PIT-11 ZA 2008 R. ZASADY ROZLICZANIA I. PRZYCHODY... 4

Mariusz Pigulski – specjalista w zakresie kadr i płac

PIT-11 ZA 2008 R.

– ZASADY ROZLICZANIA

I. PRZYCHODY . . . 4

1. Wycena świadczeń w naturze . . . 4

2. Przychody osób wykonujących pracę nakładczą . . . 5

3. Osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych lub przepisów Kodeksu spółek handlowych . . . 5

4. Przychody w walutach obcych . . . 5

5. Przychody zwolnione z opodatkowania . . . 6

6. Moment uzyskania przychodu . . . 7

II. KOSZTY UZYSKANIA PRZYCHODÓW . . . 7

1. Koszty zryczałtowane . . . 7

1.1. Koszty u dojeżdżających . . . 9

1.2. Koszty procentowe . . . .10

2. Faktyczne wydatki . . . .10

3. Pytania i odpowiedzi . . . 11

III. ZALICZKA NA PODATEK DOCHODOWY . . . .13

1. Dochód podstawą opodatkowania . . . 13

2. Ustalenie zaliczki na podatek . . . 14

3. Pobór zaliczek od dochodów z pracy i działalności wykonywanej osobiście . . . . 16

4. Kiedy płatnik nie pobiera zaliczek na podatek . . . 17

IV. ZA JAKI OKRES WYSTAWIA SIĘ PIT-11 . . . .17

1. Pytania i odpowiedzi . . . 18

V. SANKCJE ZA NIEDOPEŁNIENIE OBOWIĄZKU PŁATNIKA . . . .18

VI. PRZECHOWYWANIE PRZEZ PŁATNIKA INFORMACJI PIT-11 . . . .19

d

d o o d d a a tt e e k k n n rr 4 4

Płace i rozliczenia

nr 3 ⁽¹²³⁾

^10.02.2009

2

Rozliczenie roczne w informacji PIT-11 za 2008 r.

Pracodawcy wypełniają i przekazują informację PIT-11 zatrudnionym osobom oraz urzędom skarbowym właściwym według miejsca zamieszkania podatni- ka w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym. Za 2008 r. termin ten przesunie się na 2 marca 2009 r., gdyż 28 lutego oraz 1 marca są dniami wolnymi od pracy.

Informację PIT-11 przygotowują pracodawcy (osoby fizyczne, prawne, jednostki organiza- cyjne nieposiadające osobowości prawnej) pobierający zaliczki na podatek dochodowy w trakcie roku podatkowego od osób, które uzyskiwały od nich przychody w rozumieniu usta- wy o podatku dochodowym od osób fizycznych (zwanej dalej: ustawą o pdof). Chodzi tu m.in.

o przychody:

■ ze stosunku pracy i służbowego,

■ z pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy,

■ z umów cywilnoprawnych,

■ otrzymywane przez osoby należące do zarządów, rad nadzorczych, komisji i innych organów stanowiących w spółkach,

■ z osobiście wykonywanej działalności artystycznej, literackiej, naukowej, trenerskiej,

■ uzyskane z umów o zarządzanie przedsiębiorstwem, kontraktów menedżerskich lub podob- nych umów.

PIT-11 należy sporządzić w dwóch lub w trzech egzemplarzach (dla pracownika, urzędu skarbowego i ewentualnie do pozosta- wienia w dokumentacji kadrowo-płacowej).

Informacji tej nie wystawia się osobom, któ- re przez złożenie przed 10 stycznia 2009 r.

oświadczenia na formularzu PIT-12 zobligowali pracodawcę do przygotowania rocznego obli- czenia podatku na formularzu PIT-40 (art. 37 ustawy o pdof). Do złożenia formularza PIT-12 uprawnieni są pracownicy (niezależnie od tego, przez jaki okres w roku podatkowym pracowali u danego płatnika), którzy:

■ poza dochodami uzyskanymi od płatnika nie uzyskali innych dochodów, z wyjątkiem m.in. do- chodów kapitałowych, niektórych dochodów z innych źródeł, dochodów ze zbycia nierucho- mości,

■ nie korzystają z odliczeń innych niż dokonywane przez płatnika, tj. innych niż np. z tytułu skła- dek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne lub ulgi z tytułu wychowywania dzieci, wynoszą- cej w 2008 r. 1173,70 zł (skorzystanie z niej powinno być poprzedzone złożeniem przez pra- cownika pracodawcy dodatkowego oświadczenia o spełnieniu warunków pozwalających na zastosowanie tej ulgi, o liczbie dzieci, na które przysługuje odliczenie, i ewentualnie o innych istotnych okolicznościach, np. dotyczących okresów w roku, w jakich dzieci faktycznie mieszkały u każdego z rodziców, w przypadku gdybyśmy mieli do czynienia z orzeczeniem rozwodu lub separacją),

■ nie korzystają z możliwości wspólnego opodatkowania z małżonkiem albo rozliczają się jako osoby samotnie wychowujące dzieci,

INFORMACJE OGÓLNE

Aktywny wzór informacji PIT-11 znajdą Państwo na stronie www.mppiu.infor.pl

w zakładce „Aktywne formularze”.

■ nie mają obowiązku doliczenia kwot uprzednio odliczonych, z wyjątkiem doliczenia zwróco- nej, a poprzednio zapłaconej, składki na ubezpieczenie zdrowotne.

WAŻNE!

Sporządzając roczne obliczenie podatku za 2009 r. na formularzu PIT-40 pracodawca nie będzie miał obowiązku rozliczania ulgi z tytułu wychowywania dzieci.

Po zakończeniu danego okresu i dokonaniu przez pracodawcę rocznego obliczenia podatku nierzadko dochodzi do różnicy między kwotą pobranych zaliczek a podatkiem należnym za rok podatkowy.

Kiedy z wyliczeń wynika podatek do zapłaty, płatnik pobiera odpowiednią kwotę z dochodu pracownika za marzec roku następującego po roku podatkowym lub z dochodu za kwiecień, je- śli podatnik wystąpi z takim wnioskiem. Gdy stosunek uzasadniający pobór zaliczek na podatek zakończył się w styczniu lub w lutym (np. pracownik odszedł z firmy), powstałą kwotę niedopła- ty podatku płatnik pobiera z dochodu za miesiąc, za który pobrana została ostatnia zaliczka (art.

37 ust. 4 ustawy o pdof). Pobraną różnicę płatnik wpłaca na rachunek urzędu skarbowego wła- ściwego dla płatnika, łącznie z zaliczkami za te miesiące.

W sytuacji natomiast, gdy z rocznych obliczeń wyniknie nadpłata podatku, płatnik jest zobowią- zany do jej zaliczenia na poczet zaliczki należnej za marzec roku następującego po roku podatko- wym. Jeśli okazałoby się, że po pobraniu tej zaliczki nadal pozostaje nadpłata, płatnik zwraca ją po- datnikowi w gotówce. Zwrócone nadpłaty w gotówce płatnik potrąca z kwot pobranych zaliczek przekazywanych właściwemu urzędowi skarbowemu, wykazując je w deklaracji rocznej PIT-4R.

Wystawienie i złożenie deklaracji PIT-40 za 2008 r. w nieprzekraczalnym terminie do 2 marca 2009 r. nie pozbawia pracownika możliwości samodzielnego rozliczenia się z urzędem skarbo- wym do 30 kwietnia 2009 r. Chodzi o sytuacje, gdy np. pracownik przypomniał sobie o przysłu- gującej mu uldze podatkowej bądź o uzyskaniu od innego płatnika w okresie od stycznia do grudnia 2008 r. przychodu podlegającego opodatkowaniu.

W informacji PIT-11 płatnik wykazuje podlegające opodatkowaniu otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze (np.: wynagrodzenie za pracę, za wykonane zlecenia, finansowane przez ZUS zasiłki z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez płatnika) i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świad- czeń (art. 11 ust. 1 ustawy o pdof). Ponadto w omawianym formularzu ujmuje się również:

■ koszty uzyskania przychodu w wysokości faktycznie potrąconej w ciągu roku podatkowego przy wyliczaniu zaliczek na podatek dochodowy (opcjonalnie w poz. 37, 41, 55, 59, 63, 67, 71 lub 75),

■ kwotę naliczonego i pobranego podatku (opcjonalnie w poz. 39, 44, 47, 50, 53, 57, 61, 65, 69, 73, 77, 80),

■ w poz. 81 odpowiednio potrącone składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz cho- robowe (obecnie 13,71% podstawy) oraz w poz. 82 składki na ubezpieczenie zdrowotne w wy- sokości nieprzekraczającej 7,75% podstawy jej wymiaru, pobrane w danym roku zgodnie z przepisami o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (z pominięciem składek, których podstawę wymiaru stanowi dochód wolny od podatku).

Dla pracowników PIT-11 jest podstawą do rozliczenia w składanym do końca kwietnia rocz- nym zeznaniu podatkowym i ustalenia ostatecznej kwoty nadpłaty bądź niedopłaty podatku (art. 45 ust. 1 ustawy o pdof). Dlatego dane w nim zawarte powinny być przygotowywane ze szczególną starannością i odpowiadać stanowi rzeczywistemu (uwzględnieniu muszą podlegać

INFORMACJE OGÓLNE 3

jedynie składniki faktycznie wypłacone lub potrącone w danym roku podatkowym), tym bardziej że ewentualne błędy wiążą się nie tylko z koniecznością złożenia w odpowiednim urzędzie ko- rekty, ale także z konsekwencjami karno-skarbowymi.

II.. P Prrzzyycchho od dyy

W informacji PIT-11 powinny zostać ujęte wszelkiego rodzaju przychody, które nie zostały zwolnione z opodatkowania (art. 9 ust. 1 ustawy o pdof). Bardzo ważne jest określenie, z jakich źródeł pochodzą poszczególne przychody, gdyż sposób opodatkowania może się zmieniać w zależności właśnie od źródła przychodu.

Przychodami są wspomniane już wcześniej otrzymane lub postawione do dyspozycji podat- nika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świad- czeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. Do głównych źródeł przychodów zaliczamy m.in. stosunek pracy, stosunek służbowy oraz działalność wykonywaną osobiście. Stosunek pracy i stosunek służbowy zostały zdefiniowane w ustawie o pdof. Do przychodów ze stosunku pracy i stosunku służbowego zalicza się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pie- niężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wy- płat i świadczeń (art. 12 ust. 1 ustawy o pdof). Są to zwłaszcza: wynagrodzenia zasadnicze, wy- nagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewy- korzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość in- nych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. Powyższe wyszczególnie- nie jest przykładowe i nie wyczerpuje omawianego katalogu. Decydującym czynnikiem w kwe- stii przynależności do tego źródła przychodów jest to, iż dane świadczenie może uzyskać wy- łącznie pracownik pozostający w zatrudnieniu w momencie otrzymywania konkretnego składni- ka oraz osoba, która już nie jest zatrudniona (np. były pracownik), ale są jej wypłacane należno- ści w związku ze stosunkiem pracy, który ustał.

Sąd pracy nakazał firmie wypłatę zaległej premii na rzecz byłego pracownika. Kwo- ta tej premii została wykazana w PIT-11 w rubryce dotyczącej należności ze stosunku pracy.

1

1.. W Wyycceennaa śśw wiiaad dcczzeeńń w w nnaattuurrzzee

W celu ustalenia zaliczki na podatek dochodowy od świadczeń w naturze musimy dokonać ich wyceny określając ich wartość pieniężną. Istotny jest tu rodzaj świadczenia oraz podstawa prawna jego przyznania. Wartość pieniężna świadczeń w naturze przysługujących pracownikom jest określana na podstawie (art. 11 ust. 2, ust. 2a ustawy o pdof):

■ cen rynkowych stosowanych w obrocie rzeczami lub prawami tego samego rodzaju i gatun- ku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca ich uzyskania,

■ przeciętnych cen stosowanych wobec innych odbiorców – jeżeli przedmiotem świadczenia są rzeczy lub usługi wchodzące w zakres działalności pracodawcy.

Wartość pieniężną innych nieodpłatnych świadczeń ustala się w następujący sposób:

■ jeżeli przedmiotem świadczenia są rzeczy lub usługi wchodzące w zakres działalności go- spodarczej osoby wypłacającej świadczenia (także przysługujące pracownikom na podsta- wie odrębnych przepisów) – według cen stosowanych wobec innych odbiorców,

PRZYKŁAD

4 I. PRZYCHODY

■ jeżeli przedmiotem świadczeń są usługi zakupione – według cen zakupu,

■ jeżeli przedmiotem świadczeń jest udostępnienie lokalu lub budynku – według równowartości czynszu, jaki przysługiwałby w razie zawarcia umowy najmu tego lokalu lub budynku,

■ w pozostałych przypadkach – na podstawie cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu usług albo udostępnianiu rzeczy lub praw tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca udostępnienia.

Jeżeli świadczenia są częściowo odpłatne, przychodem pracownika jest różnica między war- tością tych świadczeń ustaloną w podany wyżej sposób a odpłatnością ponoszoną przez pra- cownika.

Właściciel hurtowni alkoholi przekazał nieodpłatnie swojemu pracownikowi z oka- zji jego ślubu 10 butelek wina, które kupił od swego dostawcy w sumie za 200 zł. Klientom ta- ką samą ilość trunku sprzedaje za 300 zł. Zatem w tej sytuacji przychód pracownika wyniósł 300 zł.

2

2.. P Prrzzyycchho od dyy o ossó ób b w wyykko onnuujjąąccyycchh p prraaccęę nnaakkłłaad dcczząą

Osobę pozostającą w stosunku pracy nakładczej w rozumieniu ustawy o pdof uważa się za pra- cownika, a potocznie określa mianem chałupnika. Pracą nakładczą jest praca zlecona przez pra- codawcę wykonywana osobiście, w domu. Przy obliczaniu zaliczki na podatek chałupników stosu- jemy zryczałtowane koszty uzyskania przychodów oraz kwotę zmniejszającą podatek, jeżeli wyko- nawca złoży oświadczenie PIT-2. W tym miejscu trzeba podkreślić, że do przychodu osób wyko- nujących pracę nakładczą nie wlicza się wartości surowców i materiałów pomocniczych dostar- czonych przez te osoby oraz zwrotu poniesionych przez nie kosztów z tytułu transportu, zużytej energii, opału, konserwacji maszyn i urządzeń itp., jeżeli osoba, na rzecz której jest wykonywana praca nakładcza, wypłaca należności z tych tytułów (art. 12 ust. 5 ustawy o pdof).

3

3.. O Osso ob byy zzaattrruud dnniio onnee nnaa p po od dssttaaw wiiee uum mó ów w ccyyw wiillnno op prraaw wnnyycchh lluub b p prrzzeep piissó ów w K Ko od deekkssuu ssp pó ółłeekk hhaannd dllo ow wyycchh

Często występującym w praktyce źródłem przychodów jest działalność wykonywana osobi- ście i wywodzące się z niej dochody m.in. z tytułu wykonywania usług na podstawie umowy zle- cenia lub umowy o dzieło, uzyskiwane m.in. od osoby fizycznej prowadzącej działalność gospo- darczą, osoby prawnej i jej jednostki organizacyjnej oraz jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, z umów o zarządzanie przedsiębiorstwem (tzw. kontrakty menedżerskie) oraz za pełnienie funkcji w zarządach i radach nadzorczych osób prawnych.

Wynagrodzenia wypłacone przez płatnika z wyżej wymienionych tytułów, które stanowiły podstawę naliczenia i odprowadzenia podatku, należy wykazać w deklaracji PIT-11 w części E, w wierszach nr 6, 8 i 9 zatytułowanych odpowiednio: „Przychody z osobiście wykonywanej dzia- łalności, o której mowa w art. 13 pkt 2, 4, 6 (z wyjątkiem czynności wymienionych w wierszu 7) i 8 ustawy, w tym z umowy zlecenia i o dzieło”, „Udział w organach stanowiących osób prawnych (art. 13 pkt 7 ustawy o pdof) i „ Kontrakt menedżerski, umowa o zarządzanie przedsiębiorstwem lub umowa o podobnym charakterze (art. 13 pkt 9 ustawy o pdof)”.

4

4.. P Prrzzyycchho od dyy w w w waalluuttaacchh o ob bccyycchh

Uzyskane w 2008 r. przychody w walutach obcych należało przeliczać na złote według kur- sów z dnia otrzymania lub postawienia do dyspozycji podatnika, ogłaszanych przez bank, z któ-

PRZYKŁAD

I. PRZYCHODY 5

rego usług korzystał podatnik, i mających zastosowanie przy kupnie walut (art. 14 ust. 1a usta- wy o pdof).

Jeżeli bank, z którego usług korzysta podatnik, stosuje różne kursy walut obcych i nie jest możliwe dostosowanie kursu, o którym mowa wyżej, do przeliczenia na złote przychodu uzyska- nego przez podatnika, stosuje się kurs średni walut obcych z dnia uzyskania przychodu, ogła- szany przez Narodowy Bank Polski. Jeśli podatnik nie korzysta z usług banku, przychody prze- licza się na złote według kursu średniego walut obcych z dnia uzyskania przychodów, ogłasza- nego przez Narodowy Bank Polski.

5

5.. P Prrzzyycchho od dyy zzw wo ollnniio onnee zz o op po od daattkko ow waanniiaa

Co do zasady opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody (zasada powszechności opodatkowania), z wyjątkiem dochodów należących do katalogu ustawowo zwolnionych z podatku oraz dochodów, od których na podstawie prze- pisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku (art. 9 ust. 1 ustawy o pdof). Ka- talog tzw. zwolnień przedmiotowych (zróżnicowanych ze względu na źródła finansowania świadczeń, podstawę ich przyznawania itp.), ograniczający w pewien sposób powszechny charakter podatku, na przestrzeni lat obowiązywania ustawy o pdof ulegał wielu zmianom i modyfikacjom.

W 2008 r. zawierał on m.in.:

■ zwolnienia o charakterze socjalnym (np.: świadczenia rodzinne wypłacone na podstawie przepisów o świadczeniach rodzinnych, dodatki pielęgnacyjne, zaliczki alimentacyjne, sty- pendia otrzymywane na podstawie odpowiednich przepisów),

■ zwolnienia o charakterze odszkodowawczym (np.: odprawy i odszkodowania z tytułu skróce- nia okresu wypowiedzenia umowy o pracę, przyznane renty na podstawie przepisów prawa cywilnego, kwoty otrzymane z ubezpieczeń majątkowych i osobowych),

■ niektóre przychody powiązane ze świadczeniem pracy (spośród nich część jest wyłączona z opodatkowania w całości, przy innych mamy limit kwotowy, którego przekroczenie oznacza konieczność obliczenia podatku i przekazania go do urzędu skarbowego), np.:

– ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność,

– diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika i osoby niebędącej pracow- nikiem,

– świadczenia przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, je- żeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw,

– wartość rzeczowych świadczeń otrzymywanych przez pracownika, sfinansowanych w cało- ści ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawo- dowych – do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł,

– zapomogi otrzymane w przypadku indywidualnych zdarzeń losowych, klęsk żywiołowych, długotrwałej choroby lub śmierci – do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 2280 zł.

WAŻNE!

W informacji PIT-11 za 2008 r. nie należy ujmować dochodów zwolnionych z opodatko- wania.

6 I. PRZYCHODY

Pracodawca, biorąc pod uwagę kryterium socjalne, przekazał w 2008 r. w całości sfinansowane ze środków zfśs paczki świąteczne dla pracownika o wartości 350 zł oraz dla dziecka o wartości 100 zł. Łączna wartość świadczeń rzeczowych wynosi w tym przypadku 450 zł (350 zł + 100 zł), co oznacza, że limit uprawniający do zwolnienia z opodatkowania (380 zł) został przekroczony o 70 zł. Kwota 70 zł musi zostać doliczona do wynagrodzenia, obciążona podatkiem dochodowym i wykazana w PIT-11.

6

6.. M Mo om meenntt uuzzyysskkaanniiaa p prrzzyycchho od duu

Momentem uzyskania przychodu jest zarówno dzień otrzymania przez podatnika środków pieniężnych, świadczeń w naturze lub innych nieodpłatnych świadczeń, jak i dzień postawienia środków pieniężnych do jego dyspozycji, jeżeli pracodawca albo zleceniodawca był realnie przy- gotowany do dokonania ich wypłaty. Bez znaczenia pozostaje tu okres, za jaki przysługuje wy- nagrodzenie oraz kwestia, czy pracownik/zleceniobiorca fizycznie pobrał pieniądze. Jeśli pienią- dze nie zostaną odebrane (np. z kasy firmy), to datą uzyskania przychodu będzie data wymagal- ności świadczenia (np. ustalony w zakładzie dzień wypłaty poborów).

Regulamin pracy w firmie poligraficznej stanowi, że wynagrodzenie dla działów produkcyjnych za dany miesiąc jest wypłacane do 10. dnia następnego miesiąca, zaś dla ad- ministracji w ostatnim dniu miesiąca, którego dotyczą. Przelewy poborów drukarzy i introliga- torów za grudzień 2008 r. zostały zrealizowane 9 stycznia 2009 r. i dlatego stanowią przychód 2009 r. Asystentka prezesa, której pensja była do odbioru w kasie firmowej już 30 grudnia 2008 r., odebrała ją dopiero w styczniu. Mimo to wypłacone pieniądze powiększyły jej przy- chód w 2008 r. Dodatkowo dwóch pracowników z produkcji otrzymało w grudniu zaliczkę na poczet przyszłej pensji. Kwoty tych zaliczek wejdą do PIT-11 za 2008 r.

WAŻNE!

Przy ustalaniu momentu powstania przychodu ze stosunku pracy należy brać pod uwagę dzień obciążenia rachunku bankowego pracodawcy, a nie dzień, w którym wynagrodze- nie pojawi się na rachunku pracownika.

Znajduje to potwierdzenie w piśmie Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 22 listopada 2006 r.

(decyzja nr PB I-3/4150/IN-572/06/MK).

IIII.. K Ko osszzttyy uuzzyysskkaanniiaa p prrzzyycchho od dó ów w

1

1.. K Ko osszzttyy zzrryycczzaałłtto ow waannee

Kosztami uzyskania przychodów są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przycho- dów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów (art. 22 ust. 1 ustawy o pdof).

W przypadku osób uzyskujących dochód z tytułu stosunku pracy lub stosunków pokrewnych możemy mówić o:

■ zryczałtowanych kosztach uzyskania przychodu,

■ kosztach w wysokości faktycznie poniesionej.

Wystarczającą przesłanką stosowania zryczałtowanych kosztów uzyskania przychodu jest otrzymywanie wynagrodzenia z umowy o pracę. Bez znaczenia jest fakt wykonywania pracy w danym miesiącu, wymiar czasu pracy czy okres, za jaki przysługuje wynagrodzenie.

PRZYKŁAD PRZYKŁAD

II. KOSZTY UZYSKANIA PRZYCHODÓW 7

Obowiązkiem pracodawcy jest uwzględnianie określonych kwotowo kosztów uzyskania przy- chodów przy naliczaniu miesięcznych zaliczek na podatek od należności wypłacanych zatrudnio- nym osobom. Obowiązek ten istnieje nawet w sytuacji, gdy pracownik wykonuje pracę tylko przez jakąś część miesiąca lub z powodu swej choroby jest nieobecny w firmie cały miesiąc, otrzymując za ten czas, choćby za jeden dzień, wynagrodzenie chorobowe wypłacane ze środków pracodaw- cy. Skoro przepisy gwarantują pracownikowi będącemu na zwolnieniu lekarskim przez pierwsze 33 dni w roku (14 dni w roku w przypadku osób, które ukończyły 50 lat) przychód z tytułu stosun- ku pracy w formie wynagrodzenia za czas choroby, to uzasadnione jest, że za ten okres również przysługują mu koszty uzyskania przychodu.

Koszty przysługują również wtedy, gdy pracownik w okresie wypowiedzenia jest zwolniony ze świadczenia pracy, ale mimo to otrzymuje wynagrodzenie. Poza tym powinniśmy je zastoso- wać przy wypłacaniu należności ze stosunku pracy już po jego ustaniu.

Koszty uzyskania mogą pomniejszać tylko przychód z pracy. Nie można ich zastosować wów- czas, gdy za pełny miesiąc kalendarzowy pracownik pobierał jedynie świadczenie rehabilitacyjne bądź zasiłek chorobowy, macierzyński, opiekuńczy czy wyrównawczy. Od świadczeń z ubezpie- czenia chorobowego i wypadkowego zawsze nalicza się podatek, nie odlicza się natomiast kosz- tów uzyskania przychodu. W sytuacji więc, gdy w danym miesiącu pracownik otrzymał tylko świadczenia zwolnione z opodatkowania, kosztów uzyskania przychodów nie stosuje się.

Najpopularniejszą metodą ustalania przysługującej kwoty omawianych kosztów jest tzw.

„metoda koszów zryczałtowanych”. Ich wysokość jest uzależniona od liczby zakładów pracy, w których pracownik jest zatrudniony, oraz od położenia miejsca zamieszkania pracownika i lo- kalizacji zakładu pracy.

WAŻNE!

W informacji PIT-11, zgodnie z zawartymi w niej objaśnieniami, wykazuje się koszty fak- tycznie uwzględnione przez płatnika przy poborze zaliczek na podatek.

W 2008 r. zryczałtowane koszty uzyskania przychodów z tytułu stosunku służbowego, sto- sunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej:

■ wynosiły 111,25 zł miesięcznie, a za rok podatkowy nie więcej niż 1335 zł, w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody z tytułu jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spół- dzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej,

■ nie mogą przekroczyć łącznie 2002,05 zł za rok podatkowy, w przypadku gdy podatnik uzy- skuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej,

■ wynosiły 139,06 zł miesięcznie, a za rok podatkowy łącznie nie więcej niż 1668,72 zł, w przypadku gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę,

■ nie mogą przekroczyć łącznie 2502,56 zł za rok podatkowy, w przypadku gdy podatnik uzy- skuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej, a miejsce stałego lub czasowe- go zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy i podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę (art. 22 ust. 2 ustawy o pdof).

Wykazane limity obowiązują także w 2009 r.

8 II. KOSZTY UZYSKANIA PRZYCHODÓW

Pracownikowi, który przez cały grudzień przebywał na zwolnieniu lekarskim, wy- płacono za 2 dni wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy i za 29 dni zasiłek chorobowy.

Przychód pracownika trzeba pomniejszyć o koszty uzyskania przychodu z uwagi na otrzyma- nie za część miesiąca przychodu ze stosunku pracy, tj. wynagrodzenia chorobowego.

1

1..1 1.. K Ko osszzttyy uu d do ojjeeżżd dżżaajjąąccyycchh

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych przewiduje podwyższone zryczałtowa- ne koszty uzyskania przychodów (139,06 zł miesięcznie) w przypadku pracowników, którzy do- jeżdżają do pracy z innej miejscowości (art. 22 ust. 2 pkt 3 ustawy o pdof). Aby przy naliczeniach podatku można było wykorzystać wyższe niż podstawowe koszty uzyskania przychodów, mu- szą zostać spełnione łącznie 4 warunki:

■ miejsce stałego lub czasowego zamieszkania pracownika musi być położone poza miejsco- wością, w której znajduje się zakład pracy. Pamiętajmy, że miejsce zamieszkania nie jest toż- same z adresem zameldowania i że miejsce wykonywanej pracy (zakładu pracy) to nie to sa- mo, co siedziba pracodawcy. Miejsce zamieszkania, czyli miejscowość, w której pracownik faktycznie przebywa z zamiarem stałego pobytu, a nie miejsce, gdzie posiada on meldunek na pobyt stały bądź czasowy, przesądza o stosowaniu podwyższonych kosztów uzyskania przychodów,

■ pracownik nie otrzymuje dodatku za rozłąkę,

■ pracownik nie otrzymuje zwrotu kosztów dojazdu do zakładu pracy, z wyjątkiem gdy zrefun- dowane koszty zostały zaliczone do przychodów podlegających opodatkowaniu,

■ pracownik złoży odpowiednie oświadczenie, że miejsce czasowego lub stałego zamieszka- nia leży poza miejscowością zakładu pracy, rozumianego jako miejsce świadczenia pracy.

WAŻNE!

Pracodawca odlicza wyższe koszty uzyskania przychodów tylko tym pracownikom, któ- rzy złożyli oświadczenie, że miejsce ich zamieszkania znajduje się poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy.

Przepisy nie określają wzoru powyższego oświadczenia, dlatego można go dowolnie opraco- wać w formie pisemnej. Warte podkreślenia jest to, iż wystarczy jednorazowe złożenie oświad- czenia, które zachowuje moc obowiązującą także w następnych latach podatkowych, aż do chwili zmiany stanu faktycznego (np. zmiany adresu zamieszkania lub miejsca świadczenia pra- cy) i powiadomienia o tym pracodawcy. Firmy nie mają uprawnień do oceny zgodności oświad- czenia ze stanem rzeczywistym. Jedynie organy administracji podatkowej w razie stwierdzenia nierzetelności złożonego oświadczenia przez pracownika mogą wyciągnąć w stosunku do nie- go przewidziane prawem konsekwencje.

Niezłożenie takiego oświadczenia i nieuwzględnienie przez pracodawcę wyższych kosztów nie odbiera podatnikowi możliwości samodzielnego uwzględnienia wyższych kwot kosztów w rocznym zeznaniu podatkowym.

Po wpłynięciu stosownego oświadczenia zakład pracy jest zobowiązany uwzględniać przy wyliczaniu zaliczki na podatek dochodowy wyższe koszty uzyskania przychodów bez względu na środek lokomocji, jakim pracownik dojeżdża do pracy, odległość między miejscowością, w której zamieszkuje pracownik a miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, liczbę dni dojazdów do pracy czy wymiar czasu pracy.

PRZYKŁAD

II. KOSZTY UZYSKANIA PRZYCHODÓW 9

Pracownik zatrudniony na 1/2 etatu mieszka w Łodzi. Codziennie dojeżdża do pracy w Warszawie. Ponieważ nie złożył w dziale kadr oświadczenia o przysługujących mu podwyższonych kosztach przychodu, przy ustalaniu jego zaliczek na podatek stoso- wano koszty w kwocie 111,25 zł. Wyższe koszty wykaże on jednak w składanym rozlicze- niu PIT-37.

1

1..2 2.. K Ko osszzttyy p prro occeenntto ow wee

Koszty uzyskania przychodu są określane również normą procentową. Procentowy sposób ich ustalania jest zarezerwowany głównie do większości przychodów, których źródłem jest dzia- łalność wykonywana osobiście.

W praktyce koszty procentowe występują w dwóch wariantach: 20% lub 50% przychodu, po- mniejszonego o potrącone w danym miesiącu przez płatnika składki na ubezpieczenia emery- talne, rentowe i chorobowe, których podstawę wymiaru stanowi ten przychód (art. 22 ust. 9 ustawy o pdof).

W 2008 r. koszty w wysokości 20% przysługiwały m.in.:

■ z umów zlecenia i z umów o dzieło,

■ z osobiście wykonywanej działalności artystycznej, literackiej, naukowej, trenerskiej, oświa- towej i publicystycznej, jak również od przychodów z uprawiania sportu, stypendiów sporto- wych oraz sędziów z tytułu prowadzenia zawodów sportowych,

■ z działalności polskich arbitrów uczestniczących w procesach arbitrażowych z partnerami zagranicznymi.

Koszty w wysokości 50% są stosowane przy:

■ korzystaniu przez twórców z praw autorskich i artystów wykonawców z praw pokrewnych, w rozumieniu odrębnych przepisów, bądź

■ rozporządzaniu przez nich tymi prawami.

Ponadto koszty uzyskania wynoszą 50% przychodu niepomniejszanego o składki ZUS uzy- skanego z tytułu:

■ zapłaty za przeniesienie prawa własności projektu wynalazczego, topografii układu scalone- go, znaku towarowego lub wzoru zdobniczego przez pierwszego właściciela,

■ opłaty licencyjnej za przeniesienie prawa stosowania projektu wynalazczego, topografii ukła- du scalonego, znaku towarowego lub wzoru zdobniczego, otrzymanej w pierwszym roku trwania licencji od pierwszej jednostki, z którą zawarto umowę licencyjną.

2

2.. FFaakkttyycczznnee w wyyd daattkkii

Regulacje podatkowe dopuszczają stosowanie nie tylko kosztów ustalanych kwotowo lub procentowo, ale także kosztów w wysokości faktycznie poniesionych wydatków na dojazdy do miejsca wykonywania pracy. Jest to dozwolone, gdy:

■ wydatki faktycznie poniesione są wyższe od kosztów ryczałtowych,

■ pracownik dojeżdżał do zakładu pracy środkami transportu autobusowego, kolejowego, pro- mowego lub komunikacji miejskiej,

■ wydatki na dojazd do pracy są udokumentowane imiennymi biletami okresowymi.

Koszty uzyskania przychodów w wysokości faktycznie poniesionych wydatków pracownik lub płatnik pracownika uwzględnia w rozliczeniu rocznym. Dokumentowanie takich kosztów w inny sposób niż imiennymi biletami okresowymi nie uprawnia do uwzględnienia ich przy usta- laniu podstawy opodatkowania (art. 22 ust. 1 ustawy o pdof).

PRZYKŁAD

10 II. KOSZTY UZYSKANIA PRZYCHODÓW

3

3.. P Pyyttaanniiaa ii o od dp po ow wiieed dzzii

(?)

Pracownik pracował na część etatu w trzech firmach. Czy każdy z jego pracodawców był zobowiązany do potrącania mu kosztów uzyska- nia przychodów? Czy w zeznaniu rocznym pracownik ma wykazać sumę kosz- tów uzyskania ujętych przez wszystkich pracodawców w informacji PIT-11?

Miesięczne koszty uzyskania powinien stosować każdy zakład zatrudniający pracownika.

Jednak wykazanie w rozliczeniu rocznym sumy wszystkich kosztów jest niedopuszczalne. Jeże- li podatnik uzyskuje przychody równocześnie od więcej niż jednego zakładu pracy, to w osta- tecznym rozrachunku jego koszty uzyskania nie mogą przekroczyć za 2008 r. łącznie kwoty 2002,05 zł (chyba że miał prawo do podwyższonych kosztów – wtedy te koszty nie mogą przekroczyć kwoty 2502,56 zł).

(?)

Ze względu na przejściowe problemy finansowe wypłacamy pracowni- kom czasami dwie pensje w jednym miesiącu, podczas gdy w innych mie- siącach nie wypłacamy ich wcale. Jaką w takim razie stosować kwotę kosztów w miesiącach, w których pracownicy otrzymali dwie wypłaty?

Mimo że w danym miesiącu pracownicy otrzymali z tytułu jednego stosunku pracy więcej niż jedno wynagrodzenie, przysługują im tylko jednomiesięczne koszty uzyskania przychodów. Wy- sokość kosztów nie może bowiem przekroczyć normy miesięcznej bez względu na to, za jaki okres jest w tym miesiącu wypłacane wynagrodzenie. Pracownicy w swych zeznaniach rocznych uwzględnią jednak koszty uzyskania za wszystkie miesiące, w których pracowali.

(?)

W listopadzie 2007 r. rozwiązaliśmy z pracownikiem umowę o pracę.

W lutym 2008 r. została mu wypłacona zaległa premia regulaminowa.

Czy obliczając podatek od tej premii powinniśmy zastosować koszty uzyskania przychodu? Jeśli tak, to w jakiej wysokości?

Koszty uzyskania powinni Państwo uwzględnić, gdyż zaległa premia jest niewątpliwie wyna- grodzeniem wynikającym ze stosunku pracy. Nie jest istotne, że mamy do czynienia z byłym pra- cownikiem. Państwo jako były pracodawca nadal pełnią tu rolę płatnika. Odnosząc się do dru- giej części pytania, należy stwierdzić, iż zastosujemy tu koszty uzyskania w wysokości obowią- zującej w momencie wypłaty (luty 2008 r.), a więc koszty uzyskania w kwocie 111,25 zł.

(?)

Ekspedientka w sklepie spożywczym w okresie od 1 do 31 października 2008 r. przebywała na zwolnieniu lekarskim i za cały ten czas otrzyma- ła zasiłek chorobowy. Oprócz tego w tym samym miesiącu wypłaciliśmy jej na- grodę roczną. Czy w tej sytuacji powinniśmy uwzględnić w październiku koszty uzyskania przychodu, biorąc pod uwagę dodatkowo fakt, że ekspedientka mieszka poza miejscem zatrudnienia?

Mimo że ekspedientka cały miesiąc pobierała zasiłek finansowany przez ZUS zaliczany do przychodów z „innych źródeł”, to ustalając podstawę opodatkowania za październik powinni Państwo uwzględnić koszty uzyskania. Pracownica dodatkowo w październiku otrzymała nagrodę roczną, czyli przychód ze stosunku pracy. Jeśli pracownica złożyła oświadczenie, że miejsce jej stałego lub czasowego zamieszkania jest położone poza miejscowością, w której znajduje się sklep (jej zakład pracy), to koszty wyniosą 139,06 zł.

II. KOSZTY UZYSKANIA PRZYCHODÓW 11

(?)

Zatrudniamy przedstawicieli handlowych, którzy używają samochodów służbowych w celach służbowych i prywatnych. Ich miejscem zamieszka- nia jest miejscowość inna niż miejscowość, w której znajduje się siedziba naszej firmy. Czy mają oni prawo do podwyższonych kosztów uzyskania przychodów?

Jeżeli pracownicy złożą oświadczenie uprawniające Państwa do stosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodów, to powinni Państwo takie koszty stosować.

Pracownicy uzyskują nieodpłatne świadczenie ze stosunku pracy używając samochodu służbowego w celach prywatnych. Dlatego kwotę tego świadczenia należy doliczyć do przy- chodu pracownika i naliczyć od niej należny podatek. Należy jednak pamiętać, że niektóre or- gany podatkowe nie nakazują doliczać tego świadczenia do przychodów ze stosunku pracy np.

w sytuacji, gdy pracodawca nie posiada parkingu firmowego, a pracownik ma nieregulowane godziny pracy.

(?)

Członkowie rady nadzorczej spółki z o.o. (pełniący swą funkcję na podsta- wie aktu powołania) otrzymują wynagrodzenie za okresy kwartalne. Spół- ka, obliczając zaliczki na podatek dochodowy od świadczeń pieniężnych uzyska- nych za pierwszy kwartał, od przychodu każdego z członków rady odjęła tylko jed- ną kwotę miesięcznych kosztów uzyskania. Zakwestionowała to większa część ra- dy, uznając, że spółka powinna uwzględnić koszty za trzy miesiące. Kto ma rację?

W tym sporze racja jest po Państwa stronie. W tej sytuacji od przychodu należy odjąć tylko jedną kwotę miesięcznych kosztów uzyskania. Sposób postępowania w zakresie zryczałtowa- nych kosztów uzyskania w przedstawionej sytuacji jest taki sam jak w przypadkach skumulo- wania się kilku wypłat w jednym miesiącu. Z punktu widzenia przepisów ustawy o pdof ważny jest moment wypłacenia wynagrodzenia, a nie okres, za jaki to wynagrodzenie przysługuje.

(?)

Czy w przypadku, gdy pracownik przeprowadzi się w połowie roku do innej miejscowości niż ta, w której znajduje się siedziba naszego zakła- du pracy, można w trakcie roku podatkowego zmienić wysokość stosowanych u niego kosztów uzyskania przychodów? Od kiedy powinniśmy stosować koszty w nowej wysokości?

Nic nie stoi na przeszkodzie, aby w trakcie roku podatkowego zmienili Państwo wysokość sto- sowanych kosztów uzyskania przychodów. Podwyższone kwoty miesięcznych kosztów pracowni- czych mogą Państwo uwzględniać od miesiąca, w którym pracownik złoży oświadczenie o speł- nianiu warunków do ich stosowania. Jeśli pracownik np. od 15. dnia miesiąca zaczął dojeżdżać do pracy, to wyższe koszty uzyskania należy potrącić mu za ten cały miesiąc. Nie ma bowiem znacze- nia, ile dni w miesiącu pracownik dojeżdżał do pracy z innego miasta. Liczy się fakt dojazdu.

(?)

W wyniku błędu systemu kadrowo-płacowego, przy wyliczeniach należ- nych zaliczek na podatek dochodowy od wynagrodzeń u kilku pracow- ników przez cały 2008 r. nie były uwzględniane koszty uzyskania przychodu. Jak w takiej sytuacji powinniśmy wystawiać druki PIT-11?

W rubryce dotyczącej kosztów uzyskania przychodów uzyskanych z tytułu stosunku pracy powinni Państwo wykazać 0 zł, gdyż w informacji PIT-11 należy umieszczać kwoty faktycznie za- stosowane przy obliczeniach podatku. Z należnych kosztów pracownicy skorzystają w swoich rocznych zeznaniach.

12 II. KOSZTY UZYSKANIA PRZYCHODÓW

(?)

Czy możliwe jest zastosowanie 50% kosztów autorskich do przychodów uzyskiwanych w ramach stosunku pracy?

Jest to możliwe. Koszty uzyskania przychodów w wysokości 50% mogą być zastosowane do tej części wynagrodzeń pracowników (twórców), która została zakwalifikowana jako wynagro- dzenie z tytułu korzystania z praw autorskich, jeżeli konkretne prace lub czynności znajdują od- zwierciedlenie w prowadzonej przez pracodawcę stosownej ewidencji prac twórczych. Zakres zastosowania 50% kosztów uzyskania przychodów do wynagrodzeń wypłacanych poszczegól- nym pracownikom powinien być bowiem zawsze uzależniony od zakresu wykonywanych przez nich prac o twórczym charakterze, co z kolei powinno wynikać z umowy o pracę oraz ze szcze- gółowo określonych obowiązków służbowych każdego pracownika (interpretacja indywidualna Izby Skarbowej w Warszawie z 21 lipca 2008 r., nr IPPB2/415-690/08-2/MK).

(?)

Za wrzesień 2008 r. wypłaciliśmy pracownicy wynagrodzenie wyłącznie za jeden dzień urlopu wypoczynkowego (90 zł), ponieważ przez resztę miesiąca przebywała na urlopie wychowawczym. W jakiej kwocie należy w tym przypadku zastosować koszty uzyskania przychodu i w jakiej wysokości wyka- zać je w PIT-11?

Jeśli przychód ze stosunku pracy jest niższy niż miesięczne koszty jego uzyskania, koszty te ulegają obniżeniu do wysokości przychodu. W tej konkretnej sytuacji koszty wyniosą 90 zł. Przy czym mimo to pracownicy za wrzesień przysługują koszty w pełnej wysokości i będzie ona mo- gła je uwzględnić w zeznaniu podatkowym składanym do końca kwietnia 2009 r. Jednak sporzą- dzając dla pracownicy PIT-11 są Państwo zobowiązani do wykazania w nim kosztów uzyskania przychodów w wysokości faktycznie uwzględnionej w danym miesiącu.

(?)

Specjalista ds. bhp zwrócił się do nas z prośbą o niestosowanie w jego przypadku kosztów uzyskania przychodu. Argumentował to tym, że jest zatrudniony w kilku zakładach pracy i odliczone koszty uzyskania przekroczą roczny limit, a przez to po zakończeniu roku powstanie konieczność dopłaty po- datku fiskusowi. Czy możemy przychylić się do tej prośby?

Nie wolno Państwu ani zaniechać stosowania zryczałtowanych kosztów uzyskania, ani zmniejszać ich proporcjonalnie (np. w stosunku do wymiaru czasu pracy). Takie działanie nie nie ma żadnych podstaw wynikających z obowiązujących przepisów prawnych. Pracownicze kosz- ty stosuje się zawsze wtedy, gdy występuje przychód ze stosunku pracy lub stosunków pokrew- nych i nie ma od tego żadnych odstępstw.

IIIIII.. Z Zaalliicczzkkaa nnaa p po od daatteekk d do occhho od do ow wyy

1

1.. D Do occhhó ód d p po od dssttaaw wąą o op po od daattkko ow waanniiaa

Opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem tych, które podlegają zwolnieniom przedmiotowym oraz od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku (art. 9 ust. 1 ustawy o pdof).

Dochodem uzyskiwanym ze źródła przychodów jest nadwyżka sumy przychodów z tego źró- dła nad kosztami ich uzyskania (art. 9 ust. 2 ustawy o pdof). W ustawie o pdof podstawa opo-

III. ZALICZKA NA PODATEK DOCHODOWY 13

datkowania jest określona jako podstawa obliczania podatku, którą stanowi dochód po dokona- niu dopuszczalnych odliczeń i pomniejszeń.

Podstawą obliczenia podatku z tytułu przychodów ze stosunku pracy jest dochód po odli- czeniu kwot:

■ składek na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe i chorobowe) potrąconych w roku podatkowym przez płatnika ze środków podatnika. Nie bierze się tu jednak pod uwagę skła- dek, których podstawę wymiaru stanowi dochód (przychód) zwolniony od podatku na pod- stawie ustawy o pdof, oraz składek, których podstawę wymiaru stanowi dochód, od którego na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku;

■ dokonanych w roku podatkowym zwrotów nienależnie pobranych świadczeń, które uprzednio zwiększyły dochód podlegający opodatkowaniu, w kwotach uwzględniających pobrany poda- tek dochodowy, jeżeli zwroty te nie zostały potrącone przez płatnika. Jeżeli wspomnianego wyżej zwrotu dokona pracownik pozostający w stosunku pracy, to pracodawca, występujący w roli płatnika, przy ustalaniu wysokości bieżącej zaliczki na podatek powinien odjąć od do- chodu tego pracownika zwróconą sumę. Organy podatkowe często wskazywały, że opisane odliczenie może mieć miejsce tylko wtedy, kiedy pracownik zwróci nienależnie pobrane świad- czenie w kwocie uwzględniającej pobrany podatek dochodowy, tj. w kwocie brutto.

Pracownik przelał w lipcu 2008 r. na konto pracodawcy kwotę 2000 zł z tytułu nie- należnie otrzymanego zasiłku chorobowego, od którego zakład pracy pobrał w maju 2008 r.

zaliczkę na podatek. W wyniku tego pracodawca powinien pomniejszyć uzyskany przez pra- cownika dochód do opodatkowania o kwotę dokonanego zwrotu, wraz z pobranym podat- kiem. W informacji PIT-11 powinien zostać wykazany dochód oraz pobrane zaliczki na poda- tek ustalone z uwzględnieniem kwoty dokonanego zwrotu.

Oprócz pieniędzy (wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, za wykonane czynności w ramach umów cywilnoprawnych, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop itd.) i wartości pieniężnych, do dochodów będących pod- stawą wyliczenia podatku należy zaliczyć także wartość otrzymanych świadczeń w naturze i in- nych nieodpłatnych świadczeń.

2

2.. U Ussttaalleenniiee zzaalliicczzkkii nnaa p po od daatteekk

Po prawidłowym ustaleniu podstawy opodatkowania kolejnym krokiem jest naliczenie zalicz- ki na podatek dochodowy. Jej obliczanie, pobieranie i odprowadzanie do urzędu skarbowego należy m.in. do obowiązków pracodawcy zatrudniającego pracowników lub zlecającego pracę na podstawie umowy zlecenia czy o dzieło.

Zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych od dochodu ze stosunku pracy pobiera się według progresywnej skali podatkowej. Zaliczki te w okresie od stycznia do grudnia 2008 r.

wynosiły (art. 27 ustawy o pdof):

■ 19% dochodu uzyskanego w danym miesiącu – za miesiące od początku roku włącznie do miesiąca, w którym dochód podatnika przekroczył kwotę stanowiącą górną granicę pierw- szego przedziału skali, czyli 44 490 zł,

■ 30% dochodu uzyskanego w danym miesiącu – za miesiące następujące po tym miesiącu, w którym dochód podatnika uzyskany narastająco od początku roku przekroczył pierwszy próg podatkowy (44 490 zł),

PRZYKŁAD

14 III. ZALICZKA NA PODATEK DOCHODOWY

■ 40% dochodu uzyskanego w danym miesiącu – za miesiące następujące po miesiącu, w któ- rym dochód podatnika uzyskany od początku roku przekroczył kwotę stanowiącą górną gra- nicę drugiego przedziału skali, czyli 85 528 zł.

Niezależnie od wysokości osiąganych dochodów pracownicy mają możliwość wystąpienia do pracodawcy z wnioskiem o pobieranie w trakcie roku wyższych zaliczek na podatek dochodo- wy. Złożenie takiego wniosku umożliwia pracownikowi uniknięcie konieczności ewentualnego dopłacenia po zakończeniu roku podatkowego podatku wyliczonego w zeznaniu rocznym, któ- ry nie znajduje pokrycia w pobranych w trakcie roku zaliczkach na podatek. Dotyczy to m.in. sy- tuacji, gdy pracownik w ciągu roku uzyskuje dochody ze stosunku pracy od więcej niż jednego pracodawcy, a poziom tych dochodów uzyskiwany w każdym zakładzie pracy nie zobowiązuje żadnego z zakładów do poboru zaliczki według wyższej niż np. 19% stawki podatku.

Dokonując poboru zaliczek na podatek od przychodów ze stosunku pracy uzyskanych w okre- sie od 1 stycznia do 31 grudnia 2008 r. zakład pracy powinien postąpić w następujący sposób:

■ od dochodu odjąć składki na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe i chorobowe) sfinansowane przez pracownika, których podstawą jest przychód opodatkowany – w ten spo- sób ustala podstawę zaliczki na podatek dochodowy;

■ pomniejszyć przychód pracownika o koszty uzyskania przychodu (111,25 lub 139,06 zł ewen- tualnie 50%, jeśli mamy do czynienia z prawami autorskimi) – w ten sposób ustala dochód po- datnika;

■ tak obliczoną podstawę opodatkowania zaokrąglić do pełnych złotych w ten sposób, że koń- cówki kwot wynoszące mniej niż 50 groszy pominąć, a końcówki kwot wynoszące 50 i więcej groszy podwyższyć do pełnych złotych;

■ obliczyć zaliczkę na podatek z zastosowaniem odpowiedniej stawki procentowej (19%, 30%, 40%);

■ pomniejszyć zaliczkę o 1/12 kwoty zmniejszającej podatek (48,90 zł), wynikającej z obowią- zującej w 2008 r. skali podatkowej, jeżeli jest do tego upoważniony. Upoważnienie to może nastąpić wyłącznie przez złożenie przez pracownika oświadczenia PIT-2, w którym pracow- nik stwierdzi, że:

– nie otrzymuje emerytury lub renty za pośrednictwem płatnika,

– nie osiąga dochodów z tytułu członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną,

– nie osiąga dochodów, od których jest zobowiązany bez wezwania opłacać zaliczki według skali podatkowej,

– nie otrzymuje świadczeń pieniężnych od organu zatrudnienia lub od biura terenowego Fun- duszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych,

– zakład pracy, któremu przedłożył oświadczenie, jest właściwy do stosowania tego zmniej- szenia (art. 32 ust. 3 ustawy o pdof).

Warunkiem koniecznym jest to, aby PIT-2 złożyć przed pierwszą wypłatą wynagrodzenia w danym roku podatkowym. Nie trzeba go składać w latach kolejnych, jeżeli stan faktyczny wynikający z oświadczenia złożonego w latach poprzednich nie uległ zmianie.

Warto podkreślić, iż prowadzenie przez pracownika działalności gospodarczej opodatkowanej podatkiem liniowym lub tzw. ryczałtem ewidencjonowanym nie wyklucza możliwości stosowa- nia kwoty zmniejszającej podatek, gdyż nie jest to działalność opodatkowana według skali;

■ pomniejszyć zaliczkę o kwotę składki na ubezpieczenie zdrowotne pobranej w danym miesią- cu zgodnie z przepisami o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków pu-

III. ZALICZKA NA PODATEK DOCHODOWY 15

blicznych, przy czym zaliczki nie można obniżyć o więcej niż 7,75% podstawy wymiaru tej składki. Odliczeniu nie podlega składka ustalona od podstawy, którą stanowi dochód (przy- chód) wolny od podatku;

■ kwotę zaliczki zaokrąglić do pełnych złotych (w taki sam sposób jak przy obliczaniu podsta- wy opodatkowania), a w dalszej kolejności wpłacić ją do urzędu skarbowego.

WAŻNE!

Od 1 stycznia 2009 r. w Polsce obowiązuje skala podatkowa z dwiema stawkami podat- ku: 18% i 32%.

3

3.. P Po ob bó órr zzaalliicczzeekk o od d d do occhho od dó ów w zz p prraaccyy ii d dzziiaałłaallnno ośśccii w wyykko onnyyw waanneejj o

osso ob biiśścciiee

Wynagrodzenia są wypłacane nie tylko osobom pracującym na podstawie stosunków praw- nych powstałych na skutek zawarcia umowy o pracę, lecz również wskutek zawarcia umowy zle- cenia, o dzieło, umowy o zarządzanie przedsiębiorstwem (tzw. kontraktu menedżerskiego) czy podjęcia uchwały właściwego organu spółki przyznającej wynagrodzenie z tytułu zasiadania w zarządzie/radzie nadzorczej (chodzi tu o przychody z tzw. działalności wykonywanej osobi- ście).

W praktyce dość często zdarza się, że wynagrodzenie jest osiągane przez daną osobę rów- nocześnie z dwóch lub nawet więcej ww. tytułów. Zakład pracy posiada bowiem uprawnienia do podpisania ze swoim pracownikiem, przykładowo, dodatkowo umowy zlecenia lub o dzieło na wykonywanie czynności w stopniu znacząco różniących się od wchodzących w zakres obowiąz- ków służbowych, wynikających ze stosunku pracy (nie dochodzi wtedy do obejścia przepisów Kodeksu pracy).

Od uzyskanych przez pracownika przychodów z umowy o pracę i umowy cywilnoprawnej zaliczkę na podatek dochodowy pracodawca ustala osobno. Są to dwa różne źródła przy- chodów i regulacje prawne nie pozwalają obliczać zobowiązania podatkowego od łącznej ich sumy.

Zaliczkę na podatek dochodowy od uzyskanych przychodów z umowy cywilnoprawnej (zle- cenia lub o dzieło) pracodawca ustalał w 2008 r. w wysokości 19% od wypłaconego świadcze- nia, pomniejszonego o miesięczne koszty uzyskania przychodów (20% bądź 50%) oraz o potrą- cone w danym miesiącu składki na ubezpieczenia społeczne (art. 22 ust. 9 w zw. z art. 41 ust.

1 ustawy o pdof). Następnie wyliczoną zaliczkę zmniejszał o kwotę pobranej w tym miesiącu składki na ubezpieczenie zdrowotne w wysokości nieprzekraczającej 7,75% podstawy wymiaru.

Zaliczkę na podatek osobno oblicza się także wówczas, gdy z osobą, która jest już zatrud- niona na podstawie umowy o pracę, zawarto oddzielnie kontrakt menedżerski. W takiej sytuacji zakład pracy ma prawo stosować zryczałtowane koszty uzyskania przychodu odrębnie z każde- go tytułu.

Urząd Skarbowy w Tychach (pismo z 3 marca 2006 r., nr US. PD/pł/415/T-5/3/06) potwierdził, że przy zatrudnieniu u jednego pracodawcy koszty uzyskania przychodu z wynagrodzenia za pracę i z tytułu pełnionej funkcji prezesa zarządu są naliczane odrębnie dla każdego ze źródeł przychodów, tj. w sposób zryczałtowany.

Warto dodać, że pracownik od dochodów z działalności wykonywanej osobiście płacił (za pośrednictwem płatnika) zaliczkę na podatek przez cały 2008 r. podatkowy w wysokości 19%, bez względu na wysokość osiąganych równocześnie od tego samego płatnika przychodów ze

16 III. ZALICZKA NA PODATEK DOCHODOWY

stosunku pracy, jeśli oczywiście podatnik nie złożył płatnikowi wniosku o pobieranie wyższych zaliczek na podatek.

Pracodawca, wypłacający zatrudnionym należności zarówno ze stosunku pracy, jak i z dzia- łalności wykonywanej osobiście, ujmuje je w odpowiednich pozycjach w informacji PIT-11 oraz PIT-4R.

4

4.. K Kiieed dyy p płłaattnniikk nniiee p po ob biieerraa zzaalliicczzeekk nnaa p po od daatteekk

Ustawa o pdof określa okoliczności, w których płatnik nie jest zobowiązany do naliczania i pobierania zaliczek na podatek dochodowy. Chodzi o sytuację, kiedy podatnik złoży płatniko- wi oświadczenie, że wykonywane przez niego usługi wchodzą w zakres prowadzonej pozarolni- czej działalności gospodarczej. Takie oświadczenie podatnika zwalnia płatnika z obowiązku ob- liczania i odprowadzania podatku od wypłacanych mu należności z tytułu umów o dzieło i umów zlecenia zawartych z tym podatnikiem (art. 41 ust. 2 ustawy o pdof). Przychody z tytułu umów cywilnoprawnych, w ramach których były świadczone usługi pokrywające się z zakresem zgło- szonej przez podatnika działalności gospodarczej, są przychodami z tej działalności i podatnik musi rozliczyć się z nich we własnym zakresie.

IIV V.. Z Zaa jjaakkii o okkrreess w wyyssttaaw wiiaa ssiięę P PIIT T--1 11 1

Informacja PIT-11 jest wystawiana za okresy uzyskiwania przez osobę, dla której wystawiana jest ta deklaracja, dochodów, od których pobrano i odprowadzono do urzędu skarbowego za- liczkę na podatek dochodowy. Wypełniając formularz PIT-11, płatnik będący zakładem pracy w pozycjach 4 i 5 powinien wykazać okres, w jakim pracownik uzyskiwał dochody, od których pobierano zaliczki. Okres, za jaki jest należne wynagrodzenie, jak również okres zawarcia i trwa- nia umowy o pracę, mają tu drugoplanowe znaczenie.

Tak jak różne mogą być okresy wpisywane na druku PIT-11, tak różne są obowiązkowe termi- ny, w których trzeba tę informację sporządzić i dostarczyć/przesłać urzędowi skarbowemu oraz osobie, której dotyczy.

Jeżeli pracownik przepracował cały 2008 r., to w informacji PIT-11 wyszczególniając okres na- leżałoby wpisać w pozycji 4. datę 1.01.2008, zaś w pozycji 5. datę 31.12.2008. W takim przypad- ku PIT-11 musi zostać przygotowany i doręczony do urzędu oraz pracownikowi do 2 marca 2009 r. (28 lutego i 1 marca są dniami wolnymi od pracy). Taki sam termin obowiązuje przy infor- macjach sporządzanych dla zleceniobiorców i wykonujących czynności w ramach umowy o dzieło.

W sytuacji gdy pracownik, niezależnie od przyczyny i sposobu rozwiązania umowy o pracę, odszedł z firmy w trakcie 2008 r. i ustał obowiązek poboru zaliczek na podatek, PIT-11 należało wystawić do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym została pobrana ostatnia zaliczka.

W przypadku zaprzestania działalności przez płatnika w ciągu 2008 r. był on zobowiązany przygotować PIT-11 do dnia zaprzestania działalności.

Wspomnieć też należy o sytuacjach, kiedy dany pracownik odchodzi z zakładu pracy w trak- cie roku, a następnie za jakiś czas, w tym samym roku kalendarzowym jest w nim zatrudniany ponownie. Wówczas pracodawca powinien wystawić za ten rok dwie osobne informacje PIT-11 dotyczące pierwszego i drugiego okresu zatrudnienia. Można się spotkać również z odmienny- mi stanowiskami, nakazującymi w takim przypadku sporządzenie korekty pierwszorazowo spo-

IV. ZA JAKI OKRES WYSTAWIA SIĘ PIT-11 17

rządzonego PIT i uwzględnienie w nim całości przychodów uzyskanych u danego pracodawcy w roku podatkowym. Należy jednak przyjąć, że nie ma tu jednak przesłanek do dokonywania ko- rekty PIT-11, gdyż był on sporządzony prawidłowo, według stanu faktycznego na dzień jego wy- stawienia.

1

1.. P Pyyttaanniiaa ii o od dp po ow wiieed dzzii

(?)

Pracownik był zatrudniony w naszym zakładzie od 1 stycznia do 30 czerwca 2008 r. Wypłaciliśmy mu 9 lipca 2008 r. zaległe wynagrodzenie za godziny nadliczbowe. Jaką datę należy wpisać w PIT-11 w poz. 5?

W pozycji 5 informacji PIT-11 powinna się znaleźć data 9.07.2008 r., ponieważ w tym druku wykazujemy okres, w jakim pracownik uzyskiwał dochody, od których pobierano zaliczki. Okres, za jaki jest należne wynagrodzenie, jak również okres zatrudnienia, ma drugorzędne znaczenie przy wypełnianiu tego formularza.

(?)

W 2008 r. doszło do połączenia firmy X z firmą Y. W wyniku tego połączenia firma Y przejęła wszelkie prawa i obowiązki wobec pracow- ników firmy X. Kto powinien wystawić pracownikom informacje podatkowe PIT-11 za 2008 r.?

Firma Y ma obowiązek na bieżąco obliczyć i odprowadzić w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, ale także ma obowiązek sporządzić pracownikom informacje PIT-11 za cały rok podatkowy – uwzględniające również okres ich zatrudnienia w poprzednim przedsiębiorstwie. Takie samo stanowisko zajął w swoich wyjaśnieniach Drugi Mazowiecki Urząd Skarbowy w Warszawie z 1 grudnia 2006 r., nr 1472/DPC/415-100/06/PK. Zgodnie z Ko- deksem pracy, w razie przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę staje się on z mocy prawa stroną w dotychczasowych stosunkach pracy. Także w myśl art. 93 Ordynacji podatkowej, w przedstawionej sytuacji firma Y wstępuje we wszelkie prawa i obowiązki podat- kowe zakładu X.

(?)

Pracownik przez cały 2008 r. przebywał na urlopie bezpłatnym i z uwa- gi na to nie uzyskał w pracy żadnych przychodów. Czy w takiej sytuacji musimy sporządzić dla niego PIT-11 za ten rok?

Nie, ponieważ w deklaracji PIT-11 ujmuje się dane o wysokości uzyskanych przychodów, po- branych zaliczkach na podatek, składkach na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne w danym roku podatkowym. Skoro pracownik nie uzyskał żadnych przychodów podlegających opodatko- waniu, to pracodawca nie musi przygotowywać tej deklaracji. Tak samo byłoby, gdyby praco- dawca z powodu problemów finansowych przez cały rok nie wypłacił zatrudnionemu żadnego świadczenia.

V

V.. SSaannkkccjjee zzaa nniieed do op peełłnniieenniiee o ob bo ow wiiąązzkkuu p płłaattnniikkaa

W stosunku do płatników, którzy wbrew obowiązkowi nie wystawią informacji PIT-11 w usta- wowym terminie lub wykażą w niej nieprawdziwe dane, może być zastosowana odpowiedzial- ność karno-skarbowa. W zależności od wagi uchybienia lub błędu na nierzetelnych płatników może zostać nałożona kara grzywny nawet do 240 stawek dziennych (art. 80 § 2 Kodeksu kar-

18 V. SANKCJE ZA NIEDOPEŁNIENIE OBOWIĄZKU PŁATNIKA

nego skarbowego). Stawkę dzienną grzywny ustala sąd. Nie może być ona niższa od 1/30 części minimalnego wynagrodzenia, ani przekraczać jej czterystukrotności.

Przy wymiarze kary sąd bierze pod uwagę stan majątkowy i rodzinny sprawcy, nasilenie złej woli itp. (art. 23 § 3 Kodeksu karnego skarbowego).

V

VII.. P Prrzzeecchho ow wyyw waanniiee p prrzzeezz p płłaattnniikkaa iinnffo orrm maaccjjii P PIIT T--1 11 1

Płatnicy muszą przechowywać dokumenty związane z poborem podatków do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (art. 32 § 1 Ordynacji podatkowej). Nie doty- czy to jednak informacji PIT-11. Taki wniosek wypływa z pisma Pierwszego Urzędu Skarbowego w Gdańsku z 7 lutego 2006 r. (nr WP/415-151/05), w którym urząd stwierdził, że informacja PIT-11 nie ma związku z poborem podatku. Jest ona imienną informacją o wysokości dochodu i pobra- nych zaliczkach przez płatnika na podatek dochodowy od osób fizycznych, której treść można odtworzyć na podstawie innych dokumentów, które płatnik ma obowiązek przechowywać.

Od 1 stycznia 2003 r. na płatniku nie ciąży już obowiązek sporządzania informacji w trzech egzemplarzach i zachowania jednej kopii informacji. Płatnicy mogą jednak, choćby dla własnej wygody, pozostawiać u siebie kopię formularza PIT-11 w wersji papierowej lub elektronicznej.

●art. 32, art. 82 § 1 pkt 3 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (DzU z 2005 r. nr 8, poz. 60 ze zm.),

●art. 9 ust. 1, ust. 1a, art. 11, art. 12, art. 21, art. 22 ust. 1, ust. 2, ust. 9, ust. 11, ust. 13, art. 27, art. 29 ust. 1 pkt 1, art. 30 ust. 1, art. 31, art. 32, art. 39 ust. 1, ust. 2, art. 41, art. 41a, art. 41b, art. 42 ust. 2 pkt 2, ust. 4 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (DzU z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.), w brzmie- niu obowiązującym do 31 grudnia 2008 r.,

●art. 23 § 3, art. 80 Kodeksu karnego skarbowego.

Mariusz Pigulski specjalista w zakresie kadr i płac O

Orrzzeecczznniiccttwwoo uuzzuuppeełłnniiaajjąąccee::

●Ustawa podatkowa używa pojęcia dochodu jako różnicy pomiędzy przychodami a kosztami jego uzyskania w dwóch znaczeniach: jako dochodu ogólnego, w znaczeniu sumy dochodów ze wszystkich źródeł przycho- dów, oraz dochodu cząstkowego, odnoszącego się do nadwyżki sumy przychodów z konkretnego źródła przychodów nad kosztami ich uzyskania w danym roku podatkowym. (Wyrok Naczelnego Sądu Administra- cyjnego w Warszawie z 11 kwietnia 2006 r., II FSK 522/05)

●Korzystając z dotychczasowego orzecznictwa, jak i poglądów doktryny należy stwierdzić, że ze świadcze- niem nieodpłatnym będziemy mieli do czynienia w przypadkach, w których otrzymujący odnosi określoną ko- rzyść pod tytułem darmym.

Oznacza to, że nie świadczy nic w zamian ani obecnie, ani też w przyszłości.

Należy przy tym pamiętać, że pojęcie „świadczenie” zakłada działanie aktywne po stronie kontrahenta podat- nika, w wyniku którego podatnik uzyskuje określoną korzyść. (Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 15 stycznia 2008 r., II FSK 1578/06, M. Podat. 2008/8/35)

●Pracodawca jako płatnik, który obowiązany jest obliczać, pobierać i odprowadzać do właściwego urzędu skarbowe- go w ciągu roku podatkowego zaliczki na poczet podatku dochodowego od przychodów pracowników, jakie w u nie- go uzyskują w ramach stosunku zatrudnienia (art. 31 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych), powinien wliczać do przychodów swych pracowników także świadczenia realizowane w ramach ciążącego na pracodawcy obowiązku wynikającego z zakładowego układu zbiorowego pracy, a polegającego na częściowym pokrywaniu kosz- tów z tytułu opłat pracowników za przejazdy z miejsca zamieszkania do pracy i z powrotem do miejsca zamieszka- nia. (Wyrok Sądu Najwyższego z 24 października 2003 r., III RN 8/03, Prok. i Pr. 2004/1/48)

VI. PRZECHOWYWANIE PRZEZ PŁATNIKA INFORMACJI PIT-11 19

zawierający:

■

szczegółowy komentarz do każdego działu,

■

praktyczne przykłady,

■

najnowsze orzecznictwo.

Komentarz został napisany przez Aleksandra P. Kuźniara – praktyka specjalizującego się w stosowaniu przepisów prawa pracy.

Wraz z numerem 4/2009

MONITORA prawa pracy i ubezpieczeń otrzymają Państwo

Zamów prenumeratę na 2009 r.

Kodeks pracy

z komentarzem