Podsystem środków trwałych
Podsystem środków trwałych
• Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z koniecznością posiadania odpowiedniego majątku na który składają się środki rzeczowe, pieniężne, prawa majątkowe. Ze względu na kryterium czasu użytkowania i stopień płynności majątek ten dzieli się na dwie grupy – majątek obrotowy i majątek trwały. Bazą na której opiera się długookresowa działalność przedsiębiorcy, jest rzeczowy majątek trwały (maszyny, urządzenia, środki transportu) określany mianem środków trwałych.
• Majątek trwały (aktywa trwałe) w przedsiębiorstwie obejmuje
składniki, które cechują się długotrwałym okresem użytkowania lub wyłączeniem z obrotu i zwykle stosunkowo wysoką wartością
jednostkową, a niskim stopniem płynności. Na aktywa trwałe składają się:
– Rzeczowy majątek trwały (dzielony na środki trwałe i środki trwałe w budowie)
– Wartości niematerialne i prawne – Długoterminowe aktywa finansowe
Struktura podsystemu
• Podsystem środki trwałe jest przeznaczony do prowadzenia
rozbudowanej ewidencji majątku trwałego, obsługi inwestycji oraz automatycznego naliczania odpisów amortyzacyjnych z
uwzględnieniem operacji takich jak: modernizacja, przeszacowanie, sprzedaż, likwidacja oraz korekta umorzeń. Dodatkowo w systemie istnieje możliwość pełnej kontroli majątku, tworzenia złożonych
analiz dla dużej firmy, a także prostej obsługi amortyzacji.
• W podsystemie środki trwałe wyróżnia się moduły takie jak:
– Ewidencja składników majątkowych – Zmiana składników majątkowych – Wycena składników majątkowych – Tworzenie raportów
Podsystem Środki trwałe
moduł ewidencja składników majątkowych
moduł zamiana
składników majątkowych
moduł wycena
składników majątkowych
moduł
tworzenie raportów
Rys. Struktura podsystemu środki trwałe
Funkcje podstawowe
• Podsystem środków trwałych składa się z czterech modułów:
– Ewidencja składników majątkowych – Zmiana składników majątkowych
– Wycena składników majątkowych
– Tworzenie raportów
Moduł ewidencja składników majątkowych
• Zadaniem tego modułu jest wprowadzenie środków trwałych do systemu. W ramach tego modułu realizowane są funkcje podstawowe polegające na wprowadzeniu środka trwałego do systemu.
Centralnym elementem tego modułu jest kartoteka środków trwałych. Gromadzi ona informacje o środkach będących w ewidencji firmy z uwzględnieniem dokonanych na nich operacji. Istnieje możliwość wyboru zakresu przeglądanych danych. System zapewnia możliwość wyświetlenia informacji o wszystkich pozycjach majątku trwałego lub np. tylko o wartościach niematerialnych i prawnych. Dane zawarte w kartotece to: numer informacji GUS, miejsce użytkowania środka trwałego, jego przyporządkowanie do stanowiska kosztów, sposób liczenia amortyzacji, wysokość miesięcznych odpisów amortyzacyjnych. W ramach tego modułu występują następujące funkcje podstawowe:
– Wprowadzanie składnika majątku trwałego (przyjęcie do użytkowania) – Utworzenie wzorca składnika majątku trwałego
– Utworzenie kartoteki środków trwałych
• Wprowadzanie składnika majątku trwałego jest pierwszą funkcją podstawową (najważniejszą).
Aby wprowadzić dany środek trwały do systemu, należy utworzyć rekord danych podstawowych i zapisać dany środek trwały w zbiorze kartotekowym. Rekord tych danych powinien być zgodny z zawartością dokumentu OT. Dokument ten stanowi podstawę ewidencji danego środka trwałego i zawiera jego charakterystyki, a więc jest jego wzorcem. Funkcja ta pozwala także na
wprowadzenie do ewidencji zarówno nowych, jak i częściowo zamortyzowanych środków
trwałych wraz z historią ich umorzeń, zmian wartości oraz wykonywanych przeszacowań, a także pełną obsługę amortyzacji bilansowej i podatkowej oraz różnorodnych metod amortyzacji:
liniowej, degresywnej i jednorazowej.
Moduł zmiany składników majątkowych
• Zmiana ta może polegać na:
– Zwiększeniu wartości środka trwałego poprzez poniesione nakłady inwestycyjne
– Likwidowanie środka trwałego – Sprzedaż środka trwałego
– Przeszacowanie środków trwałych i umorzenia
• W ramach tego modułu występują następujące funkcje podstawowe:
– Zwiększenie wartości składnika majątku trwałego – Likwidacja składnika majątku trwałego
– Sprzedaż składnika majątku trwałego
Moduł wycena składników majątku trwałego
• Wycena ta jest realizowana na bieżąco przez naliczanie amortyzacji środków trwałych.
Podsystem majątku trwałego pozwala zarządzać parametrami amortyzacji i ich wyceny bilansowej.
• W ramach tego modułu wyróżnia się następujące funkcje podstawowe:
– Funkcję naliczania amortyzacji – Funkcję planu wyceny
– Funkcję wyceny bilansowej składników majątku trwałego – Funkcję amortyzacji podatkowej
– Funkcję wyceny w walutach obcych.
• Funkcja naliczania amortyzacji polega na tym, że każdy środek trwały po wprowadzeniu do ewidencji jest amortyzowany. Wykaz stawek amortyzacyjnych wprowadza się do systemu na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych lub fizycznych. Każdy środek
trwały jest identyfikowany w systemie po nazwie, numerze głównym i podnumerze. Standardowo obliczanie oraz księgowanie amortyzacji odbywa się na poziomie częściowego składnika majątku trwałego.
• Funkcja planu wyceny polega na tym, że w odniesieniu do każdej pozycji środka trwałego ustala się indywidualny plan wyceny, zawierający następujące informacje: wartość początkowa,
przewidywany okres użytkowania, plan amortyzacji oraz stawka amortyzacji. W ramach planu wyceny możliwe jest określenie następujących elementów:
– Rodzajów amortyzacji (amortyzacja zwykła, uwzględniająca odsetki itp.) – Podstaw wyceny, tj. wartości początkowej, wartości modernizacji
– Uwzględnienia dodatkowych przepisów specjalnych
Moduł tworzenia raportów
• Zajmuje się generowaniem raportów na potrzeby użytkownika. Raporty te mogą być generowane w stałych okresach sprawozdawczych, w dowolnej formie możliwie na dowolnym nośniku. W ramach tego modułu mogą być realizowane:
– Funkcje generujące raporty standardowe – Funkcje generujące raporty specyficzne
• Funkcje raportów standardowych mogą tworzyć takie raporty, jak: wykaz przyjętych składników majątku trwałego, wykaz rozchodów, wykaz
przeksięgowań składników majątku trwałego, wykaz obecnego stanu wszystkich składników majątku trwałego.
• Funkcje raportów specyficznych tworzą raporty związane ze
specyficznymi wymaganiami użytkowników. Jednym z takich raportów może być np. wycena środków trwałych według wartości godziwej lub zestawienie inwentaryzacyjne. Określone wymagania definiuje się na etapie tworzenia listy raportu. W ten sposób zostaje zaprezentowana elastyczność systemu, a użytkownik końcowy może dotrzeć tylko do specyficznego zakresu
danych, ważnych dla niego w danym momencie
Funkcje uzupełniające
• Liczba tych funkcji zależy od klasy systemu oraz liczby procesów gospodarczych
odwzorowywanych przez system. Do funkcji uzupełniających można zaliczyć:
– dowolne definiowanie grup składników majątkowych, – ograniczenie uprawnień użytkownika końcowego do
określonych informacji dotyczących składnika majątku trwałego,
– kompleksowe zarządzanie inwestycjami,
– wspieranie inwestycji
Kierunki rozwoju
• Podsystem środków trwałych dynamicznie się rozwija. W wyniku rozwoju tego podsystemu rozszerza się jego zakres, a to poszerzenie generuje nowe funkcje dodatkowe. Przyczyną takiego stanu są m.in.:
– Zmieniające się przepisy prawne dotyczące pojęcia środków trwałych, zasad ich użytkowania oraz
zastosowania stawek amortyzacyjnych,
– Prezentacja środków trwałych w sprawozdaniach sporządzanych przez jednostkę, coraz wyższe
wymagania użytkowników zarówno wewnętrznych,
jak i zewnętrznych.
Powiązania i współpraca z innymi podsystemami
• Do cech charakterystycznych podsystemu majątek trwały, które umożliwiają współpracę z innymi podsystemami, można zaliczyć:
– Swobodę w określaniu sposobu ewidencji procesów gospodarczych związanych z majątkiem trwałym zarówno przedsiębiorstwa, jak i całego koncernu
– Automatyczną dekretację powtarzaną w księdze głównej (konta syntetyczne) w odniesieniu do zapisów w księdze pomocniczej (konta analityczne)
– Równoczesne księgowanie w księdze głównej i na kontach składników majątku trwałego – Centralne tworzenie wszelkiego rodzaju zestawień i raportów.
• Podsystem środków trwałych jest powiązany przede wszystkim z podsystemem finansowo-księgowym (F-K). Podstawowe powiązanie polega na możliwości połączenia kont księgi głównej oraz kont ksiąg pomocniczych z określonymi
składnikami majątku trwałego. Poprzez odpowiednie rekordy i charakterystyki danego środka trwałego tworzy połączenie między kontem zbiorczym występującym w
podsystemie finansowo-księgowym a rekordami danych podstawowych składników majątku trwałego.
• Zarówno w podsystemie środków trwałych, jak i w podsystemie F-K istnieje możliwość generowania raportów o stanie i ruchu środków trwałych.
• W zintegrowanym systemie istnieje możliwość zdefiniowania dowolnej liczby charakterystyki kont szczegółowych do odpowiednich kont zbiorczych
(syntetycznych).
Powiązania i współpraca z innymi podsystemami
• Dokumenty generowane przez podsystem środków trwałych automatycznie są ewidencjonowane w podsystemie F-K. do tych dokumentów zalicza się:
– OT – dokument przyjęcia środka trwałego, ewidencjonowany w podsystemie rachunkowości finansowej na odpowiednich kontach środków trwałych, rozliczenia zakupu lub środków trwałych w budowie ( dotyczy to przyjęcia środka z inwestycji)
– PK – polecenie księgowania dotyczące amortyzacji za bieżący miesiąc, automatycznie ewidencjonowane na kontach środków trwałych i umorzenia
– PK – polecenie księgowania dotyczące przeszacowania środków trwałych zgodnie z przepisami prawa, automatycznie ewidencjonowane na kontach środków trwałych i kapitałów
– LT – likwidacja środka trwałego w pełni umorzonego – ewidencjonowany w podsystemie rachunkowości finansowej na odpowiednich kontach środków trwałych i umorzenia oraz na pozostałych kosztach
operacyjnych
– PT – nieodpłatne przekazanie środka trwałego – ewidencjonowany w podsystemie rachunkowości finansowej na odpowiednich kontach środków trwałych, umorzenia oraz pozostałych kosztach
operacyjnych.
• Z reguły wszystkie dokumenty tworzone w podsystemie F-K wykorzystywane są w podsystemie środków trwałych.
• Innym powiązaniem podsystemu środków trwałych z podsystemem F-K jest kartoteka klientów.
W kartotece tej przechowywane są dane klientów oraz związane z nimi transakcje. Dane te dotyczą rodzaju zakupionego środka trwałego oraz jego ceny.
• Powiązanie podsystemu środków trwałych z podsystemem logistyki polega m.in. Na tym, że podsystem logistyki generuje zamówienie na dany środek trwały. Zamówienie to zaś może być automatycznie wprowadzane do podsystemu środków trwałych.
• W przypadku samodzielnego wytwarzania składników majątku trwałego powiązanie z podsystemem logistyki polega na tym, że pobierane są zazwyczaj części z magazynu do produkcji. Należy wówczas zaksięgować odpowiednie operacje w podsystemie logistyki,
uwzględniając indeks materiału w przyporządkowaniu do właściwego numeru składnika majątku trwałego.