rsr* tssa —r - r - i Z J E D N O C Z E N I E I N F O R M A T Y K I ' " '
OŚRODEK BADAWCZO-ROZWOJOWY INFORMATYKI
Y ‘ t “ \
PROBLEMY Z A R Z A D Z A N I A PRACAMI PROJEKTOWYMI I WDROŻENIOWYMI
CZĘŚĆ 2
V _____________________________________________________ __ _____________
Z J E D N O C Z E N I E INFORMATYKI
OŚRODEK BADAWCZO-ROZWOJOWY INFORMATYKI
PROBLEMY Z A R Z A D Z A N I A PRACAMI PROJEKTOWYMI I WDROŻENIOWYMI
CZĘŚĆ 2
t f c z y
DieboSda
W yłą czn ie do użytku n a terenie P R L
93
T ytu ł o ry g in a łu : ABP and the org an isatio n
Tłumaczenie:
Redakcja :
P r o je c t management.
Conference Proceedings Meeting XXXVTI, Monte C arlo October 26-28 1976
Document No. EC 37 Aleksander M alecki Stanislas? Nelken
Kom itet Redakcyjny
Andrzej Id ź k iew icz , Ja n in a Jerzykowska (s e k r e ta r z ), Sta n isła w Nelken, W ito ld S ta n is z k is , Ryszard Terebus
( prz ewodnioz ący)
Wydawca
Zjednoczenie In fo rm atyki - Ośrodek Badawczo-Rozwojowy In fo rm atyki D ział Wydawnictw. 02-021 Warszawa, u l . Grójecka 17
Warszawa 1977. Nakład: 870 + 195 egz. Objętość: ark.wyd. 9J ark. druk. 25. Format A4. P a p ie r offsetowy k l . I I I , 8 0 g, 61 x 86
Zam.166/77 DE 444-13/73 Cena z ł . 92.
S P I S T R E Ś C I
Część I
S e s ja A ■
S e s ja B ■
S e s ja C
u
S e s ja D
S e s ja F
Część I I
S e s ja H
S e s ja I
S e s ja J
Se3ja K
S e s ja L
NASTĘPNA PAZA REWOLUCJI INFORMACYJNEJ I J E J 3KUBCI GOSPODARCZE
J.D ie b o ld , The DleboldL Group In o ., Nowy Jo r k KOMPUTERY - ZWODNICZY CEL
P.Hermon, B r i t l s h Airw ays, Londyn FUNKCJA APD W MOJEJ ORGANIZACJI DYSKUSJA PANELOWA
FUNKCJA APD W MOJEJ ORGANIZACJI DYSKUSJA PANELOWA (c ią g d alsz y)
EWOLUCJA ORGANIZACJI USŁUG DO CELÓW ZARZĄDZANIA F .L e Faou, C II-H oneyw ell B u l i , F ra n c ja
ROLA USŁUG DO CELÓW ZARZĄDZANIA W BIURZE PRZYSZŁOŚCI
J.C rlck m e r, IBM UK, Londyn
PRAKTYKA ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI
G.Cox, Dlebold, W .B ry ta n ia 1 Ir la n d ia
PRAKTYKI I PROCEDURY: ICH WARTOŚĆ I OGRANICZONOŚĆ M.Gedin, RATP, F ra n c ja
UDOSKONALONE METODY REALIZACJI PROJEKTÓW J.D .W a rn le r, CII-H oneyw ell B u l i , F ra n c ja SZKOLENIE KIEROWNICTWA W ZAKRESIE APD A . F a ls e t t i, IFAP, Włochy
SESJA H
R O L A U S Ł U G D O C E L Ó W Z A R Z Ą D Z A N I A W B I U R Z E P R Z Y S Z Ł O Ś C I
J.C rlc k m e r, IBM UK, Londyn
WESTERMAN: Nazywam s ię John Westerman i jestem przedstaw icielem Europejskiego Oddziału D iebolda. Z dużą przyjem nością przedsta
wiam Państwu Johna Crlckmera z b ry ty js k ie g o oddziału IBM-u w Lon
d yn ie, k tó ry w yg ło si d z is ie js z y o s t a t n i r e f e r a t . Tematem re fe r a tu je s t "R o la usług do celów zarządzania w biurze p r z y s z ło ś c i". Re
f e r a t powinien byó bardzo ciekaw y. Funkcją Johna w IBM-le j e s t ocena perspektyw zastosowania te c h n ik i komputerowej do prac b iu rowych, a także łączność z kolegami z LBM-u na te r e n ie c a łe j Eu
ropy w sprawach p rz y s z łe j te c h n ik i b iurow ej. Oto John Crickm er.
CRICKMER: Pan ie i Panowie, s ta ję przed Wami z pewną tremą. Z t y tu łu mojego re fe r a tu m oglibyście wywnioskować, że mam za sobą d łu g ie doświadczenie w z a k re sie usług do celów zarządzania lub że z powodzeniem kierowałem przez w ie le l a t dużymi biuram i. W rz e c z y w is to ś c i a n i jedno, a n i drugie n ie j e s t prawdą. S ta ło s ię już tra d y c ją w ie lu p r z e d s ta w ic ie li IBM-u, że brak pewnego doświadcze
n ia n ie przeszkadza im w wyrażaniu określonych poglądów. C h cę ,ja ko zawodowy inform atyk zainteresowany tym i szczególnymi d z ie d z i
nami, p o d z ie lić s ię z Wami n u rtu jącą mnie obawą, że Jako branża inform atyczna n ie bardzo wiemy, ja k wejść w środowisko biurowe.
Zacznę od ważnej p rz e s ła n k i: dane są kluczowym zasobem przed
s ię b io rs tw a (p rz e z r. H .1 ). Proszę, by c i , którzy n ie p racu ją w
¡przedsiębiorstwach handlowych lub przemysłowych, a le w in s ty tu c jach rządowych d tp ., za każdym razem, gdy mówię "p rz e d s ię b io rs t
wo", ro zu m ieli przez to "o rg a n iz a c ję ". Dane są zatem kluczowym zasobem p rzed sięb io rstw a lub o rg a n iz a c ji i uważam, że powinny być zarządzane i traktowane jako ta k ie .
Co rozumiemy przez dane ? Są różne d e f in ic je danyctu W szystkie d e f in ic je ja k ie czytałem mają trz y wspólne cechy: są bardzo d łu
g ie , bardzo skomplikowane i bardzo nudne; n ie chcę więc dodawaó do n ic h Jeszcze je d n e j. W moim zrozumieniu dane są to w szystkie c y f r y , lic z b y , słowa, m yśli i koncepcje, wszystko to co obiega między nami wewnątrz naszych własnych o rg a n iz a c ji i między orga
n iz a c ja m i. Większość lu d z i wydaje ogromne sumy pienięd zy na mani
p u la cję tym szczególnym rodzajem danych. W w ie lu przypadkach spo
tykamy p rzed sięb io rstw a, k tó re wydają 30-40$ swoich obrotów na m anipulację danymi; a przy tym n ie k tó re z n ic h to p rz e d s ię b io rs t
wa produkcyjne» bynajmniej n ie usługowe.
Większość lu d z i tr a k tu je dane jako z ło konieczne; n ie są tra k towane jako zasób. Są dwa k r y t e r ia oceny, gdy mamy zdecydować, czy coś je s t zasobem p rzed sięb io rstw a. Po pierwsze - czy je s t ono żywotnie ważne d la naszej o r g a n iz a c ji, po d ru g ie - czy kosztuje znaczną ilo ś ć pienięd zy ? M yślę, że dane odpowiadają obu tym k ry teriom .
Gdy przyjrzym y s ię przez chw ilę uwadze, Jak ą poświęca s ię kadrom, Jako og óln ie uznanemu kluczowemu zasobowi p rz e d się b io rs t
wa, zobaczymy, że is t n i e j ą w przedsiębiorstw ach w yd z iały, które - 6 -
re k ru tu ją pracowników,szkolą ic h , wyznaczają im m iejsce do p racy, przenoszą Ic h z m iejsca na m iejsce 1 tak d a le j. Te same czynności odnoszą s ię w pewnym sensie do danych, t y le tylko że nadajemy im inne nazwy. N ie rekrutujem y danych, lecz zbieramy Je ; n ie s z k o li
my Ic h , le cz przetwarzamy i t d . A le gdy przyjrzymy s ię tym naszym działaniom , zobaczymy, że w przypadku szerokiego wachlarza danych - może tylk o poza liczb a m i, którym i zajmują s ię komputery - są one traktowane w sposób znacznie mniej skoordynowany.
Uważam, że dane należy traktować tak jak kadry (p rz e z r. H .2 ).
Należy zajmować s ię nimi na szczeblu d y r e k c ji. Powinny mleć swo
je kierownictwo 1 na tym szczeblu n ależy rozstrzygać n ajw a ż n ie j
sze dotyczące ic h zagadnienia i problemy. W iele o rg a n iz a c ji ma D yrektora Kadr. A i l e znacie o rg a n iz a c ji posiadających D yrektora Danych ? Nazywamy s ie b ie Dyrektorami Usług do Celów Zarządzania, Dyrektorami ds. In fo rm atyk i, a le nigdy Dyrektorami Danych i n ie obejmujemy naszymi funkcjam i c a ło ś c i zagadnienia.
Przeprowadziliśm y pewne badania terenowe na ten temat. T e le fonowaliśmy do różnych o r g a n iz a c ji p y ta ją c o Dyrektorów Danych, a le n ie znaleźliśm y an i jednego. Zapytaliśm y więc D yrektora Usług
do Celów Zarządzania w naszym własnym oddziale b rytyjsk im , czy c h c ia łb y , żeby go nazywano Dyrektorem Danych,bo to Je s t w rzeczy
w is to ś c i praca, jaką już wykonuje. F o w le d z la ł: "Tak, to byłoby ś w ie tn ie , pod warunkiem, że dostałbym odpowiednią podwyżkę pobo
rów ". Może w ięc, gdy skończą s ię nasze obecne kłopoty finansowe w A n g lii, u s ły s z y c ie odpowiednie ogłoszenie ze strony IBM-u.
Teraz poświęcę ch w ilę na p rz yjrz e n ie s ię różnym typom ć-nych (p rz e zr. H .3 ). Napis u góry brzmi: "Komunikacja wewnątrz firmowa"
i przyjmuję za pewnik, że o tym w łaśnie mówimy; mówimy o obiegu danych w ramach konkretnego p rzed sięb io rstw a d la w sparcia komuni
kowania się w sprawach tegoż p rzed sięb io rstw a.
Tradycyjną dziedziną zastosowania komputerów je s t m anipulacja lic z b a m i. J e ś l i je s te ś c ie z atru d n ien i w bankowości» rezerwacjach lo tn ic z y c h lub pracach naukowo-technicznych wymagających masy ob
lic z e ń technicznych 1 naukowych, je s te ś c ie przyzwyczajeni do za
stosowań komputerów. A le is t o t y lu d zkie komunikują s ię też różny
mi Innymi sposobami, a n ie tylk o wymieniając między sobą lic z b y ; manipulują tekstam i; p rz e s y ła ją sobie wzajemnie l i s t y i n o ta tk i;
spotykają s ię między sobą używając głosu jako środka kom unikacji, albo posługują s ię telefonem ; rysu ją też obrazy - czy to będą obrazki na opakowaniach czy w ie lk ie rysunki techniczne .iiie wszyst
k ich tych dziedzinach komputer może i powinien znaleźć zastosowa
n ie . Ale czego nam obecnie brak, choć jesteśmy bardzo b lis c y tego, to in t e g r a c ji tycn czterech dziedzin w Jeden ogólny zintegrowany system komunikowania s ię 1 o tym w łaśn ie pragnę mówić.
J e ś l i s p o jrz y c ie na poszczególne dziedziny, na pewno uświado
m icie sobie pewne dotychczasowe o s ią g n ię c ia . Będę ilu s tro w a ł ten r e f e r a t w yłącznie produktami IBM-u. N ie znaczy to, bym n ie zdawał sobie sprav/y, że także in n i o fe ru ją zupełnie dobre produkty, a le po prostu czynię tak, bo n ie mam czasu o b ja śn ia ć , dlaczego nasze produkty są o t y le lepsze n iż in n e; toteż będę mówił o naszych produktach jako typowych d la c a łe j branży. Gdy sp o jrz ycie na
- 8 -
dziedzinę t e l e f o n i i zobaczycie ta k ie produkty jak system łą c z n i
cowy 3750, stanowiący elektron iczn ą c e n tra lę te le fo n icz n ą , która d z ię k i programowałnemu komputerowi umożliwia wykonywanie czynnoś
c i , które poprzednio trzeba było wykonywać za pomocą śrub, nakrę
tek 1 wszelkiego rodzaju ciężkiego mechanicznego sprzętu łą c z n i
cowego. Pozwala ona nam na proste czynności, np.zmienić pokój biurowy, wejść do nowego pokoju, podnieść słuchawkę, wykręcić tarcz ą kod 1 uzyskać automatyczne p rz e n ie s ie n ie poprzedniego nu
meru wewnętrznego na nowy pokój bez potrzeby angażowania w to poczty i c a łe j a rm ii lu d z i ze śrubokrętam i. Pozwala Wam wybrać numer nowojorski przez n a c iś n ię c ie k ilk u klaw iszy cyfrowych za
miast zapamiętywania tych 12-cyfrowych numerów, w k tórych często zachodzą pomyłki w drodze przez A tla n ty k .
Tego rodzaju u ła tw ie n ia d ają s ię bez trudu uzasadnić ekono
m icznie d z ię k i oszczędnościom pieniężnym, oszczędności czasu 1 zaoszczędzeniu niedogodności kierownikom i innym użytkownikom.Ale je s t to ty lk o początek przemian w d z ied zin ie t e l e f o n i i, bo chodzi tu je d yn ie o p rz e łącz a n ie komunikatów. Poza tym i s t n ie j e problem rozpoznawania g ło su . J e s t w Stanach Zjednoczonych co najm niej J e den komputer strzeżony przez sposób, w ja k i podajecie mu swoje nazwisko. Mówiono ml, że p o t r a f i on rozpoznać Wasz g ło s , nawet gdy macie k a ta r . Poza tym - w łaściw ie drobnym ty lk o - zastosowa
niem do celów zabezpieczenia, I s t n i e j e c a ła w ie lk a dziedzina roz
poznawania t r e ś c i komunikatów głosowych. Technika do tego celu je s t już na widoku od w ielu l a t . W 1961 roku IBM wyprodukował skrzynkę nazwaną "pudłem od butów", k tó ra p o t r a f i ła rozpoznawać i
wykonywać 5^- )0C prostych rozkazćw ta k ic h Ja k : " s t a r t " , "sto p ",
"d od aj", "od ejm ij" l t d . Technika ta je s t dość kosztowna 1 daleko jeszcze do tego, by weszła do codziennej p ra k ty k i. Ale w miarę jak; praca ludzka s ta je s ię coraz droższa, a technika stosunkowo coraz tańsza, w końcu musi to stać s ię oczywistym sposobem komu
nikowania s ię z komputerem 1 sterow ania nim. T elefo n je s t bowiem ogromnie tanim 1 wygodnym urządzeniem końcowym.
To samo stopniowanie widzimy w przypadku obrazów. Przez komu
n ik a c ję za pomocą obrazów rozumiem operacje typu fa k s y m lli, gdzie nadaje się cyfrową postać wejściowemu rękopisow i, przechowuje s ię go e le k tro n ic z n ie w t e j p o sta ci 1 rzuca ponownie na ekran, gdy chce s ię go znowu zobaczyć. Można by to nazwać elektronicznym od
powiednikiem d ia m lk ro k a rty; tech n ik a je s t dobrze poznana i m ogli
byśmy to już dziś rob ić bez w ie lk ic h tru d n o ś ci. Ale pozostaje jeszcze niezm iern ie trudny problem Indeksowania, k tó ry później omówię b li ż e j . Fozostaje jeszcze ogromny problem przechowywania dużych I l o ś c i danych, zapam iętania, gdzie które z n ic h z o s ta ły umieszczone 1 wyszukiwania Ic h .
J e s t ponadto jeszcze in n a ciekawa dziedzina, w k tó r e j w grę wchodzi zastosowanie komputera. Chodzi o rysu n k i te c h n ic z n e ;Je s t to dziedzina systemów ta k ic h jak CADAM firm y Lockheed, k tóry po
zwala wprowadzić izomeryczny rysunek elementu technicznego, obró
c ić go o 90° i automatycznie o b lic z y ć w szystkie zmiany k s z ta łtu , niewidoczne l i n i e l t d . J e s t to proces bardzo kosztowny, a le gdy porównamy uzyskiwaną d z ię k i niemu wydajność z wydajnością ręcznej rracy k re ś la rz a , otrzymujemy bez trudności współczynnik 6 1 1 2.
- 10 -
Toteż mimo wysokiego kosztu uzasadnienie ekonomiczne systemu Je s t zupełnie wyraźne, szczególnie dla w ie lk ic h firm i n iektórych spec
ja ln y c h g a łę z i przemysłu, tak ich Jak np. przemysł aeronautyczny.
Na niższym szczeblu, może b ard ziej interesującym d la nas, znajduje s ię to co nazwałbym światłem g r a f ik i jednowymiarowej - rysowanie pro stych l i n i i , histogramów 1 wykresów o d z w ie rc ie d la ją cych tendencje gospodarcze. J e s t to mocno zaniedbana dziedzina 1 przemysł komputerowy dobrze z ro b iłb y , gdyby p o ś w ię c ił j e j nieco w ię ce j uwagi.
To byłoby wszystko co chciałem powiedzieć o g ło s ie i obra
zach, a resztę czasu zamierzam pośw ięcić problemom przetw arzania tekstów. Is t n i e j e ono już od w ie lu l a t . Od jak ich ś 12 lub 15 l a t w ie le o r g a n iz a c ji przetwarza na komputerach ogromne masy tekstów.
Mówiąc o biurze p rz y s z ło ś c i, najprawdopodobniej w ciągu n a jb liż szych paru l a t będziemy m ie li na m yśli głównie przetw arzanie tekstów, pozostaw iając głos 1 obrazy na p ó ź n ie j.
Fo co przetwarzać te k sty na komputerze ? IBM produkuje np.ma
szyny do p is a n ia , k o p ia rk i 1 różne inne świetne urządzenia. Po co więc mielibyśmy zaprzątać sobie głowę komputerem ? Odpowiedź je s t bardzo p ro sta . Maszynopisanie s ta ło s ię bardzo kosztowne; kosztu
je co najm niej 2 £ za 1 000 znaków (p rz e z r. H .4 ). W gazetach mówi s ię o l i ś c i e handlowym za 4 / , o l i ś c i e handlowym za 9 /(; 1 tak też J e s t ; t y le n ie k tó re firm y p łacą za p is a n ie swoich lis tó w han
dlowych. Na nowoczesnym komputerze, np. I M 370, można wyczyniać z tysiącem znaków n ie s ły c h a n ie w ie le różnych kom binacji. Można Je przechować, wyszukać, połączyć z innym tysiącem znaków, z a k tu a li
zować je , p rzesłać za pośrednictwem urządzenia końcowego komuś
innemu - i to wszystko za parę centów,bo taka b yła w ciągu o s ta t
n ich l a t obniżka kosztu ce n traln ych jednostek komputera i urzą
dzeń p e ry fe ryjn yc h .
Zestawiłem parę c y f r , które dotyczą użytkowników dzierżaw ią
cych sprzęt IBM-u. Przytoczona tu przeze mnie pamięć dyskowa o koszcie około pół cen ta za przechowanie 1 000 znaków na m iesiąc, to pamięć dyskowa 3350; a J e ś l i je s t e ś c ie użytkownikiem t e j mia
r y , że uzasadnione je s t posługiw anie s ię pamięcią masową, Wasze koszty Jednostkowe obniżą się jeszcze co najm niej d z ie s ię c io k ro t
n ie . Można śmiało powiedzieć, że t a n ie j ko sztu je przechowanie tek stu n iż zastanaw ianie s ię , czy potrzebujemy go przechować czy n ie . Oczywiście trzeba przy tym mleć ja k iś sposób otrzym ania tego tek stu z powrotem. N ie na w ie le przyda s ię jego p rzechow anie,Jeś
l i ma to być równoznaczne z wrzuceniem go do olbrzymiego kosza na śm ieci, skąd nigdy n ie będzie go można wydobyć. J e ś l i jednak ma
c ie prawidłowe sposoby wyszukiwania o których za chw ilę powiem, na pewno t a n ie j wypada przechować te k st n iż zastanawiać s ię , czy warto go przechować.
Teraz chcę przez chw ilę p rz yjrz e ć s ię tradycyjnym sposobom postępowania z tekstem (p rz e z r. H .5 ). Mam n a d z ie ję , że większość z Was ma już za sobą erę wiecznego p ió ra . Od czasu do czasu spo
tykamy jeszcze o k ó ln ik i oblegające w przedsiębiorstw ach, nawet w im ieniu Wydziału Usług do Celów Zarządzania, stw ie rd z ające , że
"w szystkie n o ta tk i wewnętrzne mają być pisane r ę c z n ie ". Zwykle w parę tygodni potem obiega w ślad za pierwszym drugi ok ó ln ik, k tó ry powiada " . . . i po obu stronach p a p ie ru ". Nie ma pew niejszej drogi do u tr a ty danych Jako kluczowego sposobu przedsiębio rstw a,
- 12 -
n iż ic h ręczne p is a n ie . Uzyskanie ta k ic h danych kosztuje n ieraz s e t k i lub ty s ią c e dolarów, a j e ś l i będziemy Je traktować z tego rodzaju lekceważeniem, prawdopodobnie wylądują w koszu na śm ieci i staną s ię niedostępne innym ludziom w p rz e d się b io rstw ie .
Przechodzimy więc do maszyny do p is a n ia , k tó ra przynajm niej nadaje danym godność słowa drukowanego. Maszyny do p is a n ia i s t n ie ją we w szelkich k s z ta łta c h , w ie lk o ściach , ko lorach 1 cenach,
a le tak naprawdę dokonały od c h w ili swego w yn a le zie n ia przed oko
ło 100 la t y bardzo n ie w ie lk ie g o postępu w sensie ogólnej spraw
n o ści 1 szybkości. Postęp przyszedł dopiero o s ta tn io , gdy spróbo
wano połączyć sam proces maszynopisania z Jakiego ś rodzaju pamię
c ią - nazwałbym to automatycznymi maszynami do p is a n ia . Do t e j k a te g o r ii zaliczam maszyny do p is a n ia sterowane taśmą dziurkowa
ną, taśmą magnetyczną lub k a rtą magnetyczną; a o s ta tn io też ma
szyny do p is a n ia z pam ięcią półprzewodnikową. Maszyny te niew ąt
p liw ie podnoszą wydajność p is a n ia , co je s t oczyw iście c z ę śc ią problemu, ale bynajmniej n ie jego c a ło ś c ią . Zapewniają większą wydajność pracy m aszynistki, szczególnie gdy chodzi o pracę pow
ta rz a ln ą , a le wciąż jeszcze o p ie ra ją s ię na zasadniczo stałym stosunku k la w ia tu ry do m aszynistki, co je s t czynnikiem ra c z e j o- granlczającym wydajność. J e ś l i dodamy do tego, że maszyny te d z ia ła ją zasadniczo jako urządzenia sekwencyjne, przekonamy s ię , że i s t n i e j e pewna n iep rzekraczaln a g ra n ic a ic h w ydajności.
O statnio d z ia łaln o ść w t e j d z ie d z in ie przetw arzania słów sku
p ia s ię wokół tzw. "systemów z podziałem l o g ik i" (shared lo g ie system s), przez co rozumiem minikomputery z ekranami i pam ięcią
dyskową. J e s t n ie w ą tp liw ie prawdą, że gdy posługujemy się ekranem Jako urządzeniem dostępu swobodnego, ustawiamy od razu 2 000 zna
ków, zamiast s t a le trzymać się szybkości 15 znaków na sekundę, Jak to ma m iejsce w przypadku maszyny do p is a n ia ; gdy posługujemy s ię tego rodzaju urządzeniem 1 stosujemy pamięć dyskową, wydajność o p e ra c ji maszynopisania 1 redagowania ra d y k a ln ie w zrasta. Dwu- trzykro tn y wzrost wydajności Je s t stosunkowo łatw y do o sią g n ię
c ia . Nie będę wchodził w szczegóły różnych fu n k c ji dostępnych w tych systemach. J e ś l i c z y t a liś c ie o s ta tn i numer "Data Exchange",
zaw iera on bardzo dobry a rty k u ł dotyczący głównie maszyn z "po
działem lo g ik i" ( "Data Exchange" w rzesleó-październlk 1976). N ie będę więc wdawał s ię w szczegóły.
Dziedziną, z k tó rą je s te ś n le może mniej obeznani, są programy do redagowania tekstów przez komputery, któ rą to dziedziną IBM s ta le In te re s u je s ię i opracował d la n ie j w ciągu o s ta tn ic h 1 2 - 1 5 l a t szereg produktów. Sądzimy, że jesteśmy chyba trzecim pod względem w ie lk o ś c i wydawnictwem w św iecie zachodnim. Chyba ty lk o rząd Stanów Zjednoczonych 1 zapewne G eneral Motors wydają w ięcej druków n iż my; a tw ie rd z en ia świadków Jehowy w t e j m a te rii tra k tujemy n ieco p o d e jrz liw ie . W każdym r a z ie jesteśmy wśród pół tu
z in a największych wydawnictw. Stanowi to u nas ogromną pozycję kosztów ogólnych. Produkcja tych p u b lik a c ji kosztuje nas 5"1C$
naszych obrotów. Toteż u s iln ie staramy s ię od k ilk u l a t obniżyć koszty t e j d z ia ła ln o ś c i wydawniczej.
Owe systemy przetw arzania tekstów pozwalają wprowadzić tek st za pomocą maszyny do p is a n ia ,a o s ta tn io też za pomocą ekranoplsu.
- 14
Pozwalają na dokonywanie bardzo skomplikowanych czynności redak
cyjn ych . Na przykład pozwalają przechować c a ły układ dokumentu, tak że stosunkowo mało sprawna maszynistka może wpisać te k st, a potem, gdy p ro s i o nagłówki, maszyna automatycznie wstawia Je . Wpisuje główne nagłówki w środku w iersza dużymi lit e r a m i 1 pod
k r e ś la j e ; nagłówki pomocnicze ustaw ia po lew ej s tro n ie lt d . Ta
k ie fu n k cje sk ład an ia bardzo łatwo j e s t włączyć do tego rodzaju systemów.
J e ś l i komuś zależy na w ysokiej ja k o ś c i produktu końcowego,mo
żliw e je s t powiązanie tych systemów z urządzeniami fo to se tte ro w y
mi. Za najciekawsze w związku z tym i programami redagującymi uwa
żam jednak to, że pozwalają skorzystać z oszczędności w ynikają
cych z w ie lk ie j s k a li w łaściw ej w ielkim komputerom oraz udostęp
n ia ją szereg sp ecjaln ych fu n k c ji, które obecnie I s t n i e j ą ty lk o w w ie lk ic h komputerach.
J e ś l i przyjrzym y s ię funkcjom dostępnym w w ie lk ic h systemach lic z ą c y c h (p rz e z r. H .6) - mówiliśmy już o bardzo niskim koszcie pam ięci dyskowej 1 masowej - duże znaczenie ma też w ielkość pa
m ię c i. Np. najm niejszy IBM-owskl system pam ięci masowej ma pojem
ność 35 mld znaków, co równa się około 7 milionom stron te k stu . Wyrażając to w sposób b ard zie j przystępny, wynosi to około 3/4 km p ó łek, gdybyśmy c h c ie li przechować te dane na p ap ierze. Tego ro
dzaju urządzenia potrzebne są, j e ś l i macie manipulować dużymi ma
sami tek stu , k tó re krążą w w ie lu o rgan izacjach .
Tak samo j e ś l i weźmiemy pod uwagę d ru k a rk i. I s t n i e j e ogromny wachlarz drukarek d la w ie lk ic h komputerów. Można podłączyć
maszyny do pisania typu głowicowego, maszyny do pl3ania typu
■Dalsywheel*, które są szybsze od maszyn głowicowych, maszyny z wtryskiem farby,które są jeszcze szybsze niż maszyny "paisywheel"
i tak d a le j. Wszystkie te typy sprzętu dają wydruki doskonałej jakości. Ale są to urządzenia powolne.
Od nich przechodzimy do drukarek wierszowych, które -normalnie pracują z szybkóścią 200 do 2 000 wierszy na minutę; a potem przechodzimy do drukarek laserowych. Wiecie zapewne, że IBM ma urządzenie biegnące z szybkością 13 000 wierszy na minutę; ozna
cza to 300-400 stron na minutę, a więc całą książkę na minutę.
Urządzenie to Jest jedyne w swoim rodzaju, bo drukuje nie tę samą stronę 300 razy na minutę, lecz 300 różnych w pełni złożonych stron na minutę.
Umożliwia to bardzo ciekawą koncepcję, z którą spotkałem s ię pierwszy raz u Boeinga w ¿tanach Zjednoczonych. Boeing zamówił trzy takie drukarki. Zamierza trzymać w komputerze całą swoją b i
bliotekę podręczników konserwacyjnych i eksploatacyjnych dla wszystkich swoich samolotów. Podręcznik konserwacyjny dla wiel
kiego odrzutowca ( jumbo je t ) ma 20 000 stron, a przy tym musi być różny dla każdego samolotu, bo każda l in ia lotnicza żąda odmien
nego wykończenia wnętrza i pewnych modyfikacji siln ika; toteż każdy samolot różni się od pozostałych. Aktualizacja wszystkich tych podręczników stanowi zatem niemały problem. Pabryka zamierza przechowywać w komputerze wszystkie paragrafy dotyczące wszyst
kich samolotów, a gdy ktoś przyjdzie i powie "Dajcie mi mój pod
ręcznik", komputer weźmie paragraf A stąd, paragraf B stamtąd, paragraf C jeszcze skądinąd i od razu przepuści całość przez ową
- 16 -
drukarkę. K lie n t otrzyma aktualny podręcznik dokładnie odpowiada
jący Jego samolotowi. Oszczędzi to Boeingowi utrzymywania w Je a t- t l e całego magazynu druków, które d ezak tu alizu ją s ię Już w 2 mie
s ią c e po wydaniu. Zastanówcie się nad tą koncepcją w związku z produkcją druków w Waszych własnych p rzedsiębiorstw ach.
J e ś l i id z ie o transm isję danych,oczywiste je s t ,ż e w d z ied zin ie dużych systemów lic z ą c y c h nagromadzono już spore doświadczenie w z ak resie tele p rze twarz an i a. P e te r Hermon opowiedział nam t u t a j, ja k powiązał na te re n ie całego św iata w jedną całość ponad 50 komputerów wraz z przyłączonym i do n ic h urządzeniami końcowymi.
Zgromadzono już w ie le doświadczenia w o d n ie sie n iu do teleprzetw a- rz a n ia na dużych komputerach. Jedną być może zaniedbaną dziedziną w tych systemach telep rzetw arzan la, k tó ra ma większe znaczenie przy przetwarzaniu tekstów n iż przy przetwarzaniu lic z b , je s t aspekt bezpieczeństwa. Gdy ktoś ukradnie z b ió r lic z b z księgowoś
c i zbytu, musi, aby móc zinterpretow ać te lic z b y , znać choćby po
b ie ż n ie lo g ik ę danego program u;liczby same przez s ię n ic mu n ie mówią. Natomiast te k s t je s t zrozum iały d la każdego; gdy więc ktoś ukradnie te k s t, uzyskuje dostęp do tajem nic p rzed sięb io rstw a. To
też zabezpieczenie towarzyszące tekstom musi być wyższego rzędu n iż zabezpieczenie towarzyszące liczbom i n ie s te ty mieliśmy już kłop o ty z tym. Mówię tu o sprawach ta k ic h , ja k ochrona za pomocą h a s ła , przemieszanie w ierszy i t d .
Lecz może jedną z najciekaw szych dziedzin, w przypadku bardzo dużych komputerów, je s t wspomniane przeze mnie poprzednio zagad
n ie n ie wyszukiwania. Gdy zepchnęliśmy swoją ogromną masę danych
do systemu pamięci masowej, jak u lic h a mamy Je stamtąd wyszuki
wać ? Tradycyjne metody wyszukiwania zawsze były oparte na mniej lub bardziej złożonych systemach Indeksowania w zależności od konkretnych życzeń zainteresowanego informatyka. Wraz z wielkimi komputerami pojawia się możliwość wyszukiwania pełnych tekstów.
Jestem pewien, że d l a wielu z Was są to sprawy znane, ale na wy
padek, gdyby na s a l i był ktoś, komu ten problem nie je s t znany, 'poświęcę dwie minuty na opis znaczenia, Jakie mogą mieć systemy wyszukiwania pełnych tekstów dla komputerowego wyszukiwania in
form acji.
Ten dość prymitywny rysunek systemu liczącegc (przezr.H.7) ma pokazać,Jak program wyszukujący pobiera pełny tekst każdego doku
mentu, który uprzednio wprowadziliście do pamięci. Możecie wprowa
dzić t a k i dokument za pomocą systemu gospodarowania tekstami, ta kiego, o jakim poprzednio wspomniałem w związku z publikacjami tech
nicznymi .U góry widzimy maszynę do pisania.Drugie pokazane na prze
zroczu urządzenie to nie Jakiś nowo wypuszczony na rynek przez IBM aparat telewizyjny, lecz nieco uproszczony rysunek normalnego ękranopisu, np. 3270. Wprowadzacie więc swój te k s t. Mogliście go sami zakodować, a mogliście też kupić gotowy zakodowany te k st.
¿Test na świecie 60-80 organizacji, takich Jak Engineering Index, Eood Abstracts, Chemical Abstracts, L egislation l t d . , które wyda
ją materiały informacyjne i abstrakty w postaci czytelnej dla maszyny. Całe ustawodawstwo EWG Jest wydawane w t e j postaci, a także mniej więcej jedna tr z e c ia ustawodawstwa brytyjskiego. Wie
le innych organizacji handlowych produkuje dane w takiej postaci.
Można Je kupić i wprowadzić wprost do swego systemu wyszukiwania.
- 18 -
Czasem udaje się też wczytać tekst za pomocą optycznych czytników pisma. Zależy to od użytej czcionki.
Niezależnie od sposobu uzyskania tekstu» wprowadza się go do program redagującego, który umieszcza na dysku pełną dosłowną kopię. Kompiluje też prosty indeks bibliograficzny z wskazaniem autora, daty, wydziału, z którego tekst pochodzi it d . Ale główna Jego operacja polega na skompilowaniu pełnych odsyłaczy krzyżo
wych do pozycji każdego słowa w każdym zdaniu 1 w każdym dokumen
c i e . Powstały w taki sposób zbiór danych j e s t zwykle mniej więcej t e j samej wielkości co oryginalny te k st, co oznacza, że podwaja
cie w ten sposób zapotrzebowanie na miejsce pamięci, co nie Jest bardzo dobre dla Was, ale dobre dla nas, producentów.
Ale najważniejszą rzeczą, Jaką system ten daje Wam, j e s t a l
fabetyczny słownik wszystkićh słów i ich wystąpień,
w
naszym przykładzie słownik ten podaje, że słowo " c i v i l * wystąpiło Jako trze cie słowo w drugim zdaniu czwartego ustępu dziesiątego dokumentu; . . . . i tak d a le j. Pozwala to Wam podejść do urządzenia końcowego i powiedzieć: "Wydaj mi wszystkie dokumenty zawierające słowo " c i v i l" " 1 Ułożyłem ten schemat d la systemu wdrożonego w b ry ty jsk ie j Izbie Lordów. J e ś l i więc zapytacie system o odsyłacze do słowa " c i v i l " , otrzymacie odsyłacze do lotnictwa cywilnego, służby państwowej ( c i v i l service), praw obywatelskich ( c i v i l rights) i t d .
Być może system odpowie Wam: "Mam 10 000 dokumentów ze 3łowem
" c i v i l " " . Taka odpowiedź nie posunie Was daleko naprzód. Wówczas musicie u ś c i ś li ć swoje zapytanie. Załóżmy, że interesuje Was
służba państwowa ( c i v i l service); powiadacie wówczas: "Szukam s ło wa " c iv il" i chcę, żeby występowało obok słowa "service"", a po
nieważ system zna położenie każdego słowa w każdym zdaniu, wybie
rze on te wystąpienia słowa " c i v i l " , które sąsiadują z wystąpie
niami słowa "service".
W tym konkretnym wspomnianym przeze mnie przykładzie z Izby
¡Lordów nadal jeszcze będziecie m ieli kłopot, bo w Izb ie Lordów c ią g le mówi się o służbie państwowej, toteż okaże się , że termin
" c i v i l service" występuje może 500 razy.
Potrzebne j e s t wobec tego dalsze u śc iśle n ie zapytania; chodzi Uhm konkretnie o deglomerację służby państwowej z Londynu. Zapy
tu je c ie więc o wystąpienia słowa "deglomeracja" oraz o wystąpie
n ia obok sie b ie słów " c i v i l" 1 "service®. System odpowiada: "Mam 10 takich przypadków". Teraz je s te ś c ie już w domu; bo teraz może
c ie otrzymać pełny te k st tych 10 dokumentów, strona po stronie na tym samym sterowanym przez siebie ekranoplsle. J e ś l i chcecie trwałego wydruku, możecie go otrzymać z maszyny do pisania.
śmiem twierdzić, że nie moglibyście powiedzieć swojej sekre
tarce: "Proszę pójść do archiwum przejrzeć zbiór 100 000 dokumen
tów i wyszukać mi 10 Jedynych istn ieją cych tam wzmianek o deglo- meracji służby państwowej» nawet J e ś l i to będą tylko pobieżne wzmianki ma ten temat w dokumentach dotyczących czegoś innego; i proszę, nie zapomnieć podkreślić tych wzmianek"; bo system, gdy rzuca tekst na ekran, wyświetla dwukrotnie jaśn iej słowa, których poszukiwaliście. Rozwiązywanie tego rodzaju problemów możliwe Jest tylko przy użyciu wielkiego komputera.
- 2 0 -
Mam nadzieję, że uświadamiacie sobie całą doniosłość te j kon- pepcji. Nie ma indeksowania przy wejściu. Nie potrzeba, żeby s p e c ja lis t a sie d z ia ł nad dokumentem i decydował, co w nim Jest ważne lub - co gorzej - co mogłoby być w tym dokumencie ważne dla kogoś Innego w p rzyszło ści. Po prostu przechowaliście dokument automatycznie i bez zastanawiania s ię , a system wyszukiwania in
formacji wykonuje za Was całą resztę operacji. W ciągu paru minut s p e c ja lis t a może przeszukać 100 000, czy nawet milion, dokumentów
% być pewnym, że wyszukał wszystkie is tn ie ją c e wzmianki. Żaden ręczny system wyszukiwania nie Jest absolutnie w stanie konkuro
wać z tego rodzaju działaniem.
Otwiera to drogę prawdziwemu "systemowi informacyjnemu do celów zarządzania", takiemu o Jakim wspomniał wczoraj Peter Her- mon, gdy powiedział, że potrzebna j e s t informacja zarówno Jakoś
ciowa Jak i ilościowa. Twierdzę, że tego rodzaju program wyszuki
wawczy może podawać poglądy Jakościowe wyrażone w notatkach, l i s tach wychodzących i t d . , poglądy przedsiębiorstwa Jako c a ło ś c i,
^precedensy ustalone w Innych częściach przedsiębiorstwa, ograni
czenia prawne nakładane z dnia na dzień przez zewnętrzne c ia ł a Ustawodawcze i t p . Ten rodzaj informacji może służyć i - w n ie- iktórych organizacjach - Już dziś służy jako system informacyjny jdo celów zarządzania. Myślę, że w biurze przyszło ści stanie się
on powszednim zjawiskiem.
Mówiłem o komputerowym przetwarzaniu słów i na pewno Jest prawdą,że komputeryzacja przetwarzania słów przynosi bardzo oczy
wiste korzyści (przezr. H.8). Najbardziej oczywiste z nich są mo
że dwie korzyści wymienione u samej góry przezrocza. Dość łatwo
je s t wykazać wydajność ekonomiczna, skoro wydajność pracy podnosi się dwu- lub trzykrotnie. Taki system kosztuje mniej niż Jedna maszynistka. J e ś l i można więc zastąpić nim dwie spośród trzech maszynistek, is t n ie je tym samym racjonalne uzasadnienie ekono
miczne .
Systemy te są łatwe do wdrożenia» szczególnie w porównaniu z większością d zisiejszych zastosowań komputerów* Są łatwe do wdro
żenia bo oprogramowanie Jest Już napisane. Jest stosunkowo proste i przychodzi gotowe razem z maszyną. Systemy te są łatwe do wdro
żenia także i dlatego, że mają wbudowane funkcje przeszkoleniowe.
J e ś l i macie komputer i urządzenie końcowe, sam system s z k o li ope
ratorkę do użytkowania ich, wyjaśniając j e j powoli znaczenie róż
nych przycisków l t p . 1 zwracając je j c ie rp liw ie uwagę, gdy na
c iśn ie niewłaściwie. A zatem cechą wielu spośród tych systemów Jest wbudowane szkolenie. Są łatwe do użytkowania. Dzięki temu możliwy j e s t szybki zwrot nakładów; gdy wynajmujecie sprzęt za
miast go kupować, zwrot c zę śc i nakładów je s t zapewne sprawą kilku tygodni.
Ale je s t w tym też k ilk a haczyków. Po pierwsze, ponieważ dane są zasobem przedsiębiorstwa, trzeba starannie upewnić s ię , że każdy kto wdraża tego rodzaju systemy, dobrze wie, co ma zamiar robić z informacją, którą zebrał. Czy zamierza ją wyrzucić, tak jak to ro b ił, gdy ją gromadził na papierze»czy też zamierza utwo
rzyć przyzwoity system wyszukiwania i uczynić z tych wszystkich, z takim trudem uzyskanych danych»pożyteczny zasób przedsiębiorst
wa ? Druga, może jeszcze ważniejsza sprawa to jak skłonić wszyst
- 22 -
kich Waszych pracowników do postępowania w sposób zgodny z tymi Systemami. ? Jak zamierzacie skłonić do tego zainteresowany per so
p el: kierowników, sekretarki i innych ? Zatrzymam się nad tym na Chwilę.
Czynności sekretarskie były przedmiotem bardzo wielu badań;
robiliśmy to my i robiło to wiele innych o rganizacji. Dość dobrze jwiadomo, na co sekretarki poświęcają czas (przezr. H.9)* Te cyfry bą wynikiem wieloletnich badań. Wiem, że nikt z Was nie ma prze
cię tn e j sekretarki. Wiem, że Wasze sekretarki są doskonałe; że pracują p iln ie przez cały dzień; że nie poradzilibyście sobie bez pich - bo kto by Wam podał kawę ? - i dlatego w imię wydajności
|pracy 1 tak dalej nie Jesteście gotowi zrezygnować z nich. Ale gdy uważnie p rzyjrzycie się tym cyfrom, przekonacie s ię , że muszą
i
¡gdzieś być strasznie z łe sekretarki, skoro taka wypada średnia.
Gdy zaś ponownie przyjrzycie się tym cyfrom, dojdziecie do prze
konania, że gdyby przeciętna sekretarka miała do dyspozycji lep -
!szą komunikację wewnątrzfirmową - z koleżankami i tak dalej - 1 dzięki tonu spędzała więcej czasu przy biurku, gdyby Jej n ie od- irywano od pracy co 11 minut; gdyby napływający do n ie j strumień
¡pracy był bardziej równomierny, istn iałab y potencjalna możliwość 'zwolnienia dwóch z każdych trzech sekretarek. Roztropnie powie
działem "potencjalna możliwość*, bo jak wszyscy dobrze wiemy, c i którzy spróbowali coś takiego przeforsować, przekonali s ię , że to wcale n ie tak łatwe, jakby się mogło wydawać.
Tradycyjnym sposobem prób osiągnięcia oszczędności w t e j dziedzinie Jest cen traliza c ja wszelkich możliwych prac (przezr.
H.10): c e n tra liza c ja maszynopisania, dyktowania, kopiowania,
re je stro w a n ia pism l t d . N astręcza to jednak pewne tru d n o ści. Hale maszyn, czy też - ja k Je na pewnym e ta p ie nazywano - "ośrodki przetw arzania słów ", p ociągają za sobą lic z n e problemy.
Na tym przezroczu podsumowano problemy związane z halami ma
szyn i innymi scentralizow anym i usługam i. Is t n i e j e więc zagadnie
n ie upływu czasu od z le c e n ia do wykonania; problem d ostarczan ia m ateriału do 1 ze scen tralizo w an ej służby;zagadnienie p rio ry te tó w : kto ma decydować c z y ja p raca je s t n ajw ażniejsza ? Kierow niczka t a k ie j h a l i maszyn je s t zwykle w trudnej s y tu a cji,b ę d ą c naciskaną przez kierowników różnych sz cz e b li p rzed sięb io rstw a, żeby oddaó na maszynę n ajp ierw ic h m a te ria ły . Są tru d n ości z re k ru ta c ją per
sonelu o odpowiednim'poziomie k w a li f i k a c j i do pracy w ta k ic h wa
runkach. Trudno Je s t zainteresować personel pracą 1 spraw dźić, aby utożsam iał s ię z daną komórką o rg an izacyjn ą. C ała rzecz s t a je s ię
nadmiernie anonimowa.
Jestem pewien,że w tym gronie n ie będzie żadną re w e lacją , gdy powiem, że są też inne sposoby rozw iązania tego problemu. N iek tó
rzy z nas - m*in. my sami w IBM-ie - o s ią g n ę li pewne sukcesy wprowadzając tak zwane "małe grupy robocze", stanowiące w is t o c ie rzeczy zgrupowania sekretarek zorganizowane w t a k i sposób, że sa
me one d z ie lą między sobą pracę tak,aby zawsze wykonywała ją oso
ba, k tó ra j e s t n a jb le g le js z a w danej o p e r a c ji - p isan iu na maszy
n ie , z a ła tw ia n iu telefonów , r e j e s t r a c j i poczty it d .
Ten schemat (p rz e z r. H .1 1) wymaga pewnego o b ja ś n ie n ia . To co przedstawiono z prawej strony je s t taką "małą grupą roboczą", a n ie Jakimś obrazem rozproszonego przetw arzania danych. Chodziło o
♦
- 24 -
p rzeciw staw ienie t a k ie j grupy tra d y cy jn e j h a l l maszyn, w k tó re j skupia s ię Jeden typ d z ia ła ln o ś c i, a re s z c ie lu d z i każe s ię b ie gać do i z h a l i maszyn, aby tam napisano im ic h m a te ria ły , a poza tym ra d z ić sobie samym ze swoimi tradycyjnym i pracami. "Mała gru
pa robocza" obejmuje s e k re ta rk i, a j e j c z ło n k in ie kontaktują s ię w tra d y c yjn y sposób z konkretnym kierownikiem . Kierow nik wychodzi ze swego g ab in etu , wręcza m a te riał do p rz e p isa n ia n ie b ie sk o o k ie j M a ry lln , któ rą uważa za swoją sekretarkę i n ie ma n ic do rzeczy, że gdy ty lk o wraca on do swego gabinetu, m ateriał z o sta je przeka
zany do p rz e p isa n ia F lo rz e , k tó ra je s t znacznie lepszą m aszynist
ką n iż M a ry lln .
Taka "mała grupa robocza" ma pewne z a le t y . N a stę ju je powrót do lokalnego charakteru usług i do k ró tk ic h czasów wy kon an ia.K ie
rownicy kontaktują s ię z kimś kogo zn ają. Is t n i e j e c ią g ło ś ć usług mimo chorób, przerw obiadowych, urlopów l t d . ; można też uzyskać pewne zm niejszenie personelu,ponieważ proces s ta je s ię sp raw n iej
sz y , a równocześnie mniej czasu t r a c i s ię na chodzenie po budynku.
A le główną k o rz y ścią , Jaką zapewnia ten system, Je s t możliwość potraktow ania danych Jako zasobu p rzed sięb io rstw a 1 wprowadzenia
te c h n ik i w pewnym zakresie* N areszcie p ojaw ia s ię szansa wprowa
dzenia pewnej te c h n ik i i uzyskania jakiegoś realnego wzrostu wy
d a jn o ści.
Ja k ic h rodzajów te c h n ik i potrzebowałaby tak a grupa ? W tym m iejscu zaczynam wróżyć z kryształo w ej k u li (p rz e z r. H .1 2 ). Pano
wie z prasy n ie potrzebują sięgać po ołów ki; to co widzimy na przezroczu, to n ie IBM-owska zapowiedź nowej ery okrągłych
komputerów; to tylko Ilu stra c ja mego poglądu na rodzaj sprzętu, ja k i będzie potrzebny biurom w n a jb liż s z e j p rzyszło ści. W środku kręgu widnieje in teligen cja, bo do tego właściwie sprowadza się rola komputerów; na jego obwodzie widzimy różnego rodzaju klawia- turyjekrany zapytań,do redagowania i t d . ; drukarki do wewnętrznych pism, notatek i t d . , bo takie pisma i notatki muszą nadal is tn ie ć ; a dalej komunikacja głosowa, bo dużą część prac, szczególnie ze
wnętrznych można załatwiać przez telefon; i wreszcie pewne urzą
dzenia pamięci do miejscowego przechowywania i miejscowego wyszu
kiwania informacji; oraz, J e ś li kto zechce, jakaś postać rozpro
szonej in t e l i g e n c ji .
Co szczególnie ważne, będzie i s t n i a ł moduł komunikacyjny,któ
ry będzie miał połączenie z dużym komputerem, prawdopodobnie po
siadającym Jakiś system wyszukiwania pełnych tekstów, tak że co
kolwiek zostanie zebrane przez miejscowe urządzenie stanie się rzeczywiście zasobem należącym do całego przedsiębiorstwa 1 bę
dzie mogło być użytkowane jako ta k ie . W toku kilku późnieJszych, etapów nastąpi prawdopodobnie dodanie Jakiegoś urządzenia do sor
towania wpływającej korespondencji. Można by to robić lokalnie, ale być może korzystniej będzie robić to centralnie; będzie to zależało od ceny i wydajności poszczególnych produktów.
Jakie rodzaje operacji umożliwi ten cały sprzęt ? Pozwoli na wzrost wydajności maszynopisania dzięki bezpośredniemu dostępowi do dysków, dzięki funkcjom redagowania i zastosowaniu ekranoplsów (przezr. H.13). Pozwoli na upowszechnienie standardowych pism 1 ich lokalną ekspedycję. Pozwoli na miejscową rejestrację i
- 26 -
miejscowe wyszukiwanie in fo rm a cji oraz na miejscowe kopiowanie, choć to kopiowanie będzie mogło teraz odbywać s ię z d aln ie d z ię k i łączom, Ja k ie - za zgodą Zarządów Pocztowo-Telekomunikacyjnych - będą nas wiązać z innymi organizacjam i i oczyw iście z innymi .częściami naszej własnej o r g a n iz a c ji.
Ponadto możemy teraz wziąć pod uwagę automatyzację n ie k tó rych fu n k c ji se k re ta rs k ic h , ta k ic h jak prowadzenie term inarzy zajęć kierowników i przekładanie umówionych terminów, by je dostosować
do term inarzy innych kierowników; w szystkie te term inarze będą 'bezpośrednio udostępnione sekretarce odpowiedzialnej za ten ro
dzaj d z ia ła ln o ś c i. Bardzo łatw a je s t za pomocą komputera ewlden- i
¡c ja spraw z a le g ły c h . Tak samo dziennik poczty: zamiast tych róż
nych fragmentarycznych zeszytów, często gubionych, można teraz prowadzić n ależyty dziennik wszystkiego co wchodzi i wychodzi.
Moglibyśmy mleć dostęp do c e n tra ln e j firmowej bazy danych za pośrednictwem owego łą c z a wiodącego do głównego systemu lic z ą c e go. To łą cz e będzie bardzo szerokopasmowe i łatw e do użytkowania.
Obecne systemy do wyszukiwania pełnych tekstów są bardzo łatw e do użytkowania przez kierowników różnych s z c z e b li. D yrektor ds. In fo rm atyki będzie m iał na biurku urządzenie końcowe, na k tó re Pe
t e r Hermon tak bardzo wybrzydzał, i będzie ogromnie skutecznie posługiwać s ię nim. Znacznie mniej czasu zajm ie mu wyszukanie za pomocą tego urządzenia potrzebnego dokumentu w dobrze zorganizo
wanym system ie jakościowej in fo rm a c ji do celów zarządzania, n iż próby wytłumaczenia se k reta rce, co mu je s t potrzebne.
Będzie i s t n i a ł dostęp do usług zewnętrznych; oczyw iście bę
dzie te le fo n , a le ponadto będzie i s t n i a ł o automatyczne marszruto-
wanle komunikatów przez s i e c i dalekopisowe l t d . Wszystko to Je s t Już sprawą powszednią w w ielu in s ty tu c ja c h . Myślę, że t e g o rodza
ju u s łu g i uzyskamy, tylk o J e ś l i Już teraz zaplanujemy Je w sposób kompleksowy; J e ś l i oprzemy s ię pokusie nabywania małych fragmen
tów oprogramowania 1 sprzętu, i wzajemnego dopasowywania ic h tylk o d lateg o , że są w t e j c h w ili łatw o dostępne i ty lk o dlatego, że stanowią rozw iązanie, które J e s t na kró tką metę ekonomicznie uza
sadnione. Mocno w ierzę, że opisaną przeze mnie s y tu a c ję o sią g n ie my ty lk o przez kompleksowe i zintegrowane p o d ejście do problemu m echanizacji prac biurowych. Myślę, że d la o s ią g n ię c ia maksymal
nych efektów potrzebny j e s t bardzo wysoki poziom kierow nictw a.
Powrócę teraz do mego początkowego przezrocza, na którym za
znaczyłem, że dane są kluczowym zasobem p rzed sięb io rstw a i że na
le ż y odpowiednio do tego gospodarować n im i. Zalecam Wam, Pan ie i Panowie, abyście koniecznie z o s t a li Dyrektorami Danych. Czas już, by z ro b ić użytek z t e j w ładzy; czas już, by n ie pozwolić ludziom na wdrażanie dziwacznych, niewymiernych systemów, bez zastanowie
n ia s ię , ja k to wszystko potem zintegrować i ja k uczynić te bar
dzo cenne dane wspólnym zasobem całego p rz ed sięb io rstw a.
WESTERMM: John, dziękuję C i za bardzo ciekawy i prowokujący do m yślenia r e f e r a t . Z pewnością d ał mi sporo do m yślenia. Teraz ma
c ie Państwo okazję do zadawania pytań Johnowi.
KOHNEN; (Presse- und In fo rm atio n sam t); P a n ie Crickmer, mam pewne w ątp liw o ści co do P a ń sk ie j k o n cep cji automatycznego indeksowania i podanego przez Pana n iskieg o kosztu tego indeksowania,gdyż uwa
żam, że w w ie lu przypadkach te k s t może być ra c jo n a ln ie przygoto
- 28 -
wany ty lk o , j e ś l i ro b i s ię to rę cz n ie . Co Pan ro b i z tekstam i, przy których n ie bardzo wiadomo, co w łaściw ie należy uważać w n ich za dane, bo w te k ś c ie tym je s t szereg danych ? Co Pan ro b i z tekstem, odnośnie którego n ie j e s t jasne, kto j e s t Jego autorem ? 'Na przykład te k st może brzmieć mniej w ięcej tak :
"Rzecznik rządowy ośw iadczył, że M in isterstw o Spraw Zagra
nicznych z ło ż yło następujące o ś w ia d c z e n ie ..."
Ja k Pan postępuje z takim tekstem ?
CRICKMER: J e ś l i dobrze zrozumiałem p yta n ie , chodzi Panu o t o ,Ja k sto su je s ię indeksowanie do tego rodzaju tekstu ? Moja odpowiedź Je s t k ró tk a: w ogóle n ie będę go Indeksował; zapiszę te k s t t a k i, j a k i je s t i zasto su ję wyszukiwanie pełnego te k stu .
JCOHNEN: Czy mogę zadać dodatkowe p yta n ie ? Ja k znajduje Pan w ta k ic h tek stach autora lub datę dokumentu ? J e ś l i te k s t j e s t pod
tym względem n ie ja s n y , nigdy n ie znajdzie Pan nazwiska autora,gdy albo w ogóle n ie wskazano w te k ś c ie autora, albo gdy - Jak w po
danym przeze mnie p rz yk ład z ie - niepewne je s t , k tó ry z dwóch je s t autorem:
"Rzecznik rządowy oświadcza, że M in is te r Spraw Zagranicznych z ło ż y ł ta k ie a ta k ie o ś w ia d c z e n ie ..."
Kto Je s t autorem ? I kto to wyszuka ? Nie w ierzę, by system sam to z r o b ił automatycznie.
CRICKMER: Myślę, że zagadnienie, kto j e s t autorem tego te k s tu ,to problem czysto f ilo z o f ic z n y . Nie sądzę, by ja k ik o lw ie k mechanicz
ny system p o t r a f i ł znaleźć Panu autora, j e ś l i nazwisko tego auto
r a n ie Je s t wyraźnie podane w te k ś c ie , jako jego część. Gdy ma
Pan dokument, k tó ry zamierza Pan wprowadzić do systemu 1 ktoś za
znaczył na nim ołówkiem: "Pow ied ział to Joe Blo g g s", dobrze bę
dzie zapisać to zdanie jako część tek stu . Ale n ie rozumiem, d la czego miałby Pan oczekiwać od systemu komputerowego, że wyszuka Panu autora, skoro ta k ie j in fo rm a c ji brak w oryginalnym te k ś c ie . WESTERMAN: Czy są jeszcze p y ta n ia ? No cóż, John, widocznie n a s i p r z y ja c ie le n ie chcą s ię angażować 1 zaatakować w ielu prowokacyj
nych tw ierdzeń, które moim zdaniem w y g ło s iłe ś . Wobec tą jo J a za
dam jedno p yta n ie , bo jedna dziedzina wydała ml s ię bardzo c ie k a wa. Wspomniałeś o system ie opracowanym d la Izby Lordów, z którym m iałeś do cz yn ie n ia . Czy mógłbyś krótko powiedzieć, ja k ie były motywy stw orzenia tego systemu i czy b ył to system czysto ekspe
rym entalny, czy też chodzi tu o o state cz n ie wdrożone rozw iązanie problemu. Czy był to ty lk o eksperyment ?
CRICKMER: N iew ą tp liw ie na początku b ył to eksperyment. Dobrze wiadomo, że system 3TAIR3, o k tó ry w tym przypadku ch o d ziło, je s t bardzo przydatny w d z ie d z in ie wyszukiwania danych z zakresu u s ta wodawstwa. J e s t do tego stosowany w w ie lu innych k ra ja c h . Zw róci
liśm y na ten system uwagę rządu b ry ty js k ie g o , k tó ry zbadał ten i w ie le innych systemów wyszukiwania in fo rm a c ji ustawodawczej i w końcu, przed kilkoma m iesiącam i, wybrał ten konkretny system.
Wybór ten w ynikał częściowo stąd, że d la tego systemu dostęp
ne Je s t ustawodawstwo EWG w c z y te ln e j d la maszyny form ie oraz stąd , że większość praw w W ie lk ie j B r y t a n ii, szczególnie praw p i sanych, drukuje się obecnie metodą fo to sk ład u ; a jako produkt uboczny fotoskład u otrzymuje s ię cz yteln ą d la maszyny wersję tego
co s ię składa, a zatem dość tanim kosztem uzyskuje s ię tego ro dzaju inform ację i j e j wprowadzenie do systemu. A więc tak ; Je s t
i
to ekonomicznie efektywny i p raktyczn ie użyteczny, będący już w
\ ii
e k s p lo a ta c ji system; a le zaczęło s ię to od eksperymentu.
P rz e z r. H.1
Dane są kluczowym zasobem przedsiębiorstw a Gospodarujcie nimi jako takim zasobem
P rz e z r. H.2
Kadry Dane
R ek ru tacja Z b ie ra n ie
Szko len ie Przetw arzanie
Rozmieszczanie Przechowywanie
Przenoszenie Transm isja
Opieka społeczna Nienaruszalność
L is t y P ła c ?
Przetw arzanie i wyszukiwanie
tekstów
Faksym lle P rz e z r. H.3
Komunikacja wewnątrzflrmowa
Gospodarcza in form acja liczbow a
"APD"
Obrazy
Rysunki Komunikacja
głosowa
Prz e z r. H.4
Koszt przetw arzania tekstów
Koszt na 1 000 znaków
Maszynopisanie 2,00 £
Przetw arzanie i tran sm isja 0,04 $
Przechowywanie - na dysku 0,004 ^/m iesiąc
- w pam ięci masowej 0,0004 ^/m iesiąc
P rz e z r. H.5
Is t n ie ją c e typy sprzętu P ió r a
Maszyny do p is a n ia (ręczne lub e le k try c z n e ) Automatyczne maszyny do p is a n ia
Systemy z "podziałem lo g ik i"
Komputerowe programy redagujące
P rz e z r. H.6
Funkcje 1 urządzenia dostępne w w ie lk ic h systemach lic z ą c y c h
Pamięć - dyskowa
- masowa D rukarki - znakowe
- wierszowe
- laserow o-kserograficzne - fo to s e tte r y
Transm isja - szybkość
- bezpieczeństwo Wyszukiwanie - indeksowe
- pełnotekstowe
- 32 -
,iVriafflMMitew
Program komputerowy Przezr". H.7» Wyszukiwanie pełny où. fękitów
Tekst
Autor Tytuł Indeks Data
Optyozny cz ytn ik
pisma Słownik
c i v i l
(3. 2> 4, 10;
6, 3, 5, 8 ;)
. H.8
skomputeryzowanego przetw arzania słów dobra efektywność ekonomiczna
. szybkość wdrożenia szybki zwrot nakładów e ■ • •
dane są zasobem p rzed sięb io rstw a cz yn n ik i psychologiczne
. H.9
e c ię tn a s e k r e ta r k a ...
L spędza 50$ czasu z d ala od swego b iu rk a I
j. co 11 minut ktoś przerywa j e j pracę . spędza 18$ czasu na czekaniu na pracę
P rz e z r. H. 10
Rozwiązanie tra d ycyjn e . c e n t r a liz a c ja usług
Problemy . czas wykonania . p r io r y te t y
. poziom k w a lif ik a c j i . anonimowość
P rz e z r. H. 1 1
Tradycyjna h a la maszyn "Mała grupa robocza*
•
0
0 ®
®
00
® 0
0 0 0
P rz e z r. H.1 3
Umożliwione operacje . wydajne maszynopisanie . standardyzacja pism
. lo k aln e re je stro w a n ie i wyszukiwanie . kopiowanie i d ystryb u cja
. fu n k cje s e k re ta rs k ie
- prowadzenie term inarza - ew idencja spraw z a le g ły ch - dzien n ik poczty
. dostęp do ogólnofirmowej bazy danych . dostęp do usług zewnętrznych
- do telek su
- do systemów re z e rw a c ji - do usług inform acyjnych
SESJA I
P R A K T Y K A Z A R Z Ą D Z A N I A P R O J E K T A M I G.Cox, D iebold, W .B rytan ia i Ir la n d ia
B U H E R : Witam Państwa na d ru g ie j c z ę ś c i naszej k o n fe r e n c ji,k tó r a to część dotyczy zarządzania projektam i i zadań poszczególnych partnerów uczestn iczących w wprowadzaniu nowych systemów. Naszym pierwszym tematem Je s t "Prak tyk a zarządzania p ro je k ta m i", a r e f e rentem będzie p.George Cox D yrektor Operacyjny B ry ty js k o - Irla n d z kiego Oddziału D iebolda. P . Cox je s t oczyw iście k o n su lta n te m .Ist
n ie je w ie le d e f i n i c j i ko nsultanta, m .in . 1 tak a, że je s t to c z ło w iek, k tóry pożycza od Was zegarek, a potem każe sobie z a p ła cić za podanie Wam godziny.
Są jednak k o n su lta n ci, którzy w ię ce j ro b ią n iż mówią; są b ar
d z ie j zainteresow ani praktycznym i udoskonaleniami n iż czystą teo
r i ą . P . Cox na pewno należy do konsultantów głęboko tkw iących w p raktyce 1 d z ia ła n iu . Gdy zostałem Dyrektorem B ry ty js k ie g o Oddziału Diebolda w 1972 r . , pierwszą sprawą jaką załatw iłem , by
ł a próba n a k ło n ie n ia George1a Coxa, żeby p rz y łą c z y ł s ię do mnie.
Sądzę, że da to Państwu p o ję c ie o tym, ja k wysoko cen ię sobie j e go u m iejętn ości 1 z d o ln o ści.
Jego zespół w yspecjalizow ał s ię w problemach zarządzania pro
jektami» r e a liz u ją c Jego własne koncepcje na temat sposobu, w J a k i należy kierować p ro jek tam i. Sądzę, że opracowanie tych koncep
c j i i ic h zastosowanie b yły całk o w icie udane, ponieważ w ubiegłym roku, gdy rząd b r y t y js k i zapragnął opracować nową normę zarządza-
- 36 -
n la projektam i informatycznymi d la w szystkich swoich 250 ośrodków obliczeniow ych, człowiekiem, do którego zwrócono s ię o pomoc w opracowaniu t e j normy był nasz d z is ie js z y r e fe re n t, George Cox.
pOX; Dzień dobry, Panie i Panowie. Dziękuję C i Dawidzie za tę w spaniałe wyrazy uznania. Muszę powiedzieć, że jestem m ile zasko- pzony tak licznym audytorium na t e j pierw szej s e s j i po o fic ja ln y m o b led zie, któ rą to sesję zwykle nazywamy "cmentarzem re fe re n tó w ",
^apewnlam Państwa, że s to ją c tu 1 p atrząc na morze b ia ły c h twarzy, zaczerwienionych oczu i w ilgotnych włosów,jestem głęboko wzruszo
ny wyrazem uznania, j a k i stanowi d la mnie Wasza obecność.
Chciałbym dziś omówić z Wami n ie t y le te o rię zarządzania pro
jektam i, i l e jego stroną praktyczną i Jego r e a l i a ; co s ię d z ie je , gdy p ra k tycz n ie realizu jem y t e o r ię ; 1 co przy tym robimy debrze, a co ź le . w ie lu spośród obecnych s ły s z a ło już moje w ystąp ien ia na temat zarządzania p ro jek tam i. Gdy poproszono mnie o przygotowanie d z isiejsze g o re fe ra tu , pomyślałem, że warto by jednak raz jeszcze sprawdzić moje dość zdecydowane poglądy, k tó re z n a c ie . Przeprowa
dziłem więc a n k ie tę, zapytując p rzed sięb io rstw a o ic h najnowsze doświadczenia ze stosowania metod zarządzania p ro jek tam i. Dziś przed południem chciałbym w pierwszym rzędzie omówić w yniki t e j a n k ie ty ,a potem p rz y jrz e ć się nieco d o k ład n iej niektórym przyczy
nom naszych tru d n ości i naszych sukcesów.
Przede wszystkim pozwólcie ml w yja śn ić, co rozumiem przez pro
je k t . P rzyjrzyjm y s ię , od czego zaczyna s ię p ro je k t. W pewnym mo
mencie mamy określoną s y tu a c ję ; stoimy wobec problemu, z którym
nasze Istn iejące systemy nie radzą sobie, okazują się niewystar
czające i nie potrafią sprostać zmianom zachodzącym w gospodarce, nie potrafią poradzić sobie z wzrastającą masą danych lub z wa
runkami stworzonymi przez nowe ustawodawstwo. Albo pojawia się nowa szansa. Pojawia się szansa zrobienia czegoś, czego dotąd nie robiliśmy, bo nasze umiejętności 1 nasza technika otwierają nową
¡perspektywę. Itoże tu chodzić po prostu o, wytwarzanie większej I l o ś c i informacji kontrolnej dla kierownictwa, albo może to być
!Jakiś wielki przełom, coś takiego Jak pojawienie się kart kredy
towych i pewnych nowych urządzeń telekomunikacyjnych.
Szukając rozwiązania tego problemu lub sposobu wykorzystania te j szansy, w pewnym momencie dochodzimy do punktu, w ktćrym po
wiadamy: "0 to chodziło. Zmieniliśmy nasz stary system, wprowa
dziliśmy nowy i dzięki temu rozwiązaliśmy ów problem lub wyko
rzystaliśmy ową szansę".
Te dwa momenty uważam za punkt wyjściowy i punkt końcowy pro
jektu, a zarządzanie projektem odnosi się do okresu między tymi dwoma punktami.
Myślę, że takie określenie Jest lepsze od większości defi-, n i c j l , jakie znam. Zauważcie, że w mojej d e f in ic j i pośrednio za
warta j e s t myśl,że projekt kiedyś się kończy; że ma określony mo- ment zakończenia, że ma koniec przypadający na moment osiągnięcia celu, dla którego podjęliśmy projekt. J e ś l i się chce, można po
traktować projekt jako podróż. Celem podróży je s t Jej miejsce przeznaczenia,
w
ten sposób sta ra ła się ująć d efin icję projektu Brytyjska Centralna Agencja Informatyczna.- 38 -
