka ekonomiczna – przesyłka listowa nierejestrowana lub polecona nie będąca przesyłką priorytetową; kategoria przesyłek doręczanych na terenie kraju do trzeciego dnia roboczego po dniu nadania,
- przesyłka rejestrowana – przesyłka przyjęta za pokwitowaniem przyjęcia i doręczana za pokwitowaniem odbioru,
- przesyłka polecona – przesyłka rejestrowana będąca przesyłką listową, przemieszczana i doręczana w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem;
- zwrotne potwierdzenie odbioru – zwrócone nadawcy potwierdzenie odbioru zawierające datę i podpis odbiorcy, stanowiący potwierdzenie otrzymania przesyłki listowej,
2.11. Szacunkowa liczba przesyłek niewymagających zwrotnego potwierdzenia odbioru rocznie dla wymienionych typów to ok 11 000 szt. (w tym krajowe 10.977 szt., zagraniczne 23 szt.)
2.12. Szacunkowa liczba przesyłek wymagających zwrotnego potwierdzenia odbioru o mocy dokumentu urzędowego. to ok 20 540 szt. (w tym 20.526 szt. i zagraniczne 14 szt.) 2.13. Zamawiający nie dopuszcza możliwości złożenia oferty wariantowej.
2.14. Zamawiający nie dopuszcza możliwości złożenia ofert częściowych.
2.15. Zamawiający nie zastrzega żadnej części jako zakazanej do powierzenia podwykonawcom.
3. Termin wykonania zamówienia, gwarancja, rozliczenia.
3.1. Zamawiający wymaga realizacji zamówienia w terminie od 01.11.2017 do 31.10.2018 r.
3.2. Zamawiający wymaga zaoferowania 30 dniowego terminu płatności.
3.3. Rozliczenia między Zamawiającym a wykonawcą dokonywane będą w złotych polskich.
4. Warunki udziału w postępowaniu.
O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu dotyczące:
4.1. kompetencji lub uprawnień do prowadzenia określonej działalności zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów:
Zamawiający uzna powyższy warunek za spełniony o ile wykonawca wykaże, że posiada zezwolenie na wykonywanie działalności pocztowej zgodnie z art. 6 ustawy Prawo pocztowe.
5. Wykaz oświadczeń lub dokumentów, potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu jakie należy złożyć wraz z ofertą.
5.1. Do oferty wykonawca dołącza aktualne zezwolenie na wykonywanie działalności pocztowej w lub oświadczenie o ustawowym zwolnieniu z uzyskania w/w zezwolenia
6. Sposób porozumiewania się Zamawiającego z wykonawcami.
6.1. Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje dotyczące postępowania Zamawiający i wykonawcy przekazują pisemnie lub drogą elektroniczną. Jeżeli Zamawiający lub wykonawca przekazują oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje faxem, każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania.
6.2. Osobą upoważnioną do kontaktowania się z wykonawcami w powyższy sposób jest:
Elżbieta Kokoszyńska tel. 58 562 19 97.
6.3. W przypadku braku potwierdzenia otrzymania wiadomości przez Wykonawcę, Zamawiający domniema, iż pismo wysłane przez Zamawiającego na numer faksu podany przez Wykonawcę zostało mu doręczone w sposób umożliwiający zapoznane się Wykonawcy z jego treścią.
7. Przekazywanie SIWZ i wyjaśnienia treści SIWZ.
7.1. Zamawiający przekaże treść SIWZ na wniosek wykonawcy.
7.2. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści SIWZ. Zamawiający jest obowiązany udzielić wyjaśnień niezwłocznie pod warunkiem, że wniosek o wyjaśnienie treści SIWZ wpłynął do Zamawiającego nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert. Jeżeli wniosek wpłynął po upływie terminu składania wniosku lub dotyczy udzielonych wyjaśnień, Zamawiający może udzielić wyjaśnień albo pozostawić wniosek bez rozpoznania. Przedłużenie terminu składania ofert nie wpływa na bieg terminu składania wniosku.
7.3. Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami Zamawiający przekazuje wykonawcom, którym przekazał SIWZ bez ujawniania źródła zapytania a także zamieszcza na stronie internetowej.
7.4. Zamawiający nie planuje zwołania zebrania wszystkich wykonawców.
8. Wadium/termin związania ofertą.
8.1. Zamawiający nie wymaga złożenia wadium.
8.2. Termin związania ofertą wynosi 30 dni.
9. Opis sposobu przygotowania ofert.
9.1. Ofertę składa się pod rygorem nieważności w formie pisemnej, w języku polskim.
9.2. Treść oferty musi odpowiadać treści SIWZ.
9.3. Oferty oraz wszelkie oświadczenia i zaświadczenia składane w trakcie tego postępowania są jawne z wyjątkiem informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (tekst jedn. z 2003 r. Dz. U.
nr 153, poz. 1503 ze zm.), które to informacje, na podstawie zastrzeżenia zawartego w ofercie, nie będą udostępnione innym osobom. W związku z tym, wykonawca dokonujący zastrzeżenia o nieujawnianiu zawartych w złożonej ofercie informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorcy, zapakuje strony oferty z taką zawartością do odrębnej koperty, którą oznaczy sformułowaniem –
„tajemnica przedsiębiorcy”. W sytuacji, gdy informacje zastrzeżone nie stanowią tajemnicy przedsiębiorstwa w rozumieniu wskazanych przepisów, Zamawiający uzna ich zastrzeżenie za bezskuteczne o czym poinformuje Wykonawcę. Wykonawca nie może zastrzec w szczególności informacji dotyczących ceny (w tym kosztorysu ofertowego), terminu wykonania zamówienia i warunków płatności.
9.4. Wszystkie stronice oferty oraz wszelkie miejsca, w których wykonawca naniósł zmiany powinny być parafowane przez osoby podpisujące ofertę. Zaleca się ponumerowanie wszystkich stron oferty, w tym stron zamieszczonych w kopercie zawierającej informacje chronione przez wykonawcę, zachowując ciągłość numeracji.
9.5. Oferta musi zawierać informacje, których zakres Zamawiający określił w załączonym Formularzu „Oferty”. Zaleca się zastosowanie formularza przygotowanego przez Zamawiającego oraz wymienionych w nim załączników. Ofertę należy zamieścić w zamkniętej kopercie z naniesionymi oznaczeniami:
Oferta
na wykonywanie usług pocztowych dla Związku Gmin Wierzyca nie otwierać przed 27 października 2017 r. godz. 10:30 Konsekwencje złożenia oferty niezgodnie z powyższym opisem ponosi wykonawca.
9.6. Oferta musi być podpisana przez osobę/osoby uprawnioną do zaciągania zobowiązań w imieniu Wykonawcy bądź przez ustanowionego przez nią/nie pełnomocnika/ów. Wykonawcy składający ofertę wspólną są zobowiązani do ustanowienia pełnomocnika. Pełnomocnictwo może dotyczyć zarówno reprezentowania wszystkich Wykonawców składających wspólną ofertę w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, jak i podpisania w ich imieniu umowy o zamówienie publiczne. Jeżeli pełnomocnictwo upoważnia jedynie do reprezentowania Wykonawców w postępowaniu, to przed podpisaniem umowy z Zamawiającym wymagane będzie złożenie umowy, w której określone będą prawa i obowiązki poszczególnych wykonawców. Pełnomocnictwo musi wskazywać pełnomocnika (w tym zakres jego umocowania), a także wskazywać wszystkich wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. Pełnomocnictwo musi być podpisane przez osoby Wykonawców składających wspólną ofertę uprawnione do zaciągania zobowiązań w jego imieniu. Pełnomocnictwo, o którym mowa w niniejszym punkcie musi zostać złożone wraz z ofertą
w formie oryginału lub kopii poświadczonej notarialnie. Korespondencja z Zamawiającym oraz rozliczenia z wykonawcami dokonywane będą przez pełnomocnika wskazanego pełnomocnictwem.
9.7. Podmiot składający ofertę jako uczestnik konsorcjum i jednocześnie składający ofertę samodzielnie lub jako uczestnik innego konsorcjum zostanie potraktowany jako składający dwie oferty i na tej podstawie wszystkie oferty z Jego udziałem zostaną odrzucone.
9.8. Zasady podpisywania oferty dotyczą wszystkich jej dokumentów (informacji, wykazów, oświadczeń) oraz potwierdzania za zgodność z oryginałem składanych kopii.
10. Miejsce i termin składania ofert, otwarcie ofert.
10.1.Oferty należy składać w siedzibie Zamawiającego - Sekretariat w terminie do dnia 27 października 2017 r. do godz. 10:00
10.2.Oferty zostaną otwarte w siedzibie Zamawiającego w dniu 27 października 2017 r. o godz. 10:30 w pok. nr 3.
10.3.Wykonawca może, przed upływem terminu składania ofert, zmienić lub wycofać swoją ofertę.
Skuteczna zmiana lub wycofanie oferty wymaga powiadomienia Zamawiającego, w formie pisemnej, o wprowadzeniu zmian lub wycofaniu oferty przygotowanego i oznaczonego w sposób określony w punkcie 9 SIWZ, z dodatkowym oznaczeniem koperty określeniem „ZMIANA” lub
„WYCOFANIE”.
10.4.Oferty złożone po terminie składania ofert zostaną zwrócone niezwłocznie.
11. Sposób obliczenia ceny.
11.1.Podana w ofercie cena brutto musi być wyrażona w PLN (z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku). Cena musi uwzględniać wszystkie wymagania niniejszego zamówienia oraz obejmować wszelkie koszty, jakie poniesie Wykonawca z tytułu należytej oraz zgodnej z obowiązującymi przepisami realizacji umowy, choćby zmieniły się koszty poszczególnych jego składników. Oznacza to, że Wykonawca skalkuluje wszystkie potencjalne ryzyka jakie mogą wystąpić przy realizacji przedmiotu umowy oraz, że przewidział właściwą organizację dla bezpiecznego, poprawnego i terminowego zrealizowania przez Wykonawcę zakresu rzeczowego przedmiotu umowy.
11.2.Cena podana w ofercie musi uwzględniać wszelkie stosowane przez wykonawcę zniżki, opusty,rabaty itp.
11.3.Kształtując cenę należy mieć na uwadze, że:
a) zakres prac, który jest podstawą do określenia tej ceny musi być zgodny z niniejszą SIWZ, b) cena musi zawierać wszystkie koszty związane z realizacją zamówienia, wynikające ze SIWZ wraz z załącznikami, jak również nie ujęte w niej, a niezbędne do wykonania zadania.
11.4.Cenę obliczoną zgodnie z powyższym opisem Wykonawca wpisze w stosownym punkcie formularza oferty.
12. Kryteria i ocena ofert.
12.1.Opis kryteriów oceny ofert: najniższa cena – 100 %;
12.2.(C) Kryterium cena będzie oceniane według następującego wzoru:
C =C minC b x 100 p k t gdzie:
C – liczba punktów przyznana danej ofercie w kryterium cena,
C min - najniższa cena brutto spośród wszystkich rozpatrywanych ofert,
C b - cena badanej oferty brutto
12.3. Za ofertę najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która spełnia wszystkie wymagania Zamawiającego oraz uzyska największą liczbę punktów spośród ofert niepodlegających odrzuceniu.
12.4. Jeżeli złożono ofertę, której wybór prowadziłby do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług, Zamawiający w celu oceny takiej oferty dolicza do przedstawionej w niej ceny podatek od towarów i usług, który miałby obowiązek wpłacić zgodnie z obowiązującymi przepisami.
12.5. Wykonawca, składając ofertę, informuje Zamawiającego, czy wybór oferty będzie prowadzić do powstania obowiązku podatkowego, wskazując (rodzaj) towar lub usługi, których dostawa lub świadczenie będzie prowadzić do jego powstania, oraz wskazując ich wartość bez kwoty podatku – informację należy złożyć w druku oferty.
13. Formalności dotyczące podpisania umowy
13.1. W celu zawarcia umowy wykonawca, którego ofertę wybrano, potwierdzi wyznaczone przez zamawiającego - termin i miejsce zawarcia umowy. Osoby występujące po stronie wykonawcy wykażą swoje uprawnienie do podpisania umowy w jego imieniu.
13.2. Jeżeli wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego, zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzania ich ponownego badania i oceny.
Załączniki:
1. Wzór umowy;
2. Formularz ofertowy;
