INSTRUKCJA UŻYTKOWANIA SYSTEMU
SINGU FM DLA NAJEMCÓW
Wersja 01.2019
Zgłoszenia
a. Nowe zgłoszenie
W systemie Singu FM, podstawowym modułem użytkowanym przez firmy najemców jest moduł Zgłoszeń. Aby zgłosić usterkę należy w systemie wybrać moduł „Nowe zgłoszenie” a następnie uzupełnić formularz nowego zgłoszenia:
W formularzu nowego zgłoszenia należy uzupełnić:
• Firma – podpowiada się automatycznie.
• Budynek - należy wybrać z listy przypisanych budynków do danej firmy
• Typ zgłoszenia – należy wybrać z pośród listy np.: usterka, awaria
• Priorytet - należy wybrać z listy: Niski, Normalny, Wysoki oraz Krytyczny.
• System – należy wybrać z listy np.: Instalacja ppoż., Drzwi, HVAC, Instalacje elektryczne, Wod-kan, Instalacja gazowa, Instalacje niskoprądowe, Infrastruktura budowlana, Tereny zewnętrzne, Inne. W tym miejscu określa się instalację jakiej dotyczy zgłoszenie.
• Temat zgłoszenia – należy wpisać jedno zadnie opisujące całe zgłoszenie.
• Opis zgłoszenia - uszczegółowienie tematu zgłoszenia o dodatkowe informacje pozwalające lepiej zdiagnozować usterkę.
• Plik - do zgłoszenia istnieje możliwość dodania pliku, może być to zdjęcie lub dokument.
Po uzupełnieniu formularza należy wybrać opcję “Dodaj zgłoszenie”, wtedy aplikacja otworzy nowo założonego zgłoszenie:
b. Komunikacja w zgłoszeniu
W zgłoszeniu istnieje możliwość komunikacji z osobą odpowiedzialną za zgłoszenie, służy do tego opcja notatki:
Podczas dodawania notatki należy zawsze określić kolejny krok, czyli do kogo skierowana jest notatka, domyślnie zostanie zaznaczona opcja ‘Do odpowiedzialnego”, jako że osobą zgłaszającą jest w zdecydowanej większości pracownik firmy najemcy. Podczas dodawania notatki można również załączyć plik.
Po uzupełnieniu treści notatki dodajemy ją do historii zgłoszenia za pomocą przycisku „Dodaj”.
c. Powiadomienia mailowe
Po wykonaniu zgłoszenia przez osobę odpowiedzialną, system wyśle do osoby zgłaszającej powiadomienie mailowe:
Jest to potwierdzenie, że zgłoszenie zostało wykonane przez osobę odpowiedzialną. Jeżeli zgłaszający nie zgadza się z opinią o wykonaniu, może w zgłoszeniu dodać notatkę, gdzie opisze, dlaczego jego zdaniem, zgłoszenie nie może być zamknięte.
W przypadku zgłoszenia o statusie „Zamknięte” istnieje możliwość jego powtórnego otwarcia ze stosowną argumentacją – wystarczy kliknąć opcję „Reaktywuj”
d. Zgłoszenia z akceptacją kosztów (funkcjonalność opcjonalna)
W przypadku zgłoszeń kosztowych istnieje możliwość przeprowadzenia akceptacji kosztów przez najemcę. W takiej sytuacji do uprawnionej osoby przychodzi wiadomość mailowa z prośbą o zatwierdzenie kosztów:
Ofertę można zaakceptować/odrzucić bezpośrednio z poziomu maila lub przejść do zgłoszenia, i tam w zakładce w dolnym menu „Akceptacja” zatwierdzić/odrzucić ofertę:
e. Zmiana statusu zgłoszenia
Każde zgłoszenie posiada status. Statusy określają etap, na jakim znajduje się dane zgłoszenie. W systemie wyróżniamy poniższe statusy:
• Otwarte – nowo utworzone zgłoszenie
•
W realizacji – przyjęto do realizacji•
Wykonane – wykonanie zgłoszenia przez technika obiektowego•
Zamknięte – zatwierdzenie wykonania prac przez kierownika technicznego•
Anulowane – zgłoszenia bezzasadneW celu zmiany statusu należy otworzyć dane zgłoszenie, a następnie wybrać opcję Status (w górnym menu):
Wybieramy następnie status z listy rozwijalnej i zatwierdzamy kliknięciem „Zapisz”.
f. Lista zgłoszeń
Na liście znajdują się wszystkie zgłoszenia, które zostały utworzone przez firmę najemcy:
Z poziomu listy zgłoszeń można otworzyć dowolne zgłoszenie. Istnieje również opcja przeglądania zgłoszeń już zamkniętych (domyślnie nie wyświetlają się na liście). W tym celu należy kliknąć checkbox przy opcji „Uwzględnij zamknięte” tuż pod oknem wyszukiwania po lewej stronie a następnie kliknąć opcję „Szukaj”.
Aby otworzyć dane zgłoszenie należy kliknąć w jego temat lub numer identyfikacyjny. Lista zgłoszenie umożliwia także zaawansowane filtrowanie przez dużą liczbę wartości opisujących zgłoszenie. W tym celu należy za pomocą zakładek:
Zgłoszenie, Osoba, Daty oraz Inne ustalić odpowiednie parametry filtrowania zgłoszeń.
