Warszawa, dnia 06.11.2020 r.
Zapytanie Ofertowe
I. Podstawowe informacje o Zamawiającym oraz zasady prowadzenia postępowania.
1. Narodowy Instytut Polskiego Dziedzictwa Kulturowego za Granicą „Polonika” z siedzibą w Warszawie przy ul. Madalińskiego 101, 02–549 Warszawa, wpisany do Rejestru Państwowych Instytucji Kultury za numerem RIK 107/2017, posiadający NIP: 5213806959.
2. Podstawowe informacje o Narodowym Instytucie Polskiego Dziedzictwa Kulturowego za Granicą „Polonika” – zwanym też dalej „Instytutem”.
Lp Nazwa Narodowy Instytut Polskiego Dziedzictwa Kulturowego za Granicą „Polonika”
1 Adres Madalińskiego 101, 02–549 Warszawa 2 Nr telefonu 22 270 14 66
3 Adres e-mail kontakt@polonika.pl 4 Osoba do kontaktu /
nr telefonu Patrycja Staszałek /tel. 730 006 911 5 Forma prawna Państwowa Instytucja Kultury 6 Data rozpoczęcia
działalności 18.12.2017
7
Przedmiot
działalności i zakres działalności
1) gromadzenie i upowszechnianie wiedzy o pozostającym poza granicami kraju polskim dziedzictwie kulturowym;
2) prowadzenie działań na rzecz zachowania materialnych śladów kultury polskiej za granicą;
3) wspieranie, promowanie i prowadzenie badań nad polskim dziedzictwem kulturowym za granicą;
4) współpraca z instytucjami lub organizacjami prowadzącymi działalność w zakresie ochrony dziedzictwa narodowego pozostającego poza krajem;
5) realizowanie zadań zleconych przez Ministra w zakresie wykonywania umów międzynarodowych, postanowień komisji dwustronnych oraz tworzenia i aktualizowania strategii ochrony polskiego
dziedzictwa kulturowego za granicą.
8 Stan zatrudnienia
Zgodnie z definicją zawartą w ustawie z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (Dz. U. z 2020 r., poz. 1342), wg stanu na dzień 31.10.2020 r.
Instytut zatrudnia 22 pracowników o następującej strukturze wiekowej (podział wg funduszu zdefiniowanej daty):
WIEK LICZBA
I ˂ 40 lat 7
II 40-49 lat 10
III 50-54 lat 1
IV 55-59 lat 3
V 60 + lat 1
3. Postępowanie prowadzone jest na zasadach i warunkach wskazanych w niniejszym zapytaniu ofertowym, zwanym dalej „Zapytaniem”, do którego nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1843, ze zm.), zwanej dalej „ustawą Pzp”.
4. Przedmiotowe postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzone jest z zachowaniem zasad uczciwej konkurencji, jawności i przejrzystości.
5. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych i wariantowych.
6. Zaproszenie nie stanowi oferty w rozumieniu art. 66 Kodeksu cywilnego, a stanowi zaproszenie do składania ofert w celu dokonania wyboru najkorzystniejszej oferty i zawarcia umów z wybraną Instytucją Finansową na zarządzanie i prowadzenie Pracowniczych Planów Kapitałowych (PPK).
7. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu oraz nie podlegają wykluczeniu na zasadach określonych w Zapytaniu.
II. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia.
1. Przedmiotem zamówienia jest wybór dla Narodowego Instytutu Polskiego Dziedzictwa Kulturowego za Granicą „Polonika” Instytucji Finansowej zarządzającej i prowadzącej Pracownicze Plany Kapitałowe zgodnie z warunkami zawartymi w Zapytaniu oraz na zasadach określonych w ustawie z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (Dz. U. z 2020 r. poz. 1342) – zwanej dalej „ustawą o PPK”.
2. W ramach przedmiotu zamówienia Instytucja Finansowa zobowiązana będzie do wsparcia Instytutu w procesie wdrażania PPK, w tym:
1) przeprowadzenie kampanii informacyjnej wśród pracowników oraz przekazanie materiałów informacyjnych na temat PPK;
2) przeprowadzenie szkolenia dla uczestników PPK w zakresie obsługi administracyjnej indywidualnego konta w terminie ustalonym z Zamawiającym;
3) przeprowadzenie szkolenia dla pracowników Działu Księgowego i Działu HR w zakresie obsługi modułu dla pracodawcy w terminie ustalonym z Zamawiającym;
4) opracowanie harmonogramu wdrożenia PPK u Zamawiającego;
5) inne działania proponowane przez Instytucję Finansową, których koszty powinny zostać poniesione przez Instytucję Finansową i zostać uwzględnione w ofercie.
3. W ramach przedmiotu zamówienia Instytucja Finansowa zobowiązana będzie do kompleksowego wsparcia formalno-prawnego związanego z wdrożeniem PPK w tym:
1) przygotowanie niezbędnej dokumentacji i wzorów dokumentów dotyczących PPK w wersji papierowej i elektronicznej;
2) wsparcie prawne przy rozwiązywaniu problemów interpretacyjnych;
3) wsparcie w opracowaniu procedur funkcjonowania PPK u Zamawiającego.
4. W ramach przedmiotu zamówienia Instytucja Finansowa zobowiązana będzie do uruchomienia i bieżącej obsługi PPK, w tym:
1) integracja modułu do prowadzenia PPK z posiadanym przez Zamawiającego systemem finansowo-księgowym enova;
2) wyznaczenie dedykowanego opiekuna do wsparcia Zamawiającego w całym procesie prowadzenia PPK;
3) zapewnienie bezpłatnej platformy internetowej dla pracowników Zamawiającego przystępujących do PPK oraz dla pracowników prowadzących sprawy pracownicze związane z PPK;
4) zapewnienie infolinii do bieżącej obsługi uczestników PPK.
5. Kod CPV: 66131100-8 (Usługi inwestycji w fundusze emerytalno-rentowe).
III. Termin realizacji zamówienia.
1. Zawarcie umowy o zarządzanie PPK nie później niż do dnia 26.03.2021 r.
2. Zawarcie umowy o prowadzenie PPK nie później niż do dnia 10.04.2021 r.
3. Umowy zostaną zawarte na czas nieokreślony.
4. Okres wypowiedzenia umowy o zarządzanie PPK wynosi 3 miesiące.
IV. Opis wymagań jakie spełniać winien Wykonawca.
1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu:
1) posiadają wpis do ewidencji PPK prowadzonej przez Polski Fundusz Rozwoju;
2) posiadają ponad 15-letnie doświadczenie w zarządzaniu programami emerytalnymi;
3) spełniają warunki określone w ustawie z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych, czyli:
1) posiadające co najmniej 3-letnie doświadczenie w zakresie zarządzania funduszami inwestycyjnymi typu otwartego, funduszami emerytalnymi lub otwartymi funduszami emerytalnymi, a w przypadku zakładów ubezpieczeń – co najmniej 3-letnie doświadczenie w prowadzeniu działalności określonej w grupie 3 w dziale I załącznika do ustawy o działalności ubezpieczeniowej i
reasekuracyjnej, w zakresie oferowania ubezpieczeń z ubezpieczeniowym funduszem kapitałowym;
2) posiadające kapitał własny, a w przypadku zakładów ubezpieczeń – dopuszczone środki własne, w wysokości co najmniej 25 000 000 zł, w tym co najmniej 10 000 000 zł w środkach płynnych rozumianych jako lokaty określone dla funduszu rynku pieniężnego, o którym mowa w art. 178 ustawy o funduszach inwestycyjnych;
3) będące zarządzane przez TFI, PTE, pracownicze towarzystwo emerytalne lub zakład ubezpieczeń, które zarządza odpowiednio funduszami inwestycyjnymi albo funduszami emerytalnymi w liczbie odpowiadającej co najmniej liczbie ograniczeń poziomu ryzyka inwestycyjnego, o którym mowa w art. 40 ust. 1 ustawy z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych, stosując odmienne zasady polityki inwestycyjnej uwzględniające różny wiek uczestników PPK, zwanymi dalej „funduszami zdefiniowanej daty”;
4) uwzględniające w polityce inwestycyjnej funduszu zdefiniowanej daty konieczność ograniczania poziomu ryzyka inwestycyjnego w zależności od wieku uczestnika PPK oraz zmieniające politykę inwestycyjną w czasie odpowiednio do zmiany wieku uczestnika PPK tego funduszu;
5) tworzące fundusz zdefiniowanej daty ze zdefiniowaną datą funduszu przypadającą co 5 lat dla kolejnych pięcioletnich przedziałów roczników;
6) pokrywające z własnych środków koszty funduszu, o których mowa w art. 50 ust. 1 pkt 5, 6, 8 i 9 ustawy o PPK w okresie, w którym wartość aktywów netto funduszu inwestycyjnego lub funduszu emerytalnego będącego funduszem zdefiniowanej daty jest niższa niż 2 000 000 zł.
2. W celu oceny spełnienia warunków udziału w postępowaniu określonych przez Zamawiającego w Zapytaniu Wykonawca dołączy do Formularza Oferty wymagane oświadczenia woli.
V. Podstawy wykluczenia z postępowania.
1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, w stosunku do których brak jest podstaw do wykluczenia. Z postępowania o udzielenie zamówienia wyklucza się:
1) Wykonawców, w stosunku do których jest prowadzone postępowanie upadłościowe bądź likwidacyjne lub została ogłoszona upadłość bądź likwidacja;
2) Wykonawców, którzy zalegają z uiszczeniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, z wyjątkiem przypadków gdy uzyskali oni przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie, rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu;
3) Wykonawców, których urzędujących członków organu zarządzającego prawomocnie skazano za przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi
gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągniecia korzyści majątkowych lub którzy wyrządzili Spółce szkodę, co zostało potwierdzone wyrokiem sądowym lub innym orzeczeniem organu lub ubezpieczyciela;
4) Wykonawców, którzy nie złożyli wymaganych oświadczeń lub nie spełnili innych wymagań określonych w Zapytaniu lub innym dokumencie, w którym zostały określone wymogi udziału wykonawców w postępowaniu o udzielenie zamówienia, pomimo uprzedniego wezwania Zamawiającego;
5) Wykonawców, którzy złożyli nieprawdziwe informacje mające wpływ na wynik prowadzonego postępowania.
VI. Sposób wyboru oferty.
1. Zamawiający przewiduje ocenę ofert złożonych i niepodlegających odrzuceniu.
2. W pierwszej kolejności Zamawiający zbada, czy Wykonawca nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu zgodnie z Rozdziałem IV i V Zapytania, a następnie dokona oceny ofert pod względem ich zgodności z wymaganiami merytorycznymi, o których mowa w Rozdziale II Zapytania.
3. Zamawiający dokona wyboru oferty, która uzyskała największą liczbę punktów.
4. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.
5. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, odstąpi od zawarcia umowy lub uchyla się od zawarcia umowy, Zamawiający będzie mógł zawrzeć umowę z kolejnym Wykonawcą, który w postępowaniu uzyskał kolejną najwyższą liczbę punktów.
6. Jeżeli wykonawca nie złożył oświadczeń lub innych dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia postępowania, oświadczenia lub dokumenty są niekompletne, zawierają błędy lub budzą wskazane przez Zamawiającego wątpliwości, Zamawiający może wezwać do ich złożenia, uzupełnienia lub poprawienia lub do udzielania wyjaśnień w terminie przez siebie wskazanym, chyba że mimo ich złożenia, uzupełnienia lub poprawienia lub udzielenia wyjaśnień oferta wykonawcy podlega odrzuceniu albo konieczne byłoby unieważnienie postępowania.
7. Zamawiający może poprawić w ofercie:
1) oczywiste omyłki pisarskie,
2) oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek,
3) inne omyłki polegające na niezgodności oferty ze istotnymi warunkami zamówienia, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty.
8. Zamawiający może odrzucić ofertę, jeżeli:
1) jej treść nie odpowiada treści zapytania ofertowego;
2) Wykonawca nie złoży uzupełnień w wyznaczonym przez Zamawiającego terminie.
VII. Kryteria oceny ofert.
1. Zamawiający dokona oceny ofert oraz przyzna punkty ofercie niepodlegającej odrzuceniu w oparciu o przedstawione poniżej kryteria:
Kryterium Waga Maksymalna
wartość punktowa
Efektywność w zarządzaniu aktywami (E) 25% 25
Funkcjonalność oprogramowania i dodatkowe benefity (F)
30% 30
Koszty zarządzania za okres 5 lat (Z) 25% 25
Wartość aktywów pod zarządzaniem (A) 10% 10
Liczba podpisanych umów o zarządzanie PPK na dzień 31.10.2020 r. (L)
5% 5
Liczba prowadzonych programów PPE (P) 5% 5
2. Maksymalna liczba punktów, którą może otrzymać Wykonawca w zastosowanych kryteriach oceny wynosi 100 pkt.
3. Sposób wyliczenia poszczególnych kryteriów oceny ofert przedstawiono poniżej:
Kryterium oceny ofert Liczba
punktów Efektywność w zarządzaniu aktywami (E) - stopy zwrotu funduszu
inwestycyjnego najbardziej zbliżonego do struktury zarządzania PPK we wskazanych okresach.
wartość punktowa =
suma punktów ze stopy zwrotu badanej oferty
x 25 największa suma punktów ze stopy zwrotu
25
Funkcjonalność oprogramowania i dodatkowe benefity (F) Punkty za poniższe kryteria zostaną przydzielone w oparciu o dane wskazane w Formularzu Oferty.
1) Funkcjonalność oprogramowania PPK. Punkty zostaną przyznane według następujących zasad:
• automatyczna synchronizacja danych z systemem kadrowo-płacowym Zamawiającego (eliminująca ryzyko pomyłek, które mogą wystąpić przy eksportowaniu danych z Excela lub ręcznym wysyłaniu informacji), w tym: możliwość i sposób generowania raportów i zestawień,
funkcjonalność systemowego powiadomienia o zbliżających się terminach wpłat, ponownego zapisu oraz innych obowiązkach, elastyczność formatów przesyłanych danych – 10 pkt.
• brak automatycznej synchronizacji danych z systemem kadrowo- płacowym Zamawiającego – 0 pkt.
2) Dodatkowe korzyści dla Zamawiającego związane z funkcjonowaniem w systemie PPK. Za każdą wskazaną przez Zamawiającego korzyść od a) do d) oraz e) z poniższej listy Wykonawcy zostanie przyznany 1 pkt:
a) dedykowana infolinia;
b) dedykowany opiekun;
c) platforma internetowa;
d) szkolenia;
e) inne funkcjonalności (wymienić jakie)
Maksymalna ilość punktów w tym podkryterium wynosi 10 3) Dodatkowe benefity dla uczestników PPK. Za każdy benefit
Wykonawcy zostanie przyznany 1 pkt. Przykładowa lista proponowanych benefitów:
• brak opłat za otwarcie IKE/IKZE dla pracowników;
• brak opłat za prowadzenie IKE/IKZE dla pracowników;
• oprogramowanie zapewniające wsparcie w raportowaniu i rozliczaniu składek na PPK, kontroli istotnych terminów;
• zniżki na oferowane usługi;
• przeprowadzenie edukacji pracowników Zamawiającego w zakresie inwestowania;
• przesyłanie Zamawiającemu wszelkich informacji na temat PPK w tym raportów na żądanie;
• spotkania informacyjne dla pracowników na żądanie;
• przesyłanie w wersji elektronicznej cyklicznych informacji o rynku, funduszach, prognozach dla pracowników i Zamawiającego;
• programy rabatowe u partnerów instytucji finansowej;
• mobilna aplikacja do obsługi.
Maksymalna ilość punktów w tym podkryterium wynosi 10
30
Koszty zarządzania za okres 5 lat (Z) Punkty zostaną przyznane następujących zasad:
wartość punktowa =
najniższy koszt zarządzania za okres 5 lat
x 25 koszt zarządzania za okres 5 lat badanej oferty
25
Wartość aktywów (PPE, OFE, PPK) pod zarządzaniem (A) – Punkty zostaną przyznane następujących zasad:
wartość punktowa =
kwota aktywów badanej oferty
x 10 najniższa kwota aktywów
10
Liczba podpisanych umów o zarządzanie PPK na dzień 31.10.2020 r. (L) Punkty zostaną przyznane na podstawie informacji z Formularza Oferty według następujących zasad:
• mniej niż 500 umów – 0 pkt
• od 501 do 1000 umów – 1 pkt
• od 1001 do 1500 umów– 2 pkt
• od 1501 do 2000 umów– 3 pkt
• od 2001 do 2500 umów– 4 pkt
• powyżej 2500 umów – 5 pkt
5
Liczba prowadzonych programów PPE (P)
wartość punktowa =
liczba prowadzonych programów PPE badanej oferty najwyższa liczba prowadzonych programów PPE x 5
5
4. Za ofertę najkorzystniejszą zostanie uznana ta oferta, która spełnia wymagania niniejszego zapytania ofertowego oraz otrzyma największą liczbę punktów po zsumowaniu liczby punktów uzyskanych we wskazanych wyżej kryteriach, zgodnie z poniższym wzorem:
S = E + F + Z + A + L + P gdzie:
S - całkowita liczba punktów przyznanych badanej ofercie,
E - liczba punktów przyznanych badanej ofercie w kryterium „Efektywność w zarządzaniu aktywami”,
F – liczba punktów przyznanych badanej ofercie w kryterium „Funkcjonalność oprogramowania i dodatkowe benefity”.
Z - liczba punktów przyznanych badanej ofercie w kryterium „Koszty zarządzania za okres 5 lat”,
A - liczba punktów przyznanych badanej ofercie w kryterium „Wartość aktywów pod zarządzaniem”,
L - liczba punktów przyznanych badanej ofercie w kryterium „Liczba podpisanych umów o zarządzanie PPK na dzień 31.10.2020 r.”,
P - liczba punktów przyznanych badanej ofercie w kryterium „Liczba prowadzonych programów PPE”.
VIII. Sposób przygotowania oferty.
1. Opis sposobu przygotowania oferty:
1) Wykonawca ma prawo złożyć jedną ofertę.
2) treść złożonej oferty musi odpowiadać treści Zapytania.
3) ofertę należy sporządzić w języku polskim zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik do Zapytania.
4) oferta powinna być napisana w edytorze tekstu lub inną trwałą techniką oraz podpisana we wszystkich miejscach przewidzianych na złożenie podpisu przez osoby upoważnione do reprezentowania firmy.
5) podpis złożony musi być w sposób umożliwiający identyfikację osoby podpisującej dokumenty np. poprzez opatrzenie go pieczątką imienną.
2. Na kompletną ofertę składają się dokumenty i oświadczenia wymienione poniżej:
1) oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu i niepodleganiu wykluczeniu z postępowania, zgodnie ze wzorem oświadczenia, który stanowi Załącznik nr 1 do Zapytania;
2) wypełniony Formularz ofertowy uzupełniony o wymagane dane. Wzór Formularza ofertowego stanowi załącznik nr 2 do Zapytania.
3) upoważnienie (pełnomocnictwo) w przypadku podpisywania oferty przez osobę, której umocowanie nie wynika z dokumentu rejestracyjnego. W przypadku załączenia do oferty nieczytelnej kopii pełnomocnictwa bądź budzącego jakiekolwiek wątpliwości Zamawiający może żądać okazania oryginału pełnomocnictwa;
4) dokument potwierdzający wpis do ewidencji PPK prowadzonej przez Polski Fundusz Rozwoju;
5) skróconą wersję polityki inwestycyjnej oferowanych funduszy PPK- maksymalnie 2-3 strony A4;
6) projekt umowy o zarządzanie PPK;
7) projekt umowy o prowadzenie PPK;
8) projekty wzorów dokumentów/deklaracji niezbędnych do prowadzenia PPK przez pracodawcę. Wykonawca ma prawo przedstawić dowolne załączniki, przy czym powinien je szczegółowo wymienić w Formularzu Ofertowym.
3. Wszelkie koszty powinny być odzwierciedlone w Formularzu Ofertowym. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty, niezależnie od wyników postępowania.
4. Przy sporządzaniu oferty - w podstawowym zakresie - należy wykorzystać wzór
„Formularza oferty” – stanowiący załącznik do Zapytania.
5. Termin związania ofertą wynosi 30 dni.
6. W przypadku, gdy treść oferty oraz złożonych przez Wykonawcę dokumentów jest niepełna lub zawiera nieścisłości w stosunku do zakresu wymaganego w Zapytaniu,
Zamawiający może, w uzasadnionych przypadkach, zwrócić się do Wykonawcy o uzupełnienie braków lub udzielenie wyjaśnień, w wyznaczonym terminie.
7. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego na co najmniej 2 dni przed upływem terminu składania ofert. Zamawiający treść zapytań wraz z odpowiedziami przesyła wykonawcom, do których skierował zapytanie ofertowe.
8. Zamawiający zastrzega sobie prawo do przedłużenia terminu składania oferty bez podania przyczyn i ponoszenia jakichkolwiek skutków prawnych i finansowych.
9. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania w przypadku, gdy:
a) w postępowaniu nie wpłynęła żadna oferta,
b) w postępowaniu nie złożono oferty niepodlegającej odrzuceniu, 10. Niniejsze zaproszenie do składania ofert nie stanowi zobowiązania Zamawiającego do
udzielenia zamówienia. Zamawiający zastrzega sobie prawo rezygnacji z zamówienia, unieważnienia postępowania na dowolnym etapie, oraz odmowy zawarcia umowy - bez podania przyczyn w każdym wypadku. Wykonawcom nie przysługuje z tego tytułu roszczenie o zwrot poniesionych kosztów, w szczególności związanych z przygotowaniem oferty. Zamawiający nie ponosi żadnej odpowiedzialności w przypadku wystąpienia powyższego zdarzenia. Zamawiający nie pokrywa żadnych kosztów związanych z ewentualnym pośrednictwem zmierzającym do zawarcia umowy lub zawarciem umowy.
11. Wszelkie informacje uzyskane przez Strony w związku z udzielaniem zamówienia, w tym również treść i warunki projektu Umowy, mają charakter poufny i mogą być zarówno w trakcie, jak i po wykonaniu zamówienia, udostępniane osobom trzecim przez Wykonawcę jedynie za zgodą Zamawiającego.
IX. Termin i miejsce / sposób złożenia oferty.
1. Ofertę podpisaną w formie skanu wraz z wymaganymi dokumentami należy złożyć w nieprzekraczanym terminie do 30 listopada 2020 r. na adres e-mail: kontakt@polonika.pl 2. Wykonawca, który złożył najkorzystniejszą ofertę, będzie zobowiązany dostarczyć ofertę
w formie pisemnej wraz z wymaganymi dokumentami przed podpisaniem umowy.
3. Oferta złożona po wyżej wyznaczonym terminie zostanie uznana za niezłożoną i nie będzie podlegać ocenie.
X. Postanowienia dotyczące przetwarzania danych osobowych:
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, Zamawiający informuję, że:
1) administratorem danych osobowych Pana/Pani jest Dyrektor Narodowego Instytutu Polskiego Dziedzictwa Kulturowego za Granicą „POLONIKA”, ul. Madalińskiego 101, 02-549 Warszawa;
2) kontakt do inspektora ochrony danych osobowych poprzez adres e-mail: iod@polonika.pl;
3) Pana/Pani dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z przedmiotowym postępowaniem w celu zawarcia umowy;
4) Pana/Pani dane osobowe mogą być udostępnianie wyłącznie organom lub podmiotom upoważnionym na podstawie odrębnych przepisów lub podmiotom przetwarzającym dane w imieniu administratora danych;
5) Pana/Pani dane osobowe będą przechowywane przez okres wynikający z przepisów prawa dotyczących archiwizacji;
6) Pana/Pani dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej;
7) obowiązek podania przez Pana/Panią danych osobowych bezpośrednio Pana/Pani dotyczących jest dobrowolne, ale niezbędne do realizacji celów określonych w pkt 3);
8) w odniesieniu do danych osobowych Wykonawcy decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
9) Posiada Pan/Pani:
a) na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych dotyczących Pana/Pani;
b) na podstawie art.16 RODO prawo do sprostowania danych osobowych Pana/Pani*;
c) na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO**;
d) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy Pan/Pani uzna, że przetwarzanie danych osobowych Pana/Pani dotyczących narusza przepisy RODO;
10) Nie przysługuje Panu/Pani:
a) w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
b) prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
c) na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pana/Pani danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
* skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników,
** prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego
XI. Załączniki do Zapytania.
1. Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu i niepodleganiu wykluczeniu z postępowania.
2. Formularz ofertowy.
