Przetarg pisemny na wybór podmiotu do obsługi podróży zagranicznych zawodników i pracowników
Polskiego Związku Zapaśniczego
I. Opis przedmiotu przetargu.
Polski Związek Zapaśniczy - Organizator przetargu ogłasza pisemny przetarg na transport autokarowy dla Polskiego Związku Zapaśniczego.
1. Przedmiotem przetargu jest transport autokarowy naszych ekip na zawody sportowe ujęte w załączniku nr 2.
2. Cena za transport samochodowy na wyjazdy na imprezy zagraniczne powinna obejmować każdorazowo wszystkie składowe na poszczególne wyjazdy w tym w szczególności: koszty dojazdu autokaru do i z miejsca podstawienia/zwolnienia pojazdu, koszty za przejechane kilometry na trasie przejazdu oraz w trakcie pobytu, koszty ubezpieczenia, opłaty parkingowe, opłaty drogowe, opłaty za pobyt kierowców będących do dyspozycji Organizatora wraz z pojazdem przez cały okres wyjazdu, wykup wiz dla kierowców i innych niezbędnych wydatków związanych z danym przejazdem.
4. Autokary przewidziane na wszystkie wyjazdy muszą posiadać wysoki standard. Nie mogą one być starsze niż 5-lat, wyposażone w WC, w klimatyzację, DVD.
5. Zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert częściowych. Za części zamówienia należy rozumieć każdy z wyjazdów zawartych w załączniku nr 2.
II. Warunki udziału w przetargu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków.
W przetargu może wziąć udział Uczestnik/Oferent, który spełnia następujące warunki:
1. Posiada uprawnienia do wykonywania działalności będącej przedmiotem przetargu i przedstawi Licencję na wykonywanie międzynarodowego transportu drogowego osób, o której mowa w art. 12 ust. 2 w związku z art. 5 ustawy o transporcie drogowym.
2. Wykaże się realizacją w okresie ostatnich 3 lat przed dniem ogłoszenia przetargu, co najmniej dwóch zamówień polegających na kompleksowej obsłudze w zakresie transportu o wartości brutto powyżej 10.000,00 zł każde.
3. Jest podmiotem nieprzerwanie działającym na terytorium RP od co najmniej 3 lat i posiadającym siedzibę na terytorium RP i przedstawi aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej.
Warunki opisane w pkt. 1 – 3 będą oceniane przez Organizatora na podstawie przedstawionych dokumentów według zasady spełnia /nie spełnia.
Oferta Uczestnika nie spełniającego któregokolwiek z tych warunków zostanie odrzucona.
Organizator zastrzega możliwość zmiany zarówno warunków jak i treści ogłoszenia.
III. Informacje o sposobie porozumiewania się stron.
W niniejszym przetargu wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje przekazywane są przez strony pisemnie. Zawiadomienie o odrzuceniu ofert, wyborze oferty ewentualnie unieważnieniu postępowania, będą przesyłane również faksem.
Osobą uprawnioną przez Polski Związek Zapaśniczy do kontaktowania się z Uczestnikami jest Andrzej Głaz tel. 22 624 81 11, e-mail: andrzej.glaz@zapasy.org.pl
IV. Termin związania ofertą.
Termin związania ofertą wynosi 30 dni.
V. Opis sposobu przygotowania oferty oraz oświadczeń i dokumentów załączonych do oferty.
1. Treść oferty musi odpowiadać treści ogłoszenia.
2. Oferta musi być złożona pod rygorem nieważności, w formie pisemnej, w języku polskim.
Zaleca się złożenie oferty przy wykorzystaniu wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do ogłoszenia.
3. Oferta oraz wszystkie załączniki do oferty stanowiące oświadczenia Uczestnika muszą być podpisane przez osobę upoważnioną do reprezentowania Uczestnika, zgodnie z formą reprezentacji określoną w Krajowym Rejestrze Sądowym lub innym dokumencie, właściwym dla jego formy organizacyjnej. Upoważnienie do podpisania oferty musi być dołączone do oferty, o ile nie wynika ono z innych dokumentów załączonych do oferty.
4. Wymagane dokumenty oraz oświadczenia mogą być składane w formie oryginału albo kserokopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Uczestnika.
5. Wszelkie poprawki lub zmiany w tekście oferty muszą być parafowane własnoręcznie przez osobę podpisującą ofertę.
6. Przedstawienie propozycji rozwiązań alternatywnych lub wariantowych nie będzie brane pod uwagę i spowoduje odrzucenia oferty.
7. Uczestnicy ponoszą wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem ofert.
8. W przypadku przesłania oferty wraz z wymaganymi oświadczeniami i dokumentami drogą pocztową, za termin złożenia oferty przyjmuje się termin, w którym oferta (przesyłka) znalazła się w siedzibie Organizatora.
9. Ofertę wraz z wymaganymi oświadczeniami i dokumentami należy złożyć w zamkniętej kopercie, w sposób gwarantujący zachowanie w poufności jej treść oraz zabezpieczającej jej nienaruszalność do terminu otwarcia ofert na adres:
Polski Związek Zapaśniczy 00-871 Warszawa, ul. Żelazna 67 m. 73
z opisem
”Oferta na obsługę podróży zagranicznych zawodników i pracowników Polskiego Związku Zapaśniczego.
Nie otwierać przed terminem 15.03.2013 r., godz. 11.00.”
10. Organizator zwróci niezwłocznie Uczestnikowi ofertę, która została złożona po terminie.
11. Organizator nie żąda wniesienia wadium.
12. Części oferty zastrzeżone przez Uczestnika jako stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa, w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, powinny być czytelnie oznaczone i oddzielone od jawnej części oferty.
VI. Miejsce i termin składania ofert.
1. Ofertę wraz z wymaganymi dokumentami i oświadczeniami należy złożyć w nieprzekraczalnym terminie do dnia 15.03.2013 r. do godz. 11.00 w siedzibie Organizatora w Warszawie przy ul. Żelaznej 67 m 73.
2. Oferta złożona po terminie zostanie zwrócona bez otwierania.
VII. Kryteria oceny ofert, ich znaczenie oraz sposób oceny ofert.
1. Oferta z najkorzystniejszą ceną - rozumianą jako najniższa cena zaoferowana za konkretną część, każda z części będzie oceniana oddzielnie.
2. Ocena ofert zostanie przeprowadzona wyłącznie w oparciu o przedstawione wyżej kryteria.
3. Ocenie i porównaniu poddane zostaną oferty niepodlegające odrzuceniu.
4. Oferty będą oceniane w odniesieniu do najkorzystniejszych warunków przedstawionych przez Uczestników w zakresie każdego kryterium.
5. Organizator poinformuje Uczestników o wyniku przetargu lub jego zamknięciu bez dokonania wyboru.
6. Organizator zastrzega sobie prawo unieważnienia przetargu bez wybrania którejkolwiek z ofert i bez wskazywania przyczyn.
VIII. Umowa.
Istotne warunki umowy stanową załącznik nr 3 do ogłoszenia.
Załącznik nr 1
OFERTA
I. Dane dotyczące Oferenta:
1) Nazwa (firma) albo imię i nazwisko oraz siedziba, albo miejsce zamieszkania i adres ...
2) nr tel./fax ...
3) REGON ...
4) NIP ...
II. Składamy ofertę na transport autokarowy dla Polskiego Związku Zapaśniczego.
Akceptujemy warunki przetargu i zobowiązujemy się do podpisania Umowy na warunkach zawartych w ogłoszeniu w miejscu i terminie wskazanym przez Organizatora.
III. Załącznikami do niniejszej oferty, stanowiącymi jej integralną część są:
1. Licencję na wykonywanie międzynarodowego transportu drogowego osób, o której mowa w art. 12 ust. 2 w związku z art. 5 ustawy o transporcie drogowym.
2. Potwierdzenie realizacji w okresie ostatnich 3 lat przed dniem ogłoszenia przetargu, co najmniej dwóch zamówień polegających na kompleksowej obsłudze w zakresie transportu autokarowego kadry narodowej związków sportowych o wartości brutto powyżej 10.000,00 zł każde.
3. Aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej.
4. Formularz cenowy – Załącznik nr 2.
5. Podpisane istotne warunki umowy – Załącznik nr 3.
Miejscowość ………...…………..dnia ………... ......
(podpisy osób wskazanych w dokumencie uprawniającym do występowania w obrocie prawnym lub posiadających pełnomocnictwo)
(pieczęc wykonawcy)
Załącznik nr 2
Nazwa Wykonawcy
………
Adres
………..………
tel. / fax. / e-mail
………..……….………
NIP
……….………
Nr konta bankowego
………...………
L.p. Nazwa i miejsce zawodów, daty i miejsce wyjazdów z Polski, data wyjazdu z zawodów
Planowany termin (wyjazd z
kraju i powrót do
kraju)
Trasa podróży Liczba osób
Ilośc miej sc w busie
cena w PLN
netto brutto
MARZEC
1
Zawody międzynarodowe GRAND PRIX OF CITY DOROG na Węgrzech - cadet/GR. Wyjazd z Raciborza w dniu
22.03.2013 w godzinach rannych. Wyjazd z Dorog w dniu 24.03.2013 w godzinach wieczornych
22- 25.03.2013
Racibórz - Dorog (Węgry) -
Racibórz 13
bus 18 osob owy
MAJ
2
Zawody międzynarodowe w Luckenwalde w Niemczech – Cadet FS. Wyjazd z Białogardu w dniu 3-4.05.2013 rano.
Wyjazd z Luckenwalde w godzinach wieczornych bezpośrednio po zawodach w dniu 4.05.2013
3- 4.05.2013
Białogard - Luckenwalde
(Niemcy) - Poznań 13
bus 18 osob owy
3
Zawody międzynarodowe Grand Prix of Germany w
Dormagen w Niemczech - Cadet FW. Wyjazd z Poznania w dniu 16.05.2013 w godzinach wieczornych. Wyjazd z Dormagen w dniu 19.05.2013 bezpośrednio po zawodach
16- 20.05.2013
Poznań - Dormagen
(Niemcy) - Poznań 13
bus 18 osob owy
4
Zawody międzynarodowe kadetów w zapasach w stylu wolnym w Koszycach na Słowacji. Wyjazd 24.05.2013 r.
rano z Raciborza. Wyjazd z Koszyc 25.05.2013 r.
bezpośrednio po zawodach
24- 25.05.2013
Racibórz - Koszyce
(Słowacja) - Racibórz 13
bus 18 osob owy
5
Zawody międzynarodowe - International Tournament of Resita - Junior FS/FW. Wyjazd z Warszawy w dniu 23.05.2013 wieczorem. Wyjazd z Pitesti w godzinach popołudniowych bezpośrednio po zawodach w dniu 26.05.2013
10- 14.05.2013
Warszawa - Pitesti
(Rumunia) - Warszawa 19
bus 30 osob owy
CZERWIEC
6
Zawody międzynarodowe Grand Prix of Germany - Senior FS, Dortmund Niemcy. Wyjazd z Białogardu w dniu 28.06.2013 r. Wyjazd w dniu 30.06.2013 bezpośrednio po zawodach z Dortmundu
28- 30.06.2013
Białogard - Dortmund
(Niemcy) - Poznań 11
bus 18 osob owy
SIERPIEŃ
7
Mistrzostwa Świata kadetów - Serbia, Zrenjanin - kadeci FS.
Wyjazd w dniu 17.08.2013 z Raciborza. Wyjazd z Zrenjanin w dniu 21.08.2013 r. do Katowic
17- 22.08.2013
Racibórz - Zrenjanin
(Serbia) - Katowice 10-12
bus 18 osob owy
8
Mistrzostwa Świata kadetek - Serbia, Zrenjanin - kadetki FW.
Wyjazd w dniu 19.08.2013 z Poznania. Wyjazd z Zrenjanin w dniu 23.08.2013 r. do Katowic
19- 24.08.2013
Poznań - Zrenjanin (Serbia) -
Katowice 10
bus 18 osob owy 9
Mistrzostwa Świata kadetów - Serbia Zrenjanin - kadeci GR.
Wyjazd w dniu 21.08.2013 z Raciborza. Wyjazd z Zrenjanin w dniu 25.08.2013 r. do Katowic
21- 26.08.2013
Racibórz - Zrenjanin
(Serbia) - Katowice 10-12
bus 18 osob owy WRZESIEŃ
10
Mistrzostwa Świata seniorów - Węgry Budapeszt - seniorzy FS. Wyjazd w dniu 14.09.2013 z Raciborza. Wyjazd z Budapesztu w dniu 18.09.2013
14- 19.09.2013
Racibórz- Budapeszt
(Węgry) - Katowice 14-18
bus 24 osob owy
11
Mistrzostwa Świata seniorek - Węgry Budapeszt - seniorki FW. Wyjazd w dniu 16.09.2013 z Zakopanego. Wyjazd z Budapesztu w dniu 20.09.2013 do Katowic
16- 21.09.2013
Zakopane - Budapeszt
(Węgry) - Katowice 8-10
bus 18 osob owy 12
Mistrzostwa Świata seniorów - Węgry Budapeszt - seniorzy GR. Wyjazd w dniu 18.09.2013 z Zakopanego. Wyjazd z Budapesztu w dniu 22.09.2013 do Warszawy
18- 23.09.2013
Zakopane - Budapeszt
(Węgry) - Warszawy 14-18
bus 24 osob owy
Oświadczamy, że zapoznaliśmy się z warunkami udzielenia zamówienia określonymi w przetargu i nie wnosimy do nich żadnych zastrzeżeń. Data
………
Podpis osoby uprawnionej ………
Załącznik nr 3 Istotne warunki umowy
Do wykładni postanowień umowy stosuje się zapisy ogłoszenia.
Przedmiotem umowy jest transport autokarowy na rzecz Polskiego Zapaśniczego realizowany zgodnie z ofertą z dnia ……... 2013 r.
§1
1. Na podstawie przesyłanych przez Organizatora zamówień na poszczególne wyjazdy, wymienionych w załączniku 2 do ogłoszenia z dnia ..., Organizator przygotuje ostateczne oferty cenowe wyrażone w PLN.
2. Oferty na poszczególne wyjazdy mogą się różnić od przedstawionych w ofercie – załącznik nr 2 do umowy jedynie z następujących powodów:
a) zmiany ilości osób, która powodowałaby zmianę na większy autobus, b) wynikających ze zmiany kursu EURO w stosunku do PLN,
c) zmiana trasy na dłuższą wynikająca z zamówienia Organizatora.
3. W przypadku wzrostu ceny za poszczególny wyjazd o ponad 5% w stosunku do ceny zaoferowanej w ofercie z dnia ... 2013 r. Organizator zastrzega sobie prawo rezygnacji z wyjazdu z Wykonawcą.
§2
1. Organizator potwierdza zamówienie na transport samochodowy, faksem lub za pośrednictwem e-mail i podaje szczegóły dotyczące wyjazdu/przyjazdu, o ile to możliwe z maksymalnym wyprzedzeniem przed mającą się odbyć podróżą.
2. Zamówienie będzie określało datę wyjazdu i powrotu, miejsce rozpoczęcia podróży, miejsce docelowe podróży oraz zakończenia podróży, liczbę osób, oraz pełne imiona i nazwiska osób, dla których mają być wystawione dokumenty przewozowe.
3. Organizator w przypadkach szczególnych, ma prawo zrezygnować z wyjazdu bez skutków finansowych, pod warunkiem wcześniejszego zgłoszenia tego faktu do Wykonawcy.
4. W przypadku niemożności odbycia podróży z winy wykonawcy ponosi on kary umowne w wysokości poniesionych przez Organizatora kosztów podróży w tym w szczególności wynajmu autokaru lub zakupu biletów.
§ 3
Należność za transport Wykonawcy będzie regulowana przelewem na rachunek Nr ...
w terminie 14 dni od daty dostarczenia faktury VAT. Za datę zapłaty przyjmuje się dzień obciążenia rachunku Organizatora.
§4
W przypadku konieczności wpłaty zaliczki przed podróżą, Organizator wyraża zgodę na 50% wysokości planowanych kosztów. Wykonawca zobowiązuje się do dokonania zwrotu kosztów zaliczki, pod warunkiem dokonania anulacji przed datą planowanego wyjazdu.
§5
Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia na każdy wyjazd kierowców, posiadających wszelkie niezbędne dokumenty podróży, w tym - jeśli tego wymaga wyjazd – ważnych wiz. Wykonawca zobowiązany jest również do zabezpieczenia autokaru o wysokim standardzie (na wszystkie wyjazdy obowiązkowo klimatyzacja, sprawny odtwarzacz DVD, WC), oraz ewentualnie po zgłoszeniu przez Organizatora przyczepki bagażowej.
§6
Umowa zostaje zawarta na czas określony i obowiązuje do 31.12.2013 roku.
§ 7
Wypowiedzenie niniejszej umowy może nastąpić przez każdą ze stron w formie pisemnej z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia ze skutkiem rozwiązującym umowę na koniec miesiąca kalendarzowego.
§ 8
Wszelkie zmiany i uzupełnienia niniejszej umowy wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności.
§ 9
Ewentualne spory wynikające z realizacji postanowień niniejszej umowy będą przez Sąd właściwy dla siedziby Organizatora.
§ 10
Niniejszą umowę sporządzono w dwóch jednakowo brzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.
………...……….. ….………
W Y K O N A W C A O R G A N I Z A T O R
