PORADNIK Jak przygotować firmę do wdrożenia robotyzacji? Praktyczne wskazówki

(1)

PORADNIK

Jak przygotować

firmę do wdrożenia robotyzacji?

Praktyczne wskazówki

(2)

Globalny rynek rozwiązań RPA rośnie w tempie 40 proc. rocznie i do 2027 roku przekroczy wartość 26 mld USD.

Robotyzację procesów - w jakiejkolwiek formie i skali - wdrożyło już ponad ¾ firm, a kolejne 16 proc. planuje zrobić to na przestrzeni 3 najbliższych lat*.

Rosnące zainteresowanie rozwiązaniami RPA to efekt poszukiwania nowych metod optymalizacji biznesu, jak i odpowiedź na obecną sytuację na rynku pracy. Robotyzacja procesów obsługi klienta, finansów i księgowości, sprzedaży oraz marketingu to dziś dla wielu firm konieczność. Przedsiębiorcom, którzy nie zaczęli jeszcze przygody z automatyzacją, coraz ciężej konkurować z podmiotami, które takie rozwiązania już stosują.

Niniejszy poradnik został przygotowany z myślą o firmach zainteresowanych wdrożeniem RPA. Przybliżamy w nim, m.in. to czym jest robotyzacja, w których procesach najlepiej się sprawdza i od czego zacząć przygotowanie do jej implementacji. Przedstawiamy także praktyczne przykłady zastosowania RPA w biznesie.

Zapraszamy do lektury.

(3)

Spis treści

1. Dlaczego warto automatyzować procesy?

2. Wybór pierwszego procesu do robotyzacji.

3. Jak przygotować proces do robotyzacji?

4. Wykonalność techniczna i finansowa projektu.

5. Wybór platformy do budowy robotów.

6. Jak wdrożyć pierwszego robota?

(4)

Dlaczego warto

robotyzować procesy?

(5)

Czym jest robotyzacja?

Robotyzacja procesów biznesowych (Robotic Process Automation - RPA) stanowi jeden z przykładów automatyzacji i polega na wprowadzaniu do procesu robotów software’owych w celu wykonania powtarzalnych operacji z ograniczonym udziałem lub bez udziału człowieka.

Robotyzacja to zatem zastąpienie pracy człowieka przez pracę robota, przy czym robot to aplikacja komputerowa, do której zainstalowania nie są potrzebne żadne zmiany w już wykorzystywanych w firmie systemach.

Sam robot nie posiada inteligencji, ale symuluje pracę pracownika biurowego, pobierając dane, przetwarzając je lub wdrażając do systemu. Żeby tego dokonać posługuje się różnymi programami i wykorzystuje już istniejące aplikacje np.: MS Excel, systemy ERP lub bazy danych i aplikacje konsolowe.

(6)

Jak działają roboty?

Robot jest aplikacją zainstalowaną na komputerze Robot pozoruje pracę człowieka na komputerze

Praca robota nie wymaga żadnych zmian w systemach wewnętrznych firmy

Robot wykonuje tę samą pracę, którą dotychczas wykonywał człowiek Robot nie posiada inteligencji!

Raz stworzony robot działa tyle, ile trzeba

(7)

Dlaczego warto robotyzować procesy?

Robotyzacja procesów zwiększa ich efektywność i generuje oszczędności, które mogą sięgać nawet 90 proc. kosztów ich realizacji. Taką poprawę można osiągnąć w krótkim czasie i bez konieczności wdrażania skomplikowanych projektów i zmian

w istniejących systemach.

Najważniejsze korzyści z wdrożenia RPA

• automatyzacja i przyśpieszenie powtarzalnych czynności biurowych,

• wyeliminowanie błędów popełnianych przez pracowników,

• skrócenie czasu realizacji procesu, ciągłość działania w trybie 24/7,

• możliwość obsługi większej ilości zadań - wzrost zdolności operacyjnej,

• rozwój zawodowy pracowników – bardziej wartościowe kompetencje zawodowe,

• zwrot z inwestycji możliwy już po kilku miesiącach od wdrożenia.

Zastosowanie robotów pozwala dokładnie

odwzorować pracę

człowieka, a jednocześnie znacznie podnieść

produktywność procesu

i wyeliminować błędy.

(8)

Narzędzia, z którymi współpracuje robot

Roboty mogą współpracować z różnymi systemami i aplikacjami wykorzystywanymi w firmie, realizując działania pomiędzy nimi bez ingerencji człowieka.

Dane E-mail Portale, aplikacje

www

Arkusze MS Excel

Aplikacje konsolowe, terminale, Citrix

Systemy SAP, ERP, BPM,

Workflow

Bazy danych

Dokumenty elektroniczne

OCR

(9)

Pracownik vs. robot – porównanie kosztów

Koszty, Czas Pracownik RPA

Czas rekrutacji i zatrudnienia pracownika 3 miesiące 1 miesiąc

Średni koszt rekrutacji pracownika 8.500 zł 0 zł

Ilość przesłuchanych kandydatów na stanowisko 8 2

Czas poświęcony na 2-stopniową rekrutację Min. 24 h Min. 4 h

Koszt onboardingu / implementacji robota 2.500 zł 20.000 zł

Koszt rocznej pensji w koszcie pracodawcy 84.000 zł 20.000 zł Koszt pomyłek (uwzględniliśmy stawkę minimalną) 2.000 zł 0 zł

Koszt urlopów i zwolnień lekarskich 6.000 zł 0 zł

Koszty wyposażenia stanowiska pracy 4.000 zł 2.500 zł

Podsumowanie 107.000 zł 42.500 zł

(10)

Korzyści z zatrudnienia wirtualnego pracownika

Redukcja kosztów operacyjnych (IT, pracownicy,

powierzchnie biurowe)

8%

Wzrost wydajności Robot uwalnia

ludzi od powtarzalnego

klikania na komputerze

21% 100%

Eliminacja błędów podniesienie

jakości pracy Optymalizacja

zatrudnienia wg. badań 50- 70% pracy back

office można zautomatyzować

100%

30% 50%

Wyższa produktywność

Praca robotów jest szybsza i nie

wymaga przerw

Szybki zwrot z inwestycji

średnio 3-12 m-cy

30% 50% 100% 100%

(11)

Jak wybrać procesy

do robotyzacji?

(12)

Od czego zacząć?

Aby osiągnąć maksymalne korzyści z

wdrożenia RPA w firmie warto odpowiednio się do takiego procesu przygotować.

Na początku należy postawić pytanie, jakie potrzeby i cele biznesowe ma wspierać automatyzacja. Dopiero na tej podstawie można przejść do kolejnego etapu, czyli zidentyfikowania procesów, które kwalifikują się do automatyzacji.

Należy także wybrany proces zmapować i opomiarować, by sprawdzić jaką poprawę efektywności w danym obszarze da się osiągnąć i w jakim stopniu pozwoli to zredukować obecne koszty.

(13)

1 2 3 4

Robotyzacja w 8 krokach

Wybór procesu

do robotyzacji Przygotowanie procesu

Mapowanie procesu

Opomiarowanie procesu

5 6 7 8

Weryfikacja

wykonalności Wybór

dostawcy

Wdrożenie robota

Audyt

powdrożeniowy

(14)

Wybór procesu do robotyzacji

Robotyzację w organizacji warto rozpocząć od automatyzacji jednego, nieskomplikowanego procesu.

RPA najlepiej sprawdzi się w procesie, który jest:

• oparty na regułach, powtarzalny i stabilny,

• z małą liczbą wyjątków, obejmujący ustrukturyzowane dane,

• w którym ludzie mogą dość łatwo popełnić błąd,

• niebędący aktualnie w przebudowie,

• obejmujący kilka systemów informatycznych,

• mający duże wahania wolumenów,

• często uruchamiany,

• najlepiej realizowany 24 godziny na dobę.

(15)

Przykłady zastosowania RPA

Robotyzacji podlegać mogą wszelkie procesy, w których program komputerowy może kopiować powtarzalne czynności pracownika, niewymagające podejmowania

niestandardowych decyzji. Należą do nich przede wszystkim procesy księgowe, sprzedażowe, kadrowe, windykacyjne, kontrolne, marketingowe i sprawozdawcze.

Robotyzację w krótkim czasie można wdrożyć, m.in. w następujących procesach:

• księgowanie faktur i przelewów

• wystawianie cyklicznych faktur

• mailing spersonalizowanych treści

• weryfikacja informacji na stronach internetowych

• weryfikacja reklamacji

• raportowanie statusu procesowanych spraw

• zarządzanie sprawami rekrutacyjno - kadrowymi

(16)

Wybór procesu do robotyzacji

Proces wyboru procesu do automatyzacji należy rozpocząć od zidentyfikowania najważniejszych pożądanych cech procesu.

Na tym etapie warto skorzystać z wiedzy i doświadczenia dostawcy technologii, który może zapewnić wsparcie metodologiczne i dokonać opomiarowania i zmapowania procesu.

RPA

(17)

Mapując proces

trzeba też pamiętać, o kierowaniu się

zasadą od ogółu do szczegółu oraz

określeniu początku i końca procesu.

Mapowanie procesu

Mapowanie procesu polega na graficznym przedstawieniu wszystkich kroków wykonywanych w danym procesie w sposób transparentny i wiernie oddający rzeczywistość.

Mapowanie stanowi punkt wyjścia do rozpoczęcia dalszych działań mających na celu robotyzację procesu i jednocześnie stanowi ważny element zapewnienia jakości w organizacji, gdyż ukazuje, co można jeszcze usprawnić i kto za to odpowiada.

Planując mapowanie najpierw należy wybrać odpowiednią metodę (np. flow chart, diagram przepływu danych, VSM lub diagram stanów),

a następnie zdefiniować poszczególne etapy i osoby za nie odpowiadające.

Ważne by zmapować zarówno procesy podstawowe, jak i wspomagające.

(18)

Mapowanie procesu - przykład

Klient

Dział sprzedaży

Magazyn centralny Dział

księgowości

START

Złożenie zamówienia

Otrzymanie zamówienia

Sprawdzenie zapasu

Wysłanie faktury

Wysłanie towaru

Otrzymanie towaru

Otrzymanie

faktury KONIEC

1

2

3

System IT NIE

TAK

NIE TAK

niekompletne

Zamówienie do realizacji?

Towar w magazynie?

(19)

Opomiarowanie procesu

Podczas pomiaru procesu ważne jest zdefiniowanie mierzalnych celów. Opomiarowanie daje wgląd w to, co należy w procesie usprawnić.

Opomiarować można niemal każdy proces, zakładając, że cechuje go powtarzalność i schematyczność, a wykonany pomiar to skarbnica informacji dla kadry kierowniczej ułatwiająca podejmowanie decyzji organizacyjnych i strategicznych. Z punktu widzenia robotyzacji opomiarowanie wskazuje miejsca wymagające optymalizacji, które są istotne przy tworzeniu algorytmów dla robota.

Zastosowane miary powinny być adekwatne do danego procesu i powinny dotyczyć jakości, skuteczności procesu.

Najczęściej mierzy się:

• koszty

• efektywność

• czas realizacji procesu

• jakość pracy

(20)

Opomiarowanie procesu - przykład

CZYNNOŚĆ OSOBODNI PRACY W MIESIĄCU KOSZT [PLN] LICZBABŁĘDÓW

Weryfikacja faktur z

zamówieniem 24 9.000 30

Weryfikacja faktur z cennikami 24 9.000 20

Wprowadzenie faktur do

systemu księgowego 72 27.000 25

(21)

Weryfikacja wykonalności

Studium wykonalności projektu (feasibility study) ma na celu ocenę szans powodzenia projektu oraz analizę potencjału projektu.

Analizie poddaje się zasoby finansowe, zasoby techniczne oraz kwestie ekonomiczne. Pozwoli ona odpowiedzieć na pytania:

• Czy projekt jest wykonalny i nic nie zagrozi jego wdrożeniu?

• Czy projekt jest przyszłościowy i czy jest opłacalny, czyli poniesione koszty się zwrócą?

• Czy projekt jest finansowo uzasadniony?

Z uwagi na pracochłonność przygotowania analizy wykonalności

efektywnym rozwiązaniem jest skorzystanie z pomocy doświadczonego partnera zewnętrznego.

Studium

wykonalności

pozwala zaplanować wydatki, zredukować koszty oraz

zoptymalizować

wdrożenie projektu.

(22)

Weryfikacja wykonalności - przykład

ZAOSZCZĘDZONY CZAS PRACY

Liczba procesów ¹

Oszczędność godzin w trakcie

jednokrotnego uruchomienia procesu ¹

Ile razy proces startuje w ciągu

tygodnia ⁴⁰

Liczba godzin oszczędności w roku ^2.080

Koszt na godzinę (PLN) ^{40 zł}

Oszczędności ze zmniejszenia

liczby godzin pracy manualnej 83 200 zł

POPRAWA JAKOŚCI POPRZEZ REDUKCJĘ BŁĘDÓW

Koszt jednego błędu ^{30 zł}

Liczba błędów na godzinę pracy

manualnej ¹

Liczba wyeliminowanych błędów ^2.080 Oszczędności wynikające

z eliminacji błędów 62 400 zł

(23)

Od czego zacząć wdrożenie

RPA?

(24)

Jak wdrożyć pierwszego robota?

Wdrożenie RPA w organizacji można przeprowadzić na dwa sposoby:

• w oparciu o własne zasoby IT i programy szkoleniowe

• korzystając z usług dostawcy platformy do programowania

Wybór pierwszego wariantu oznacza niższe koszty i większą

elastyczność, wiąże się jednak ze znacznym obciążeniem zespołu IT. Korzystając ze wsparcia dostawcy technologii, firma

zyskuje gwarancję poprawności działania robota i profesjonalne wsparcie techniczne w razie błędów. W takim modelu, z uwagi na doświadczenie i wiedzę dostawcy, wdrożenie RPA najczęściej trwa krócej.

(25)

Wybór platformy RPA

Wybór odpowiedniej platformy, dostosowanej do potrzeb danej organizacji, decyduje o powodzeniu realizacji procesu, stanowi więc kluczowy element wdrożenia.

Wybór platformy RPA zależy od:

• strategii robotyzacji

• charakterystyki procesu

• skali planowanej robotyzacji

• planowanych nakładów

Dokonując wyboru warto kierować się zidentyfikowanymi na wcześniejszych etapach kryteriami, nie zapominając o najważniejszych, czyli bezpieczeństwie, możliwości interakcji z pozostałymi systemami i zaufaniu do dostawcy narzędzia.

(26)

Dostawcy RPA

Obecnie na rynku działa wielu, przynajmniej kilkudziesięciu, dostawców rozwiązań RPA, począwszy od dużych spółek, po mniejsze lokalne startupy.

Wybierając dostawcę warto kierować się jasno sprecyzowanymi kryteriami, takimi jak:

• zakres licencji

• doświadczenie w branży i wiedza ekspercka

• jakość narzędzi

• strategia dostawcy dotycząca wdrożenia

• sposób udostępniania narzędzi

• bezpieczeństwo wdrażanych rozwiązań

• zaangażowanie i opinie o firmie

• możliwości dalszego rozwoju oprogramowania

• obsługa klienta i obsługa powdrożeniowa

Oferty dostawców RPA różnią się, m.in.:

• Modelami licencjonowania

• Sposobem udostępniania narzędzia (on-premise, cloud)

• Podejściem do tworzenia robotów

(27)

Podział ról przy współpracy z partnerem

Wybór procesu do robotyzacji

Przygotowanie procesu (mapa, optymalizacja)

Sprawdzenie wykonalności technicznej i finansowej Wybór dostawcy

oprogramowania

Zaprogramowanie robota

PO STRONIE FIRMY

PO STRONIE PARTNERA RPA

Wsparcie metodologiczne Realizacja

Realizacja

Wsparcie metodologiczne Realizacja

Realizacja

Wsparcie informacyjne Wsparcie informacyjne Realizacja

Testowanie

(28)

Wsparcie partnera

zewnętrznego

(29)

W jakim zakresie może pomóc partner zewnętrzny?

Właściwe wdrożenie robotyzacji pozwoli osiągnąć założone cele i umożliwi dalszy rozwój RPA w organizacji. Już na wstępnym etapie tego procesu warto skorzystać z doświadczenia dostawców, którzy zrealizowali projekty z zakresu robotyzacji w wielu różnych branżach.

Potencjalny zakres wsparcia oferowany przez Crowe:

• analiza procesów i wybór tych, w których robotyzacja może przynieść największe korzyści,

• wybór optymalnych rozwiązań RPA w oparciu o potrzeby firmy,

• oszacowanie kosztu wdrożenia i poziomu potencjalnych oszczędności dla firmy,

• przygotowanie techniczno-ekonomicznego studium wykonalności robotyzacji,

• produkcja robota oraz jego wdrożenie do pracy,

• monitoring efektywności pracy robotów wraz ze szkoleniem w zakresie ich rozwoju.

Crowe zapewnia pełny zakres

wsparcia przy wdrożeniu RPA:

od wyboru strategii

robotyzacji poprzez

pełne wdrożenie

rozwiązania.

(30)

Robotyzacja procesów - bezpłatne konsultacje

Zapisz się na konsultację z ekspertem Crowe i dowiedz się, w jakich obszarach można

wdrożyć robotyzację w Twojej firmie:

• przeanalizujemy realizowane w firmie procesy i

zarekomendujemy te, w których najlepiej sprawdzi się RPA,

• oszacujemy poziom potencjalnych oszczędności dla firmy,

• przedstawimy jakie rozwiązania z zakresu robotyzacji

będą najbardziej odpowiednie dla firmy i oszacujemy koszt ich wdrożenia,

• policzymy wskaźnik zwrotu z inwestycji (ROI), aby pokazać, kiedy firma zacznie zarabiać na wirtualnym

pracowniku.

ZAPISZ SIĘ NA KONSULTACJĘ

(31)

Jesteśmy grupą spółek świadczących usługi profesjonalne dla biznesu. Należymy do międzynarodowej sieci Crowe Global, działającej w 130 krajach na całym świecie. Zatrudniamy ponad 500 osób w 7 lokalizacjach w Polsce, Czechach i na Słowacji. Od ponad 30 lat wspieramy naszych klientów w zakresie obsługi księgowej, audycie, doradztwie podatkowym oraz konsultingu biznesowym.

Naszym klientom oferujemy m.in. kompleksowe wsparcie w zakresie optymalizacji i automatyzacji procesów biznesowych. Oferujemy pełny zakres wsparcia począwszy od wyboru strategii robotyzacji poprzez pełne wdrożenie rozwiązania.

Crowe Poland

(32)

ul. Hrubieszowska 2 01-209 Warszawa +48 22 295 30 00 www.crowe.pl contact@crowe.pl