Kontrola łańcucha dostaw firm certyfikowanych przez PEFC, których dotyczą ograniczenia wynikające z COVID-19 - wytyczne
Wersja 4.2 (31.03.2020)
Status zmiany dokumentu
Wersja Data Zmiany / poprawki
V 4 21.03.2020 Zmiana reguły dotyczącej przedłużania ważności certyfikatu Specyfikacja dla programu audytu wewnętrznego w certyfikacji organizacji wielooddziałowej
V 4.1 24.03.2020 Korekta błędu w odnośniku dotyczącym wewnętrznego audytu w organizacji wielozakładowej
Usunięcie klauzuli 4 B, ponieważ jest efekt powielenie błędu kopiuj-wklej
Zmiana zasad dodawania nowych członków V 4.2 31.03.2020 Korekty redakcyjne
V 4.3 14.04.2020 Termin na dodatkowy audyt nadzoru w przypadku przedłużenia ważności jest przedłużony do sześciu miesięcy
Skorygowano ograniczenia dotyczące zdalnego nadzoru, a analiza ryzyka jest wyraźnie wymagana
W przypadku gdy zdalny audyt nadzoru nie jest możliwy, okres odroczenia zostaje przedłużony do sześciu miesięcy
Wprowadzenie
Ze względu na rozprzestrzenianie się COVID-19 na całym świecie, ograniczenia podróżne i medyczne wpływają na czynności kontrolne. Aby zapewnić pewną elastyczność
jednostkom certyfikującym i certyfikowanym firmom dotkniętym chorobą, PEFC wydaje następujące wytyczne.
Głównymi metodami łagodzenia skutków ograniczeń w podróżach są wdrażanie zdalnych audytów, a gdy nie jest to wystarczające, wydłużenie okresów wpływających na certyfikat.
Niniejsze wytyczne oparte są na dokumentach IAF i ostatnio zmienionych wymaganiach PEFC dla jednostek certyfikujących prowadzących audyty łańcucha dostaw: PEFC ST 2003:
2020.
Niniejsze wytyczne wchodzą w życie i mogą być stosowane przez jednostki certyfikujące od dnia ich publikacji (10/03/2020) i obowiązują do momentu ich odwołania przez Radę PEFC.
str. 2 Dokumenty referencyjne
PEFC ST 2003: 2012, Wymagania dla jednostek certyfikujących prowadzących certyfikację zgodnie z międzynarodową normą łańcucha dostaw PEFC
PEFC ST 2003: 2020 Wymagania dla jednostek certyfikujących prowadzących certyfikację zgodnie z międzynarodową normą łańcucha dostaw PEFC
IAF Informative Document on the Management of Extraordinary Events or Circumstances Affecting ABs, CABs and Certified Organizations (IAF ID 3: 2011 - Issue 1) [Dokument informacyjny IAF dotyczący zarządzania nadzwyczajnymi zdarzeniami lub okolicznościami wpływającymi na AB, CAB i certyfikowane organizacje (IAF ID 3: 2011 - wydanie 1)]
IAF Mandatory Document for the Use of Information and Communication Technology (ICT) for Auditing/Assessment Purposes (IAF MD 4:2018 - Issue 2) [Obowiązkowy dokument IAF dotyczący wykorzystania technologii informacyjnych i komunikacyjnych (ICT) do celów audytu / oceny (IAF MD 4: 2018 - wydanie 2)]
ISO 19011: 2018 Wytyczne dotyczące audytu systemów zarządzania
Wytyczne
1 Ogólne procedury stosowania szczegółowych zasad niniejszych wytycznych:
A. Jednostka certyfikująca powinna ustanowić udokumentowaną politykę i proces, określając kroki, jakie zamierza podjąć w przypadku, gdy COVID-19 ma wpływ na certyfikowaną organizację. Zasady i proces mogą obejmować samą organizację, której dotyczy problem, np. zakład produkcyjny zmuszony do ograniczenia działalności ze względu na ryzyko dla siły roboczej lub klientów takiej organizacji, zmuszonych do dostosowania dynamiki łańcucha dostaw.
B. Udokumentowana polityka i proces powinny obejmować ocenę ryzyka kontynuacji certyfikacji.
C. Każdy przypadek powinien zostać oceniony i udokumentowany przez jednostkę certyfikującą w celu przedstawienia dowodów, czy i w jakim stopniu na organizację certyfikowaną ma wpływ COVID-19.
D. Jednostka certyfikująca musi również wziąć pod uwagę ryzyko związane z przypadkami, w których planowanie / przeprowadzenie audytu nie jest łatwe, ponieważ dotarcie do siedziby organizacji może być trudne lub niewskazane dla audytora (np. ograniczenia wynikające z przepisów krajowych lub lokalnych, zagrożenia dla zdrowia, odwołania lotu itp.).
E. Zgodnie z oceną przeprowadzoną przez jednostkę certyfikującą, dyspozycje te dotyczą wyłącznie firm, których dotyczy COVID-19. Nie mają zastosowania w żadnym innym przypadku.
2 Audyty wstępne i ponownej certyfikacji
(Odniesienie: wymaganie 7.4.6 znowelizowanej PEFC ST 2003: 2020)
A. Zasadniczo audyty wstępne i audyty recertyfikacyjne nie powinny być zastępowane audytami zdalnymi.
str. 3
B. W przypadku organizacji klientów, które działają bez fizycznego posiadania, audyty wstępne i ponownej certyfikacji mogą być przeprowadzane zdalnie przy użyciu narzędzi ICT (technologie informacyjno-komunikacyjne) zgodnie z MD IAF 4.
Jednostka certyfikująca powinna wykazać, że pełny zakres audytu można objąć przy użyciu narzędzi ICT.
C. W przypadkach, w których organizacje klientów nie pozyskały surowca i nie sprzedały żadnego produktu ze stwierdzeniem PEFC od czasu ostatniego audytu,
zastosowanie może mieć reguła 2 B tego dokumentu.
D. W przypadku audytów ponownej certyfikacji, w odniesieniu do których nie ma
zastosowania wymóg 2 B niniejszego dokumentu, ważność certyfikatów może zostać przedłużona o okres nie dłuższy niż 12 miesięcy, który należy następnie poddać przeglądowi w miarę upływu terminu 12 miesięcy, w oparciu o aktualne zalecenia dotyczące podróży i opieki medycznej. Jeżeli ważność certyfikatu wydłuża się o więcej niż sześć miesięcy (w oparciu o pierwotną ważność certyfikatu), należy przeprowadzić kolejny audyt nadzoru zgodnie z tymi wytycznymi.
Po zniesieniu ograniczeń w podróżowaniu i ograniczeniach medycznych audyty przeprowadza się zgodnie z obowiązującą normą i wszelkimi innymi mającymi zastosowanie procedurami. W przypadku każdego audytu recertyfikującego, który nie nastąpił po zniesieniu ograniczeń w podróżowaniu, certyfikat zostaje zawieszony.
3 Audyty nadzoru
(Odniesienie: wymaganie 7.9.2 znowelizowanej PEFC ST 2003: 2020)
A. Audyt nadzoru na miejscu można zastąpić innymi technikami audytu, takimi jak przegląd dokumentacji i zapisów, jeżeli:
a. jednostka certyfikująca może uzasadnić, że zastosowane techniki audytu dają wystarczającą pewność co do zgodności jednostki certyfikowanej z kryteriami certyfikacji a potencjalne ryzyko związane z nieprzeprowadzeniem audytu na miejscu jest zidentyfikowane i ograniczone; i
b. nie stwierdzono żadnej niezgodności podczas poprzedniego audytu wstępnego, nadzoru lub ponownej certyfikacji lub działania naprawcze w przypadku niezgodności można wyraźnie zweryfikować za pomocą innych technik audytu; i
c. organizacja klienta przekazuje jednostce certyfikującej wszystkie zapisy wymagane przez normę łańcucha dostaw lub wykaz wszystkich zapisów, które pozwalają jednostce certyfikującej na ustanowienie niezależnego pobierania próbek.
B. Jeśli audytu nadzoru nie można zastąpić innymi technikami audytu zgodnie z 3 A niniejszego dokumentu, audyt nadzoru można przedłużyć o okres nie dłuższy niż trzy miesiące, który należy następnie poddać przeglądowi w miarę upływu terminu
sześciu miesięcy, w oparciu o aktualne zalecenia dotyczące podróży i opieki medycznej.
Po zniesieniu ograniczeń w podróżowaniu i ograniczeniach medycznych należy przeprowadzić audyty zgodnie z niniejszym standardem i wszelkimi innymi mającymi zastosowanie procedurami.
str. 4
4 Organizacje wielozakładowe
4.1 Program audytu wewnętrznego
(Odniesienie: Załącznik 2: Wdrożenie standardu łańcucha dostaw w organizacji wielozakładowej, punkt 3.2.2 znowelizowanej PEFC ST 2003: 2020)
W przypadku audytu wewnętrznego w organizacji wielozakładowej obowiązują następujące zasady:
A. Audyt wewnętrzny na miejscu można zastąpić innymi technikami audytu, takimi jak przegląd dokumentacji i zapisów, jeżeli:
a. audytor wewnętrzny może uzasadnić, że zastosowane techniki badania zapewniają wystarczającą pewność co do zgodności jednostki certyfikowanej z kryteriami certyfikacji; i
b. podczas poprzedniego audytu wstępnego, nadzoru, ponownej certyfikacji lub audytu wewnętrznego nie zgłoszono żadnej niezgodności, a działania
naprawcze w przypadku niezgodności można wyraźnie zweryfikować za pomocą innych technik audytu; i
c. członkowie z wielu lokalizacji przekazują audytorowi wewnętrznemu wszystkie zapisy wymagane przez normę łańcucha dostaw lub wykaz wszystkich
zapisów, które pozwalają jednostce certyfikującej na ustanowienie niezależnego pobierania próbek; lub
4.2 Dodawanie dodatkowych lokalizacji
(Odniesienie: Załącznik 3: Certyfikacja łańcucha dostaw w organizacji wielozakładowej, punkt 3.5.6 zmienionego PEFC ST 2003: 2020
Dodatkowe lokalizacje mogą być dodawane zarówno podczas audytu nadzoru, jak i audytów ponownej certyfikacji lub w określonych warunkach między audytami.
A. Dodawanie lokalizacji podczas audytów nadzoru lub ponownej certyfikacji: W tym przypadku wymagania dotyczące audytu wstępnego, ponownej certyfikacji i nadzoru, jak opisano w punktach 2 i 3 niniejszego dokumentu, mają zastosowanie w kontekście obejmującym wiele lokalizacji.
B. Dodawanie lokalizacji między audytami: Jednostka certyfikująca może dodawać dodatkowe lokalizacje do istniejącego certyfikatu między audytami, pod warunkiem, że jest to objęte zakresem certyfikatu. Liczba lokalizacji, które można dodać między audytami, jest ograniczona do 100% istniejących witryn podczas poprzedniego audytu.
Powinny być spełnione następujące wymagania:
a. Jednostka certyfikująca powinna z wyprzedzeniem być informowana przez
organizację klienta o chęci dodania nowych lokalizacji między audytami, które mają być objęte certyfikatem łańcucha dostaw, oraz powinna podać liczbę lokalizacji.
b. Jednostka certyfikująca powinna uzyskać od organizacji klienta procedury łańcucha dostaw obejmujące dodatkowe lokalizacje, w tym zastosowaną metodę łańcucha dostaw i wyroby objęte łańcuchem dostaw.
str. 5
c. Jednostka certyfikująca powinna uzyskać raport z audytu wewnętrznego dla lokalizacji rozważanej(-ych) do włączenia do certyfikatu.
d. Jednostka certyfikująca powinna przejrzeć wyniki audytu wewnętrznego i ustalić, czy potrzebne są dodatkowe informacje podczas rozpatrywania wniosku organizacji klienta.
e. Na podstawie wyniku przeglądu określonego w d) jednostka certyfikująca powinna ustalić, czy wymagany jest audyt na miejscu w dodatkowej(-ych) lokalizacji(-ach) lub w wyniku przeglądu zgodnie z b), c) i d) są wystarczające dowody, aby móc te lokalizacja dodać.
f. Jeżeli audyt na miejscu nie jest wymagany przed dodaniem dodatkowej(-ych) lokalizacji do certyfikatu łańcucha dostaw, te nowe lokalizacje zostaną poddane kontroli na miejscu nie później niż do następnego zaplanowanego audytu.
g. Jednostka certyfikująca może ustalić, czy wymagana jest próbka nowych lokalizacji, zgodnie ze zwykłymi wymogami PEFC w zakresie pobierania próbek.
5 Weryfikacja działań naprawczych
A. Działania naprawcze w przypadku otwartych niezgodności można zweryfikować innymi technikami audytu niż weryfikacja na miejscu, jeśli jednostka certyfikująca ma pewność, że te inne techniki wykazują wystarczająco jasne dowody do
przeprowadzenia weryfikacji.
B. Jeżeli działań naprawczych w przypadku otwartych niezgodności nie można wyraźnie zweryfikować za pomocą innych technik audytu, zastosowanie mają następujące zasady:
a. W przypadku zawieszonych certyfikatów zawieszenie przedłuża się do czasu, gdy może nastąpić weryfikacja działań naprawczych. Brak weryfikacji działań naprawczych z powodu ograniczeń związanych z COVID-19 nie prowadzi do cofnięcia certyfikatu.
Po zniesieniu ograniczeń w podróżowaniu i ograniczeniach medycznych weryfikacja działań odbywa się podczas wizyty na miejscu.
b. W przypadku ważnych certyfikatów, w odniesieniu do których na weryfikację czekają działania naprawcze, termin weryfikacji może zostać przedłużony o okres nie dłuższy niż sześć miesięcy, który należy następnie poddać przeglądowi w miarę upływu terminu sześciu miesięcy, w oparciu o aktualne zalecenia dotyczące podróży i opieki medycznej.
Po zniesieniu ograniczeń w podróżowaniu i medycznych weryfikacja działań odbywa się podczas wizyty na miejscu.
6 Informowanie PEFC
A. Jednostka certyfikująca powinna niezwłocznie poinformować PEFC o wszelkich zmianach mających wpływ na certyfikat.
