Zapytanie Ofertowe nr LK-034-2/2020/PWK/
Gdańsk, 07.09.2020 r.
ZAPYTANIE OFERTOWE NR LK-034-2/2020/PWK
Szanowni Państwo,
LOTOS Kolej Sp. z o.o. z siedzibą w Gdańsku 80-716 przy ul. Michałki 25, zarejestrowana w rejestrze przedsiębiorców prowadzonym przez Sąd Rejonowy Gdańsk-Północ w Gdańsku VII Wydział Gospodarczy, KRS 0000135118, kapitał zakładowy 2 000 000 PLN, REGON 1919139022, NIP 583-26-41-717, BDO:000008501, w dalszej części zwana Zamawiającym lub LOTOS Kolej, zaprasza Państwa do udziału w nieograniczonym procesie wyboru kontrahenta:
„Zakup usługi czyszczenia cystern kolejowych po produkcie siarka na terenie LOTOS Kolej z utylizacją odpadu po stronie LOTOS Kolej”
1. PRZEDMIOT POSTĘPOWANIA ZAKUPOWEGO.
Opis Przedmiotu Zamówienia zawiera Załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania Ofertowego.
Zamawiający wymaga realizacji przedmiotu zamówienia na warunkach szczegółowo określonych w projekcie Umowy stanowiącym Załącznik nr 3 do niniejszego Zapytania Ofertowego. Projekt Umowy zawiera Opis Przedmiotu Zamówienia.
2. MIEJSCE I TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA / REALIZACJI DOSTAWY LUB USŁUGI.
Przedmiot Zamówienia będzie realizowany w terminie 24 miesięcy od daty podpisania umowy.
Miejsce realizacji zadania zgodnie z zapisami Opisu Przedmiotu Zamówienia oraz projektem Umowy.
3. FORMA I TREŚĆ OFERTY.
Oferent składa ofertę wyłącznie poprzez Platformę Zakupową (Logintrade.Net) - https://lotos.logintrade.net/.
Oferent jest zobligowany do wypełnienia Formularza Ofertowego, stanowiącego Załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania Ofertowego. Formularz Ofertowy składa się z czterech części:
• część ogólna (dane Oferenta),
• część handlowa oferty (warunki handlowe oferty),
• część merytoryczna oferty (warunki techniczne oferty),
• część organizacyjna (zobowiązania i oświadczenia Oferenta).
Oferta powinna być sporządzona w języku polskim. Formularz Ofertowy powinien być wypełniony odręcznie bądź elektronicznie.
Uwaga: Zapisy Formularza Ofertowego nie podlegają modyfikacji i winny być podpisane przez osoby upoważnione do reprezentowania Oferenta. Brak podpisów na
Formularzu Ofertowym skutkować będzie odrzuceniem Oferty. Dla ważności Oferty należy wypełnić wszystkie punkty wskazane w Formularzu Ofertowym.
Oferta kompletna powinna zawierać następujące dokumenty:
1. Dokumenty podstawowe:
•
Formularz Ofertowy wypełniony i podpisany przez osobę upoważnioną do reprezentowania Oferenta,•
Pełnomocnictwo do podpisywania Oferty, jeżeli uprawnienie do reprezentacji Oferenta nie wynika z dokumentów rejestrowych,2. Dokumenty dodatkowe (Wymagane oświadczenia, deklaracje oraz pozostałe dokumenty):
Aktualny odpis z Krajowego Rejestru Sądowego lub zaświadczenie o wpisie do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Dopuszczalne jest złożenie przez Oferenta wydruku z KRS (https://ems.ms.gov.pl/) lub CEIDG (https://prod.ceidg.gov.pl/ceidg.cms.engine/) w formie, której obowiązujące przepisy prawa nadają walor dokumentu oryginalnego,
•
Aktualne zaświadczenie właściwego naczelnika Urzędu Skarbowego potwierdzające, że Oferent nie zalega z opłacaniem podatków lub zaświadczenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie wykonania decyzji właściwego organu (wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania Ofert). W przypadku braku zaświadczenia, Zamawiający dopuszcza złożenie przez Oferenta pisemnego oświadczenia, w którym potwierdzi powyższe informacje,•
Aktualne zaświadczenie właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych potwierdzające, że Oferent nie zalega z opłacaniem opłat i składek na ubezpieczenie zdrowotne lub społeczne lub zaświadczenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie wykonania decyzji właściwego organu (wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składnia Ofert). W przypadku braku zaświadczenia, Zamawiający dopuszcza złożenie przez Oferenta pisemnego oświadczenia, w którym potwierdzi powyższe informacje.Uwaga: W przypadku jakichkolwiek kopii dokumentów, muszą one zostać potwierdzone „za zgodność z oryginałem” przez osobę uprawnioną do składania woli w imieniu Oferenta. Brak jakichkolwiek dokumentów z punktu 3 ustęp 1 i 2 Zapytania Ofertowego może skutkować odrzuceniem Oferty.
4. KRYTERIA OCENY OFERTY.
Zamawiający dokona wyboru najkorzystniejszej oferty w oparciu o kryterium:
• A -cena netto czyszczenia 1 cysterny
• B - cena netto czyszczenia 1 wężownicy
Szczegółowe zasady opisu kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty są określone w Załączniku nr 1 do niniejszego Zapytania Ofertowego.
5. ZASTRZEŻENIA ZAMAWIAJACEGO.
A. Zamawiający informuje, że:
• Oferent ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i przesłaniem swojej Oferty. Zamawiający w żadnym wypadku nie odpowiada i nie może być pociągnięty do odpowiedzialności z tytułu tych kosztów, niezależnie od przebiegu czy wyniku postępowania,
• nadesłane Oferty nie będę zwracane Oferentom,
• zastrzega sobie możliwość dokonania zmian lub odwołania warunków zawartych w niniejszym Zapytaniu Ofertowym. W przypadku wprowadzenia zmian Zamawiający przekaże informację o zmianach wszystkim Oferentom zaproszonym do złożenia Oferty. Każda zmiana staje sią wiążąca od chwili przekazania informacji o jej dokonaniu,
• zastrzega sobie możliwość odstąpienia od przeprowadzenia II etapu postępowania zakupowego (dla postępowań, dla których ustalono przebieg II etapowy), i zakwalifikowania oferty wstępnej złożonej w I etapie postępowania zakupowego jako oferty ostatecznej,
• odrzuci Ofertę, która jest niezgodna z opisem przedmiotu Zapytania Ofertowego,
• odrzuci Ofertę, którą zawiera rażąco niską cenę w stosunku do ceny oszacowanej dla realizacji przedmiotu Zapytania Ofertowego,
• odrzuci Ofertę, którą zawiera rażąco wysoką cenę w stosunku do ceny oszacowanej dla realizacji przedmiotu Zapytania Ofertowego,
• odrzuci Ofertę, której przyjęcie naruszałoby istotny interes bezpieczeństwa Zamawiającego,
• Oferent może złożyć wyłączenie jedną Ofertę, złożenie więcej niż jednej Oferty spowoduje odrzucenie wszystkich Ofert złożonych przez Oferenta,
• jeżeli Oferent zamierza korzystać z podwykonawców, zobowiązany jest do wskazania w Formularzu Oferty merytorycznej listy podwykonawców oraz zakresu prac podzlecanych,
• Oferent odpowiada za działania i zaniechania swoich podwykonawców w takim samym zakresie jak za własne działania i zaniechania,
• w przypadku składania przez Oferenta wraz z Ofertą informacji/dokumentów stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa, Oferent zobowiązany jest złożyć wraz z Ofertą wyjaśnienia dotyczące tajemnicy przedsiębiorstwa,
• zastrzega sobie prawo do zamknięcia procesu wyboru kontrahenta bez wyboru którejkolwiek z Ofert,
• jeśli postępowanie zostanie zamknięte bez wyboru Oferty to Oferentom nie przysługują z tego tytułu żadne roszczenia,
• zastrzega sobie prawo do zamknięcia postępowania na każdym jego etapie bez podania przyczyny,
• Oferentom nie przysługują żadne roszczenia z tytułu zamknięcia postępowania na każdym jego etapie bez podania przyczyny,
• zastrzega sobie prawo do prowadzenia korespondencji z Oferentami drogą elektroniczną lub faksem lub za pośrednictwem Platformy Zakupowej,
• zastrzega sobie prawo do przyjęcia całości lub części Oferty,
• zastrzega sobie prawo, że po złożeniu Ofert nastąpi ich ocena według ustalonych kryteriów Zamawiającego oraz wybranie Oferenta lub Oferentów, z którymi będą prowadzone dalsze negocjacje,
• dopuszcza Oferentowi, z którym będą prowadzone dalsze negocjacje, możliwość przeprowadzenia negocjacji zapisów projektu Umowy dołączonej do Zapytania Ofertowego,
• wybór Oferenta/ów do dalszych negocjacji nie stanowi przyjęcia Oferty ani rozstrzygnięcia postępowania w rozumieniu Kodeksu Cywilnego,
• niniejsze Zapytanie Ofertowe nie stanowi Oferty w rozumieniu Kodeksu cywilnego, w wyniku której dochodzi do wyboru Oferenta,
• w zakresie nieuregulowanym w zapytaniu ofertowym stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego, za wyłączeniem art. 661 § 1-3 KC w przypadku Ofert przesyłanych za pośrednictwem poczty elektronicznej,
• wszelkie informacje przedstawione w niniejszym dokumencie przeznaczone są wyłącznie do celów przygotowania Oferty i w żadnym wypadku nie powinny być wykorzystywane w inny sposób,
• umowa na dostarczenie usług objętych niniejszym Zapytaniem Ofertowym zostanie zawarta z wybranym Oferentem pod warunkiem uzyskania przez Zamawiającego wszelkich zgód korporacyjnych stosownych organów,
• Oferent, którego oferta zostanie wybrana, jest zobowiązany do uwzględnienia niniejszych warunków złożonej Oferty w umowie o wykonanie przedmiotu zamówienia pod rygorem unieważnienia wyboru tej oferty,
• przed zawarciem umowy z wybranym Oferentem, który w drodze procesu wyboru kontrahenta zostanie wybrany przez Zarząd LOTOS Kolej, zostanie on poddany weryfikacji przez Grupę LOTOS S.A. na podstawie procedury nr GLS.74.07.00.00.
W przypadku pozytywnej weryfikacji i spełnienia wszystkich wymagań zgodnie z wyżej przytoczoną procedurą, Zamawiający podpisze umowę z wybranym Oferentem,
• Zamawiający nie przewiduje możliwości udzielenia zaliczki na poczet realizacji przedmiotu Zapytania Ofertowego,
• szczegółowe warunki płatności zostały zawarte w projekcie Umowy.
B. Ochrona danych osobowych:
Zgodnie z art. 13 i 14 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych zwane dalej „RODO”), informujemy Panią/Pana, iż:
•
Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest LOTOS Kolej z siedzibą przy ul. Michałki 25, 80-716 Gdańsk.•
U Administratora został wyznaczony Inspektor ochrony danych, z którym można się skontaktować poprzez email iod@lotoskolej.pl lub pisemnie na adres LOTOS Kolej sp. z o.o. ul. Michałki 25, 80-716 Gdańsk z dopiskiem „Inspektor ochrony danych”.•
Zebrane dane osobowe będą przetwarzane w celu prowadzenia procesu wyboru kontrahenta ewentualnych dalszych działań zmierzających do zawarcia umowy, jak też w zakresie nazwy firmy podmiotu, który wygrał wyżej wymienione postępowanie.•
Podstawą prawną przetwarzania przez LOTOS Kolej Pani/Pana danych osobowych w celach wskazanych powyżej jest:a) podjęcie działań w celu zawarcia i wykonywania umowy w przypadku wyboru oferty, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b RODO,
b) podjęcie działań związanych z postepowaniem o udzielenie zamówienia (procesem wyboru kontrahenta), zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c RODO wynikających m.in.
z przepisów kodeksu cywilnego,
c) prawnie uzasadniony interes LOTOS Kolej, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO związany z transparentnością działań w procesie wyboru kontrahenta, jak też ewentualnym dochodzeniem lub odpieraniem roszczeń związanych z tym procesem.
•
Pani/Pana dane osobowe mogą być udostępnione spółkom Grupy Kapitałowej LOTOS. Ponadto, dane mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym dane osobowe na zlecenie LOTOS Kolej, w tym m.in. obsługującym systemy informatyczne wykorzystywane na potrzeby realizacji postępowania przetargowego, przy czym takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umowy z LOTOS Kolej i wyłącznie zgodnie z jej poleceniami. Dane mogą być także udostępniane podmiotom uprawnionym na podstawie prawa.•
Pani/Pana dane przetwarzane będą przez czas trwania postępowania związanego z wyborem oferty, a po jego zakończeniu przez czas obowiązywania ewentualnej umowy oraz prawnej możliwości dochodzenia roszczeń z jej tytułu lub roszczeń związanych z procesem wyboru kontrahenta.•
Ma Pani/Pan prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania. W zakresie, w jakim podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest przesłanka prawnie uzasadnionego interesu Administratora, przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania tych danych.•
Przysługuje również Pani/Panu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w przypadku uznania, iż przetwarzanie danych osobowych przez Administratora narusza przepisy o ochronie danych osobowych.•
Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednakże odmowa ich podania może skutkować odrzuceniem oferty z przyczyn formalnych i brakiem możliwości wzięcia udziału w postępowaniu przetargowym.•
Dane osobowe nie będą profilowane i nie będą służyły zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji.C. Klauzule CSR:
• LOTOS Kolej oświadcza, że nie będą refundowane żadne koszty związane z przygotowaniem lub dostarczeniem oferty ani nadesłane oferty nie będą zwracane Oferentom (poza przypadkami wskazanymi wyraźnie w niniejszym Zapytaniu Ofertowym).
• Ocena ofert dokonywana będzie przez Komisję Wyboru Kontrahenta powołaną przez LOTOS Kolej. Prace komisji przebiegać będą według zasad określonych w procedurze nr KOL.74.01.00.00 wyd. 7 z dnia 07.01.2020 r. dotyczącej zakupu towarów i usług, dostępnej w siedzibie LOTOS Kolej w biurze Zakupów i Magazynów w Gdańsku przy ul. Michałki 25.
• LOTOS Kolej dba o poszanowanie praw człowieka w ramach całego łańcucha wartości prezentowanych w prowadzonej działalności gospodarczej. W duchu społecznej odpowiedzialności za całość życia zbiorowego oraz w trosce o wspólne dobro Spółka podejmuje działania związane z dbałością o przestrzeganie praw i przepisów w prowadzonej działalności, w tym międzynarodowych zasad uwzględniających koncepcję Społecznej Odpowiedzialności Biznesu (CSR). Spółka podejmuje działania związane z kształtowaniem właściwych relacji gospodarczych oraz społecznych.
• LOTOS Kolej oświadcza, że przestrzega obowiązujących przepisów prawa dotyczących szeroko rozumianej ochrony środowiska, w szczególności, w zakresie uzyskania niezbędnych zezwoleń, dokonania zgłoszeń i składania
informacji oraz respektowania ograniczeń korzystania ze środowiska, w tym, w szczególności wynikających z należytej gospodarki odpadami. Ponadto LOTOS Kolej oświadcza, że działa w sposób zrównoważony i podejmuje działania ograniczające negatywny wpływ własnej działalności na środowisko naturalne.
• LOTOS Kolej oświadcza, iż zobowiązuje się zachować najwyższą staranność w zakresie wymaganym dla prowadzonej działalności gospodarczej oraz podejmować działania zmierzające do unikania konfliktu interesów.
• Z treścią Kodeksu etyki Grupy Kapitałowej LOTOS można się zapoznać na stronie www.odpowiedzialny.lotos.pl.
6. INFORMACJE DOTYCZĄCE PYTAŃ I ODPOWIEDZI.
A.
Na pytania dotyczące Zapytania Ofertowego odpowiedzi udziela Przewodniczący lub Sekretarz komisji wyboru kontrahenta wyłącznie na Platformie Zakupowej.B.
Pytania można składać wyłącznie na Platformie Zakupowej nie później niż 11.09.2020 r. do godz. 15:00.C.
Odpowiedzi na pytania zostaną przekazane nie później niż 16.09.2020 r. do godz. 09:00 na Platformie Zakupowej.D.
Pytania i wnioski, które wpłyną po podanym powyżej terminie nie będą rozpatrywane.E.
Pytania i wnioski, które wpłyną do Zamawiającego inną drogą niż na Platformie Zakupowej, nie będą rozpatrywane.7. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY.
A. Oferent zobowiązany jest zapoznać się z informacjami zawartymi w Zapytaniu Ofertowym i dołączonej do niego dokumentacji i na ich podstawie przygotować Ofertę.
B. Oferenta zainteresowanego udziałem w niniejszym postępowaniu zakupowym prosimy o złożenie Oferty wyłącznie na Platformie Zakupowej do dnia 21.09.2020 r.
do godz. 17:00.
C. Oferta powinna spełniać poniższe warunki:
• powinna zostać sporządzana w języku polskim, złożona na Platformie Zakupowej w wersji elektronicznej w formacie pdf, z zachowaniem należytej staranności, dokładnie i precyzyjnie sformułowana, pozbawiona cech mogących wywołać wieloznaczność,
• powinna zostać podpisana przez osobę/y uprawnione do występowania w imieniu Oferenta,
• wszelkie zmiany w treści Oferty (przekreślenia, poprawki, dopiski) muszą być podpisane lub parafowane przez Oferenta, w przeciwnym wypadku nie będą uwzględniane,
• powinna zostać złożona wyłącznie na Platformie Zakupowej z napisem „Oferta nr LK-034-2/2020/PWK” za pośrednictwem zakładki oferty handlowej lub oferty merytorycznej.
Z poważaniem,
Agnieszka Kalicka Przewodniczący Komisji
Wykaz załączników:
Załącznik nr 1 – Opis Przedmiotu Zamówienia, Załącznik nr 2 – Formularz Ofertowy,
Załącznik nr 3 – Projekt Umowy.
