Załącznik nr 4 WZÓR UMOWY O WSPÓŁPRACY do regulaminu KONKURSU LOKALNYCH PROJEKTÓW WSPÓŁTWORZONYCH Z DZIEĆMI I MŁODZIEŻĄ 2021 realizowanego w ramach programu Bardzo Młoda Kultura 2019–2021 – Małopolska
Umowa o współpracy (wzór)
zawarta w Krakowie, w dniu ………….2021 r. pomiędzy:
Małopolski Instytut Kultury w Krakowie, siedziba: ul. 28 Lipca 1943 nr 17C, 30-233 Kraków, Instytucja Kultury Województwa Małopolskiego, wpisana do Rejestru Instytucji Kultury prowadzonego przez Samorząd Województwa Małopolskiego pod numerem RIK 7/99, na podstawie rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 26 stycznia 2012 r. w sprawie sposobu prowadzenia i udostępniania rejestru instytucji kultury (Dz. U. 2012, poz. 189), NIP: 675 00 04 488, REGON: 000 278 267,
reprezentowany przez Annę Jamrozik – zastępcę dyrektora, zwany dalej „MIK”
a
………., wpisać pełną nazwę podmiotu, adres, NIP podmiotu, nr KRS (w przypadku gdy podmiotem jest Fundacja, Stowarzyszenie lub inny podmiot wpisany do KRS) lub nr RIK (w przypadku gdy podmiotem jest instytucja kultury)
zwana/y dalej „Partner”
związku z wartością przedmiotu zamówienia nieprzekraczającą kwoty 130 000 zł netto na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo Zamówień Publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2019 r. poz. 2019 z późn. zm.) w przypadku niniejszego zamówienia ustawy nie stosuje się.
Strony niniejszej Umowy (łącznie jako Strony oraz każda z osobna jako Strona) ustalają, co następuje:
§ 1
Przedmiot Umowy
1. Małopolski Instytut Kultury w Krakowie, jest organizatorem Konkursu lokalnych projektów współtworzonych z dziećmi i młodzieżą 2021, zwanego w dalszej części niniejszej Umowy „Konkursem”, realizowanego w ramach programu Bardzo Młoda Kultura 2019–2021 – Małopolska, prowadzonego przez Narodowe Centrum Kultury w ramach programu Bardzo Młoda Kultura 2019-2021.
2. W związku z rozstrzygnięciem konkursu opisanego w ust. 1 powyżej i wyborem projektu Partnera pn.
„……….”, zwanego w dalszej części niniejszej Umowy „Projektem”, MIK postanawia współdziałać przy jego realizacji oraz go finansować zgodnie z zakresem, budżetem i harmonogramem określonym w Formularzu Wniosku Konkursowego 2021 – Załącznik nr 1 do niniejszej umowy, i na zasadach określonych niniejszą umową i regulaminem Konkursu (dostępny na: bmk.mik.krakow.pl)
3. Partner oświadcza, że wykona wszelkie niezbędne czynności, które będą zmierzały do realizacji Projektu z najwyższą starannością, i będzie go realizował zgodnie z zakresem, budżetem i harmonogramem określonym w Formularzu Wniosku Konkursowego 2021 – Załączniku nr 1 do niniejszej Umowy i na zasadach określonych niniejszą Umową.
4. Partner oświadcza, że w ramach Projektu będą realizowane działania zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, porządkiem publicznym i dobrymi obyczajami w szczególności zobowiązuje się do:
1) przestrzegania autorskich praw majątkowych, lub osobistych lub innych praw osób trzecich, a w przypadku, gdy do przeprowadzenia działań niezbędny będzie wkład twórczy innych osób, Partner zobowiązuje się do pozyskania od tych osób autorskich praw majątkowych do tych wkładów oraz zgody na wykonywanie autorskich praw osobistych i zależnych, w zakresie zgodnym z realizowanymi działaniami.
2) zebrania odpowiednich zgód i klauzul od uczestników Projektów i/lub ich prawnych opiekunów, 3) zapewnienia bezpieczeństwa i ochrony danych osobowych uczestników Projektów prowadzonych
w szczególności z wykorzystaniem narzędzi online.
5. W przypadku, gdy na skutek realizacji działań Projektowych naruszone zostaną prawa majątkowe lub osobiste osób trzecich, Partner zobowiązuje się do zaspokojenia na swój koszt wszelkich uzasadnionych roszczeń osób trzecich z tytułu naruszenia praw tych osób, a w razie zaspokojenia tych roszczeń przez MIK lub zasądzenia od MIK – do zwrotu na wezwanie MIK całości pokrytych roszczeń oraz wszelkich związanych z tym wydatków, włączając w to koszty postępowania sądowego, arbitrażowego, administracyjnego lub ugodowego. Powyższe zobowiązanie pozostaje w mocy pomimo ustania obowiązywania niniejszej Umowy.
§ 2
Obszary współpracy – zobowiązania Stron
1. Strony zobowiązują się działać w taki sposób, aby możliwa była współpraca oparta na wzajemnym zaufaniu, w szczególności wspólnych intencji, uczciwości, profesjonalizmu oraz dotrzymywania warunków przyjętych zobowiązań niezbędnych do należytej realizacji Projektu.
2. Partner oświadcza, iż uzyskał od MIK niezbędne informacje dotyczące udziału w Projekcie, w tym warunków wykonania niniejszej Umowy, i akceptuje je w całości.
3. Partner zobowiązuje się do zachowywania w tajemnicy, nieprzekazywania osobom trzecim oraz niewykorzystywania dla własnych celów lub w interesie osób trzecich wszelkich danych i informacji (nieujawnionych do publicznej wiadomości), otrzymanych lub pozyskanych w związku z zawarciem i wykonywaniem niniejszej Umowy oraz do wykorzystywania ich wyłącznie w związku z realizacją niniejszej Umowy i w zakresie wcześniej uzgodnionym z MIK. Zobowiązanie określone w zdaniu poprzedzającym dotyczy m.in.: informacji finansowych, organizacyjnych, prawnych, technicznych, technologicznych, handlowych oraz innych informacji (nieujawnionych publicznie) dotyczących bieżącej współpracy Stron.
Obowiązek zachowania w tajemnicy danych i informacji, pozyskanych w związku z realizacją niniejszej Umowy, spoczywa na Partnerze także po wygaśnięciu niniejszej Umowy lub odstąpieniu od niej przez którąkolwiek ze Stron.
4. W zakresie przetwarzania danych osobowych w zakresie koniecznym do realizacji Projektu:
1) MIK jest Administratorem danych osobowych, które przetwarza i ochrania zgodnie z wymogami Rozporządzenia o ochronie danych osobowych, dalej jako RODO.
2) Dane osobowe udostępnione przez Partnera przetwarzane będą przez cały okres realizacji umowy i jej rozliczenia, a po zakończeniu realizacji umowy przechowywane będą w celu obowiązkowej archiwizacji dokumentacji finansowo-księgowej przez czas określony w odrębnych przepisach.
3) Dane osobowe udostępnione przez Partnera będą przekazane Narodowemu Centrum Kultury w celach raportowania działań projektowych.
4) Zgodnie z art. 29 RODO, Administrator upoważnia Partnera do przetwarzania danych osobowych.
5) Uczestnicy przetwarzają dane w imieniu Administratora tylko i wyłącznie w celu realizowania zadań Projektowych. Partner zobowiązuje się do przetwarzania danych osobowych zgodnie z obowiązującym ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych osobowych.
6) Po zakończeniu realizacji Projektu, Partner zobowiązany jest do usunięcia powierzonych mu danych osobowych z wszystkich nośników, programów i aplikacji.
7) Upoważnienie powyższe nie ma mocy podpowierzenia przetwarzania. Takie uprawnienie zachowuje tylko Administrator.
8) Administrator przygotuje dokumentację potrzebną do wypełnienia obowiązku informacyjnego, zgodnie z art. 12-14 RODO, a Partner zobowiązują się do wykonania obowiązku informacyjnego, zgodnie ze wskazówkami i w imieniu Administratora danych osobowych.
9) Partner zobowiązuje się stosować ochronę powierzonych im danych przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, za pomocą odpowiednich środków technicznych lub organizacyjnych.
10) W przypadku wątpliwości co do zakresu i sposobu przetwarzania danych osobowych, Partner powinien skontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych powołanym przez Administratora. Adres email:
iod@mik.krakow.pl; tel.: 533 310 438 5. MIK zobowiązuje się do:
1) zapewnienia środków finansowych na realizację Projektu w wysokości ……….. zł brutto (słownie: ………. 00/100), zgodnie z przyjętym budżetem ujętym w Formularzu Wniosku Konkursowego 2021 – Załącznik nr 1 do niniejszej Umowy;
2) zapewnienia wsparcia merytoryczno-motywacyjnego (bezpośrednie, online, mailowe i telefoniczne) dla Partnera przy realizacji i ewaluacji Projektu;
3) opublikowania relacji z działań Projektowych na portalu bmk.mik.krakow.pl, przy czym MIK zastrzega sobie prawo do redagowania nadesłanych materiałów.
6. Partner zobowiązuje się do:
1) realizacji Projektu zgodnie z zakresem określonym w Formularzu Wniosku Konkursowego 2021 – Załącznik nr 1 do niniejszej Umowy;
2) ścisłej współpracy z MIK i udzielania mu wszystkich niezbędnych informacji dotyczących realizacji zadań określonych w Projekcie, przy czym MIK zastrzega sobie prawo do wezwania Partnera do udzielenia wyjaśnień lub uzupełnienia brakujących informacji, a w takim przypadku Partner zobowiązuje się do udzielenia wyjaśnień lub ich uzupełnienia w terminie nie dłuższym niż 5 dni roboczych od otrzymania uwag od MIK;
3) współpracy z innymi podmiotami i osobami, którzy/re na podstawie odrębnych umów/zleceń czy ustaleń z MIK są zaangażowani/ne w realizację Projektu,
4) dokumentowania działań projektowych i potwierdzania realizacji zadań w Projekcie, poprzez wykonywanie dokumentacji fotograficznej i sporządzanie krótkiej relacji pisemnej, zwanych dalej w umowie „Materiałem/ami”, które winny być przesłane do MIK w terminie do 7 dni roboczych od dnia realizacji danego zadania. Przesłane Materiały będą zamieszczane na stronie internetowej programu Bardzo Młoda Kultura 2019-2021 – Małopolska bmk.mik.krakow.pl, przy czym MIK zastrzega sobie prawo do redagowania nadesłanych Materiałów. Przesłanie Materiałów do MIK przez Partnera jest jednoznaczne z udzieleniem MIK nieodpłatnej licencji CC-BY 4.0. lub którejkolwiek późniejszej wersji tej licencji zgodnie z jej obowiązującymi warunkami lub z udzieleniem licencji niewyłącznej nieograniczonej czasowo i terytorialnie na korzystanie z przesłanych Materiałów, w szczególności we wszelkich działaniach informacyjnych i promocyjnych związanych z Projektem i działalnością MIK w szczególności na stronie internetowej MIK lub innych stronach internetowych i w mediach społecznościowych administrowanych przez MIK oraz do celów sprawozdawczych w ramach Projektu, programu Bardzo Młoda Kultura 2019-2021 – Małopolska i działalności MIK. W uzasadnionych przypadkach, MIK zastrzega sobie prawo do decyzji, które Materiały zostaną opublikowane na licencji CC-BY 4.0. lub którejkolwiek późniejszej wersji tej licencji, a które z Copyrightem Partnera. W ramach licencji, o których mowa w niniejszym punkcie, MIK będzie uprawniony do wykorzystania imienia i nazwiska oraz wizerunku/głosu/wypowiedzi uczestników Projektu zawartych w Materiałach oraz przeniesienia swoich uprawnień wynikających z niniejszych licencji w całości lub części na osoby trzecie.
5) bieżącego tworzenia i gromadzenia materiałów ewaluacyjnych zgodnie z wytycznymi przekazanymi w trybie roboczym przez MIK;
6) współpracy z ewaluatorem wskazanym przez MIK w trakcie realizacji Projektu i po jego zakończeniu;
7) wydatkowania środków przyznanych na realizację Projektu zgodnie z Wykazem wydatków kwalifikowanych 2021 opisanych w Załączniku nr 2 do Umowy i rozliczenia z MIK według zasad określonych w § 3 niniejszej Umowy;
8) zamieszczenia w materiałach promocyjnych i informacyjnych dotyczących Projektu (o ile takie powstaną w ramach Projektu) oraz na swojej stronie internetowej (w przypadku jej posiadania), stosownych informacji wraz z zestawem logotypów o uzyskanym dofinansowaniu zgodnie z otrzymanymi od MIK materiałami.
9) w przypadku dokonywania zmian w Projekcie, o ile jest to uzasadnione organizacyjnie i merytorycznie, w szczególności w zakresie harmonogramu, zakresu rzeczowego, terminów realizacji zadań czy przesunięcia między pozycjami w budżecie Projektu do 15% kwoty brutto, Partner zobowiązany jest do każdorazowego zgłoszenia ich przedstawicielowi MIK, wskazanemu w § 4 ust. 1 lit. a) MIK przed ich wprowadzeniem, a MIK musi każdorazowo wyrazić zgodę na ich wprowadzenie. MIK dopuszcza o ile jest to uzasadnione merytorycznie, po uprzednim uzgodnieniu zmiany i przesłaniu zaktualizowanej wersji budżetu Projektu.
§ 3
Zasady rozliczeń 1. Rozliczenie za realizację Projektu nastąpi na podstawie:
1) faktury wystawionej po realizacji Projektu, z zastrzeżeniem, że należność wypłacona zostanie po zakończeniu realizacji Projektu i po zatwierdzeniu przez MIK Formularza sprawozdania z realizacji Projektu 2021 – załącznik nr 3 do Umowy,
2) faktury zaliczkowej do wysokości 70% wartości Projektu, pozostała kwota wypłacona zostanie na podstawie faktury końcowej po zakończeniu realizacji Projektu na podstawie zatwierdzonego przez MIK Formularza sprawozdania z realizacji Projektu 2021 – załącznik nr 3 do Umowy.
2. Partner, odpowiada za wydatkowanie środków zgodnie z budżetem Projektu. Wydatki ponoszone w ramach realizacji Projektu muszą być zgodne z Wykazem wydatków kwalifikowanych 2021 – opisanych w załączniku nr 2 do umowy i zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
3. Partner zobowiązany jest do dostarczenia na adres e-mail wskazany w § 4 ust. 1 lit. a) lub do siedziby MIK Formularza sprawozdania z realizacji Projektu 2021 – załącznik nr 3 do Umowy, niezwłocznie po zakończeniu realizacji Projektu, w nieprzekraczalnym terminie do 25 października 2021 r.
4. MIK, zweryfikuje poprawność złożonego i podpisanego przez osobę/y upoważnioną/e ze strony Partnera Formularza sprawozdania z realizacji Projektu 2021 (podpis elektroniczny lub przesłany skan/PDF podpisanej tradycyjnie wersji papierowej) w terminie do 3 dni roboczych od jego otrzymania i poinformuje Partnera, drogą elektroniczną na adres e-mail wskazany w § 4 ust. 2 umowy o zaakceptowaniu lub zgłoszeniu uwag. W wypadku zastrzeżeń do sprawozdania, MIK zastrzega sobie prawo do wezwania Partnera do jego uzupełnienia. Partner zobowiązuje się do uzupełnienia braków w sprawozdaniu w terminie nie dłuższym niż 2 dni robocze liczone od dnia otrzymania wezwania od MIK.
5. Zakres weryfikacji Formularza sprawozdania z realizacji Projektu 2021 obejmie w szczególności sprawozdanie merytoryczne z realizacji Projektu oraz sprawozdanie finansowe z realizacji Projektu,
związane z wydatkowaniem środków zgodnie z budżetem Projektu i Wykazem wydatków kwalifikowanych 2021 opisanych w Załączniku nr 2. Wydatki, które nie będą zgodne z ww. Wykazem wydatków kwalifikowanych 2021, nie będą mogły zostać rozliczone w Projekcie, i faktura/faktura końcowa1* wystawiona przez Partnera nie może ich uwzględniać.
6. Podstawą do wystawienia faktury/faktury końcowej* przez Partnera jest zaakceptowanie przez MIK Formularza sprawozdania z realizacji Projektu 2021 i przekazanie prawidłowo wystawionej Faktury w formie elektronicznej na adres e-mail wskazany w § 4 ust. 1 lit. a) lub do siedziby MIK, niezwłocznie po zaakceptowaniu Formularza sprawozdania z realizacji Projektu 2021, w nieprzekraczalnym terminie do 5 listopada 2021 r. Na dokumencie księgowym należy podać poniższy zapis lub równoważny w brzmieniu:
„realizacja projektu pt. ………. w ramach programu Bardzo Młoda Kultura 2019–2021 – Małopolska, prowadzonego przez Narodowe Centrum Kultury w ramach programu Bardzo Młoda Kultura 2019–2021.”
7. Jeżeli Partner otrzyma od MIK środki finansowe na realizację działań przewidzianych w Projekcie, na podstawie faktury zaliczkowej i nie wykorzysta jej do dnia zakończenia Projektu, zobowiązany jest zwrócić niewykorzystaną kwotę zaliczki bez dodatkowego wezwania w terminie do dnia 2 listopada 2021 roku na rachunek bankowy MIK. Od niewykorzystanej kwoty zaliczki zwróconej po tym terminie, Partner zobowiązany jest bez wezwania przekazać MIK odsetki w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, liczone od dnia następnego po dniu, w którym minął termin zwrotu środków finansowych.
Postanowienia niniejszego ustępu stosuje się odpowiednio w przypadku rozwiązania Umowy lub odstąpienia od Umowy przez MIK, z przyczyn leżących po stronie Partnera.*
8. MIK oświadcza, że jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług (VAT).
9. Partner oświadcza, że jest / nie jest* czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług (VAT).
10. W przypadku wskazania przez Partnera rachunku bankowego nieujawnionego w wykazie podatników VAT prowadzonym przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, o którym mowa w art. 96b ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2020 poz. 106 z późn. zm.), MIK uprawniony będzie do dokonania zapłaty na rachunek bankowy Partnera wskazany w wykazie podatników VAT, a w razie braku rachunku ujawnionego w ww. wykazie, do wstrzymania się z zapłatą do czasu wskazania przez Partnera, dla potrzeb płatności, rachunku bankowego ujawnionego w wykazie podatników VAT.
§ 4
Osoby wyznaczone do kontaktów
1. Osobami upoważnionymi w imieniu MIK do koordynowania prawidłowości wykonania niniejszej Umowy są:
1) w sprawach organizacyjnych – Katarzyna Dzigańska, tel. 12 422 18 84, 533 310 439, e-mail:
dziganska@mik.krakow.pl.
2) w sprawach merytorycznych – Weronika Idzikowska, tel. 12 422 18 84, 720 846 864, e-mail:
idzikowska@mik.krakow.pl.
Zmiana osób wskazanych w poprzednim zdaniu nie wymaga aneksowania niniejszej Umowy.
2. Osobą upoważnioną w imieniu Partnera do koordynowania prawidłowości wykonania niniejszej Umowy jest tel. ……….., e-mail: ……….. Zmiana osoby wskazanej w poprzednim zdaniu nie wymaga aneksowania niniejszej Umowy.
§ 5
ROZWIĄZANIE UMOWY
1. W przypadku wystąpienia okoliczności, które uniemożliwiają wykonanie Umowy i za które Strony nie ponoszą odpowiedzialności Umowa może być rozwiązana na mocy porozumienia Stron, w którym zostaną określone m.in. skutki finansowe i zwrot środków finansowych.
2. Umowa może być rozwiązana przez MIK ze skutkiem natychmiastowym w przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy, w tym w szczególności nieterminowego wykonania Umowy lub zmniejszenia zakresu rzeczowego realizowanego Projektu
§ 6 SIŁA WYŻSZA
1. Żadna ze Stron nie może zostać pociągnięta do odpowiedzialności za szkodę (w tym utracone korzyści), koszty lub wydatki powstałe w wyniku lub w związku z opóźnieniem, nienależytym wykonaniem lub niewykonaniem Umowy, jeżeli nastąpiło to w związku z zaistnieniem okoliczności siły wyższej.
2. Siła wyższa w rozumieniu niniejszej Umowy oznacza wszelkie nieprzewidywalne sytuacje lub zdarzenia, o charakterze wyjątkowym, pozostające poza kontrolą Stron, uniemożliwiające którejkolwiek z nich
1* Nie potrzebne skreślić
wypełnienie jakichkolwiek spośród jej zobowiązań przewidzianych niniejszą Umową, niewynikające z błędu lub zaniedbania Stron oraz pozostające nie do pokonania, pomimo dołożenia wszelkiej należytej staranności a w szczególności: zdarzenia o charakterze katastrof przyrodniczych typu powódź, huragan, wichury o nadzwyczajnej sile, trąby powietrzne, wyjątkowo intensywne i długotrwałe ulewy albo nadzwyczajnych i zewnętrznych wydarzeń, którym nie można było zapobiec (m.in. wojna, restrykcje stanu wojennego, powstanie, rewolucja, zamieszki, epidemia, pandemia lub kwarantanna spowodowane m.in. przez wirusa SARS-CoV-2 i rozprzestrzenianie się choroby zakaźnej u ludzi wywołanej tym wirusem itp.) lub wydane przez organy władzy publicznej na skutek zaistnienia tych zdarzeń rozporządzenia, zarządzenia, decyzje lub inne akty.
3. Strona Umowy stojąca w obliczu siły wyższej musi niezwłocznie poinformować drugą Stronę Umowy o zaistniałej sytuacji.
4. Strona Umowy powołująca się na okoliczność siły wyższej powinna udokumentować jej zaistnienie (o ile to obiektywnie możliwe).
5. W przypadku wystąpienia siły wyższej każda ze Stron jest uprawniona do złożenia oświadczenia o odstąpieniu od Umowy w terminie 30 dni od dnia powzięcia wiadomości o okolicznościach siły wyższej.
§ 7
Postanowienia końcowe
1. Niniejszą Umowę zawarto na czas określony, od dnia jej podpisania do wypełnienia zobowiązań wynikających z niniejszej Umowy a dotyczących realizacji Projektu.
2. Wszelkie zmiany lub uzupełnienia niniejszej Umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
3. Administratorem danych osobowych Partnera jest MIK. Informacji na ten temat udziela Tomasz Włodarski (iod@mik.krakow.pl). Dane osobowe Partnera będą przetwarzane w celach związanych z zawarciem i realizacją niniejszej umowy (art. 6.1.b RODO). W razie konieczności dane Partnera mogą być udostępniane podmiotom upoważnionym na podstawie przepisów prawa. Partnerowi przysługuje prawo dostępu do treści swoich danych oraz ich poprawiania. Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do realizacji niniejszej umowy. MIK korzysta z aplikacji zakupionych w pakiecie Google Workspace. W przypadku wątpliwości, prosimy o kontakt na podany powyżej adres mailowy, a gdy będą dalsze zastrzeżenia, Partner może też wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
4. W sprawach nieuregulowanych w niniejszej Umowie stosuje się w szczególności przepisy Kodeksu Cywilnego.
5. Wszelkie spory mogące wyniknąć z niniejszej Umowy Strony będą poddawać rozstrzygnięciu przez sądy miejscowo właściwe dla siedziby MIK.
6. Niniejsza Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.
Załączniki:
Załącznik nr 1 – Formularz wniosku konkursowego 2021 Projektu Załącznik nr 2 – Wykaz wydatków kwalifikowanych 2021
Załącznik nr 3 – wzór Formularza sprawozdania z realizacji Projektu 2021
……… …….….………
MIK PARTNER
