SYSTEM INFORMACJI EKONOMICZNEJ W PROCESIE PLANOWANIA, IMPLEMENTACJI I KONTROLI

Tomasz Kondraszuk

Szko³a G³ówna Gospodarstwa Wiejskiego w Warszawie

SYSTEM INFORMACJI EKONOMICZNEJ W PROCESIE PLANOWANIA, IMPLEMENTACJI I KONTROLI

W PRZEDSIÊBIORSTWIE ROLNICZYM

SYSTEM OF MANAGEMENT INFORMATION IN PLANNING, IMPLEMENTATION AND CONTROL PROCESSES IN FARM

BUSINESSES

S³owa kluczowe: rachunek ekonomiczny, system informacyjno-decyzyjny, przedsiêbiorstwo rolnicze, zintegrowane systemy, zarz¹dzanie

Key words: economic calculation, information system, farm, integrated systems, management

Synopsis. System informacji ekonomicznej dostarcza informacji na potrzeby podejmowania decyzji na ró¿nych etapach dzia³alnoœci przedsiêbiorstwa. Podstawê budowy systemu informacji ekonomicznej i szerzej systemu informacyjno–decyzyjnego tworz¹ proces planowania, implementacji i kontroli. Wszystkie te eta- py wymagaj¹ z jednej strony zasilenia informacyjnego, z drugiej zaœ s¹ Ÿród³em informacji dla pozosta³ych etapów. Dlatego wa¿na jest integracja gromadzonych zbiorów danych w jeden spójny system s³u¿¹cy wspoma- ganiu zarz¹dzania.

Wstêp

Prezentowane opracowanie jest kontynuacj¹ dwóch poprzednich artyku³ów zamieszczo- nych w Rocznikach Naukowych SERIA [Kondraszuk 2003, 2004]. By³y one poœwiêcone ra- chunkowi ekonomicznemu i szerzej ca³emu systemowi informacji ekonomicznej w przedsiêbior- stwie. Przedstawiono w nich wybrane problemy integracji rachunku ekonomicznego w przedsiêbiorstwie rolniczym ze szczególnym uwzglêdnieniem wzajemnego dopasowania zakre- su ewidencji ksiêgowej prowadzonej zgodnie z obowi¹zuj¹cymi przepisami ustawy o rachun- kowoœci z systemem planowania i przygotowywaniem informacji decyzyjnej. Przyjêto, ¿e w ramach systemu informacyjno-decyzyjnego bêd¹ generowane informacje zarówno o tym co by³o (ewidencja ksiêgowa i pozaksiêgowa), jak i o tym co ma byæ w przysz³oœci (cele i plany).

Klasyczny proces racjonalnego dzia³ania zaczyna siê od wypracowania strategii i celów. Doty-

czy to zarówno celów strategicznych, jak i operacyjnych przedsiêbiorstwa. W oparciu o nie w

procesie planowania z wykorzystaniem rachunku ekonomicznego (modeli decyzyjnych) przy-

gotowuje siê ró¿ne warianty rozwi¹zañ. Proces przygotowania powinien zakoñczyæ siê decyzj¹

o wyborze ostatecznego wariantu do realizacji (planu). Nastêpnym etapem bêdzie implementa-

cja planu, a wiêc procesu przekszta³cania abstrakcyjnego opisu w stan rzeczywisty, konkretn¹

realizacjê. Opisowi stanu rzeczywistego s³u¿y ewidencja ksiêgowa, która ma zadanie tworzyæ prawdziwy i obiektywny obraz funkcjonowania przedsiêbiorstwa. Zakoñczenie cyklu racjonal- nego dzia³ania stanowi kontrola. S³u¿y ona ustaleniu stopnia realizacji za³o¿onych celów, ale równie¿ bardzo czêsto przyczynia siê do ich weryfikacji. Jest ona jednoczeœnie podstaw¹ dzia-

³ania i postêpowania w przysz³oœci.

Wszystkie te etapy wymagaj¹ z jednej strony zasilenia informacyjnego, z drugiej zaœ s¹ Ÿró- d³em informacji dla pozosta³ych etapów. Dlatego wa¿na jest integracja gromadzonych zbiorów danych w jeden spójny system informacji ekonomicznej s³u¿¹cej podejmowaniu decyzji zarówno na poziomie strategicznym, jak i operacyjnym. Schemat wzajemnych powi¹zañ zawiera rysunek 1.

System informacji ekonomicznej powinien byæ traktowany jako podsystem systemu infor- macyjno-decyzyjnego, którego zadaniem jest umo¿liwienie realizacji za³o¿onych celów strate- gicznych i operacyjnych. Jakoœæ systemu zarz¹dzania przedsiêbiorstwem rolniczym zale¿y od poziomu nasycenia informacj¹, rozumian¹ jako czynnik organizacyjny, który mo¿e byæ wyko- rzystany do bardziej sprawnego lub bardziej celowego dzia³ania. Informacja bêdzie stanowi³a miarê zorganizowania systemu

. Przekazywanie informacji ekonomicznej od jednego do drugie- go obiektu odbywa siê przy pomocy jêzyka ekonomicznego, w którym jest mo¿liwe wyra¿enie i formalizacja charakterystycznych aspektów zagadnieñ ekonomicznych. Zwyk³o siê okreœlaæ system rachunkowoœci jako jêzyk komunikowania siê ekonomistów w sferze dzia³alnoœci go- spodarczej. Jest to przyk³ad daleko id¹cego sformalizowania i uproszczenia opisu zjawisk go- spodarczych. Dla ekonomisty jest to dopiero wstêp do dociekañ i badañ rachunkowych zja- wisk gospodarczych. Aby zbudowaæ system informacji ekonomicznej wymagane jest zastosowanie wielu procedur wstêpnej analizy danych p³yn¹cych z systemu ksiêgowego, a tak¿e pozyskiwania informacji z zewn¹trz [Kondraszuk 2003]. W ramach systemu informacji ekonomicznej w warunkach przedsiêbiorstw rolniczych nale¿y wyró¿niæ podsystem stosun- ków biologiczno-technicznych (technologicznych) ze szczególnym uwzglêdnieniem uwarun- kowañ ekologicznych, a tak¿e relacji i wielkoœci ekonomicznych korygowanych przez czynniki

Rysunek 1. Miejsce systemu informacji ekonomicznej w systemie informacyjno- decyzyjnym przedsiêbiorstw

ród³o: opracowanie w³asne.



3ODQRZDQLH

.RQWUROD

 6\VWHP

,QIRUPDFML

(NRQRPLF]QHM

       

       

       

       

       

       

       

       

       

       

       

       

       

       

       

       

       

       

       

       

       

       

       

       

       

6<67(0

,1)250$&<-12

'(&<=<-1<



3/$1



&(/( 3/$1

5($/,=$&-$

(:,'(1&-$

,PSOHPHQWDFMD

1

Inne znaczenie informacji polega na traktowaniu jej jako atrybutu materii (podobnie jak masê i energiê).

SYSTEM INFORMACJI

EKONO-

MICZNEJ

jakoœciowe i niematerialne. Przy tworzeniu systemu informacji ekonomicznej konieczny jest pe³ny profesjonalizm w obu tych rozleg³ych sferach dzia³añ. Nie nale¿y ograniczaæ zakresu gromadzonych informacji ekonomicznych do tego co by³o i co jest, ale staraæ siê tworzyæ zbiory informacji równie¿ o tym co siê bêdzie w przysz³oœci.

W budowie systemu informacji ekonomicznej wystêpuj¹ równie¿ ograniczenia. Pamiêtaæ nale¿y, ¿e gromadzenie nowych informacji mo¿e osi¹gn¹æ punkt, w którym koszty pozyskania dodatkowych informacji przekrocz¹ spodziewane korzyœci. Bardzo rzadko podejmowane s¹ decyzje w warunkach pe³nej informacji o przedsiêbiorstwie i jego otoczeniu.

Planowanie

Rodowód informacji ekonomicznej wywodzi siê z opisowego nurtu ekonomii (jak jest), jednak w chwili obecnej przy zmieniaj¹cym siê otoczeniu w warunkach gospodarki rynkowej wa¿niejsze jest spojrzenie w przysz³oœæ (jak byæ powinno). Wybieganie w przysz³oœæ wymusza na nas okreœlenie przysz³ych celów i zadañ ekonomicznych oraz œrodków i instrumentów s³u-

¿¹cych ich realizacji. Proces planowania pozwala na budowê w³aœciwej organizacji przedsiê- biorstwa rolniczego, a uwzglêdnienie warunków naturalnych i gospodarczych ujawnia si³ê oddzia³ywania czynników integruj¹cych i dezintegruj¹cych w przedsiêbiorstwie rolniczym.

Wa¿n¹ rolê do odegrania maj¹ preliminarze dotycz¹ce wewn¹trzgospodarskich obrotów pro- duktów rolniczych i us³ug. Stanowi¹ one dla przedsiêbiorstwa pomost pomiêdzy stanami po- cz¹tkowymi z bilansu otwarcia, a stanami koñcowymi z bilansu zamkniêcia. Podsumowaniem jest zazwyczaj preliminarz œrodków pieniê¿nych, który obrazuje wykonalnoœæ finansow¹ po- dejmowanych dzia³añ w zakresie bie¿¹cej dzia³alnoœci, jak i dzia³añ dodatkowych ³¹cznie z dzia³alnoœci¹ prywatn¹ [Kondraszuk 2004].

Planowanie nie jest procesem sekwencyjnym i nie realizuje siê go krok po kroku. W³aœci- wie rozumiany proces planowania musi byæ traktowany jako proces symultaniczny realizowa- ny na zasadzie istnienia wielu sprzê¿eñ zwrotnych pomiêdzy cz¹stkowymi planami, w szczegól- noœci pomiêdzy planami strategicznymi i operacyjnymi. Jest to proces ci¹g³y, który dziêki nap³ywaj¹cym informacjom o faktycznej realizacji i analizie odchyleñ („byæ powinno” – „jest”) ma mo¿liwoœæ dopasowywania siê do zmieniaj¹cej siê rzeczywistoœci. Plan jako informacja ekonomiczna powstaje w wyniku decyzji wyboru wariantu dzia³ania przygotowanego w ra- mach rachunku ekonomicznego. G³ówn¹ si³¹ sprawcz¹ w procesie planowania jest szukanie nowych rozwi¹zañ pozwalaj¹cych na realizacjê za³o¿onych celów. Nale¿y o tym pamiêtaæ siêga- j¹c po informacje z przesz³oœci, która ma ograniczon¹ przydatnoœæ. Kluczow¹ spraw¹ jest uwzglêdnianie innych mo¿liwych sposobów wykorzystania posiadanych zasobów, ³¹cznie z zaanga¿owanym kapita³em w³asnym. W³¹czenie ich do planowania uwidacznia nam potrzebê stosowania na etapie rachunku ekonomicznego kategorii „kosztów utraconych mo¿liwoœci”

(alternatywnych), co w przypadku kapita³u w³asnego skutkuje wprowadzeniem jego umowne- go oprocentowania. Tak rozbudowany rachunek ekonomiczny powinien mieæ odpowiadaj¹cy mu system ewidencji na etapie implementacji (realizacji).

Implementacja

Nie wystarczy opracowaæ doskona³y plan, nale¿y jeszcze potrafiæ go zrealizowaæ. Imple- mentacja planu jest procesem decyduj¹cym o wynikach osi¹ganych przez przedsiêbiorstwa.

Ten proces przekszta³cania abstrakcyjnego opisu w stan rzeczywisty, jest w przypadku przed-

siêbiorstw rolniczych utrudniony ze wzglêdu na biologiczny charakter produkcji i uzale¿nienie

siê od warunków pogodowych. W procesie implementacji wa¿n¹ rolê odgrywaj¹:

– forma prawna,

– forma w³asnoœci,

– wykorzystanie zewnêtrznych czynników produkcji (praca, ziemia, kapita³),

– stopieñ specjalizacji, standaryzacji i koncentracji,

– kooperacja i stosunki handlowe,

– miejsce na rynku i potencja³ gospodarczy,

– wybór formy opodatkowania.

Prowadzenie przedsiêbiorstw rolniczych najczêœciej koncentruje siê na sprawach wewnêtrz- nych i dotyczy procesów produkcyjno-technicznych. Bardzo wa¿ne s¹ umiejêtnoœci zwi¹zane z codziennymi dzia³aniami gospodarczymi, pocz¹wszy od zdolnoœci produkcyjnych, mechani- zacyjnych itd. Na tym etapie mamy do czynienia z planowaniem dyspozycyjnym, które polega na umiejêtnoœci w³aœciwego reagowania w konkretnych sytuacjach decyzyjnych. W³aœnie to umiejêtne reagowanie jest kluczowe dla osi¹gniêcia sukcesu w codziennej rzeczywistoœci go- spodarczej.

Opisowi stanu rzeczywistego s³u¿y ewidencja ksiêgowa, która ma zadanie tworzyæ prawdzi- wy i obiektywny obraz funkcjonowania przedsiêbiorstwa. Efekty implementacji planu lub jego fragmentu w formie konkretnej realizacji bêd¹ w postaci zdarzeñ gospodarczych zaewidencjo- nowane i poddane procesowi kontroli.

Kontrola

Proces kontroli mo¿e przebiegaæ w przedsiêbiorstwie rolniczym w bardzo ró¿ny sposób i mieæ ró¿ny zakres. Jakoœæ i funkcjonowanie systemu informacyjno-decyzyjnego uzale¿nione jest od wbudowanych mechanizmów optymalizacyjnych na poziomie operacyjnym i strategicz- nym, a tak¿e od umiejêtnoœci kontroli osi¹ganych rezultatów.

Jest ona bardzo wa¿na, poniewa¿ jej informacje tworz¹ podstawê racjonalnego postêpowa- nia i dzia³ania w przysz³oœci. Wyniki kontroli w postaci odchyleñ stanu rzeczywistego i plano- wanego s¹ istotnym elementem systemu informacji ekonomicznej. W najprostszej wersji obej- muje ona porównanie stanu rzeczywistego (realizacji) ze stanem po¿¹danym na koniec okresu obrachunkowego jako kontrola „ex post” na zasadzie „sprzê¿enia zwrotnego”. Dodatkowo mo¿na na podstawie osi¹gniêtych wartoœci rzeczywistych dokonaæ ekstrapolacji tego co „byæ powinno” w to „co bêdzie”. Wykorzystujemy w ten sposób mechanizm „sprzê¿enia wyprzedza- j¹cego”. Nastêpuje porównanie w zaistnia³ej sytuacji wartoœci po¿¹danej z wartoœci¹ mo¿liw¹ do osi¹gniêcia. Jest to kontrola typu „ex ante”. Pozwala ona na podjêcie dzia³añ prewencyj- nych dotycz¹cych na przyk³ad konserwacji i napraw maszyn rolniczych. Powinna byæ te¿

stosowana przy decyzjach dotycz¹cych sprzeda¿y produktów, których ceny s¹ zale¿ne od momentu sprzeda¿y. Kluczow¹ kontrol¹ w tym zakresie jest zestawienie spodziewanego prze- p³ywu œrodków pieniê¿nych. Zbyt póŸne zauwa¿enie problemów zwi¹zanych z utrzymaniem zdolnoœci p³atniczej mo¿e powodowaæ bardzo dotkliwe skutki dla przedsiêbiorstwa.

Kompleksowe systemy kontroli zak³adaj¹, ¿e bêdzie siê ona odbywaæ nie tylko na koñcu okresu obrachunkowego, ale równie¿ w ramach bie¿¹cych dzia³añ. Ten typ kontroli zak³ada sta³y pomiar i obserwacjê, dziêki czemu mo¿liwa jest jednoczesna kontrola „ex post”, jak i „ex ante”. Uzyskujemy w ten sposób mo¿liwoœæ podejmowania dzia³añ w krótszych okresach i zwiêkszamy ich efektywnoœæ.

Dla zapewnienia funkcjonowania przedsiêbiorstwa w zmiennych warunkach otoczenia wska-

zana jest obserwacja i kontrola nie tylko subsystemów w ramach przedsiêbiorstwa rolniczego,

ale równie¿ bli¿szego i dalszego otoczenia. Ten typ kontroli charakterystyczny jest dla zarz¹-

dzania strategicznego. Zadaniem uzyskanych informacji ekonomicznych na etapie kontroli jest

budowanie powi¹zañ miêdzy planowaniem operacyjnym i strategicznym poprzez przejêcie war- toœci po¿¹danych z planowania strategicznego i ocenê ich realizacji w ramach planowania operacyjnego.

Podsumowanie

System informacji ekonomicznej w procesie planowania, implementacji i kontroli spe³nia rolê integratora i pozwala na ich wzajemn¹ koordynacjê. Ogromna rolê do odegrania maj¹ mechanizmy kontroli roz³o¿one w czasie i w³aœciwie umiejscowione. Pozwalaj¹ one na uzyska- nie informacji o odchyleniach miêdzy tym co planowano, a tym co faktycznie zrealizowano. S¹ one podstaw¹ analizy przyczyn powsta³ych ró¿nic i pozwalaj¹ skupiæ uwagê na nierozwi¹za- nych jeszcze problemach.

Jakoœæ kontroli zale¿y od systemu ewidencji, w której nastêpuje wszechstronna identyfikacja zachodz¹cych procesów. Przedsiêbiorstwo rolnicze jako system szczególnie z³o¿onym, jeœli bê- dzie analizowany tylko w danej chwili bêdzie zachowywa³ siê ultrastabilnie i trudno bêdzie do- strzec zmiany pozytywne i negatywne. St¹d rodzi siê koniecznoœæ wzajemnej koordynacji czaso- wej pomiêdzy planowaniem strategicznym i operacyjnym pozwalaj¹cej na sprawdzenie stopnia realizacji za³o¿onych celów i skutecznoœci planów. Przyjêcie tej zasady nie powinno wykluczaæ w przedsiêbiorstwie rolniczym incydentalnych przedsiêwziêæ planistycznych i kontrolnych.

Literatura

Kondraszuk T. 2003: Problemy integracji rachunku ekonomicznego w przedsiêbiorstwie rolniczym. Rocz- niki Naukowe SERIA, tom V, zeszyt 5. Warszawa-Poznañ-Koszalin.

Kondraszuk T. 2004: Zintegrowane sfery rachunku ekonomicznego w przedsiêbiorstwie rolniczym. Roczni- ki Naukowe SERIA, tom VI, zeszyt 5. Warszawa-Poznañ-Pu³awy.

Summary

This paper deals with processes of planning, implementation and control in the farm business. The economic information system is indicated as a centre of information and decision making process. The quality of management depends on a level of information saturation, understood as an organizational factor. Management information is expressed here in terms of value as well as quantitative measurements and qualitative assessments. It refers to past, present and the present.

The key element when preparing management information is taking into account different possibilities of using resources of the enterprise. Their inclusion in the planning process draws our attention to the opportu- nity cost of investments and assuming a certain cost of equity. This expanded economic account should be accompanied by an appropriate implementation accounting system. The implementation process is crucial for the future performance of the company. This process of transforming an abstract description into physical being is difficult in farm businesses due to its dependence on biological factors or weather conditions.

A key role to play have the control mechanisms present at all stages of the process. The quality of control depends on the accounting system, which identifies all the actions taking place.

Adres do korespondencji

dr in¿. Tomasz Kondraszuk

Katedra Ekonomiki i Organizacji Gospodarstw Rolniczych SGGW

ul. Nowoursynowska 166

02-787 Warszawa

tel./fax (0 22) 843 18 77

e-mail: kondraszuk@alpha.sggw.waw.pl