1/8
Załącznik nr 4 do zapytania ofertowego nr RIE/1/2019/ZAK z dnia 16 stycznia 2019 r.
Wzór
UMOWA NR RIE.../2019
zawarta w dniu ... 2019 r. pomiędzy Gminą Miasto Ustka, z siedzibą w Ustce, przy ul. Ks. Kard. S. Wyszyńskiego 3, reprezentowaną przez:
... - ...
przy kontrasygnacie ... - ...
zwaną w dalszej części umowy „Zamawiającym”
a ... z siedzibą w ... przy ul. ..., reprezentowanym przez:
... – ...
... – ...
zwanym dalej „ Wykonawcą”.
W wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie zapytania ofertowego o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro na podstawie art. 4 pkt. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych na
„Przeprowadzenie spotkań profilaktycznych i warsztatów psychologicznych dla pracowników Urzędu Miasta Ustka z zakresu radzenia sobie ze stresem” realizowanych w ramach Projektu nr RPPM.05.04.02-22-0034/17 pn.: „Zdrowi – Aktywni – Konstruktywni” Zamawiający zleca wykonanie zadania o następującej treści:
§ 1.
Przedmiot umowy
1. Przedmiotem umowy jest przeprowadzenia spotkań profilaktycznych i warsztatów psychologicznych dla pracowników Urzędu Miasta Ustka z zakresu radzenia sobie ze stresem.
2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia obejmuje następujące rodzaje spotkań:
1) spotkanie profilaktyczne z psychologiem w ramach radzenia sobie ze stresem:
a) czas trwania jednego spotkania – 3 godz. zegarowe,
2/8
b) łączna liczba – 4 spotkania dla każdej z 3 gr. (liczebność grup od 20 do 26 osób) tj. 12 spotkań;
2) warsztaty praktyczne radzenia sobie ze stresem:
a) czas trwania jednego spotkania warsztatowego – 3 godziny zegarowe,
b) łączna liczna – 4 spotkania warsztatowe dla każdej z 5 grup (liczebność grupy od 12 do 16 osób) tj. 20 spotkań warsztatowych;
3) warsztaty praktyczne dla kadry kierowniczej:
a) czas trwania jednego spotkania warsztatowego – 3 godziny zegarowe,
b) łączna liczba – 4 spotkania warsztatowe dla każdej z 2 gr. (liczebność grupy od 10 do 12 osób) tj. 8 spotkań warsztatowych.
§ 2.
Termin realizacji umowy
Wymagany termin realizacji całości przedmiotu zamówienia: od dnia podpisania umowy do dnia 10 kwietnia 2020 r.
§ 3.
Podstawowe obowiązki Wykonawcy
1. Wykonawca zobowiązuje się do wykonania przedmiotu umowy zgodnie z zaproszeniem do złożenia oferty z dnia ………. stycznia 2019 r. stanowiącym załącznik nr 1 do umowy oraz złożoną w dniu ………. stycznia 2019 r. ofertą stanowiącą załącznik nr 2 do umowy.
2. Wykonawca bierze odpowiedzialność za kompletne, wysokiej jakości i terminowe wykonanie przedmiotu umowy oraz za jego zgodność z obowiązującymi przepisami.
3. Wykonawca w przeciągu 7 dni roboczych od podpisania umowy przekaże Zamawiającemu proponowany harmonogram realizacji usługi określonej w § 1 ust. 2 rozpisany proporcjonalnie na czas realizacji umowy.
4. Wykonawca sporządzając harmonogram uwzględni iż spotkania i warsztaty odbywać się będą w różne robocze dni tygodnia i o różnych godzinach, jednakże zawsze w trakcie pracy Urzędu Miasta Ustka od godz. 8:00 do godz. 15:00.
5. Wykonawca zobowiązany jest przedstawić Zamawiającemu tematy planowane do poruszenia na poszczególnych spotkaniach i warsztatach co najmniej na tydzień przed planowaną datą ich przeprowadzenia zgodnie z harmonogramem o którym mowa w ust. 3.
6. Wykonawca zobowiązany jest przygotować i przedstawić prezentacje audiowizualne na każde ze spotkań profilaktycznych o którym mowa § 1 ust. 2 pkt. 1
3/8
7. Wykonawca poprzez osobę bezpośrednio prowadzącą spotkania i warsztaty zobowiązany jest prowadzić ewidencję godzin i osób biorących udział w poszczególnych spotkaniach i warsztatach na wzorze zgodnym z załącznikiem nr 3 do umowy oraz sporządzać listę obecności na wzorze stanowiącym załącznik nr 4 do umowy.
8. Wykonawca sporządzać będzie listę obecności na poszczególnych spotkaniach i warsztatach dla każdej z grup i przekazywać ją będzie na bieżąco Zamawiającemu po zrealizowaniu każdego spotkania lub warsztatu.
9. Wykonawca będzie sporządzać i przekazywać Zamawiającemu odrębne zbiorcze ewidencje godzin i osób biorących udział w poszczególnych spotkaniach po przeprowadzeniu każdej kolejnej tury dla każdego rodzaju ze spotkań. Jedna tura to przeprowadzone pojedynczych spotkań dla każdej z grup w ramach danego rodzaju spotkań.
10. Wykonawca ma obowiązek, sporządzać dokumentację cyfrową – fotograficzną z każdego przeprowadzonego spotkania i warsztatu i przekazać ją Zamawiającemu na nośniku CD lub DVD w formacie pdf po zakończeniu wykonywania usługi.
11. Wykonawca nie może zlecić wykonania całości usługi osobie trzeciej.
§ 4.
Podstawowe prawa i obowiązki Zamawiającego
1. Zamawiający w przeciągu 7 dni roboczych od przedstawienia przez Wykonawcę informacji o której mowa w § 3 ust. 3 przekaże Wykonawcy informację o swoich uwagach do proponowanego harmonogramu realizacji usługi.
2. Zamawiający zobowiązany jest zapoznać się z tematami planowanymi do poruszenia na poszczególnych spotkaniach i warsztatach i zaakceptować lub nanieść uwagi co najmniej na dzień przed planowaną datą ich przeprowadzenia zgodnie z harmonogramem o którym mowa w § 3 ust. 3.
3. Zamawiający zobowiązuje się do udostępnienia pomieszczeń oraz sprzętu audiowizualnego i opcjonalnie nagłośnienia niezbędnego do realizacji usługi.
4. Zamawiający zobowiązuje się do terminowego regulowania płatności przy zachowaniu ustalonych w umowie warunków.
5. Zamawiający ma prawo zgłaszać w każdym czasie uwagi i zastrzeżenia dotyczące procesu realizacji usługi, które Wykonawca winien niezwłocznie przeanalizować i uwzględnić, zawiadamiając Zamawiającego o podjętych działaniach. Zgłoszenia dokonywane będą
4/8
ustnie bądź ostatecznie pocztą elektroniczną z konta Zamawiającego pod wskazany adres poczty elektronicznej Wykonawcy.
§ 5.
Wynagrodzenie i warunki płatności
1. Za wykonanie przedmiotu umowy Wykonawca otrzyma wynagrodzenie ryczałtowe w rozumieniu art. 632 Kodeksu Cywilnego, w wysokości:
netto: ……… zł + podatek VAT (……%), tj. ……… zł brutto: ……… zł
(słownie brutto:
………
………), w tym netto:
1) przeprowadzenie spotkania profilaktycznego z psychologiem w ramach radzenia sobie ze stresem:
12 spotkań x …………..……… zł netto tj. ………. zł netto;
2) przeprowadzenie warsztatów praktycznych radzenia ze stresem:
20 warsztatów x ……….… zł netto tj. ………...………. zł netto;
3) przeprowadzenie warsztatów praktycznych dla kadry kierowniczej:
8 warsztatów x ………..…… zł netto tj. ………. zł netto;
2. Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 1 zawiera wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu umowy, bez których nie można wykonać zamówienia, w tym koszty osobowe, koszty dojazdu, a także podatek VAT.
3. Zgodnie z art. 632 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeksu Cywilnego, jeżeli strony umówiły się na wynagrodzenie ryczałtowe, Wykonawca nie może żądać podwyższenia wynagrodzenia ryczałtowego, chociażby w czasie zawarcia umowy nie można było przewidzieć rozmiaru i kosztów prac. Jeżeli wykonanie zamówienia groziłoby Wykonawcy zamówienia rażącą stratą, sąd może podwyższyć ryczałt lub rozwiązać umowę.
4. Zapłata wynagrodzenia za wykonanie przedmiotu niniejszej umowy nastąpi na podstawie wystawionych przez Wykonawcę faktur cząstkowych.
5. Podstawą wystawienia każdej faktury będzie ewidencja o której mowa w § 3 ust. 5 w ilości o której mowa § 3 ust. 7 w przekazania Zamawiającemu.
6. Wykonawca wystawi dwanaście faktur po zrealizowaniu każdej tury każdego rodzaju określonego w § 1 ust. 2 tj. po zrealizowaniu:
5/8
1) spotkań profilaktycznych z psychologiem w ramach radzenia sobie ze stresem w ilości 4 szt.,
2) spotkań warsztatowych praktycznych radzenia sobie ze stresem w ilości 4 szt., 3) spotkań warsztatowych praktycznych dla kadry kierowniczej w ilości 4 szt.
7. Faktury za wykonanie przedmiotu umowy Wykonawca wystawi na Gminę Miasto Ustka, 76-270 Ustka, ul. Ks. Kard. St. Wyszyńskiego 3, NIP: 839-002-36-21. Faktury płatne będą przelewem z konta Zamawiającego na rachunek Wykonawcy podany na fakturze w terminie do 30 dni od daty wpływu faktury do Zamawiającego.
8. W przypadku błędnie wystawionej faktury przez Wykonawcę, termin płatności liczony jest od daty wpływu do Zamawiającego faktury korygującej.
9. Za dzień zapłaty przyjmuje się datę obciążenia przez bank rachunków Zamawiającego.
§ 6.
Zasady porozumiewania się stron
1. Porozumiewanie się stron w sprawach związanych z wykonywaniem usług objętych przedmiotem niniejszej umowy oraz dotyczących interpretowania umowy odbywać się będzie w drodze korespondencji pisemnej doręczanej adresatom za pokwitowaniem, drogą elektroniczną lub za pomocą faksu. Wykonawca będzie kierował wszelką korespondencję na Gminę Miasto Ustka.
2. Zamawiający upoważnia do kontaktów z Wykonawcą następujące osoby:
1) Aleksandra Oskroba – Inspektor w Wydziału Rozwoju Lokalnego i Integracji Europejskiej adres e-mail: aoskroba@um.ustka.pl , tel. 59 81 54 348.
2) Hanna Pela – Zastępca Naczelnika Wydziału Rozwoju Lokalnego i Integracji Europejskiej adres e-mail: jteodorowicz@um.ustka.pl , tel. 59 81 54 341.
§ 7.
Kary umowne
1. Strony postanawiają, że podstawową formą odszkodowania są kary umowne.
2. Wykonawca zapłaci kary umowne:
1) za zwłokę w wykonaniu przedmiotu umowy w terminach określonych w harmonogramie o którym mowa w § 3 ust. 3 w wysokości 0,5 % ceny brutto za wykonanie całego przedmiotu umowy, o której mowa w § 1 ust. 2 niniejszej umowy, za każdy dzień zwłoki;
6/8
2) za odstąpienie od umowy lub jej rozwiązanie z przyczyn zależnych od Wykonawcy w wysokości 20 % ceny brutto całkowitego wynagrodzenia o której mowa w § 5 ust. 1.
3. Zamawiający zastrzega sobie prawo żądania odszkodowania przekraczającego wysokość zastrzeżonych kar.
4. Kary umowne, o których mowa w ust. 2 mogą być potrącane przez Zamawiającego z wynagrodzenia należnego Wykonawcy za wykonanie przedmiotu umowy.
5. W przypadku odstąpienia od umowy lub jej rozwiązania przez Zamawiającego z powodu okoliczności, za które odpowiada Zamawiający – Wykonawcy przysługuje kara umowna w wysokości 20 % ceny brutto, o której mowa w § 5 ust. 1.
§ 8.
Zmiana umowy
1. Zamawiający przewiduje możliwość wprowadzenia istotnych zmian do treści zawartej umowy w następującym zakresie:
1) ceny, na skutek:
a) zmiany obowiązującej stawki podatku od towarów i usług w przypadku, gdy zmiana ta spowoduje zwiększenie kosztów wykonania umowy po stronie Wykonawcy, zmiana zostanie dokonana przy użyciu nowej stawki;
b) odstąpienia Zamawiającego od realizacji części przedmiotu zamówienia w efekcie okoliczności, których nie można było wcześniej przewidzieć – wówczas wynagrodzenie Wykonawcy ulegnie obniżeniu o wartość od realizacji której odstąpiono.
2) terminu realizacji, na skutek:
a) obiektywnych czynników niezależnych od Zamawiającego lub w przypadku wydłużenia terminu realizacji projektu pn.: „Zdrowi - Aktywni - Konstruktywni”
finansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Pomorskiego na lata 2014- 2020, w ramach którego usługa zostanie zlecona;
b) wydarzeń losowych, choroby lub innych okoliczności uniemożliwiających pracownikom Zamawiającego uczestnictwo w zaplanowanych spotkaniach i warsztatach.
3) osoby przeprowadzającej spotkania lub warsztaty (psychologa), na skutek:
wydarzeń losowych, chorób, zmiany personelu Wykonawcy lub innych okoliczności uniemożliwiających świadczenie przedmiotowych usług przez osoby wskazane przez
7/8
Wykonawcę w ofercie. Nowa osoba wskazana przez Wykonawcę musi jednak spełniać warunki wskazane w części VIII pkt. 1 zaproszenia do złożenia oferty i uzyskać akceptację Zamawiającego. Wykonawca w takim przypadku powinien złożyć ponownie dokumenty wskazane w części VIII pkt. 2 zaproszenia do złożenia oferty.
2. Każda zmiana umowy musi być dokonana na piśmie w formie aneksu pod rygorem nieważności oraz wymaga zgody drugiej strony.
3. Na pisemny lub przesłany drogą e-mailową wniosek Zamawiającego lub Wykonawcy istnieje możliwość zmiany harmonogramu o którym mowa w § 3 ust. 3.
4. Zmiana harmonogramu spotkań i warsztatów po zaakceptowaniu i podpisaniu przez obie strony nie wymaga formy aneksu do umowy.
5. W żadnym wypadku postanowień ust. 1 nie należy interpretować jako udzielenie Wykonawcy prawa do żądania zmiany umowy, a jedynie możliwość dokonania zmiany umowy.
§ 9.
Odstąpienie od umowy
1. Zamawiającemu przysługuje prawo do odstąpienia od umowy, w następujących przypadkach:
1) jeśli zostanie dokonane zajęcie majątku Wykonawcy w trakcie postępowania egzekucyjnego,
2) jeśli Wykonawca nie przedstawi Zamawiającemu w ciągu 7 dni od dnia podpisania umowy proponowanego harmonogramu realizacji usługi określonej w § 1 ust. 2, 3) jeśli Wykonawca nie uzyskał ostatecznej akceptacji ze strony Zamawiającego
proponowanego harmonogramu realizacji usługi z ust. § 1 ust. 2 oraz tematów oraz sposobów prezentacji poszczególnych tur spotkań i warsztatów,
4) jeżeli wystąpią obiektywne okoliczności, których Zamawiający nie mógł przewidzieć na etapie przygotowywania postępowania, a które powodują, że wykonanie przedmiotu umowy bez ograniczenia zakresu zamówienia powodowałoby dla Zamawiającego niekorzystne skutki z uwagi na zamierzony cel realizacji przedmiotu umowy i związane z tym racjonalne wydatkowanie środków publicznych.
2. Odstąpienie od umowy może nastąpić w terminie 4 dni od dnia powzięcia wiadomości o okolicznościach wymienionych w ust. 1 i powinno nastąpić w formie pisemnej pod rygorem nieważności takiego oświadczenia oraz powinno zawierać uzasadnienie.
§ 10.
8/8
Ochrona danych osobowych
1. Zamawiający działa od dnia 25 maja 2018 r. w trybie art. 6 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) zwane RODO i powierza Wykonawcy dane osobowe do przetwarzania, na zasadach i w celu określonym w niniejszej umowie.
2. Zamawiający informuje, że administratorem danych jest: Gmina Miasto Ustka, ul. Ks. Kard.
St. Wyszyńskiego 3, 76-270 Ustka, nr tel. 59 81 54 300, fax: 59 81 54 378, e-mail:
sekretariat@um.ustka.pl
3. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych w Urzędzie Miasta Ustka - Pana Przemysława Chojnowskiego, e-mail: iod@um.ustka.pl
4. Wykonawca jest zobowiązany przed rozpoczęciem przetwarzania danych do podjęcia środków zabezpieczających zbiory danych oraz przestrzegania ustawy RODO.
5. Wykonawca oświadcza, że będzie działał na podstawie zapisów RODO oraz nie zleci innemu podmiotowi żadnych prac w zakresie przetwarzania danych.
§ 11.
Postanowienia końcowe
1. Umowa wiąże strony z dniem podpisania przez Zamawiającego i Wykonawcę.
2. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie odpowiednie przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Kodeksu cywilnego.
3. Czynności następcze określone w § 77 ust. 2 kodeksu cywilnego wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności lub nieskuteczności. Wszystkie wymienione załączniki stanowią integralną część umowy.
4. Umowę sporządzono w języku polskim w czterech jednobrzmiących egzemplarzach, jeden egzemplarz dla Wykonawcy, trzy dla Zamawiającego.
Załączniki:
1. Załącznik nr 1 – Zaproszenie do złożenia, 2. Załącznik nr 2 – Oferta Wykonawcy,
3. Załącznik nr 3 – Wzór ewidencji godzin i osób, 4. Załącznik nr 4 – Wzór listy obecności.
