URZĄD MIEJSKI W GLIWICACH

(1)

URZĄD MIEJSKI W GLIWICACH

ZA.271.23.2020 Gliwice, 06-03-2020 r.

nr kor.

Dotyczy: Zorganizowanie, zarządzanie i eksploatacja systemu miejskich wypożyczalni rowerów: Gliwicki Rower Miejski (2)

Odpowiedź na zapytania do specyfikacji istotnych warunków zamówienia Zgodnie z art. 38 ust. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1843), w związku ze złożonym zapytaniem do treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia w imieniu Zamawiającego udzielam następujących wyjaśnień:

Pytanie nr 1

Dotyczy OPZ rozdział A pkt 1.

Zwracamy się do Zamawiającego o precyzyjne opisanie zakresu koncepcji umiejscowienia stacji rowerowych. Obecny zapis daje Wykonawcy szeroką dowolność w zakresie proponowania lokalizacji stacji, co będzie miało bezpośredni wpływ na określenie kosztów obsługi systemu. Dowolność w tym zakresie doprowadzi do sytuacji, w której nie będzie można konkurencyjnie porównać złożonych ofert. W drugim kroku Wykonawca zakładając koszty obsługi systemu w przypadku braku akceptacji koncepcji przez Zamawiającego będzie zmuszony wprowadzić zmiany, co przełoży się na koszty obsługi systemu.

Mając na uwadze fakt, że w poprzednich latach w Gliwicach funkcjonował system roweru miejskiego informacja o chęci wykorzystania dotychczasowych lokalizacji umożliwi Wykonawcom na przygotowanie zbliżonych założeń oraz porównywalne szacowanie kosztów. Wskazanie oczekiwanych przez Zamawiającego lokalizacji całkowicie rozwiązałoby tę kwestię. Określenie podstawowych lokalizacji wpłynie także na czas wdrożenia systemu, który zgodnie z założeniami przyjętymi przez Zamawiającego będzie bardzo krótki.

Przyjmując terminy wskazane przez Zamawiającego, Wykonawca ma szansę uzyskać akceptację w 21 dniu po zawarciu umowy, dopiero od tego momentu może rozpocząć proces uzgadniania lokalizacji z organami od których będzie musiał uzyskać zgody i pozwolenia.

Odpowiedź:

Wykonawca, zgodnie z OPZ rozdział A pkt. 1. zobowiązany jest do wykonania i uzgodnienia z Zamawiającym koncepcji umiejscowienia stacji rowerowych.

Zamawiający nie wyraża zgody na zmianę zapisów OPZ.

Pytanie nr 2

Dotyczy OPZ rozdział A pkt 1.

Zwracamy się do Zamawiającego o wyjaśnienie czy zaproponowane przez Wykonawcę lokalizację stacji mogą znajdować się na gruntach innych niż grunty stanowiące własności miasta Gliwice?

Czy Zamawiający na etapie postępowania przetargowego może wskazać źródło aktualnych danych dotyczących gruntów we władaniu miasta Gliwice którą mogą być brane pod uwagę jako potencjalne lokalizacje.

Odpowiedź:

Stacje winny znajdować się na gruntach stanowiących własność miasta Gliwice.

Struktura własności gruntów dostępna jest na stronie internetowej miasta Gliwice:

https://geoportal.gliwice.eu/gpt4/?profile=1000

Zamawiający dokona zmiany opisu przedmiotu zamówienia oraz wzoru umowy.

ul. Zwycięstwa 21 44-100 Gliwice tel. +48 32 231 30 41 fax +48 32 231 27 25 boi@um.gliwice.pl www.gliwice.eu

Wydział Zamówień Publicznych

ul. Zwycięstwa 21 44-100 Gliwice tel. +48 32 238-55-30 fax +48 32 238-55-27 za@um.gliwice.pl

(2)

Pytanie nr 3

Dotyczy rozdziału A pkt 2 OPZ

„wykona i uzgodni projekty rowerów, stacji rowerowych, dedykowanej strony internetowej, służącej do prowadzenia obsługi systemu GRM oraz aplikację mobilną,”

Zwracamy się do Zamawiającego o zmianę powyższego zapisu na proponowany:

„wykona i uzgodni projekty rowerów, stacji rowerowych, dedykowanej strony internetowej, służącej do prowadzenia obsługi systemu GRM,”

Zamawiający nie oczekuje dedykowanej dla systemu GRM aplikacji mobilnej.

Działający na rynku operatorzy systemów rowerów miejskich wykorzystują ogólnodostępną aplikację obsługująca wiele systemów. Oczekiwanie uzgodnienia z Zamawiającym projektu takiej aplikacji mogłoby doprowadzić do sytuacji, w której Zamawiający będzie decydował o wyglądzie aplikacji wykorzystywanej w innych systemach. W przypadku gdy aplikacja spełnia wymogi OPZ nie ma konieczności tworzenia oraz publikowania odrębnej aplikacji co związane jest z dodatkowymi kosztami oraz czasem niezbędnym na publikację w serwisach Google Play i AppStore.

Odpowiedź:

Pytanie nr 4

W związku z faktem, że przychody z tytułu wypożyczeń rowerów oraz przekroczenia okresu 12 godzin będą stanowiły przychód Zamawiającego prosimy Zamawiającego o wskazanie kwot związanych z wynajmem rowerów w okresie pomiędzy 15 min., a 12 godziną?

W związku z faktem, że w Gliwicach w ostatnich latach funkcjonował system roweru miejskiego zasadne jest zachowanie obowiązującego w tym okresie cennika który był znany i akceptowany przez użytkowników.

Odpowiedź:

Pytanie nr 5

Prosimy Zamawiającego o potwierdzenie, że zmiana lokalizacji stacji rowerowej poprzez przeniesienie i uruchomienie 3 stacji rowerowych będzie polegała na przeniesieniu elementów stacji oraz rowerów na uprzednio utwardzony przez Zamawiającego teren?

Dodatkowo prosimy o potwierdzenie, że Zamawiający będzie dysponował dokumentami (zgody, opinie, etc. Odpowiednich organów) pozwalającymi na realizację zadania.

Odpowiedź:

Zgodnie z rozdziałem B pkt. 6 ust. 2 „W przypadku zlokalizowania stacji rowerowej w nawierzchni biologicznie czynnej, należy przewidzieć jej dostosowanie do wymogów wypożyczalni”. Zapis ten dotyczy również zmiany lokalizacji stacji rowerowych.

Zgodnie z § 4 ust. 2 pkt 5) Wykonawca wykona projekty stacji rowerowych, uzyska uzgodnienia i pozwolenia, dokona zgłoszeń oraz uzyska wszelkie inne dokumenty niezbędne do uruchomienia systemu GRM. Zapis ten dotyczy również zmiany lokalizacji stacji rowerowych

Pytanie nr 6

Zwracamy się do Zamawiającego o zmianę terminu w którym Wykonawca powinien rozpatrzyć reklamację na 14 dni. Z doświadczenia Wykonawcy wynika, że ze względu na konieczność uzupełniania informacji przez użytkowników składających reklamacje jej rozpatrzenie w terminie 7 dni często okazuje się niemożliwe.

Odpowiedź:

Pytanie nr 7

Dotyczy rozdziału B pkt 1 ustęp 1 OPZ

(3)

Zwracamy się do Zamawiającego o potwierdzenie, że środki mają zostać przekazywane na konto Zamawiającego po wpłaceniu ich przez użytkowników?

Wykonawca chciałby uniknąć sytuacji, w którym użytkownik w wyniku trwającego kilka godzin wypożyczenia doprowadzi do sytuacji, w której saldo konta będzie ujemne, po czym nie uzupełni brakującej sumy.

W tym przypadku Wykonawca ponosił będzie szkodę, która w efekcie skali jest nie do oszacowania na etapie składania ofert. Chcąc uchronić się przed taką sytuacją Wykonawcy będą zmuszeni włączyć takie ryzyko na etapie kalkulowania oferty co znajdzie swoje odzwierciedlenie w wysokości składanych ofert.

Odpowiedź:

Wykonawca jest zobowiązany przekazywać Zamawiającemu całość kwot należnych za wypożyczenie roweru oraz opłat za przekroczenie 12-godzinnego okresu wypożyczenia, z zastrzeżeniem § 8 ust. 6 wzoru umowy. Celem uniknięcia jakichkolwiek wątpliwości w tej kwestii, Zamawiający dokona zmiany opisu p r z e d m i o t u z a m ó w i e n i a o r a z w z o r u u m o w y p o p r z e z d o p r e c y z o w a n i e odpowiednich zapisów.

Pytanie nr 8

Dotyczy rozdziału B pkt 1 ustęp 2 oraz pkt. 15 podpunkt 2 OPZ

„Wykonawca umożliwi Zamawiającemu podgląd online w czasie rzeczywistym zestawienia wszystkich transakcji.”

Zwracamy się do Zamawiającego z prośba o wskazanie zamkniętej listy transakcji, do których zapewniony ma mieć wgląd.

Zwracamy się również o zmianę zapisu dotyczącego czasu rzeczywistego.

Rekomendujemy czas zbliżony do rzeczywistego z dopuszczalnym opóźnieniem do pięciu minut. Wprowadzenie przesyłu danych w czasie rzeczywistym jest praktycznie niemożliwe ze względu na konieczność samego procesowanie danych przez serwery. Dodatkowo wdrożenie takiego rozwiązania znacząco wpłynie na koszt oferty bez wymiernych korzyści dla Zamawiającego oraz użytkownika.

Odpowiedź:

Zamawiający dokona zmiany zapisów OPZ.

Wykonawca umożliwi Zamawiającemu podgląd online w czasie rzeczywistym (dopuszczalne opóźnienie - do 5 minut) zestawienia wszystkich transakcji związanych z wypożyczeniem i zwrotem rowerów (bez udostępniania danych osobowych użytkowników).

Pytanie nr 9

„Warunkiem korzystania z roweru będzie automatyczne zawarcie umowy pomiędzy klientem a Zamawiającym (Miastem Gliwice) za pośrednictwem Wykonawcy, przez co rozumie się rejestrację, akceptację regulaminu i treści umowy stanowiącej załącznik do regulaminu oraz uiszczenie opłaty inicjalnej przez klienta GRM. Niewykorzystane opłaty zgromadzone na indywidualnym koncie Wykonawca zwróci klientowi w przypadku rozwiązania umowy pomiędzy Zamawiającym a klientem systemu (za pośrednictwem Wykonawcy). Warunki z o s t a n ą o k r e ś l o n e w R e g u l a m i n i e k o r z y s t a n i a z G R M ( d a l e j z w a n y m regulaminem) opracowanym przez Wykonawcę i zatwierdzonym przez Zamawiającego. Klient na etapie zawierania umowy wskaże numer konta bankowego, na które zostaną zwrócone zgromadzone i niewykorzystane przez niego środki z tytułu opłaty inicjalnej oraz kwot doładowania. Za automatyczne rozwiązanie umowy pomiędzy klientem a Zamawiającym (za pośrednictwem Wykonawcy) rozumie się zakończenie funkcjonowania systemu GRM.”

Zwracamy się do zamawiającego z prośbą o zmianę brzmienia zapisu na:

„Warunkiem korzystania z roweru będzie automatyczne zawarcie umowy pomiędzy klientem a Wykonawcą, przez co rozumie się rejestrację, akceptację regulaminu i treści umowy stanowiącej załącznik do regulaminu oraz uiszczenie opłaty inicjalnej przez klienta GRM. Niewykorzystane opłaty zgromadzone na indywidualnym koncie Wykonawca zwróci klientowi w przypadku rozwiązania umowy. Warunki zostaną określone w Regulaminie korzystania z GRM (dalej zwanym regulaminem) opracowanym przez Wykonawcę i zatwierdzonym przez Zamawiającego.”

Pragniemy zwrócić uwagę Zamawiającego na fakt, że zamawiana usługę

(4)

dostarczenia i prowadzenia systemu roweru miejskiego nakłada na Wykonawcę m.in. obowiązek zawierania umów z użytkownikami na świadczenie usługi jaką jest rower miejski. Co za tym idzie Wykonawca w tej formule stoi na stanowisku Administratora Danych Osobowych.

W nawiązaniu do powyższego wnioskujemy o zmianę zapisów na takie, które nakładają na Wykonawcę obowiązek Administrowania Danymi Osobowymi użytkowników.

Niezależnie dane o numerze konta nie są niezbędne do świadczenia usługi będącej przedmiotem umowy zatem do czasu rozwiązania przez użytkownika umowy nie ma podstawy prawnej do przetwarzania danych osobowych takich jak numer rachunku bankowego.

Wzorując się na praktykach stosowanych w wielu systemach rekomenduje rozważenie możliwości pozostawieniu użytkownikowi możliwości podjęcia decyzji o rozwiązaniu umowy z Operatorem systemu. W przypadku, gdy system nie będzie kontynuowany lub użytkownik nie będzie miał potrzeby korzystania z innych usług operatora w swoim interesie zlikwiduje konto odbierając niewykorzystane środki na aktualny numer rachunku bankowego.

Odpowiedź:

§ 12 umowy reguluje kwestie administrowania danymi osobowymi przez Wykonawcę.

Pytanie nr 10

Prosimy o informację co Zamawiający rozumie pod pojęciem „stosowana akcja informacyjna”?

Odpowiedź:

Zamawiający dokona zmiany OPZ poprzez usunięcie zapisu dotyczącego akcji informacyjnej.

Pytanie nr 11

Dotyczy rozdziału B pkt 3 ustęp 1 podpunkt 20 OPZ

Wnosimy do Zamawiającego o usunięcie zapisów odnośnie dotyczących otwierania blokady roweru

za pomocą telekodu. Opisana funkcja wskazuje na rozwiązanie stosowane przez jednego dostawcę systemów rowerowych (firma Roovee) i nie jest powszechnie stosowanych rozwiązaniem na rynku systemów rowerów 4 generacji.

Odpowiedź:

Zamawiający dokona zmiany OPZ we wnioskowanym zakresie poprzez dopuszczenie możliwości otwierania blokady roweru zarówno za pomocą aplikacji mobilnej, jak i telekodu.

Pytanie nr 12

Zwracamy się do Zamawiającego o potwierdzenie, że obowiązek zostanie zrealizowany w przypadku gdy Wykonawca zastosuje naklejki w barwach Miasta Gliwice? Proces malowania rowerów jest czasochłonny i spowoduje podniesienie kosztów projektu.

Odpowiedź:

Zamawiający dopuszcza zastosowanie naklejek w barwach zgodnych z OPZ.

Sposób oznaczenia roweru opracuje Wykonawca i przedstawi Zamawiającemu do akceptacji. Zamawiający doprecyzuje w tym zakresie OPZ.

Pytanie nr 13

Dotyczy rozdziału B pkt. 4 ustęp 1 OPZ

Zwracamy się do Zamawiającego o wskazanie w jakim trybie na podstawie zapotrzebowania na rowery będzie oczekiwał zmiany ilości stojaków na stacjach rowerowych?

Odpowiedź:

Pytanie nie dotyczy wskazanego punktu OPZ. Zapisu tego nie ma również w p o z o s t a ł y c h z a p i s a c h O P Z o p u b l i k o w a n y m w r a m a c h n i n i e j s z e g o postępowania.

Pytanie nr 14

Prosimy o informację czy zastosowane stojaki mają zapewnić stabilne ustawienie

(5)

roweru bez dodatkowego życia stopki rowerowej? Czy Zamawiający dopuszcza zastosowanie stojaków U-kształtnych.

Powyższa informacja jest niezbędna do prawidłowego oszacowania wysokości oferty.

Odpowiedź:

Wymagania w zakresie stojaków określono w rozdziale B pkt 4 ppkt 3.

Wykonawca zobowiązany jest wykonać i uzgodnić z Zamawiającym projekty stacji rowerowych – w tym także stojaków.

Pytanie nr 15

Prosimy Zamawiającego o określenie parametrów technicznych panelu informacyjnego? Prosimy o wskazanie m.in.:

- minimalnych i maksymach wymiarów - materiałów z jakiego ma zostać wykonany - oczekiwanego sposoby montażu

- czy znak ma być dwu czy jednostronny.

Pozostawienie zapisu w obecnej formie doprowadzi do sytuacji w której Wykonawcy chcąc złożyć konkurencyjne oferty, zaniżą koszty produkcji elementu.

Odpowiedź:

Wykonawca zobowiązany jest wykonać i uzgodnić z Zamawiającym projekty stacji rowerowych – w tym także paneli informacyjnych.

Pytanie nr 16

Zwracamy się do Zamawiającego o usunięcie możliwości montowania stacji n a n a w i e r z c h n i b i o l o g i c z n i e c z y n n e j . P o p i e r w s z e n i e z b ę d n y p r o c e s przygotowania terenu do montażu elementów stacji podniesie cenę oferty. Po drugie zmniejszanie powierzchni terenów zielonych przez projekt, który ma za zadanie promować ekologiczny transport jest sprzeczne z jego ideą.

Odpowiedź:

Pytanie nr 17

Wnosimy o sunięcie zapisu „itd.”. Wykonawca nie wiedząc jakie dodatkowe funkcjonalności ma uwzględnić w aplikacji nie jest w stanie ich wycenić na etapie składania oferty.

Odpowiedź:

Zamawiający dokona zmiany OPZ we wnioskowanym zakresie.

Pytanie nr 18

W związku z faktem, że wypożyczenie i zwrot rowerów mogą odbywać się jedynie w obrębie stacji zwracamy się o usuniecie wymogu nawigowania do wybranego roweru. Użytkownik, który zostanie doprowadzony do stacji uzyska dostęp do znajdujących się na niej rowerów. Opisana funkcja ma uzasadnienie, w systemach w których Zamawiający dopuszcza zwrot rowerów poza stacjami.

W tym konkretnym postępowaniu będzie jedynie elementem podnoszącym cenę, w żaden sposób nie podnoszącym jakości świadczonej usługi.

Odpowiedź:

Pytanie nr 19

Zwracamy się do Zamawiającego o odstąpienie od wymogów rozpatrywania reklamacji w formie papierowej. Zachowanie formy papierowej wpłynie na koszt prowadzenia procesu oraz znacząco wpłynie na czas jego trwania. W przypadku braku odbioru przesyłki przez zgłaszającego reklamację Wykonawca nie będzie w stanie dotrzymać terminów wskazanych w dokumentacji zamówienia.

Odpowiedź:

Zamawiający dokona zmiany OPZ, dopuszczając obie formy (papierową i elektroniczną) prowadzenia korespondencji związanej z reklamacjami.

(6)

Pytanie nr 20

Zwracamy się z prośbą o dopuszczenie opóźnienia do maksymalnie 5 minut.

Wykonawca nie ma wpływu na prędkość transmisji danych. System roweru publicznego oparty jest o rozproszoną liczbę stacji. Każda z nich generuje transfer danych, którego prędkość jest uzależniona od jakości usługi dostarczanej przez operatora telekomunikacyjnego, na co Wykonawca nie ma wpływu. Jakość usług dostarczanych przez obecnych na rynku operatorów telekomunikacyjnych jest niestabilna w czasie (możliwe opóźnienia w transferze danych w trakcie dnia) i obszarze (różna prędkość w różnych obszarach miasta). Powyższe powoduje, iż prędkość transmisji danych w różnych okresach i w różnych miejscach może o s i ą g a ć r ó ż n e w a r t o ś c i . Z t e g o p o w o d u w n i o s k u j e m y j a k n a w s t ę p i e o dopuszczenie maksymalnego opóźnienia do 5 minut. Wnioskowane opóźnienie jest niezauważalne i nie przeszkadza w komfortowym korzystaniu z systemu.

Odpowiedź:

Zamawiający nie wyraża zgody na zmianę OPZ.

Pytanie nr 21

„Aplikacja powinna umożliwiać klientom wgląd do statystyk profilu danego klienta:

historia wypożyczeń, stan konta oraz umożliwić rejestrację, doładowanie konta, wypożyczenie i zwrot roweru, udostępnienie kodu do linki roweru, który jest wypożyczony oraz zgłoszenie usterki, monitorowanie reklamacji itd.,”

Zwracamy się z prośbą o zmianę zapisu na:

„Aplikacja powinna umożliwiać klientom wgląd do statystyk profilu danego klienta:

historia wypożyczeń, stan konta oraz umożliwić rejestrację, doładowanie konta, wypożyczenie i zwrot roweru, udostępnienie kodu do linki roweru, który jest wypożyczony oraz zgłoszenie usterki.”

Zważywszy na to, że Zamawiający nie wymaga dostarczenia dedykowanej aplikacji zwracamy się o usunięcie możliwości monitorowania reklamacji oraz zwrotu itd.

Odpowiedź:

Zamawiający dokona zmiany OPZ poprzez usunięcie zwrotu "itd." W pozostałym zakresie Zamawiający nie wyraża zgody na dokonanie zmiany OPZ.

Pytanie nr 22

„Mapa systemu z oznaczonymi stacjami systemu z informacją o liczbie dostępnych rowerów i liczbie wolnych miejsc we wszystkich stacjach należących do systemu w czasie zbliżonym do rzeczywistego (odświeżanie informacji do 3 minut), 2) Uproszczoną zakładkę z profilem klienta.”

Zwracamy się z prośbą o zmianę zapisu na :

„Mapa systemu z oznaczonymi stacjami systemu z informacją o liczbie dostępnych rowerów i liczbie wolnych miejsc we wszystkich stacjach należących do systemu w czasie zbliżonym do rzeczywistego (odświeżanie informacji do 5 minut), 2) Uproszczoną zakładkę z profilem klienta.”

Prośbę argumentujemy chęcią ujednolicenia czasów potrzebnych na przekazanie danych.

Odpowiedź:

Pytanie nr 23

Dotyczy rozdziału B pkt 9 OPZ

„Wykonawca przeprowadzi w terminach określonych przez Zamawiającego nieodpłatne szkolenia, dla grupy 4 osób wytypowanych przez Zamawiającego, w zakresie użytkowania GRM oraz kontroli i pozyskiwania danych z systemu informatycznego GRM. W ramach szkolenia i w przypadku takiej potrzeby w terminie późniejszym, Wykonawca zapewni Zamawiającemu dostęp do 4 kont w systemie z uprawnieniami serwisowymi do wykonywania czynności kontrolnych na stacji oraz w systemie informatycznym. Konta będą obsługiwane w języku polskim.”

Zwracamy się z prośbą o zmianę zapisu na:

„Wykonawca przeprowadzi w terminie określonym przez Zamawiającego nieodpłatne szkolenie w formule „Train the Trainers”, dla grupy 4 osób

(7)

wytypowanych przez Zamawiającego, w zakresie użytkowania GRM oraz kontroli i pozyskiwania danych z systemu informatycznego GRM. W ramach szkolenia i w przypadku takiej potrzeby w terminie późniejszym, Wykonawca zapewni Zamawiającemu dostęp do 4 kont w systemie z uprawnieniami serwisowymi d o w y k o n y w a n i a c z y n n o ś c i k o n t r o l n y c h n a s t a c j i o r a z w s y s t e m i e informatycznym. Konta będą obsługiwane w języku polskim.”

Rekomendujemy przeprowadzenie jednego szkolenia w formule „Train the Trainers” tak aby przeszkolone osoby mogły przekazywać dalej nabytą wiedzę.

Przeprowadzenie większej ilości szkoleń wiąże się z wyższym kosztem projektu a co za tym idzie wysokością oferty.

Odpowiedź:

Pytanie nr 24

Zwracamy się z prośba o usuniecie zapisu. Zamawiający nie jest podmiotem zarządzającą systemem w związku z czym akceptacja interfejsu przez zamawiającego jest bezzasadna. Ewentualne zmiany w interfejsie wiążą się z koniecznością przeprowadzenia dodatkowych prac, a co za tym idzie również z wyższym kosztem projektu bez współmiernych korzyści dla Zamawiającego oraz użytkowników systemu.

Odpowiedź:

Pytanie nr 25

„Oprogramowanie umożliwi kompletną analizę danych w czasie rzeczywistym w celu redystrybucji rowerów i utrzymania odpowiedniego zapełnienia stacji, jak również optymalizację zasobów. Analogiczne działanie powinno być możliwe n a h i s t o r y c z n y c h d a n y c h t r a n s a k c y j n y c h , k t ó r e b ę d ą d o s t ę p n e d l a Zamawiającego przez okres co najmniej kolejnych 12 miesięcy.”

Zwracamy się z prośbą o zmianę zapisu na :

„Oprogramowanie umożliwi kompletną analizę danych w czasie zbliżonym do rzeczywistego (z dopuszczalnym opóźnieniem do 5 minut) w celu redystrybucji rowerów i utrzymania odpowiedniego zapełnienia stacji, jak również optymalizację zasobów. Analogiczne działanie powinno być możliwe na historycznych danych transakcyjnych, które będą dostępne dla Zamawiającego przez okres co najmniej kolejnych 12 miesięcy.”

Prośbę argumentujemy chęcią ujednolicenia czasów potrzebnych na przekazanie danych.

Odpowiedź:

Pytanie nr 26

„(…)oraz w okolicznościach załatwiania reklamacji z tytułu niewłaściwego wykonania umowy.”

Co Zamawiający rozumie przez ten zapis? Zgodnie z zapisami umowy paragraf 12 pkt. 1 - Administratorem danych jest Wykonawca, więc przekazanie danych osobowych klienta, który złożył reklamację nie jest możliwe. Mogą być przekazane wyłącznie zanonimizowane skargi (zestawienie zawierające datę wpływu reklamacji, jej temat, datę rozpatrzenia, sposób rozpatrzenia).

Odpowiedź:

Brak wskazanego zapisu w OPZ opublikowanym w ramach niniejszego postępowania.

Pytanie nr 27

„Zamawiający będzie otrzymywał miesięczne zestawienie skarg i reklamacji, kopie skarg i odpowiedzi oraz informację o wniesionych reklamacjach i sposobie ich załatwienia w terminie 10 dni po zakończeniu każdego miesiąca. Rejestr skarg i reklamacji może stanowić podstawę do oceny wykonania umowy, a w szczególności uzasadniać nałożenie kar umownych.”

„Zamawiający będzie otrzymywał miesięczne zestawienie skarg i reklamacji,

(8)

kopie skarg i odpowiedzi oraz informację o wniesionych reklamacjach i sposobie ich załatwienia w terminie 10 dni po zakończeniu każdego miesiąca. Rejestr skarg i reklamacji może stanowić podstawę do oceny wykonania umowy, a w szczególności uzasadniać nałożenie kar umownych.”

Zgodnie z zapisami umowy paragraf 12 pkt. 1 - Administratorem danych jest Wykonawca, więc przekazanie danych osobowych klienta, który złożył reklamację nie jest możliwe. Mogą być przekazane wyłącznie zanonimizowane skargi (zestawienie zawierające datę wpływu reklamacji, jej temat, datę rozpatrzenia, sposób rozpatrzenia).

Odpowiedź:

Zamawiający nie wyraża zgody na zmianę zapisów OPZ we wskazanym zakresie.

We wskazanym punkcie w OPZ opublikowanym w ramach niniejszego postępowania znajduje się zapis: „bez udostępniania danych osobowych użytkowników”.

Pytanie nr 28

Dotyczy rozdziału B pkt 12 ustęp 3 OPZ oraz pkt 12 ustęp 4 ppkt) 2 OPZ

Zwracamy się do Zamawiającego o zmianę liczby rowerów zaparkowanych na stacji uznawanych za stopień zapełnienia stacji. W sytuacji gdy na stacji znajduje się 14 stojaków i 10 rowerów użytkownicy cały czas mają możliwość zaparkowania jeszcze 4. Wymóg opróżniania stacji w momencie gdy na stacji jest 1 0 r o w e r ó w p o d n i e s i e n i e k o s z t y o b s ł u g i s y s t e m u , c o z n a j d z i e s w o j e odzwierciedlenie w wysokości składanych ofert.

Niezależnie zastosowanie blokad elektronicznych w żaden sposób nie wpływa na proces zwrotu roweru. Bazując na doświadczeniu rekomendujemy odstąpienie od wymogu reakcji na przepełnione stacje, stosując w to miejsce obowiązek reakcji Wykonawcy na sytuację, w której stacja pozostaje pusta tzn. nie znajduje się na niej żaden rower (rozwiązania opisane w kolejnych pytaniach).

Odpowiedź:

Zamawiający dokona zmiany OPZ poprzez przyjęcie w rozdziale B pkt 12 ustęp 4 ppkt 2) obowiązku dokonywania przez Wykonawcę przemieszczania rowerów pomiędzy stacjami w przypadku wystąpienia na danej stacji rowerowej stopnia zapełnienia powyżej 140%. Zapis w rozdziale B pkt 12 ustęp 3 OPZ pozostanie bez zmian.

Pytanie nr 29

Zwracamy się do Zamawiającego o sporządzenie wymienionego wykazu już na etapie przetargu.

Odpowiedź:

Wykonawca wykona i uzgodni koncepcję umiejscowienia stacji rowerowych.

Dopiero po uzgodnieniu lokalizacji możliwe będzie sporządzenie wykazu określającego liczbowo poziom napełnienia odpowiadający wskaźnikowi 40%

i 100% dla wszystkich stacji rowerowych GRM.

Pytanie nr 30

Zwracamy się o dodanie zapisu określającego, że analiza będzie dotyczyła okresu pomiędzy godzinami 6 a 22. W okresie pomiędzy 22 a 6 Wykonawca ma obowiązek uporządkować system tak aby rowery były dostępne dla użytkowników na rano.

Odpowiedź:

Pytanie nr 31

Dotyczy rozdziału B pkt 13 ust.1 ppkt 1 OPZ

Zwracamy się do Zamawiającego o doprecyzowanie wymogu. Z doświadczenia Wykonawcy wynika, że nawet 40% zgłoszeń użytkowników dotyczących usterek nie potwierdza się. Każdorazowe blokowanie roweru po otrzymaniu zgłoszenia może doprowadzić do sytuacji, w której z użytku zostanie wyłączona znaczna część rowerów.

Obecna forma zapisu znacząco podniesie koszty obsługi systemu wymagając od Wykonawcy niemal natychmiastowej reakcji na każde zgłoszenie.

(9)

Odpowiedź:

Pytanie nr 32

Dotyczy rozdziału B pkt 13 ust.1 ppkt 1 OPZ

Zwracamy się do Zamawiającego o wyłączenie z katalogu podmiotów zgłaszających osób trzecich. Obecny zapis może doprowadzić do sytuacji ,w której dla zabawy lub dowcipu osoby niezarejestrowane w systemie będę zgłaszały nieistniejące usterki rowerów i elementów stacji. Wykonawca nie będzie miał żadnych narzędzi do wyciągnięcia konsekwencji od takich osób za takie działanie, które znacząco wpłynie na koszty obsługi.

Odpowiedź:

Zamawiający nie wyraża zgody na zmianę zapisów OPZ. Pytanie dotyczy zapisu zawartego w rozdziale B pkt 13 ust.1 ppkt 2 OPZ.

Pytanie nr 33

Dotyczy rozdziału B pkt 17 pkt 1 OPZ

„ W y k o n a w c a w t e r m i n i e 2 1 d n i o d d n i a p o d p i s a n i a U m o w y p r z e k a ż e Zamawiającemu wykaz

utworów i praw objętych licencją udzielaną Zamawiającemu, zawierający m.in.:

• wygląd, projekt malowania roweru i stacji rowerowych,

• domenę internetową,

• oprogramowanie terminali,

• stronę internetową,

• aplikacje webowe,

• aplikacje mobilne.”

„ W y k o n a w c a w t e r m i n i e 2 1 d n i o d d n i a p o d p i s a n i a U m o w y p r z e k a ż e Zamawiającemu wykaz

utworów i praw objętych licencją udzielaną Zamawiającemu, zawierający m.in.:

• wygląd, projekt malowania roweru i stacji rowerowych,

• domenę internetową,

• stronę internetową,

• aplikacje webowe,

• aplikacje mobilne.”

Pragniemy zwrócić uwagę Zamawiającego na fakt, że zamówienie ogłoszone jest na świadczenie usługi, nie na zakup systemu rowerowego wraz z peryferiami dlatego przekazanie poprzez licencję wszystkich powyższych elementów jest nie możliwe.

Odpowiedź:

Zamawiający nie wyraża zgody na zmianę zapisów OPZ. Wykonawca ma obowiązek przekazania Zamawiającemu jedynie wykazu utworów i praw objętych licencją, a nie samych licencji. Ponadto, termin na przekazanie wykazu określony został na 7 dni, a nie 21 dni.

Pytanie nr 34

Dotyczy paragrafu 4 ustęp 6 umowy

„Przy odbiorze dokumentacji i oprogramowania systemów komputerowych Zamawiający nie jest zobowiązany do dokonania sprawdzenia ich poprawności, co nie zwalnia Wykonawcy z odpowiedzialności wobec Zamawiającego z tytułu roszczeń odszkodowawczych wynikających z wad dokumentacji, w tym wad projektów, systemów i oprogramowania. Zamawiający dokonuje odbioru dokumentacji i oprogramowania wyłącznie pod względem formalnym i na podstawie oświadczenia Wykonawcy potwierdzającego kompletność, brak wad i zgodność z Umową, ofertą Wykonawcy i wymogami SIWZ, obowiązującymi przepisami i normami oraz zasadami wiedzy technicznej. Za jakość i kompletność dokumentacji oraz za szkody wynikające z jej wad Wykonawca odpowiada bez ograniczeń.”

Zwracamy się do Zamawiającego o usunięcie cytowanego zapisu. Jak wskazano we wcześniejszych paragrafach Zamawiający dokonuje odbioru całego systemu i dopuszcza do jego użytkowania. Wykonawca jest odpowiedzialny za prawidłowość działania systemu, a w dokumentacji zawarty został katalog kar nakładanych przez Zamawiającego w przypadku nieprawidłowej realizacji przedmiotu umowy. Mając powyższe na uwadze zaproponowany zapis nie daje

(10)

Zamawiającemu żadnych dodatkowych uprawnień.

Odpowiedź:

Pytanie nr 35

„Środki o których mowa w ust. 3 zgromadzone w danym dniu na rachunku bankowym Wykonawcy, winny być przekazane w pierwszej sesji (system elixir) następnego dnia roboczego, na rachunek bankowy Zamawiającego.”

„Środki o których mowa w ust. 3 zgromadzone w danym miesiącu na rachunku bankowym Wykonawcy, winny być przekazane w pierwszej sesji (system elixir) pierwsza dnia kolejnego miesiąca, na rachunek bankowy Zamawiającego.”

Powyższa zmiana ma na celu zoptymalizowanie procesu przelewu środków na konto Zamawiającego. W aktualnej formie Wykonawca musi doliczyć dodatkowe środki na spełnienie wymogu.

Odpowiedź:

Pytanie nr 36

Wykonawca będąc Administratorem a w ramach procesu rejestracji/obsługi Użytkownik będzie mógł wyrazić zgodę na przetwarzanie danych w celach marketingowych. W takiej sytuacji Wykonawca nie powinien być ograniczany wymogiem uzyskania dodatkowej pisemnej akceptacji Zamawiającego na wykorzystanie danych klienta w zakresie zgody, którą świadomie wyraził klient.

Odpowiedź:

Pytanie nr 37

Zwracamy się do Zamawiającego o zmniejszenie wartości zabezpieczenie należytego wykonania umowy do 1%? W ocenie Wykonawcy, biorąc pod uwagę zakres przedmiotu zamówienia proponowana wartość jest wystarczająca aby zabezpieczyć Zamawiającego na wszelakie ewentualności.

Odpowiedź:

Pytanie nr 38

Dotyczy paragrafu 17 ustęp 1 podpunkt 2 umowy

Zwracamy się do Zamawiającego o zmniejszenie kary do kwoty 50zł za niedokonanie zgłoszonych przez Zamawiającego zmian i poprawek projektów w terminie o którym mowa § 4 ust. 3 pkt 2).

Kara w aktualnej wysokości jest niewspółmierna do wymagań stawianych przez Zamawiającego. Ewentualnie zwracamy się o zastrzeżenie kary w takiej samej wysokości dla Zamawiającego za opóźnienie w uzgodnieniu/akceptacji projektów.

Odpowiedź:

Pytanie nr 39 Dotyczy umowy

Zwracamy się do Zamawiającego o dodanie poniższego zapisu do umowy:

„Wykonawca może bez pisemnej zgody Zamawiającego przenieść swoje wierzytelności wynikające z niniejszej umowy na osobę trzecią (tj. dokonać przelewu wierzytelności)”

Powyższe pozwoli Wykonawcy na sprawniejsze przeprowadzenie procedury cesji wierzytelności wynikających z umowy na rzecz banku, co wpłynie na koszty finansowe po stronie Wykonawcy, a w konsekwencji na cenę jego oferty.

Ponadto chcielibyśmy zauważyć, że proponowana zmiana jest standardowym rozwiązaniem/praktyką stosowaną przy prowadzeniu tego typu inwestycji gdzie z reguły Wykonawcy nie stać na sfinansowanie całej operacji gdyż jest ona kosztogenna, a przychody rozłożone są proporcjonalnie do czasu trwania umowy.

Odpowiedź:

(11)

Pytanie nr 40

Dotyczy rozdziału B pkt. 12 ustęp 4 punkt 1-3 OPZ

Zwracamy się do Zamawiającego o zmianę zapisu. Zapis mówiący o czasie reakcji poniżej 2 h w sytuacji pustej lub przepełnionej stacji nie jest w żaden sposób efektywny dla użytkownika, a jednocześnie znacznie podnosi koszty obsługi systemu.

Warto podkreślić, że stacje przepełnione nie są problem w takim znaczeniu, że pozwalają użytkownik na pełne skorzystanie z systemu. Ograniczenie wymogu relokacji wyłącznie na podstawie faktu, że dana stacja jest przepełniona pozwoli na ograniczenie kosztów relokacji czyli wykonywania tzw. sztucznych przejazdów.

Dodatkowo Zamawiający za przepełnioną stację uznaję taką na której na 14 stojaków zaparkowano 10 rowerów. Doświadczenie Wykonawcy w przedmiocie relokacji stacji pokazuje, że najbardziej efektywnym modelem relokowania stacji dla użytkownika jest relokacja nocna. Należy tu zaznaczyć, że w każdym systemie rowerowym znajdują się lokalizacje, na których po zakończeniu ruchu dziennego należy pozostawić różną liczbę rowerów w zależności od specyfiki stacji. Są stacje, które należałoby celowo przepełniać w nocy, ponieważ rano duża Liczba użytkowników korzysta z roweru jako środka transport do swojego miejsca pracy. Są również takie stacje gdzie należy pozostawiać minimalną liczbę rowerów, ponieważ rano z takiej stacji użytkownicy korzystają incydentalnie, natomiast zapełniają ją osoby, których miejsce pracy znajduje się w okolicy takich stacji. Co więcej analogiczna sytuacja ma miejsce po zakończeniu tzw. dnia pracy.

Określenie sztywnych zapisów dot. relokacji stacji rodzi więc po stronie potencjalnego operatora konieczność wytwarzania tzw. pustych przejazdów, a w konsekwencji podnosi koszt obsługi, a więc finalnie i oferty nie stanowiąc żadnej wartości dodanej dla Zamawiającego jak i użytkownika. Co więcej zapisy takie obniżają poziom dostępności dla Użytkowników Wykonawca bowiem mimo świadomości, że na danej stacji zapotrzebowanie na rowery w danych godzinach przewyższa zapełnienie 100 % nie zapewni go ponieważ będzie to niezgodne z zapisami umowy.

Proponujemy zapis, który na bazie doświadczeń Wykonawcy z innych systemów w sposób najskuteczniejszy zabezpiecza interes Zamawiającego i użytkownika a także zapewnia największą dostępność systemu:

„Wykonawca zobowiązany jest monitorować liczbę rowerów na poszczególnych Stacjach rowerowych i w razie potrzeby dokonywać relokacji rowerów w taki sposób, by zapewnić optymalne działanie systemu. Wymagane jest aby na każdej Stacji Systemu GRM, przynajmniej raz dziennie było dostępnych 5 rowerów.”

Odpowiedź:

Pytanie nr 41

Dotyczy rozdziału B pkt. 13 ustęp 1 punkt 1 OPZ

Zwracamy się z prośbą o zmianę zapisu. Obecna forma mówiąca o czasie reakcji nie jest korzystna dla użytkownika. Przede wszystkim zapis ten wpłynie na obniżenie poziomu dostępności rowerów dla użytkownika – możemy bowiem mieć do czynienia z sytuacją, gdzie naraz uszkodzonych jest np. 50 % floty i sytuacja taka trwa przez co najmniej 8 godzin, automatycznie więc poziom sprawnych rowerów dla użytkownika będzie wynosił jedynie 50 %, i sytuacja ta nie będzie łamała postanowień umowy. Ponadto z doświadczenia Wykonawcy wynika, że spełnienie wymagań w kontekście zapisu dot. czasu reakcji naprawy na rower jako konkretną jednostkę jest często niemożliwe. Za czas zgłoszenia uznaje się informację przekazaną do Wykonawcy o wystąpieniu usterki, następnie Wykonawca musi pojechać do punktu, gdzie zlokalizowany jest dany rower i ocenić czy usterka faktycznie występuje, jeśli występuje to Wykonawca zmuszony jest zawieźć taki rower do serwisu, gdzie następnie rower jest naprawiany i w kolejnym kroku ponownie trafia na stację rowerową. Warto wskazać, że różna jest także czasochłonność napraw – wyznaczenie więc jednego spójnego czasu na naprawę każdego roweru wydaje się więc nielogiczne.

N a b a z i e d o ś w i a d c z e ń W y k o n a w c y w y n i k a , ż e k r y t e r i u m o p t y m a l n i e

(12)

zabezpieczającym słuszny interes Zamawiającego i użytkowników systemu jest kryterium badające poziom dostępności rowerów w systemie.

Odpowiedź:

Pytanie nr 42

Dotyczy paragrafu 17 ust. 1 pkt 4 i 5 umowy

Mając na uwadze propozycję zmiany zapisu dot. relokacji proponujemy także zmianę zapisów dot. kar umownych na:

z tytułu naruszenia wytycznych określonych w § xxx dotyczących rozmieszczenia rowerów (realokacja) – w wysokości 300 zł (słownie: trzysta złotych) za każde stwierdzone naruszenie dziennie,

Odpowiedź:

Pytanie nr 43

Dotyczy paragrafu 17 ust. 1 pkt 11 i 12 umowy

Prosimy o zmianę zapisu. W naszej opinii wysokość kary jest nieproporcjonalna do ewentualnych strat poniesionych przez Zamawiającego z tytułu złamania zapisu. Dodatkowo obecna forma nie różnicuje kary niezależnie od liczby brakujących rowerów. Kara będzie miała taką samą wysokość zarówno w sytuacji gdy liczba rowerów spadnie o jeden poniżej określonego poziomu jak i w przypadku gdy zabraknie stu rowerów.

M a j ą c n a u w a d z e f a k t , ż e p r z y c h o d y z t y t u ł u w y p o ż y c z e ń t r a f i a j ą do Zamawiającego proponujemy aby kara była proporcjonalna do kwoty przychodu jaki dany rower mógłby wygenerować dla Zamawiającego z tytułu wypożyczeń i stanowić iloczyn tej kwoty i liczby rowerów, której zabrakło do wskaźnika 95 %.

Odpowiedź:

Pytanie dotyczy § 17 ust. 1 pkt 10)/10)* i 11)/11)*. Zamawiający dokona zmiany zapisów wzoru umowy poprzez wprowadzenie do § 17 ust. 1 kar umownych:

- za średnią liczbę sprawnych rowerów dostępnych w systemie wyrażonych procentowo w stosunku do zamówionej liczby rowerów w skali miesiąca w przedziale: 0-50% - 30% miesięcznego wynagrodzenia brutto określonego w § 13 ust. 1 zd. 1;/30% miesięcznej wartości należnej Wykonawcy określonej w § 13 ust. 1* zd. 1, powiększonej o podatek VAT, który zobowiązany jest rozliczyć Zamawiający;

- za średnią liczbę sprawnych rowerów dostępnych w systemie wyrażonych procentowo w stosunku do zamówionej liczby rowerów w skali miesiąca w przedziale: od powyżej 50%-90% - 20% miesięcznego wynagrodzenia brutto określonego w § 13 ust. 1 zd. 1;/20% miesięcznej wartości należnej Wykonawcy określonej w § 13 ust. 1* zd. 1, powiększonej o podatek VAT, który zobowiązany jest rozliczyć Zamawiający;

- za średnią liczbę sprawnych rowerów dostępnych w systemie wyrażonych procentowo w stosunku do zamówionej liczby rowerów w skali miesiąca w przedziale 90-95% - 15% miesięcznego wynagrodzenia brutto określonego w § 13 ust. 1 zd. 1; /15% miesięcznej wartości należnej Wykonawcy określonej w § 13 ust. 1* zd. 1, powiększonej o podatek VAT, który zobowiązany jest rozliczyć Zamawiający.

Należy zwrócić uwagę na zmianę systematyki zapisów w § 17.

Pytanie nr 44

Dotyczy paragrafu 11 ust 7 pkt 10 umowy

Wnosimy o usunięcie zapisu. Wysokości przychodów z tytułu reklam mogą być objęte tajemnicą zawieranych umów. Udostępnianie ich Zamawiającemu czynie z nich informację publiczną, która osłabia pozycję Wykonawcy w innych postępowaniach.

Odpowiedź:

Zamawiający dokona zmiany wzoru umowy poprzez usunięcie wskazanego zapisu.

Pytanie nr 45

Dotyczy paragrafu 11 ust 13 umowy

(13)

Prosimy Zamawiającego o doprecyzowanie co stanie się ze środkami, których z przyczyn niezależnych nie będzie mógł zwrócić użytkownikom np. ze względu na brak możliwości wykonania przelewu na wskazany wcześniej rachunek.

Odpowiedź:

Wykonawca zobowiązany jest do dokonania rozliczeń końcowych z klientami.

Tym samym, winien dołożyć wszelkich starań, by wywiązać się z tego obowiązku, poprzez np. nawiązanie kontaktu z użytkownikiem systemu i ustalenie właściwego numeru rachunku, na który należy zwrócić środki.

Z poważaniem Jolanta Górecka-Wróbel Naczelnik Wydziału Zamówień

Publicznych Kopia aa.