Facility management en werkplekkosten

. -! t • IY" e l ' f ' ! +." Nt! .'6'1' _"7"--.- .:... ---," -'-'...' "' ~

I

\B

8~1t1Z

FACILITY

MANAGEMENT EN

WERKP

LEKKOSTEN

2280

525

2

Bibl i ot heek. TU Delft

" "" 1111111

•

C 1905445

WERKDOCUMENT OTB

Onderzoeksinstituut voor Technische Bestuurskunde Technische Universiteit Delft

Thijsseweg 11, 2629 JA Delft, tel. 015-783005

FACILITY MANAGEMENT EN

WERKPLEKKOSTEN

R CA. Steijger D.e. Kooijman

Delftse Universitaire Pers, Delft 1991

/ ;=:

:i

Schuttersve\d 2

Ó De\ft

'>

~~

De werkdocumenten van het OTB worden uitgegeven door: Delftse Universitaire Pers

Stevinweg 1 2628 CN Delft telefoon: (015) 783254 In opdracht van: Onderzoeksinstituut voor Technische Bestuurskunde Thijsseweg 11 2629 JA Delft tel: 015-783005

CIP-GEGEVENS KONINKLIJKE BIBLIOTHEEK, DEN HAAG Steijger, RC.A.

Facility management en werkplekkosten / Re.A. Steijger, D.e. Kooijman. -Delft: Delftse Universitaire Pers. - Ill. - (Werkdocument / Onderzoeksinstituut voor Technische Bestuurskunde, ISSN 0923-9871 ; 91-18. Sectie Bouwmanage -ment en Technisch Beheer van gebouwen)

Uitg. in het kader van een afstudeeronderzoek voor de Technische Hogeschool Rijswijk, studierichting Technische Bedrijfskunde. - Met lit. opg.

ISBN 90-6275-725-1 NUGI655

Trefw.: facility management / werkplekkosten ; kantoorgebouwen.

Copyright 1991 by R Steijger

Overname van (gedeelten van) dit werkdocument is toegestaan, mits de bron duidelijk wordt vermeld.

VOORWOORD

Langs deze weg wil ik mijn dank uitspreken over de mogelijkheid die bet Onderzoeksinstituut voor Technische Bestuurskunde mij geboden beeft om een afstudeeropdracht uit te voeren. Het OTB heeft mij de kans gegeven meer inzicht te krijgen in het onderwerp facility management.

Velen ben ik dank verschuldigd die direct en indirect hebben meegewerkt aan de uitvoering van het onderzoek en het schrijven van het rapport. Met name wil ik mijn mentor ir D.e. Kooijman bedanken voor zijn inspirerende ondersteuning en zijn inhoudelijke commentaar op het onderzoek en de rapportage. Tevens wil ik mijn vriendin E. van 't Hoff bedanken voor haar flexibiliteit en inzet opdat ik mijn afstudeeropdracht kon uitvoeren. Tot slot wil ik mijn begeleiders van de Technische Hogeschool Rijswijk, mw. mr M. den Ottolander en drs HJ. Dood-korte, bedanken voor de kritische opmerkingen en prettige samenwerking.

SAMENVATTING

Dit rapport verschijnt in het kader van een afstudeeronderzoek voor de Techni-sche Hogeschool Rijswijk, studierichting TechniTechni-sche Bedrijfskunde. Het onder-zoek is uitgevoerd bij het Onderonder-zoeksinstituut voor Technische Bestuurskunde, sectie Bouwmanagement en Technisch Beheer van gebouwen.

De aanleiding voor het onderzoek facility management en werkplekkosten is de geringe bekendheid ten aanzien van definiëring van facilitaire werkplekkosten van kantoorgebouwen. Om beheersing (en daarmee besparing) van de facilitaire kosten te kunnen realiseren, zal eerst inzicht moeten worden verkregen in de vraag wat onder facilitaire werkplekkosten wordt verstaan. Een standaardisatie op dit punt is cruciaal om het gebruik van centrale gegevensbestanden en extern betrokken gegevens mogelijk te maken.

Het doel van het onderzoek is het formuleren van een bedrijfseconomische definitie van werkplekkosten en te komen tot meer inzicht in de werkplekkosten van kantoorgebouwen op dit moment.

Het onderzoek bestaat uit een literatuuronderzoek en een empirisch onderzoek. Door middel van literatuuronderzoek zijn de beschikbare werkplekkostendefini-ties en de funcwerkplekkostendefini-ties en de toepassingen daarvan geïnventariseerd. Het empirisch onderzoek heeft plaatsgevonden door middel van een mondelinge enquête bij 10 organisaties. Deze organisaties zijn praktisch en/of theoretisch werkzaam met de (definitie-) problematiek van werkplekkosten.

Het definiëren van werkplekkosten kan worden beschouwd als het begin van het doorlopen van een kostenbeheercyclus dat ten doel heeft een effectievere en een effiëntere besteding van de financiële middelen te realiseren.

Het belangrijkste nut om werkplekkosten te definiëren is om de kosten te beheersen.

Het belang om werkplekkosten te beheersen is groot gezien de omvang van de werkplekkosten (circa

f

20.000,- per werkplek per jaar). Uit het onderzoek is gebleken dat door de werkplekkosten te definiëren een kostenbesparing gereali-seerd kan worden. Daarbij zal de kwaliteit van de werkplek gewaarborgd moeten zijn. De beheersing van facilitaire werkplekkosten is echter nog nauwelijks in het

~---~---

---bedrijfsbeleid geïntegreerd.

Een fysieke omschrijving van "de werkplek" geeft onvoldoende de mogelijkheid een scheiding te maken tussen een kostendragende werkplek en een niet-kostendragende werkplek. Een bedrijfseconomische benadering om de werkplek te definiëren biedt een noodzakelijke aanvulling:

Kostendragende werkplekken zijn die werkplekken waarvan de werkplekkosten niet kunnen worden doorbelast aan een andere kostendrager.

De "werkplek" als noemer om de facilitaire kosten weer te geven wordt nauwe-lijks toegepast. Hantering van de werkplek als noemer van de facilitaire kosten is zinvol als in de organisatie kantoorwisselwerkplekken worden geïntroduceerd of als enkele werkplekken van een kantoorgebouw worden verhuurd aan een andere organisatie.

De definitie van werkplekkosten, die aan de hand van het literatuur- en empiri-sche onderzoek is geformuleerd, luidt:

Werkplekkosten zijn gebouwgebonden kosten zoals huisvesting, beheer, receptie, schoonmaak, vuilafvoer, bedrijfsveiligheid, energievoorziening, te"ein- en groenvoor-ziening, en de kosten van de ondersteunende facilitaire diensten zoals reprografie, communicatievoorziening, kantoorbenodigdheden, inventaris, catering, interne post, reis- en transportvoorzieningen per werkplek die het een werknemer mogelijk maken zijn functie uit te oefenen.

In het onderzoek is een indeling van de werkplekkosten geformuleerd. Deze indeling kan een aanknopingspunt zijn om de werkplekkosten te inventariseren om tenslotte een kostenbeheercyclus te operationaliseren. De werkplekkosten zijn naar faciliteiten ingedeeld. Hierdoor is kostenvergelijking per faciliteit (met externe bronnen) mogelijk.

Het Nederlands Normalisatie Instituut heeft tot mi toe geen norm uitgebracht waarin wordt aangegeven welke kosten er gemoeid zijn met het facilitaire proces. Ook de literatuur is over dit onderwerp zeer schaars.

Kostenkengetallen waaraan de werkplekkosten behoren te voldoen, bestaan nauwelijks. Er bestaat in het bedrijfsleven een grote behoefte aan facilitaire kostenkengetallen waarmee de eigen kosten vergeleken kunnen worden, opdat er inzicht ontstaat in de hoogte van de verschillende facilitaire kosten. Branche-organisaties (NEFMA, ISM) of commerciële Branche-organisaties (Misset) kunnen door werkplekkosten-kengetallen te ontwikkelen aan deze behoefte tegemoet komen.

INHOUD

1 INLEIDING. . . .. 1

1.1 Onderwerp en organisatorisch kader ... ... ... 1

1.2 Probleemstelling. . . .. 2

1.3 Doelgroep . . . .. 2

1.4 Methodologie en afbakening onderzoeksterrein ... .... 2

1.5 Onderzoeksvragen . . . .. 3

1.6 Beheercyclus voor de werkplekkosten .. . . 3

1.7 Opbouw van het rapport ... .... 5

2 FACILITY MANAGEMENT ... ... ... ... . . . ... 7 2.1 Inleiding. . . .. 7 2.2 Definitie . . . .. 7 2.3 Facilities. . . . .. 8 2.4 Kenmerken. . . .. 9 2.5 Ontwikkeling . . . .. 12 3 WERKPLEK ... .. . . ... . . 17 3.1 Inleiding . . . .. 17 3.2 Definitie werkplek. . . .. 17 3.2.1 Literatuur.. ... . . ... 17 3.2.2 Praktijk.. ... 18 3.3 Invloedsfaktoren op de werkplek ... . . . .. 21 3.4 Thuiswerkplek . . . .. 23 3.5 Wisselwerkplek . . . ... . . ... 26 4 WERKPLEKKOSTEN ... . . . .... 29 4.1 Inleiding. . . . .. 29 4.2 Definitie werkplekkosten . . . .. 29 4.3 Indeling werkplekkosten ... . . . 33

4.4 Integratie werkplekkosten in bedrijfsbeleid. . . . .. 35

4.5 Beheersing werkplekkosten ... . . . 36

/~~ _ _ _ _ _ _ _ _ ~~ _ _ L-~. _ _ L-L-~ _ _ _ _ _ _ ~~ _ _ _ _ ~ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ __ _ _ _ ~_.

LITERATUUR. . . . .. 45 BIJLAGE 1

OPZET MONDELINGE ENQUETE . . . 47 BIJLAGE 2 VRAGENLIJST . . . ... . . . 49 BIJLAGE 3 GEINTERVIEWDE ORGANISATIES. . . . .. 63 BIJLAGE 4 INDELING WERKPLEKKOSTEN . . . .. 65

1

INLEIDING

1.1 Onderwerp en organisatorisch kader

In een organisatie zijn vele processen waar te nemen. Alle processen zijn als primair of secundair te typeren. Het primaire proces van bijvoorbeeld een produktiebedrijf bestaat uit de inkoop, fabricage en verkoop. Het primaire proces in kantoorgebouwen bestaat uit de verzameling, de verwerking en de distributie of de opslag van informatie. Het secundaire proces geeft de onder-steuning aan het primaire proces, waardoor dit operationeel kan zijn. Dit secundaire proces bestaat uit dienstverlenende functies, zoals onderhoud en schoonmaak. Daarnaast bestaan er sturende functies zoals planning en voort-gangsbewaking. Een andere ondersteunende functie van het primaire proces is het aanbieden van voorzieningen, ofwel facilities. Facilities zijn de fysieke omstandigheden en voorzieningen in een organisatie, waardoor het mogelijk wordt de (primaire) activiteiten uit te voeren.

Facility management is het management van het secundaire proces. De nood-zaak voor het ontstaan van facility management blijkt uit het feit dat het aantal faciliteiten waarover een organisatie beschikt toeneemt, complexer wordt en, zo is de verwachting, tot steeds hogere kosten leidt.

De kosten van deze facilities zijn op verschillende manieren weer te geven. Integraal, d.w.z. de som van alle facilitaire kosten van de organisatie. Verder zijn de facilitaire kosten uit te drukken per afdeling, per werknemer, per bruto produkt, per manuur, per vierkante meter bruto vloeroppervlak (b.v.o.), per werkplek etc. De aanleiding voor dit onderzoek is het bestaan van een onvol-doende definitie van de facilitaire werkplekkosten van kantoorgebouwen. Om beheersing (en daarmee besparing) van de facilitaire kosten te kunnen realise-ren, zal eerst inzicht moeten worden verkregen in de vraag wat onder facilitaire werkplekkostep wordt verstaan. Een standaardisatie op dit punt is cruciaal om het gebruik van centrale gegevensbestanden en extern betrokken gegevens mogelijk te maken. Tevens wordt bij standaardisatie de betrouwbaarheid van deze gegevens groter. De uiteenlopende manieren om facilitaire kosten aan te 1

~-geven duiden op een gebrek aan standaardisatie.

1.2 Probleemstelling

Het doel van het onderzoek is het formuleren van een bedrijfseconomische definitie van werkplekkosten en te komen tot meer inzicht in de huidige werk-plekkosten van kantoorgebouwen.

1.3 Doelgroep

De doelgroepen voor dit onderzoek en rapportage zijn:

(facility) managers actief in de operationalisering van facility management in het bedrijfsleven en overheid;

wetenschappers betrokken bij facility management door middel van onderzoek, produktontwikkeling en advies;

adviesbureaus werkzaam op het terrein van facility management; brancheorganisaties zoals de NEFMA en ISM.

1.4 Methodologie en afbakening onderzoeksterrein

Het onderzoek naar een bedrijfseconomische definitie van werkplekkosten omvat twee delen:

1. Een theoretisch deel

Door middel van literatuuronderzoek zijn de beschikbare werkplekkostendefini-ties, de soorten, funcwerkplekkostendefini-ties, toepassingen en omvang van de werkplekkosten geïnventariseerd. Deze inventarisatie dient als basis voor de formalisering van een bruikbare bedrijfseconomische definitie van werkplekkosten. Tevens worden hieruit conclusies getrokken die behulpzaam zijn bij het empirische onderzoek. 2. Een empirisch deel

Door bedrijven/organisaties te interviewen die praktisch en/ of theoretisch met de (definitie-) problematiek van werkplekkosten bezig zijn, kan vanuit de praktijk worden aangegeven wat de beste bedrijfseconomische werkplekkostende-finitie is. Het empirische onderzoek heeft het doel om inzicht verkrijgen in de soorten, functies en toepassingen van de in de praktijk gehanteerde definities van werkplekkosten en om inzicht te verkrijgen in de gehanteerde indelingen. Daarnaast kan getoetst worden op de geformuleerde definitie op bruikbaarheid en acceptatie.

Dit onderzoek concentreert zich op de definitie van werkplekkosten van

gebouwen. De werkplekkosten van bijvoorbeeld produktiewerkplaatsen vallen buiten dit onderzoek. Kleinere produktie-/handelsbedrijven vallen buiten het onderzoek, omdat blijkt dat er bij deze organisaties weinig behoefte bestaat aan facility management omdat dit niet professioneel is uit te werken.1

In het empirisch onderzoeksgedeelte heeft een mondelinge enquête onder 10 organisaties/bedrijven plaatsgevonden. Zowel marktpartijen als de overheid zijn vertegenwoordigd; naast industriële produktiebedrijven komen ook bedrijven met louter administratieve werkprocessen aan bod.

De uitkomsten van het enquête-onderzoek geven een globaal beeld van de huidige stand van zaken. De uitkomsten zijn niet representatief voor het Neder-landse bedrijfsleven. De omvang van de steekproef is te klein om algemeen geldende uitspraken te kunnen doen. In bijlage 1 is de opzet van de mondelinge enquête vermeld.

Dit stage-onder'10ek is gerealiseerd in 15 weken. Door de beperkte tijd die beschikbaar was, zijn er niet meer bedrijven onderzocht. De vragenlijst is als bijlage 2 opgenomen. De bedrijven en hun vertegenwoordigers met wie is gesproken, zijn vermeld in bijlage 3.

1.5 Onderzoeksvragen

Na een inventarisatie van het werkgebied zijn de volgende onderzoeksvragen geformuleerd:

a Wat is het (belangrijkste) nut om werkplekkosten te definiëren? b Wat is de relatie tussen facility management en werkplekkosten? c Hoe kan een "werkplek" worden gedefinieerd?

d Hoe luidt de definitie van werkplekkosten die op dit moment in de praktijk het meest geschikt wordt geacht?

e Is "de werkplek" als noemer geschikt voor weergave van facilitaire kosten? f Wat is de betekenis van kengetallen ten aanzien van werkplekkosten? g Hoe kunnen werkplekkosten worden beheerst? .

1.6 Beheercyclus voor de werkplekkosten

Het uiteindelijke doel om werkplek kosten te definiëren is de beheersing van de kosten van het facilitaire proces.

Regterschot, Jan, 1988, Facility management, Deventer, Kluwer Bedrijfswetenschappen, p. 22.

Afbeelding 1.1 De beheersingscyclus van de werkplekkosten Rubriceren en definiëren werkplekkosten Formuleren en Bestand ontwikkelen l---~ werkplekkostennormen werkplekkostennormen werkplekkosten

Bijsturing facilitaire systemen

of I18DJ1!!S"Ïng werkplelt-kostennormen

Het proces van kostenbeheersing kan geschieden met behulp van een kostenbe-heercyclus.2 _{Dit proces verloopt in een aantal stappen. Zie afbeelding 1.1.} Door de werkplekkosten te definiëren wordt de basis gelegd voor het inzicht in de verschillende werkplekkostensoorten. Bijlage 4 kan hierbij behulpzaam zijn. De kostensoorten zijn daarin op faciliteit gerubriceerd.

Bij formulering en ontwikkeling van kostennormen worden normen ontwikkeld van de eigen organisatie inclusief marges waartussen de kosten zich moeten bevinden. Hierbij kan een vergelijking worden gemaakt met andere (soortgelijke) bedrijven, ontwikkelde kostennormen uit onderzoeken e.d. De verkregen uitkomsten worden verzameld in een bestand werkplekkostennormen. Het ontwikkelen van werkplekkostennormen is een proces van jaren. Door periodiek de hoogte van de werkplekkosten te bepalen, kan een gemiddelde bepaald worden, dat vervolgens als norm of referentie kan functioneren. De periodieke registratie van werkplekkosten is een essentieel onderdeel van de werkplekkos-tenbeheersing. Wat onder "periodiek" wordt verstaan, wordt bepaald door de onderneming.

4

2 Ibidem, p. 118. De beheersingscyclus van facilitaire kosten uit deze publicatie heeft model

gestaan voor het ontwerpen van een nieuwe beheercyclus van werkplekkosten.

De cyclus met de brede pijl is de periodieke registratie van de werkplekkosten en de toetsing van de ontwikkelde kengetallen aan de kostennormen. Uit deze toetsing kan voortkomen dat de kengetallen van de gemeten werkplekkosten buiten de marge liggen van de werkplekkostennormen. Hierop kan het facilitaire systeem worden aangepast. Dit houdt in dat als bijvoorbeeld de cateringkosten boven de norm liggen, er maatregelen worden getroffen om de kosten omlaag te brengen. Overwogen kan worden om de catering uit te besteden of om bepaalde onderdelen van de dienstverlening niet langer te handhaven.

De toetsing van facilitaire kosten vindt plaats van globaal naar gedetailleerd. Bij (te) grote verschillen tussen de vastgestelde kengetallen en de ontwikkelde werkplekkostennormen wordt de toetsing verder gedetailleerd.

1.7 Opbouw van het rapport

Het onderzoek bestaat uit twee delen; een theoretisch deel en een empirisch deel. Zowel de vakliteratuur als interviews zijn bronnen geweest. Het rapport heeft de volgende opbouw:

In hoofdstuk twee wordt het kader aangegeven waarin de definitie van werkplekkosten valt: Facility management. Hier wordt een kleine schets gegeven van facility management.

Hoofdstuk drie gaat in op de definitie van de "werkplek". Daarnaast wordt ingegaan op enkele faktoren, zoals kantoorautomatisering en taakinhouds-verandering, die de aard van de werkplek beïnvloeden. De thuiswerkplek en de wisselwerkplek worden behandeld alsmede de invloed hiervan op de werkplekkosten.

In hoofdstuk vier wordt een definitie van werkplekkosten geformuleerd. Verder wordt de indeling van werkplekkosten gegeven, en wordt de integratie van deze definities en indelingen in het bedrijfsbeleid behan-deld.

De conclusies en aanbevelingen zijn in hoofdstuk vijf vermeld.

2

FACILITY MANAGEMENT

2.1 Inleiding

In dit hoofdstuk worden enkele aspecten betreffende facility management behandeld. In de eerste plaats wordt er ingegaan op de definitie van facility management, zowel vanuit de literatuur als vanuit de praktijk. Hi~rna worden enkele kenmerken van facility management aan de orde gesteld en worden de ontwikkelingen die tot facility management hebben geleid besproken. Tenslotte wordt de relatie aangegeven tussen facility management en werkplekkosten.

2.2 Definitie

Een kernachtige omschrijving van facility management is "het management van het niet-primaire proces"3. Dit niet-primaire of secundaire proces is het onder-steunende proces waardoor uitvoering van het primaire proces mogelijk wordt. Facilities, ofwel voorzieningen, zijn "het samenspel van fysieke condities die het een organisatie mogelijk maken haar werkzaamheden uit te voeren".4 Regter-schot heeft in zijn boek "Facility management" de volgende definitie van facility management gegeven: "Facility management is het integraal managen (plannen en bewaken) en realiseren van huisvesting, de services en de middelen die bij moeten dragen aan een effectieve, efficiënte, flexibele en creatieve verwezenlij-king van de doelen van een organisatie in een veranderende omgeving".s Uit deze definitie blijkt dat binnen facility management het beleid t.a.v. huisvesting, services en middelen, als één geheel wordt benaderd en bestuurd; daarbij wordt aansluiting gezocht bij de bedrijfsstrategie.

Ibidem, p. 5. Ibidem, p. 17. Ibidem, p. 19.

7

De tien onderzochte bedrijven zijn gevraagd naar een definitie van facility

management.6 _{We geven hieronder een aantal definities die we tijdens de}

interviews hebben genoteerd:

"Facility management is het managen van alle faciliteiten rondom de werknemer."

"Facility management is alle niet tot de core-business behorende activitei-ten. Dit zijn huisvesting en diensactivitei-ten."

"Facility management is het integraal management van huisvesting, diensten en middelen voor een optimale ondersteuning van het primaire

bedrijfsproces van een organisatie."

"Facility management is het beheer en onderhoud van alle ondersteunen-de diensten en faciliteiten."

"Facility management is de integrale aanpak van de planning, realisatie en het beheer van de bedrijfshuisvesting met de daarbij behorende infrastruc-tuur, dienstverlening en installaties."

Deze definities zijn niet volledig identiek met de definitie van Regterschot; toch vertonen de definities inhoudelijk wel veel overeenkomsten. Gebruikte sleutel-woorden zijn faciliteiten, huisvesting en diensten, beheer en optimale ondersteu-ning van het primaire proces.

Gevraagd is naar de mening over de definitie zoals Regterschot die heeft

geformuleerd7

• Deze definitie wordt door vrijwel elke geïnt~rviewde

onderschre-ven.

2.3 Facilities

Het ondersteunende proces bestaat op de eerste plaats uit huisvesting; het onderdak voor de organisatie. Daarnaast zijn de services i.c. de dienstverlenende activiteiten aan het primaire proces (zoals onderhoud, energievoorziening, interne post en schoonmaak) van belang. Tenslotte bestaat het ondersteunende proces uit de middelen, zoals meubilair, computerapparatuur en telecommunica-tie. Deze drie onderdelen van het secundaire proces zijn de facilities van een organisatie. In tabel 2.1 wordt een overzicht gegeven van de belangrijkste facilities.8

Vergelijk vraag 5, bijlage 2. Vergelijk vraag 6, bijlage 2. Ibidem, p. 18.

Tabel 2.1 Overzicht van facilities

Huisvesting Services Middelen

Gebouwen Energie Inrichting

Gebouwinstallaties Onderhoud Kantoorbenodigdheden Terreinen Schoonmaak Telecommunicatie Belastingen Vuilafvoer Datacommunicatie Heffingen Receptie Verzekeringen Beveiliging Catering Groenvoorziening Huisvestingsbeheer Reprografie Interne post

Deze integrale benadering komt nog weinig voor. Vaak zijn de facilities onder-verdeeld in verschillende afdelingen, zoals technische dienst, algemene zaken, interne dienst e.d. Door de diversiteit van de afdelingen en de doelen die elke afdeling nastreeft, is een integrale benadering nodig om het secundaire proces beheersbaar te maken, opdat een betere bijdrage aan de ondersteuning van het primaire proces kan worden gewaarborgd.

Facility management is interessant voor grotere bedrijven. Een criterium dat aangeeft wanneer facility management voor een bedrijf interessant is, kan moeilijk worden gegeven. Als richtlijn voor een (Nederlandse) organisatie kan

een minimum genoemd worden van ongeveer 750 werknemers of 20.000 m2

bruto vloer oppervlakte.9

2.4 Kenmerken

Facility management is gebaseerd op een aantal kenmerken.lO _{De belangrijkste} zijn:

10

integratie in aanpak en organisatie;

dienstverlening gericht op het primaire proces;

koppeling met de strategische planning van de organisatie; decentralisatie van taken en bevoegdheden;

maximale uitbesteding van de branchevreemde activiteiten;

professionalisering in het management, met name met betrekking tot de

Ibidem, p. 22.

Ibidem, p. 14 en 171.

l i l ! I

.

'.

Tabel 2.2 Belangrijkste kenmerk van facility management

Vraag 7, bijlage 2 absolute getallen

Kenmerk Enquête

Integratie in aanpak cn organisatie 4

Koppeling naar de strategische planning 2

Oriëntatie op het primaire proces 2

Professionalisatie

-Uitbesteding branchevreemde activiteiten

-Decentralisatie laken e.d.

-Integrale informatievoorziening

-Facilitaire organisatie als profit-center 1

Anders 1

Totaal 10

Bron: Enquête en Kooijman e.a. (1989).

kostenbeheersing en het informatiebeheer;

EUR 5 1

-2 -3

-3 14

de facilitaire organisatie als profit-center met marktconforme tarieven. Deze kenmerken zijn aan de geïnterviewden voorgelegd; aan hen is gevraagd welk kenmerk zij het belangrijkste vindenll_{. Zie tabel 2.2.}

Van deze kenmerken wordt "integratie in aanpak en organisatie" voor facility management als het meest karakteristiek gezien, gevolgd door "koppeling naar de strategische planning van de organisatie" en "oriëntatie op het primaire proces".

De reden waarom dit kenmerk de meeste aanhang krijgt, is waarschijnlijk dat de taken die door de facili~aire organisatie worden verricht, in het verleden (of nog steeds) verspreid lagen over de gehele organisatie. De integratie in aanpak en organisatie kan de problematiek die de spreiding van taken veroorzaakt, vermin-deren. We hebben hier dezelfde vraag gesteld als in een eerder gehouden onderzoekY Ook uit dat onderzoek bleek dat de integratie in aanpak en organisatie wordt gezien als meest belangrijke kenmerk van facility management.

II Vergelijk vraag 7, bijlage 2.

12

10

Kooijman, D.C. en Pries, F., 1989, Instrumenten bij het beheer van gebouwen, deel 1: hoofdrap-port, Rotterdam, Erasmus Universiteit, p. 28.

Een voorbeeld, genoemd in een interview, van deze integratieproblematiek betrof een organisatie waarin de facilitaire inkoopzaken niet waren geconcen-treerd op één afdeling (bijvoorbeeld op de inkoopafdeling). Verschillende afdelingen kochten produkten of diensten in vanwege hun taak. De computeron-dersteuning kocht computers in, omdat deze op dit punt de meeste kennis had. Door de integratie van de facilitaire inkoopzaken op de inkoopafdeling hoeven medewerkers zich niet met inkoopzaken bezig te houden, wat voor hen een nevenactiviteit is. Het resultaat was een kostenbesparing.

De koppeling met de strategische planning wordt door een ondervraagde zeer essentieel geacht. Een andere ondervraagde acht deze koppeling niet mogelijk: "Het bedrijf is te groot om door de facilitaire organisatie te worden beïnvloedt", Het is wel mogelijk om de strategie van de facilitaire organisatie te richten op de strategische planning van de organisatie. Beïnvloeding gaat een stap verder. Eénmaal is "de facilitaire organisatie als profit-center" genoemd. De bijbehoren-de organisatie heeft een bijbehoren-dergelijk systeem operationeel. Wanneer bijbehoren-de facilitaire organisatie als profit-center functioneert, is "winst maken" voor de facilitaire organisatie meestal geen hoofddoel. De gemaakte winst is immers meestal afkomstig van de klanten die zich in hetzelfde bedrijf bevinden. Getracht moet worden geen verlies te maken. Dit kan door een (integrale) kostprijs te hanteren voor de verleende diensten. Alle kosten van de verleende diensten moeten zichtbaar gemaakt worden om tegen integrale kostprijs te kunnen leveren. Het zichtbaar maken en houden van deze informatie is een veelomvattende taak. Een ander streven binnen de facilitaire organisatie als profit-center is dat de prijzen marktconform moeten zijn. Als de kosten van de eigen facilitaire dienst relatief hoog zijn kàn deze dienst worden uitbesteed. Andere elementen die van belang zijn bij uitbesteding is de kwaliteit van de geleverde dienst en de be-trouwbaarheid van de geleverde dienst.

Een voorbeeld: het personenvervoer buiten het bedrijf wordt uitbesteed aan een taxibedrijf. Het kostenverschil tussen zelf-doen en uitbesteden zijn doorslagge-vend. Echter, het personenvervoer voor het top-management wordt door de eigen organisatie uitgevoerd. Het betreft hier niet alleen personenvervoer, maar ook de beveiliging onderweg.

"Anders" is ook eenmaal genoemd bij de vraag wat het belangrijkste kenmerk is van facility management. "Een kenmerk van facility management, aanvullend op de genoemde kenmerken, is de flexibiliteit van het gebouw. Dit kenmerk zal zich in de jaren negentig sterk gaan ontwikkelen", aldus een geïnterviewde.

Sommige kenmerken zijn hiermee niet genoemd. Dit waren de kenmerken: professionalisatie in management en inkoop, uitbesteding van branche-vreemde activiteiten, decentralisatie van taken en bevoegdheden, en gestructureerde, integrale informatievoorziening. De reden waarom deze aspecten niet genoemd zijn, is waarschijnlijk dat deze aspecten werkelijk kenmerkend zijn voor facility 11

management. De vier bovengenoemde kenmerken zijn meer implicaties van de eerste drie op beleidsmatig of organisatorisch vlak.

2.S Ontwikkeling

Er zijn verschillende ontwikkelingen geweest, die tot facility management hebben geleid. Enkele mogelijke ontwikkelingen zijn:

trend van technische aanpak naar aandacht voor produktiviteit werkplek, werkomgeving;

verschuiving van investeringen naar exploitatie;

grotere aandacht voor kwaliteitsbewaking, -controle en -zorg;

grotere aandacht voor en noodzakelijkheid van de flexibiliteit van de organisatie.

De vraag welke ontwikkeling, die tot facility management heeft geleid doorslag-gevend is, werd vrij eenduidig beantwoord. Zie tabel 2.3.

In een ander onderzoek 13 is deze vraag eveneens gesteld. De uitkomsten van

deze vraag in de twee onderzoeken vertonen weinig overeenkomsten. Een citaat uit genoemd rapport: "Weliswaar krijgt de categorie 'verschuiving van investering naar exploitatie' de meeste aanhang, maar de spreiding van de mogelijkheden is zeer groot". Andere ontwikkelingen die doorslaggevend waren, zijn "van technische aanpak naar produktiviteit werkplek" en "kwaliteitsbewaking, controle en -zorg". Zie tabel 2.3.

De verschillende uitkomsten van de twee onderzoeken kunnen worden verklaard doordat in 1989 het beheersaspect binnen facility management meer de nadruk kreeg. Dit blijkt ook uit het feit dat slechts twee keer de "flexibiliteit van de organisatie" als belangrijkste aanleiding is genoemd. Voorzichtigheid met deze vergelijkende conclusies is geboden: de steekproeven zijn in de twee onderzoe

-ken bescheiden geweest.

Door vier van de tien ondervraagden is "Een grotere aandacht voor en noodza-kelijkheid van de flexibiliteit van de organisatie" als belangrijkste aanleiding voor de ontwikkeling van facility management aangegeven. Facility management wordt blijkbaar gezien als een voorziening die de flexibiliteit van het bedrijf vergroot door actief en professioneel het primaire proces te ondersteunen. Daarnaast kan de facilitaire organisatie de flexibiliteit van het bedrijf vergroten door aandacht te geven aan de flexibiliteit van de huisvesting.

13

12

Kooijman, D.e. en Pries, F., 1989, Instrumenten bij het beheer van gebouwen, deel 1: hoofdrap-port, Rotterdam, Erasmus Universiteit, p. 30.

Tabel 2.3 Belangrijkste aanleiding voor ontwikkeling facility management Vraag 8, bijlage 2

Ontwikkeling Enquête EUR

absoluut procentueel absoluut procentueel

Trend van technische aanpak naar 1 10% 3 22%

produktiviteit werkplek

Verschuiving van investeringen 1 10% 4 28%

naar exploitatie

Grotere aandacht voor kwaliteits-

-

-

3 22%

bewaking, -controle en -zorg

Grotere aandacht flexibiliteit 4 40% 2 14%

organisatie

Anders 4 40% 2 14%

Totaal 10 100% 14 'v H

Bron: Enquête en Kooijman e.a. (1989)

Onder flexibiliteit van de huisvesting wordt verstaan de mate waarin de organisa-tie met de huisvesting in staat is te reageren op veranderingen. De flexibiliteit van de huisvesting is op verschillende manieren te vergrotenl4

• Dit is op vier niveaus aan te geven.

1 Organisatieniveau

De financiële structuur kan flexibeler door:

de huisvesting te laten financieren door beleggers Lp.v. zelf financieren; de sale-and-lease-back constructie;

de huisvesting te huren. 2 Vestigingniveau

Dit betreft de mogelijkheid om de accommodatie per vestIgmg te kunnen aanpassen, uitbreiden en inkrimpen. De extra kosten voor deze investering kunnen naar schatting oplopen tot 10 à 15%. Een verhoging van 10% van de investeringskosten veroorzaakt een stijging van circa 2,5% van de facilitaire werkplekkosten. Een verhoging die in veel gevallen snel teniet wordt gedaan indien inefficiënties in facilitaire dienstverlening later kunnen worden voorko-men.

14

Regterschot, LJ., 1989, fJexibiliteit, het belangrijkste thema voor de huisvesting in de jaren negentig, Gebouwmanagement, maart, p.l5.

3 Afdelingsniveau

Flexibiliteit in de huisvesting op afdelingsniveau betreft de mogelijkheden om een kantoorruimte te kunnen (her-)inrichten en (her-)indelen waarbij zowel het meubilair als de technische installaties geen belemmeringen vormen. Technische installaties op afdelingsniveau zijn de klimaatbeheersing, de verlichting, de bekabeling en het computergebruik.

4 Werkplekniveau

De werkplek is door maatschappelijke ontwikkelingen veranderd. De belangrijk-ste ontwikkelingen op werkplekniveau zijn taakinhoudsverandering, kantoorauto-matisering en arbeidsduurverkorting. Deze aspecten worden in paragraaf 3.3 (Invloedsfactoren op de werkplek) nader beschreven.

Vier andere geïnterviewden hebben met "anders" geantwoord. Eén geïnterviewde gaf aan dat, zoals hij dat noemde, het managerial werken tot facility management heeft geleid. Een aantal ontwikkelingen lag hieraan ten grondslag:

organisatorische clustering van activiteiten; strategische capaciteit in eigen huishouden;

operationele dienstverlening maximaal uitbesteden;

erkenning belang om op een meer bedrijfseconomische manier met de ondersteunende processen om te gaan.

Een andere geïnterviewde gaf aan dat de bewustwording van het (hoge) aandeel huisvestingskosten in de totale kosten (11%) de aanleiding was om facility management in de bedrijfsvoering op te nemen.

Ook de trend van vakinhoudelijke aanpak naar professionalisatie van het facilitair management en de toename van de (beïnvloedbare) facilitaire kosten werden doorslaggevend genoemd.

Tenslotte gaf een vierde respondent aan dat de versnippering van de taken onder de verschillende afdelingen van de organisaties en de hoge kosten, die gemoeid zijn met het facilitaire proces, het gewenst maakten de taken te bundelen tot één facilitaire organisatie.

Zonder uitzondering zijn alle ondervraagden van mening dat facility manage-ment in de kantorensector, bij industriële gebouwen en bij ziekenhuizen kan worden toegepast. 15 Enkele ondervraagden waren van mening dat facility

management in elke marktsector toepasbaar is zolang er een ondersteunend proces (benodigd) is en sprake is van bedrijfshuisvesting.

Op de vraag wat de relatie is tussen werkplekkosten en facility management

IS _{Vergelijk vraag 9, bijlage 2.}

14

wordt verschillend geantwoord.16 _{Samenvattend: werkplekkosten worden gezien} als een instrument van facility management waarmee de kosten van het facilitai-re proces kunnen worden bepaald en zichtbaar worden gemaakt. Verder worden werkplekkosten gezien als een graadmeter, die aangeeft in hoeverre facility management functioneert.

16 _{Vergelijk vraag 10, bijlage 2.}

3

WERKPLEK

3.1 Inleiding

In dit hoofdstuk wordt ingegaan op enkele aspecten van de werkplek in kantoor-gebouwen. De thuiswerkplek en de wisselwerkplek worden besproken. Aangege-ven wordt wat de consequenties voor de organisatie en werkplekkosten zijn bij de invoering van deze typen werkplekken. Vanuit het literatuur- en het empi-risch onderzoek wordt verder een definitie van de werkplek geformuleerd.

3.2 Definitie werkplek

3.2.1 Literatuur

Om werkplekkosten te kunnen definiëren zal eerst "de werkplek" gedefinieerd moeten worden. Uit het literatuuronderzoek is naar voren gekomen dat het begrip ''werkplek'' op verschillende manieren wordt gedefinieerd.

Van Dale woordenboek!? definieert de werkplek als ''plaats waar iemand zijn beroep uitoefent". Deze definitie is zeer ruim en in het kader van dit onderzoek ongeschikt. In het literatuuronderzoek worden de elementen "plaats" (=plek) "iemand" (=mens) en beroep (=werk) van de definitie van Van Dale aangehou-den om te komen tot een definitie van de werkplek, die past in het kader van het onderzoek naar werkplekkosten. Het Van Dale Groot woordenboek van hedendaags Nederlands is als referentie voor het formuleren van een definitie van werkplekkosten gekozen omdat dit de inventarisatie en beschrijving van de meest actuele betekenissen geeft, en deze nieuwe woorden eerder een plaats geeft dan de Grote Van Dale. Het woord "werkplek" is hiervan een voorbeeld.

17 Van Dale groot woordenboek van hedendaags Nederlands, 1991, door P.GJ. van Sterkenburg,

Utrecht, Van Dale Lexicografie bv.

17

Tijdens een NEFMA-themabijeenkomstl8 _{op 7 september 1989 is de werkplek}

gedefinieerd als een administratieve werkplek. De definitie van de werkplek

luidt "een specifiek hulpmiddel voor de werkende (kantoor)mens. ,<19 Niet duidelijk

is wat dit "specifieke hulpmiddel" is. Tenslotte is gekozen voor een kantoormens.

Dit is een beperking van de definitie zoals Van Dale deze hanteert.

Tijdens de themabijeenkomst kwam men tot de constatering dat een werkplek sterk organisatieafhankelijk is. De ontwikkeling van werkplekkosten-kengetallen is door de grote diversiteit van kostensoorten van de verschillende werkplekken nauwelijks mogelijk. Om de ontwikkeling van werkplekkosten-kengetallen te versnellen is de administratieve werkplek als norm gekozen. Elke andere soort werkplek zou via een omrekenfaktor daarvan kunnen worden afgeleid.2°

Een andere definitie van de werkplek is "het gebied waar het bureau is opgesteld

met de daarbij behorende voorzieningen waarbinnen één medewerker de hem of haar toegedachte taken kan uitvoeren. .. 21 Uit deze definitie blijkt dat op een

werkplek een bureau staat. Verder worden er in de definitie bijbehorende voorzieningen betrokken. De "toegedachte taken" hoeven niet administratief te zijn, al is dit voor werk aan een bureau wel voor de hand liggend. Een werkplek die gedeeld wordt met meer mensen (wisselwerkplek) is in deze definitie begrepen. De definitie van Regterschot voldoet aan de gestelde voorwaarden waaraan een werkplekdefinitie volgens Van Dale dient te voldoen. De definitie bevat het elementen gebied (=plaats), iemand (=één medewerker) en beroep (=toegedachte taken). Deze definitie voldoet aan de voorwaarden waaraan een werkplekdefinitie moet voldoen.

Tijdens de verwerking van de gegevens na het empirische onderzoek is gebleken dat een definitie van een werkplek, die fysieke zaken (zoals bureau, stoel,

telefoon, p.c. e.d.) aanduidt, geen uitkomst biedt. De definitie van

werkplekkos-ten dient aangevuld te worden met (bedrijfs-)economische aspecwerkplekkos-ten. In de volgende paragraaf wordt een ombeschrijving gegeven die een oplossing biedt.

3.2.2 Praktijk

De definitie van "de werkplek" dient eenduidig de functionele kostendrager te definiëren waarmee de facilitaire kosten per werkplek kunnen worden verkregen.

18 _{NEFMA = Nederlandse Facility Management Associatie, brancheorganisatie voor facility} management.

19 Jansen, W.M., en P. de Bakker, 1990, De kantoorwerkplek: Ontwikkelingstendensen in de twintigste eeuw, Houten, Arko, NEFMA·reeks:l, p. 27.

21

18

Waardhuizen, F.W. van, 1989, Themadag werkplekkostenontwikkelingen, Gebouwmanagement, oktober, p.p. 72·73.

Regterschot, Jan, 1988, Facility management, Deventer, K1uwer Bedrijfswetenschappen p. 45.

- - - --~--- -_._-

--Tabel 3.1. Enkele benaderingen om kostendragende werkplekken te bepalen

Invalshoek Bepalingsmethode

Organisatie Bepaling welke afdeling kostendragend is.

Primair/secundair proces Bepaling welke activiteiten tot het primaire/ secundaire proces behoren.

Functie omschrijving Bepaling of functie kostendragend is.

Gebouw Bepaling welke activiteiten gebouwgebonden zijn. Fysieke werkplek Bepaling wat een werkplek is (definitie).

Bedrijfseconomisch Bepaling van welke werkplekken de werkplekkosten doorbelast kunnen worden.

Concreet gaat het om de vraag: welke werkplekken zijn kostendragend en welke werkplekken zijn niet kostendragend? De bepaling welke werkplekken kosten-dragend zijn in een organisatie, is vanuit verschillende optieken te benaderen. Zie tabel 3.1.

Door de organisatie als uitgangspunt te nemen wordt vQor elke (mogelijke) afdeling bepaald of deze afdeling kostendragend is of niet. Een algemeen geldende richtlijn is hiervoor slecht te geven. Een algemene richtlijn die aangeeft welke afdelingen (schoonmaak, receptie, computerondersteuning e.d.) wèl en welke afdelingen niet kostendragend zijn, zou arbitrair zijn.

Het primaire proces als kostendragend te typeren voldoet niet, omdat niet eenduidig gedefinieerd is (kan worden) wat onder het primaire proces wordt verstaan. Een voorbeeld is dat enkele ondersteunende afdelingen, bijvoorbeeld de reprografie, bij een onderneming als primair, bij een ander als secundair aangemerkt wordt.

Vanuit de functieomschrijving van een werknemer is het onmogelijk een goede richtlijn te geven, die aangeeft of de werkplek wel of niet kostendragend is, vanwege de grote diversiteit aan functieomschrijvingen.

Een andere mogelijkheid om een splitsing aan te brengen is de werkplekken die gebouwbeheergebonden zijn, als niet-kostendragend te beschouwen. Dit zijn o.a. de afdelingen receptie, bewaking, facilitaire dienst e.d. Toch voldoet deze benadering niet, omdat andere ondersteunende afdelingen, zoals de reprografie, nu verplicht kostendragende werkplek kan zijn, terwijl dit niet altijd het geval is. In de praktijk moet men onderscheid maken tussen de centrale en de decentrale reprografie.

Een bedrijfseconomische benadering die de werkplekken (mogelijkerwijs) kan scheiden in kostendragend en niet-kostendragend, lijkt een oplossing te bieden. De definitie van een kostendragende werkplek luidt:

Kostendragende werkplekken zijn die werkplekken waarvan de werkplekkosten niet kunnen worden doorbelast aan een andere kostendrager.

Volgens deze benadering wordt per werkplek niet absoluut bepaald of een werkplek kostendragend is of niet, maar wordt bepaald in hoeverre de verrichte activiteiten (een deel van) een kostendragende werkplek vormen. Naarmate meer activiteiten worden verricht die doorbelast kunnen worden, wordt het aantal kostendragende werkplekken minder (bij gelijkblijvend aantal personeels-leden) en worden daarmee de werkplekkosten hoger. Spreekhoeken en vergader-ruimtes zijn kostendragende werkplekken naar rato van het gebruik als kantoor-werkplekken.

Voorbeeld. Wanneer werkplekkosten van bijvoorbeeld de centrale reprografie worden doorbelast op het budget van de opdrachtgever (=werkplekkostendra-ger) is deze werkplek niet kostendragend. Bij een gecombineerde taak van een medewerker, bijvoorbeeld 50% reprografische werkzaamheden (niet kostendra-gend) en 50% verkoopactiviteiten (kostendragende werkplek), geldt voor deze activiteiten een halve kostendragende werkplek.

Aan de geïnterviewden is gevraagd wat onder een "werkplek" wordt verstaan.22

De antwoorden zijn zeer gevarieerd. Aan de ene kant wordt onder de werkplek een fysieke plaats verstaan (al dan niet met een bureau). Aan de andere kant wordt de werkplek als een bedrijfseconomische plaats gezien waar kosten worden gemaakt. Deze kosten worden doorberekend aan het produkt, werkne-mer of per m2; afhankelijk van de kostensoort.

Het aantal vierkante meters bruto vloer oppervlakte (b.v.o.) per werkplek loopt bij de onderzochte bedrijven sterk uiteen.23 _{De oppervlakten van de}

werkplek-ken varieerden van 9 tot 30 m2 b.v.o. Tabel 3.2 vermeldt de gemiddelde werk

-plekoppervlakte naar bedrijfssectoren.

De gegeven waarden zijn (natuurlijk) niet representatief voor de achterliggende sector. Bovendien hadden enkele geïnterviewden moeite met het beantwoorden van deze vraag, omdat een gemiddelde werkplekoppervlakte moeilijk te bepalen is. De geïnterviewden gingen uit van een oppervlaktenorm per werkplek, die afhankelijk is van de functie.

22 _{Vergelijk vraag 12, bijlage 2.} 23 _{Vergelijk vraag 14, bijlage 2.} 20

Tabel 3.2 Gemiddelde werkplekoppervlakte bij geïnterviewden per marktsec-tor

Vraag 14, bijlage 2, in bruto vloeroppervlakte, n= 10

Industriële sector Advies sector Kantoor sector

(n=2) (n=3) (n=5)

15 m2 _{22 m}2 _{19 m}2

3.3 Invloedsfaktoren op de werkplek

Door maatschappelijke ontwikkelingen en toename van de automatisering in

kantoren is de werkplek veranderd en zijn er ook in de toekomst nieuwe veranderingen te verwachten. De belangrijkste factoren24 _{die invloed hebben op} de werkplek, zijn taakinhoudsverandering, kantoorautomatisering, arbeidsduur-verkorting en een toenemende aandacht voor de werknemer.

Kantoorautomatisering

Een definitie van kantoorautomatisering is "de toepassing van op de computer gebaseerde informatie- en communicatiesystemen om kantoorfuncties efficiënter en effectiever te vervullen".25 De toepassing van geautomatiseerde systemen in kantoren is m.a.w. gericht op een verbetering van efficiency en effectiviteit, ofwel produktivi tei t. 26

Aan de geïnterviewden is gevraagd wat de belangrijkste factor in de ontwikkeling van de werkplek is.27 De resultaten zijn weergegeven in tabel 3.3.

In de jaren zestig is een begin gemaakt met de invoering van grote computersys-temen ten behoeve van dataprocessing. Vanaf begin jaren zeventig zijn de meer traditionele kantoortaken geautomatiseerd, zoals tekstverwerking en telecommu-nicatie. In de jaren tachtig is begonnen met de integratie van de drie technolo-gieën: dataprocessing, tekstverwerking en telecommunicatie.

2S

26

Regterschot, LJ., 1989, Flexibiliteit, het belangrijkste thema voor de huisvesting in de jaren negentig, Gebouwmanagement, maart, p.p. 15-17.

Wentink, Ton en Rarry Zanders, 1985, Kantoren in actie, Een onderzoek naar kantoorautoma-tisering en de gevolgen voor kantoorarbeid en kantoororganisatie, Deventer, Kluwer, p. 65.

Ibidem, p. 53.

Vergelijk vraag 16 bijlage 2.

-Tabel 3.3 Mening geïnterviewden t.a.v. belangrijkste factor ontwikkeling werkplek Vraag 16, bijlage 2, absolute getallen, n = 10

Taakinhoudsverandering 1

Kantoorautomatisering 6

Toename aandacht werknemer 3

De kracht van de drie technologieën wordt versterkt door deze integratie.28 _Het

betreft de volgende vormen:

Integratie van hard- en software in één multi-functioneel werkstation.

Hierdoor kan de gebruiker tekst-, gegevens- en dataverwerking uitvoeren

op één werkstation:

Integratie van informatiedragers: tekst, data, beeld en geluid. In de

geïntegreerde werkstations zijn mogelijkheden beschikbaar om de syste-men tekstverwerking, dataprocessing, beeldoverdracht (facsimile, beeldte-lefoon) en geluidsoverdracht (tebeeldte-lefoon) in combinatie of afzonderlijk te gebruiken.

Integratie over afstand. Telefoon- en datanetwerken en

satellietverbindin-gen vormen de infrastructuur voor de integratie over afstand. Door uitbreiding van deze infrastructuur zal de integratie over afstand van de verschillende apparaten groter zijn.

Deze integratie heeft grote gevolgen voor de organisatie van kantoorwerk. Dit

komt ondermeer tot uiting in een veranderende taakinhoud, en functie-inhoud.

Taakinhoudsverandering

Doordat kantoorautomatisering de informatie rechtstreeks naar de gebruiker brengt, zullen intermediërende functies (gedeeltelijk) gaan verdwijnen. Dit betreft o.a. de functies van typiste, archivaris, boekhouder en bewaker.

Kantoorautomatisering zal een verhoging van de functiekwaliteit tot gevolg hebben. De secretaressefunctie bijvoorbeeld zal zich ontwikkelen tot manage-ment-assistente. Nieuwe technieken voor de management-voorbereiding maken

dit mogelijk. De verhoging van de functiekwaliteit betekent dat er relatief meer

hoger geschoolde werknemers in het arbeidsproces zullen worden opgenomen.

Arbeidsduurverkorting

De invloed van arbeidsduurverandering op de werkplek wordt veroorzaakt door

22

Wentink, Ton en Harry Zanders, 1985, Kantoren in actie, Een onderzoek naar kantoorautoma-tisering en de gevolgen voor kantoorarbeid en kantoororganisatie, Deventer, Kluwer, p. 102.

deeltijdarbeid, variabele werktijden, arbeidsduurverkorting e.d.

Toename aandacht werknemer

De fysieke omgeving heeft direct invloed op het werkgedrag, arbeidssatisfactie en produktiviteit van de werknemer.29 Een grotere aandacht voor de fysieke omgeving kan de arbeidssatisfactie verbeteren waardoor de produktiviteit verhoogd kan worden. Tevreden werknemers zijn immers gemotiveerd, enthousi-ast, prestatiegevoelig en minder ziek en minder afwezig. Het werkgedrag en de arbeidssatisfactie kunnen worden beïnvloed door de werkomgeving en werkplek kwalitatief verantwoord in te richten. Enkele aspecten die hiermee verband houden, zijn de architectuur van het gebouw, grootte van kantoorruimte en werkplek, communicatiemogelijkheden en ondersteunende faciliteiten.

3.4 Thuiswerkplek

Een thuiswerkplek is met de huidige telematica-technieken goed mogelijk. Toch komt het weinig voor dat een werknemer met een PC thuis het werk gaat

verrichten dat hij voordien op het kantoor deed of dat een werknemer een volledig ingerichte thuiswerkplek heeft met telematicafaciliteiten om met het hoofdkantoor te communiceren.

Een voordeel van thuiswerken is dat de organisatie flexibeler wordt: mensen zijn sneller voor part-time werk in te zetten. Er is een besparing op reiskosten en de reistijd vervalt waardoor de mensen niet in de file of trein hoeven te staan/zit- .

ten. Hierdoor kan er fitter en gemotiveerder aan het werk begonnen worden. De werkplekkosten kunnen lager worden. Hierbij valt te denken aan bijvoorbeeld het verkleinen van de kantine of het verminderen van het aantal parkeerplaat-sen.

Aan de andere kant kleven er aan thuiswerken ook nadelen. Door de thuiswerk-plek zijn telewerkers meer op zichzelf aangewezen. Even de hulp inroepen van een collega als iets niet begrepen wordt, is moeilijker. Daardoor kunnen verkeer-de oplossingen voor problemen worverkeer-den bedacht en treedt er tijdverlies op. Door gebrek aan sociale contacten met collega's kan de motivatie in het werk afnemen en kan de thuiswerker zich gaan vervreemden van het bedrijf waardoor fraude en overstappen naar een ander bedrijf gemakkelijker wordt. Beveiliging van de gegevens is moeilijker, doordat bij thuiswerken de data zich buiten het bedrijf bevinden. De thuiswerker kan met privé-aangelegenheden worden geconfron-teerd, waardoor de kwaliteit van het werk en de snelheid waarmee het werk wordt uitgevoerd, worden benadeeld. Controle en toezicht op de te verrichten

29 _{Wentink, Ton, 1989, Werkomgeving en produktiviteit van kantoorarbeid, nieuwe 'intelligente'}

werkzaamheden zijn moeilijker. Alleen het eindprodukt wordt beoordeeld, niet hoe het werk wordt verricht. De mogelijkheid om een thuiswerkplek te realise-ren, veronderstelt in de meeste gevallen een afzonderlijke kamer binnen de woning.

Over de kosten van de thuiswerkplek bestaan op dit moment alleen nog

schattin-gen. De initiële kosten variëren van

f

15000,- tot

f

50000,- per thuiswerkplek

"afhankelijk van wat er allemaal moet gebeuren". De kosten van de thuiswerk-plek zullen volgens sommigen lager uitvallen dan de werkthuiswerk-plekkosten op een kantoor.

Op het fiscale vlak wordt thuiswerken niet aangemoedigd. Vergoedingen voor de

thuiswerkplek worden al snel bij de inkomsten van de werknemer opgeteld.30

In de mondelinge enquête is gevraagd naar de consequenties van de invoering

van de thuiswerkplek.31 _{De geïnterviewden waren terughoudend. "Het zal niet}

zo'n vaart lopen", aldus een van de geïnterviewden. De reden hiervan is dat veel

activiteiten niet thuis uitgevoerd kunnen worden. Werknemers die sterk repete-rend, of solistisch werk verrichten, komen voor een thuiswerkplek in aanmerking. Al met al lijkt de groep die in aanmerking komt voor een thuiswerkplek, niet bijzonder groot. De consequentie van de invoering van de thuiswerkplek is daarom voor de meeste organisaties niet groot.

Indien sprake zal zijn een grootschalige invoering van de thuiswerkplek zal dit

grote consequenties hebben voor de organisatie. De huisvesting zal te ruim

worden voor het aantal aangehouden werkplekken. De vraag naar facilitaire diensten zal teruglopen, omdat er minder medewerkers in het gebouw zijn. De kosten per werkplek zullen hierdoor oplopen. Eventueel zal er verhuisd moeten worden naar een ander gebouw.

Een andere mogelijke consequentie van de thuiswerkplek is de opkomst van het

sociale kantoor.32 Het sociale kantoor bestaat voor een groot deel uit

groeps-ruimten, naast de uiteraard ook noodzakelijke één- en tweepersoonskamers.

Deze groepsruimten van 40 tot 60 m2

, zijn geschikt voor werkgroepen van 4 tot 8

mensen. De ruimte bevat relatief kleine werkcellen (4 tot 5 m2), een eigen

overleg- c.q. vergaderfaciliteit en een ontspanningsruimte.

JO

31

32

24

Jansen, W.M., en P. de Bakker, 1990, De kantoorwerkplek: Ontwikkelingstendensen in de twintigste eeuw, Houten, Arko, NEFMA-reeks:1, p. 39.

Vergelijk vraag 17, bijlage 2.

Boerboom, Oorine, en Jan Regterschot, 1990, Werken in het kantoor van de jaren negentig, 's-Gravenhage, SOU, p. 60.

Tabel 3.4

0-10% daling Gelijk 0-10% stijging Weet niet

Ontwikkeling werkplekkosten bij invoering thuiswerkplek Vraag 18, bijlage 2, absolute getallen, n=9

3

1 3

2

Kantoorgebouwen zullen meer een sociale functie krijgen. De vergaderfacilitei-ten zullen toenemen. Tevens zal, zo is de verwachting, in combinatie met de thuiswerkplek, de wisselwerkplek meer toegepast worden. In paragraaf 3.5 wordt dieper op de wisselwerkplek ingegaan.

Over de ontwikkeling van de werkplekkosten met de invoering van de thuiswerk-plek zijn de geïnterviewden het niet met elkaar eens.33 _{Zie tabel 3.4.}

Uit deze resultaten kan geconcludeerd worden dat er onduidelijkheid bestaat over de verwachte ontwikkeling van de werkplekkosten bij de invoering van de thuiswerkplek.

Het is moeilijk om een verwachte ontwikkeling van de werkplekkosten aan te geven, omdat vrij veel factoren de hoogte van de werkplekkosten bepalen. Enkele factoren zijn:

De hoogte van de exploitatie- en investeringskosten van de thuiswerkplek. De schaal waarop de thuiswerkplek wordt ingevoerd.

Invoeren van wisselwerkplekken of aanhouden van het eigen bureau. Enkele posten waarbij op de exploitatiekosten van het gebouw besparingen kunnen worden gerealiseerd, zijn de kosten voor de kantine, interne post, energie, onderhoud en schoonmaak. Er zal echter een verschuiving van de kosten optreden. Nieuwe kosten die voor rekening van de organisatie komen, zijn de kosten voor het meubilair, hard- en software, tele- en datacommunicatie, deel van de huishuur, energie enz. Het is mogelijk dat er uiteindelijk geen besparingen worden gerealiseerd.

3.5 Wisselwerkplek

De opvattingen verschillen met betrekking tot de vraag wat onder een wissel-werkplek wordt verstaan. De wisselwissel-werkplek wordt in drie verschillende vormen aangetroffen.

1 Een wisselwerkplek die wordt gebruikt door verschillende personen op

verschillende tijdstippen. Dit kan een werkplek zijn die wordt gedeeld door werknemers die een thuiswerkplek of deeltijdbaan hebben, of in ploegendienst werken.

2 Een andere vorm van de wisselwerkplek is dat er meer personen in een

kamer worden geplaatst dan dat er werkplekken zijn. Bijvoorbeeld: van

een kamer met 2 bureaus wordt door drie mensen gebruik gemaakt. Door hun werkzaamheden elders zijn deze mensen zelden met z'n drieën op het kantoor aanwezig.

3 Een derde vorm van de wisselwerkplek bestaat binnen het

televerzamel-kantoor. Dit is een kantoorgebouw dichtbij de woonplek, die door bedrij-ven gehuurd worden en, waarbij via telecommunicatielijnen contact wordt gelegd met het hoofdkantoor. De werkplekkosten worden verrekend op uur- of dagbasis.

De toepassing van wisselwerkplek van de eerste vorm is taakafhankelijk. De

wisselwerkplek functioneert op plaatsen waar sterk repeterend werk wordt

verricht, zoals telefoonservice. De tijdcyclus van een opdracht is zeer kort. Het

werk kan na elke cyclus worden onderbroken en de werkplek kan worden overgenomen door een andere werknemer. Een nadeel is dat het organisatorisch meer werk veroorzaakt voor het management.

De tweede vorm van wisselwerkplekken in kantoorgebouwen waarbij meer mensen in een kamer worden geplaatst dan dat er werkplekken zijn, heeft een aantrekkelijk financieel voordeel, mits de werknemers door hun taak weinig aanwezig zijn. Als het hele kantoorgebouw bestaat uit wisselwerkplekken is het nadeel, genoemd in de interviews, dat niemand een eigen werkplek bezit, wat toch belangrijk blijkt. De intimiteit van de groep verdwijnt als deze verspreid is over een etage of gebouw. Financiële voordelen lijkt dit systeem wel te bezitten. Recente studies tonen aan dat als gevolg van variabele werktijden, deeltijdarbeid en afwezigheid voor overleg e.d. het gemiddelde bezettingspercentage van de

werkplek 30 à 40% is.34 _{Hierdoor kan het aantal werkplekken aanzienlijk dalen}

wat resulteert in een sterke besparing op de werkplekkosten.

34

26

Boerboom, Dorine, en Jan Regterschot, 1990, Werken in het kantoor van de jaren negentig,

'5-Gravenhage, SDU, p. 62.

Tabel 3.5 10-20% daling 0-10% daling Gelijk 0-10% stijging Weet niet Anders

Ontwikkeling werkplekkosten bij invoering wisselwerkplek Vraag 20, bijlage 2, absolute getallen, n=9

1 3 1 2 1 1

In de mondelinge enquête is gevraagd naar de financiële gevolgen bij de invoering van de wisselwerkplek. De praktijk is iets anders dan de theorie. De geschetste financiële voordelen blijken niet door iedereen te worden gedeeld. Zie tabel 3.5.

Twee geïnterviewden verwachten een stijging van de werkplekkosten. Bij één van deze twee is het systeem van wisselwerkplekken al ingevoerd. Het systeem loopt niet naar verwachting. Het vraagt meer werkplekken dan het aantal aanwezige vaste werknemers. De hoeveelheid part-time werkplekken komt niet overeen met het aantal part-timers dat aanwezig is. Een oorzaak van de slechte werking is dat er weinig inzicht bestaat in het aantal personen dat (gemiddeld) in het gebouw is.

Eén geïnterviewde is van mening dat er bij invoering van de wisselwerkplek een daling van 10 tot 20% van de werkplekkosten zal optreden. Deze persoon wil in de organisatie waar hij werkt een systeem opzetten waarbij een werknemer een werkplek per dag huurt van de organisatie. De werkplekkosten gaan af van het budget van de afdeling. De werkplek heeft een aantal standaard voorzieningen, zoals bureau, pc, telefoon, fax e.d. Hiervoor staat een vast bedrag. Voor overige facilitaire diensten dient apart betaald- te worden. Dit is bijv. reprografie, tekstverwerking, vergaderfaciliteiten. Het aantal werkplekken dat de organisatie bezit, wordt bepaald door het gemiddelde bezettingspercentage. Hierdoor wordt de (facilitaire) organisatie zelf niet financieel benadeeld door werkplekken aan te houden waar geen vergoedingen tegenover staan.

Deze geïnterviewde vroeg zich ook af of de definitie van werkplekkosten "hard" is. Hiermee doelde hij op een definitie van werkplekkosten waarin alleen de gebouwgebonden kosten (vaste kosten) voorkomen. De overige kosten zijn de

-kosten van de ondersteunende afdelingen.

Een dergelijke definitie kan nooit algemeen zijn, omdat voor elke organisatie de 27

scheiding tussen vaste en variabele kosten anders ligt. Tevens zijn op dit moment de meeste bedrijven geïnteresseerd in de integrale werkplekkosten en niet alleen de vaste kosten van een werkplek.

Hantering van "werkplek" als noemer van de vaste facilitaire kosten is zinvol als de organisatie kantoorwisselwerkplekken introduceert of als enkele kantoorwerk-plekken worden verhuurd aan een andere organisatie.

4

WERKPLEKKOSTEN

4.1 Inleiding

In dit hoofdstuk worden enkele definities van werkplekkosten gegeven die in het literatuuronderzoek naar voren zijn gekomen. Deze definities worden getoetst in het empirische onderzoek om tot een meer specifieke en uitgewerkte definitie te komen. Vervolgens wordt een indeling gemaakt van werkplekkostendefinities, gebaseerd op de literatuur en getoetst in de praktijk. Tenslotte wordt de integratie van de werkplekkostendefinitie en in de praktijk beschreven.

4.2 Definitie werkplekkosten

In de literatuur en in de praktijk worden op dit moment verschillende definities van werkplekkosten gehanteerd. Deze definities zijn verschillend van inhoud en duiden verschillende onderdelen aan. Een eenduidige definitie van werkplekkos-ten is een vereist~ om de werkplekkosten te kunnen indelen.

Enkele definities, gegeven door de geïnterviewden, 35 zijn:

3S

"Werkplekkosten zijn huisvestingskosten per m2 _{plus de kosten van de}

ondersteunende afdelingen van de kernactiviteiten per werknemer." "Werkplekkosten zijn de kosten die gepaard gaan met de mogelijkheid om iemand te laten werken."

"Alle kosten die direct of indirect verband houden met het ter beschikking stellen en gebruiken van kantoorwerkplekken."

"Werkplekkosten zijn de kosten van de werkplek van functionarissen die werken in het primaire proces."

Vergelijk vraag 23, bijlage 2.

29

Een werkplekkostendefinitie, aangetroffen in de literatuur, luidt:

1) "De kosten die het gevolg zijn van voorzieningen respectievelijk middelen die

nodig zijn om het werk uit te kunnen oefenen. ,,36

Een scherp kader waarbinnen werkplekkosten vallen, is niet te maken. Staarman

geeft nog een nadere toelichting op de inhoud van voorzieningen en middelen: "Deze omvatten een scala van kostensoorten verband houdende met de inrich-ting, uitrusting en het onderhouden van de werkplek alsmede de verzorging daarvan."

Gevraagd is wat de mening van de respondent is over deze definitie.37 _{Door zes}

geïnterviewden is deze definitie als te beknopt omschreven. Het is onduidelijk

wat onder "voorzieningen" en "middelen" moet worden verstaan. Vier geïnter-viewden vonden de definitie juist.

In hetzelfde verslag treffen we de volgende definitie van werkplekkosten aan die door Staar man is geformuleerd:

2) "De tenn "all-in werkplekkosten" wil zeggen dat tot de werkplekkosten niet

alleen de kosten voor het inrichten en onderhouden van de daadwerkelijke

werkplek behoren, maar ook de kosten voor het huren, verwarmen,

verlich-ten, schoonmaken, etc. van het hele gebouwen de kosten voor de

restauratie-ve voorzieningen en ondersteunende afdelingen vallen hieronder. ,as

De kosten voor de huur, verwarming, verlichting, schoonmaak etc. moeten in een verband worden gezien met de grootte van de organisatie.

Acht geïnterviewden vonden deze definitie van werkplekkosten goed. De uitgebreide aanduiding van de verschillende voorzieningen en de aanduiding van ondersteunende afdelingen worden gewaardeerd. Eén definieert de restauratieve voorzieningen niet onder werkplekkosten, en één vond dat een definitie van werkplekkosten abstracter geformuleerd moet worden.

Jansen geeft de volgende definitie van werkplekkosten:

3)

36

31

38

30

'De kosten die het gevolg zijn van voorzieningen in brede zin om het

dage-Staarman, Mathilde, 1989, Enquête Werkplekkostensoorten, Apeldoorn, Centraal Beheer, stageverslag, p. 19.

Vergelijk vraag 24, bijlage 2.

Staarman, Mathilde, 1989, Enquête Werkplekkostensoorten, Apeldoorn, Centraal Beheer, stageverslag, p. 23.