REGULAMIN ZWROTU KOSZTÓW PODRÓŻY ZLECONYCH PRZEZ POLSKI ZWIĄZEK MOTOROWY ORAZ UŻYWANIA POJAZDÓW BĘDĄCYCH W DYSPOZYCJI PRACOWNIKÓW, DZIAŁACZY, ZAWODNIKÓW I INNYCH OSÓB W POLSKIM ZWIĄZKU MOTOROWYM

(1)

REGULAMIN

ZWROTU KOSZTÓW PODRÓŻY ZLECONYCH PRZEZ POLSKI ZWIĄZEK MOTOROWY ORAZ UŻYWANIA POJAZDÓW BĘDĄCYCH

W DYSPOZYCJI PRACOWNIKÓW,

DZIAŁACZY, ZAWODNIKÓW I INNYCH OSÓB W POLSKIM ZWIĄZKU MOTOROWYM

Tekst jednolity według stanu na dzień 24 listopada 2018 r.

Do użytku wewnętrznego

(2)

Regulamin podróży w PZM Strona 2

Spis treści

I. POSTANOWIENIA OGÓLNE ... 3 II. ZASADY ZLECANIA I ROZLICZENIA PODRÓŻY KRAJOWYCH I ZAGRANICZNYCH ... 6 III. ZASADY WYPŁATY DIET PODCZAS KRAJOWYCH I ZAGRANICZNYCH PODRÓŻY ZLECONYCH PRZEZ PZM ... 12 IV. ZASADY UŻYWANIA W PZM POJAZDÓW BĘDĄCYCH W DYSPOZYCJI PRACOWNIKÓW ZWIĄZKU, DZIAŁACZY I INNYCH OSÓB ... 14 V. SPOSÓB OPODATKOWANIA PODATEKIEM DOCHODOWYCH OD OSÓB FIZYCZNYCH ZWROTU KOSZTÓW

PODRÓŻY KRAJOWEJ I ZAGRANICZNEJ ORAZ KOSZTÓW UŻYWANIA POJAZDÓW BĘDĄCYCH W DYSPOZYCJI

PRACOWNIKÓW ZWIĄZKU, DZIAŁACZY, ZAWODNIKÓW I INNYCH OSÓB ... 17 VI. PRZEPISY KOŃCOWE ... 18 VII. WYKAZ ZAŁĄCZNIKÓW ... 18

(3)

I. POSTANOWIENIA OGÓLNE

§ 1

Podstawę prawną ustalenia

Regulaminu zwrotu kosztów podróży realizowanych przez pracowników Związku, działaczy, zawodników i inne osoby, wykonujących zadania Polskiego Związku Motorowego oraz używania pojazdów będących w dyspozycji pracowników Związku, działaczy, zawodników i innych osób (zwanego dalej: Regulaminem podróży w PZM) stanowią:

 Statut Polskiego Związku Motorowego. - §. 31 ust. 2 pkt 14 15 i 18;

 Kodeks Pracy z dnia 26 czerwca 1974 r. (tj. z dnia 13 kwietnia 2018r. Dz.U. z 2018r. poz. 917 z późn.

zm.);

 Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dn. 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej ( Dz.U. z 2013 r., poz. 167);

 Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy ( Dz.U. z 2002 r. nr 27, poz. 271 z późn. zm.);

 Ustawa z dnia 15 lutego. 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tj. z dnia 10 maja 2018r. Dz. U. z 2018r. poz. 1036 z późn. zm.);

 Ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tj. z dnia 20 lipca 2018r. Dz. U. z 2018r. poz. 1509 z późn. zm.);

 Ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (tj. z dnia 30 stycznia 2018r. Dz. U. z 2018r.

poz. 395 z późn. zm.);

 Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstaw wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (tj. z dnia 28 września 2017r. Dz.U. z 2017r. poz. 1949 z późn.zm.).

§ 2

Regulamin podróży w PZM reguluje zwrot kosztów podróży krajowych i zagranicznych realizowanych przez pracowników, działaczy, zawodników i inne osoby wykonujące zadania zlecone przez Polski Związek Motorowy oraz zasady używania w Polskim Związku Motorowym pojazdów będących w dyspozycji działaczy, zawodników i pracowników Związku.

(4)

§ 3 1. Ilekroć w Regulaminie podróży w PZM jest mowa o:

a) Podróży krajowej lub zagranicznej – rozumie się przez to wykonywanie zadania zleconego przez Polski Związek Motorowy, określonego przez Zarząd Główny lub Zarząd Okręgowy, poza miejscowością będącą siedzibą jednostki delegującej i/lub miejscem zamieszkania osoby delegowanej, w terminie (czasie trwania podróży) i miejscu określonym w poleceniu wyjazdu;

b) Delegowaniu – rozumie się przez to wyznaczenie imiennie określonej osoby (pracownika), do odbycia podróży krajowej albo zagranicznej w celu wykonania zadania zleconego przez odpowiedniego zlecającego podróż w imieniu PZM;

c) Dieta – rozumie się przez to kwotę przeznaczoną na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia oraz pokrycia drobnych wydatków w czasie podróży;

d) Czas trwania podróży - w przypadku krajowej podróży, okres obejmujący czas dojazdu, czas realizacji zleconych zadań i czas powrotu do miejscowości zamieszkania pracownika /działacza lub miejscowości, w której znajduje się jednostka organizacyjna będąca stałym miejscem pracy dla pracownika-jeżeli pracownik bezpośrednio po zakończeniu podróży krajowej stawił się w pracy. W przypadku zagranicznej podróży, czas jej trwania zależy od rodzaju środka lokomocji, którym pracownik odbywa podróż. Jeżeli podróż odbywa się drogą lądową, wówczas czas trwania podróży liczy się od chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę do chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju. W przypadku podróży samolotem - czas ten liczy się od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju. W przypadku podróży drogą morską, czas jej trwania zaczyna się od chwili wyjścia statku (promu) z ostatniego portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego;

e) Pracownik - osoba świadcząca pracę na podstawie umowy o pracę zawartej z Polskim Związkiem Motorowym;

f) Działacz, sędzia lub inna osoba funkcyjna - osoba wykonująca zadania Polskiego Związku Motorowego określone w poleceniu wyjazdu, na podstawie powołania dokonanego w trybie wyboru lub mianowania, zgodnie ze Statutem Związku lub regulaminem jego organów bądź władz;

g) Inna osoba - osoba wykonująca zadania Polskiego Związku Motorowego lub uprawiająca sport (zawodnik profesjonalny lub zawodnik amatorski) albo wykonująca działalność szkoleniową, na podstawie umów cywilnoprawnych, otrzymująca stypendia sportowe, uzyskująca dochody (przychody) z uprawiania sportu albo osoba uzyskująca dochody (przychody) z działalności wykonywanej osobiście;

h) Delegowany/ osoba delegowana – pracownik, działacz, sędzia, inna osoba funkcyjna lub Inna osoba delegowana do odbycia podróży krajowej albo zagranicznej w celu wykonania zadania zleconego przez odpowiedniego zlecającego podróż w imieniu PZM;

i) Polecenie wyjazdu i rozliczenie jego kosztów - druk polecenia wyjazdu krajowego stanowi załącznik nr 1, preliminarz podróży zagranicznej stanowi załącznik nr 3, zlecenie podróży zagranicznej stanowi załącznik nr 4, karta ewidencji przebiegu pojazdu jeśli podróż odbywa się prywatnym pojazdem motorowym stanowi załącznik nr 2, rozliczenie kosztów podróży zagranicznej stanowi załącznik nr 5, rozliczenie finansowe podróży zagranicznej stanowi załącznik nr 6 ;

(5)

Regulamin podróży w PZM Strona 5 j) Zlecający podróż - w Zarządzie Głównym PZM, Głównej Komisji Rewizyjnej i w Trybunale Związku - Prezes

Związku, urzędujący członek Zarządu Głównego lub osoby przez nich upoważnione, a w Zarządach Okręgowych i Okręgowych Komisjach Rewizyjnych - Prezes Zarządu Okręgowego PZM lub urzędujący członek Zarządu Okręgowego albo kierownik biura, jeśli zostanie upoważniony przez Prezesa Zarządu Okręgowego;

k) Kierowniku jednostki – mowa o Prezesie Związku lub upoważnionej przez niego osobie.

(6)

II. ZASADY ZLECANIA I ROZLICZENIA PODRÓŻY KRAJOWYCH I ZAGRANICZNYCH

§ 4

1. Zlecający podróż, w poleceniu wyjazdu, określa cel podróży, czas trwania i miejscowość rozpoczęcia oraz zakończenia podróży, jak również rodzaj środka transportu, a w razie potrzeby klasę przejazdu, oraz akceptuje rachunek kosztów podróży zatwierdzając go do wypłaty.

2. Odbycie podróży pojazdem motorowym nie będącym własnością PZM jest możliwe, jednak pod warunkiem, że delegowany złoży w tym celu ustny wniosek, a zlecający podróż wyrazi na to zgodę.

3. Przy podejmowaniu decyzji, o której mowa w ust. 2, w tym w szczególności wydaniu delegowanemu polecenia/zgody odbycia podróży prywatnym pojazdem motorowym, należy uwzględniać, obok możliwości sprawnego zrealizowania przez niego wyznaczonych zadań, koszty finansowe, jakie z tego tytułu wynikają dla PZM.

4. Podróż krajowa oraz zagraniczna musi zostać wpisana do rejestru podróży, znajdującego się w Biurze Zarządu Głównego PZM, przed rozpoczęciem podróży. Rejestr podróży jest prowadzony oddzielnie dla podróży krajowych i zagranicznych i zawiera co najmniej: kolejny numer podróży, imię i nazwisko osoby delegowanej, cel podróży, termin i miejsce podróży. Rejestr podróży prowadzi wyznaczona przez kierownika jednostki osoba w Biurze Zarządu Głównego PZM. Zgłoszenie podróży może nastąpić drogą telefoniczną bądź elektroniczną. Rejestry podróży zleconych przez Prezesów Zarządów Okręgowych lub upoważnionych przez nich osób, prowadzone są odpowiednio w Biurach Zarządów Okręgowych PZM.

5. W przypadkach uzasadnionych, podróż krajowa może zostać zarejestrowana po jej odbyciu, jednak nie później niż w ciągu 7 dni od daty zakończenia podróży. Brak zarejestrowania podróży przed jej odbyciem nie zwalnia delegowanego od stosowania terminów rozliczeń zawartych w niniejszym regulaminie.

6. Zaliczki na podróż krajową i zagraniczną wypłacane są jedynie dla podróży zarejestrowanych w rejestrze podróży krajowych bądź zagranicznych, o których mowa w ust 4.

§ 5

1. Polski Związek Motorowy zwraca osobie delegowanej koszty podróży krajowej, obejmujące:

a) koszt przejazdu publicznymi środkami transportu z miejscowości rozpoczęcia do miejscowości zakończenia podróży, udokumentowany odpowiednimi biletami wraz z opłatami dodatkowymi (np.

za miejscówkę, za miejsce sypialne) lub fakturami VAT (rachunkami lub innymi dowodami księgowymi), z uwzględnieniem ulg na dany środek transportu, przysługujących osobie delegowanej, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga ta przysługuje;

b) koszt przejazdu prywatnym pojazdem motorowym, z miejscowości rozpoczęcia do miejscowości zakończenia podróży, udokumentowany dodatkowo kartą ewidencji przebiegu pojazdu zgodnie z załącznikiem nr 2 do Regulaminu podróży w PZM, z należnością obliczoną zgodnie z powszechnie obowiązującymi pracowników przepisami prawa, według stawek zatwierdzonych przez Prezydium

(7)

Regulamin podróży w PZM Strona 7 Zarządu Głównego PZM w wysokości 100% stawki nie wyższej niż kwota każdorazowo obliczona według stawek określonych w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury¹ pod warunkiem przewidzianym w § 4 ust.2;

c) kierownik jednostki może ustalić indywidualny zwrot procentowy stawki o której mowa w ust. b), nie wyższej niż kwota każdorazowo obliczona według stawek określonych w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury² pod warunkiem przewidzianym w § 4 ust.2;

d) koszt noclegu (noclegów), udokumentowany odpowiednimi fakturami VAT (rachunkami lub innymi dowodami księgowymi), z uwzględnieniem ewentualnych ulg przysługujących osobie delegowanej lub Polskiemu Związkowi Motorowemu;

e) koszty innych wydatków, niezbędnych do poniesienia w podróży, udokumentowanych odpowiednimi fakturami VAT (rachunkami lub innymi dowodami księgowymi – np.: bilety, kwity), takich jak: opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży;

f) diety, zgodnie z działem III niniejszego regulaminu;

g) ryczałt noclegowy za każdy nocleg, jeśli trwał on co najmniej 6 godzin, pomiędzy godzinami 21.00 i 7.00, w wysokości 150% diety, o której mowa w lit. f), w przypadku, jeśli osoba delegowana nie może udokumentować kosztów noclegu, zgodnie z zasadami opisanymi w lit. d), z tym że ryczałt noclegowy nie przysługuje za czas przejazdu, a także jeżeli zlecający podróż uzna, że delegowany ma możliwość codziennego powrotu na nocleg do miejsca stałego lub czasowego pobytu;

h) ryczałt, w wysokości 20% diety, o której mowa w lit. f), za każdą rozpoczętą dobę, na przejazdy publicznymi środkami transportu zbiorowego w miejscowości, do której podróżuje osoba delegowana, jeśli podróż nie odbywa się samochodem służbowym lub pojazdem prywatnym delegowanego. Ryczałt nie przysługuje, jeżeli delegowany nie ponosi kosztów dojazdu;

i) w wyjątkowych przypadkach uzasadnionych nadzwyczajnymi okolicznościami (np. pora nocna, przewóz ciężkich przedmiotów, dużego bagażu) zlecający podróż może podjąć decyzję o zwrocie kosztów przejazdu taksówką podczas podróży krajowej na trasie z miejsca zamieszkania na dworzec/lotnisko, a w docelowym miejscu podróży na trasie z dworca/lotniska do hotelu bądź innego miejsca, w którym osoba delegowana ma realizować wyznaczone zadania.

2. Rozliczenie podróży krajowej:

a) na wniosek delegowanego PZM może przyznać zaliczkę na niezbędne koszty podróży w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji;

b) zwrot kosztów podróży następuje w terminie 14 dni roboczych od przedstawienia rozliczenia tych kosztów przez delegowanego i jest dokonywany poprzez przelew na rachunek bankowy wskazany przez niego lub wypłatę gotówkową w kasie Biura Zarządu Głównego lub Biura Zarządu

1 Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy ( Dz.U. z 2002 r. nr 27, poz. 271 z późn. zm.);

(8)

Regulamin podróży w PZM Strona 8 Okręgowego PZM. Delegowany zobowiązany jest do przedstawienia rozliczenia kosztów podróży w terminie do 14 dni roboczych od jej zakończenia;

c) wypłata należności, o której mowa w lit. b) następuje po zatwierdzeniu rozliczenia delegacji przez zlecającego;

d) do rozliczenia kosztów podróży delegowany załącza dokumenty (faktury VAT, rachunki), potwierdzające poszczególne wydatki (nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami).

Jeżeli uzyskanie dokumentu (faktury VAT, rachunku) nie było możliwe, delegowany składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania;

e) w przypadku podróży pociągiem podstawą do rozliczenia jest bilet kolejowy i ewentualna miejscówka lub bilet na miejsce sypialne/do leżenia. W przypadku podróży autobusem lub środkami komunikacji miejskiej podstawą do rozliczenia jest bilet. W przypadku podróży samolotem podstawą do rozliczenia jest odcinek karty pokładowej oraz bilet lub faktura VAT dokumentująca zakup biletu, w przypadku podróży własnym środkiem pojazdem podstawą do rozliczenia jest rozliczenie na ewidencji przebiegu pojazdu, stanowiącej załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu;

f) w przypadku nie zastosowania się do terminu, o którym mowa w pkt. b), dotyczącego rozliczenia podróży krajowej, Biuro Finansów i Administracji ZG PZM wysyła pisemne zawiadomienie z informacją o braku rozliczenia podróży krajowej wraz z wskazaniem 7 dniowego terminu od dnia otrzymania korespondencji w celu ostatecznego jej rozliczenia. Osoba przedstawiająca rozliczenie podróży krajowej ma obowiązek złożyć oświadczenie zawierające wyjaśnienie powodów przekroczenia terminu przedstawienia rozliczenia kosztów podróży;

g) zlecający podróż może zaakceptować przedstawione po terminie rozliczenie podróży krajowej wraz z oświadczeniem wyjaśniającym opóźnienie bądź też odmówić jego akceptacji i wypłaty jeżeli nie zaistniały akceptowalne przesłanki mające wpływ na opóźnienie w rozliczeniu tej podróży;

h) w przypadku braku rozliczenia zaliczki na podróż krajową w terminie określonym w pkt b), Biuro Finansów i Administracji ZG PZM, wysyła pisemne zawiadomienie do zaliczkobiorcy z informacją o braku rozliczenia pobranej zaliczki na podróż krajową wraz z wskazaniem 7 dniowego terminu od dnia otrzymania korespondencji w celu ostatecznego jej rozliczenia. W przypadku dalszego braku rozliczenia w terminie wskazanym w powyższym zawiadomieniu, Biuro Finansów i Administracji ZG PZM, ma prawo do wystawienia noty obciążeniowej na zaliczkobiorcę obejmującą należność główną wraz z odsetkami ustawowymi obejmującymi okres od dnia następującego po dniu, w którym zaliczka powinna zostać rozliczona zgodnie z pkt. b), do dnia wystawienia noty obciążeniowej;

i) zlecający podróż może zaakceptować przedstawione po terminie rozliczenie zaliczki na podróż krajową wraz z oświadczeniem wyjaśniającym opóźnienie bądź też odmówić jego akceptacji i wypłaty jeżeli nie zaistniały akceptowalne przesłanki mające wypływ na opóźnienie w rozliczeniu tej zaliczki;

j) punkty f), g), h) i) mają zastosowanie odpowiednio do podróży zlecanych przez Prezesów Zarządów Okręgowych PZM lub osoby przez nich upoważnione, z tym że funkcje określone w powyższych punktach pełnione są odpowiednio przez Biura Zarządów Okręgowych PZM i Prezesów Zarządów Okręgowych PZM.

(9)

§ 6

1. Polski Związek Motorowy zwraca pracownikowi, działaczowi, sędziemu, osobie funkcyjnej lub innej osobie delegowanej koszty podróży zagranicznej, obejmujące:

a) dietę w czasie podróży zagranicznej, zgodnie z działem III niniejszego regulaminu;

b) koszt przejazdu publicznymi środkami transportu z miejscowości rozpoczęcia do miejscowości zakończenia podróży, udokumentowany odpowiednimi biletami wraz z opłatami dodatkowymi (np. za miejscówkę, za miejsce sypialne) lub fakturami VAT (rachunkami lub innymi dowodami księgowymi), z uwzględnieniem ulg na dany środek transportu, przysługujących osobie delegowanej, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga ta przysługuje;

c) koszt przejazdu prywatnym pojazdem motorowym, z miejscowości rozpoczęcia do miejscowości zakończenia podróży udokumentowany dodatkowo kartą ewidencji przebiegu pojazdu, z należnością obliczoną zgodnie z powszechnie obowiązującymi pracowników przepisami prawa, według stawek zatwierdzonych przez Prezydium Zarządu Głównego PZM,w wysokości 100% stawki, nie wyższej niż kwota każdorazowo obliczona według stawek określonych w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury³ pod warunkiem przewidzianym w § 4 ust.2;

d) koszt noclegu (noclegów), udokumentowany odpowiednimi fakturami VAT (rachunkami lub innymi dowodami księgowymi), z uwzględnieniem ewentualnych ulg przysługujących osobie delegowanej lub Polskiemu Związkowi Motorowemu.Koszt ten nie może przekraczać jednak ustalonego na ten cel limitu dla danego kraju, określonego w załączniku do Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej⁴;

e) w uzasadnionych przypadkach kierownik jednostki może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg w hotelu potwierdzonym fakturą VAT lub rachunkiem w wysokości przekraczającej limit o którym mowa w lit. d). W przypadku zaistnienia wyżej wymienionej sytuacji, należy załączyć uzasadnienie przekroczenia limitu. Brak uzasadnienia skutkuje doliczeniem różnicy między limitem, a faktycznymi kosztami do przychodu pracownika;

f) ryczałt noclegowy za każdy nocleg, przysługuje w wysokości 25% limitu kosztów noclegu dla danego kraju, określonego w załączniku do Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej⁵, w przypadku, jeśli osoba delegowana nie może udokumentować kosztów noclegu, zgodnie z zasadami opisanymi w ust. 1 lit. d), z tym że ryczałt noclegowy nie przysługuje za czas przejazdu;

g) koszty noclegu lub ryczałt noclegowy nie przysługują, jeżeli zapewniony jest dla delegowanego bezpłatny nocleg;

h) ryczałt w wysokości 10% diety, o której mowa w lit. a), na przejazdy miejscowymi środkami komunikacji, za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży, jeśli podróż nie odbywa się samochodem służbowym lub pojazdem prywatnym delegowanego ani nie ma zapewnionych bezpłatnych dojazdów;

4Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dn. 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej( Dz.U. z 2013 r., poz. 167);

(10)

Regulamin podróży w PZM Strona 10 i) ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub

morskiego, w wysokości jednej diety, o której mowa w lit. a), w miejscowości docelowej oraz w każdej innej miejscowości, w której pracownik korzystał z noclegu;

j) koszty innych wydatków niezbędnych do poniesienia w podróży, udokumentowanych odpowiednimi fakturami VAT (rachunkami lub innymi dowodami księgowymi);

k) kierownik jednostki może ustalić indywidualny zwrot procentowy stawki, o której mowa w pkt. c) nie wyższej niż kwota każdorazowo obliczona według stawek określonych w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury⁶ pod warunkiem przewidzianym w § 4 ust.2.

2. Osobie delegowanej za granicę przysługuje zaliczka walutowa na pokrycie kosztów podróży, wypłacana w gotówce, w kasie Zarządu Głównego lub Zarządu Okręgowego PZM lub przelewem bankowym na podstawie zlecenia podróży zagranicznej, stanowiącego załącznik nr 4 do niniejszej uchwały. Dla rozliczenia kosztów zagranicznych podróży będzie stosowany średni kurs złotego w stosunku do walut obcych określony przez Narodowy Bank Polski z dnia wypłaty zaliczki delegowanemu.

3. Delegowany posiadający służbową kartę płatniczą będącą własnością PZM powinien, w miarę możności, pokrywać wydatki służbowe w czasie podróży zagranicznej za pośrednictwem tej karty. Do rozliczania wydatków służbowych dokonanych przez pracownika podczas podróży zagranicznej służbową kartą płatniczą, stosuje się Regulamin korzystania ze służbowych kart płatniczych, samochodów służbowych, telefonów służbowych oraz zaliczek na wydatki służbowe, przy czym rachunki za płatności dokonane służbową karta płatniczą winny być przekazane wraz z rozliczeniem kosztów podróży zagranicznej.

4. Rozliczenie zaliczki walutowej na podróż zagraniczną składa się na formularzu, którego wzór zawiera załącznik nr 5 i 6 do niniejszej uchwały. Do rozliczenia kosztów podróży zagranicznej delegowany załącza dokumenty (faktury VAT, rachunki), potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu (faktury VAT, rachunku) nie było możliwe, delegowany składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. W przypadku podróży pociągiem podstawą do rozliczenia jest bilet kolejowy i ewentualna miejscówka lub bilet na miejsce sypialne/do leżenia. W przypadku podróży autobusem lub środkami komunikacji miejskiej podstawą do rozliczenia jest bilet. W przypadku podróży samolotem lub statkiem morskim podstawą do rozliczenia jest odcinek karty pokładowej oraz bilet lub faktura VAT dokumentująca zakup biletu.

5. Prezes Związku lub Prezes Zarządu Okręgowego może, we współpracy z właściwymi merytorycznie jednostkami organizacyjnymi PZM, wydać delegowanemu instrukcję wyjazdową określającą szczegółowo zadania do realizacji których, w ramach podróży zagranicznej zobowiązany jest delegowany. W takim przypadku delegowany składa pisemne sprawozdanie z realizacji zadań określonych w instrukcji wyjazdowej, łącznie z rozliczeniem kosztów podróży zagranicznej.

6. Delegowany zobowiązany jest do przedstawienia rozliczenia kosztów podróży w terminie do 14 dni roboczych od jej zakończenia.

6Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy ( Dz.U. z 2002 r. nr 27, poz. 271 z późn. zm.);

(11)

Regulamin podróży w PZM Strona 11 7. W przypadku nie zastosowania się do terminu, o którym mowa w pkt. 6, Biuro Finansów i Administracji

ZG PZM wysyła pisemne zawiadomienie z informacją o braku rozliczenia podróży zagranicznej wraz z wskazaniem 7 dniowego terminu od dnia otrzymania korespondencji w celu ostatecznego jej rozliczenia.

Osoba przedstawiająca rozliczenie podróży zagranicznej ma obowiązek złożyć oświadczenie zawierające wyjaśnienie powodów przekroczenia terminu przedstawienia rozliczenia kosztów podróży zagranicznej.

8. Zlecający podróż może zaakceptować przedstawione po terminie rozliczenie podróży zagranicznej wraz z oświadczeniem wyjaśniającym opóźnienie bądź też odmówić jego akceptacji i wypłaty jeżeli nie zaistniały akceptowalne przesłanki mające wypływ na opóźnienie w rozliczeniu tej podróży.

9. W przypadku braku rozliczenia zaliczki na podróż zagraniczną w terminie określonym w pkt 6, Biuro Finansów i Administracji ZG PZM, wysyła pisemne zawiadomienie do zaliczkobiorcy z informacją o braku rozliczenia pobranej zaliczki na podróż zagraniczną wraz z wskazaniem 7 dniowego terminu od dnia otrzymania korespondencji w celu ostatecznego jej rozliczenia. W przypadku dalszego braku rozliczenia w terminie wskazanym w powyższym zawiadomieniu, Biuro Finansów i Administracji ZG PZM, ma prawo do wystawienia noty obciążeniowej na zaliczkobiorcę obejmującą należność główną wraz z odsetkami ustawowymi obejmującymi okres od dnia następującego po dniu w którym zaliczka powinna zostać rozliczona zgodnie z pkt 6, do dnia wystawienia noty obciążeniowej.

10. Zlecający podróż może zaakceptować przedstawione po terminie rozliczenie zaliczki na podróż zagraniczną wraz z oświadczeniem wyjaśniającym opóźnienie bądź też odmówić jego akceptacji i wypłaty jeżeli nie zaistniały akceptowalne przesłanki mające wypływ na opóźnienie w rozliczeniu tej podróży.

11. Punkty 7, 8, 9, 10 mają zastosowanie odpowiednio do podróży zlecanych przez Prezesów Zarządów Okręgowych lub osoby przez nich upoważnione, z tym, że funkcje określone w powyższych punktach pełnione są odpowiednio przez Biura ZO PZM i Prezesów Zarządów Okręgowych.

(12)

III. ZASADY WYPŁATY DIET PODCZAS KRAJOWYCH I ZAGRANICZNYCH PODRÓŻY ZLECONYCH PRZEZ PZM

§ 7

1. Dieta w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi 30 zł za dobę podróży i ustalana jest stosownie do § 7 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej⁷. 2. Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu

(przyjazdu) po wykonaniu zadania zleconego w następujący sposób: a) jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:

 mniej niż 8 godzin - dieta nie przysługuje;

 od 8 do 12 godzin - przysługuje 50% diety;

 ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości;

b) jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

 do 8 godzin - przysługuje 50% diety;

 ponad 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

3. Dieta nie przysługuje:

a) za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika;

b) jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.

4. Kwotę diety, o której mowa w ust. 1, zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

a) śniadanie - 25% diety;

b) obiad - 50% diety;

c) kolacja - 25% diety.

5. W przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie, przepisy ust. 4 stosuje się odpowiednio.

6. PZM zapewnia następujące posiłki:

a) podczas posiedzenia Zarządu Głównego PZM – obiad;

b) podczas posiedzenia PREZYDIUM ZG PZM – śniadanie;

c) Podczas Walnego Zgromadzenia Delegatów PZM – obiad.

(13)

§ 8

1. Dieta podczas podróży zagranicznej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia oraz innych drobnych wydatków i ustalana jest zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej⁸. 2. Należność z tytułu diet oblicza się w następujący sposób:

a) za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości;

b) za niepełną dobę podróży zagranicznej:

 do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety;

 ponad 8 do 12 godzin - przysługuje 50% diety;

 ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

3. Wysokość diety za dobę podróży zagranicznej w poszczególnych państwach jest określona w załączniku do Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej⁹.

4. Pracownikowi, któremu zapewniono w czasie podróży zagranicznej bezpłatne, całodzienne wyżywienie, przysługuje 25% diety określonej zgodnie z ust. 3.

5. Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

a) śniadanie - 15% diety;

b) obiad - 30% diety;

c) kolacja - 30% diety.

6. W przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie, przepisy ust. 5 stosuje się odpowiednio.

7. Pracownikowi, który otrzymuje w czasie podróży zagranicznej należność pieniężną na wyżywienie, dieta nie przysługuje. Jeżeli należność pieniężna jest niższa od diety, pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety.

8 Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dn. 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej( Dz.U. z 2013 r., poz. 167);

9 Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dn. 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej( Dz.U. z 2013 r., poz. 167);

(14)

IV. ZASADY UŻYWANIA W PZM POJAZDÓW BĘDĄCYCH W DYSPOZYCJI PRACOWNIKÓW ZWIĄZKU, DZIAŁACZY I INNYCH OSÓB

§ 9

1. Samochody osobowe/dostawcze i motocykle nie będące własnością Polskiego Związku Motorowego, zwane dalej ”prywatnymi pojazdami motorowymi” będące w posiadaniu działaczy, zawodników, sędziów, szkoleniowców i pracowników PZM mogą być używane do:

a) przejazdów wynikających z realizacji celów służbowych lub statutowych PZM (tzw. Podróży zleconych przez PZM) poza teren miasta/gminy, w której znajduje się siedziba PZM, miejsce pracy, zamieszkania lub działania takich osób;

b) przejazdów służbowych/organizacyjnych na terenie miasta/gminy, w której znajduje się siedziba PZM lub miejsce pracy, zamieszkania lub działania takich osób tj. do tak zwanych „jazd lokalnych”.

2. Niniejszego regulaminu nie stosuje się do prywatnych pojazdów motorowych biorących czynny udział w imprezach/zawodach/treningach sportowych, turystycznych i BRD, w czasie ich trwania w kraju i za granicą, z wyjątkiem samodzielnego dojazdu na miejsce imprezy/zawodów/treningu.

§ 10

1. Podstawą użycia i rozliczenia kosztów przejazdów, wymienionych w § 9 ust. 1, prywatnymi pojazdami motorowymi jest polecenie wyjazdu, według dla załącznika nr 1 dla podróży krajowej i załącznika nr 4 dla podróży zagranicznej, wydane przez uprawnioną osobę, w formie papierowej lub elektronicznej.

2. Użycie do celów określonych w ust.1 prywatnych pojazdów motorowych może nastąpić tylko wtedy, gdy delegowany złoży w tym celu ustny wniosek, a zlecający podróż wyrazi na to zgodę.

§ 11

1. Podstawą używania prywatnego pojazdu motorowego do jazd lokalnych wymienionych w § 9 ust. 1 lit. b) jest umowa, której wzór stanowi załącznik nr 7 do niniejszego Regulaminu podróży w PZM, przewidująca jedną z dwóch możliwości:

a) przyznanie miesięcznego limitu kilometrów na korzystanie z prywatnego pojazdu motorowego do jazd lokalnych;

b) rozliczanie należności za używanie prywatnego pojazdu motorowego w jazdach lokalnych, według ilości faktycznie przejechanych kilometrów.

2. Limit kilometrów, o którym mowa w ust. 1 lit. a) ustalany jest w zależności od liczby mieszkańców miasta lub gminy, będącymi miejscem zatrudnienia/działania otrzymującego limit z tym, że nie może on przekroczyć:

a) 300 km - w miastach lub gminach liczących do 100 tys. mieszkańców;

b) 500 km - w miastach lub gminach liczących ponad 100 tyś. mieszkańców do 500 tyś mieszkańców;

c) 700 km - w miastach lub gminach liczących ponad 500 tyś mieszkańców.

3. Umowa, o której mowa w ust. 1, może być zawarta z pracownikiem, działaczem, zawodnikiem, sędzią lub szkoleniowcem na czas określony, nieokreślony lub na czas pełnienia funkcji w PZM.

(15)

§ 12 Umowę, o której mowa w § 11 ust. 1 może zawierać:

a) Przewodniczący Głównej Komisji Rewizyjnej w przypadku umowy na rzecz Prezesa Związku;

b) Prezes Związku lub urzędujący wiceprezes w przypadku umowy na rzecz członka: Zarządu Głównego, Głównej Komisji Rewizyjnej, Trybunału Związku;

c) Prezes Związku lub urzędujący wiceprezes w przypadku umowy na rzecz Prezesa ZO PZM, pracownika Biur ZG PZM, działacza, zawodnika, sędziego lub szkoleniowca PZM;

d) Prezes ZO PZM w przypadku umowy na rzecz pracownika Biur ZO PZM lub członka Okręgowej Komisji Rewizyjnej.

§ 13

1. Zwrot kosztów używania prywatnych pojazdów motorowych do jazd lokalnych następuje w formie miesięcznego ryczałtu, obliczonego jako iloczyn stawki w zł. za 1 km przebiegu pojazdu, określanej każdorazowo w obowiązującym rozporządzeniu właściwego ministra i przyznanego miesięcznego limitu kilometrów na jazdy lokalne, po złożeniu przez pracownika, działacza, zawodnika, sędziego lub szkoleniowca oświadczenia o używaniu przez niego prywatnego pojazdu motorowego do jazd lokalnych w danym miesiącu.

2. Miesięczny ryczałt pieniężny wypłaca się lub przelewa na wskazane konto bankowe na podstawie oświadczenia, którego wzór stanowi załącznik nr 8 do niniejszej uchwały, złożonego w formie papierowej lub elektronicznej najpóźniej w terminie 7 dni po upływie danego miesiąca. Oświadczenie to zawiera co najmniej: imię i nazwisko, dane pojazdu, okres za jaki składane jest oświadczenie, ilość dni za które ryczałt nie przysługuje itd. zgodnie z §4 Rozporządzenia Ministra Infrastruktury¹⁰.

3. Kwotę miesięcznego ryczałtu zmniejsza się o 1/22 za każdy dzień:

a) w przypadku pracownika ZG i ZO:

 urlopu wypoczynkowego, okolicznościowego lub bezpłatnego;

 przebywania w podróży służbowej, trwającej przynajmniej 8 godzin;

 pobytu na zwolnieniu lekarskim;

 korzystania z samochodu służbowego;

 innej nieobecności w pracy,

b) w przypadku działacza, zawodnika, sędziego lub szkoleniowca:

 urlopu wypoczynkowego, okolicznościowego lub bezpłatnego, chyba że urlopy te udzielone były celem wykonania zadań statutowych Związku;

 podróży krajowej lub zagranicznej na podstawie polecenia wyjazdu, wydanego przez Polski Związek Motorowy lub przez pracodawcę działacza lub zawodnika, trwającej przynajmniej 8 godzin;

 korzystania z samochodu pozostającego w dyspozycji PZM;

 pobytu na zwolnieniu lekarskim.

10Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy ( Dz.U. z 2002 r. nr 27, poz. 271 z późn. zm.);

(16)

Regulamin podróży w PZM Strona 16 Wypłaty ryczałtów za jazdy lokalne dokonywane są w ramach zatwierdzonych, odpowiednich preliminarzy budżetowych jednostek organizacyjnych PZM.

§ 14

1. Należność stanowiącą zwrot kosztów poniesionych z tytułu wykorzystania prywatnego pojazdu motorowego do jazd lokalnych, w oparciu o liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, wypłaca się lub przelewa na wskazane konto bankowe na podstawie oświadczenia, którego wzór stanowi załącznik nr 8 do niniejszej uchwały, złożonego w formie papierowej lub elektronicznej, w terminie 7 dni po upływie danego miesiąca.

2. Liczbę przejechanych kilometrów ustala się na podstawie wskazań licznika kilometrów zainstalowanego w pojeździe. W przypadku gdy wyliczenie będzie rażąco odbiegało od prawdopodobnej ilości przejechanych kilometrów, należy przyjąć liczbę wynikającą z wyliczeń z mapy.

§ 15

1. Zwrot kosztów wykorzystania prywatnego pojazdu motorowego do celów służbowych lub statutowych, zrealizowanego na podstawie polecenia wyjazdu, o którym mowa w § 9 ust. 1 pkt a, obliczany jest jako iloczyn liczby przejechanych kilometrów i obowiązującej stawki w zł. za 1 km przebiegu pojazdu, określanej każdorazowo w obowiązującym rozporządzeniu właściwego ministra. Liczba kilometrów przejechanych w podróży służbowej lub organizacyjnej wynika z ewidencji przebiegu pojazdu.

2. Ewidencję przebiegu pojazdu, której wzór stanowi załącznik nr 2 do niniejszej uchwały, należy składać każdorazowo formie papierowej lub elektronicznej, łącznie z oświadczeniem zawierającym rozliczenie kosztów z tytułu używania prywatnego pojazdu motorowego do celów służbowych lub statutowych.

(17)

V. SPOSÓB OPODATKOWANIA PODATEKIEM DOCHODOWYCH OD OSÓB FIZYCZNYCH ZWROTU KOSZTÓW PODRÓŻY KRAJOWEJ I ZAGRANICZNEJ ORAZ KOSZTÓW UŻYWANIA POJAZDÓW BĘDĄCYCH W DYSPOZYCJI PRACOWNIKÓW ZWIĄZKU, DZIAŁACZY, ZAWODNIKÓW I INNYCH OSÓB

§ 16

1. Opodatkowanie podatkiem dochodowym zwrotu kosztów podróży krajowej i zagranicznej oraz kosztów

używania pojazdów będących w dyspozycji pracowników Związku, działaczy, zawodników i innych osób, wynika z Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych¹¹, zwaną dalej Ustawą o PDOF.

2. Zgodnie z Art. 21 pkt. 16 ustawy o PDOF wolne od podatku są diety i inne należności za czas:

a) podróży służbowej pracownika;

b) podróży osoby nie będącej pracownikiem

-do wysokości określonej w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju lub poza jego granicami¹².

3. Zgodnie z Art. 21 pkt 23b Ustawy PDOF wolny od podatku jest zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdu stanowiącego jego własność w jazdach lokalnych w przypadku udokumentowania w ewidencji przebiegu pojazdów.

4. Na podstawie Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r ryczałty samochodowe, diety i inne należności z tytułu podróży służbowej zwolnione są ze składek ZUS.¹³

5. Wszystkie wyżej wymienione wypłaty ponad limity lub nie wymienione w zwolnieniach stanowią u pracownika przychód ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu i oskładkowaniu, a dla działaczy/zawodników stanowią przychód z innych źródeł.

11Ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych ( tj. z dnia 20 lipca 2018r. Dz. U. z 2018r. poz. 1509 z późn. zm.);

12 Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. ( Dz. U. z 2013 poz. 167)

13Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe ( Dz. U. z 1998 r. nr 161, poz. 1106 z późn. zm.)

(18)

VI. PRZEPISY KOŃCOWE

§ 17

1. W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem mają zastosowanie powszechnie obowiązujące przepisy prawa.

2. Traci moc uchwała nr 90/2007 i 91/2007 Zarządu Głównego Polskiego Związku Motorowego z dnia 17 listopada 2007 r.

3. Regulamin zwrotu kosztów podróży zleconych przez Polski Związek Motorowy oraz używania pojazdów będących w dyspozycji pracowników, działaczy, zawodników i innych osób w Polskim Związku Motorowym wchodzi w życie z dniem 24.11.2018 roku.

VII. WYKAZ ZAŁĄCZNIKÓW

1. Załącznik nr 1 – Polecenie wyjazdu;

2. Załącznik nr 2 – Ewidencja przebiegu pojazdu;

3. Załącznik nr 3 – Preliminarz podróży zagranicznej;

4. Załącznik nr 4 – Zlecenie podróży zagranicznej;

5. Załącznik nr 5 –Rozliczenie kosztów podróży zagranicznej;

6. Załącznik nr 6 – Rozliczenie finansowe podróży zagranicznej;

7. Załącznik nr 7 – Umowa określająca warunki i zasady zwrotu kosztów używania do celów działalności statutowej PZM samochodu osobowego –nie stanowiącego własności Polskiego Związku Motorowego;

8. Załącznik nr 8 – Wzór oświadczenia rozliczenia miesięcznego ryczałtu samochodowego.

(19)

Koszty przejazdu

miejscowość data godz. data godz. zł/gr

Koszty:

nr ^{z dnia:} ^numer: razem km: km x x

dla ^{w kwocie:}

do stawka zł: 30

kraj data

zł/gr x ryczałt 45

do: słownie:

data

zł/gr słownie:

nr rej. poj.

data

zł/gr zł/gr

słownie: słownie:

zł/gr słownie:

data data

podpis delegowanego

Noclegi wg rachunków lub

Do wypłaty - zwrotu:

Pobrano zaliczkę:

Ogóem:

podpis zatwierdzającego

Noclegi ilość:

Inne wydatki wg zał. ilość zał.

imię i nazwisko delegowanego

i zobowiązuję się rozliczyć zaliczkę w terminie 14 dni po zakończeniu podróży, upoważniając równocześnie zakład pracy do potrącenia kwoty nie rozliczonej zaliczki z najbliższej wypłaty

wynagrodzenia lub innych należności.

na pokrycie wydatków zgodnie z poleceniem wyjazdu podróży nr

podpis delegowanego P O L E C E N I E W Y J A Z D U

Sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym:

z dnia stawka za km:

P O D R Ó Ż Y K R A J O W E J na podstawie umowy

Ryczałt za dojazdy + cena biletu

Realizowane ze środków MSiT

Razem przejazdy, dojazdy

Wyżywienie i zakwaterowanie jest zapewnione przez organizatora zawodów/imprezy:

Zarząd Główny/Okręgowy Polski Związek Motorowy

miejscowość

(adres)

wyjazd przyjazd Środek lokomocji

Uwagi:

Załącznik nr 1 do Regulaminu zwrotu kosztów podróży zleconych przez Polski Związek Motorowy oraz używania pojazdów będących w dyspozycji pracowników, działaczy, zawodników i innych osób w Polskim Związku Motorowym.

Zatwierdzono na kwotę

podpis delegowanego Proszę o przelanie należności na mój rachunek bankowy numer:

podpis delegowanego data w celu:

Proszę o wypłacenie zaliczki w kwocie: Otrzymałem zaliczkę w kwocie:

data podpis zlecającego wyjazd

Niniejszy rachunek przedkładam:

Kwituje odbiór:

R A C H U N E K K O S Z T Ó W P O D R Ó Ż Y

Słownie:

Klauzula informacyjna:

Polski Związek Motorowy z siedzibą ul. Kazimierzowska 66, 02-518 Warszawa,

jako administrator danych osobowych informuje, że podanie danych i ich

przetwarzanie jest niezbędne do rozliczenia wyjazdu podróży krajowej i każdej osobie przysługuje prawo dostępu do treści swoich danych, ich sprostowania,

aktualizacji, sprzeciwu, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia, usunięcia.

Dane będą przechowywane bezterminowo w związku z rozliczaniem się z podatku

dochodowego przez PZM. W sprawach spornych przysługuje osobie, której dane dotyczą prawo wniesienia skargi do organu

nadzorczego. Wyjaśnień w sprawach związanych z danymi osobowymi udziela Inspektor Ochrony Danych Osobowych e-

mail: iod@pzm.pl

Diety ilość:

podpis

na czas od: Zatwierdzono na:

środek lokomocji oraz zwrot kosztów

podpisy zatwierdzających

(20)

ulica: numer:

kod: miejscowość:

L.p. Cel wyjazdu

Liczba faktycznie przejechanych

kilometrów

Stawka za 1 kilometr przebiegu

Zwrot % kosztów

Wartość (5) x (6) x (7)

1 4 5 6 7 8

1 2 3 4 5 6 7 8

Podsumowanie:

Zarząd Główny/Okręgowy Polski Związek Motorowy

Opis trasy wyjazdu (skąd - dokąd)

E W I D E N C J A P R Z E B I E G U P O J A Z D U

D O P O L E C E N I A W Y J A Z D U P O D R Ó Ż Y K R A J O W E J N R

Data wyjazdu - przyjzadu

2 3

Podpis osoby zatwierdzającej Podpis delegowanego

(imię i nazwisko)

(adres zamieszkania) (adres)

Załącznik nr 2 do Regulaminu zwrotu kosztów podróży zleconych przez Polski Związek Motorowy oraz używania pojazdów będących w dyspozycji pracowników, działaczy, zawodników i innych osób w Polskim Związku Motorowym.

Nr rejestracyjny pojazdu:

Pojemność silnika:

(21)

Wyjazd:

godz. granicy

Przyjazd:

godz. granicy

I. Koszty dewizowe:

Kraj (A-K): Kraj (L-Z):

1. Hotel:

* + * * = Waluta

ilość noclegów limit #1 limit #2 ryczałt liczba osób

2. Diety:

* - -( * )* = Waluta

ilość stawka śniadania obiady/kolacje ilość posiłków liczba osób

3. Ryczałt dojazdowy:

* +( * )* = Waluta

ilość stawka#1 ilość stawka#2 liczba osób

4. Ryczałt komunikacji miejskiej:

* +( * )* = Waluta

ilość stawka#1 ilość stawka#2 liczba osób

5. Inne:

+ + + * = Waluta

kwota kwota kwota kwota liczba osób

RAZEM:

Waluta

II. Koszty złotówkowe:

1. Dewizy:

* Waluta = PLN

2. Środek transportu:

* * = PLN

ilość km stawka zwrot kosztów

RAZEM: 0,00

PLN

Wyjazdu Pani/Pana:

Stanowisko:

Cel podróży:

Preliminarz podróży zagranicznej nr

Załącznik nr 3 do Regulaminu zwrotu kosztów podróży zleconych przez Polski Związek Motorowy oraz używania pojazdów będących w dyspozycji pracowników, działaczy, zawodników i innych osób w Polskim Związku Motorowym

koszty: lista

data i podpis zlecającego podróż kurs NBP z dnia:

Środek transportu:

(22)

Pan/Pani

pełniącego funkcję:

w terminie od: do:

do kraju:

w celu:

Podróż zagraniczną należy odbyć:

Waluta

Klauzula informacyjna:

Kwituję odbiór kwoty zaliczki: Waluta

data i podpis pobierającego

Jedocześnie informujemy, że Polski Związek Motorowy z siedzibą przy ul. Kazimierzowskiej 66, 02-518 Warszawa,

jest administratorem danych osobowych i ich przetwarzanie jest niezbędne w celu zlecenia i rozliczenia podróży zagranicznej.

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo dostępu do treści swoich danych osobowych, ich sprostowania, aktualizacji,

samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 5 lutego 2013 r., poz. 167) oraz Regulaminu zwrotu kosztów podróży zleconych przez Polski Związek Motorowy

oraz używania pojazdów będących w dyspozycji pracowników, działaczy, zawodników i innych osób w Polskim Związku Motorowym wykonujących zadania Polskiego Związku Motorowego.

w walucie wymienialnej w terminie 14 dni od zakończenia podróży, w dziale finansowym PZM.

Rozliczenia kosztów podróży zagranicznej należy dokonać w walucie otrzymanej zaliczki albo

Wyjaśnień w sprawach związanych z danymi osobowymi udziela Inspektor Ochrony Danych Osobowych e-mail: iod@pzm.pl

data i podpis zlecającego podróż

Zlecenie podróży zagranicznej nr

ograniczenia przetwarzania, sprzeciwu, przenoszenia lub usunięcia. Dane osobowe będą przechowywane bezterminowo,

W sprawach spornych osobie, której dane dotyczą przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego.

Polski Związek Motorowy deleguje ww. Pana/Panią

0

Jednocześnie otrzymuje Pan/Pani zaliczkę w walucie obcej w wysokości:

na pokrycie niezbędnych kosztów podróży i pobytu poza granicami kraju wg załączonej specyfikacji, na podstawie Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r.

w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub

w związku z rozliczeniem się z podatku dochodowego przez PZM, będącego stowarzyszeniem.

(23)

Nazwisko Imię

Zlecenie podróży zagranicznej nr

Pobyt za granicą trwał od dnia godz. do dnia godz. dni

w tym:

- od dnia godz. do dnia godz. dni

A. OTRZYMANO

Waluta USD CHF GBP INNE INNE INNE

1. na podstawie zlecenia płatniczego nr (podać sumy odpowiedniej walutcie obcej) 2. z innych źródeł

(podać skąd):

4. OGÓŁEM dysponowano kwotą

UWAGA:

Czas pobytu pracownika poza granicami kraju liczy się przy podróży odbywanej środkami komunikacji:

1.lądowej – od chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę do chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju

2.lotniczej – od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju 3.morskiej – od chwili wyjścia statku z portu polskiego do chwili wejścia statku w drodze powrotnej do portu polskiego.

stanowisko/funkcja

3. z sum podanych w rubryce RAZEM wymieniono na inne waluty

RAZEM

Rozliczenie kosztów podróży zagranicznej nr

(24)

B. WYDATKOWANO

Waluta USD CHF GBP INNE INNE INNE

1. DIETY kraj ilość stawka posiłki

2. KOSZTY NOCLEGU

ilość stawka ryczałt

Koleją kl.II od do Samolot od do Statek od do

Wynajem samochodu od do

Ryczałt dojazdowy

Ryczałt komunikacji miejskiej Inne

C. ZESTAWIENIE

Do zwrotu:

0,00

Do wypłaty:

0,00

data

1. Zatwierdzono pod względem rachunkowym:

data

2. Zatwierdzono pod względem merytorycznym:

data

3. Zatwierdzono rozliczenie:

data i podpis Gł. Księgowego data i podpis Kierownika jednostki 4.INNE WYDATKI PODLEGAJĄCE ZWROTOWI

OGÓŁEM WYDATKOWANO

Ogółem dysponowano kwotą

3.KOSZTY PODRÓŻY WG CEN BILETÓW NA PRZEJAZD

i podpis składającego rozliczenie

Ogółem wydatkowano kwotę

podpis

(25)

do:

1.

wartość w Waluta kurs NBP z dnia: wartość w PLN

Wypłata z kasy:

Waluta PLN

razem

Waluta

PLN

2. Wydatkowano zg. z rozliczeniem:

Waluta PLN

razem

Waluta

PLN

3. Do zwrotu/wypłaty: Waluta

PLN

-

Waluta tj. kwotę:

PLN

Sporządziła:

data i podpis Kierownika jednostki

koszty: lista

Wyjazdu Pani/Pana:

Rozliczenie finansowe podróży zagranicznej nr

Równowartość:

w celu:

w terminie od:

wypłacono z kasy ZG PZM w dniu:

do kraju:

Proszę o przekazanie na konto

Należy zwrócić na konto ZG PZM

wpłacono do kasy ZG PZM w dniu:

(26)

UMOWA Nr …./…/20…..

określająca warunki i zasady zwrotu kosztów używania do celów działalności statutowej PZM samochodu osobowego

- nie stanowiącego własności Polskiego Związku Motorowego

zawarta w Warszawie dnia ……… r. na podstawie Uchwały nr ________

Zarządu Głównego Polskiego Związku Motorowego z dnia ________________

pomiędzy:

Polskim Związkiem Motorowym z siedzibą w Warszawie (02-518), ul. Kazimierzowska 66, wpisanym do rejestru stowarzyszeń, prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr: 0000036662, NIP 521-033-48-79, zwanym dalej „PZM”,

reprezentowanym przez Pana Michała Sikorę – Prezesa Związku*

a

Panem/Panią ………..……….……

zam. w ………, będącym/cą posiadaczem samochodu osobowego marki ………., nr rej. ……….., poj. silnika ……….. cm

³

, zwanym/ną dalej

„posiadaczem”.

§ 1 Posiadacz oświadcza, że będzie używał ww. pojazd do lokalnych przejazdów w sprawach służbowych / wynikających z piastowanej w Polskim Związku Motorowym funkcji*.

§ 2 1. Posiadacz zobowiązuje się do utrzymywania pojazdu określonego w niniejszej umowie w pełnej sprawności technicznej, a także do terminowego opłacania ubezpieczeń - będących warunkiem dopuszczenia pojazdu do ruchu.

2. PZM nie odpowiada za żadne uszkodzenia określonego w niniejszej umowie pojazdu w związku z używaniem tego pojazdu w czasie obowiązywania niniejszej umowy oraz za szkody osobowe posiadacza i podróżujących z nim osób.

§ 3 1. PZM zobowiązuje się do dokonywania posiadaczowi zwrotu kosztów związanych z używaniem określonego w niniejszej umowie pojazdu do wykonywania piastowanej w PZM funkcji.

2. Rozliczenia należności z tytułu używania określonego w niniejszej umowie pojazdu odbywać się będzie zgodnie z Ustawą z dnia 6.09.2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. nr 125 poz. 1371 i z 2002 r. nr 25, poz.253) oraz Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 25.03.2002 r. (Dz. U. nr 27, poz. 271 z późniejszymi zmianami) w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy.

3. Zwrot kosztów obliczany będzie według miesięcznego ryczałtu pieniężnego wynikającego z przyznanego posiadaczowi limitu kilometrów w jazdach lokalnych.

4. Przydziela się posiadaczowi miesięczny limit …… kilometrów (słownie: ………. km).

(27)

2

§ 4 1. Miesięczny ryczałt pieniężny, o którym mowa w pkt 3 § 3, obliczany będzie jako iloczyn stawki w zł za 1 km przebiegu pojazdu, określanej każdorazowo w obowiązującym rozporządzeniu właściwego ministra i przyznanego miesięcznego limitu kilometrów określonego w pkt 4 § 3.

2. Miesięczny ryczałt pieniężny wypłaca się lub przelewa na wskazane konto bankowe na podstawie oświadczenia, którego wzór stanowi załącznik nr 6 do Regulaminu

zwrotu kosztów podróży zleconych przez Polski Związek Motorowy oraz używania pojazdów będących w dyspozycji pracowników, działaczy, zawodników i innych osób w Polskim Związku Motorowym. Oświadczenie składa się w formie papierowej

lub elektronicznej najpóźniej w terminie 7 dni po upływie danego miesiąca.

3. Kwotę miesięcznego ryczałtu zmniejsza się o 1/22 za każdy dzień, w przypadku:

a) urlopu wypoczynkowego, okolicznościowego lub bezpłatnego chyba, że te urlopy te udzielane były celem wykonania zadań statutowych Związku,

b) podróży służbowej na podstawie polecenia wyjazdu, wydanego przez PZM lub przez pracodawcę właściciela pojazdu, trwającej przynajmniej 8 godzin,

c) korzystania z samochodu służbowego, d) korzystania ze zwolnienia lekarskiego e) innej nieobecności w pracy**.

§ 5 1. Umowa niniejsza zawarta jest na czas nieokreślony / określony od dnia

………. do dnia ……….. i może być rozwiązana w każdym czasie** przez każdą ze stron w formie jednostronnego pisemnego oświadczenia, ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego.

2. Umowa zostaje rozwiązana ze skutkiem natychmiastowym w przypadku rozwiązania umowy o pracę z posiadaczem – będącym pracownikiem PZM, jak również w przypadku zbycia pojazdu opisanego w niniejszej umowie / wygasa z dniem upływu kadencji lub zaprzestania pełnienia funkcji przez posiadacza jako działacza, jak również w przypadku zbycia pojazdu opisanego w niniejszej umowie***.

§ 6 W kwestiach nieuregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie odpowiednie przepisy kodeksu cywilnego.

§ 7 Ewentualne spory z tytułu realizacji niniejszej umowy będą rozstrzygane polubownie, a w przypadku braku porozumienia przez sąd powszechny.

§ 8 Umowę niniejszą sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.

... ...

Posiadacz PZM

* W przypadku ZO PZM należy uzupełnić dane odpowiadające danej jednostce

**Nieodpowiednie skreślić

***Dotyczy pracowników

(28)

Imię i nazwisko Warszawa, dn stanowisko

umowa nr:

pojazd:

Niniejszym, oświadczam, że w miesiącu używałem/łam

prywatnego samochodu osobowego do przejazdów lokalnych w granicach miasta celem wykonywania zadań służbowych i przedstawiam:

> przebywałem na urlopie wypoczynkowym 0 dni

> przebywałem na urlopie okolicznościowym 0 dni

> przebywałem na urlopie bezpłatnym 0 dni

> przebywałem na zwolnieniu lekarskim 0 dni

> przebywałem w delegacji służbowej bez użycia samochodu prywatnego 0 dni

> przebywałem przynajmniej 8 godzin w delegacji służbowej 0 dni

> korzystałem z samochodu służbowego 0 dni

> inne nieobecności 0 dni

Łącznie 0dni odliczyłem od ustalonego ryczałtu.

2) obliczenie należności (limit x stawka za 1 km)

ryczałt ___ km x 0,8358zł/km > ___

minus 0 /22 - zł

do zapłaty >

podpis osoby składającej oświadczenie sprawdzono pod względem merytorycznym

podpis

sprawdzono pod względem rachunkowym podpis

zatwierdzono do wypłaty:

podpis gł. księgowego podpis kier. jednostki

kwotę:

słownie: zł ……….

Proszę o przelew na konto

Data i podpis kwitującego odbiór gotówki

Załącznik nr 8 do Regulaminu zwrotu kosztów podróży zleconych przez Polski Związek Motorowy oraz używania pojazdów będących w dyspozycji pracowników, działaczy, zawodników i innych osób w Polskim Związku Motorowym

OŚWIADCZENIE ROZLICZENIA MIESIĘCZNEGO RYCZAŁTU SAMOCHODOWEGO