regulamin w sprawie sposobu prowadzenia biurowości i form sprawozdawczości zespołów adwokackich

prowadzenia biurowości i form

sprawozdawczości zespołów

adwokackich

Palestra 3/12(24), 84-87

1959

84 N A C Z E L N A R A D A A D W O K A C K A N r 1 2

E. R e g u l a m i n

w

Na podstaw ie § 31 rozporządzenia M inistra Sprawiedliw ości z dnia 31 marca 1958 r. w spraw ie zespołów adwokackich (Dz. U. Nr 22, poz. 95) Naczelna Rada Adwokacka uchwala, co następuje:

I R e je s t r a c ja s p r a w

1. K lientów , którzy nie w yrazili życzenia przydziału sprawy konkretnem u adw okatow i, kierow nik zespołu kieruje w zasadzie do adwokatów mających w tym czasie godziny przyjęć, biorąc pod uw agę specjalność poszczególnych członków zespołu oraz obciążenie danego adwokata prowadzonym i sprawam i. Jeżeli adwo­ kat, który na życzenie klienta ma prowadzić sprawę, jest nieobecny w czasie zgłoszenia się interesanta, kierow nik zespołu podaje klientow i czas przyjęć tego adwokata, a w razie potrzeby kieruje go do jednego z adwokatów obecnych w celu przyjęcia w zastępstw ie adwokata wskazanego przez interesanta.

2. Po skierow aniu klienta przez kierownika zespołu do adwokata i przyjęciu przez tegoż pełnom ocnictwa adwokat w ypełnia kartę ew idencyjną (zał. nr 1*), W której w skazuje również proponowaną przez siebie w ysokość w ynagrodzenia, i tak w ypełnioną kartę wręcza kierow nikow i zespołu. K ierow nik zespołu spra­ w dza praw idłow ość dokonanych zapisów oraz zgodność proponowanego w y n a ­ grodzenia z obowiązującym i przepisam i i ustala w ysokość wynagrodzenia. Pod­ pisanie karty przez kierownika zespołu jest stw ierdzeniem przyjęcia zlecenia klienta. Jeżeli w ch w ili przyjęcia spraw y nie można u stalić w ysokości należnego w ynagrodzenia (np. nie ustalona w artość przedmiotu sporu, sprawa w śledztw ie itp.), kierow nik zespołu określa w ysokość zaliczki, a ostatecznie w ysokość w y ­ nagrodzenia ustala w term inie późniejszym .

3. Karta ew idencyjna jest podstaw ą do obliczania należności za prowadzenie sprawy, służy dla celów kontrolnych oraz sprawozdaw czych i zawiera rubryki następujące:

S tr o n a p ie r w s z a : ’

a) oznaczenie zespołu i nazw isko adwokata, b) num er w edług rejestru spraw,

c) data w pływ u,

* W ym ienionych w niniejszym regulam inie załączników n ie drukuje się (przyp. Red.).

e) rodzaj spraw y (cywilna, karna, adm inistracyjna), f) nazwisko, im ię, adres, zajęcie strony,

g) nazwisko, im ię, adres zgłaszającego się oraz stosunek do strony, h) przedm iot sprawy,

i) w ynagrodzenie za poszczególne instancje, j) podpis kierownika zespołu.

S tr o n a d r u g a :

a) w p łaty na wynagrodzenie i koszty ogólne, b) w płaty na koszty i poniesione w ydatki,

c) uw agi (adnotacje o zwrocie lub umorzeniu wynagrodzenia, o przeniesie­ niach z kosztów na honorarium itp.),

d) data przekazania akt do archiwum, e) uzgodnienie księgowości.

4. Kartę ew idencyjną w ypełnia się w jednym egzemplarzu, który przechow yw a­ ny jest w sekretariacie zespołu. W szelkie w płaty i w ypłaty, dotyczące danej sprawy, w pisyw ane są na karcie przez pracownika zespołu w chw ili ich doko­ nywania. Po zakończeniu sprawy karta ew idencyjna przechow ywana jest w aktach archiwalnych. Przed oddaniem karty do archiwum kierownik zespołu sprawdza, czy klient uregulow ał umówioną należność. W razie nieuregulowania w ynagro­ dzenia kierownik zespołu na w niosek adwokata prowadzącego spraw ę bądź podejm uje czynności m ające na celu ściągnięcie należności, bądź też w ydaje decyzję o umorzeniu.

5. Prowadzone przez zespół sprawy w pisyw an e są przez sekretariat zespołu do rejestru spraw (zał. nr 2), zaw ierającego rubryki następujące:

a) numer karty ew idencyjnej, b) data w pływ u sprawy,

c) nazwisko, im ię i adres strony, d) przedm iot sprawy,

e) nazw isko adwokata prowadzącego spraw ę, f) data złożenia akt do archiwum.

Rejestr spraw y prowadzi się oddzielnie na każdy rok kalendarzowy.

6. Sekretariat zespołu prowadzi na każdy rok kalendarzowy skorow idz alfa­ betyczny spraw, zawierający nazwisko i im ię strony, numer karty ewidencyjnej oraz ew entualnie nazw isko adwokata. W zespołach o w iększej ilości spraw za­ leca się prow adzenie skorowidza alfabetycznego system em kartotekowym .

7. Czynności jednorazowe (porady prawne, opracowanie w niosków , podań i innych pism , sporządzonych na zlecenie klienta, jednorazowe zastępstw a w sprawach prowadzonych przez inne zespoły itp.) nie w ym agają założenia karty ew idencyjnej oraz w pisania do rejestru i są ewidencjonowane jedynie w skoro­ widzu alfabetycznym , zawierającym nazw isko i im ię strony, nazwisko adwokata, datę jednorazowej czynności i w ysokość wynagrodzenia.

8 6 N A C Z E L N A R A D A A D W O K A C K A N r 12

8. W nioski adw okatów o podw yższenie wynagrodzenia ponad 100% (zał. nr 3) przechow yw ane są łącznie z kartą ewidencyjną danej sprawy.

I I A k t a a d w o k a c k ie

9. Po przyjęciu spraw y przez kierownika zespołu adw okat otrzym uje obwo­ lu tę (zał. nr 4), w której przechowuje całokształt akt dotyczących danej spraw y. P ierw sza strona obw oluty zaw iera nazw ę zespołu, num er karty ew idencyjnej, nazw isko adwokata, nazw isko, im ię i adres klienta, rodzaj i przedmiot sprawy, sygn atu rę sądową i term iny. Druga strona przeznaczona jest na adnotacje o przebiegu i w yniku spraw y oraz o przekazaniu akt do archiwum , ew entualnie także na n otatki o w ysokości w płat na w ynagrodzenie i koszty. Przebieg sprawy m oże nie być odnotowany na obwolucie, jeżeli w ynika on z treści akt.

10. A kta adwokackie powinny być prowadzone w sposób obrazujący cało­ k szta łt spraw y oraz w kład pracy adwokata prowadzącego sprawę. Akta należy przechow yw ać pod zam knięciem w sposób uniem ożliw iający dostęp do akt oso­ bom postronnym i zapew niający należyte zabezpieczenie tajem nicy zawodowej. 11. A kta spraw zakończonych przekazywane są przez adwokata kierow nikow i zespołu i po przejrzeniu składane do archiwum . Przechow yw anie akt archiw al­ nych następuje zgodnie z instrukcją Naczelnej Rady A dw okackiej z dnia 11 w rześnia 1959 r.

I I I R e je s t r a c ja k o r e s p o n d e n c ji i p ro w a d z e n ie a k t o g ó ln y c h z e s p o łu

12. W ezwania, odpisy orzeczeń oraz korespondencja polecona doręczane są adw okatow i przez sekretariat zespołu za pokw itow aniem w książce doręczeń.

13. Jeżeli w arunki pracy zespołu tego w ym agają, sekretariat zespołu pro­ w adzi term inarz rozpraw. Do term inarza w pisuje się pod odpowiednią datą nazw isko adw okata, nazwę sądu (władzy, urzędu), godzinę rozprawy, numer sa li rozpraw i nazwisko klienta. Dane do terminarza zgłaszają adwokaci n ie­ zw łocznie po otrzym aniu zawiadom ienia o terminie. Jeżeli wiadom ość o term inie znajduje się w korespondencji otrzymanej przez sekretariat zespołu, odpada obow iązek zgłaszania zajęć do terminarza przez adwokata.

14. K orespondencję ogólną adresowaną do zespołu przyjm uje i otwiera se­ kretarz zespołu. U m ieszcza on na piśm ie datę w pływ u i rejestruje w dzienniku korespondencyjnym , a następnie przekazuje ją kierownikow i zespołu.

15. Korespondencja ogólna zespołu przechow yw ana jest w sekretariacie ze­ społu w segregatorach lub skoroszytach, w m iarę potrzeby w edług podziału rzeczowego.

16. Korespondencję adresowaną na nazw isko adwokata przekazuje się bez otw ierania, przy czym pieczątkę w pływ u przykłada się na kopercie.

17. Pism a w ysyłan e przez adw okatów w prowadzonych przez nich sprawach n ie są w p isyw an e do dziennika korespondencyjnego. Na pism ach tych umieszcza się pod pieczątką nagłów kow ą zespołu pieczątkę z im ieniem i nazwiskiem adw o­ kata oraz num er karty ew idencyjnej. Na każdym pełnom ocnictwie powinien być rów nież um ieszczony numer karty ewidencyjnej.

18. Do dnia 15 stycznia i 15 lipca każdego roku zespoły przedstaw iają radzie adwokackiej w dwóch egzem plarzach sprawozdania półroczne (zał. nr 5). Jeden z tych egzem plarzy przesyłany jest przez rady adw okackie do dnia 31 stycznia lub 31 lipca Naczelnej Radzie Adwokackiej.

19. K ierow nicy zespołów przedstaw iają Radzie Adwokackiej odpis spraw ozda­ nia za okres sw ej kadencji, złożonego na zebraniu zespołu w w ykonaniu § 9 ust. 1 lit. c) rozporządzenia z 31.111.1958 r. w spraw ie zespołów adwokackich.

20. Zasady rachunkow ości i spraw ozdaw czości finansow ej określone są w instrukcji Naczelnej Rady Adwokackiej w spraw ie rachunkowości zespołów adw o­ kackich, zatw ierdzonej przez M inistra Spraw iedliw ości w porozum ieniu z M i­ n istrem Finansów pism em z dnia 7.XII.1954 r. Nr A 5042/54.

V Postanow ienia końcowe

21. U chw ała w chodzi w życie z dniem 1 stycznia 1960 r.

22. Zezw ala się zespołom na używ anie dotychczasowego nakładu kart ew id en ­ cyjnych i obw olut do czasu dostarczenia now ych form ularzy przez rady adwokackie.

F. In stru k cja N a c z e ln e j R a d y A d w o k a c k ie j z d n ia 11 w r z e ś n ia 1 9 5 9 r. w s p r a w ie p r z e c h o w y w a n ia akt

CZĘSC 1. POSTANOW IENIA OGÓLNE

§ 1. Instrukcja normuje sposób postępow ania z aktam i zbędnym i w bieżącej pracy rad adwokackich, zespołów adwokackich oraz kancelarii adw okackich i ma na celu należyte zabezpieczenie oraz udostępnienie tych akt, jak rów nież ter­ m inow e przekazyw anie akt o znaczeniu trw ałym do archiwum państw ow ego, po­ zostałych zaś akt — na m akulaturę.

§ 2. A ktam i w rozum ieniu instrukcji jest cała dokum entacja działalności, bez w zględu na jej form ę, kształt i m ateriał, na jakim jest sporządzona (księgi, kar­ toteki, rejestry, plany rysunkowe, fotografie itp.).

§ 3. A kta organów adwokatury wchodzą w skład państw ow ego zasobu archi­ w aln ego w rozumieniu rozporządzenia Rady M inistrów z dnia 19 lu tego 1957 r.

(Dz. U. N r 12, poz. 66).

CZĘSC II. AKTA ORGANÓW ADWOKATURY

§ 4. 1. Do akt kategorii A (o znaczeniu trw ałym ) zalicza się w szelk ie akta m ające trw ałe, historyczne znaczenie polityczne, społeczne, gospodarcze i nau ­ kowe zarówno dla historii Państw a, jak i dla h istorii adwokatury.