Zapytanie ofertowe audyt projektu

(1)

Człowiek – najlepsza inwestycja

„Czas aktywności szansą na zmiany. Projekt realizowany na terenie Gminy Kęty.”

Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Kęty, dnia 18.07.2012r GOPS.272.14.12.

Zapytanie ofertowe – audyt projektu

„Czas aktywności szansą na zmiany. Projekt realizowany na terenie Gminy Kęty”

1. Nazwa oraz adres zamawiającego

Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej, ul. Żwirki i Wigury 8, 32-650 Kęty 2. Tryb udzielenia zamówienia

Przedmiot zamówienia, zostanie udzielony na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r Prawo zamówień publicznych ( Dz.U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 z póź. zmian.), mając na uwadze zapisy niniejszego zapytania, ponieważ wartość zamówienia nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 tys. Euro.

3. Opis przedmiotu zamówienia CPV – 79212000-3 – usługi audytu

Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie audytu zewnętrznego projektu realizowanego przez Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Kętach „Czas aktywności szansą na zmiany. Projekt realizowany na terenie Gminy Kęty” realizowanego w ramach Priorytetu VII „Promocja Integracji Społecznej” Działania 7.1 „Rozwój i upowszechnienie aktywnej integracji” Poddziałanie 7.1.1 Rozwój i upowszechnianie aktywnej integracji przez ośrodki pomocy społecznej w ramach Programu.

Okres realizacji projektu: 2010-2012 Całkowity budżet projektu: 1.065.425,40

Projekt jest współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego.

Sposób realizacji audytu zewnętrznego projektu „Czas aktywności szansa na zmiany. Projekt

realizowany na terenie Gminy Kęty” oraz minimalny zakres audytu przedstawia załącznik

nr 1.

(2)

Człowiek – najlepsza inwestycja

Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.

Zamawiający zastrzega sobie prawo do odstąpienia od wyboru oferty bez szczegółowego uzasadnienia.

4. Zakres zamówienia

Wykonawca przeprowadza audyt zewnętrzny i opracowuje raport z audytu zgodnie z wytycznymi określonymi w załączniku nr 1. Wykonawca przeprowadzi audyt i przygotuje raport z audytu zgodnie z wytycznymi, a także innymi obowiązującymi przepisami i zasadami.

Wykonawca przygotuje 2 egzemplarze papierowe raportu z audytu, a także przekaże go w wersji elektronicznej.

5. Metodologia badania ( audytu)

Do dyspozycji wykonawcy zostaną przekazane niezbędne materiały źródłowe niezbędne do oceny realizacji Projektu.

6.Termin składania ofert

Oferty można składać do 1 sierpnia 2012r do godz. 10.00 w siedzibie Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Kętach osobiście, pocztą lub pocztą elektroniczną na adres

poczta@gops.kety.pl. Decyduje data i godzina wpływu oferty do siedziby Zamawiającego.

7. Termin wykonania zamówienia

Wykonawca przeprowadzi audyt i przygotuje raport z audytu pomiędzy 3 września 2012 a 30 września 2012r.

8 . Warunki udziału w postępowaniu ofertowym oraz opis sposobu dokonywania oceny spełnienia tych warunków

Wykonawcą może być osoba fizyczna, osoba prawna, jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej lub Wykonawcy występujący wspólnie spełniający wymogi odnośnie podmiotów mogących przeprowadzić audyt. O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Wykonawcy, którzy posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie, dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, a także znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia.

Przez podmioty/osoby posiadające odpowiednie umiejętności w ww. zakresie rozumie się:

(3)

Człowiek – najlepsza inwestycja

Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego a) Podmioty uprawnione do badania sprawozdań finansowych w rozumieniu ustawy z dnia 7

maja 2009r o biegłych rewidentach i ich samorządzie, podmiotach uprawnionych do badania sprawozdań finansowych oraz o nadzorze publicznym ( Dz. U. z 2009 r, Nr 77, poz. 649) osoby posiadające międzynarodowe uprawnienia audytora wewnętrznego, osoba posiadająca zaświadczenie o zdaniu egzaminu na audytora wewnętrznego, o którym mowa w ustawie o finansach publicznych, wystawione przez Ministerstwo Finansów;

b) Osoby posiadające kwalifikacje zawodowe do przeprowadzania audytu wewnętrznego zgodnie z ustawą o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009r z późniejszymi zmianami;

c) Osoby które zdały egzamin na audytora wewnętrznego według zasad obowiązujących przed 29 grudnia 2006 roku ( w ustawie o finansach publicznych).

9.Wykaz dokumentów, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu

W celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu do oferty należy załączyć w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę lub osobę upoważnioną, następujące dokumenty:

a. Formularz ofertowy ( załącznik nr 2);

b. Dokumenty potwierdzające doświadczenia oferenta w zakresie przeprowadzania audytu projektów finansowanych ze środków pomocowych UE. Informacje na temat posiadanego doświadczenia powinny dotyczyć doświadczenia osób, które będą bezpośrednio zaangażowane w realizację zlecenia ( załącznik nr 3);

c. Dokumenty potwierdzające kwalifikacje i umiejętności do wykonania zamówienia.

10. Opis sposobu przygotowania ofert

Oferta musi być sporządzona z zachowaniem formy pisemnej pod rygorem nieważności.

Ofertę należy sporządzić w języku polskim trwałą i czytelną techniką biurową.

Oferta musi zostać podpisana zgodnie z zasadami reprezentacji wskazanymi we właściwym rejestrze lub ewidencji. Jeżeli wykonawcę reprezentuje pełnomocnik, do oferty musi być załączone

pełnomocnictwo, podpisane przez osobę uprawnioną zgodnie z wpisem do właściwego rejestru lub ewidencji.

W przypadku składania oferty przez podmioty występujące wspólnie, Wykonawcy są zobowiązani do

(4)

Człowiek – najlepsza inwestycja

Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego ustanowienia pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia. Oferta w takim przypadku musi zostać podpisana w taki sposób, by prawnie zobowiązała wszystkich Wykonawców występujących wspólnie.

Podpisy stawia na niej pełnomocnik upoważniony przez wszystkich wykonawców występujących wspólnie do reprezentowania ich w postępowaniu albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy.

W przypadku, gdy Wykonawca dołączy do oferty kopie dokumentu, każda kopiowana strona powinna być opatrzona klauzulą „za zgodność z oryginałem", podpisana przez Wykonawcy lub osobę upoważniony i opatrzona imienny pieczątką (w przypadku jej braku konieczny jest czytelny podpis).

Strony oferty powinny być trwale ze sobą połączone i kolejno ponumerowane. Każda poprawka w treści oferty, a w szczególności każde przerobienie, przekreślenie, uzupełnienie, nadpisanie, etc.

powinny być parafowane przez Wykonawcy.

Wykonawca powinien złożyć ofertę w opakowaniu nieprzejrzystym zamkniętym, zaadresowanym na adres według wzoru:

Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej Ul. Żwirki i Wigury 8

32-650 Kęty

z dopiskiem „Oferta przeprowadzenia audytu „

Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.

11. Opis sposobu obliczania ceny

Oferta powinna zawierać cenę w złotych polskich wraz z podatkiem VAT oraz obejmować inne podatki oraz daniny publiczne.

Cena oferty powinna uwzględniać wszystkie zobowiązania, winna być wyrażona w złotych polskich (PLN), cyfrowo i słownie, z wyodrębnieniem podatku VAT - jeżeli występuje.

Cena podana w ofercie powinna obejmować wszystkie koszty i składniki związane z wykonaniem zamówienia.

Cena nie ulega zmianie przez okres związania umową.

(5)

Człowiek – najlepsza inwestycja

Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

12. Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty

W przedmiotowym postępowaniu przy wyborze oferty najkorzystniejszej Zamawiający zastosuje następujące kryteria:

a) Cena oferty - 70%

b) doświadczenie - 30%

Cena (70%):

Liczba punktów, którą można uzyskać w ramach tego kryterium obliczona zostanie przez podzielenie ceny najtańszej oferty przez cenę oferty badanej oraz przemnożenie tak otrzymanej liczby przez wagę kryterium, którą ustalono na 70 wg wzoru:

C =( Cmin / Cb) x 70

Gdzie:

C- liczba punktów oferty wynikających z kryterium ceny Cmin - cena najtańszej oferty

Cb - cena badanej oferty

Maksymalna liczba punktów do uzyskania za kryterium cena - 70 pkt. Przez „cenę oferty" rozumie się

„cenę brutto (suma)"

Doświadczenie (30%):

W ramach tego kryterium przydzielone zostanie od 0 do 30 punktów.

Liczba przyznanych punktów będzie zależała od doświadczenia oferentów. Oferty uzyskają następując liczbę punktów:

1) 30 pkt. - w sytuacji, gdy oferent przeprowadził co najmniej 7 audytów projektów finansowanych ze środków UE.

2) 20 pkt. - w sytuacji, gdy oferent przeprowadził od 3 do 6 audytów projektów finansowanych ze środków UE.

3) 10 pkt. - w sytuacji, gdy oferent przeprowadził 2 audyty projektów finansowanych ze środków UE.

4) 0 pkt.- w sytuacji, gdy oferent przeprowadził mniej niż 2 audyty projektów finansowanych ze środków UE.

Obowiązkiem oferenta jest udokumentowanie posiadanego doświadczenia w zakresie przeprowadzonych audytów projektów finansowanych ze środków UE.

Sposób obliczenia ogólnej oceny oferty:

(6)

Człowiek – najlepsza inwestycja

Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego O=C+D

gdzie:

O - ocena ogólna oferty C - cena

D - doświadczenie

Jeżeli nie będzie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, Zamawiający przeprowadzi negocjacje z Wykonawcami.

Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania lub podjęcia negocjacji z oferentami w wypadku gdy zaproponowane oferty przekroczą kwotę jaką Zamawiający może przeznaczyć na realizację zamówienia.

13. Informacje o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia.

Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zamieści informację na własnej stronie internetowej oraz w swojej siedzibie na tablicy ogłoszeń. Umowa zostanie zawarta w terminie 21 dni od zakończenia postępowania. O miejscu i terminie podpisania umowy Zamawiający powiadomi wybranego Wykonawcę.

Załączniki:

1. Minimalny zakres audytu 2. Formularz ofertowy

3. Wykaz osób, które będą wykonywać zamówienie lub będą uczestniczyć w wykonaniu zamówienia

4. Wykaz przeprowadzonych audytów projektów finansowanych ze środków Unii Europejskiej 5. Oświadczenie Wykonawcy o braku powiązań osobowych i kapitałowych.

(7)

Człowiek – najlepsza inwestycja

Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Załącznik nr 1

Audyt powinien obejmować przede wszystkim analizę dokumentacji oraz stosowanych procedur kontroli wewnętrznej w odniesieniu do przekazywania i rozliczania otrzymanych środków, procedur akceptacji wydatków kwalifikowalnych w zakresie ich zasadności i odpowiedniego udokumentowania oraz sprawozdawania realizacji projektu ze szczególnym uwzględnieniem realizacji przyjętych celów projektu i realizacji postanowień umowy o dofinansowanie projektu.

Minimalny zakres audytu powinien obejmować:

1) sprawdzenie, czy Beneficjent realizuje projekt zgodnie z umową o dofinansowanie i obowiązującymi przepisami prawa;

2) sprawdzenie, czy beneficjent wdrożył zalecenia przeprowadzonych kontroli oraz usunął nieprawidłowości, jeśli takie zostały wykryte;

3) audyt poprawności księgowania wydatków poniesionych w ramach realizowanego projektu, oceny kwalifikowalności kosztów, sposobu ich dokumentowania i prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej;

4) sprawdzenie czy wydatki wykazane w dokumentach zostały rzeczywiście poniesione, 5) sprawdzenie wniosków beneficjentów o płatność z księgami rachunkowymi

beneficjenta w części dotyczącej projektu;

6) sprawdzenie wiarygodności sprawozdań z realizacji projektu przekazywanych przez beneficjenta;

7) sprawdzenie sposobu promocji projektu;

8) sprawdzenie sposobu przechowywania dokumentacji zgromadzonej w ramach

realizowanego projektu.

(8)

Człowiek – najlepsza inwestycja

WZÓR FORMULARZA OFERTOWEGO I. ZAMAWIAJĄCY:

Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej 32 – 650 Kęty, ul. Żwirki I Wigury 8 NIP 549-10-58-051

Tel (33) 845-28-70 fax (33) 844 86-64 e-mail poczta@gops.kety.pl

II. WYKONAWCA:

W odpowiedzi na zapytanie ofertowe pn.: Audyt projektu - „Czas aktywności szansą na zmiany.

Projekt realizowany na terenie Gminy Kęty”

1. Oferuję za przedmiot zamówienia następującą cenę:

Wartość netto* Stawka VAT Wartość brutto

*Osoby fizyczne zainteresowane zamówieniem winny wpisać jedynie stawkę brutto.

2. Akceptuję/my termin wykonania zamówienia określony w zapytaniu ofertowym.

3. Przystępując do udziału w postępowaniu oświadczam/y, że:

1) posiadam/amy uprawnienia do wykonywania działalności lub czynności, 2) posiadam/y wiedzę i doświadczenie niezbędne do wykonania zamówienia,

3) dysponuję/emy odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia,

……….

podpis osoby/osób upoważnionych do podpisania niniejszej oferty w imieniu

Wykonawcy ………

( miejscowość, data)

(9)

Człowiek – najlepsza inwestycja

Wykaz osób, które będą bezpośrednio zaangażowane w realizację zlecenia

Lp. Imię i nazwisko osoby, która będzie zaangażowana w realizację zlecenia 1

2 3

(10)

Człowiek – najlepsza inwestycja

Wykaz przeprowadzonych audytów projektów finansowanych ze środków Unii Europejskiej Lp. Nazwa projektu i adres jednostki w której przeprowadzany był audyt

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

(11)

Człowiek – najlepsza inwestycja

Oświadczenie Wykonawcy o braku powiązań osobowych i kapitałowych

Na potrzeby projektu

„Czas aktywności szansa na zmiany. Projekt realizowany na terenie Gminy Kęty”

realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki

Ja, niżej podpisana/y oświadczam, że nie jestem powiązany kapitałowo ani osobowo¹ z Gminnym Ośrodkiem Pomocy Społecznej w Kętach lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu GOPS lub osobami wykonującymi czynności w imieniu GOPS związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem niniejszej procedury wyboru wykonawcy.

……….. ……….

Miejscowości data Podpis i/lub pieczęć Oferenta

¹ Przez powiązania kapitałowe i osobowe rozumie się:

1. Uczestniczenie w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;

2. Posiadanie przynajmniej 10% udziałów lub akcji;

3. Pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;

4. Pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia opieki lub kurateli.