Załącznik nr 1 do Zarządzenia Prezydenta Miasta Piekary Śląskie
Nr ORo.0151- 267 /10 z dnia 5 maja 2010r.
Instrukcja w sprawie zasad kontroli zarządczej
§ 1 Ustalenia niniejszego regulaminu dotyczą:
1) sposobu organizacji i zasad wykonywania kontroli zarządczej w Urzędzie Miasta Piekary Śląskie oraz pozostałych jednostkach organizacyjnych Miasta Piekary Śląskie,
2) ustalenia zasad koordynacji kontroli zarządczej.
§ 2
Użyte w niniejszym regulaminie pojęcia mają następujące znaczenie:
1) kontrola - jest to czynność polegająca na sprawdzeniu stanu faktycznego i porównaniu ze stanem wymaganym (wyznaczonym) w normach prawnych, technicznych, ekonomicznych, regulaminach i instrukcjach sposobu postępowania (procedurach), oraz sformułowaniu wniosków i zaleceń pokontrolnych mających na celu zlikwidowanie nieprawid łowości, a także usprawnienie prac kontrolowanej jednostki,
2) kontrola zarządcza - jest to ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zada ń w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy,
3) informacja zarządcza - to taka informacja (słowna lub pisemna), która ma wpływ na proces podejmowania decyzji. Może tę decyzję powodować, wymuszać lub modyfikować. Nie skupia się na sprawach stricte finansowych. Obejmuje swym zakresem całokształt pracy urzędu,
4) audyt wewnętrzny - jest to działalność niezależna i obiektywna, której celem jest wspieranie Prezydenta w realizacji celów i zadań przez systematyczną ocenę kontroli zarządczej oraz czynności doradcze, 5) zalecenie pokontrolne - jest to polecenie podjęcia działania zmierzającego do usunięcia
nieprawidłowości, niezgodności z normami prawnymi, regulaminami lub instrukcjami,
6) wniosek pokontrolny - jest to propozycja wprowadzenia zmiany w kontrolowanej jednostce, mającej na celu usprawnienie lub poprawę organizacji pracy,
7) procedura kontroli - jest to zaprogramowanie przez kierownictwo pracy Urzędu w instrukcjach i regulaminach wewnętrznych, aby postępowanie urzędników było zgodne nie tylko z obowiązującymi
ustawowymi regulacjami prawnymi, lecz również ze standardami kontroli;
8) procedury finansowe - są to procedury wynikające bezpośrednio z ustawy o finansach publicznych i ustawy o rachunkowości oraz wydanych na ich podstawie rozporządzeń wykonawczych,
9) procedury okołofinansowe - są to procedury wskazane w innych ni ż finansowe aktach prawnych regulujących pracę samorządu,
10) ryzyko - jest to prawdopodobieństwo, że wystąpi określone zdarzenie, działanie lub brak działania i może niekorzystnie wpłynąć na osiągnięcie założonego celu (albo zadania b ądź projektu). Jego skutkiem oprócz zagrożenia realizacji założonego celu (odchylenie od stanów oczekiwanych) mo że być również szkoda w majątku lub wizerunku jednostki albo utrata szansy poprzez niewykorzystanie wszystkich możliwości (osiągnięcie mniej niż to było możliwe). Odnosi się zawsze do zdarzeń przyszłych,
11) analiza ryzyka - jest to proces, w którym identyfikuje się ryzyko i dokonuje jego oceny pod kątem możliwości wystąpienia,
12) zarządzanie ryzykiem - jest to system metod i działań zmierzających do obniżenia ryzyka do akceptowalnego poziomu, obejmuje identyfikowanie i ocenę ryzyka oraz reagowanie na nie (tolerowanie, przeniesienie, wycofanie się, działanie). Proces zarządzania ryzykiem obejmuje ryzyko występujące we wszystkich procesach decyzyjnych i na każdym szczeblu zarządzania,
13) obszar ryzyka – jest to każdy obszar działania Urzędu (jednostki), np.: zadanie, proces, zagadnien ie, problem, w którym może zaistnieć ryzyko,
14) czynniki ryzyka - są to cechy charakterystyczne dla danego procesu, które wskazuj ą na możliwość wystąpienia zdarzenia mogącego niekorzystnie wpłynąć na osiągnięcie określonego celu,
15) jednostki organizacyjne Miasta – są to jednostki budżetowe, zakłady budżetowe, instytucje kultury, samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej.
§ 3
Każdy kierownik jednostki organizacyjnej Miasta zobowi ązany jest do opracowania w formie pisemnej i stałego uaktualniania:
1) procedur finansowych, 2) procedur okołofinansowych,
3) Regulaminu kontroli zarządczej w jednostce.
§ 4 Kontrola zarządcza prowadzona jest na dwóch poziomach:
1) I poziom – prowadzony jest w każdej jednostce sektora finansów publicznych i za jej funkcjonowani e odpowiedzialny jest kierownik jednostki,
2) II poziom – prowadzony jest na poziomie jednostki samorządu terytorialnego i za jej prowadzenie odpowiedzialny jest Prezydent.
§ 5
1. Kontrolą zarządczą pierwszego stopnia jest kontrola wykonywana przez kierowników poszczególnych jednostek organizacyjnych Miasta.
2. Kontrolę zarządczą sprawowaną przez Prezydenta w Urzędzie Miasta, oraz w jego jednostkach organizacyjnych, w ramach pierwszego i drugiego poziomu kontroli zarządczej, stanowią również:
1) kontrola instytucjonal na realizowana przez RIO, NIK oraz inne uprawnione organy kontrolne, 2) audyt wewnętrzny w szczególności w zakresie zarządzania ryzykiem oraz w trakcie czynności
doradczych,
3) kontrola finansowa obejmująca:
a) zapewnienie przestrzegania procedur kontroli oraz pr zeprowadzenie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków,
b) badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym, pobierania i gromadzenia środków publicznych, dokonywanie wydatków ze środków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych,
c) prowadzenie gospodarki finansowej oraz stosowanie procedur kontroli, określonych w odrębnych przepisach,
4) kontrola funkcjonalna wykonywana przez pracowników zatrudnionych na kierowni czych stanowiskach urzędniczych oraz na innych stanowiskach bior ących udział w realizacji określonych zadań, operacji, procesów, itp., których obowi ązki wykonywania kontroli funkcjonalnej zosta ły określone w zakresach czynności służbowych, bądź którzy do wykonywania tej kontroli zostali zobligowani na podstawie odrębnych przepisów,
5) kontrola wewnętrzna i zewnętrzna, sprawowana przez urzędników wymienionych w § 18 niniejszej instrukcji,
6) samokontrola realizowana w ramach powierzonych obowiązków służbowych w toku codziennego wykonywania zadań przez pracowników w oparciu o obowiązujące przepisy prawa i obowiązki wynikające z posiadanego zakresu czynno ści służbowych, z uwzględnieniem postanowień niniejszej instrukcji.
§ 6
1. Koordynację kontroli zarządczej prowadzi Kierownik Biura Kontroli i Nadzoru, zwany w dalszej tre ści niniejszego regulaminu „koordynatorem".
2. Koordynator w imieniu Prezydenta sprawuje bezpośredni nadzór nad stanem kontroli zarządczej w Urzędzie Miasta, w ramach pierwszego poziomu kontroli zarządczej, oraz we wszystkich jednostkach organizacyjnych Miasta, w ramach drugiego poziomu kontroli zarządczej.
3. Zadaniem koordynatora jest analizowanie informacji zarządczych pochodzących ze źródeł, o których mowa w § 5, o występujących zagrożeniach w osiągnięciu celów lub zadań (projektów) i inicjowanie działań: korekcyjnych, korygujących, naprawczych bądź wspomagających.
4. Kierownik Biura Kontroli i Nadzoru jako koordynator kontroli zarządczej projektuje system kontroli zarządczej i sprawuje ogólny nadzór nad skutecznością działania tego systemu i prawidłowością wykorzystywania sygnałów pochodzących z prowadzonych działań kontrolnych.
§ 7
1. Audyt wewnętrzny prowadzony w Urzędzie Miasta jest działalnością niezależną i obiektywną, której
celem jest wspieranie Prezydenta w realizacji celów i zadań poprzez systematyczną ocenę kontroli zarządczej oraz czynności doradcze, z zastrzeżeniem ust. 2.
2. Ocena, o której mowa w ust. 1, dotyczy w szczególności: adekwatności, skuteczności i efektywności kontroli zarządczej.
§ 8 Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności:
1) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, 2) skuteczności i efektywności działania,
3) wiarygodności sprawozdań,
4) ochrony zasobów (m.in. pracowników, mienia, infrastruktury), 5) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, 6) efektywności i skuteczności przepływu informacji,
7) zarządzania ryzykiem.
§ 9 Kontrola zarządcza powinna być:
1) adekwatna - to znaczy zgodna z zasadami określonymi w obowiązujących aktach prawnych oraz z niniejszym regulaminem, dokładnie odpowiadająca założonym celom kontroli zarządczej. Zasady kontroli powinny być tak skonstruowane, żeby ich prawidłowe stosowanie zabezpieczało jednostkę przed danym ryzykiem,
2) skuteczna - to znaczy, że postępowanie kontrolne zakończyć się powinno wydaniem zaleceń bądź wniosków pokontrolnych. Kontrola zarządcza musi zabezpieczać jednostkę przed wystąpieniem lub skutkami danego ryzyka,
3) efektywna - to znaczy, że kontrola ta powinna powodowa ć osiąganie przez jednostkę założonych celów.
Kontrola zarządcza powinna ograniczać ryzyko w pożądanym stopniu przy wykorzystaniu najmniejszych możliwych nakładów.
§ 10
Kontrola zarządcza składa się z pięciu wzajemnie powiązanych elementów:
1) środowiska wewnętrznego, 2) zarządzania ryzykiem,
3) czynności /mechanizmów kontrolnych, 4) informacji i komunikacji,
5) monitoringu i oceny.
§ 11
1. Środowisko wewnętrzne odzwierciedla postawę oraz rzeczywiste działania najwyższego kierownictwa w odniesieniu do znaczenia kontroli w organizacji. Nadaje ton organizacji oraz wpływa na świadomość personelu. Zapewnia dyscyplinę i strukturę umożliwiającą realizację podstawowych celów kontroli wewnętrznej.
2. Kierownik jednostki oraz pracownicy, wykonując powierzone im zadania i obowiązki, kierują się osobistą i zawodową uczciwością. Kierownik jednostki poprzez przykład i codzienne decyzje wspiera i promuje przyjęte wartości etyczne oraz osobistą i zawodową uczciwość pracowników.
3. Pracownicy posiadają taki poziom wiedzy, umiejętności i doświadczenia, który pozwala im na skuteczne i efektywne wypełnianie powierzonych zadań i obowiązków, a także rozumieć znaczenie systemu kontroli zarządczej.
4. Proces zatrudniania prowadzony jest w taki sposób, który zapewnia wybór najlepszego kandydata na dane stanowisko pracy.
5. Kierownik jednostki zapewnia rozwijanie kompetencji zawodowych przez pracowników jednostki.
§ 12
1. Zarządzanie ryzykiem opiera się na zestawie wzajemnie uzupełniających się celów, połączonych ze
sobą na wszystkich szczeblach organizacji. Obejmuje rozpoznanie i analiz ę zewnętrznych
i wewnętrznych ryzyk zagrażających realizacji celów na szczeblu danej działalności, jaki i całej organizacji.
2. Prezydent wraz z koordynatorem systematycznie, nie rzadziej niż raz w roku, dokonują identyfikacji zewnętrznego i wewnętrznego ryzyka związanego z poszczególnymi celami i zadaniami Urz ędu Miasta.
3. Zidentyfikowane ryzyka poddawane są analizie mającej na celu określenie możliwych skutków i prawdopodobieństwa wystąpienia danego ryzyka. Prezydent wraz z koordynatorem okre ślają
akceptowany poziom ryzyka.
4. Wobec zidentyfikowanych ryzyk określa się rodzaj możliwych reakcji (tolerowanie, przeniesienie, wycofanie się, działanie). Prezydent wraz z koordynatorem określają działania, które należy podjąć w celu zmniejszenia danego ryzyka do akceptowanego poziomu.
§ 13
Czynności/mechanizmy kontrolne są to zasady i procedury, przy pomocy których zapewnia si ę realizację wytycznych kierownictwa w odpowiedzi na ryzyko zagrażające realizacji celów. Bez względu na to, czy są
wykonywane automatycznie, czy ręcznie, mają różne cele i są stosowane na wszystkich szczeblach i funkcjach w organizacji.
§ 14
W ramach systemu informacji i komunikacji należy zidentyfikować, zebrać i przekazać istotne zewnętrzne i wewnętrzne informacje i dane w odpowiednim czasie i we w łaściwej formie, w celu generowania sprawozdań finansowych, operacyjnych i zgodności.
§ 15
1. Monitoring jest to proces oceny jakości działania systemu w określonym czasie wykonywanym przez koordynatora.
2. Audytor prowadzący audyt wewnętrzny przy udziale koordynatora dokonuje okresowej oceny stan u kontroli zarządczej, z zastrzeżeniem ust. 3.
§ 16
1. Kontrola zarządcza zewnętrzna prowadzona jest w jednostkach organizacyjnych Miasta jako:
1) kompleksowa - obejmująca całokształt zasadniczych funkcji i statutowych zadań kontrolowanej jednostki,
2) problemowa - obejmująca wybrane zagadnienia w jednej lub wi ęcej kontrolowanych jednostkach 3) doraźna - rewizja, inspekcja, wynikająca z bieżącej pilnej potrzeby sprawdzenia stanu faktycznego,
prowadzona w różnych kierunkach,
4) sprawdzająca - stosowna do potrzeb, obejmująca ocenę stopnia realizacji zaleceń i wniosków pokontrolnych wydanych w wyniku uprzednio prowadzonych kontroli.
2. Kontrola zarządcza wewnętrzna prowadzona jest w Urzędzie Miasta w zakresie wskazanym w ust. 1, z zastrzeżeniem ust. 3.
3. Przy analizowaniu kosztów funkcjonowania wszystkich jednostek organizacyjnych (koszty energii elektrycznej, cieplnej, wody, wywozu nieczystości, kosztów sprzątania, itp.) można łączyć zakres kontroli wewnętrznej i zewnętrznej.
.
§ 17
Kontrolę zarządczą zewnętrzną i wewnętrzną sprawowaną przez Prezydenta wykonywać mogą również:
1) Zastępcy Prezydenta, 2) Sekretarz Miasta, 3) Skarbnik Miasta,
4) kierownicy komórek organizacyjnych Urzędu Miasta, w zakresie merytorycznym,
5) pracownicy urzędu, na polecenie osób wymienionych w pkt 1, 2 i 3, po pisemnym upoważnieniu przez Prezydenta lub wyznaczonego przez niego pracownika,
6) pracownicy Biura Kontroli i Nadzoru po pisemnym upoważnieniu przez Prezydenta lub wyznaczonego przez niego pracownika,
7) podmioty zewnętrzne (również osoby fizyczne) na zasadach zawartych w umowie cywilnoprawnej.
§ 18
Etapy postępowania kontrolnego, niezbędne do osiągnięcia zamierzonego celu, obejmuj ą:
2) porównanie stanu faktycznego (efektu) z założeniami oraz ze stanem określonym w normach prawnych, technicznych, regulaminach i instrukcjach postępowania,
3) ustalenie nieprawidłowości,
4) ustalenie przyczyn nieprawidłowości (obiektywnych - niezależnych od działania jednostki kontrolowanej, subiektywnych - zależnych od jej działania),
5) sformułowanie wniosków i zaleceń pokontrolnych zmierzających do likwidacji nieprawidłowości, usprawnienia działalności, osiągnięcia lepszych efektów,
6) omówienie wyników kontroli z kierownikiem kontrolowanej jednostki Miasta lub komórki organizacyjnej Urzędu,
7) analizowanie informacji zarządczych o występujących zagrożeniach w osiągnięciu celów lub zadań (projektów) i inicjowanie działań: korekcyjnych, korygujących, naprawczych bądź wspomagających.
§ 19
1. Pracownicy na kierowniczych stanowiskach urzędniczych są zobowiązani do zapoznania podległych im pracowników z treścią niniejszej instrukcji.
2. Wszyscy pracownicy winni zapoznać się z treścią instrukcji i bezwzględnie przestrzegać zawartych w niej postanowień.
Prezydent Miasta Piekary Śląskie ( -) mgr inż. Stanisław Korfanty
