ZASADY (POLITYKA) RACHUNKOWOŚCI

(1)

POLITECHNIKA ŚLĄSKA

ZASADY (POLITYKA) RACHUNKOWOŚCI

dla projektów realizowanych z udziałem środków Unii Europejskiej i innych środków zagranicznych

(2)

Strona 2

SPIS TREŚCI

WSTĘP ………... 3

I. Ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych ………... 4

I.1. Określenie roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych ……… 5

I.2. Miejsce prowadzenia ksiąg rachunkowych ………. ………... 5

I.3. Technika prowadzenia ksiąg rachunkowych ………...……… 6

I.4. Metody wyceny aktywów i pasywów wyrażonych w walutach obcych ………. 8

II. Sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych ………... 9

II.1. Zakładowy plan kont ………... 9

II.2. Wykaz ksiąg rachunkowych ……… 29

III. Zasady ewidencji kosztów i przychodów ………. 30

III.1. Zasady ewidencji kosztów działalności operacyjnej……… 30

III.1.1. Zasady ewidencji kosztów pośrednich ……… 33

III.1.2. Zasady ewidencji kosztów zaliczanych do środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych w tym cross-financingu i innych kosztów zaliczanych do cross-financingu ………... 35

III.1.3. Zasady ewidencji kosztów amortyzacji ………... 37

III.2. Zasady ewidencji przychodów ……… 37

IV. System kontroli i ochrony danych ……… 38

IV.1. System kontroli ……… 38

IV.2. Ochrona dokumentów i ksiąg rachunkowych ………... 38

IV.3. Okres przechowywania dokumentów ………... 39

IV.4. Udostępnianie danych i dokumentów ………. 39

(3)

Strona 3

WSTĘP

W związku z realizacją projektów z udziałem środków zagranicznych, tj. Programów Operacyjnych Funduszy Strukturalnych, Programów Ramowych Unii Europejskiej i innych środków pochodzenia zagranicznego wprowadza się zgodnie z art. 10 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. nr 76 z 2002 r., poz. 694, z późn. zm.) dokumentację przyjętych zasad (polityki) rachunkowości.

Projekty realizowane są w oparciu o następujące podstawowe akty prawne i dokumenty:

− Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. nr 76 z 2002 r., poz. 694, z późn. zm.),

− Ustawa z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. nr 249 z 2005 r., poz.

2104, z późn. zm.),

− Ustawa z dnia 27 lipca 2005 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz. U. nr 164, poz.

1365, z późn. zm.),

− Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 2006 r. w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej uczelni publicznych (Dz. U. nr 246 z 2006 r., poz.1796),

− Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (j.t. Dz. U. nr 223 z 2007 r., poz. 1655, z późn. zm.),

− Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia 2007-2013, Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach poszczególnych Programów Operacyjnych Funduszy Strukturalnych wprowadzonych na podstawie Ustawy z dnia 6 grudnia 2008 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. nr 227, poz. 1658),

− Zarządzenia Rektora Politechniki Śląskiej dotyczące zasad rozliczania projektów realizowanych z udziałem środków Unii Europejskiej i innych środków zagranicznych.

Projekty są finansowane lub współfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Programów Ramowych, Programów Operacyjnych lub innych środków pochodzenia zagranicznego oraz środków budżetu państwa.

Za realizację danego projektu w Politechnice Śląskiej odpowiada Rektor lub kierownik projektu, na podstawie udzielonego przez Rektora pełnomocnictwa.

Przedstawiona polityka (zasady) rachunkowości obowiązuje w okresie realizacji projektów, zgodnie z terminami wynikającymi z zawartych umów o dofinansowanie, kontraktów i ewentualnych aneksów. Zmiany do niniejszego dokumentu wprowadzane będą w trybie Zarządzeń zmieniających.

I. Ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych

(4)

Strona 4

Księgi rachunkowe dla projektu prowadzone są w walucie polskiej, w złotych i groszach oraz z zachowaniem zasady podwójnego zapisu każdej operacji gospodarczej.

Podstawę zapisów w księgach rachunkowych stanowią dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, do których zalicza się:

− dowody obce w postaci Faktury VAT, Rachunku lub Noty księgowej,

− dowody własne w postaci Noty księgowej, Faktury wewnętrznej,

− rachunki kosztów podróży (delegacje),

− wyciągi bankowe z wyodrębnionego rachunku projektu,

− polecenia księgowania (PK),

− dokument rozchód wewnętrzny (RW) dotyczący obrotu magazynowego,

− listy płac pracowników zatrudnionych na umowę o pracę i na podstawie umów cywilno- prawnych

Dowody księgowe podlegają:

1) skompletowaniu według następujących grup:

− obrót gotówkowy – według poszczególnych kas,

− obrót bezgotówkowy – według poszczególnych dowodów obcych i własnych oraz wyciągi bankowe z dołączonymi do nich rachunkami kosztów podróży,

− polecenia księgowania (PK),

− dokument rozchód wewnętrzny (RW) dotyczący obrotu magazynowego,

− listy wypłat pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę,

− listy wypłat honorariów pracowników zatrudnionych na podstawie umów cywilno-prawnych.

2) oznaczeniu (ponumerowaniu) symbolami cyfrowymi ustalonymi wewnętrznie dla każdej z wymienionych grup oraz kolejnymi numerami porządkowymi, rzymskimi symbolami miesięcy i numerami pozycji księgowych. Ze względu na dużą ilość dokumentów księgowych przetwarzanych w danym miesiącu i w związku z tym uproszczeniem procedur nadaje się jeden numer księgowy w cyklu miesięcznym wszystkim dokumentom źródłowym w ramach projektów finansowanych z funduszy strukturalnych,

3) zadekretowaniu, tj. oznaczeniu symbolami kont syntetycznych i analitycznych, na których mają zostać zaksięgowane. Ze względu na uproszczenie procedur przy dekrecie nie umieszcza się podpisu osoby odpowiedzialnej rzeczowo za naniesienie dekretu – odpowiedzialność ta wynika z karty stanowiska pracy danej osoby. Dekretu

(5)

Strona 5

nie zawierają również dokumenty rozchodu wewnętrznego (RW), listy wypłat i dokumenty źródłowe (umowy, rachunki), w oparciu o które te listy powstają.

Przyjęty System Finansowo - Księgowy (FK) tworzy zbiory źródłowe, które są uzupełniane danymi wprowadzanymi w systemie gospodarki materiałowej „Gomat”, płacowym „Płace”, honorariów „Honoraria”. Zbiory te, którym nadaje się co miesiąc odpowiedni numer ewidencji księgowej zawierają informację o zaksięgowaniu na odpowiednich kontach list wypłat i dokumentów RW,

4) umieszczeniu w segregatorach i przechowywaniu zgodnie z wymogami przepisów dotyczących funduszy strukturalnych.

Błędy w zapisach księgowych poprawia się przez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych korekt błędnych księgowań za pomocą dokumentu źródłowego lub PK w następujący sposób:

− zapisami dodatnimi (tzw. storno czarne) korygującymi błędne księgowania po odwrotnych stronach kont,

− zapisami ujemnymi (tzw. storno czerwone) korygującymi błędne księgowania po tych samych stronach kont, z równoczesnym wprowadzeniem prawidłowych dodatnich zapisów na właściwych kontach i po właściwych stronach.

Koszty uznaje się za kwalifikowane lub niekwalifikowane w projekcie w oparciu o zawartą umowę o realizację projektu i szczegółowy budżet projektu.

I.1. Określenie roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych

Rokiem obrotowym dla projektu jest rok kalendarzowy. Księgi rachunkowe zamyka się na dzień kończący rok obrotowy, tj. 31 grudnia każdego roku, który jest dniem bilansowym.

Przyjmuje się, że dane finansowe z realizacji projektu niezbędne do sporządzenia sprawozdań finansowych sporządza się na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych oraz w terminach określonych przez odrębne przepisy i wewnętrzne potrzeby Uczelni.

I.2. Miejsce prowadzenia ksiąg rachunkowych

Księgi rachunkowe projektu prowadzone są w siedzibie Administracji Centralnej – Kwesturze, w Gliwicach, przy ul. Konarskiego 18.

I.3. Technika prowadzenia ksiąg rachunkowych

(6)

Strona 6

Księgi rachunkowe projektu prowadzone są w oparciu o:

1. System Finansowo – Księgowy (FK) autorstwa mgr Ewy Matuszczak, który jest systemem autonomicznym, mogącym współpracować z innymi systemami zawierającymi informacje księgowe. Przewiduje on rejestrację danych źródłowych, przetwarzanie ich w cyklu miesięcznym, emisję tabulogramów użytkowych oraz archiwizację zbiorów systemu. Rejestracja danych źródłowych prowadzona jest na stanowiskach komputerowych pracujących w sieci i polega na księgowaniu operacji gospodarczych na kontach. System FK tworzy zbiory źródłowe, które są uzupełniane danymi wprowadzanymi w systemie płacowym

„PŁACE”, gospodarki materiałowej „GOMAT”, honorariów „HONORARIA”

i Kasie Zapomogowo-Pożyczkowej „PKZP”.

2. System Gospodarki Materiałowej „GOMAT” autorstwa Jadwigi Bartosz, przy zastosowaniu którego prowadzona jest ilościowo – wartościowa ewidencja analityczna materiałów i wydawnictw według miejsc składowania oraz osób materialnie odpowiedzialnych, przy zastosowaniu ich wewnętrznego indeksu opracowanego na podstawie SWW. Rejestracja transakcji dokonywana jest na podstawie źródłowych dowodów obrotu magazynowego i w jej wyniku możliwy jest:

1) miesięczne zestawienie dokumentów obrotu materiałowego TB-25,

2) wydruk ilościowo-wartościowy na koniec miesiąca oraz na dzień wskazany przez użytkownika TB-26,

3) wydruk obrotów etapami (celem sprawdzenia) oraz na koniec miesiąca TB-24, w wersji:

− pełnej, obrazującej bilans otwarcia, przychody, rozchody i stany wszystkich materiałów i wydawnictw,

− skróconej, obrazującej w/w dane w odniesieniu do tych materiałów i wydawnictw, na których występowały obroty w miesiącu sprawozdawczym.

System GOMAT jest sprzężony z systemem FK i tworzy dowody księgowe

„Polecenie księgowania” (PK), obejmujące rozdzielnik materiałów według miejsc powstawania kosztów TB-28, rozdzielnik zużycia materiałów według zleceń TB- 30, rozdzielnik dla niskocennych składników TB-31, wykaz materiałów zalegających (dla wszystkich magazynów) TB-03 oraz wydruk skutków przeceny (dotyczy Działu Wydawnictw Naukowych) TB-39. System ponadto umożliwia wydruk stanów na żądany dzień i księgowe rozliczenie inwentaryzacji na

(7)

Strona 7

„Zestawieniach zbiorczych spisów z natury”, z równoczesną wyceną arkuszy spisowych oraz zawiera program obejmujący księgowe rozliczenie inwentaryzacji materiałów. Uzgadnianie stanów materiałów z osobami odpowiedzialnymi przeprowadza się na koniec każdego półrocza i na dzień inwentaryzacji.

Nie obejmuje się obrotem magazynowym i ewidencją materiałów:

− nabytych w małych ilościach oraz przekazanych do bezpośredniego zużycia w projektach,

− w odniesieniu, do których stosowane jest limitowanie zużycia,

− o niskiej wartości i kwalifikujących się wyłącznie do służbowego wykorzystania (np. druków, katalogów, drobnych wydawnictw o charakterze instruktażowym).

3. System Ewidencji Środków Trwałych „TRWAŁE”, który obejmuje:

1) ilościowo-wartościową ewidencję analityczną środków trwałych oraz ich umorzeń według grup rodzajowych GUS i jednostek organizacyjnych,

2) naliczanie amortyzacji i umorzeń środków trwałych od następnego miesiąca od daty przyjęcia na stan do czasu zrównania umorzeń z wartością początkową, 3) ewidencję analityczną wartości niematerialnych i prawnych oraz naliczanie ich

amortyzacji i umorzeń, z zachowaniem powyższych parametrów.

System pozwala na sporządzanie sprawozdania o stanie i ruchu środków trwałych według poszczególnych grup klasyfikacji rodzajowej oraz rodzajów ich przychodu i rozchodu. Nie jest on powiązany z systemem FK, w związku z czym obrót rzeczowymi składnikami majątku trwałego księgowany jest na podstawie dowodów źródłowych odrębnie wartościowo w systemie FK i odrębnie ilościowo i wartościowo w systemie TRWAŁE. Miesięczne naliczenie umorzeń i amortyzacji oraz jej rozdzielnik wynika z tabulogramu PSTB-3, a wynikające z niego dane wprowadzane są do systemu FK na podstawie tabulogramu PSTB-06.

Miesięczne przychody i rozchody środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych według grup rodzajowych, numerów inwentarzowych oraz jednostek organizacyjnych prezentuje tabulogram PSTB-04. Jednostki prowadzą ewidencję w książkach inwentarzowych w formie elektronicznej lub papierowej.

Nie obejmuje się ewidencją rzeczowych składników majątku, lecz odpisuje bezpośrednio w koszty równowartość:

(8)

Strona 8

− szklanych urządzeń laboratoryjnych oraz szkła laboratoryjnego, które ulegają szybkiemu zużyciu lub uszkodzeniu w warunkach intensywnego wykorzystania w realizacji projektu,

− przedmiotów, drobnych narzędzi i materiałów, w odniesieniu do których nie jest ekonomiczne i merytorycznie zasadne objęcie ich ewidencją środków trwałych,

− mebli wbudowanych we wnęki, zlewozmywaków, baterii, lamp oświetleniowych itp. umocowanych na stałe w ścianach i sufitach.

Ze względu na bardzo rozbudowaną strukturę wewnętrzną Politechniki Śląskiej i uproszczenie procedur ewidencja środków trwałych jest wyodrębniona dla jednostki, w której realizowany jest projekt (według MPK¹

Wartość ewidencyjna stanu księgozbiorów prowadzona jest w systemie FK według poszczególnych bibliotek, natomiast ich ewidencja ilościowo-wartościowa w księgach inwentarzowych księgozbioru – w bibliotekach.

), a nie dla projektu.

4) System PNIET, który obejmuje:

− ilościowo-wartościową ewidencję analityczną składników niskocennych według jednostek organizacyjnych (MPK).

I.4. Metody wyceny aktywów i pasywów wyrażonych w walutach obcych

Wycenę aktywów i pasywów wyrażonych w walutach obcych przeprowadza się:

1) na dzień bilansowy według średniego kursu ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski dla danej waluty obowiązującego na ten dzień,

2) w ciągu roku obrotowego:

a) w projektach, dla których wyodrębniony rachunek bankowy prowadzony jest w walucie PLN, operacje sprzedaży i kupna walut oraz operacje zapłaty należności lub zobowiązań wycenia się po kursie kupna lub sprzedaży banku, z którego usług korzysta Uczelnia,

b) w projektach, dla których wyodrębniony rachunek bankowy prowadzony jest w walucie obcej (np. Euro) operacje gospodarcze polegające na:

− wypłacie zaliczki na wyjazd udokumentowanej zleceniem płatniczym,

− zapłacie zobowiązania kontrahentowi zagranicznemu za zakup towaru lub usługi na podstawie faktury,

1 według miejsca powstania kosztów

(9)

Strona 9

− dokonaniu przedpłaty na wyjazd zagraniczny udokumentowanej zleceniem dewizowym,

− wpływie środków od kontrahenta zagranicznego,

przelicza się według średniego kursu Narodowego Banku Polskiego z dnia przeprowadzenia operacji gospodarczej, chyba że w zgłoszeniu celnym lub innym wiążącym jednostkę dokumencie ustalony został inny kurs,

− refundacji wydatków w walucie PLN lub obcej (np. Euro) według kursu kupna lub sprzedaży banku, z którego usług korzysta Uczelnia.

II. Sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych II.1. Zakładowy plan kont

Uczelnia posiada Zakładowy Plan Kont podlegający aktualizacji, który zawiera wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej. W dalszej części niniejszego opracowania przedstawiono wybrane elementy Zakładowego Planu Kont Uczelni dotyczące wyłącznie wyodrębnionych kont dla prowadzenia rozliczeń projektów realizowanych z udziałem środków Unii Europejskiej (Fundusze Strukturalne, Programy Ramowe) i innych środków pochodzenia zagranicznego. Dla projektów wyodrębniono konta syntetyczne, natomiast ewidencja analityczna prowadzona jest w oparciu o numer wewnętrzny (sygnaturę) projektu nadany w Politechnice Śląskiej, na który składa się:

− oznaczenie projektu (UE², PMW³, FSB⁴, FSD⁵, FSP⁶, FSINW⁷

− kolejny numer wewnętrzny projektu,

),

− numer jednostki realizującej projekt (MPK),

− oznaczenie roku, w którym rozpoczęto realizację projektu.

Ze względu na uproszczenie procedur w Zakładowym Planie Kont nie wyodrębniono dla projektów kont w zespole 1 „Środki pieniężne i rachunki bankowe” w części dotyczącej sporządzania odrębnego raportu kasowego, kont w zespole 2

2projekt ze środków Unii Europejskiej i innych

3Projekt międzynarodowy współfinansowany ze środków budżetu państwa

4 Projekt z funduszy strukturalnych badawczy

5 Projekt z funduszy strukturalnych dydaktyczny

6Projekt z funduszy strukturalnych pozostały (nie zaliczony do badawczych i dydaktycznych)

7 Projekt z funduszy strukturalnych inwestycyjny

(10)

Strona 10

„Rozrachunki i Roszczenia” oraz kont w zespole 4 „Koszty według rodzajów i ich rozliczenie”.

Wyodrębnione konta księgowe syntetyczne i analityczne przedstawiają się jak niżej:

4. konta bilansowe:

Symbol kont syntetycznych

Symbol kont

analitycznych Nazwy kont

Zespół 0 – Aktywa trwałe

082 Wydatki inwestycyjne współfinansowane ze środków Funduszy Strukturalnych (FSINW)

9xx⁸000xxx⁹ Środki trwałe w budowie xxx¹⁰x¹¹xx¹²xxx¹³ Zakupy środków trwałych

Zespół 1 – Środki pieniężne, rachunki bankowe oraz inne krótkoterminowe aktywa finansowe

134 Rachunek bankowy krajowych środków pieniężnych

dotyczący projektów Funduszy Strukturalnych xxxxxxxxx Ewidencja analityczna wg 9-ciu ostatnich cyfr

rachunku bankowego

145 Rachunki bankowe innych zagranicznych środków

pieniężnych w walucie krajowej

xxxxxxxxx Ewidencja analityczna wg 9-ciu ostatnich cyfr rachunku bankowego

Zespół 5 – Koszty według typów działalności i ich rozliczenie

507 Koszty pozostałej działalności podstawowej

finansowanej przez Unię Europejską (Tempus, CD, Sokrates, Leonardo da Vinci i inne)

xxx¹⁴x¹⁵x¹⁶xx¹⁷xx¹⁸ Ewidencja analityczna

509 Koszty działalności badawczej finansowanej przez Unię Europejską w ramach Programów Ramowych (UE)

xxx x x xx xx Ewidencja analityczna – jak przy koncie 507

511 Koszty projektów międzynarodowych

współfinansowanych z zagranicznych środków

finansowych realizowanych w ramach programów UE

8 Kolejny numer realizowanej inwestycji

9 Określenie źródła finansowania: 701-wydatki niekwalifikowane, 702-dotacja budżetu państwa, 704-środki własne jednostki, 705-środki z Rezerwy Rektora, 707-środki z funduszy strukturalnych

10Symbol jednostki realizującej inwestycję

11Ostatnia cyfra roku, w którym rozpoczęła się realizacja inwestycji

12 Numer kolejny projektu według indeksu

13 Po stronie Wn konta ewidencja według źródeł finansowania-patrz przypis nr 9; Po stronie Ma konta według grup majątku rzeczowego: 017-budynki_grupa 1, 037-maszyny i urządzenia techniczne_grupa 3-6, 087-wyposażenie, aparatura, sprzęt laboratoryjny_grupa 8, 097-wartości niematerialne i prawne_grupa 0

14Symbol jednostki realizującej projekt

15Ostatnia cyfra roku, w którym rozpoczęła się realizacja projektu

16 Numer Programu Ramowego UE- koszty bezpośrednio finansowane przez UE, w przypadku cyfry 2- koszty bezpośrednie - wkład własny finansowany ze środków własnych jednostki, w przypadku innych środków cyfra 0

17 Numer projektu

18 Rodzaj kosztów w układzie kalkulacyjnym wg wykazu w części III.1

(11)

Strona 11

lub innych (PMW) – wkład krajowy

xxx x 0xx xx Koszty kwalifikowane projektu raportowane do KE- miejsca 4-7 i 9-12 jak przy koncie 507

xxx x 1xx xx Koszty kwalifikowane projektu nie raportowane do KE- miejsca 4-7 i 9-12 jak przy koncie 507

512 Koszty projektów badawczych współfinansowanych

ze środków Funduszy Strukturalnych (FSB) xxx¹⁹x²⁰0xx²¹ xx²² Koszty kwalifikowane projektu-finansowane

z funduszy strukturalnych i budżetu państwa xxx x 1xx xx Koszty niekwalifikowane projektu- finansowane ze

środków własnych- miejsca 4-7 i 9-12 jak wyżej xxx x 2xx xx Koszty kwalifikowane projektu- wkład własny

jednostki realizującej projekt- finansowane ze środków własnych- miejsca 4-7 i 9-12 jak wyżej

516 Koszty projektów dydaktycznych

współfinansowanych ze środków Funduszy Strukturalnych (FSD)

xxx x xxx xx Ewidencja analityczna jak przy koncie 512

517 Koszty projektów pozostałych współfinansowanych ze środków Funduszy Strukturalnych (FSP)

xxx x xxx xx Ewidencja analityczna jak przy koncie 512

521 Koszty wydziałowe jednostek działalności

podstawowej

xxx x x xx xx Koszty koordynatora płatne z narzutów projektów UE –ewidencja analityczna jak przy koncie 507

Zespół 7 – Przychody i koszty związane z ich osiągnięciem

707 Przychody pozostałej działalności podstawowej finansowanej przez Unię Europejską-(dla konta 507) xxx x x xx xx²³ Ewidencja analityczna

709 Przychody działalności badawczej finansowanej przez Unię Europejską w ramach Programów Ramowych (UE)-(dla konta 509)

xxx x x xx 10 Ewidencja analityczna miejsc 4-10 jak przy koncie 707

717 Koszt własny pozostałej działalności podstawowej finansowanej przez Unię Europejską-(dla konta 507) xxx x x xx xx²⁴ Ewidencja analityczna

19 Symbol jednostki realizującej projekt

21Kolejny numer wewnętrzny projektu

22Rodzaj kosztów w układzie kalkulacyjnym wg wykazu w części III.1

23 Symbolika miejsc 4-10 jak przy koncie 507, miejsca 11-12 oznaczają symbole przychodów: 10 lub 40 w zależności od typu projektu, docelowo na miejscu 11-12 przyjmuje się oznaczenie o symbolu 40

24 Symbolika miejsc 4-10 jak przy koncie 507, miejsca 11-12 przyjmują oznaczenia: 10 lub 40 w zależności od typu projektu, docelowo na miejscu 11-12 przyjmuje się oznaczenie o symbolu 40 - koszty bezpośrednie projektu, 60-narzut kosztów wydziałowych, 65-narzut kosztów wydziałowych dla koordynatora, 70-narzut kosztów ogólnouczelnianych

(12)

Strona 12

719 Koszt własny działalności badawczej finansowanej przez Unię Europejską w ramach Programów Ramowych (UE)-(dla konta 509)

xxx x x xx xx²⁵ Ewidencja analityczna

731 Koszt własny projektów międzynarodowych

finansowych realizowanych w ramach programów UE lub innych (PMW) – wkład krajowy-(dla konta 511) xxx x xxx xx²⁶ Ewidencja analityczna

732 Przychody projektów międzynarodowych

finansowych realizowanych w ramach programów UE lub innych (PMW) – wkład krajowy-(dla konta 511) xxx x xxx 50 Symbolika miejsc 4-10 jak przy koncie 511

733 Koszt własny projektów badawczych

współfinansowanych ze środków Funduszy Strukturalnych (FSB)-(dla konta 512) xxx x xxx xx²⁷ Ewidencja analityczna

734 Przychody projektów badawczych

współfinansowanych ze środków Funduszy Strukturalnych (FSB)-(dla konta 512) xxx x xxx 00 Symbolika miejsc 4-10 jak przy koncie 733

738 Koszt własny dotyczący projektów badawczych (FSB) współfinansowanych ze środków Funduszy

Strukturalnych – koszty niekwalifikowane i wkład własny finansowane ze środków własnych jednostek- (dla konta 512)

xxx x 1xx 00 Koszty niekwalifikowane finansowane ze środków własnych-(miejsca 4-7 i 9-10 jak przy

koncie 512)

xxx x 2xx xx²⁸ wkład własny finansowany ze środków własnych - koszty kwalifikowane projektu

780 Koszt własny dotyczący projektów dydaktycznych (FSD) współfinansowanych ze środków Funduszy Strukturalnych– koszty niekwalifikowane i wkład własny finansowane ze środków własnych jednostek- (dla konta 516)

xxx x 1xx 00 Koszty niekwalifikowane finansowane ze środków własnych-(miejsca 4-7 i 9-10 jak przy

25 Symbolika miejsc 4-10 jak przy koncie 717, miejsca 11-12 przyjmują oznaczenia: 10-koszty bezpośrednie projektu, 60-narzut kosztów wydziałowych, 65-narzut kosztów wydziałowych dla koordynatora, 70-narzut kosztów ogólnouczelnianych

26 Symbolika miejsc 4-10 jak przy koncie 511, miejsca 11-12 przyjmują oznaczenia: 50-koszty bezpośrednie, 60- narzut kosztów wydziałowych, 65-narzut kosztów wydziałowych dla koordynatora, 70-narzut kosztów ogólnouczelnianych

28 Symbolika miejsc 4-7 i 9-10 jak przy koncie 512, miejsca 11-12 przyjmują się oznaczenia: 00-koszty bezpośrednie projektu, 60-narzut kosztów wydziałowych, 65-narzut kosztów wydziałowych dla koordynatora, 70-narzut kosztów ogólnouczelnianych

(13)

Strona 13

koncie 516)

xxx x 2xx xx²⁹ wkład własny finansowany ze środków własnych- (koszty kwalifikowane projektu)

781 Koszt własny dotyczący projektów pozostałych (FSP) współfinansowanych ze środków Funduszy

Strukturalnych – koszty niekwalifikowane i wkład własny finansowane ze środków własnych jednostek- (dla konta 517)

xxx x 1xx 00 Koszty niekwalifikowane finansowanie ze środków własnych-(miejsca 4-7 i 9-10 jak przy koncie 517) xxx x 2xx xx³⁰ wkład własny finansowany ze środków własnych-

(koszty kwalifikowane projektu)

782 Koszt własny projektów dydaktycznych

współfinansowanych ze środków Funduszy Strukturalnych (FSD)-(dla konta 516) xxx x xxx xx³¹ Ewidencja analityczna

783 Przychody projektów dydaktycznych

współfinansowanych ze środków Funduszy Strukturalnych (FSD)-(dla konta 516) xxx x xxx 00 Symbolika miejsc 4-10 jak przy koncie 782

786 Koszt własny projektów pozostałych

współfinansowanych ze środków Funduszy Strukturalnych (FSP)-(dla konta 517) xxx x xxx xx³² Ewidencja analityczna

787 Przychody projektów pozostałych

współfinansowanych ze środków Funduszy Strukturalnych (FSP)-(dla konta 517) xxx x xxx 00 Symbolika miejsc 4-10 jak przy koncie 786

Zespół 8 – Kapitały, Fundusze, Rezerwy i Wynik finansowy

847 Rozliczenia międzyokresowe przychodów dotyczące

projektów finansowanych przez Unię Europejską 000 x xxx xx³³ Ewidencja analityczna

848 Rozliczenia międzyokresowe przychodów dotyczące

Funduszy Strukturalnych xxx x xxx xx³⁴ Ewidencja analityczna

29 Patrz: przypis 28

30 Patrz: przypis 28

33 Symbolika miejsc 7-10 jak przy koncie 707, 709, 732, miejsca 11-12 przyjmują oznaczenia: 10-rozliczenie środków na projekty działalności badawczej (z konta 509), 40-rozliczenie środków na projekty pozostałej działalności podstawowej (z konta 507), 50-rozliczenie środków na projekty PMW (z konta 511)

34 Symbolika miejsc 4-10 jak przy koncie 734, 786, 787, miejsca 11-12 przyjmują oznaczenia: 10-rozliczenie środków na projekty dydaktyczne (FSD), 21-rozliczenie środków na projekty badawcze (FSB), 30-rozliczenie środków na projekty pozostałe (FSP), 40-rozliczenie środków na projekty inwestycyjne (FSINW)

(14)

Strona 14

5. konta pozabilansowe:

Symbol kont syntetycznych

Symbol kont

analitycznych Nazwy kont

199 Rachunki bankowe w walutach zagranicznych

200 000 000 Ewidencja analityczna

891 Składniki majątku rzeczowego zakupione ze środków prac badawczych

700 x³⁵xxx³⁶00 Składniki majątku rzeczowego

700 x xxx 01 Składniki majątku rzeczowego zaliczane do cross- financingu -miejsca 7-10 jak wyżej

800 x xxx 01 Inne wydatki zaliczane do cross-financingu – miejsca 7-10 jak wyżej

899 Konto przeciwstawne do kont pozabilansowych

199 200 000 Konto przeciwstawne do konta 199 891 700 000 Konto przeciwstawne do konta 891

891 700 100 Konto przeciwstawne do konta 891-przyjęcie na stan ewidencyjny Uczelni³⁷

891 800 000 Konto przeciwstawne do konta 891- inne wydatki zaliczane do cross-financingu

W przypadku projektów realizowanych w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, Infrastruktura i Środowisko, ze względu na różnorodność zadań realizowanych w ramach tych projektów, w celu prawidłowego ujęcia tych zadań w ewidencji księgowej dany projekt księguje się w dwóch zespołach. Część projektu dotycząca zadań związanych z obsługą i zarządzaniem projektem ewidencjonowana jest w zespole 4 „Koszty według rodzajów i ich rozliczenie”, zespole 5 „Koszty według typów działalności i ich rozliczenie”, zespole 7 „Przychody i koszty związane z ich osiągnięciem” oraz zespole 8 „Kapitały, Fundusze, Rezerwy i Wynik finansowy”. Część projektu dotycząca zadań związanych z zakupem sprzętu i wyposażenia laboratoryjnego zaliczanych do środków trwałych, których wartość początkowa przekracza wartość określoną w przepisach ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (j.t. Dz. U. nr 54 z 2000 r., poz. 654 z późn. zm. - art.16d, ust.1) oraz budową, rozbudową lub modernizacją budynków i laboratoriów ewidencjonowana jest w zespole 0 „Aktywa trwałe”.

36Kolejny numer wewnętrzny projektu

37Księgowanie po stronie Wn po wystawieniu protokołu przyjęcia

(15)

Strona 15

Konto 082 – Wydatki inwestycyjne współfinansowane ze środków Funduszy Strukturalnych (FSINW)

Na koncie tym ewidencjonuje się koszty nowych inwestycji budowlanych i modernizacji istniejących budynków oraz zakupu środków trwałych i koszty ulepszenia istniejących środków trwałych. Konto 082 może wykazywać wyłącznie saldo Winien, które oznacza koszty inwestycji rozpoczętych.

Środki trwałe w budowie rozlicza się i przyjmuje na stan Uczelni po zakończeniu inwestycji, na podstawie druku OT. Te środki trwałe nie są amortyzowane, lecz umarzane.

Zakupione składniki majątku trwałego rozlicza się i przyjmuje na stan Uczelni na podstawie druku OT. Są one amortyzowane zgodnie z obowiązującymi przepisami począwszy od miesiąca następnego, po miesiącu przyjęcia ich do używania. Kwalifikowanie kosztów projektów do wydatków inwestycyjnych odbywa się na podstawie podpisanych umów o realizację projektów i ich szczegółowe budżety.

Typowe zapisy na stronie Wn konta 082

Lp. Treść operacji Konto

przeciwstawne 1. Koszty robót budowlanych, zakupów środków trwałych związanych

z realizacją projektu 201, 203

Typowe zapisy na stronie Ma konta 082

przeciwstawne 1.

Wartość uzyskanych z inwestycji i przyjętych do użytkowania:

− środków trwałych

− wartości niematerialnych i prawnych 011

020 Konto 134 - Rachunek bankowy krajowych środków pieniężnych dotyczący projektów Funduszy Strukturalnych

Na koncie tym ewidencjonuje się środki otrzymane od Instytucji Zarządzających, Wdrażających, Pośredniczących lub Koordynatorów projektów współfinansowanych z funduszy strukturalnych w ramach programu operacyjnego oraz wszystkie operacje związane z realizacją projektów. Ewidencję szczegółową prowadzi się dla każdego realizowanego projektu.

przeciwstawne

1. Wpływ środków na realizację projektu 848

(16)

Strona 16

2.

Wpływ środków z tytułu tymczasowego kredytowania wydatków projektu z rachunku bieżącego Uczelni, refundacja wydatków niekwalifikowanych

149

3.

Naliczone przez bank odsetki (z reguły dodatnie odsetki nie stanowią przychodu projektu, niemniej jednak mogą stanowić podstawę do

obniżenia w ich wysokości przekazywanych transz środków) 848 Typowe zapisy na stronie Ma konta 134

przeciwstawne 1. Zwrot niewykorzystanych środków, przekazanie środków innym

partnerom w przypadku gdy Uczelnia jest Koordynatorem (Liderem) 848 2. Zwrot kosztów podróży służbowych i innych wydatków Zespół 4, 234 3.

Zapłata zobowiązań:

− krajowych

− zagranicznych 201

203 4. Zapłata wynagrodzeń dla osób realizujących zadania w projekcie 249 5.

Refundacja wydatków pokrytych z rachunku bieżącego Uczelni, zwrot środków z tytułu tymczasowego kredytowania wydatków

projektu z rachunku bieżącego Uczelni 149

6. Opłata za usługi bankowe, odsetki od zadłużenia 462, 751 Konto 145 - Rachunki bankowe innych zagranicznych środków pieniężnych w walucie krajowej

Na koncie tym ewidencjonuje się w walucie krajowej równowartość walut obcych otrzymanych ze źródeł zagranicznych na realizację projektów. Ewidencja w otrzymanej walucie obcej prowadzona jest na koncie pozabilansowym 199. Dodatnie różnice kursowe ewidencjonuje się jako przychody finansowe, ujemne różnice kursowe ewidencjonuje się jako koszty finansowe.

przeciwstawne 1. Wpływ środków na realizację projektu, naliczone przez bank odsetki 847 2. Zwrot niewykorzystanych przez pracowników dewiz 234

3. Dodatnie różnice kursowe 750

przeciwstawne 1. Zwrot niewykorzystanych środków, przekazanie środków innym

partnerom w przypadku gdy Uczelnia jest Koordynatorem (Liderem) 847 2. Zwrot kosztów podróży służbowych i innych wydatków, podjęcie

dewiz na zapłatę zobowiązań 234

3.

Zapłata zobowiązań:

− krajowych

− zagranicznych

201 203

(17)

Strona 17

4. Refundacja wydatków pokrytych z rachunku bieżącego Uczelni 149

5. Opłata za usługi bankowe 462

6. Ujemne różnice kursowe 751

Konto 507 - Koszty pozostałej działalności podstawowej finansowanej przez Unię Europejską

Na koncie tym ewidencjonuje się koszty projektów realizowanych w ramach programów Tempus, Centrów Doskonałości, Sokrates, Leonardo da Vinci i inne, które dla celów sprawozdawczych ujmuje się w działalności dydaktycznej. Na wykonywanie tych projektów zawierane są umowy lub kontrakty, zawierające warunki realizacji oraz budżet projektu.

Umowom tym nadawana jest przez Biuro Obsługi Programów Europejskich wewnętrzna sygnatura, co stanowi symbol jednostki kalkulacyjnej kosztów.

przeciwstawne

1. Przeniesienie kosztów prostych z zespołu 4 490

2. Rozliczenie kosztów pośrednich wydziałowych 521

przeciwstawne 1. Przeniesienie kosztów poniesionych w okresie sprawozdawczym 717 Konto 509 - Koszty działalności badawczej finansowanej przez Unię Europejską w ramach Programów Ramowych (UE)

Na koncie tym ewidencjonuje się koszty projektów badawczych, realizowanych w ramach Programów Ramowych UE i innych. Na wykonywanie tych projektów zawierane są umowy lub kontrakty, zawierające warunki realizacji oraz budżet projektu. Umowom tym nadawana jest przez Biuro Obsługi Programów Europejskich wewnętrzna sygnatura, co stanowi symbol jednostki kalkulacyjnej kosztów.

przeciwstawne

(18)

Strona 18

przeciwstawne 1. Przeniesienie kosztów poniesionych w okresie sprawozdawczym 719 Konto 511 - Koszty projektów międzynarodowych współfinansowanych z zagranicznych środków finansowych realizowanych w ramach programów UE lub innych (PMW) – wkład krajowy

Na koncie tym ewidencjonuje się koszty projektów międzynarodowych współfinansowanych, które dla celów sprawozdawczych ujmuje się w działalności badawczej. Na realizację tych projektów środki pochodzą z Ministerstwa właściwego do spraw nauki, czyli budżetu państwa. Wysokość przyznanych środków stanowi wkład budżetu państwa do danego projektu przyznanego ze środków Unii Europejskiej, w zależności od typu działań. Środki te podlegają rozliczeniu zgodnie z wytycznymi określonymi przez Ministerstwo a koszty projektów są wykazywane w sprawozdaniach i raportach do Komisji Europejskiej.

Umowom tym nadawana jest przez Biuro Obsługi Programów Europejskich wewnętrzna sygnatura, co stanowi symbol jednostki kalkulacyjnej kosztów.

przeciwstawne

przeciwstawne 1. Przeniesienie kosztów poniesionych w okresie sprawozdawczym 731 Konto 512 - Koszty projektów badawczych współfinansowanych ze środków Funduszy Strukturalnych (FSB)

Na koncie tym ewidencjonuje się koszty projektów badawczych współfinansowanych ze środków funduszy strukturalnych przyznanych przez Instytucje Zarządzające, Wdrażające lub Pośredniczące bezpośrednio jednostkom organizacyjnym Uczelni, w wyniku pozytywnego rozpatrzenia złożonych przez nie wniosków o dofinansowanie. Ewidencją objęte są koszty kwalifikowane oraz niekwalifikowane i wkład własny finansowany ze środków własnych danej jednostki organizacyjnej (jeśli występują). Na wykonywanie tych projektów zawierane są umowy o dofinansowanie, zawierające warunki realizacji oraz szczegółowy budżet

(19)

Strona 19

projektu w podziale na zadania. Umowom tym nadawana jest przez Biuro Obsługi Projektów Strukturalnych wewnętrzna sygnatura, co stanowi symbol jednostki kalkulacyjnej kosztów.

przeciwstawne

przeciwstawne 1. Przeniesienie kosztów kwalifikowanych poniesionych w okresie

sprawozdawczym 733

2. Przeniesienie kosztów niekwalifikowanych i wkładu własnego

poniesionych w okresie sprawozdawczym 738

Konto 516 - Koszty projektów dydaktycznych współfinansowanych ze środków Funduszy Strukturalnych (FSD)

Na koncie tym ewidencjonuje się koszty projektów dydaktycznych współfinansowanych ze środków funduszy strukturalnych przyznanych przez Instytucje Zarządzające, Wdrażające lub Pośredniczące bezpośrednio jednostkom organizacyjnym Uczelni, w wyniku pozytywnego rozpatrzenia złożonych przez nie wniosków o dofinansowanie. Ewidencją objęte są koszty kwalifikowane oraz niekwalifikowane i wkład własny finansowany ze środków własnych danej jednostki organizacyjnej (jeśli występują). Na wykonywanie tych projektów zawierane są umowy o dofinansowanie, zawierające warunki realizacji oraz szczegółowy budżet projektu w podziale na zadania. Umowom tym nadawana jest przez Biuro Obsługi Projektów Strukturalnych wewnętrzna sygnatura, co stanowi symbol jednostki kalkulacyjnej kosztów.

przeciwstawne

sprawozdawczym 782

(20)

Strona 20

Konto 517 - Koszty projektów pozostałych współfinansowanych ze środków Funduszy Strukturalnych (FSP)

Na koncie tym ewidencjonuje się koszty projektów, których nie można zaliczyć do projektów dydaktycznych i badawczych współfinansowanych ze środków funduszy strukturalnych przyznanych przez Instytucje Zarządzające, Wdrażające lub Pośredniczące bezpośrednio jednostkom organizacyjnym Uczelni, w wyniku pozytywnego rozpatrzenia złożonych przez nie wniosków o dofinansowanie. Dla celów sprawozdawczych koszty te ujmuje się w działalności dydaktycznej. Ewidencją objęte są koszty kwalifikowane oraz niekwalifikowane i wkład własny finansowany ze środków własnych danej jednostki organizacyjnej (jeśli występują). Na wykonywanie tych projektów zawierane są umowy o dofinansowanie, zawierające warunki realizacji oraz szczegółowy budżet projektu w podziale na zadania. Umowom tym nadawana jest przez Biuro Obsługi Projektów Strukturalnych wewnętrzna sygnatura, co stanowi symbol jednostki kalkulacyjnej kosztów.

przeciwstawne

sprawozdawczym 786

Konto 707 - Przychody pozostałej działalności podstawowej finansowanej przez Unię Europejską

Na koncie tym ewidencjonuje się przeniesienie z konta 847 przychodów tej działalności w wysokości poniesionych kosztów. Ewidencję szczegółową prowadzi się dla każdego realizowanego projektu.

przeciwstawne 1. Przeniesienie przychodów w wysokości poniesionych kosztów 847

(21)

Strona 21

przeciwstawne 1. Przeniesienie przychodów w zamknięciu rocznym 860 Konto 709 - Przychody działalności badawczej finansowanej przez Unię Europejską w ramach Programów Ramowych (UE)

przeciwstawne 1. Przeniesienie przychodów w zamknięciu rocznym 860

Konto 717 - Koszt własny pozostałej działalności podstawowej finansowanej przez Unię Europejską

Na koncie tym ewidencjonuje się przeniesienie kosztów bezpośrednich projektów wraz z narzutem kosztów pośrednich wydziałowych (jeśli występuje) oraz rozliczony narzut kosztów pośrednich ogólnouczelnianych (jeśli występuje) z konta 507. Ewidencję szczegółową prowadzi się dla każdego realizowanego projektu.

przeciwstawne 1. Przeniesienie kosztów bezpośrednich wraz z narzutem kosztów

pośrednich wydziałowych 507

2. Rozliczenie narzutu kosztów pośrednich ogólnouczelnianych 551 Typowe zapisy na stronie Ma konta 717

przeciwstawne

1. Przeniesienie kosztów w zamknięciu rocznym 490

(22)

Strona 22

Konto 719 - Koszt własny działalności badawczej finansowanej przez Unię Europejską w ramach Programów Ramowych (UE)

przeciwstawne

Konto 731 - Koszt własny projektów międzynarodowych współfinansowanych z zagranicznych środków finansowych realizowanych w ramach programów UE lub innych (PMW) – wkład krajowy

przeciwstawne

(23)

Strona 23

Konto 732 - Przychody projektów międzynarodowych współfinansowanych z zagranicznych środków finansowych realizowanych w ramach programów UE lub innych (PMW) – wkład krajowy

przeciwstawne 1. Przeniesienie przychodów w wysokości poniesionych kosztów 847 Typowe zapisy na stronie Ma konta 732

przeciwstawne 1. Przeniesienie przychodów w zamknięciu rocznym 860 Konto 733 - Koszt własny projektów badawczych współfinansowanych ze środków Funduszy Strukturalnych (FSB)

Na koncie tym ewidencjonuje się przeniesienie kosztów bezpośrednich kwalifikowanych projektu wraz z narzutem kosztów pośrednich wydziałowych (jeśli występuje) oraz rozliczony narzut kosztów pośrednich ogólnouczelnianych (jeśli występuje). Ewidencję szczegółową prowadzi się dla każdego realizowanego projektu.

pośrednich wydziałowych kwalifikowanych 512

2. Rozliczenie narzutu kosztów pośrednich ogólnouczelnianych 551

przeciwstawne

Konto 734 - Przychody projektów badawczych współfinansowanych ze środków Funduszy Strukturalnych (FSB)

Na koncie tym ewidencjonuje się przeniesienie z konta 848 przychodów z realizacji projektów do wysokości poniesionych kosztów kwalifikowanych. Ewidencję szczegółową prowadzi się dla każdego realizowanego projektu.

(24)

Strona 24

przeciwstawne 1. Przeniesienie przychodów w zamknięciu rocznym 860 Konto 738 - Koszt własny dotyczący projektów badawczych (FSB) współfinansowanych ze środków Funduszy Strukturalnych – koszty niekwalifikowane i wkład własny finansowane ze środków własnych jednostek

Na koncie tym ewidencjonuje się koszt własny projektu przeniesiony z konta 512, a który dotyczy kosztów niekwalifikowanych i wkładu własnego sfinansowanych ze środków własnych danej jednostki organizacyjnej. Ewidencję szczegółową prowadzi się dla każdego realizowanego projektu.

przeciwstawne 1. Przeniesienie kosztów bezpośrednich niekwalifikowanych

i wkładu własnego 512

Konto 780 - Koszt własny projektów dydaktycznych (FSD) współfinansowanych ze środków Funduszy Strukturalnych – koszty niekwalifikowane i wkład własny finansowane ze środków własnych jednostek

(25)

Strona 25

Konto 781 - Koszt własny dotyczący projektów pozostałych (FSP) współfinansowanych ze środków Funduszy Strukturalnych – koszty niekwalifikowane i wkład własny finansowane ze środków własnych jednostek

Konto 782 - Koszt własny projektów dydaktycznych współfinansowanych ze środków Funduszy Strukturalnych (FSD)

przeciwstawne

Konto 783 - Przychody projektów dydaktycznych współfinansowanych ze środków Funduszy Strukturalnych (FSD)

(26)

Strona 26

przeciwstawne 1. Przeniesienie przychodów w zamknięciu rocznym 860 Konto 786 - Koszt własny projektów pozostałych współfinansowanych ze środków Funduszy Strukturalnych (FSP)

przeciwstawne

Konto 787 - Przychody projektów pozostałych współfinansowanych ze środków Funduszy Strukturalnych (FSP)

(27)

Strona 27

przeciwstawne 1. Przeniesienie przychodów w zamknięciu rocznym 860 Konto 847 - Rozliczenia międzyokresowe przychodów dotyczące projektów finansowanych i współfinansowanych przez Unię Europejską

Na koncie tym ewidencjonuje się wpływy środków na realizację zadań w projektach ze źródeł zagranicznych, przeliczone według przyjętych metod wyceny z walut obcych, w podziale na rodzaje projektów. Niewykorzystane środki w danym roku bilansowym stanowią przychód następnego roku. Konto 847 może wykazywać wyłącznie saldo Ma.

Ewidencję szczegółową prowadzi się dla każdego realizowanego projektu.

przeciwstawne 1. Przeniesienie wykorzystanych środków na przychody 707, 709, 732 2. Przekazanie środków partnerom realizującym projekt 145 3. Przeniesienie różnic pomiędzy kosztami a wpływami 761 4. Ujemne różnice kursowe, aktualizacja konta na dzień bilansowy 751, 145 Typowe zapisy na stronie Ma konta 847

przeciwstawne 1. Otrzymane środki na realizację projektów, naliczone odsetki 145

2. Zwrot niewykorzystanych środków 145

3. Dodatnie różnice kursowe, aktualizacja konta na dzień bilansowy 750, 145

Konto 848 - Rozliczenia międzyokresowe przychodów dotyczące Funduszy Strukturalnych

Na koncie tym ewidencjonuje się wpływy środków na realizację zadań w projektach współfinansowanych ze środków funduszy strukturalnych w podziale na rodzaje projektów.

Środki te mogą być przekazywane przez Instytucje Zarządzające, Wdrażające, Pośredniczące lub Koordynatorów (Liderów) i dotyczą wyłącznie wydatków kwalifikowanych.

Niewykorzystane środki w danym roku bilansowym stanowią przychód następnego roku lub podlegają zwrotowi do odpowiedniej Instytucji zgodnie z odrębnymi przepisami jako tzw.

środki niewygasajace. Konto 848 może wykazywać wyłącznie saldo Ma. Ewidencję szczegółową prowadzi się dla każdego realizowanego projektu.

(28)

Strona 28

przeciwstawne 1. Przeniesienie wykorzystanych środków na przychody 734, 783, 787 2. Przekazanie środków partnerom realizującym projekt 134

przeciwstawne 1. Otrzymane środki na realizację projektów, naliczone odsetki 134 2. Zwrot niewykorzystanych środków lub środków niewygasających 134 Konto 199 – Rachunki bankowe w walutach zagranicznych

Jest to konto pozabilansowe i ewidencjonuje się na nim przychody, rozchody i stany poszczególnych walut obcych na rachunkach bankowych w jakich są prowadzone. Zapisów na tym koncie dokonuje się w oparciu o dowody źródłowe i wyciągi bankowe sporządzone w walutach obcych, a następnie wtórnie na koncie 145 w walucie polskiej, w kwotach wycenionych według przyjętych zasad.

Konto 891 – Składniki majątku rzeczowego zakupione ze środków prac badawczych Jest to konto pozabilansowe, na którym ewidencjonuje się między innymi składniki majątkowe, a także inne wydatki, w tym cross-financing zakupione ze środków Unii Europejskiej i innych środków zagranicznych, a służące i niezbędne do wykonania określonych zadań w projektach. Ich równowartość obciąża w całości koszty poszczególnych projektów. Składniki majątkowe po zakończeniu projektu są przyjmowane na stan ewidencyjny Uczelni jako środki trwałe lub niskocenny majątek rzeczowy i obejmuje się ewidencją analityczną w systemie „TRWAŁE”. Inne wydatki zaliczane do cross-financingu ewidencjonuje się na tym koncie w celach sprawozdawczych i kontrolnych. Ewidencję szczegółową prowadzi się dla każdego realizowanego projektu.

Konto 899 – Konto przeciwstawne do kont pozabilansowych

Konto to stosuje się z uwagi na to, że system ewidencji księgowej FK przewiduje dwustronny zapis zarówno na kontach bilansowych jak i pozabilansowych. Jego saldo powinno być równe różnicy sald Wn i Ma kont pozabilansowych po stronie przeciwnej.

(29)

Strona 29

II.2. Wykaz ksiąg rachunkowych

Zaksięgowane w danym dniu dowody tworzą wydruk Dziennik Obrotów, który ze względu na swoją objętość jest drukowany raz na miesiąc, a przetwarzanie dokumentów w cyklu miesięcznym pozwala na uzyskanie kompletu następujących wydruków:

− bilans otwarcia TB-01,

− dokumenty miesiąca obliczeniowego TB-02,

− obroty i salda kont syntetycznych TB-100,

− obroty miesięczne oraz salda kont analitycznych TB-03,

− obroty, stany i salda według zadanej ilości cyfr symbolu konta analitycznego TB-04 (tabulogramy TB: 101, 115, 115a, 116, 117, 118, 130) obrazujące koszty według rodzajów i jednostek ewidencyjnych na poszczególnych kontach układu kalkulacyjnego oraz dochody według rodzajów i jednostek organizacyjnych (MPK),

− kontrahentów rozliczonych i nierozliczonych na koniec miesiąca TB-20.

Ze względu na wyodrębnienie w Zakładowym Planie Kont konta syntetycznego dla prowadzenia rozliczeń danego projektu, a następnie wyodrębnieniu analitycznym (zastosowanie odpowiedniego kodu księgowego) w ramach danego konta, kompleksowa analiza ekonomiczna dla projektu odbywa się za pomocą tabulogramów (wydruków) TB-03 oraz TB-04. Taką analizę można przeprowadzić w dowolnym momencie wprowadzania danych i dla dowolnego zakresu konta. Dodatkowym ułatwieniem jest możliwość wyświetlenia każdego tabulogramu na ekranie monitora. Ze względu na ilość dokumentów jakie przetwarza się w danym miesiącu w Politechnice Śląskiej i w związku z uproszczeniem procedur nie ma możliwości uzyskania zestawienia obrotów i sald wyłącznie dla projektu.

Archiwizacja zbiorów przeprowadzana jest na dzień B.O., na dzień zamknięcia poprzedniego miesiąca oraz zbiorów bieżących za dany dzień.

Eksploatowany system FK posiada opcję równoległego wprowadzania danych dotyczących miesiąca bieżącego i miesiąca następnego, co pozwala na skrócenie czasu przetwarzania dowodów księgowych za określony miesiąc sprawozdawczy oraz umożliwia zachowanie terminowości ewidencji.

(30)

Strona 30

III. Zasady ewidencji kosztów i przychodów

III.1. Zasady ewidencji kosztów działalności operacyjnej

Koszty poniesione w trakcie realizacji projektu ewidencjonuje się:

1) koszty działalności operacyjnej:

a) w układzie rodzajowym - „zespół 4”, ze szczegółowością jak niżej:

401 000 000 000 Amortyzacja zaliczona do kosztów uzyskania przychodów

401 001 000 000 Amortyzacja zaliczona do kosztów uzyskania przychodów od urz. socj.

401 100 000 000 403 100 000 000 ---

Amortyzacja nie zaliczona do kosztów uzyskania

Amortyzacja nie zaliczona do kosztów uzyskania programy unijne --- 402 000 000 000 Jednorazowe odpisy dot. środków trwałych ewiden. na koncie 071 402 001 000 000

---

Jednorazowe odpisy dot. księgozbiorów

--- 411 001 000 000 Zakup zbiorów bibliot. nie objętych ewid. wart. i czasopism

411 003 000 000 Zużycie paliwa i opału 411 005 000 000

---

Zużycie pozostałych materiałów

--- 416 001 000 000 Aparatura specjalna krajowa

416 002 000 000 ---

Aparatura specjalna zagraniczna

--- 419 001 000 000 Energia elektryczna

419 002 000 000 Gaz

419 003 000 000 Woda zimna

419 004 000 000 Centralne ogrzewanie 419 005 000 000

---

Woda ciepła

--- 421 000 000 000

421 001 000 000 ---

Usługi badawcze Usługi wewnętrzne

--- 426 001 000 000

---

Usługi transportowe

--- 427 001 000 000 Remonty budynków i budowli nie związanych z gosp.mieszk.

427 002 000 000 Remonty budynków mieszkalnych

427 003 000 000 Remonty maszyn i urządzeń ewidenc. na 011300-011600 427 004 000 000 Remonty środków transportu - 011700

427 005 000 000 ---

Remonty pozostałych środków trwałych – 011800

--- 429 001 000 000 Inne niż remonty i naprawy usługi zw. z użytk. urządzeń i sprzętu 429 002 000 000 Opłaty pocztowe

429 003 000 000 Opłaty telekomunikacyjne

429 004 000 000 Koszty wynajmu pomieszczeń i sprzętu 429 005 000 000

429 006 000 000 ---

Pozostałe usługi i opłaty Programy komputerowe

--- 431 001 000 000 Wynagrodzenia osobowe + dodatkowe wynagrodzenie roczne

431 002 000 000 Wynagrodzenia bezosobowe 431 003 000 000

---

Honoraria

---

(31)

Strona 31

445 001 000 000 Składki emerytalne ,rentowe, wypadkowe 445 004 000 000 Fundusz pracy

445 005 000 000 Odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych 445 006 000 000 Świadczenia rzeczowe związane z BHP

445 007 000 000 Ekwiwalenty wypłacane za w/w świadczenia 445 008 000 000 Pozostałe świadczenia na rzecz pracowników.

461 001 000 000 Podatki i opłaty lokalne

461 002 000 000 Opłata za korzystanie ze środowiska (ciepł) 461 004 000 000 Pozostałe opłaty

461 021 000 000 Podatek VAT od materiałów 461 024 000 000 Podatek VAT od energii obcej 461 040 000 000 Podatek VAT od usług obcych

461 043 000 000 Podatek VAT od opłat konferencyjnych krajowych 461 045 000 000 Podatek VAT od usług remontowo-budowlanych 461 046 000 000 Podatek VAT od projektów unijnych

461 049 000 000 Podatek VAT od delegacji zagranicznych 461 050 000 000 Podatek VAT od delegacji krajowych 461 051 000 000

461 052 000 000

Podatek VAT od opłat konferencyjnych zagranicznych Podatek VAT – świadczenia dla zaproszonych gości 461 056 000 000

461 057 000 000 461 058 000 000 ---

Podatek VAT od świadczeń na rzecz pracowników Podatek VAT

Podatek VAT

--- 462 000 000 000

---

Opłaty bankowe

--- 463 001 000 000 Krajowe podróże służbowe

463 002 000 000 Zagraniczne podróże służbowe

463 003 000 000 Ryczałty za używanie prywatnego samochodu do celów służbowych ---

468 100 000 000 ---

--- Koszty reprezentacji

--- 469 001 000 000 Opłaty patentowe

469 002 000 000 Opłaty konferencyjne organizowane wewn. Uczelni (249) 469 003 000 000 Opłaty konferencyjne krajowe

469 003 100 000 Opłaty konferencyjne zagraniczne

469 004 000 000 Świadczenia dla pracowników delegowanych na długi pobyt za granicą 469 005 000 000 Świadczenia dla studentów - wycieczki programowe

469 005 100 000 Nagrody Rektora za dobre wyniki w nauce 469 005 110 000 Nagrody Rektora za osiągnięcia sportowe

469 006 000 000 Świadczenia dla zaproszonych osób zagranicznych 469 007 000 000 Świadczenia dla doktorantów i stażystów zagranicznych 469 007 100 000 Stypendia dla uczestników studiów doktoranckich 469 008 000 000 Stypendia naukowe dla pracowników

469 009 000 000 Odprawy pośmiertne 469 010 000 000

469 010 100 000

Pozostałe koszty i opłaty

Pozostałe świadczenia dla doktorantów 469 011 000 000 Zasiłki na zagospodarowanie

469 012 000 000 Koszty krajowych praktyk studenckich 469 013 000 000 Koszty zagranicznych praktyk studenckich 469 015 000 000 Koszty praktyk studenckich w ramach IAESTE