e+
Program do obsługi
Lokalnego Rejestru
Mieszkanców
Instalacja
Program e+ wymaga do działania
• dostępu do serwera bazy danych Firebird w wersji minimum 2.5
• pliku zudf.dll
• bazy danych ewidbis.fdb
• wpisów w rejestrze i pliku clanet.ini
Serwer Firebird jest dostępny na licencji OpenSource. Skompilowany plik instalacyjny można pobrać ze strony http://www.firebirdsql.org pod systemy Linux, Windows x86 (32-bit) i Windows x64 (64-bit).
Aplikacja e+ wymaga wersji minimum 2.5
Oprogramowanie to może działać lokalnie (e+ i baza danych na wspólnym komputerze) lub w klasycznym układzie klient-serwer z jedną lub kilkoma końcówkami operatorskimi.
Najprostsza konfiguracja z jednym komputerem pełniącym rolę serwera, końcówki roboczej w sieci całkowicie odseparowanej od reszty urzędu.
W większych urzędach system można skonfigurować w układzie klient-serwer, ograniczając jedynie dostęp do Internetu z podsieci SRP. W ten sposób można udostępnić oprogramowanie e plus także w pozostałych jednostkach urzędu.
Lokalizacja pliku .fdb może być dowolna (zgodna z wpisami w rejestrze), ale nie zalecamy
katalogu w Program Files, ze względu na możliwość przypadkowego utracenie części danych w przypadku uruchomienia windowsowego narzędzia „Przywracanie systemu”
Program eplus
Po pierwszym uruchomieniu należy ustawić parametry programu.
Kolejno:
• kody teryt miasta i gminy – na tej podstawie program określa kto jest mieszkańcem stałym, kto czasowym. Ustawienia te nie wpływają na import z SRP – tam używane są kody TERYT zaszyte w certyfikatach. Jeżeli gmina posiada (gmina miejska lub gmina wiejska) – proszę uzupełnić oba pola tą samą wartością, jeśli w urzędzie obsługiwane są kody terytorialne zarówno miasta jak i gminy, należy odpowiednio wpisać je w odpowiednie rubryki.
• Miejscowość gminy – pole używane w nagłówku pism
• Nazwa organu – pole używane w nagłówku pism.
• Domyślne szukane miasto – w przypadku baz obsługujących tylko jedną miejscowość, dla ułatwienia, żeby nie wpisywać przy każdym wyszukiwaniu nazwy miejscowości (a musi być ona wpisana bezbłędnie), można w to pole wpisać nazwę miejscowości, która zawsze się będzie pojawiała w wyszukiwaniu. W przypadku urzędów obsługujących wiele miejscowości (gminy wiejskie), nie ma to sensu, a nawet może być utrudnieniem. Jeśli w gminie jest kilka wsi, wpisanie w parametrach nazwy jednej z nich (np. siedziby Gminy), spowoduje, że za każdym razem przy wyszukiwaniu po adresie ta nazwa będzie się pojawiać w polu „Miejscowość”. Żeby znaleźć adres w innej wsi, trzeba najpierw usunąć nazwę, która się sama wpisała, a dopiero potem wpisać inną.
• Maksymalna liczba rekordów – jest to liczba powyżej, której program odmawia zwrócenia wyniku. W Źródle wynosi 50. W mniejszych gminach można ustawić ją na kilka tysięcy, co pozwoli na wyszukanie całych miejscowości (uwaga na wydajność i pole Logowanie
wyników!). W większych można to nieco zmniejszyć (100-500), w celu poprawy wydajności. Zależy to także od polityki ochrony danych osobowych.
• Ścieżka do pism definiowanych – w module Wykazy+ można tworzyć własne pisma. Pisma te zapisywane są jako pliki rtf w katalogu ustawionym w tym polu. Proszę zwrócić uwagę na to, że w ciągu musi się znaleźć *.rtf .
• Logowanie wyników - ustawienie określa, czy program odnotowuje w logu każdą osobę znajdującą się w wyniku wyszukiwania. Wpisanie T powoduje, że dane każdej osoby wyświetlonej na liście wyników są logowane. Mocno obciąża to system, szczególnie jeżeli liczba dopuszczalnych wyników ustawiona powyżej 100. Jeżeli Logowanie jest wyłączone – zapisywana jest jedynie liczba osób w wyniku.
• Nazwisko, imię – w wynikach wyszukiwania osób, na liście domyślnie używana jest kolejność: „Imię, nazwisko”. Jest to dla niektórych zbyt mało przejrzyste, zwłaszcza przy wyszukiwaniu po nazwisku (różna długość imion zmniejsza czytelność kolumn). Dlatego po ustawieniu tego parametru na „T” można uzyskać kolejność „Nazwisko, imię”
• Baza dla jednostki zewnętrznej – dla specyficznych funkcjonalności programu przygotowywanych przez serwis producenta,
• Rozmiar czcionki, pola, lista – możliwość zmiany wielkości czcionki w polach formatek i na listach, według indywidualnych potrzeb użytkownika,
• Ręczna weryfikacja danych - dla specyficznych funkcjonalności programu przygotowywanych przez serwis producenta,
• Wydruki A4 – wpisanie w to pole litery T, powoduje, że wszystkie wydruki A5 dopasowane są do formatu A4.
• Podpowiedzi w wyszukiwaniu ulic – po ustawieniu tego parametru na „Tak” podczas wyszukiwania osób po adresie, program podpowiada pisownię nazw ulic,
Baza danych osobowych
Program e plus przechowuje w swojej bazie dane osobowe z dwóch źródeł
• dane przeniesione ze starej ewidencji (gminny PESEL)
• dane zaimportowane z SRP programem Importer.
Dane te są przechowywane osobno i nie nadpisują się nawzajem.
Proszę zwrócić uwagę, że w imporcie inicjalnym z SRP znajdują się jedynie dane aktualnych mieszkańców.
W trakcie normalnej pracy po 1. marca 2015 importer będzie ściągał aktualizacje danych z systemu SRP.
W ten sposób w gminnych danych SRP pojawią się dane nowych mieszkańców oraz osób zmarłych i wymeldowanych po 1 marca. Importy te nie zmieniają archiwalnej podbazy PESEL.
Program domyślnie przeszukuje bazę SRP, w której dane są bardziej aktualne, jest jednak możliwość przestawienia się na bazę PESEL i odczytywania danych wcześniejszych.
Jeżeli ustawimy przeszukiwanie na wersję SRP+PESEL, dane będą w pierwszej kolejności wyszukiwane w bazie SRP, a jeśli nie zostaną tam znalezione, przeszukana będzie jeszcze baza PESEL i stamtąd pobrane dane tej osoby pojawią się na ekranie.
Dla lepszego zrozumienia podajemy przykłady:
1. Jeżeli wyszukiwany jest noworodek urodzony po 1 marca 2015, w bazie znajduje się on tylko w części SRP. Te dane zostaną pokazane, bez możliwości przełączenia się na wersję z bazy PESEL.
W szczegółach osoba będzie oznaczona jako „Dane pobrane z SRP, Osoba zmodyfikowana w SRP”.
2. Jeżeli wyszukiwana jest osoba zmarła przed 1 marca 2015r, jej dane są tylko w bazie archiwalnej PESEL.W części SRP ich nie ma. Program automatycznie pokaże (jedyną dostępną) wersję z części PESEL.
Najczęściej spotykana sytuacja ma miejsce przy wyszukiwaniu przeciętnego stałego mieszkańca, zameldowanego od lat na terenie gminy. Jego dane występują w dwóch wersjach, PESEL i SRP.
Program pokaże wersję SRP, ale jest możliwość przełączenia tych danych na wersję PESEL. Można je porównać. Wersja SRP ma zazwyczaj dane bardziej aktualne (jeśli dane osoby zmieniły się po 1 marca 2015 roku), ale w części PESEL zdarza się, że dane są pełniejsze (w bazie „Źródła” nie wszystkie dane są uzupełnione)
Narzędzia
W tej zakładce podstawowego menu znajdują się funkcje umożliwiające wykonywanie różnego rodzaju ustawień i analiz danych bazy Rejestru Mieszkańców.
Import osób z EL
Funkcja umożliwia zaciągnięcie danych ze starej wersji oprogramowania firmy CLANET, używanej do 1 marca 2015 roku do bazy PESEL
Import słownika TERYT
Funkcja umożliwia zaciągnięcie do bazy słownika TERYT.
Weryfikacja SRP vs EL
Funkcja ta pozwala zweryfikować co przeniosło się z SRP, ile pozycji znajduje się w bazie i wyłapać ewentualne problemy z jakością danych.
U góry formatki znajdują się zliczenia rekordów w bazie. Pozwala się to zorientować czy baza została poprawnie przeniesiona i ile mieszkańców aktualnie zameldowanych jest na terenie gminy.
Kolejno wydruki pokazują:
• Osoby z bazy PESEL, nie znalezione w SRP. Wydruk ten powinien pokazać wszystkie osoby zmarłe i byłe z bazy PESEL. Jeżeli na wydruku znajdą się osoby z aktualnym adresem w gminie – trzeba zweryfikować czemu nie ma ich w bazie SRP.
• Osoby z SRP nie znalezione w EL . Tu normalne dane to osoby dopisane do bazy po 1 marca 2015 – można je odfiltrować w ustawieniach. Porównanie przydatne przy pierwszych transmisjach w 2015 roku, obecnie będą tam wszyscy nowi mieszkańcy, którzy się zameldowali po 2015 roku, więc analiza jest już mocno utrudniona.
• Dane podstawowe. Ten wydruk sprawdza zgodność danych typu imię, nazwisko, nazwisko rodowe między danymi z baz SRP i PESEL. Osoby zmodyfikowane (np. kobiety wychodzące za mąż) po 1. marca mogą wystąpić na wydruku. Rekord musi znajdować się w obu bazach. Różnice dla osób niemodyfikowanych w SRP należy zweryfikować w ŹRÓDLE i usunąć ew. niezgodności.
• Różnice w SC. Wydruk porównuje kod i numer aktu w aktualnym stanie cywilnym.
• Różnice w adresie stałym. Wydruk porównuje adres zamieszkania stałego, bez zwracania uwagi na wielkość liter. Tu można wychwycić zgony i wymeldunki, które nie przeniosły się z Państwa bazy PESEL , przez TBD i CBD do SRP.
• Różnice w adresie czasowym. J/W.
• Różnice w dowodzie osobistym – różnice w numerze dowodu. Z doświadczeń gmin, tu jest największy bałagan.
• Osoby zaktualizowane w SRP. Wszystkie rekordy pobrane z SRP. Przydatne do określenia, czyje dane się zmieniły po 1 marca 2015.
• Duplikaty – wydruk pozwala znaleźć duplikaty w bazie SRP, które powstały przy powtórzonym imporcie inicjalnym grupy danych.
• Wykazy rozpoczynające się od RW pozwalają określić jakie osoby w wybranym poniżej
okresie wymeldowały się, zameldowały lub zmieniły swoje dane. Przydatne przy wyszukiwaniu niezgodności w Rejestrze Wyborców.
• Daty importów – wydruk kiedy wykonywane były kolejne importy.
Masowa korekta ulic
Funkcja pozwala na poprawianie niewłaściwej pisowni ulic.
Zdarzają się sytuacje, że pisownia niektórych ulic już w Źródle jest zapisywana różnie, na skutek zmian nazw albo błędów podczas meldunków. Utrudnia to wyszukiwanie po adresach oraz tworzenie list po adresach, bo jeśli na przykład u jednej osoby ulica jest zapisana jako „Blekitna”, a u drugiej „Błękitna”, to dla programu są to dwie różne ulice i osobno będą drukowani ludzie z ulicy „Błękitnej”, a osobno z błędnie wpisanej jako „Blekitna”. Dlatego funkcja ta ma możliwość wyeliminować takie błędy i ujednolicić pisownię
W tym celu należy wszystkie błędne adresy wpisać do odpowiedniej tabeli, podając kod terytorialny adresu, miejscowość, nazwę jaka występuje błędnie w bazie oraz nową, poprawną nazwę. Uwaga! Dla tej samej ulicy może czasem wystąpić kilka błędów pisowni, np. „Blekitna, Błekitna, Blękitna”. Wówczas każdą z błędnych nazw wpisujemy jako kolejną pozycję na liście.
Po uzupełnieniu wszystkich potrzebnych zmian, mamy następujące możliwości:
– uruchomienie funkcji „Wykonaj wszystkie” - wówczas wszystkie błędnie zapisane adresy ulegną poprawie,
– uruchomienie funkcji „Wykonaj” - wówczas ulegnie poprawie wskazany adres,
– ustawienie w programie ImportSRP parametru „Translacja nazw ulic”, wówczas podczas każdej transmisji danych z SRP automatycznie nastąpi zmiana nazwy pobranej ze Źródła z błędnej nazwy na właściwą.
Sprawdzenie zagubionych wymeldunków
Doświadczenie uczy, że nie zawsze podczas transmisji danych ze Źródła pobierane są wszystkie dane.
Jeśli w jakiś sposób zauważone zostaną takie braki, należy powtórzyć transmisję. Niestety, powtórka transmisji jest możliwa tylko do 1 miesiąca wstecz. W przypadku braku danych wcześniejszych, pomóc może wykonanie zasilania inicjalnego. System wówczas pobiera dane wszystkich mieszkańców danego kodu terytorialnego. Wszystkie pominięte zmiany i uzupełnienia zostaną pobrane. Jednak dane osób, które zmarły lub wymeldowały się z gminy, nie zostaną poprawione, bo nie są już mieszkańcami gminy i zasilanie inicjalne ich nie pobierze. Zmiany, które wystąpiły u tych osób trzeba ręcznie wprowadzić do lokalnej bazy mieszkańców. Problemem jest jednak znalezienie tych braków, bo niemożliwe jest, żeby osoba obsługująca system wszystkie zmiany znała, zwłaszcza, że obecnie do Źródła zmiany mogą spływać z różnych gmin.
W tym celu powstała funkcja „Sprawdzenie zagubionych wymeldunków”, która wykonana zaraz po zasilaniu inicjalnym sprawdza, czyje dane nie zostały zaciągnięte ze Źródła (a więc wg Źródła osoba ta nie jest już mieszkańcem gminy), a wg Lokalnego Rejestru Mieszkańców nadal ta osoba jest aktualnym mieszkańcem. W ten sposób wykonana lista osób, po ponownym sprawdzeniu w Źródle, co się stało, ze już nie są mieszkańcami gminy, wskazuje czyje dane należy ręcznie poprawić.
Wyszukiwanie danych
Program umożliwia przeszukiwanie bazy wg kryteriów:
• adres
• nazwisko
• pesel
• dowód osobisty
Odpowiednie formatki dostępne są po kliknięciu w przyciski przy lewej krawędzi ekranu.
Adres
W tym wyszukiwaniu wymagane jest jedynie pole miejscowości. Kod terytorialny jest automatycznie (o ile zaznaczony jest odpowiedni checkbox) wypełniany wartościami TERYT ustawionymi w parametrach jako gminne, ale można tam (opcjonalnie) wpisać kod innej jednostki, lub pozostawić pole pustym. Ulica, numer domu i lokalu są opcjonalne – jeżeli nie zostaną uzupełnione – są ignorowane. Wszystkie dane szukane są „dokładnie”, czyli wpisanie ulicy „Szkl”, zwróci 0 wyników, zamiast wszystkich zameldowanych na ulicach Szklarniowej, Szklanej etc.
Żeby uniknąć „literówek” w pisowni ulic, po wpisaniu kilku pierwszych liter nazwy ulicy, automatycznie pojawia się słownik występujących w tej miejscowości ulic, z którego to słownika można wybrać pisownię nazwy ulicy. Słownik pokazuje również nazwy zawierające te litery. Jeśli więc nie pamiętamy, czy ulica nazywa się Henryka Sienkiewicza, czy Sienkiewicza, wystarczy wpisać „Sien” i program sam nam pisownię podpowie.
Pod polami znajdują się znaczniki zakresu szukania – wprowadzonych danych można szukać w adresach stałych, czasowych, poprzednich stałych i poprzednich czasowych (w dowolnych kombinacjach).
Parametry wyszukiwania kończy zakres danych – program zwróci dane w sposób opisany w rozdziale „Baza danych” (osoby będące mieszkańcami po 1 marca 2015 – z bazy SRP, osoby, które po 1 marca 2015 nie były już mieszkańcami gminy, z bazy PESEL). Można wymusić szukanie w konkretnej bazie. Bardzo polecamy trzymanie się parametru „SRP+PESEL”.
Przykład:
Użyj kodu gminy → zaznaczone Miejscowość → Szczecin Numer lokalu → 1a Adres stały → zaznaczone Adres czasowy ->zaznaczone
Program zwróci stałych i czasowych mieszkańców, zameldowanych w Szczecinie, pod numerem lokalu 1a (lub 1A) na dowolnej ulicy i pod dowolnym numerem domu.
Jeżeli program nie znajdzie mieszkańców na danym adresie, można wydrukować pismo o braku mieszkańców (dane na wydruku brane są z ustawień wyszukiwania).
Nazwisko
Wymagane jest wpisanie nazwiska.
– jeśli wprowadzone zostanie również imię, program wyszuka osobę o dokładnie tym nazwisku i imieniu (może to być kilka osób, jeśli mają to samo nazwisko i imię
– jeśli wprowadzone zostanie tylko nazwisko, program wyszuka wszystkie osoby o tym nazwisku, niezależnie od imienia
– jeśli wprowadzone zostaną tylko pierwsze litery nazwiska i zaznaczone zostanie okienko
„szukaj podobnych”, program wyszuka wszystkie osoby o nazwiskach zaczynających się od wpisanych liter. Np. wpisane zostało „Kowal” i zaznaczone okienko „szukaj podobnych”
- program wyszuka wszystkich Kowali, Kowalskich. Kowalczyków, Kowalewskich itp Zaznaczenie pól poniżej pozwala określić, w których danych szukamy (aktualne – rodowe – poprzednie).
Zakres działa analogicznie jak w adresie.
PESEL
Program wymaga wpisania minimum 4 cyfr. Jeżeli wprowadzą Państwo 4-10 znaków, zwrócone zostaną wszystkie osoby, których PESEL zaczyna się na podaną wartość. Proszę jednak pamiętać, że takie szukanie jest mało wydajne (szczególnie w przypadku baz większych niż 100 tys.
rekordów). Wpisanie wszystkich 11 cyfr zwróci wynik dużo szybciej niż np. 10.
Istnieje możliwość wyszukiwania również po poprzednim numerze PESEL Zakres danych działa jak w przypadku adresu.
Dokumenty tożsamości
Wyszukiwanie po numerze dowodu, dokumentów cudzoziemca, lub paszportu (dowolny z w/w).
Wyszukiwanie jest „dokładne”, czyli nie ma możliwości znajdywania ludzi po fragmencie serii i numeru.
Zakres danych działa jak w przypadku adresu.
Przegląd danych osobowych
Wynik wyszukiwania prezentowany jest jako lista (jeżeli rekordów jest więcej), lub jako formatka z danymi konkretnej osoby (patrz niżej). Powyższy przykład to rezultat wyszukiwania nazwiska Kowalski w bazie testowej.
Operator może teraz:
• przejść do szczegółów osoby klikając dwukrotnie na niej, lub zaznaczając ją i wybierając przycisk Szczegóły.
• powrócić do wyszukiwania wybierając dowolny przycisk po lewej stronie ekranu
• przesortować listę wg nazwiska, nr PESEL i adresów klikając dwukrotnie na nagłówku kolumny
• wyszukać mieszkańców spod adresu stałego zaznaczonej osoby (odpowiedni przycisk pod listą)
• wyszukać mieszkańców czasowych spod adresu czasowego zaznaczonej osoby (odpowiedni przycisk pod listą)
Dane pojedynczej osoby pojawiają się jeżeli wyszukiwanie zwróci jeden wynik, lub po wybraniu jednej osoby na liście.
W górnej części ekranu pojawiają się dane adresowe oraz imię, nazwisko, dane rodziców. Przycisk Szukaj wyszuka mieszkańców spod tego adresu (analogicznie jak przycisk pod listą, opisany wcześniej).
Na dolnej połówce ekranu, na kolejnych zakładkach można przeglądać dane USC (stan cywilny, zgon, urodzenie), dokumenty (dowód osobisty, paszport, dokumenty cudzoziemca), poprzednie adresy (stałe i czasowe), poprzednie stany cywilne i poprzednie obywatelstwa.
Ważnym polem jest data modyfikacji rekordu widoczna w prawym dolnym rogu, zakładka USC.
Określa ono kiedy osoba ostatnio została zmieniona w rejestrze SRP lub PESEL.
U góry po prawej stronie znajdują się informacje o źródle danych. Domyślnie program pokazuje dane z SRP, chyba, że w bazie nie ma tej osoby w części SRP, wówczas pokazuje stare dane z bazy PESEL.
Jeżeli dana osoba ma dane zarówno w bazie PESEL (stare dane), jak i w bazie SRP (dane ze Źródła), można przełączać się pomiędzy tymi danymi klawiszem „Przełącz”
Znaczek # przy rubryczce wskazuje, że dane z tej rubryczki można ręcznie poprawiać. Następuje to po kliknięciu właśnie w znaczek #. Należy jednak pamiętać, że każda ręcznie wprowadzona poprawka będzie nadpisana danymi ze Źródła podczas kolejnej transmisji. Dlatego poprawianie danych na własną rękę ma sens tylko w przypadku byłych mieszkańców gminy (wymeldowanych lub zmarłych), bo ich dane przy transmisji ze Źródła już nie przychodzą.
W lewym dolnym rogu znajduje się przycisk „Powrót”, pozwalający wrócić do listy osób. Pojawia się on tylko jeżeli wynik przeszukiwania zwrócił więcej niż jedną osobę.
Przycisk „Pisma” wywołuje menu z dostępnymi do wydruku pismami dla tej osoby.
Pisma
Większość druków wymaga wpierw ustawienia kilku parametrów:
Ustawienia pozwalają ograniczyć zakres danych na wydruku i określić czy pismo było pobrane odpłatnie, na żądanie, czy z okazji zmiany danych osobowych, bez pobierania opłaty skarbowej.
Wydruki z listami (osób lub poprzednich adresów) przed pokazaniem podglądu wydruku, umożliwiają wybór adresów/osób które pojawią się na finalnym zestawieniu.
Wydanie danych osobowych
Pismo to umożliwia odpowiedź na prośby o dane osobowe. Urzędy udzielają takich informacji np. komornikom, czy policji. Konfiguracja wydruku podzielona jest na kilka zakładek.
Nagłówki zawierają informację do kogo pismo jest kierowane, kto jest autorem i jakiej sprawy dotyczy.
Kolejne zakładki pozwalają na wybranie, jakie dane o wskazanej osobie mają być udostępnione.
Po wybraniu wszystkich potrzebnych danych można pismo wydrukować.
Jeżeli pismo drukowane jest często, bez większych zmian – można zapisać je jako schemat.
Po ustawieniu drukowanych informacji osobowych na następnych zakładkach, należy powrócić do pierwszej, wpisać na dole nazwę i kliknąć „Zapisz”. Zachowany zostanie adresat i zakres danych.
Od teraz po wybraniu z rozwijanej listy odpowiedniej nazwy i kliknięciu „Wczytaj”, program odtworzy w/w ustawienia.
Błędy
Poniżej opisane są najczęściej spotykane błędy i powody, które mogą być ich przyczyną.
Nieczytelne pola, wielkie litery – należy uzupełnić parametry programu i zmienić wielkość czcionek.
Brak wyników w wyszukiwaniu adresu
Należy sprawdzić, czy prawidłowo ustawione są parametry obu kodów terytorialnych. Program domyślnie szuka wśród mieszkańców stałych/czasowych (czyli posiadających kod gminy w odpowiednim adresie).
Osoba zmarła nie posiada wprowadzonego zgonu w danych PESEL – baza PESEL jest bazą archiwalną i nie jest modyfikowana przez wpisy z SRP. Jeżeli rekord został zmodyfikowany w Źródle, po imporcie zmian, domyślnie będzie pokazywana wersja z SRP. Wersja z bazy PESEL pozostanie niezmieniona i jako taka stanie się nieaktualna. Dlatego ważne jest sprawdzanie jakie dane są przeglądane (PESEL/SRP).
Nie można się zalogować do programu – Jeżeli program wcześniej działał, to prawdopodobnie zablokowany został użytkownik. Program po trzeciej nieudanej próbie wpisania hasła blokuje login.
Aby odzyskać możliwość pracy, proszę użyć aplikacji AdminPlus, zalogować się użytkownikiem administracyjnym, wejść w system użytkowników, wybrać funkcję „Definicja użytkownika”, zaznaczyć „Pokaż także nieaktualnych”, wskazać zablokowany login i reaktywować go przyciskiem pod listą.
