Instrukcja do definiowania wiązań zewnętrznych
Wiązania zewnętrzne w programie KS-FKW słuŜą do definiowania połączeń do innych systemów. Łączenia moŜna zdefiniować dla wszystkich systemów KAMSOFT oraz dla wielu systemów innych firm. Do systemu KS-FKW przenosimy najczęściej dokumenty zakupu, sprzedaŜy oraz magazynowe, jednak moŜna przenosić wszelkie inne typy dokumentów, dla których zachodzi potrzeba ich zaksięgowania. Zdefiniowane wiązania i pobieramy za pomoca moduły System →Raporty On-Line lub System →Raporty
Podczas przenoszenia dokumentów następuje automatyczne przypisanie typu dokumentów z obcego systemu do zdefiniowanego rejestru i typu dokumentu występującego w KS-FKW.
Po pobraniu dokumentu do rejestru i przypisaniu go do typu dokumentów następuje automatyczna dekretacja przez definicje danego rejestru w wartościach jakie zdefiniujemy w wiązaniach zewnętrznych
MoŜna teŜ określić informacje zwrotną do systemów współpracujących np. informacja o zapłaconych fakturach
Np. mamy system magazynowy KS-HURT z którego pobieramy dokumenty zakupu i sprzedaŜy do systemu księgowego KS-FKW, dokumenty te automatycznie są przypisywane do rejestru sprzedaŜy lub rejestru zakupu i automatycznie dekretowane na odpowiednie konta wg definicji automatycznej dekretacji dla przypisanego rejestru
I. DEFINICJE, systemy współpracujące
W module tym konfiguruje się połączenia do systemów zewnętrznych z którymi moŜe współpracować system księgowy KS-FKW. Są to wszystkie programy KAMSOFT, ale moŜliwa jest takŜe współpraca z innymi systemami autorstwa innych firm pod warunkiem Ŝe obce firmy mają technologie i chęci pozwalające na współpracę z systemem KS-FKW.
Współpraca za innymi systemami jest moŜliwa poprzez:
- stworzenie widoków z danymi na serwerze ORALCE, - eksport danych do pliku tekstowego.
Po wybraniu Systemy Współpracujące w okienku widzimy listę zdefiniowanych systemów które współpracują z naszym systemem, aby poprawić parametry naleŜy nacisnąć F4 Popraw natomiast aby zdefiniować nowe powiązanie naleŜy wcisnąć F2 Dodaj (rysunek 1)
Rysunek 1
Nazwa współpracującego systemu – nazwa pod jaką będzie funkcjonowało powiązanie w systemie
Rodzaj współpracującego systemu - typ systemu do jakiego się będziemy podłączać (domyślnie jest juŜ lista systemów KAMSOFT do których najczęściej wykonuje się podłączenie)
Symbol systemu w KS-FKW – numer systemu obcego w KS-FKW np.7
(obsługa nowego formatu – np.007, w zaleŜności jakiego formatu uŜywa system współpracujący)
Sposób pobierania (ONLINE mechanizmy ORACLE) – przenoszenie dokumentów poprzez widoki tablic na bazie ORACLE (najczęściej stosowane) Sposób pobierania (OFFLINE raporty na dyskietkach) – przenoszenie dokumentów poprzez
pliki tekstowe o ustalonym formacie (niekoniecznie przez dyskietki), ustawienie głównie z systemów, które nie działają na bazie ORACLE np. KS-APTEKA.
Konfiguracja połączenia ONLINE (Rysunek 1)
W przypadku przenoszenia poprzez mechanizmy ORACLE naleŜy ustawić nazwy widoków z dokumentami do komunikacji z systemem KS-FKW.
Nazwa schematu dla współpracującego systemu – nazwa schematu w bazie ORACLE na którym jest zainstalowany system współpracujący
DBLink do schematu współpracującego – nazwa DBLinka do serwera ORACLE z systemem współpracującym, jeŜeli system współpracujący i system KS-FKW działają na tym samym serwerze moŜna to pole zostawić puste
Widok w systemie do współpracy z … - nazwy widoków z róŜnymi dokumentami stworzonych w obcym systemie i schemacie. Uwaga: do widoków na innym schemacie schemat KS-FKW musi mieć dodane prawa odczytu i zapisu
Parametry połączenia ONLINE (Rysunek 2)
Rysunek 2
Czy pobierać dokumenty (w zadaniach autom.) – dokumenty będą pobierane poprzez ustawione zadania automatyczne uruchamiane samoczynnie standardowo raz dziennie, w kaŜdej chwili moŜna teŜ pobrać dokumenty na Ŝądanie Czy potwierdzać korekty (w zadaniach autom.) – zadania automatyczne uwzględnią
potwierdzanie korekt
Czy wysyłać dokumenty zapłat do syst. wspópr. – zapisuje do widoków (w KS-HURT) informacje o zapłaconych dokumentach
Czy odblok. dok. usunięte w FK w syst. współpr. – dokumenty usunięte w FK są
odblokowywane w systemach współpracujących (np.do poprawy)
Czy synchronizować grupy kartotek – przechodzą informacje do FK o pogrupowaniu listy kontrahentów (kontrahenci są grupowani w KS-HURT)
Czy sprawdzać dok. do pobierania przy rozlicz. kontrah. – podczas gdy przejmowanie dokumentów jest ustawione automatycznie i jeszcze dokumenty nie przeszły do FK podczas wystawiania np.dokumentów kasowych nastąpi sprawdzenie czy są juŜ jakieś dokumenty w KS-HURT wystawione na danego kontrahenta jeszcze nie pobrane do FK Data od której wysyłać dokumenty zapłat – dokumenty zapłat będą wysyłane te które są
wystawione po tej dacie, jest to przewaŜnie data początku danego roku lub ostatniego ustalenia sald (puste pole = bez ograniczeń)
Ilość dni wstecz po jakiej pobierać dok. z syst. współ. – ile dni od bieŜącej daty dokumenty mają nie być pobierane (np.nie pobieraj zbyt nowych dokumentów aby nie blokować ich do poprawy), domyślnie moŜna zostawić puste
Ilość dni za które zawsze pobierać dok. z syst. współ. – po ilu dniach dokumenty zawsze będą pobierane z systemów współpracujących, domyślnie moŜna zostawić puste
Ilość dni do sprawdz. czy są dok. do pobr. lub błęd. – ile dni w tył sprawdzać dokumenty do pobrania w systemie współpracującym, moŜna zostawić puste
Konfiguracja połączenia OFFLINE (Rysunek 3)
Rysunek 3
ŚcieŜka do raportów plikowych z tego systemu - F10 wybiera ścieŜkę do pliku z exportem danych z obcego systemu
Oznaczenie stawek VAT w systemie obcym – przypisanie symboli oznaczających VAT z systemu obcego do systemu FK (np. A-22%) F4 Poprawia oznaczenie stawki VAT
II. DEFINICJE, wiązania wewnętrzne
Po wybraniu wiązania wewnętrzne w okienku widzimy listę zdefiniowanych powiązań dotyczącą danego systemu, który zdefiniowaliśmy w systemach współpracujących, aby poprawić parametry naleŜy nacisnąć F4 Popraw, aby usunąć powiązanie naleŜy nacisnąć F8 Usuń, natomiast aby zdefiniować nowe powiązanie naleŜy wcisnąć F2 Dodaj (rysunek 4)
Rysunek 4
Pojawi się lista typów dokumentów, naleŜy wybrać pod jakim typem dokumentu w systemie KS-FKW chcemy przejąć dany dokument z systemu obcego. Po wybraniu typu dokumentu pojawi się nam okienko (Rysunek 5) z parametrami powiązania wewnętrznego dla tego typu dokumentu.
Rysunek 5
Symbol – wpisujemy nazwę symbolu dokumentu w systemie obcym, symbole są budowane przewaŜnie według wzoru:
XXYYZZ, gdzie
XX – określa
- HS – sprzedaŜ (rozchód) - HZ – zakup (przychód)
- HM – operacje magazynowe np.MM
YY – typ dokumentu w systemie współpracującym np. PZ, PZK, FV, FVK
ZZ - oraz symbol systemu w KS_FKW lub numer oddziału w zaleŜności od konfiguracji w systemie współpracującym np. HZ10 - dokumenty zakupu
z oddziału 10
Szczegółowe informacje pod jakim symbolem jest udostępniony dokument moŜna sprawdzić za pomocą funkcji System → Raporty On- Line → Sh+F6 Sprawdź → Sprawdzenie udostępnianych dokumentów przez system (tylko dla dokumentów przenoszonych poprzez bazę danych Oracle).
OSID – nazwa systemu, z którego ma pobrać widoki z danymi Nazwa – nazwa wiązania wewnętrznego dla dokumentu
Nazwa rejestru – F10 wybór rejestru do którego będą przenoszone dokumenty, dany typ dokumentu musi posiadać powiązanie z wybranym rejestrem Teczka – F10 wybór teczki do której mają trafiać automatycznie przejmowane dokumenty UŜyj automatycznej teczki rejestru – wpisz do domyślnej teczki dla wybranego rejestru Wariant dekret – F10 wybór domyślnego wariantu dekretu
Oddział – wybór oddziału w FK do którego pobrany dokument będzie przypisany, jeŜeli nie ma oddziałów naleŜy wybrać CENTRALA
Teczka automat wg - twórz automatyczne teczki według (daty dokumentu lub numeru raportu) np. gdy z systemów współpracujących przechodzą zapłaty i automatycznie są tworzone raporty kasowe
Rola dla nowej teczki – przypisanie domyślnej roli do dynamicznie tworzonej teczki (np.Administrator)
Łącz w transakcje – wykorzystywane do rozliczenia dokumentów z innych systemów np. gdy kasa jest uruchomiona w systemie KS-HURT
Pobieraj automatycznie(zadania) – pobieraj poprzez zdefiniowane zadania automatycznie lub poprzez wywołanie pobrania na Ŝądanie
Pobieraj tylko na Ŝądanie – ustawienia pobierania w zadaniach nie będą brały pod uwagę tego typu dokumentu
Nie pobieraj – dokument zostanie ignorowany przez zadania automatyczne oraz poprzez ręczne wywołanie pobrania
F5 Przypisz symbole – przypisuje symbole odpowiadające nazwie danych kolumn, moŜna teŜ przypisać ręcznie symbole po których mają się wpisywać róŜne kwoty w odpowiednich kolumnach np.
suma brutto = SDBRU netto zakupu = SZNET odchyłki = SODCH
III. Pobieranie dokumentów na Ŝądanie
Wchodzimy do System->Raporty On-line (Rysunek 6) i wykonujemy następujące czynności
Rysunek 6
Sh+F6 Sprawdź – moŜemy bez pobierania dokumentów tylko sprawdzić ile dokumentów jest do pobrania w danym okresie, po ustawieniu zakresu dat
F8 Odblokuj usunięte dok. – odblokowuje dokumenty np.w KS-HURT, które usunęliśmy w systemie FK , stosuje się to głównie aby poprawić błędny dokument, usuwamy go w systemie FK, odblokowujemy i poprawiamy w KS-HURT i jeszcze raz pobieramy
F6 Pobierz dokumenty – pobieramy dokumenty do systemu FK na Ŝądanie w zakresie ustawionych dat
Zawsze po operacji warto obejrzeć zakładkę Raport z wykonania operacji aby zorientować się czy jakieś dokumenty przeniosły się i ile oraz czy były jakieś błędy
IV. Przykład definiowania nowego wiązania zewnętrznego
(na podstawie załącznika 1 – schematu przenoszenia dokumentów)
Jakie kroki musimy przejść aby zdefiniować przejmowanie nowego typu dokumentu sprzedaŜy z HURT?
1. Na początku sprawdzamy w programie HURT w „module 22Kartoteki” w funkcji
„Słowniki->Typy->Typy dokumentów” (załącznik 1 –rys. 1) sprawdzić czy dany typ dokumentu który nas interesuje będzie przekazywany do FK. Sprawdzamy to naciskając F4 Popraw i zakładkę Znaczniki opcja „Przekazywać do FK”
(załącznik 1 –rys. 2)
2. W Definicje -> systemy współpracujące sprawdzić czy istnieje połączenie do systemu HURT który nas interesuje, jeŜeli nie ma to naleŜy zdefiniować nowy system współpracujący o typie KS-HURT 2000. (załącznik 1 –rys. 5)
3. JeŜeli HURT jest na tym samym serwerze co FK wybieramy sposób połączenia ONLINE i wypełniamy nazwę schematu (w naszym przypadku HURT) i nazwy widoków z danymi jakie do nas eksportuje HURT
W naszym wypadku jest to:
V_FK_DOK_PLT – dla dokumentów (załącznik 2) V_FK_ZAP - dla zapłat
V_FK_KNT - dla synchronizacji kartotek
4. Następnie sprawdzamy czy dokument czeka do pobrania w danym widoku poprzez funkcję w FK „System->Raporty On-line->Sh+F6 Sprawdź->Sprawdzenie
udostępnianych dokumentów przez system” , powinny nam się pokazać jakie typy dokumentów czekają do pobrania w widoku w danym okresie czasu. Nasz nowy typ dokumentu teŜ tam powinien się pojawić.
5. Widzimy dokumenty typu (HS* – sprzedaŜ, HZ* - zakup, HM* – operacje magazynowe) PoniewaŜ interesuje nas faktura o symbolu FK w HURCIE to widzimy ten typ dokumentu jako dokument sprzedaŜy i symbol dokumentu czyli HSFK, a przy nim ile dokumentów czeka do pobrania w danym okresie czasu.
6. Dalej wchodzimy do „Definicje->wiazania zewnętrzne” i dodajemy nowe wiązanie, skazując na początku pod jakim typem dokumentu będzie ten dokument
funkcjonował w FK. (w naszym przypadku jest to FZV – faktura sprzedaŜy VAT)
7. I konfigurujemy dalej opcje dla tego powiązania dokumentu wpisując nazwę i wybierając rejestr, teczkę i wariant dekretacji. (załącznik 1 –rys. 4)
8. Jako symbol wpisujemy typ dokumentu w widoku, który moŜemy sprawdzić w „System->Raporty On-line->Sh+F6 Sprawdź->Sprawdzenie udostępnianych dokumentów przez system”
9. Po wpisaniu wszystkich opcji naciskamy F5 Przepisz symbole i pojawi się nam na dole lista przypisanych symboli do kolumn, które występują w danym rejestrze.
(załącznik 1 –rys. 4)
MoŜemy teŜ w zaleŜności od potrzeb przypisać symbole do dowolnych kolumn rejestru.
Najczęściej przypisywanymi symbolami są SDBRU - suma brutto, SZNET - netto zakupu, SODCH - odchyłki
10. JeŜeli odpowiednio skonfigurowaliśmy dekretacje dla rejestrów do odpowiednich typów dokumentów to naleŜy juŜ tylko pobrać dokumenty poprzez funkcje „System ->Raporty On-line->F6 Pobierz dokumenty” i sprawdzić w odpowiednim rejestrze czy pojawiły się i dobrze zostały zadekretowane
