1
ZAPYTANIE OFERTOWE W SPRAWIE:
WYBORU DOSTAWCY USŁUG CATERINGOWYCH
NA POTRZEBY SZKOLEŃ W RAMACH MODUŁU PSYCHOLOGICZNEGO
„SKUTECZNIE W PRACY“
W KRAKOWIE
organizowane w ramach projektu pt.
„Skuteczni w biznesie – szkolenia z języka niemieckiego i zawodowych kompetencji
„miękkich” szansą na wzrost konkurencyjności małopolskich mikro, małych i średnich przedsiębiorstw” współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013, Priorytet VIII, Poddziałanie 8.1.1.
kod CPV 55520000-1 - Usługi dostarczania posiłków
Zamawiającym jest:
Österreich Institut Polska Sp. z o.o. - Oddział w Krakowie 31-134 Kraków
ul. Basztowa 3
I. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług cateringowych na szkoleniach w ramach modułu psychologicznego „Skutecznie w pracy” (opis w dalszej części zapytania w Szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia str. 2).
UWAGA!!! Nie ma możliwości składania ofert częściowych na wybrane terminy szkoleń – zgłoszenie jest równoznaczne ze złożeniem oferty świadczenia usług cateringowych we wszystkich terminach szkoleń (odniesienie do załącznika nr 1 – Harmonogramu szkoleń w ramach modułu psychologicznego „Skutecznie w pracy”)
Zamówienie polega na przygotowaniu, dostarczeniu do wskazanej sali oraz rozłożeniu na stołach posiłków. Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia jednorazowych naczyń, jednorazowych sztućców i wszystkich pozostałych elementów wymaganych do prawidłowej
2 realizacji usługi cateringu, jak również każdorazowego uprzątnięcia pomieszczenia po zakończeniu szkolenia.
W ramach zamówienia Wykonawca jest zobowiązany do:
- świadczenia usług cateringowych wyłącznie przy użyciu produktów spełniających normy jakości produktów spożywczych;
- przestrzegania przepisów prawnych w zakresie przechowywania i przygotowywania artykułów spożywczych (m.in. ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia Dz.U. 2006 nr 171 poz. 1225 ze zm.).
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia:
Obsługa cateringowa szkoleń w ramach modułu psychologicznego „Skutecznie w pracy”
W trakcie trwania projektu zaplanowane są szkolenia w ramach modułu psychologicznego
„Skutecznie w pracy”. Firma cateringowa wyłoniona na drodze przetargu będzie obsługiwać 7 grup (14 dni) szkoleniowych od 22 listopada 2014 r. do 18 kwietnia 2015 r. Każda grupa będzie liczyć od minimalnie 9 do maksymalnie 11 kursantów i od minimalnie 1 do maksymalnie 2 trenerów (w sumie od minimalnie 10 do maksymalnie 13 osób w jednej grupie). Jednego dnia szkolenie będą miały od jednej do dwóch grup szkoleniowych – od minimalnie 10 osób do maksymalnie 26 osób jednocześnie. Łączna liczba posiłków do przygotowania to około 286 obiadów i około 572 przerw kawowych.
Zajęcia będą odbywać się w weekendowym trybie – ten został szczegółowo opisany w pkt. II nr 1 niniejszego zapytania ofertowego. Maksymalnie dwie grupy będą miały zajęcia w tym samym czasie.
UWAGA!!! Liczba kursantów i trenerów na poszczególnych szkoleniach może ulec zmianie.
W czasie powyższych szkoleń zakłada się zorganizowanie cateringu w formie:
a) obiadu o godzinie 13:00, składającego się z dwóch dań: zupy (250 ml) i dania drugiego w wersji mięsnej i wegetariańskiej w formie wskazanej przez Zleceniodawcę (mięso, ryby, produkty białkowe – 120 g po obróbce termicznej; surówka – 130 g; ziemniaki,
3 kasza, ryż – 200 g); dania powinny być wyrobem własnym (przygotowanym od podstaw przez Oferenta, nie „z torebki”), muszą być ciepłe w momencie podania ich o umówionej porze uczestnikom szkoleń i trenerom. Każdorazowo Oferent dostarczy Zamawiającemu do akceptacji odpowiednio wcześniej przed zajęciami propozycję menu.
UWAGA!!! Menu obiadowe dla każdej z grup musi ulegać zmianie na każdych zajęciach!
b) dwóch przerw kawowych:
I Pierwsza poranna przerwa kawowa około godziny 11:00:
1) kawa i herbata w ilościach bez nieograniczeń;
2) dodatki do herbaty lub kawy odpowiadające ilości kawy i herbaty: cukier, plastry cytryny, mleko;
3) dla każdej osoby jedna woda niegazowana – 0,5 l lub 225 ml soku (nie napoju) owocowego;
4) dla każdej osoby przekąska od 150 g: bułka typu „sandwich wersja mięsna” z wkładem mięsnym, warzywnym i białkowym; bułka typu „sandwich wersja wegetariańska” z wkładem warzywnym i białkowym. Ilość bułek w wersji wegetariańskiej zostanie podana po poznaniu preferencji uczestników projektu i trenerów.
II Druga popołudniowa przerwa kawowa około godziny 15:00:
1) kawa i herbata w ilościach bez nieograniczeń;
2) dodatki do herbaty lub kawy odpowiadające ilości kawy i herbaty: cukier, plastry cytryny, mleko;
3) dla każdej osoby jedna woda niegazowana – 0,5 l lub 225 ml soku (nie napoju) owocowego;
4) dla każdej osoby przekąska: bułka słodka typu drożdżówka (150 g) lub 1 porcja ciasta własnego wypieku (typu szarlotka, sernik, itp. – 150 g) oraz owoc (typu banan, jabłko, gruszka, itp.). Po jednej sztuce słodkiej bułki lub porcji ciasta własnego wypieku oraz po jednym owocu dla każdej osoby.
UWAGA!!! W tym wariancie słodka bułka typu drożdżówka ma być podawana na zmianę z ciastem własnego wypieku na kolejnych szkoleniach dla danej grupy.
4 II. TRYB, TERMINY I MIEJSCE REALIZACJI ZAMÓWIENIA
1. Tryb
Szkolenia w ramach modułu psychologicznego „Skutecznie w pracy” będą odbywać się w trybie weekendowym (sobota lub niedziela od godz. 9:00). Przewidziane są dwie przerwy na spożycie „cateringu kawowego”, pierwsza około godziny 11:00, druga około godziny 15:00 oraz przerwa obiadowa o godzinie 13:00. Szkolenie kończy się o godzinie 16:00.
2. Terminy świadczenia usługi:
Szkolenia w ramach modułu psychologicznego „Skutecznie w pracy” będą odbywać się w soboty lub niedziele począwszy od 22 listopada 2014 r. do 18 kwietnia 2015 r. w terminach podanych w harmonogramie, będącym załącznikiem nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego. Czas trwania szkoleń w ramach modułu psychologicznego „Skutecznie w pracy”
to 8x45 min. (czyli 6 godz. zajęć + godzinna przerwa, w skład której wchodzi 30 minut przerwy obiadowej i 2 x 15 minut przerwy kawowej).
Terminy szkoleń w ramach modułu psychologicznego „Skutecznie w pracy” podano w harmonogramie dołączonym do niniejszego zapytania ofertowego (załącznik nr 1).
UWAGA!!! Österreich Institut Polska Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo do zmiany terminu szkolenia z uzasadnionych przyczyn, wynikających z okoliczności od niego niezależnych. W przypadku zmiany terminu szkolenia, Usługobiorca zostanie niezwłocznie o tym poinformowany.
3. Miejsce
Szkolenia w ramach modułu psychologicznego „Skutecznie w pracy” będą odbywały się w Instytucie Turystyki na ulicy Karmelickiej 55/3 w Krakowie lub w lokalu zastępczym w przypadku zaistnienia sytuacji losowej, przy czym jednocześnie (czyli w tym samym czasie w tym samym dniu) zajęcia będą odbywały się dla maksymalnie 2 grup.
5 III. WYMAGANIA FORMALNE OBOWIĄZKOWE DO SPEŁNIENIA PRZEZ
FIRMĘ ŚWIADCZĄCĄ USŁUGI CATERINGOWE:
Firma świadcząca usługi cateringowe:
a) posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania;
b) spełnia wymagania sanitarne konieczne do zapewnienia higieny przy prowadzeniu działalności gastronomicznej;
c) z udziału w postępowaniu wykluczone są podmioty powiązane osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym.
Przez powiązanie osobowe lub kapitałowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:
a. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, b. posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji,
c. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
d. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia do opieki lub kurateli.
IV. WYMAGANIA DOTYCZACE SPOSOBU SKŁADANIA OFERTY:
Obowiązkowe dokumenty:
Podmioty zainteresowane wzięciem udziału w postępowaniu zobligowane są do przesłania swojego zgłoszenia zawierającego informację o spełnieniu obowiązkowych wymagań formalnych projektu wraz z potwierdzającymi je dokumentami, tj.:
1. Zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej lub odpis z właściwego rejestru – 1 pkt;
6 2. Oświadczenie o posiadaniu aktualnego pozwolenia Sanepidu na prowadzenie działalności gastronomicznej* – wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 2 do zapytania ofertowego – 1 pkt;
3. Oświadczenie o braku powiązań osobowych lub kapitałowych z Zamawiającym – wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 3 do zapytania ofertowego – 1 pkt.
* Österreich Institut Polska Sp. z o.o może poprosić o wgląd do oryginału aktualnego pozwolenia Sanepidu na prowadzenia działalności gastronomicznej, w trakcie trwania przetargu lub po jego zakończeniu lub w trakcie świadczenia usługi cateringowej przez firmę, która wygra przetarg. W razie stwierdzenia niezgodności oświadczenia z oryginałem Österreich Institut może odstąpić od współpracy z rzeczoną firmą.
Obowiązkowa informacja o stawce:
Oferent zobowiązany jest do podania stawki brutto za jedną osobę w podziale na zsumowane kwoty 2 przerw kawowych i dwudaniowy obiad:
Obsługę cateringową zajęć w ramach modułu psychologicznego „Skutecznie w pracy” – od 9 kursantów + 1 lub 2 trenerów do 12 kursantów + 1 lub 2 trenerów. Tabela, do której należy wprowadzić oferowane stawki znajduje się w załączniku nr 4 do niniejszego zapytania ofertowego.
Dodatkowe dokumenty:
Dodatkowo oferent może załączyć do odpowiedzi:
1. Zaświadczenia, referencje, umowy zlecające wykonanie usługi cateringowej na rzecz innych podmiotów z okresu ostatnich 6 miesięcy tj. maj 2014 r. – październiki 2014 r. Brane pod uwagę będą tylko te dokumenty, w których podana zostanie nazwa podmiotu, czas trwania zlecenia – wystawione przez inne podmioty. Uznawane będą tylko zlecenia o charakterze ciągłym tzn. wykonywane cyklicznie (w sposób powtarzalny) i nie rzadziej niż 3 razy dla grupy co najmniej 10 osób.
7 2. Opis:
- 5 przykładowych menu obiadowych (zupa i drugie danie) – według wytycznych dla obiadu;
- 2 przykładowych menu dla dwóch przerw kawowych – według wytycznych dla przerw kawowych.
Menu będzie stanowić wersję poglądową dla Zamawiającego i nie będzie oceniane na etapie kryteriów formalnych ani preferencyjnych.
V. KRYTERIA OCENY OFERT
Kryteria formalne:
Każde z 3 opisanych powyżej kryteriów formalnych oceniane zostanie poprzez nadanie odpowiednich punktów tj.
0 – kandydatura nie spełnia założonego kryterium;
1 – kandydatura spełnia założone kryterium.
Kandydatury podlegać będzie dalszej ocenie jedynie w przypadku spełnienia wszystkich trzech opisanych powyżej kryteriów formalnych - tj. otrzymując 3 punkty.
Kryteria preferencyjne:
Następnie Zamawiający dokona oceny wszystkich kandydatur, które otrzymały po 3 pkt. za kryteria formalne. Ocena ta zostanie dokonana na podstawie porównania osiągniętej liczby punktów wyliczonych w oparciu o następujące kryteria preferencyjne: cenę i doświadczenie oraz ustaloną punktację do 100 pkt. (100% = 100 pkt.).
Cena – 60% – preferowana będzie oferta Wykonawcy, który zaproponuje najniższą cenę.
Cena będzie wyliczana jako suma ceny obiadu oraz ceny przerwy kawowej; ceny należy wpisać do tabeli w załączniku nr 4 do niniejszego zapytania ofertowego. Punkty za kryterium
„cena” będą obliczane wg. następującego wzoru:
X – najniższa otrzymana cena oferty;
Y – cena danej oferty dla grup;
8 Z =
Y
X x 60% = liczba punktów uzyskanych przez daną ofertę w ramach kryterium
„cena”
UWAGA!!! Zamawiający może nie wybrać żadnej oferty, jeżeli cena najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną, przewyższa kwotę, którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.
Doświadczenie – 40% – preferowana będzie oferta Wykonawcy, który posiada większe doświadczenie w świadczeniu usług cateringowych (usługi o charakterze ciągłym z ostatnich 6 miesięcy tj. maj 2014 r. – październik 2014 r.). Niniejsze kryterium weryfikowane będzie na podstawie załączonych do oferty zaświadczeń o świadczonych usługach – opis powyżej, w pkt IV „Wymagania dotyczące sposobu składania oferty” – „Dodatkowe dokumenty”. Punkty za kryterium „doświadczenie” będą obliczane wg. następującego wzoru:
A – liczba usług (tj. zleceń z ostatnich 6 miesięcy o charakterze ciągłym) danej oferty B – maksymalna liczba usług, która pojawiła się w otrzymanych ofertach
C = B
A x 40 % = liczba punktów uzyskanych przez daną ofertę w ramach kryterium
„doświadczenie”.
Uwaga!!! W razie otrzymania większej ilości zgłoszeń, które otrzymają taką samą sumaryczną liczbę punktów (doświadczenie + cena) wiążąca będzie kolejność wpłynięcia kompletnej oferty.
UWAGA!!! Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania Österreich Institut Polska Sp. z o. o. do zawarcia umowy.
VI. SPOSÓB KOMUNIKOWANIA SIĘ MIĘDZY STRONAMI
Wszystkie pytania dotyczące zapytania ofertowego można kierować mailowo na adres monika.sloniewska@oei.org.pl
Sposoby składania dokumentów:
a) osobiście w Biurze Projektu lub
9 b) dostarczyć przez kuriera do Biura Projektu lub
c) wysłać maila (monika.sloniewska@oei.org.pl) lub
d) drogą pocztową na adres Biura Projektu, ul. Basztowa 3, 31-134 Kraków.
Decyduje data otrzymania zgłoszenia przez Zamawiającego.
Osoby zainteresowane udziałem w postępowaniu mogą złożyć swoją ofertę w terminie od 04.11.2014 r. do 18.11.2014 r. do północy (oferty otrzymane po północy to oferty otrzymane 19 listopada).
10 Załącznik nr 1
HARMONOGRAM SZKOLEŃ W RAMACH MODUŁU PSYCHOLOGICZNEGO ,,SKUTECZNIE W PRACY”
Grupy: Data szkolenia: Liczba kursantów w obydwu grupach:
Liczba trenerów w obydwu grupach:
Suma:
C i D 22.11. 9+9 1+1 20
I 29.11. 9 2 11
A i B 07.12. 10+9 2+2 23
E i F 13.12. 11+11 2+2 26
I 10.01. 9 2 11
A i B 18.01. 10+9 2+2 23
E i F 24.01. 11+11 2+2 26
I 07.02. 9 1/2 10/11
A i B 15.02. 10+9 1/2 + 1/2 21/23
E i F 21.02. 11+11 2+2 26
I 07.03. 9 1/2 10/11
A i B 15.03. 10+9 1/2 + 1/2 21/23
E i F 21.03 11+11 1/2 + 1/2 24/26
E i F 18.04. 11+11 1/2 + 1/2 24/26
11 Załącznik nr 2 – Oświadczenie o posiadaniu aktualnego pozwolenia Sanepidu na prowadzenie działalności gastronomicznej
OŚWIADCZENIE O POSIADANIU AKTUALNEGO POZWOLENIA SANEPIDU NA PROWADZENIE DZIAŁALNOŚCI GASTRONOMICZNEJ:
Oświadczam, że firma………
(nazwa firmy cateringowej) posiada aktualne pozwolenie Sanepidu na prowadzenie działalności gastronomicznej.
miejscowość i data ………..
podpis i pieczęć Oferenta (osoby uprawnionej) ……….
12 Załącznik nr 3 – Oświadczenie Wykonawcy o braku powiązań z Zamawiającym
OŚWIADCZENIE O BRAKU POWIĄZAŃ Z ZAMAWIAJĄCYM:
Oświadczam, że nie jestem powiązany osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym tj.
Österreich Institut Polska Sp. z o.o. - Oddział w Krakowie, ul. Basztowa 3, 31-134 Kraków.
Przez powiązanie osobowe lub kapitałowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą.
Powiązania, o których mowa powyżej polegają w szczególności na:
a. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej b. posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji
c. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika
d. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia do opieki lub kurateli
miejscowość i data ………..
podpis i pieczęć Oferenta (osoby uprawnionej) ……….
13 Załącznik nr 4 Formularz ofertowy
FORMULARZ OFERTOWY
Lp. Kategoria Proponowana cena brutto za 1 osobę 1. Cena brutto za 1
os. – 2 przerwy kawowe
2. Cena brutto za 1 os. – dwudaniowy obiad
……….. ……….
Miejscowość, data Podpis i pieczęć Oferenta (osoby uprawnionej)
