UNIWERSYTET SZCZECIŃSKI
Zasady (polityka) rachunkowości
Kwestura
2019 r.
Wprowadzenie 1
Rozdział 1: Księgi rachunkowe Uniwersytetu Szczecińskiego 4
1.1. Ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych 5
1.2. Ogólna charakterystyka systemu informatycznego 9
1.3. Ochrona ksiąg rachunkowych i dokumentów 19
1.4. Kontrola wewnętrzna 20
Rozdział 2: Inwentaryzacja 22
2.1. Metody inwentaryzacji składników majątkowych 23
2.2. Terminy i częstotliwość inwentaryzowania składników majątku Uniwersytetu
Szczecińskiego 23
Rozdział 3: Wycena aktywów i pasywów 25
3.1 Wycena aktywów i pasywów w walutach obcych - różnice kursowe 26
3.2. Aktywa Uniwersytetu Szczecińskiego 26
3.2.1. Zasady ewidencji środków trwałych 27
3.2.2. Zasady ewidencji wartości niematerialnych i prawnych 28 3.2.3. Ewidencja środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych
zakupionych w ramach badań naukowych i projektów 29
3.2.4. Amortyzacja i umorzenie środków trwałych i wartości niematerialnych
i prawnych 29
3.2.5. Środki trwałe w budowie 30
finansowe 31
3.2.8. Należności Uniwersytetu Szczecińskiego 31
3.2.9. Zapasy 33
3.2.10. Rozliczenia międzyokresowe kosztów czynne 33
3.3. Pasywa Uniwersytetu Szczecińskiego 33
3.3.1. Fundusz zasadniczy Uniwersytetu Szczecińskiego 33
3.3.2. Zobowiązania Uniwersytetu Szczecińskiego 34
3.3.3. Rezerwy na zobowiązania i bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów 34 3.3.4. Zobowiązania długoterminowe i krótkoterminowe 35
3.3.5. Fundusze specjalne 35
3.3.6. Rozliczenia międzyokresowe przychodów 36
Rozdział 4: Przychody Uniwersytetu Szczecińskiego 38
4.1. Przychody z budżetu państwa 39
4.2. Przychody własne Uniwersytetu Szczecińskiego 39
4.3. Środki finansowe na realizację projektów o charakterze edukacyjnym 40 4.4. Środki finansowe na realizację projektów o charakterze badawczym 40
4.5. Dotacje na zadania inwestycyjne 41
4.6. Pozostałe przychody 42
Rozdział 5: Koszty działalności Uniwersytetu Szczecińskiego 43
5.1. Ogólne zasady ewidencji kosztów działalności 44
5.2. Koszty działalności dydaktycznej 44
5.3. Koszty działalności badawczej 45
5.4. Koszty ogólne Uniwersytetu Szczecińskiego 46
5.6. Ewidencja kosztów rodzajowych i ustalanie wyniku finansowego w księgach
rachunkowych - rachunek kosztów Uniwersytetu Szczecińskiego 47 5.6.1. Istotne czynności poprzedzające zamknięcie ksiąg rachunkowych i ustalenie
wyniku finansowego 47
5.6.2. Etapowy schemat działania rachunku kosztów w systemie EGERIA stosowany
w Uniwersytecie Szczecińskim - dla rachunku kosztów w wariancie porównawczym 48
Wykaz załączników 53
WPROWADZENIE
Uniwersytet Szczeciński jako uczelnia publiczna prowadzi działalność w oparciu o przepisy:
• Ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz. U. z 2018 r., poz. 1668 ze zmianami),
• Ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (tekst jednolity: Dz. U. z 2019 r., poz. 351 ze zmianami),
• Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2019 r., poz. 869 ze zmianami).
Na podstawie przepisów art. 408 ust. 1 ustawy prawo o szkolnictwie wyższym i nauce, Uniwersytet Szczeciński prowadzi samodzielną gospodarkę finansową na podstawie rocznego planu rzeczowo - finansowego, opiniowanego przez Radę Uczelni i zatwierdzanego przez Rektora Uniwersytetu Szczecińskiego.
Plan rzeczowo - finansowy, zgodnie ze wzorem ustalonym przez Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego obejmuje:
• Przychody i koszty działalności operacyjnej,
• Przychody i koszty finansowe,
• Wynik finansowy,
• Fundusze,
• Informacje o zatrudnieniu i wynagrodzeniach wynikających ze stosunku pracy w podziale na wynagrodzenia osobowe i dodatkowe wynagrodzenie roczne, z wyodrębnieniem środków na nagrody rektora,
• Informacje uzupełniające (m. in. o liczbie studentów i uczestników studiów doktoranckich, kosztach remontów budynków i lokali, nakładach na rzeczowe aktywa trwałe.
Rektor Uniwersytetu Szczecińskiego ustala zasady (politykę) rachunkowości, które szczegółowo regulują ewidencję i rozliczanie kosztów. Zasady (politykę) rachunkowości należy rozumieć jako wybrane i stosowane przez uczelnię rozwiązania dopuszczone ustawą o rachunkowości a także określone przez Krajowe Standardy Rachunkowości, zapewniające wymaganą jakość sprawozdań finansowych.
W myśl przepisów art. 5 ustawy o rachunkowości przedstawione zasady (polityka) rachunkowości stosuje się w sposób ciągły, dokonując w kolejnych latach obrotowych
wyniku finansowego i sporządzania sprawozdań finansowych w taki sposób, aby za kolejne lata informacje z nich wynikające były porównywalne.
Sprawozdanie finansowe sporządza się na dzień zaniknięcia ksiąg rachunkowych z zastosowaniem zasad wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego. Rektor zapewnia sporządzenie sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu trzech miesięcy od dnia bilansowego.
Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu, rachunku zysków i strat sporządzanego w wariancie porównawczym, sprawozdania z przepływów pieniężnych sporządzonego metodą pośrednią, zestawienia zmian w kapitale własnym oraz informacji dodatkowej, obejmującej wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz dodatkowe informacje i objaśnienia.
Sprawozdanie finansowe, podpisane przez Rektora i Kwestora Uniwersytetu Szczecińskiego, podlega badaniu przez biegłego rewidenta. Sprawozdanie finansowe wraz ze sprawozdaniem niezależnego rewidenta z badania rocznego sprawozdania finansowego podlega zatwierdzeniu przez Radę Uczelni Uniwersytetu Szczecińskiego nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego poprzez podjęcie uchwały o jego zatwierdzeniu.
Zgodnie z art. 409 ustawy prawo o szkolnictwie wyższym, zysk netto Uniwersytetu Szczecińskiego przeznacza się na fundusz zasadniczy, stratę netto pokrywa się z funduszu zasadniczego.
Bilans, rachunek zysków i strat, sprawozdanie z przepływów pieniężnych, zestawienie zmian w kapitale własnym, sprawozdanie niezależnego rewidenta z badania rocznego sprawozdania finansowego oraz uchwała Rady Uczelni Uniwersytetu Szczecińskiego o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego podlegają obowiązkowej publikacji w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.
Ustalone Zasady (polityka) rachunkowości obowiązują w Uniwersytecie Szczecińskim od dnia 01 stycznia 2020 r.
Tracą moc Zasady (polityka) rachunkowości wprowadzone wżycie z dniem 01.01.2013 r.
Rozdział 1
KSIĘGI RACHUNKOWE UNIWERSYTETU SZCZECIŃSKIEGO
Księgi rachunkowe Uniwersytetu Szczecińskiego prowadzone są w Kwesturze w budynku administracji przy alei Papieża Jana Pawła II 31 w Szczecinie, w języku polskim i w walucie polskiej.
Uniwersytet Szczeciński prowadzi księgi rachunkowe w oparciu o zasady określone w ustawie o rachunkowości. Politykę rachunkowości uczelni stanowią niniejsze zasady wraz z załącznikami w postaci:
• zarządzeń Rektora,
• regulaminów,
• pism okólnych,
• decyzji władz uczelni, zasad, instrukcji szczegółowych, uregulowań wewnętrznych oraz urzędowych pism - oświadczeń o przyjętych przez Uniwersytet Szczeciński do stosowania szczegółowych zasadach - również tych, które zostały wprowadzone w życie jeszcze przed dniem wprowadzenia niniejszej polityki.
Polityka rachunkowości jest bieżąco aktualizowana w formie załączników do polityki rachunkowości.
Zgodnie z art. 408 ust. 4 ustawy prawo o szkolnictwie wyższym i nauce, w Uniwersytecie Szczecińskim rokiem obrotowym jest rok kalendarzowy.
Ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych następuje w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy przez Radę Uczelni Uniwersytetu Szczecińskiego z jednoczesnym systemowym zabezpieczeniem możliwości dokonywania zapisów księgowych w
zbiorach tworzących zamknięte księgi rachunkowe.
Ustala się próg istotności na dany rok obrotowy w wysokości 1% przychodów netto ze sprzedaży wykazanych w rachunku zysków i strat za rok poprzedni. Decyzje o ustaleniu progu istotności podejmuje Rektor lub Prorektor właściwy ds. finansów.
Księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald, które tworzą:
• Dziennik,
• Księgę główną,
• Księgi pomocnicze,
• Zestawienia: obrotów i sald księgi głównej oraz sald ksiąg pomocniczych.
Stosowany w Uniwersytecie Szczecińskim system finansowo - księgowy ERP EGERIA autorstwa COMARCH S.A. zapewnia automatyczną kontrolę ciągłości zapisów oraz przenoszenia obrotów i sald.
Dziennik zawiera chronologiczne ujęcie zdarzeń, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym oraz umożliwia uzgodnienie jego obrotów z zestawieniem obrotów i sald kont księgi głównej.
Ewidencja księgowa na kontach księgi głównej odbywa się poprzez chronologiczne i systematyczne ujęcie wszystkich zdarzeń i operacji gospodarczych z zastosowaniem zasady podwójnego zapisu.
Konta ksiąg pomocniczych zawierające zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej, prowadzone są w zakresie nie mniejszym niż wynikający z art. 17 ust. 1 ustawy o rachunkowości.
Zgodnie z art. 20 ustawy o rachunkowości do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego wprowadza się dowody księgowe zewnętrzne obce, zewnętrzne własne oraz wewnętrzne, stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej.
Szczegółowe zasady dotyczące dowodów księgowych zostały zawarte w Instrukcji kontroli i obiegu dokumentów (dowodów księgowych) oraz typowej dokumentacji Kwestury Uniwersytetu Szczecińskiego, stanowiącej załącznik nr 4 do Zasad (polityki) rachunkowości Uniwersytetu Szczecińskiego.
Podstawę do wprowadzenia dowodu księgowego do systemu finansowo - księgowego stanowi jego prawidłowy opis zatwierdzony własnoręcznym podpisem przez dysponenta środków finansowych /Rektora, Prorektora, Dyrektora Instytutu/Dziekana Wydziału, Kanclerza/ - bądź podpisów łącznych - jeżeli wynika to z wewnątrzuczelnianych decyzji lub uregulowań funkcjonalnych.
Na podstawie przepisów art. 21 ust. la ustawy o rachunkowości w Uniwersytecie Szczecińskim nie stosuje się na dowodach księgowych odręcznej pełnej dekretacji dowodów księgowych, ponieważ przetwarzanie danych przez informatyczny system ERP Egeria zapewnia automatyczne powiązanie dokumentu źródłowego z zapisem / dekretem / w systemie informatycznym, a ujęcie na kontach następuje według algorytmu, który jest stały i powtarzalny w obrębie danego typu dokumentów. Pełna dekretacja dowodu księgowego widoczna jest na poziomie wywołania w systemie ERP Egeria pojedynczego dowodu księgowego.
Za równoważne z dowodami księgowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane automatycznie lub za pośrednictwem urządzeń łączności, informatycznych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach, przy zapewnieniu, że podczas rejestrowania tych zapisów zostaną spełnione co najmniej następujące warunki:
• uzyskają one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych,
• możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie,
• stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów,
• dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych.
Stwierdzone błędy w dowodach źródłowych obcych wystawionych przez kontrahentów zewnętrznych i własnych - wystawionych dla kontrahentów zewnętrznych korygowane są przez wystawienie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie wraz ze stosownym uzasadnieniem /faktura korygująca, nota korygująca, inna dokumentacja korygująco - wyjaśniająca rozbieżności/.
Stwierdzone błędy w opisie merytorycznym dokumentu księgowego poprawiane są przez skreślenie błędnej treści lub kwoty z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb.
Korekta opisu dowodu księgowego każdorazowo wymaga akceptacji osoby opisującej dowód księgowy lub przełożonego.
W przypadku korekty opisu dowodów księgowych dotyczących kwalifikowalności kosztów w projektach europejskich, każdorazowo wymagana jest zgoda - podpis Rektora lub Prorektora właściwego ds. finansów na dokonanie zmian.
Stwierdzone błędy w zapisach księgowych poprawiane są poprzez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu pod nazwą „polecenie księgowania”, zawierającego korekty błędnych danych. Korekty zapisów wynikające z bieżącej pracy, zatwierdzane są podpisem Kierownika Działu Finansowo-Księgowego lub Kwestora. Korekty powodujące negatywne dla uczelni skutki finansowe (koszty niekwalifikowalne, pozostałe koszty operacyjne, umorzenia należności itp.) wymagają zatwierdzenia przez Rektora, Prorektora właściwego ds. finansów lub Kanclerza.
Księgi rachunkowe Uniwersytetu Szczecińskiego prowadzone są zgodnie z Zakładowym Planem Kont stanowiącym integralną część systemu informatycznego ERP Eger i a.
Zakładowy Plan Kont uczelni zawiera spis wewnętrznych numerów kont księgowych, wykorzystywanych do ewidencjonowania operacji gospodarczych. Plan kont nie zawiera tzw.
części opisowej operacji gospodarczych - dekretów oraz schematu powiązań pomiędzy kontami syntetycznymi z uwagi na fakt, że system ERP EGERIA zawiera mechanizmy tzw.
automatycznego dekretowania powiązanego z typowymi systemowymi operacjami gospodarczymi. Podgląd w systemie pozycji księgowej umożliwia sprawdzenie dekretów powiązanych z dowodem księgowym j ak również zapoznanie się z treścią operacj i gospodarczej.
Zasady tworzenia Zakładowego Planu Kont zostały przedstawione w opisie zakresu funkcjonalności modułu Księgi Głównej systemu finansowo - księgowego.
Zakładowy Plan Kont jest aktualizowany na bieżąco - zgodnie z potrzebami ewidencji lub sprawozdawczymi uczelni - nowe miejsca powstawania kosztów, podjęcie realizacji nowych zadań i projektów, pozyskanie nowych źródeł finansowania działalności uczelni, zaistnienie nowych potrzeb rozliczeniowych wynikających z obowiązków ustawowych lub zawartych umów.
Zakładowy Plan Kont stanowi załącznik nr 5 do Zasad (polityki) rachunkowości.
1.2. Ogólna charakterystyka systemu informatycznego
Ewidencja finansowo - księgowa Uniwersytetu Szczecińskiego prowadzona jest przy użyciu komputera z wykorzystaniem Zintegrowanego Systemu Informatycznego ERP Egeria autorstwa COMARCH SA z siedzibą w Krakowie, dopuszczonego do stosowania na podstawie decyzji Rektora z dnia 31.12.2010 r.
Decyzja Rektora stanowi załącznik nr 6 do Zasad (polityki) rachunkowości Uniwersytetu Szczecińskiego.
Zintegrowany System Informatyczny ERP Egeria służący do prowadzenia ksiąg rachunkowych Uniwersytetu Szczecińskiego to rozbudowana platforma programowa oparta na technologii bazy danych firmy Oracle.
Modularna budowa i ścisła integracja modułów pozwala na zestawienie systemu odpowiedniego dla Uczelni. Uniwersytet Szczeciński posiada licencje na użytkowanie systemu EGERIA składającego się z następujących modułów systemu:
1) Administrator Użytkownikami Aplikacji (AUA) - dedykowana aplikacja do zarządzania systemem CDN-Egeria.
2) Centralny Słownik Systemu (CSS) - zespół słowników i ustawień systemu i użytkownika.
3) Centralna Kartoteka Kontrahentów (CKK) - repozytorium centralne podmiotów gospodarczych.
4) Księga Główna (KG) - moduł księgowy.
5) Należności-Zobowiązania (NZ) - moduł rozliczeniowy (w tym obsługa rachunków bankowych i kas).
6) Środki Trwałe (ST) - moduł księgowy do obsługi środków trwałych.
7) Koszty (KO) - moduł automatycznego rozliczania kosztów (w tym kosztów ABC).
8) Controlling (CTL) - dedykowana aplikacja do kontrolingu finansowego.
9) Ewidencja Kadrowa (EK) - centralne repozytorium pracowników i osób współpracujących.
10) Płace (PL) - moduł rachuby płac.
11) Zarządzanie Klientami (ZK) - moduł zarządzania relacjami i kontaktami z klientami.
12) Gospodarka Magazynowa (GM) - moduł logistyczno- magazynowy.
13) Sprzedaż (SP) - moduł fakturowania, planów i analiz sprzedaży.
14) Zamówienia (ZA) - obsługa logistyczna zamówień własnych i obcych.
15) Projekty (PRJ) - moduł planowania i realizacji projektów.
16) System Informowania Kierownictwa (SIK).
17) Generator Raportów (GR) - system raportowania.
18) E~deklaracje - moduł umożliwiający wprowadzanie i wysyłanie do urzędów skarbowych drogą elektroniczną deklaracji podatkowych i innych wymaganych dokumentów, a następnie pobieranie urzędowego potwierdzenia odbioru.
Kopie licencji na użytkowanie wymienionych modułów wraz z certyfikatem bezpieczeństwa i oświadczeniem zgodności z ustawą o rachunkowości stanowią załączniki nr 7, 8 i 9 do Zasad (polityki) rachunkowości Uniwersytetu Szczecińskiego.
Egeria Administrator (AUA)
Jest to narzędzie pozwalające na zarządzanie instalacją systemu, użytkownikami i ich uprawnieniami. Stanowi wygodne narzędzie dla administratora systemu i pozwala mu na taką definicję uprawnień, aby dane systemu Egeria były w pełni zabezpieczone przed niepowołanym dostępem.
Zarządzanie instalacją
W module AUA zarejestrowane są wszystkie aplikacje oraz funkcje użytkowe, pozwalające na definiowanie uprawnień. Moduł obsługuje parametry instalacji każdej z końcówek (komputerów, na których jest uruchamiany system). Parametry te określają ścieżki dostępów do poszczególnych komponentów oprogramowania aplikacyjnego, zarządzają wersjami językowymi, opisują parametry techniczne aplikacji.
Zarządzanie uprawnieniami
W systemie możemy utworzyć dowolną liczbę profili uprawnień użytkowników. Profil to nazwany zbiór uprawnień, definiujący dostęp do poszczególnych funkcji systemu:
• pozycji menu, czyli de facto formatek / ekranów, na których prezentowane są dane,
• wykonywanych operacji, na niektórych formatkach wykonanie określonej czynności wymaga posiadania dodatkowych uprawnień.
Wykonywanie raportów systemowych
Administrator może zdefiniować dowolną liczbę profili, które grupują zestaw funkcji użytkowych (uprawnień atomowych), określających dostępność poszczególnych funkcji (opcji) w całym systemie Egeria. Profile mogą składać się z już wcześniej zdefiniowanych profili, dziedzicząc uprawnienia. W ten sposób administrator może przygotować zestaw profili użytkowych dla każdego stanowiska w instytucji.
Poza mechanizmem profili w systemie istnieje niezależny mechanizm przydzielania uprawnień do raportów.
Zarządzanie użytkownikami
Moduł AUA pozwala tworzyć konta użytkowników w bazie danych. W systemie można założyć nieograniczoną liczbę kont. Użytkownik ma zawsze swoją nazwę a dostęp do danych jest autoryzowany hasłem. W systemie można zdefiniować czas obowiązywania hasła, możliwość jego ponownego wykorzystania, minimalną długość. System wymusza nadanie i zmianę hasła dla użytkownika po upływie określonego czasu. Administrator za pomocą modułu EA może przyłączyć użytkownika do zdefiniowanego profilu.
Dodatkowe cechy
Moduł AUA zapewnia także: odświeżanie uprawnień użytkowników, możliwość instalacji kilku wersji systemu, możliwość takiej konfiguracji użytkownika, że dane są dostępne dla niego tylko przy użyciu systemu Egeria. Inny użytkownik może mieć dostęp do danych za pomocą innych narzędzi np. przy wykorzystaniu arkusza Excel - konfiguracja zależy od administratora. Poprzez odpowiednią konfigurację systemu nie ma potrzeby konfigurowania parametrów instalacji dla każdej końcówki osobno.
Moduł Centralny Słownik Systemu (CSS)
Moduł Centralny Słownik Systemu przechowuje dane bazowe, które są niezbędne do prawidłowego działania pozostałych obszarów (modułów) systemu. Konieczność wcześniejszego wprowadzenia ww. danych do systemu wprowadza pewną konsekwencję w pracy użytkowników a jednocześnie przynosi rezultat w postaci spójnego i logicznego zbioru danych.
Moduł CSS przechowuje informacje na temat kategoryzacji dokumentów, opartych na wspólnym nagłówku. Kategorie są zapisane w systemie na stałe, nie mogą być modyfikowane, usuwane ani też dodawane. Obsługa systemu oparta jest o zdefiniowane kategorie dokumentów, do których istnieją bezpośrednie odwołania w kodzie systemu. Kategorie określają najbardziej podstawowe cechy dokumentów, czyli: czy dokument ma być księgowany, jaki jest zakres jego używania (które moduły) oraz podstawowe rozróżnienie przeznaczenia dokumentu.
Elementem podrzędnym w stosunku do kategorii są rodzaje dokumentów, które mogą być przez użytkowników tworzone, modyfikowane i kasowane. Rodzaje dokumentów mają za zadanie ułatwienie segregacji dokumentów, jak również pozwalają na zdefiniowanie dodatkowych informacji.
Do rodzajów dokumentów można również przypinać pola dodatkowe i definiowalne, które mogą zawierać uzupełniające informacje, usystematyzowane dzięki możliwości wyboru wartości z listy.
W zakresie funkcjonalności Modułu Centralny Słownik Systemu leży również ewidencja kursów walut, wykorzystywanych w innych obszarach. Istnieje możliwość ręcznego wprowadzania kursów walut lub też automatycznego importu ww. tabel kursowych w formie elektronicznej.
Obszar Finansowo - Księgowy wykorzystuje także stopy odsetkowe, które są wprowadzane do systemu w omawianym module. Podobnie jak w przypadku tabel kursowych, system jest przystosowany do ręcznej rejestracji różnych rodzajów oprocentowania oraz elektronicznego importu danych, dotyczących stóp procentowych.
Użytkownicy uprawnieni do obsługi Modułu Centralny Słownik Systemu mają także możliwość samodzielnego rejestrowania aktualnie obowiązujących stawek podatku od towarów i usług VAT. Moduł zapewnia pełną obsługę archiwalnych kodów podatków.
Bardzo ważna funkcjonalność Modułu Centralny Słownik Systemu jest związana z definiowaniem hierarchicznej struktury organizacyjnej. Rozbudowane możliwości modułu usprawniają wprowadzenie dowolnej ilości poziomów ww. struktury oraz przynależących do nich obiektów, właściwych dla danego podmiotu (takimi obiektami są np. wydziały, działy i inne komórki organizacyjne).
Ze struktury jednostki wynikają centra kosztów i zysków. Moduł Centralny Słownik Systemu umożliwia wprowadzenie dla każdego obiektu zdefiniowanego w danej organizacji stanowisk kosztów. Poprzez łącze z modułem Księga Główna możliwe jest powiązanie zdefiniowanych obiektów oraz stanowisk kosztów z konkretnymi kontami w planie kont.
Znacząca część przedstawionej powyżej funkcjonalności jest wspólna także dla Obszaru Logistyka, Środki Trwałe oraz Kadry - Płace.
Moduł Centralny Słownik Systemu jest odpowiedzialny również za zdefiniowanie stosowanych w organizacji klasyfikacji (SWW, PKWiU a także innych, specyficznych klasyfikacji sporządzanych na potrzeby indeksu towarowo - materiałowego lub raportowania). Liczba poziomów oraz kod segmentów klasyfikacji jest zależny wyłącznie od użytkownika o kod poszczególnej pozycji jest generowany automatycznie. Sposób tworzenia katalogu jest całkowicie zależny od charakteru działalności firmy i rodzaju towarów znajdujących się w obrocie.
Obszar Płace w trakcie rejestracji nowych pracowników określa rodzaj banku właściwego do rozliczeń z danym pracownikiem. W związku z tym jest konieczne wcześniejsze wprowadzenie listy banków a także ich jednostek wraz z dokładnymi adresami (wyczerpująca lista ww.
banków jest dostarczana przez Comarch) w omawianym module. Wprowadzone banki są także wykorzystywane przy tworzeniu tabel kursowych, rozliczeniach z kontrahentami, wystawianiu faktur itp. Na analogicznych zasadach jest wprowadzana lista województw.
Moduł Centralna Kartoteka Kontrahentów (CKK)
Moduł Centralna Kartoteka Kontrahentów umożliwia rejestrację danych a także grupowanie i dokonanie oceny wszelkich podmiotów, występujących w otoczeniu instytucji, w oparciu o definiowalne przez użytkownika kryteria.
Zakres ewidencjonowanych danych został zdefiniowany bardzo szeroko - tak by z łatwością można go było dopasować do specyficznych wymogów każdego użytkownika.
Moduł umożliwia ewidencjonowanie dokumentacji związanej z kontrahentem, dane osób reprezentujących kontrahenta w różnych obszarach działalności, ramowe limity zadłużenia, itp., oraz rejestrację jako odbiorcy/dostawcy. Moduł Centralna Kartoteka Kontrahentów umożliwia zaawansowane planowanie oraz raportowanie kontaktów z kontrahentami. Spośród zarejestrowanych podmiotów gospodarczych można wyłonić właściciela aplikacji a następnie
przydzielić mu właściwy Zakład Ubezpieczeń Społecznych i Urząd Skarbowy (wybierane z listy kontrahentów).
Każdy kontrahent otrzymuje unikalny numer ewidencyjny, na podstawie którego można - dzięki bezpośredniemu połączeniu z planem kont Księgi Głównej - wygenerować nowe konto analityczne. Dla najbardziej wymagających użytkowników, których potrzeby informacyjne są największe, wprowadzono możliwość samodzielnego, łatwego dodania kilku tabel dla uzupełnienia informacji dotychczas nie ewidencjonowanych w systemie.
Moduł Centralna Kartoteka Kontrahentów posiada rozbudowany mechanizm dokonywania modyfikacji (w trakcie której tworzona jest kopia archiwalna danych) oraz korekt poszczególnych danych kontrahenta. W trakcie procesu korekty następuje nadpisanie nowych danych w miejscu starych. Wszelkie dane (zarówno zmodyfikowane, jak i skorygowane) mogą być w każdym momencie odzyskane przez użytkownika.
Moduł Księga Główna (KG)
Moduł Księga Główna umożliwia nadzór nad poprawnością księgowych zaewidencjonowanych danych, szczelnością kręgu kosztowego (za pomocą tzw. automatów sprawdzających) oraz zamknięciem okresów sprawozdawczych. Operacja synchronizacji planów kont w dwóch otwartych latach pozwala na prawidłowe uzgodnienie bilansów zamknięcia i otwarcia przed zamknięciem roku obrachunkowego. W module poza rejestracją dokumentów księgowych, dokonywaniem operacji księgowych istnieje możliwość definiowania automatów dekretujących (czyli generujących automatyczne dekrety księgowe na podstawie dokumentów źródłowych rejestrowanych w pozostałych modułach), księgujących i sprawdzających. Moduł wyposażony jest w bogaty pakiet raportów księgowych i finansowych.
Moduł Naleźności-Zobowiazania (NZ)
Pozwala na rejestrację rozrachunków z kontrahentami (większość należności rejestruje się automatycznie) i ich rozliczanie ręczne lub zgodnie z założonymi algorytmami. Pozwala również na rejestrowanie dokumentów kasowych, przelewów i wyciągów bankowych (import z systemu bankowego). W module Należności - Zobowiązania tworzone są rejestry VAT, noty odsetkowe, wezwania do zapłaty, liczne zestawiania i raporty ułatwiające kontrolę nad płynnością finansową przedsiębiorstwa.
Należności - Zobowiązania jest jednym z modułów Zintegrowanego Systemu Zarządzania ERP - Egeria. Podstawowe funkcje modułu to:
1) komputerowa ewidencja dokumentów stanowiących o powstaniu, zmianie lub wygaśnięciu zobowiązań lub należności, rejestrowanych w module na podstawie dokumentacji papierowej. Do rejestrowanych w ten sposób dokumentów należą między innymi:
• faktury zakupowe (obce) i sprzedażowe (własne) oraz korekty do nich,
• przelewy bankowe obce,
• wyciągi bankowe,
• raporty kasowe,
• wystawianie dokumentów KP i KW,
• tworzenie poleceń przelewów własnych na podstawie zaewidencjonowanych dokumentów stanowiących o zobowiązaniach,
• generowanie not odsetkowych własnych na podstawie przeterminowanych faktur sprzedaży,
2) tworzenie rejestrów zakupów i sprzedaży dla potrzeb rozliczania podatku VAT, 3) rozliczanie należności i zobowiązań,
4) tworzenie raportów w wielu przekrojach. Do najważniejszych należą:
• stan rozliczeń w walucie księgowej,
• stan rozliczeń w walutach rozrachunków,
• stan rozliczeń wydruk szczegółowy,
• stan rozliczeń analiza księgowań,
• analiza płatności,
• struktura wiekowa płatności,
• odsetki prognozowane,
• wydruki utworzonych w systemie dokumentów: rejestrów zakupu i sprzedaży, KP, KW, raportu kasowego, polecenia przelewu.
5) rozliczanie przedpłat i nadpłat
6) dekretowanie i księgowanie zaewidencjonowanych operacji gospodarczych z możliwością skorzystania ze zdefiniowanych automatów.
Moduł Ewidenc ja Kadrowa (EK)
Moduł umożliwia ewidencjonowanie różnych danych o pracownikach:
- dane podstawowe
- dane adresowe (różne adresy) - dane o członkach rodziny - dane ubezpieczeniowe - dane o karach i wyrokach
- dane o stopniu inwalidztwa, służbie wojskowej - dotychczasowy staż pracy
- wykształcenie, umiejętności, uprawnienia (wraz z monitorowaniem terminów) - badania lekarskie (wraz z monitorowaniem terminów)
- inne dane wynikające ze specyfiki systemu.
Moduł oferuje ponadto możliwość rejestracji umów o pracę (wraz z kompletem informacji o stanowisku, stanowisku kosztowym, stawkach, systemie pracy, czasie pracy itd.), umów zleceń, o dzieło, umów o współpracę, menadżerskich i innych.
Kalendarze pracy (grupowe i indywidualne) są definiowane, podobnie jak rodzaje absencji wg dni, godzin i sposobu ich rozliczania. Istnieje możliwość rejestracji różnego typu absencji, nadgodzin oraz innych zmian w bilansie czasu pracy. Zarejestrowane informacje są następnie wykorzystywane w module Płace. Moduł współpracuje z systemem Płatnik.
Moduł Płace (PL)
Moduł umożliwia elastyczne definiowanie składników płacowych i algorytmów ich wyliczania.
Ponadto pozwala na ewidencję i rozliczanie różnego typu zasiłków, pożyczek (Kasa Zapomogowo - Pożyczkowa, Fundusz Mieszkaniowy, inne), oraz wyposażenia i korzyści pracowniczych (badania lekarskie, telefony, samochody, paliwo, środki trwałe) i innych dodatków lub potrąceń, wpływających na wysokość płacy danego pracownika. Z poziomu modułu oprócz naliczania wynagrodzeń może odbywać się generacja przelewów płacowych dla pracowników (w tym również kontrahentów). W module tym następuje również księgowanie oraz generowanie licznych raportów, w tym dla ZUS i dla urzędu skarbowego.
Moduł Środki Trwałe (ST)
Moduł przeznaczony do obsługi księgowej majątku trwałego uczelni. Moduł umożliwia grupowanie środków trwałych według różnych kryteriów, tworzenie relacji między posiadanymi środkami, rejestrację środków złożonych oraz pochodzących z różnych źródeł lub posiadających różne przeznaczenie. Moduł definiuje ścieżki postępowania z posiadanymi środkami m.in. pełen zakres amortyzacji, możliwość przypisania środka do różnych MPK, miejsc użytkowania czy osób. Dzięki definiowalnym rodzajom dokumentów elastyczne jest również tworzenie procedur dalszego postępowania z konkretnym środkiem. Moduł oferuje raporty stanu, obrotów, amortyzacji, inwentaryzacji i inne raporty systemowe.
Moduł Środki Trwałe obsługuje operacje związane z gospodarką środkami trwałymi, gruntami i wartościami niematerialnymi m. in. w następującym zakresie:
1. rejestracja nowych środków trwałych
2. wprowadzenie dowodów obrotowych dotyczących zarejestrowanych środków (możliwość utworzenia własnych rodzajów dokumentów)
3. naliczanie amortyzacji dla środków wg ścieżki bilansowej 4. możliwość rejestracji wyników inwentaryzacji środków 5. sporządzanie raportów i zestawień.
Uniwersytet Szczeciński do przeprowadzenia inwentaryzacji środków trwałych i związanych z nimi operacji korzysta z aplikacji Comarch SA " Mobilna Inwentaryzacja", zainstalowanej na przenośnych kolektorach danych, które stosuje się do identyfikacji i liczenia składników na podstawie skanowanych kodów kreskowych. System umożliwia bieżące wprowadzanie wyników spisu, tworzenie dokumentacji spisowej, w tym ustalanie różnic inwentaryzacyjnych.
Licencja na korzystanie z aplikacji stanowi załącznik nr 10 do Polityki (zasad) rachunkowości.
Moduł Gospodarka Magazynowa (GM)
Dzięki elastycznym słownikom towarów, magazynów, dokumentów i obiegów dokumentów moduł jest dostosowany do struktury organizacyjnej uczelni. Podstawowym zadaniem tego modułu jest prowadzenie księgowości w zakresie obrotu magazynowego i dokumentacji magazynowej. Moduł został rozbudowany o szereg funkcji związanych z obsługą procesów logistycznych.
Dokumenty magazynowe są generowane automatycznie na podstawie innych dokumentów (np.
WZ na podstawie faktury). Same zaś stanowią podstawę do dalszych automatycznych generacji dekretów księgowych. W kartotece magazynowej istnieje możliwość przeglądania stanów towarów oraz obrotów w poszczególnych magazynach i lokalizacjach. Ponadto istnieje możliwość obsługi zdalnej określonych rodzajów dokumentów i grup produktów.
Moduł Sprzedaż (SP)
Moduł wspiera wszystkie typy sprzedaży (dostawa krajowa, wewnątrz unijna, trójstronna, export oraz obsługa faktur zaliczkowych, pro forma, czy korygujących itd.) wraz z automatyczną generacją stosownych dokumentów oraz możliwością edycji ich szaty graficznej przy pomocy edytora MS Word. Ponadto oferuje możliwość planowania i zarządzania aktywną polityką sprzedaży, zróżnicowaną w zależności od branży, rynku docelowego czy struktury przedsiębiorstwa. Elementami tej polityki mogą być m.in.:
Grupowanie klientów - wg zdefiniowanych cech,
Limity kredytowe oraz systemy cenników i upustów (przyporządkowane do zdefiniowanych grup klientów, towarów, magazynów),
Kontrola realizacji - zarówno przedmiotowej jak i finansowej.
Moduł Zamówienia
Moduł pozwala na rejestrację zamówień wysłanych do dostawców wraz z możliwością automatycznej generacji i łączenia procesów zachodzących w firmie. Zamówienia tworzone są w oparciu o kompletne parametry obsługi konkretnego kontrahenta (warunki dostawy, warunki handlowe, realizowane kontrakty, zadłużenie, status itd. ). Zamówienia mogą być tworzone ręcznie lub automatycznie (na podstawie wskaźników lub innych dokumentów). Dzięki ścisłej integracji systemu zamówienia można powiązać z ich realizacją przedmiotową (dokumenty magazynowe) i finansową (rozrachunki) oraz harmonogramami realizacyjnymi.
Moduł Controlling
Moduł ten jest stworzony do realizacji funkcji planowania i budżetowania w przedsiębiorstwach działających w warunkach rynkowych.
Istotną zaletą modułu jest możliwość zdefiniowania struktury przedsiębiorstwa oddającej jego
- Analizować całe przedsiębiorstwo jako jedną całość
- Rozdzielić zarządzanie działalnością od zarządzania spółkami - Szeroko definiować głębokość analiz i ich zakres
- Tworzyć wiele elastycznych budżetów, zależnych od planów i bieżących wyników - Analizować rzeczywiste koszty poszczególnych działów, wynagrodzeń, projektów.
1.3. Ochrona ksiąg rachunkowych i dokumentów
Uniwersytet Szczeciński prowadząc księgi rachunkowe przy użyciu systemu komputerowego stosuje odpowiednie procedury i środki chroniące przed zniszczeniem, modyfikacją lub ukryciem zapisu. Ochrona systemu przetwarzania danych odbywa się na zasadach zdefiniowanych w „Instrukcji archiwizacji”, stanowiącej załącznik nr 3 do Zasad (polityki) rachunkowości Uniwersytetu Szczecińskiego. Funkcje ochrony wykonuje Uniwersyteckie Centrum Informatyczne.
Funkcje zabezpieczeń i kontroli pracy w systemie:
Zabezpieczenia
System jest zabezpieczony przed dostępem dla użytkowników nieautoryzowanych na trzech poziomach:
1) Dostępu do bazy. Logowanie do bazy z użyciem identyfikatora i hasła.
2) Dostępu do struktury danych. Dostęp do danych zabezpieczony rolą z hasłem (dostęp do danych możliwy tylko z aplikacji).
Autoryzacja
Użytkownik w systemie Egeria jest autoryzowany za pomocą nazwy użytkownika i hasła.
Hasła nigdy nie są przesyłane ani przetrzymywane w postaci niezakodowanej. Ustalanie dostępu użytkowników do systemu według ich rzeczywistych kompetencji i uprawnień.
Auditing
Dla wszystkich rekordów wprowadzanych w systemie jest zapamiętywany użytkownik, który dany rekord utworzył a także data i godzina wprowadzenia rekordu do bazy. System
zapamiętuje również analogiczne informacje dotyczące ostatniej modyfikacji rekordu. Dane kto i kiedy utworzył, lub zmodyfikował rekord określane są jako informacje audit ingowe.
Archiwizacja Egerii
Wykonywane są kopie bezpieczeństwa danych / zgodnie z instrukcją - załącznikiem nr 3 / poprzez kopiowanie plików oraz przez eksport danych na zewnętrzne taśmy magnetyczne. Tak skopiowane dane przechowywane są w cyklu tygodniowym, tak aby zawsze były dostępne wszystkie kopie z ostatniego tygodnia. Dodatkowo przechowywane są kopie miesięczne i po sporządzeniu sprawozdania finansowego. Operacje archiwizacji wykonywane są zgodnie z obowiązującą „Instrukcją Archiwizacji” i realizowana jest przez Uczelniane Centrum Informatyczne (UCI) Uniwersytetu Szczecińskiego.
W przypadku awarii systemu EGERIA użytkownik zobowiązany jest powiadomić bezpośredniego przełożonego oraz Kierownika UCI o zaistniałym zdarzeniu.
Dowody księgowe przechowywane są w oryginalnej postaci w podziale na okresy sprawozdawcze, z zachowaniem kolejności numeracji. Dokumenty księgowe bieżącego i poprzedniego roku przechowywane są w Dziale Finansowo - Księgowym, natomiast dotyczące wcześniejszych lat przekazywane są do Archiwum, zgodnie z harmonogramem ustalonym w drodze zarządzenia Rektora.
Sprzęt komputerowy wykorzystywany do prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz oryginalne dowody księgowe przechowywane są w wydzielonych pomieszczeniach, niedostępnych dla osób nieupoważnionych, zamykanych na klucze. Po zakończonej pracy klucze oddawane są portierowi.
1.4. Kontrola wewnętrzna
Kontrola wewnętrzna wykonywana jest przez audytora wewnętrznego, który działa na podstawie przepisów Działu I Rozdziału 6 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. Audytor wewnętrzny sporządza Roczny Plan Audytu, kierując się wynikami opracowanej analizy ryzyka, przedkłada Rektorowi a następnie przesyła do Ministerstwa Finansów celem akceptacji. Realizacja Planu Audytu prezentowana jest w rocznym sprawozdaniu, które audytor wewnętrzny przedkłada Rektorowi a następnie przekazuje do
Rewident Zakładowy sporządza Roczny Plan Kontroli Wewnętrznej, realizując tym samym tzw.
kontrolę funkcjonalną sprawowaną przez Kanclerza Uniwersytetu Szczecińskiego. Realizacja Planu Kontroli potwierdzana jest sporządzonymi protokołami z każdej przeprowadzonej kontroli. Protokoły otrzymują Rektor - Prorektor / wg właściwości organizacyjnej / Kanclerz, Kwestor oraz kierownik kontrolowanej jednostki.
Rozdział 2
INWENTARYZACJA
2.1. Metody inwentaryzacji składników majątkowych
Celem inwentaryzacji jest ustalenie faktycznego stanu aktywów i pasywów a następnie:
• porównanie stanów wynikających z ewidencji ze stanem rzeczywistym - doprowadzenie do zgodności w księgach rachunkowych ze stanem aktualnym,
• rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone im mienie i środki pieniężne oraz papiery wartościowe w przypadku wykazania niedoborów lub przyjęcie na stan wykazanych nadwyżek,
• dokonanie oceny przydatności składników rzeczowych dla Uniwersytetu Szczecińskiego,
• przeciwdziałanie nieprawidłowościom w gospodarowaniu majątkiem uczelni.
W zależności od rodzajów inwentaryzowanych składników, inwentaryzację w Uniwersytecie Szczecińskim przeprowadza się następującymi metodami:
• spisu z natury,
• potwierdzenia sald z kontrahentami,
• weryfikacji zgodności stanów i zapisów z dokumentacją.
Ujawnione w toku inwentaryzacji różnice podlegają wyjaśnieniu i odpowiedniemu ujęciu w księgach rachunkowych. Rozliczenia inwentaryzacji składników majątku dokonuje Dział Ewidencji Majątku.
Uregulowania w sprawie inwentaryzacji składników majątkowych Uniwersytetu Szczecińskiego zostały szczegółowo przedstawione w Instrukcji inwentaryzacyjnej, stanowiącej załącznik nr 11 do Zasad (polityki) rachunkowości Uniwersytetu Szczecińskiego.
2.2. Terminy i częstotliwość inwentaryzowania składników majątku Uniwersytetu Szczecińskiego
Dla objęcia spisem wszystkich pól spisowych i prawidłowego przeprowadzenia inwentaryzacji w Uniwersytecie Szczecińskim ustala się czteroletni plan inwentaryzacji wszystkich składników majątkowych, zatwierdzany przez JM Rektora Uniwersytetu Szczecińskiego. Na podstawie planu inwentaryzacji sporządzany jest harmonogram roczny, zatwierdzany przez Kanclerza uczelni.
Środki trwałe, jeżeli znajdują się na terenie strzeżonym jednostki, inwentaryzuje się raz na cztery lata, w dowolnym okresie roku.
Składniki majątku objęte ewidencją ilościowo - wartościową, znajdujące się na terenie strzeżonym jednostki inwentaryzuje się raz na dwa lata, w dowolnym okresie roku.
Zapasy materiałów, towarów, środków trwałych, składników obcych i pozostałych inwentaryzuje się w okresie od 1 października każdego roku do 15 stycznia każdego następnego roku obrotowego.
Zapasy, które na skutek sezonowości zaopatrzenia mają najniższy stan w innym okresie niż w ostatnim kwartale roku obrotowego wykazywane są w miesiącu, w którym wykazują najniższy stan.
Niezależnie od ustalonego czteroletniego planu, inwentaryzację przeprowadza się:
• w dowolnym czasie i bez zapowiedzi na wniosek Kanclerza uczelni lub na żądanie innych uprawnionych organów,
• przy zmianie osoby materialnie odpowiedzialnej za powierzone składniki majątku,
• w momencie likwidacji jednostki.
Dodatkowo gotówkę w kasie inwentaryzuje się zgodnie z „Instrukcją kasową” na koniec miesiąca przez Kierownika Działu Finansowo - Księgowego, w przypadku gdy wystąpiły obroty kasowe. Obrót kasowy w Uniwersytecie Szczecińskim jest ograniczony do wypłat incydentalnych.
Rozdział 3
WYCENA AKTYWÓW I PASYWÓW
3.1. Wycena aktywów i pasywów w walutach obcych - różnice kursowe
Uniwersytet Szczeciński stosuje rachunkową metodę ustalania różnic kursowych. O wyborze metody został powiadomiony pisemnie Zachodniopomorski Urząd Skarbowy w Szczecinie / zał.
23 /.
Uczelnia uwzględnia wszystkie różnice kursowe, które są zaewidencjonowane w prowadzonych księgach rachunkowych. W księgach rachunkowych różnice kursowe ustala się zgodnie z zasadami określonymi w art. 30 ustawy o rachunkowości. W takcie roku wyrażane w walutach obcych operacje gospodarcze ujmuje się na dzień ich przeprowadzania, stosownie do art. 30 ust.
tej ustawy, po kursie:
a) faktycznie zastosowanym w tym dniu, wynikającym z charakteru operacji - w przypadku sprzedaży lub kupna walut oraz należności lub zobowiązań,
b) średnim ogłoszonym dla danej waluty przez NBP z dnia poprzedzającego ten dzień - w przypadku zapłaty należności lub zobowiązań, jeżeli nie jest zasadne zastosowanie kursu, o którym mowa w pkt a), a także w przypadku pozostałych operacji.
Na dzień bilansowy wycena dokonywana jest według zasad określonych w art. 30 ust. 1 ustawy o rachunkowości.
3.2. Aktywa Uniwersytetu Szczecińskiego
Aktywa Uniwersytetu Szczecińskiego to kontrolowane przez uczelnię zasoby majątkowe o wiarygodnie określonej wartości, powstałe w wyniku przeszłych zdarzeń, które spowodują w przyszłości wpływ korzyści ekonomicznych.
Aktywa trwałe to aktywa Uniwersytetu Szczecińskiego, które nie są zaliczane do aktywów obrotowych w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt. 18 ustawy o rachunkowości. Aktywa trwałe obejmują:
• rzeczowe aktywa trwałe (środki trwałe, środki trwałe w budowie),
• wartości niematerialne i prawne,
Aktywa obrotowe to aktywa o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności do 12 miesięcy w szczególności aktywa rzeczowe, aktywa finansowe i należności krótkoterminowe.
3.2,1. Zasady ewidencji środków trwałych
Środki trwale ewidencjonuje się w Dziale Ewidencji Majątku metodą ilościowo - wartościową, zgodnie z Klasyfikacją Środków Trwałych (rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 03 października 2016 r., Dz. U. z 2016, poz. 1864).
Środki trwałe to rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki. Do środków trwałych zalicza się w szczególności nieruchomości, maszyny, urządzenia oraz środki transportu.
Środki trwałe o okresie używania poniżej roku ewidencjonowane są przez jednostki organizacyjne Uniwersytetu Szczecińskiego w „Zeszytach ilościowych”, przy jednoczesnym potwierdzeniu prowadzonej ewidencji w Dziale Ewidencji Majątku.
Ewidencja w „Zeszytach ilościowych” prowadzona jest także dla książek zakupionych ze środków finansowych przeznaczonych między innymi na badania statutowe i granty.
Zeszyty ilościowe (numerowane w Dziale Ewidencji Majątku) prowadzone są przez osoby materialnie odpowiedzialne za majątek jednostki organizacyjnej. W trakcie przeprowadzanej inwentaryzacji okresowej „Zeszyty ilościowe” należy przedstawić do kontroli, natomiast w trakcie inwentaryzacji zdawczo - odbiorczej „Zeszyty ilościowe” należy przekazać osobie przyjmującej środki trwałe na stan.
Do grupy majątku trwałego zaliczane są również zbiory biblioteczne, których ewidencja prowadzona jest w Bibliotece Głównej według zasad określonych w rozporządzeniu Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 29 października 2008 r. z sprawie sposobu ewidencji materiałów bibliotecznych (Dz. U. nr 205, poz. 1283). W systemie ERP Egeria księgozbiór ewidencjonowany jest wyłącznie wartościowo w kwotach zbiorczych na kontach 018 i 079 na
podstawie zestawień przekazanych do Działu Ewidencji Majątku przez Dyrektora Biblioteki Głównej.
Ewidencję środków trwałych prowadzi się w ich wartości początkowej. Za wartość początkową środków trwałych uważa się:
• w przypadku nabycia - rzeczywistą cenę ich nabycia - wartość brutto,
• w przypadku wytworzenia we własnym zakresie - koszt wytworzenia,
• w przypadku nieodpłatnego przejęcia od skarbu Państwa oraz innych podmiotów - wartość określoną w dokumentacji przekazania,
• w przypadku pozyskania w drodze darowizny lub inny nieodpłatny sposób, wartość rynkową ustaloną na ten dzień, chyba, że umowa darowizny albo umowa o nieodpłatnym przekazaniu określa tę wartość w niższej wysokości.
Środki trwałe o wartości jednostkowej do 10 000 zł oraz zbiory biblioteczne bez względu na wartość zaliczane są do odpowiedniego rodzaju działalności i ewidencjonowane na koncie księgowym 411.
Środki trwałe o wartości jednostkowej powyżej 10 000 zł ewidencjonowane są na koncie księgowym 083.
Na dzień bilansowy środki trwałe wycenia się według cen nabycia lub kosztów wytworzenia, pomniejszonych o odpisy umorzeniowe.
3.2.2. Zasady ewidencji wartości niematerialnych i prawnych
Za wartości niematerialne i prawne uważa się nabyte przez jednostkę prawa majątkowe nadające się do gospodarczego wykorzystania, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok.
Ewidencję wartości niematerialnych i prawnych prowadzi się w wartości początkowej.
Na dzień bilansowy wartości niematerialne i prawne wycenia się według cen nabycia lub kosztów wytworzenia, pomniejszonych o odpisy umorzeniowe.
3.2.3. Ewidencja środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych zakupionych w ramach badań naukowych i projektów.
Zgodnie z art. 411 ust. 2 ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce, środki trwałe, w tym aparatura naukowo - badawcza oraz wartości niematerialne i prawne podlegają amortyzacji na zasadach ogólnych.
Wartość dowodu OT księgowana jest następująco:
Konto 011 lub odpowiednio 024 po stronie Winien Konto 071 lub odpowiednio 078 po stronie Ma.
Środki trwałe i wartości niematerialne i prawne zakupione w ramach zadań inwestycyjnych ewidencjonowane są na koncie 083 - „koszt budowy oraz nabycia środków trwałych” w cenie nabycia, bez względu na wartość początkową. Księgowania dokonywane są na podstawie dowodu OT sporządzonego przez Koordynatora projektu, Kierownika Działu Administracyjno - Technicznego lub osobę materialnie odpowiedzialną za majątek trwały jednostki.
3.2.4. Amortyzacja i umorzenie środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych
Odpisów amortyzacyjnych i umorzeniowych dokonuje się metodą liniową z zastosowaniem górnych stawek określonych w przepisach podatkowych. Stawkę umorzeniową ustala się na dzień przyjęcia środka trwałego do używania.
Odpisów amortyzacyjnych i umorzeniowych dokonuje się w równych ratach, co miesiąc, poczynając od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym środek trwały lub wartość niematerialną i prawną przyjęto do używania, do końca tego miesiąca, w którym następuje zrównanie sumy odpisów amortyzacyjnych z jego wartością brutto lub w którym został postawiony w stan likwidacji, zbyty lub stwierdzono niedobór.
Odpisów amortyzacyjnych i umorzeniowych dla środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych o wartości jednostkowej do 10 000 zł dokonuje się w 100 % w momencie zakupu.
Nisko cenne środki trwałe, wyposażenie lub inne zakupywane przedmioty w ramach projektów unijnych o wartości zakupu poniżej 10 000 zł o przewidywalnym okresie użytkowania powyżej
1 roku - istotne z punktu widzenia zachowania wskaźników projektu lub z uwagi na dużą ilość zakupywanych przedmiotów w ramach projektu unijnego i skale wartości zakupów łącznych, mogą być przyjmowane na dowód OT - pomimo, że są umarzane w 100% w momencie zakupu.
Sposób taki zapewnia zachowanie wzmożonego nadzoru nad tymi składnikami majątku, które mogą podlegać kontroli zewnętrznej instytucji finansujących lub audytowi zewnętrznemu.
Budynki i lokale oraz obiekty inżynierii lądowej i wodnej podlegają wyłącznie umorzeniu.
3.2.5. Środki trwałe w budowie
Środki trwałe w budowie to zaliczane do aktywów trwałych środki trwałe powstające w trakcie zadania inwestycyjnego (w tym zakup pierwszego wyposażenia obiektu), montażu lub ulepszenia istniejącego już środka trwałego.
Jeżeli środki trwałe uległy ulepszeniu w wyniku przebudowy, rozbudowy, rekonstrukcji, adaptacji lub modernizacji, wartość początkową tych środków powiększa się o sumę wydatków na ich ulepszenie.
Rozliczenie koszów robót budowlano - montażowych powinno nastąpić pod datą przyjęcia do używania składników majątkowych powstałych w wyniku budowy, nie później niż pod datą zakończenia zadania. Podstawę przyjęcia do używania stanowi protokół końcowy inwestycji a w przypadku budynków i budowli decyzja Inspektoratu Nadzoru Budowlanego o dopuszczeniu do używania.
Środki trwałe w budowie, która nie przyniosła oczekiwanego efektu gospodarczego księgowane są w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych na podstawie decyzji Rektora uczelni o zaniechaniu dalszej realizacji.
Środki trwałe w budowie wycenia się na dzień bilansowy w wysokości ogółu kosztów pozostających w bezpośrednim związku z ich nabyciem lub wytworzeniem.
3.2.6. Długoterminowe aktywa finansowe
Nabyte lub powstałe długoterminowe aktywa finansowe wykazuje się w cenie nabycia, skorygowanej o trwałą utratę ich wartości.
Na dzień bilansowy dokonuje się odpisów aktualizujących finansowy majątek trwały w ciężar kosztów finansowych a także po stronie Ma konta księgowego 073.
3.2.7. Środki pieniężne i rachunki bankowe oraz inne krótkoterminowe aktywa finansowe
Do krótkoterminowych aktywów finansowych zalicza się aktywa pieniężne rozumiane jako krajowe środki płatnicze, waluty obce i dewizy oraz płatne i wymagalne do zbycia w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego lub daty nabycia instrumenty kapitałowe takie jak udziały, akcje i inne instrumenty krótkoterminowe.
Szczegółowe zasady obsługi kasowej Uniwersytetu Szczecińskiego reguluje „Instrukcja kasowa”, stanowiąca załącznik nr 12 do Zasad (polityki) rachunkowości Uniwersytetu Szczecińskiego.
W ciągu roku obrotowego i na dzień bilansowy środki pieniężne w walucie polskiej wykazuje się w wartości nominalnej. W przypadku środków zgromadzonych na rachunkach bankowych, wartość nominalna obejmuje odsetki doliczone przez bank.
Krótkoterminowe aktywa finansowe przeznaczone do obrotu wykazywane w walucie polskiej, na dzień bilansowy wyceniane są według ceny nabycia albo według ceny (wartości) rynkowej - w zależności od tego, która cena jest niższa.
3.2.8. Należności Uniwersytetu Szczecińskiego
Należności i roszczenia w momencie powstania wykazuje się w księgach rachunkowych w wartości nominalnej.
Na dzień bilansowy należności, w tym również z tytułu pożyczek, wycenia się w kwocie wymaganej zapłaty. Inwentaryzacja należności dokonywana jest zgodnie z Uchwałą nr 9/2019 Komitetu Standardów Rachunkowości z dnia 9 lipca 2019 r. w sprawie przyjęcia stanowiska Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie rozrachunków z kontrahentami, stanowiącą załącznik do Komunikatu Ministra Finansów z dnia 01 sierpnia 2019 r. (poz. 83).
Uniwersytet Szczeciński dochodzi odsetek ustawowych z tytułu zwłoki w zapłacie należności od kontrahentów i studentów w kwotach łącznych wynoszących co najmniej 10 zł.
Na dzień bilansowy Uniwersytet Szczeciński dokonuje odpisu aktualizującego wartość należności (strona MA konta 280), w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych dla należności przeterminowanych powyżej 1 roku w wysokości 100% ich wartości.
Uniwersytet Szczeciński dokonuje odpisów w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych drobnych sald należności, których koszt dochodzenia na drodze postępowania sądowego będzie wyższy niż cała należność główna. Podstawę dokonania odpisu stanowi każdorazowo sporządzony protokół podpisany przez Radcę Prawnego Uniwersytetu Szczecińskiego wraz z decyzją Rektora, Prorektora właściwego ds. finansów lub Kanclerza.
Spłata zadłużenia na dobro Uniwersytetu Szczecińskiego zaliczana jest w następującej kolejności:
• odsetki za zwłokę i inne,
• należność główna.
Należności od studentów
Zgodnie z zapisem art. 42 ustawy o finansach publicznych należności mogą być odraczane, rozkładane na raty lub umarzane jedynie w szczególnie uzasadnionych przypadkach, wymagających akceptacji Rektora, Prorektora właściwego ds. finansów lub Kanclerza.
Salda rozrachunków ze studentami, słuchaczami studiów podyplomowych oraz uczestnikami kursów specjalnych / należności z tytułu opłat za usługi edukacyjne / potwierdza Prorektor właściwy ds. finansów lub Dziekan / kierownik / właściwej jednostki organizacyjnej.
W bilansie wykazuje się należności zgodnie z art. 28 ustawy o rachunkowości, pomniejszone o odpis aktualizujący ich wartość. Należności, których termin płatności upłynął z końcem roku a nie zostały uregulowane do dnia zamknięcia ksiąg rachunkowych są w pełni objęte odpisem
3.2.9. Zapasy
Zapasy ewidencjonowane są na kontach zespołu 3 w cenie zakupu w wartości brutto. Rozchody z Magazynu wycenia się według metody FIFO. Zakupy materiałów, towarów i usług objęte są rozliczeniem zakupu (konto 301). Konto rozliczenie zakupu służy wyłącznie do ewidencjonowania przychodów dostaw materiałów i towarów do magazynu głównego US, do składów opału oraz magazynów pomocniczych / bez zakupu aktywów trwałych L Wydanie materiału z magazynu księgowane jest na koncie 411 - zużycie materiałów oraz na odpowiedni rodzaj działalności. Na dzień bilansowy zapasy rzeczowych składników majątku obrotowego wycenia się według ceny nabycia lub kosztów wytworzenia. Wyroby gotowe dotyczą Wydawnictwa Naukowego i ewidencjonowane są na koncie księgowym 601 w wartości netto.
Produkty gotowe podlegają corocznej aktualizacji do wartości 1 zł (słownie: jeden zł), z wyłączeniem produktów gotowych przyjętych w danym roku obrotowym.
Wartość aktualizacji księgowana jest na koncie księgowym 761 - pozostałe koszty operacyjne.
3.2.10. Rozliczenia międzyokresowe kosztów czynne
W Uniwersytecie Szczecińskim nie tworzy się rozliczeń międzyokresowych kosztów czynnych.
Dokonane płatności stanowią koszt tego roku, w którym zostały poniesione.
Ponoszone w uczelni koszty opłaconych z góry ubezpieczeń, prenumerat czasopism, opłat za dostęp do elektronicznych baz danych i innych opłat zapłaconych z góry obciążają koszty roku bieżącego, w którym dokonano zapłaty.
3.3. Pasywa Uniwersytetu Szczecińskiego
Pasywa to równowartość źródeł finansowania zaangażowanych w majątek uczelni. Pasywa Uniwersytetu Szczecińskiego obejmują:
• fundusz zasadniczy,
• zobowiązania i rezerwy na zobowiązania.
3.3.1. Fundusz zasadniczy Uniwersytetu Szczecińskiego
Fundusz zasadniczy uczelni tworzony jest zgodnie z art. 409 ustawy prawo o szkolnictwie wyższym. Ewidencja prowadzona jest na koncie księgowym 801.
Zysk netto przeznacza się na zwiększenie funduszu zasadniczego, natomiast stratę netto pokrywa się z funduszu zasadniczego.
Ustalony stan funduszu zasadniczego na dzień bilansowy jest jednocześnie stanem początkowym następnego roku obrotowego.
3.3.2. Zobowiązania Uniwersytetu Szczecińskiego
Na dzień bilansowy zobowiązania wycenia się w kwocie wymagającej zapłaty. Inwentaryzacja zobowiązań dokonywana jest w oparciu o zasady wskazane w punkcie 3.2.8.
Przeterminowane zobowiązania wobec pracowników uczelni zatrudnionych na podstawie umowy o pracę księgowane są na koncie pozostałych przychodów operacyjnych po upływie 3 lat od daty postawienia wynagrodzenia do dyspozycji.
Przeterminowane zobowiązania wynikające z zawartych umów cywilnoprawnych a także przeterminowane zobowiązania wobec kontrahentów Uniwersytetu Szczecińskiego księgowane są na koncie pozostałych przychodów operacyjnych po upływie 3 lat od daty powstania.
Nieodebrane przez studentów i doktorantów nadpłaty z tytułu zamieszkiwania w akademikach - w okresie przekraczającym 3 lata zwiększają pozostałe przychody operacyjne uczelni.
3.3.3. Rezerwy na zobowiązania i bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów
Rezerwy tworzone są na pewne lub o dużym stopniu prawdopodobieństwa przyszłe zobowiązania, których kwotę można wiarygodnie oszacować, a w szczególności na straty z transakcji gospodarczych w toku, w tym z tytułu udzielonych gwarancji, poręczeń, skutków toczącego się postępowania sądowego.
Rezerwy zalicza się do pozostałych kosztów operacyjnych, kosztów finansowych lub strat nadzwyczajnych, zależnie od okoliczności, z którymi przyszłe zobowiązania się wiążą.
Rezerwy na świadczenia pracownicze
Uniwersytet Szczeciński tworzy rezerwy na świadczenia pracownicze zgodnie z art. 39 ust. 2 pkt 2 ustawy o rachunkowości w zakresie odpraw emerytalnych i rentowych oraz nagród jubileuszowych. Podstawę do ujęcia w księgach rachunkowych stanowi raport aktuarialny, sporządzony według stanu zatrudnienia pracowników oraz wypłaconych wynagrodzeń na 31 grudnia zakończonego roku kalendarzowego.
Ewidencja rezerw na świadczenia pracownicze prowadzona jest na koncie księgowym 647.
3.3.4. Zobowiązania długoterminowe i krótkoterminowe
Zobowiązania długoterminowe Uniwersytetu Szczecińskiego dotyczą zobowiązań o okresie wymagalności dłuższym niż 12 miesięcy od dnia bilansowego.
Zobowiązania krótkoterminowe Uniwersytetu Szczecińskiego dotyczą zobowiązań o okresie wymagalności do 12 miesięcy od dnia bilansowego.
Na dzień bilansowy zobowiązania wykazuje się kwocie wymagającej zapłaty.
3.3.5. Fundusze specjalne
Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych tworzony jest na podstawie art. 144 ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce z uwzględnieniem art. 262 ustawy Przepisy wprowadzające ustawę - Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz. U. 2018, poz. 1669). Ewidencja prowadzona jest na koncie księgowym 851.
Wysokość odpisu na jednego byłego pracownika uczelni będącego emerytem lub rencistą ustalana jest zgodnie z art. 144 ust. 3 ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce.
Zasady gospodarowania zakładowym funduszem świadczeń socjalnych określa Rektor Uniwersytetu Szczecińskiego w drodze zarządzenia.
Ustalony stan zakładowego funduszu świadczeń socjalnych na dzień bilansowy jest jednocześnie stanem początkowym następnego roku obrotowego.
Fundusz Stypendialny tworzony jest na podstawie art. 412 ustawy prawo o szkolnictwie wyższym i nauce. Ewidencja prowadzona jest na koncie księgowym 853.
Fundusz Wsparcia Osób Niepełnosprawnych tworzony jest na podstawie art. 415 ustawy prawo o szkolnictwie wyższym i nauce. Ewidencja prowadzona jest na koncie księgowym 855.
Zasady gospodarowania Funduszem Stypendialnym określa Rektor Uniwersytetu Szczecińskiego w drodze zarządzenia.
Środki finansowe z dotacji na Fundusz Stypendialny oraz Fundusz Wsparcia Osób Niepełnosprawnych gromadzone są na wyodrębnionych rachunkach bankowych, których obsługę od stycznia 2020 r. prowadzi Bank Gospodarstwa Krajowego.
Ustalony na dzień bilansowy stan Funduszu Stypendialnego oraz Funduszu Wsparcia Osób Niepełnosprawnych jest jednocześnie stanem początkowym następnego roku obrotowego.
3.3,6, Rozliczenia międzyokresowe przychodów
Na podstawie przepisów art. 41 ustawy o rachunkowości rozliczenia międzyokresowe przychodów na dzień bilansowy stanowią równowartość otrzymanych lub należnych środków z tytułu świadczeń, których wykonanie nastąpi w kolejnych okresach rozliczeniowych.
W Uniwersytecie Szczecińskim rozliczenia międzyokresowe przychodów stanowią w szczególności:
1. Opłaty za świadczone usługi edukacyjne pobierane od studentów oraz słuchaczy przeznaczone na pokrycie kosztów kształcenia w kolejnych okresach / latach.
Szczegółowe zasady zawiera załącznik nr 2 do Zasad (polityki) rachunkowości Uniwersytetu Szczecińskiego.
2. Opłaty dokonywane przez uczestników konferencji, jeżeli konferencja, której dotyczą odbędzie się w następnym okresie sprawozdawczym.
3. Otrzymane środki finansowe oraz dofinansowania na zadania, których realizacja nastąpi w
4. Środki finansowe otrzymane w związku z realizacją grantów, prac międzynarodowych oraz projektów europejskich o charakterze edukacyjnym, do momentu zakończenia i rozliczenia pracy badawczej lub projektu.
5. Środki finansowe otrzymane na sfinansowanie nabycia lub wytworzenia środków trwałych, w tym także środków trwałych w budowie, do momentu zakończenia i rozliczenia zadania inwestycyjnego.
6. Odsetki od środków zgromadzonych na wyodrębnionych rachunkach bankowych, jeżeli z umowy wynika, że pozostają do dyspozycji dysponenta tych środków.
Ewidencja rozliczeń międzyokresowych przychodów prowadzona jest na koncie księgowym 842 dla środków finansowych przeznaczonych na inwestycje oraz na koncie księgowym 840 dla pozostałych środków finansowych.
Rozdział 4
PRZYCHODY UNIWERSYTETU SZCZECIŃSKIEGO
4.1. Przychody z budżetu państwa
Podstawowe źródło finansowania działalności uczelni stanowi subwencja z budżetu państwa z przeznaczeniem na utrzymanie i rozwój potencjału dydaktycznego i badawczego. Otrzymywana subwencja ewidencjonowana jest na koncie księgowym 762 oraz gromadzona na wyodrębnionym rachunku bankowym, którego obsługę od stycznia 2020 r. prowadzi Bank Gospodarstwa Krajowego.
Z budżetu państwa uczelnia otrzymuje również środki finansowe na:
• świadczenia wypłacane w ramach funduszu stypendialnego,
• zadania związane z zapewnieniem osobom niepełnosprawnym warunków do pełnego udziału w procesie kształcenia,
• programy i przedsięwzięcia ustanawiane przez ministra,
• zadania finansowane przez Narodowe Centrum Nauki oraz Narodowe Centrum Badań i Rozwoju,
• inwestycje,
• utrzymanie aparatury naukowo - badawczej,
• środki finansowe na dofinansowanie zadań proj akościowych polegaj ących na finansowaniu zwiększenia wysokości stypendiów doktoranckich dla 30% najlepszych doktorantów do dnia 31 grudnia 2023 r. (art. 238 ust. 2 pkt 2 ustawy Przepisy wprowadzające ustawę - Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce).
4.2. Przychody własne Uniwersytetu Szczecińskiego
Pozostałe przychody działalności uczelni stanowią:
• opłaty za świadczone usługi edukacyjne pobierane za:
»kształcenie na studiach niestacjonarnych,
- powtarzanie określonych zajęć z powodu niezadowalających wyników w nauce, - prowadzenie studiów podyplomowych oraz kursów dokształcających,
- opłaty za kształcenie osób nie będących obywatelami polskimi,
• opłaty za postępowanie związane z przyjęciem na studia,
• jednorazowe opłaty za wydanie dyplomu, legitymacji, świadectwa itp.,
• wpływy za wynajem pomieszczeń i udostępnianie innych składników majątkowych,
• opłaty za korzystanie z domów studenckich,
• wpływy z tytułu prowadzenia przewodów doktorskich,
• opłaty za konferencje i zjazdy,
• wpływy ze sprzedaży własnych wydawnictw i skryptów,
• wpływy ze sprzedaży pozostałych usług dydaktycznych,
• dofinansowania,
• opłaty za korzystanie z mieszkań zakładowych oraz Asystenckiego Domu Mieszkalnego,
• opłaty za badania i ekspertyzy zlecone.
4.3. Środki finansowe na realizację projektów o charakterze edukacyjnym
Środki finansowe przyznane jako płatności oraz dotacje celowe w ramach programów operacyjnych finansowanych z udziałem środków europejskich oraz innych środków pochodzących ze źródeł zagranicznych na podstawie wniosku o płatność, rozliczane są bieżąco lub w roku obrotowym, w którym następuje zakończenie projektu / zgodnie z warunkami zawartej umowy /.
Jeżeli otrzymane środki finansowe przeznaczone zostały na zakup środków trwałych, z chwilą przyjęcia na stan środka trwałego następuje stopniowe lub jednorazowe jej rozliczanie równolegle do dokonywanych odpisów amortyzacyjnych - zwiększenie pozostałych przychodów operacyjnych.
Środki finansowe dotyczące poszczególnych projektów gromadzone są na wyodrębnionych rachunkach bankowych na podstawie prowadzonej ewidencji księgowej - jeśli wymagają tego warunki zawartej umowy lub wytyczne ramowe projektu.
4.4. Środki finansowe na realizację projektów o charakterze badawczym
Działalność badawcza Uniwersytetu Szczecińskiego obejmuje całokształt badań naukowych oraz prac rozwojowych podejmowanych w celu zdobycia nowej wiedzy oraz umiejętności oraz wykorzystanie tych zasobów wiedzy do tworzenia nowych zastosowań.
Wpływy środków finansowych z Narodowego Centrum Nauki oraz Narodowego Centrum Badań i Rozwoju na realizację projektów badawczych (grantów), rozliczane są jako przychód roku obrotowego w którym następuje zamknięcie projektu.
Wpływy środków finansowych pochodzące ze źródeł zagranicznych na realizację projektów międzynarodowych, stanowią przychód roku obrotowego, w którym następuje zamknięcie projektu, chyba że zawarte umowy stanowią inaczej.
Wpływy środków finansowych pochodzące ze sprzedaży pozostałych prac i usług badawczych wykonywanych na podstawie umów zawartych z krajowymi i zagranicznymi podmiotami gospodarczymi, osobami fizycznymi lub innymi podmiotami, stanowią przychód w momencie Otrzymania.
Jeżeli otrzymane środki finansowe zostały przeznaczone na zakup środków trwałych, z chwilą przyjęcia na stan środka trwałego następuje stopniowe lub jednorazowe jej rozliczanie równolegle do dokonywanych odpisów amortyzacyjnych - zwiększenie pozostałych przychodów operacyjnych.
4.5. Dotacje na zadania inwestycyjne
Uniwersytet Szczeciński otrzymuje z budżetu państwa dotacje celowe na finansowanie lub dofinansowanie kosztów realizacji zadań inwestycyjnych, w szczególności:
• kosztów opracowania dokumentacji projektowej,
• kosztów realizacji inwestycji budowlanych oraz innych zmian w obiektach budowlanych,
• zakupu środków trwałych bez względu na ich wartość, jeżeli stanowią pierwsze wyposażenie obiektu budowlanego.
Uniwersytet Szczeciński pozyskuje również dotacje z innych źródeł zewnętrznych, w tym ze środków unijnych na realizację projektów inwestycyjnych dotyczących zakupu środków trwałych, budowę (wytworzenie) środków trwałych, ulepszenie środków trwałych lub nabycie praw majątkowych.
Tryb finansowania projektu inwestycyjnego szczegółowo reguluje umowa o dofinansowanie, ustalająca źródła jego finansowania, sposób finansowania projektu oraz formę i tryb składania wniosków o płatności zaliczkowe i końcowe.
Równowartość sfinansowanych z dotacji zakończonych i oddanych do użytkowania inwestycji budowlanych stanowi zwiększenie funduszu zasadniczego.
