• Nie Znaleziono Wyników

KODEKS POSTĘPOWANIA ZAWODOWEGO I ETYKI

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2022

Share "KODEKS POSTĘPOWANIA ZAWODOWEGO I ETYKI"

Copied!
31
0
0

Pełen tekst

(1)

KODEKS

POSTĘPOWANIA

ZAWODOWEGO

I ETYKI

(2)

Spis treści

Wiadomość od dyrektora generalnego

Davida Craiga 3

Nasze wartości 4

Globalny kodeks 5

Nasze obowiązki 6

Odpowiedzialność dla każdego 6

Obowiązki liderów 6

Podejmowanie decyzji natury etycznej 7

Szukanie pomocy 8

Ochrona poufności i zakaz działań odwetowych 8

Proces dochodzeniowy 8

Zastrzeżenia prawne 8

Szukanie pomocy: Pomocne dane kontaktowe 8

Nasi pracownicy 9

Zapewnianie równych szans 9

Promowanie szacunku w miejscu pracy 9

Działania antydyskryminacyjne 9

Różnorodność i integracja 11

Utrzymywanie bezpiecznych i zdrowych miejsc pracy 11

Prowadzenie działalności

z poszanowaniem zasad uczciwości 13

Znaczenie uczciwości 13

Rozpoznawanie i unikanie konfliktów interesów 13 Uczciwe i sprawiedliwe postępowanie 15

Działania na globalnych rynkach 15

- Łapownictwo i płatności o charakterze korupcyjnym - Prezenty i osobiste korzyści

- Sankcje, embarga i przepisy kontroli eksportu - Przeciwdziałanie praniu pieniędzy

Nasze zasoby i informacje 19

Poszanowanie posiadanej własności

intelektualnej i innych 19

Ochrona informacji poufnychi prywatność danych 20 Odpowiedzialne wykorzystywanie informacji

i systemów komunikacyjnych 22

Ochrona zasobów 23

Nasze środki kontroli 24

Prawidłowa ewidencja finansowa 24

Zarządzanie danymi 25

Autoryzacja kontraktów 26

Media i korzystanie z mediów społecznościowych

w sposób odpowiedzialny 26

Nasze społeczności 28

Bycie odpowiedzialnym członkiem społeczności

korporacyjnej 28

Udział w rozwoju naszych społeczności 29 Uczestnictwo w grupach rządowych, politycznych

i religijnych 29

Informacje prawne 30

Spis treści

(3)

Wiadomość od dyrektora generalnego Davida Craiga

Wiadomość od dyrektora generalnego Davida Craiga

Oto kodeks postępowania zawodowego i etyki firmy Refinitiv.

Refinitiv to nowa firma, lecz oparta na 167-letniej historii zaufania i uczciwości, która wspiera rozwój i ewolucję

współczesnej branży finansowej wartej 5 bilionów dolarów. Kontynuacja tej

spuścizny należy do każdego z nas, a ten kodeks ma za zadanie w tym pomóc.

Każdy z nas jest zobowiązany do zapoznania się z Kodeksem i przyczyniania się do utrzymywania zawartych w nim

standardów. Jednakże oznacza to dużo więcej niż po prostu odhaczanie kolejnych punktów. Jest to osobiste i zawodowe zaangażowanie na rzecz utrzymania najwyższych standardów prowadzenia wewnętrznej współpracy, relacji z naszymi klientami i obchodzenia się z zasobami.

Kodeks pomaga nam pracować z naszymi współpracownikami z Refinitiv w sposób wspierający różnorodność i wrażliwość na potrzeby i uczucia innych. Zapewnia on, że nasze kontakty z klientami są wyraźnie zgodne z przepisami prawa i są w najlepszym interesie klientów oraz globalnej społeczności finansowej. Kodeks stawia przed nami wyzwanie do walki z łapówkami i innymi nadużyciami finansowymi wszędzie tam, gdzie je wykryjemy.

Kierujemy się nim podczas zabezpieczania zasobów firmy, naszych klientów, dostawców oraz środowiska, w którym żyjemy.

Zobowiązuje on nas do ochrony praw człowieka i praw pracowników wszędzie, gdzie prowadzimy działalność. Zachęca nas do

współpracy ze współpracownikami i partnerami nad wspieraniem lokalnych społeczności i inspiruje działania charytatywne.

Nasze codzienne działania są oczywiście bardzo ważne dla naszej firmy, ale też sposób wykonywania naszej pracy jest równie istotny. Proszę zapoznać się z kodeksem, aby zrozumieć swoje zobowiązania i dowiedzieć się, gdzie uzyskać wskazówki i pomoc.

(4)

Nasze wartości

Nasze wartości Refinitiv opisują nasze codzienne działania, reprezentowane zachowania i sposoby pracy oraz

występowania w relacjach wewnętrznych i zewnętrznych. Wszystkie one

służą naszym klientom, partnerom i pracownikom, a także stymulują nasze cele, misję i strategię.

Bądźmy otwarci. Ufajmy sobie nawzajem.

1. Działamy w sposób uczciwy i niezależny. Robimy to, co jest najlepsze dla firmy i naszych klientów.

2. Wykazujemy ciekawość. Aktywnie poszukujemy różnorodnych pomysłów i perspektyw.

3. Wspieramy i szanujemy siebie nawzajem. Tworzymy i przyjmujemy konstruktywne wyzwania pozwalające na osiągniecie lepszych wyników.

Zachowajmy koncentrację. Przejmijmy odpowiedzialność za działania.

1. Bierzemy odpowiedzialność i dostarczamy oczekiwanych wyników. Zobowiązujemy się, by robić to, o czym mówimy.

2. Rozumiemy, jak możemy pomóc. W sposób zamierzony i celowy inwestujemy czas i energię.

3. Wnosimy różne perspektywy i finalnie uzgadniamy jedną koncepcję. Realizujemy nasze decyzje wspólnie.

Bądźmy odważni. Razem przesuwajmy granice możliwości.

1. Działamy w sposób zdecydowany. Wykorzystujemy okazje i ponosimy ryzyko w sposób odpowiedzialny.

2. Mamy dobrze opanowane podstawy i podnosimy poprzeczkę. Zachęcamy się do nauki, doskonalenia się i innowacyjności.

3. Świętujemy nasze sukcesy razem. Inspirujemy siebie nawzajem, aby odnieść sukces.

(5)

Globalny kodeks

Regulowane podmioty

Regulowane podmioty w ramach Refinitiv mogą posiadać własne polityki i procedury, które odnoszą się do pracowników działających w ich imieniu. Zasady te mają zawsze pierwszeństwo przed zasadami Refinitiv dotyczącymi tego samego zagadnienia.

Poszukaj pomocy, aby uzyskać więcej informacji.

Zatrudniając tysiące pracowników na całym świecie, Refinitiv działa w oparciu o różne przepisy prawa. Niekiedy dostosowujemy nasze decyzje i działania do określonych faktów i sytuacji. Jednakże gdziekolwiek, gdzie prowadzimy działalność,

podstawowe zasady nie ulegają zmianie.

Niniejszy Kodeks stanowi praktyczny zasób umożliwiający sprawdzanie zasad, podejmowanie decyzji i pomagający pracownikom i innym osobom zrozumieć, jak i kiedy szukać pomocy.

Ten kodeks pomaga nam we właściwy sposób angażować się w relacje z naszymi klientami, partnerami biznesowymi, współpracownikami oraz społecznościami, w których żyjemy i pracujemy.

Ten kodeks dotyczy wszystkich pracowników, dyrektorów i członków zarządu Refinitiv, jak również konsultantów, wykonawców, pracowników tymczasowych i przedstawicieli świadczących usługi dla nas lub w naszym imieniu (np. nasi partnerzy biznesowi). W przypadku dyrektorów Refinitiv nie będących pracownikami, przestrzeganie niniejszego Kodeksu podlega postanowieniom dokumentów organizacyjnych Refinitiv oraz umów inwestorskich z Refinitiv. Wszelkie osoby trzecie działające na rzecz lub w imieniu Refinitiv powinny zostać poinformowane o obowiązku przestrzegania Kodeksu.

Kodeks obowiązuje we wszystkich krajach, w których prowadzimy działalność. Jeśli wystąpi konflikt pomiędzy Kodeksem a lokalnymi przepisami prawa i/lub zasadami uzupełniającymi, które dotyczą naszej działalności, musimy postępować zgodniez najsurowszymi wymaganiami. W razie pytań dotyczących zastosowania Kodeksu należy zwrócić się o pomoc.

(6)

Nasze obowiązki

Odpowiedzialność dla każdego

Wszyscy pracownicy Refinitiv mają obowiązek stosowanie się do zasad i standardów etycznych w sposób opisany w niniejszym Kodeksie. Oznacza to, że są oni zobowiązani do przeczytania i zrozumienia Kodeksu, a także dodatkowych materiałów, które mogą mieć zastosowanie i odpowiednio do nich postępować.

Jeśli masz wątpliwości dotyczące jakiejkolwiek części Kodeksu lub jeśli nie wiesz, jakie materiały uzupełniające Cię dotyczą lub jak uzyskać do nich dostęp, należy zwrócić się o pomoc. Oprócz przestrzegania naszych wartości, wszyscy powinniśmy:

Poznać, zrozumieć i przestrzegać przepisów, zasad, regulacji i polityk, które obowiązują na określonych stanowiskach

Zwracać się o pomoc w przypadku pytań dotyczących zastosowania lub interpretacji wszelkich przepisów, zasad, regulacji lub polityki

Zgłaszać wszelkie zauważone lub podejrzewane zachowania nieetyczne lub naruszenia przepisów, zasad lub Kodeksu

Ukończyć obowiązkowe szkolenie dotyczące zgodności z przepisami

Szanować lokalne zwyczaje krajów, w których prowadzimy działalność, o ile nie naruszają przepisów lub postanowień tego Kodeksu

Potwierdzić otrzymanie i przeczytanie niniejszego Kodeksu i zrozumienie naszych zobowiązań do przestrzegania go Kroki dyscyplinarne, włącznie z wypowiedzeniem umowy i/lub konsekwencjami sądowymi, mogą być skutkiem jakiegokolwiek nieprzestrzegania przepisów, zasad i regulacji, które dotyczą każdego z nas, naszego Kodeksu lub wszelkich polityk lub wymogów Refinitiv.

Obowiązki liderów

Od liderów, w tym kierowników i przełożonych, w Refinitiv oczekuje się, aby dotrzymywali tych samych wysokich standardów, których oczekują od swoich zespołów. Liderzy zespołów odgrywają kluczową rolę w budowaniu kultury transparentności, otwartej komunikacji i wzajemnego zaufania, które rozciąga się od

współpracowników do klientów aż po partnerów biznesowych. Aby ułatwić osiągnięcie tego celu, liderzy powinni:

Postępować zgodnie z naszymi wartościami każdego dnia i dawać dobry przykład

Słuchać i podejmować działania w przypadku zgłoszenia problemu przez członków zespołu - bez względu na jego powagę

Posiadać wiedzę na temat obowiązujących przepisów, zasad, regulacji i polityk, które odnoszą się do zespołów

Osobiście rozwiązywać lub odpowiednio eskalować problemy związane z przestrzeganiem przepisów

Wyróżniać i uznawać decyzje, które są zgodne z naszymi wartościami i przedkładają długotrwały sukces nad krótkoterminowe korzyści

Wykazywać odpowiedzialność i gotowość do wysłuchiwania wszystkich punktów widzenia

Poświęcać czas na regularne omawianie znaczenia etyki i zgodności z przepisami ze swoimi zespołami

Zachęcać współpracowników i inne osoby do kontaktowania się ze swoim menadżerem lub prawnikiem firmy w celu omawiania problemów lub pytań oraz terminowo i uczciwie zgłaszać nieetyczne lub nielegalne zachowania lub problemy związane z przestrzeganiem przepisów

(7)

Podejmowanie decyzji natury etycznej

Działaj

Czy przestrzegam zasad firmy?

Czy jest to zgodne z Kodeksem i innymi zasadami/wytycznymi dotyczącymi mojego stanowiska?

Czy wziąłem pod uwagę wszystkie dostępne opcje?

Czy podstępuję zgodnie z wymogami przepisów prawa i regulacji?

Czy to działanie jest zgodne z prawem?

Czy to działanie jest etyczne?

Czy wziąłem pod uwagę szerszy wpływ mojej decyzji?

Czy czułbym się komfortowo, gdyby moja decyzja została upubliczniona?

Czy moja decyzja uwzględnia wszystkich interesariuszy?

Nawet Ci z nas, którzy doskonale znają nasze wartości, niniejszy Kodeks i nasze zasady mogą się znaleźć w sytuacji, gdy nie mają pewności jaka decyzja będzie słuszna. W takich przypadkach możemy zwrócić się o pomoc. Przed przejściem dalej należy zadać następujące pytania:

Poszukaj pomocy

?

Zasięgnij porady u swojego przełożonego, działu zasobów ludzkich, prawnika firmy lub na infolinii.

Nie działaj

X

Jeśli odpowiedź na którekolwiek z tych pytań brzmi „nie”, nie działaj.

Nie działaj

X

Nie działaj

X

Tak

Tak

Tak Poszukaj pomocy

?

Poszukaj pomocy

?

(8)

Podejmowanie decyzji natury etycznej

Poszukaj pomocy

Wszyscy mamy obowiązek reagowania i zgłaszania nieetycznego lub niezgodnego z prawem postępowania lub, jeśli mamy podstawy do przekonania, że doszło do naruszenia niniejszego Kodeksu. Nasza gotowość do szukania pomocy i szybkiego, precyzyjnego i zgodnego z prawdą opisu sytuacji jest kwestią najwyższej wagi. Otwarta komunikacja o wartościach Refinitiv.

Zachęcamy do zadawania pytań i poszukiwania pomocy, jeśli masz jakiekolwiek wątpliwości. Zgłaszaj je i zasięgaj porady, nawet w przypadku braku pewności czy miało miejsce coś problematycznego.

Masz kilka opcji. Osobą, z którą należy skontaktować się w pierwszej kolejności jest Twój przełożony, dział zasobów ludzkich (HR) lub prawnik firmy obsługujący daną jednostką biznesową lub funkcję (określany jako „prawnik firmy” w niniejszym Kodeksie).

Podejrzenia nadużyć przez obecnych lub byłych pracowników, członków zarządu, dyrektorów, wykonawców bądź stron trzecich powinny być zgłaszane bezpośrednio lub natychmiast przekazywane do działu audytu wewnętrznego, jeśli początkowe zgłoszenie jest dokonywane za pośrednictwem jednego z kanałów zgłoszeniowych wymienionych powyżej. Dodatkowo należy zgłaszać próby

wywierania niestosownego wpływu na zewnętrznych audytorów i powinny być one kierowane do działu audytu wewnętrznego.

Mogą wystąpić sytuacje, w których Kodeks określa, że przed podjęciem określonego działania wymagane jest zatwierdzenie.

W takich przypadkach, jeśli osoba zatwierdzająca nie jest określona, należy najpierw zwrócić się do prawnika firmy.

Ochrona poufności i zakaz działań odwetowych

Identyfikacja osoby zgłaszającej zwykle pozwala na

dokładniejsze i skuteczniejsze dochodzenie, a zatem zachęcamy do ujawnienia swojej tożsamości. Poufność zgłoszeń będzie zachowana w najszerszym możliwym zakresie, a informacje będą udostępniane wyłącznie osobom, które muszą je poznać.

Jeśli nie czujesz się komfortowo, rozmawiając się ze swoim przełożonym na temat problemu (np. jeśli problem dotyczy tego przełożonego), możesz skontaktować się z przedstawicielem działu zasobów ludzkich lub z prawnikiem firmy. Możesz również zadzwonić pod Telefon zaufania ds. postępowania zawodowego i etyki, który jest narzędziem do zgłaszania zarządzanym przez renomowanego zewnętrznego dostawcę usług. Instrukcje dotyczące dokonywania zgłoszeń na infolinii lub korzystania z funkcji „Szukaj pomocy'' dostępnej za pośrednictwem strony internetowej lub telefonicznie można znaleźć pod adresem https://secure.ethicspoint.com/domain/

media/ en/gui/57660/index.html.

Chronimy Cię przed działaniami odwetowymi. Refinitiv zakazuje działań odwetowych wobec kogokolwiek, kto zgłasza domniemane naruszenie w dobrej wierze lub uczciwie uczestniczy w dochodzeniu. „Dobra wiara”

nie oznacza, że trzeba mieć rację lub bezsporny dowód - oznacza to po prostu uzasadnione przekonanie o prawdziwości i rzetelności zgłoszenia. Jeśli uważasz, że jesteś obiektem odwetu lub planowane są działania odwetowe wobec Ciebie lub innej osoby, poszukaj pomocy.

Chociaż zachęcamy do ujawniania tożsamości, aby wspomóc proces dochodzenia, masz możliwość zgłoszenia sprawy anonimowo za pośrednictwem infolinii, jeśli jest to jedyny sposób zapewniający, że czujesz się komfortowo. Dla firmy Refinitiv znacznie lepsze jest dokonanie anonimowego zgłoszenia niż brak zgłoszenia. Proszę zauważyć, że niektóre lokalne przepisy prawa mogą ograniczać lub zabraniać anonimowego zgłaszania lub zgłoszeń dotyczących konkretnych osóbza pośrednictwem infolinii. Zostaniesz o tym powiadomiony, jeśli pracujesz w kraju, w którym obowiązują specjalne procedury zgłaszania.

Proces dochodzeniowy

Dochodzenia będą przeprowadzane szybko i dokładnie, a poufność zostanie zachowana w możliwie najszerszym zakresie.

Zostaną podjęte wszystkie uzasadnione działania w celu ustalenia istotnych faktów dotyczących zgłaszanego naruszenia i szybkiego wyciągnięcia stosownych wniosków. Pracownik, który bierze udział w dochodzeniu jest zobowiązany do współpracy.

Brak współpracy w dochodzeniu może skutkować

postępowaniem dyscyplinarnym, w tym rozwiązaniem stosunku pracy i/lub wszczęciem postępowania sądowego. Brak współpracy w dochodzeniu obejmuje:

Świadome podawanie fałszywych lub wprowadzających w błąd informacji

Odmowa spotkania lub rozmowy podczas dochodzenia

Świadome zatrzymywanie, niszczenie lub usuwanie istotnych informacji

Informacje dotyczące skarg i zgłoszeń będą przechowywane przez dział zasobów ludzkich, dział prawny i ds. zgodności z przepisami lub dział audytu wewnętrznego. Obejmuje to materiały dotyczące takich zgłoszeń lub skarg, odnotowanie daty ich otrzymania, dokumentację w zakresie dochodzenia i rozstrzygnięcia.

Refinitiv podejmie natychmiastowe i stosowne działania, jeśli ustalone zostanie naruszenie Kodeksu, co może skutkować podjęciem działań dyscyplinarnych, włącznie z rozwiązaniem stosunku pracy.

Zastrzeżenia prawne

W nietypowych okolicznościach, w których uważasz, że może być konieczne zastrzeżenie konkretnych postanowień Kodeksu, należy skontaktować się z radcą prawną firmy Refinitiv.

Szukanie pomocy: Pomocne dane kontaktowe

Telefon zaufania ds. postępowania zawodowego i etyki

+1 855 581 5184

https://secure.ethicspoint.com/domain/media/en/gui/57660/index.html

Dział prawny i ds. zgodności z przepisami firmy Refinitiv

Strona działu prawnego i ds. zgodności z przepisami firmy Refinitiv w witrynie intranetowej firmy to Twoja brama do dodatkowych informacji na temat przepisów prawnych i zasad zgodności, zasobów i głównych osób kontaktowych dla poszczególnych zagadnień omawianych w tym Kodeksie. Można również użyć łącza do Kodeksu za pośrednictwem poniższej witryny.

E-mail: compliance@refinitiv.com

Audyt wewnętrzny

E-mail: internal.audit@refinitiv.com

Biuro ds. Prywatności

E-mail: privacy.enquiries@refinitiv.com

Zapytania wewnętrzne: privacy.issues@refinitiv.com

Dział bezpieczeństwa globalnego --- Centrum operacji bezpieczeństwa

Numer międzynarodowy: +44 (0) 20 7542 5660 E-mail: Gsoc@refinitiv.com

(9)

Nasi

pracownicy

Zapewnianie równych szans

Jesteśmy zobowiązani do przestrzegania wszystkich

obowiązujących przepisów prawa, zasad i regulacji dotyczących zakazu dyskryminacji wszędzie tam, gdzie prowadzimy naszą działalność oraz zapewniania równych szans w odniesieniu do zatrudniania, wynagradzania, awansowania, klasyfikacji, szkoleń, praktyki zawodowej, poleceń pracowniczych i innych warunków zatrudnienia w stosunku do wszystkich osób bez względu na cechy wymienione w sekcji Działania antydyskryminacyjne.

Promowanie szacunku w miejscu pracy

Jeśli pozwolimy, aby dyskryminacja, nękanie i zastraszanie zakorzeniły się w miejscu pracy, doprowadzi to do zahamowania możliwości komunikacji i zmniejszy produktywność. Nie możemy odpowiednio dzielić się pomysłami i obawamilub współpracować jako zespół, jeśli którykolwiek z członków naszego zespołu czuje się piętnowany i zagrożony. Ponadto, tego rodzaju działania mogą narazić nas (jako jednostki i jako firmę) na grzywny, wszczęcie postępowań cywilnych lub nawet karnych.

Dzięki premiowaniu sprawiedliwości, równości, godności i szacunku oraz niedopuszczaniu do dyskryminacji, nękania, zastraszania, każdy kto przychodzi do pracy powinien czuć się chroniony i mieć możliwość rozwijania swojego potencjału.

Działania antydyskryminacyjne

Nie tolerujemy dyskryminacji. Oznacza to, nie zezwalamy na nierówne traktowanie na podstawie:

Rasy, koloru skóry lub pochodzenia etnicznego

Wyznania

Płci lub płci społecznej

Ciąży

Tożsamości i ekspresji płciowej

Orientacji seksualnej

Wieku

Stanu cywilnego

Narodowości

Obywatelstwa

Niepełnosprawności

Statusu kombatanta

Innych cech chronionych obowiązującymi przepisami prawa lub regulacjami.

Nękanie i zastraszanie

W miejscu pracy nie tolerujemy również jakiejkolwiek formy nękania, w tym molestowania seksualnego i przemocy.

Wspieramy godność w miejscu pracy bez względu na to, czy osoba podejmująca dane działania lub osoba będąca celem tych działań jest pracownikiem, kierownikiem, partnerem biznesowym, klientem, konsultantem czy gościem.

Oznacza to, że nie zezwalamy na zachowania, które:

Mają na celu lub powodują stworzenie zastraszającego, wrogiego lub obraźliwego środowiska pracy lub w inny sposób negatywnie wpływają na możliwości zatrudnienia danej osoby.

Jawnie lub niejawnie łączą podporządkowanie się czynności o charakterze seksualnym z warunkiem zatrudnienia lub awansu.

Refinitiv nie toleruje dyskryminacji, nękania lub przemocy w miejscu pracy. Nawet jeśli lokalne prawo jasno nie zabrania tych działań, od naszych pracowników wymagamy wyższych standardów.

(10)

Nasi pracownicy

Przykłady nękania i przemocy

Przykłady nękania mogą obejmować:

Oszczerstwa, uwłaczające uwagi, ordynarne dowcipy, zniewagi, wulgarny język, epitety i zaczepki

Używanie obraźliwych plakatów, symboli, kreskówek, rysunków, obrazów komputerowych lub wiadomości e-mail

Przykłady molestowania seksualne mogą obejmować:

Niechciane propozycje, żądania lub zaloty o charakterze seksualnym

Niechciany kontakt fizyczny, jak na przykład przytulanie, całowanie, chwytanie, szczypanie, poklepywanie lub ocieranie się o drugą osobę;

Niechciane i niestosowne uwagi na temat czyjegoś ciała lub wyglądu, seksualne gesty lub uwagi oraz niechciane werbalne i fizyczne interakcje o charakterze seksualnym

Niechciane wulgarne lub nieprzyzwoite gesty, wypowiedzi lub komentarze.

Przykłady zastraszania mogą obejmować:

Upokarzanie, groźby lub obelgi

Zachowania agresywne

Dokuczanie i psikusy

Wywieranie presji i nakłanianie kogoś do zrobienia czegoś wbrew jego woli

Liderzy

Wymagamy od liderów (w tym menedżerów i przełożonych) jeszcze wyższych standardów i wymagamy od nich eskalowania lub rozwiązywania wszelkich niestosownych zachowań w miejscu pracy, o których się dowiedzą, nawet jeśli zostali oni powiadomieni pośrednio lub nie otrzymali bezpośredniej skargi dotyczącej konkretnego zachowania.

Wprowadzanie Kodeksu w życie

Pyt. Zauważyłem, że jeden z naszych klientów stale pozwala sobie na umiarkowanie nacechowane seksualnie komentarze i wydaje mi się, że są one nieprzyjemne dla jednego z moich współpracowników. Jeżeli współpracownik nie zgłasza skargi do firmy, to czy jest coś, co mógłbym zrobić? Czy muszę akceptować takie zachowania w celu utrzymania relacji z klientem?

Odp. Nawet jeśli osoba zdająca się być celem tych zachowań nie wnosi skargi, osoba ta nadal może czuć się niekomfortowo. Należy porozmawiać z przedstawicielem działu zasobów ludzkich. Pomimo tego, że Refinitiv zawsze przykłada dużą wagę do relacji z klientem, nie chcemy, aby nasi pracownicy czuli się niekomfortowo w środowisku pracy. Firma podejmie odpowiednie kroki w celu rozwiązania problemu.

Wprowadzanie Kodeksu w życie

Pyt. Rozważam dwóch kandydatów na stanowisko pracy, którzy posiadają podobne kwalifikacje. Jeden jest fizycznie niepełnosprawny, co może utrudnić możliwości poruszania się po biurze. Czy mogę uwzględnić ten czynnik w mojej ocenie kandydatów?

Odp. Nie należy zakładać, że niepełnosprawność ograniczy czyjąś zdolność do wykonywania obowiązków zawodowych. Jednak w przypadku uzasadnionego przekonania, że niepełnosprawność może

wpływać na indywidualne możliwości wykonywania podstawowych zadań, należy skontaktować się z przedstawicielem działu zasobów ludzkich i ustalić, czy można dokonać uzasadnionych dostosowań.

Uzasadnione dostosowania

Dokonujemy również uzasadnionych dostosowań dla osób z orzeczeniem o niepełnosprawności oraz pracowników o silnych przekonaniach religijnych. W tym znaczeniu „uzasadnione dostosowania’’ to modyfikacje zakresu obowiązków lub

środowiska pracy, które umożliwiają pracownikowi wykonywanie podstawowych zadań na danym stanowisku, nie stanowiąc jednocześnie nadmiernych trudności dla firmy Refinitiv.

Skontaktuj się ze swoim przełożonym lub przedstawicielem działu zasobów ludzkich, jeśli uważasz, że potrzebujesz specjalnego dostosowania do wykonywania podstawowych zadań na swoim stanowisku, dostosowania z powodów religijnych lub też jeśli masz pytania.

Wspólne tworzenie bezpiecznego miejsca pracy

Jeśli jesteś świadkiem niestosownego postępowania w miejscu pracy, reaguj i nie odwracaj wzroku, bez względu na to, czy osoba zaangażowana w te działania jest przełożonym, partnerem biznesowym, klientem, konsultantem, czy gościem. Jeśli czujesz się komfortowo, by bezpośrednio zareagować na to zachowanie w stosunku do osoby, która się go dopuszcza, to możesz to zrobić. Jednak nie jest to wymagane. W każdym przypadku należy skontaktować się z przedstawicielem działu zasobów ludzkich lub poszukać pomocy (i skontaktować się z zespołem ds. bezpieczeństwa / centrum operacji bezpieczeństwa (SOC), jeśli uważasz, że dana sytuacja może wymagać ich udziału).

Refinitiv podejmie natychmiastowe i stosowne działania w przypadku wykrycia naruszenie niniejszego Kodeksu, co może skutkować postępowaniem dyscyplinarnym, w tym rozwiązaniem stosunku pracy.

(11)

Nasi pracownicy

Wprowadzanie Kodeksu w życie

Pyt. Mam problem w domu, który wpływa na moje bezpieczeństwo osobiste. Czy muszę ujawniać go w pracy?

Odp. W przypadku problemów domowych lub osobistych, które mogą dotyczyć lub wpłynąć na bezpieczeństwo w miejscu pracy (na przykład polecenie ochrony lub sądowy zakaz zbliżania się), należy zgłosić to przedstawiciela działu zasobów ludzkich i do SOC. To najlepszy sposób, aby zapewnić bezpieczeństwo nie tylko sobie, ale także swoim współpracownikom.

Różnorodność i integracja

W Refinitiv dążymy do tworzenia działalności wspierającej różnorodność, która:

Dostarcza najlepszych na rynku rozwiązań naszym klientom na całym świecie, oraz

Przyciąga najzdolniejszych pracowników ze wszystkich zakątków globu

Strategia różnorodności i integracji Refinitiv skupia się na całościowych zmianach zachowań mających na celu zrozumienie wpływu naszych decyzji, a nie tylko na naszych dobrych intencjach. Będziemy zwracać uwagę na wpływ naszych preferencji i uprzedzeń na podejmowane decyzje oraz na to, co możemy zrobić jako liderzy w naszej codziennej działalności, by przerwać zależności, gdy widać nierównomierne efekty dla różnych grup ludzi. W tym podejściu do zmian zachowań będziemy skupiać się na sposobach tworzenia zróżnicowanych relacji ze wszystkimi naszymi klientami na całym świecie.

Nasze cele dotyczące różnorodności i integracji koncentrują się na:

Naszym wyglądzie, czyli tworzeniu różnorodności na wszystkich poziomach, a także,

Naszych uczuciach, czyli integracji wszystkich naszych pracowników Przy osiąganiu naszych celów, będziemy koncentrować się na trzech kluczowych priorytetach strategicznych powiązanych z naszymi wartościami bycia odważnym, skoncentrowanym i otwartym:

Będziemy dalej rozwijać umiejętności wszystkich naszych liderów na każdym poziomie, aby zarządzać firmą z zachowaniem integracji

Będziemy włączać kluczowe zasady poczucia przynależności do wszystkiego, co robimy, i

Będziemy budowali naszą markę jako lidera na rynku i pracodawcy z wyboru

Będziemy śledzić nasze postępy i rozliczać naszych liderów z obowiązków związanych z różnorodnością i integracją. Będziemy współpracować z grupami zasobów biznesowych, które pomagają nam tworzyć kulturę przyjazną dla wszystkich naszych pracowników.

Utrzymywanie bezpiecznych i zdrowych miejsc pracy

Bezpieczne i zdrowe środowisko pracy nie tylko chroni nas przed obrażeniami, lecz także buduje zaufanie, zapobiega kosztownym wypadkom i wzmacnia reputację firmy jako odpowiedzialnej społecznie.

BHP

Aby nie dopuścić do niebezpiecznych warunków pracy w naszym środowisku pracy i zapewnić bezpieczeństwo naszych współpracowników, partnerów biznesowych, klientów i osób odwiedzających, możemy:

Przestrzegać zarówno litery jak i ducha wszystkich obowiązujących przepisów prawa dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy

Zrozumieć i przestrzegać wszystkich zasad i procedur bezpieczeństwa

Zgłaszać wypadki, obrażenia i choroby w pracy w celu zapewnienia środków służących zminimalizowaniu ryzyka

Brać udział we wszelkich obowiązkowych szkoleniach stanowiskowych, które poprawiają naszą zdolność do bezpiecznego wykonywania obowiązków służbowych i bezpiecznego używania sprzętu firmowego

Wiedzieć, jak bezpiecznie i zgodnie z prawem utylizować materiały niebezpieczne

Wymagać, aby wszyscy wykonawcy, dostawcy i

współpracownicy przestrzegali przepisów bezpieczeństwa

Identyfikować potencjalne naruszenia bezpieczeństwa i zgłaszać je, tak by zapewnić, że Refinitiv podejmie działania w celu naprawy sytuacji

Utrzymywać dokładną i aktualną dokumentację dotyczącą bezpieczeństwa

Bezpieczeństwo

Dokładamy wszelkich starań w celu zapewnienia bezpieczeństwa naszych stanowisk pracy poprzez:

Przestrzeganie wszystkich wymaganych procedur bezpieczeństwa i poprzez kontrolę dostępu w naszych zakładach

Zgłaszanie, gdy widzimy, że coś wydaje się podejrzane lub zagrażające

Uczestniczenie w ćwiczeniach i przygotowaniach związanych z bezpieczeństwem

Groźby, przemoc i broń w miejscu pracy

Nie tolerujemy przemocy lub gróźb zastosowania przemocy, zastraszania i wrogości w miejscu pracy, niezależnie od tego, czy ich celem są współpracownicy, partnerzy biznesowi, klienci czy goście. Ponadto, nie zezwalamy na:

Broń lub niebezpieczne urządzenia w dowolnym obiektach będących własnością lub wynajmowanych przez Refinitiv, w działalności sponsorowanej przez Refinitiv, chyba że jest to prawnie dozwolone i uzgodnione za pomocą wcześniejszej pisemnej zgody globalnego/regionalnego kierownika ds.bezpieczeństwa

Zachowania, które prawdopodobnie mogą spowodować uraz u innej osoby

Tworzenie lub wysyłanie nękających lub zastraszających

stwierdzeń (niezależnie od sposobu dostarczania tych wiadomości)

Zachowania, które szkodzą lub mogą spowodować uszkodzenie mienia

Prześladowanie lub inwigilacji innej osoby

Dopuszczanie się lub groźby przemocy

Niniejsza polityka może obejmować także działania wykraczające poza obowiązki służbowe, jeśli mogą one negatywnie wpłynąć na reputację i interesy firmy lub bezpieczeństwa naszych pracowników.

Jeśli uważasz, że komuś grożono lub jest on obiektem przemocy, obawiasz się, że ktoś może wyrządzić krzywdę sobie lub innym albo zauważysz coś podejrzanego, oddal się od zagrożenia, skontaktuj się z lokalną policją, postępuj zgodnie z instrukcjami służb ratunkowych i zadzwoń do centrum operacji bezpieczeństwa (SOC). W przypadku zagrożenia życia, skontaktuj się z policją lub służbami alarmowymi, a następnie z SOC. Szukaj pomocy.

(12)

Nasi pracownicy

Wprowadzanie Kodeksu w życie

Pyt. Jeśli mam problem z nadużywaniem pewnych substancji, czy firma może udzielić mi pomocy?

Odp. Refinitiv oferuje szereg programów, które mogą zapewnić pracownikowi pomoc. Poproś przedstawiciela działu zasobów ludzkich o informacje na temat usług dostępnych w danej lokalizacji.

Narkotyki i alkohol

Narkotyki i alkohol mogą stanowić zagrożenie dla wszystkich osób w miejscu pracy. Refinitiv nie zezwala na posiadanie, używanie, zakup, sprzedaż, próby sprzedaży, dystrybucję i produkcję nielegalnych narkotyków w miejscu pracy.

Nie pozwalamy również na nadużywanie alkoholu i leków wydawanych na receptę w miejscu pracy lub podczas wykonywania obowiązków służbowych.

Oznacza to, że:

Nie należy zgłaszać się do pracy pod wpływem narkotyków lub alkoholu

Nie można posiadać ani spożywać alkoholu na terenie Refinitiv bez uzyskania uprzedniego wyraźnego zezwolenia od Refinitiv

Należy zachować rozsądek podczas spożywania alkoholu na imprezach sponsorowanych przez Refinitiv, klienta lub organizację, którą wspieramy.

Pracownicy naruszający te wytyczne będą podlegać

postępowaniu dyscyplinarnemu, z wypowiedzeniem stosunku pracy włącznie. Naruszenia mogą również prowadzić do aresztowania i postępowania karnego wszczynanego przez organy ścigania, jeśli takie naruszenia dotyczą niedozwolonych narkotyków lub innych nielegalnych działań. Jeśli przepisy prawa na to zezwalają, Refinitiv zastrzega sobie prawo do podjęcia odpowiednich czynności dochodzeniowych, w tym między innymi do przeprowadzenia przez wykwalifikowany personel medyczny testów na obecność narkotyków lub alkoholu w organizmie oraz do rewizji w miejscu pracy.

Jeśli uważasz, że ktoś w pracy naruszył niniejsze zasady, skontaktuj się z przełożonym lub przedstawicielem działu zasobów ludzkich.

(13)

Prowadzenie działalności z poszanowaniem zasad

uczciwości

Wprowadzanie Kodeksu w życie

Pyt. Ważny klient zadzwonił i poprosił mnie, bym zobaczył co mogę zrobić w kwestii materiału na ich temat, nad którym pracuje Reuters. Czy mogę poprosić Reuters o powstrzymanie się od publikacji artykułu lub spróbować przedstawić klienta w korzystniejszym świetle?

Odp. Refinitiv całkowicie szanuje niezależność oraz wolność od uprzedzeń i obiektywność Reuters News. Próba wywierania wpływu na treści materiałów Reuters lub inny sposób zakłócania uczciwości redaktorskiej Reuters byłyby

niestosowne. Te same zasady miałyby zastosowanie do dowolnych treści opublikowanych przez Reuters na temat Refinitiv lub dowolnego z inwestorów.

Znaczenie uczciwości

Refinitiv wysławia zarówno dumę z naszej tradycji, a także decydującą rolę, jaką będziemy nadal odgrywać jako uczciwa i innowacyjna część rynków finansowych. Wierzymy w uczciwe i wydajne rynki.

Długotrwałe zaangażowanie w kwestie uczciwości, a konkretnie w uczciwość, niezależność i brak uprzedzeń („Zasady uczciwości”) stanowi bogatą część naszej historii, i jest kamieniem węgielnym dla działalności Reuters News. Dołożymy wszelkich starań, aby zapewnić nieprzerwane przestrzegane zasad uczciwości Thomson Reuters w pełnym zakresie.

Rozpoznawanie i unikanie konfliktów interesów

Konflikt interesów może powstać ilekroć nasze osobiste interesy wydają się kolidować z najlepszymi interesami firmy lub utrudniają nam wykonywanie naszych obowiązków służbowych w sposób obiektywny i efektywny. Nieujawnione lub nierozpoznane konflikty interesów mogą prowadzić do strat finansowych i pogorszenia reputacji naszej firmy. Poprzez rozpoznawanie, unikanie i ujawnianie potencjalnych konfliktów, zabezpieczamy naszą reputację i zdolność do efektywnego prowadzenia działalności.

Unikamy rzeczywistych i rzekomych konfliktów interesów.

Oznacza to, że:

Przedkładamy interes spółki nad interes i korzyść osobistą w transakcjach handlowych

Ponosimy odpowiedzialność za identyfikację i unikanie sytuacji, które mogłyby wpływać na nasz osąd, takich jak:

Bliskie relacje z podwładnymi

Osobiste interesy finansowe w podmiotach trzecich

Działania konkurencyjne wobec firmy

Korzystanie z zasobów firmowych dla własnych korzyści

Prezenty i korzyści przekazywane dla lub otrzymane od osób trzecich

Ujawnianie wszelkich potencjalnych konfliktów w formie pisemnej do odpowiedniego przełożonego lub do osoby, która podejmie działania mające na celu rozwiązanie konfliktu, lub wstępne wyjaśnienie konfliktu w formie pisemnej z prawnikiem firmy lub poprzez skontaktowanie się z telefonem zaufania ds. postępowania zawodowego i etyki Poniższa sekcja zawiera dodatkowe wskazówki na temat obszarów, w których najczęściej występują konflikty.

(14)

Prowadzenie działalności z poszanowaniem zasad uczciwości

Wprowadzanie Kodeksu w życie

Pyt. Jak Kodeks definiuje „bliskie relacje osobiste”?

Odp. W niniejszym Kodeksie „bliskie relacje osobiste”

odnoszą się do relacji ze współmałżonkiem, partnerem, bliskim przyjacielem, rodzicem, rodzeństwem, dziadkiem lub babcią, dzieckiem, wnukiem lub wnuczką. Termin ten może się również odnosić do dowolnego członka gospodarstwa domowego lub innej osoby, z którymi Twoje relacje poza pracą są na tyle bliskie, że mogą wpływać na podejmowane w pracy decyzje.

Wprowadzanie Kodeksu w życie

Pyt. Wydaje mi się, że mój przełożony ma romans ze współpracownikiem. Czy jest to dozwolone?

Odp. Jest niestosowne, aby osoba na stanowisku kierowniczym umawiała się z bezpośrednim podwładnym lub inną osobą, która należy do podporządkowanej mu grupie. Nawet jeśli relacja jest decyzją wspólną, ale jedna osoba zajmuje pozycję wpływową względem drugiej, może wystąpić konflikt interesów. Osoby te powinny zwrócić się z takim problemem do przedstawiciela działu zasobów ludzkich i poszukać alternatywnych stanowisk, jeśli chcą kontynuować związek.

Poukładaj relacje osobiste

Unikamy stawiania się w sytuacji, w której nasze osobiste relacje mogą niewłaściwie wpływać na nasze działania i decyzje podejmowane w pracy. Oznacza to, że:

Należy unikać nawiązywania bliskich relacji osobistych z bezpośrednimi lub pośrednimi przełożonymi

Należy unikać brania udziału w podejmowaniu decyzji dotyczących zatrudnienia, awansu, oceny wyników,

wynagrodzenia, świadczeń i możliwości rozwoju w odniesieniu do współpracowników, z którymi łączą nas bliskie relacje osobiste

Własne interesy w innych firmach

Nie uczestniczymy w transakcjach biznesowych z innymi firmami (np. producentem, dostawcą lub innym partnerem biznesowym), które są własnością lub zatrudniają osoby, z którymi mamy bliskie relacje osobiste, chyba że zostało to wstępnie zatwierdzone na piśmie przez odpowiedniego przełożonego, dział zasobów ludzkich, prawnika firmy lub za pośrednictwem infolinii ds. postępowania zawodowego i etyki. Na przykład konflikt interesów może wystąpić w sytuacji, jeśli Ty (lub osoba, z którą masz bliskie relacje osobiste) posiadasz ponad 1%

udziałów w firmie dostawcy, konsultanta, innego partnera biznesowego lub w firmie konkurencyjnej.

Możliwości rozwoju w firmie i zatrudnienie w innym przedsiębiorstwie

Nie wykorzystujemy żadnej szansy, która powstała lub została przez nas dostrzeżona dzięki zajmowanej przez nas pozycji w firmie, i nie przyjmujemy propozycji zatrudnienia w innej firmie, jeśli mogłoby to wpłynąć na naszą zdolność do wypełniania naszych obowiązków służbowych w Refinitiv. Oznacza to, że:

Korzystamy z majątku firmy, informacji z nią związanych oraz własnej pozycji wyłącznie w jej interesie, a nie dla odniesienia korzyści osobistej ani wykonywania pracy na rzecz innej firmy, realizowania własnych celów, zdobycia członkostwa w zarządzie lub funkcji obywatelskich

Rozpoznajemy, kiedy produkt, usługa, wynalazek lub kontakty biznesowe mogą leżeć w interesie firmy Refinitiv, i przekazujemy tą informację firmie

Nie konkurujemy z firmą Refinitiv ani nie pracujemy dla firm konkurencyjnych

Nie przyjmujemy propozycji zatrudnienia od firmy zewnętrznej, jeśli mogłoby to zaszkodzić naszym obowiązkom służbowym w Refinitiv lub spowodować ujawnienie poufnych lub zastrzeżonych informacji

Przed przyjęciem posady dyrektora lub członka kadry kierowniczej w innej firmie (innej niż prywatna firma rodzinna, która nie ma związku z firmą Refinitiv ani jej działalnością) uzyskujemy najpierw pisemną zgodę od działu zasobów ludzkich lub prawnika firmy albo konsultujemy się z telefonem zaufania ds. postępowania zawodowego i etyki

Konflikt interesów organizacji

Musimy zwracać uwagę na sytuacje, w których działania firmy mogłyby być postrzegane jako takie, które dają nam nieuczciwą przewagę nad konkurencją, jeśli chodzi o współpracę z rządem, lub które mogłyby obniżyć naszą zdolność do obiektywnego realizowania pracy na rzecz rządu. Oznacza to, że przed i w trakcie każdej współpracy biznesowej z rządem:

Znamy i stosujemy wszelkie wymogi organizacji Federal Acquisition Regulation (FAR) w Stanach Zjednoczonych oraz podobne przepisy w innych krajach, w których prowadzimy działalność biznesową

Współpracujemy w dobrej wierze w celu rozwiązania problemów i rozpatrywania wszelkich uwag dotyczących konfliktu interesów organizacji

Prezenty i rozrywka

Należy unikać wręczania lub przyjmowania prezentów, w tym podarunków o charakterze rozrywkowym i innych korzyści osobistych, ponieważ może to mieć niewłaściwy wpływ na uczciwy osąd i obiektywizm zawodowy, którego oczekuje się zarówno od nas, jak i od firm trzecich. Ponadto według nas pewne prezenty mogą naruszać przepisy antykorupcyjne. To oznacza, że przed wręczeniem lub przyjęciem od firmy trzeciej jakichkolwiek prezentów lub innych korzyści osobistych możemy skonsultować się z wytycznymi Płatności o charakterze korupcyjnym oraz Prezenty i korzyści osobiste, opisanymi w niniejszym Kodeksie.

(15)

Prowadzenie działalności z poszanowaniem zasad uczciwości

Zasięganie porad przed podjęciem działań

Często negocjujemy umowy z klientami, dostawcami i dystrybutorami. Aby uniknąć problemów natury

antymonopolowej, należy skonsultować się z prawnikiem firmy przed podjęciem następujących działań:

Użycie cennika klienta (np. dużych rabatów) lub takich warunków licencjonowania, aby uniemożliwić lub utrudnić konkurowanie

Sprzedaż poniżej kosztów

Powiązanie sprzedaży produktu, usługi lub rabatu z innym produktem

Wprowadzenie umowy na wyłączność lub umowy zamrożonej

Nierówne traktowanie klientów, dostawców lub dystrybutorów w kwestii tych samych produktów

Ograniczenie dystrybutorowi grona klientów oraz wyznaczenie zakresu cen lub zgoda na wprowadzenie podobnego ograniczenia na firmę Refinitiv, która sprzedaje produkty lub usługi firm trzecich

Nałożenie wszelkich innych ograniczeń lub zaakceptowanie podobnego ograniczenia w odniesieniu do firmy Refinitiv

Wprowadzenie Kodeksu w życiu

Pyt. Niedawno uczestniczyłam w konferencji, podczas której pracownik konkurencyjnej firmy zaczął mi opowiadać o nowym produkcie właśnie wprowadzonym na rynek przez jego firmę. Nie powiedziała nic na temat cen ani zysków, jednak czułam się niekomfortowo. Co powinnam zrobić w tej sytuacji?

Odp. Jeśli podczas jakiejś rozmowy z pracownikiem konkurencyjnej firmy czujesz się niekomfortowo, najlepiej delikatnie ją zakończ tak szybko, jak to możliwe. Pamiętaj, że nawet jeśli taki pracownik nie ujawni cen lub innych wrażliwych informacji, może powiedzieć coś, co według osoby, która słyszy Waszą rozmowę mogłoby naruszać przepisy antymonopolowe. Jeśli potrzebujesz więcej informacji na ten temat lub chcesz mieć pewność, że w żaden sposób nie zostały naruszone przepisy prawa, skontaktuj się z prawnikiem naszej firmy.

Uczciwe i sprawiedliwe postępowanie

Praktyki antykonkurencyjne działają na szkodę klientów i zakłócają funkcjonowanie rynków. Praktyki te w znaczącym stopniu niszczą relacje partnerskie poprzez naruszanie ich fundamentalnego zaufania. Przepisy prawa antymonopolowego i dotyczące uczciwej konkurencji zabraniają zawierania porozumień z firmami będącymi konkurencją, klientami, dostawcami i innymi stronami trzecimi, które mogą ograniczać konkurencję. Mimo że prawo dot. konkurencji jest złożone i zmienia się dynamicznie, mamy obowiązek znać jego lokalne przepisy. Jeśli nie będziemy działać zgodnie z prawem, możemy zaszkodzić reputacji firmy Refinitiv i narazić ją oraz siebie na potencjalne surowe kary finansowe, a nawet na odpowiedzialność karną.

Uczciwe postępowanie

Naszych konkurentów, klientów, dostawców i akcjonariuszy traktujemy uczciwie i z szacunkiem. Oznacza to, że:

Przestrzegamy litery oraz ducha prawa obowiązujących przepisów

Zalecamy stosowanie wyłącznie tych produktów, usług i rozwiązań, które są naszym zdaniem odpowiednio dopasowanie do potrzeb danego klienta.

Do każdej umowy podchodzimy w sposób transparentny i otwarty

Przyznajemy kontrakty na podstawie aspektów

merytorycznych i jasno określonych testów porównawczych

Dostarczamy odpowiednią dokumentację w terminie

Dotrzymujemy zobowiązań

Jesteśmy uczciwi i rzetelni w oświadczeniach publikowanych za pośrednictwem reklam i przekazów marketingowych, a także unikamy przesadnych stwierdzeń, manipulacji i wieloznaczności

Zachowujemy szczególną ostrożność podczas

porównywania, nie oczerniamy ani nie krytykujemy produktów czy usług konkurentów bezpodstawnie

Nie pozyskujemy informacji o konkurencji w sposób niezgodny z prawem lub nieetyczny (patrz punkt Pozyskiwanie informacji o konkurencji)

Konkurencja i przeciwdziałanie monopolowi

Przestrzegamy wszystkich przepisów dotyczących konkurencji oraz prawa antymonopolowego, które nas obowiązują, a także unikamy sytuacji, w których moglibyśmy je złamać. Oznacza to, że nie bierzemy udziału w rozmowach z firmami konkurencyjnymi w celu:

Ustalania cenników

Podziału możliwości lub terytoriów sprzedaży

Uzgadniania, aby nie pozyskiwać wzajemnych klientów

Bojkotowania lub odmowy sprzedaży danego produktu określonemu klientowi, dostawcy lub producentowi

Zmowy przetargowej

Udostępniania poufnych informacji dotyczących cen, zysków, kosztów, warunków sprzedaży, warunków finansowania, klientów, rabatów, promocji, planów marketingowych lub strategicznych, fuzji i przejęć ani innych wrażliwych informacji Ponieważ przepisy antymonopolowe i dotyczące konkurencji są bardzo złożone i dopuszczają pewne wyjątki w określonych krajach, przed podjęciem jakichkolwiek działań, które mogłyby zostać uznane za działające na szkodę konkurencji, należy skontaktować się z prawnikiem firmy.

Działania na globalnych rynkach

Przekupstwo, korupcja, pranie pieniędzy, naruszenie sankcji i inne wykroczenia finansowe destabilizują rządy i gospodarkę, a także podważają zaufanie publiczne. Jako globalna firma, która dostarcza sprawdzone rozwiązania w zakresie zgodności z przepisami prawa i oceny ryzyka, musimy dbać o naszą reputację i sukces finansowy, dlatego walczymy z łapówkami i innymi nadużyciami finansowymi wszędzie tam, gdzie je dostrzeżemy.

Za takie nieprawidłowości przepisy prawa przewidują surowe kary, m.in. grzywnę lub karę więzienia. Nasza firma może zostać pociągnięta do odpowiedzialności nawet za nieumyślne złamanie przepisów zarówno przez nas, jak i przez strony trzecie działające w naszym imieniu.

(16)

Prowadzenie działalności z poszanowaniem zasad uczciwości

Kim jest urzędnik rządowy lub państwowy?

Ze względu na ryzyko korupcji i przekupstwa wiele krajów poważnie ogranicza lub zakazuje wręczania wszelkich prezentów i korzyści osobistych na rzecz urzędników rządowych lub państwowych. Urzędnicy rządowi i

państwowi to nie tylko wybrani lub powołani urzędnicy, ale także osoby zatrudnione przez rząd lub działające w jego imieniu lub podmioty kontrolowane lub należące do rządu.

Na przykład:

Urzędnicy oraz inspektorzy celni i podatkowi

Personel wojskowy i zespoły wsparcia

Funkcjonariusze organów ścigania

Pracownicy placówek rządowych

Przedsiębiorstwa użyteczności publicznej i ich pracownicy

Podmioty będące własnością państwa lub kontrolowane przez państwo (np. państwowe przedsiębiorstwa naftowe lub uczelnie publiczne), filie/stowarzyszenia oraz pracownicy tych podmiotów Jeśli nie masz pewności, czy dany podmiot lub osoba jest urzędnikiem rządowym lub państwowym, zasięgnij porady prawnika firmy lub na infolinii ds. postępowania zawodowego i etyki.

Wiele form łapówkarstwa

Wręczanie lub przyjmowanie płatności gotówkowych oraz ich odpowiedników (np. akcji) jest zabronione w firmie Refinitiv i może być uznane za wyraźną oznakę przekupstwa.

Do innych potencjalnych oznak przekupstwa należą:

Niedopuszczalne prezenty, oferty rozrywki lub gościnności (patrz punkt Prezenty i korzyści osobiste)

Nadmierne rabaty, zniżki lub prowizje

Niestosowne bezpłatne lub objęte zniżką skorzystanie z usług lub budynków firmy Refinitiv

Wyświadczenie przysługi (np. możliwość objęcia stanowiska lub zatrudnienia osoby spokrewnionej)

Płatności lub prośby o realizację płatności, które są niejasno opisane, nie są obsługiwane według potwierdzenia lub zlecenia lub które nie mają wyraźnego uzasadnienia biznesowego

Wprowadzenie Kodeksu w życiu

Pyt. Zatrudniliśmy miejscowego przedstawiciela posiadającego wiele znajomości, aby pomógł nam zapewnić kontrakt rządowy. On chcę dać butelkę drogiego likieru urzędnikowi państwowemu, który podpisał umowę oraz twierdzi, że taki jest zwyczaj.

Czy możemy mieć z tego tytułu problemy?

Odp. Tak. Firma Refinitiv może zostać pociągnięta do odpowiedzialności za działania zatrudnianych przez nią przedstawicieli. Należy na początku powiedzieć przedstawicielowi, że nie wolno wręczać prezentów urzędnikom rządowym lub państwowym.

Co ważniejsze, przed zatrudnieniem takiego przedstawiciela należy przeprowadzić procedurę due diligence, aby mieć zapewnienie umowne, że w imieniu Refinitiv nie będą realizowane żadne niewłaściwe płatności.

Łapówkarstwo i płatności o charakterze korupcyjnym

Nigdy nie oferujemy, nie dajemy, nie upoważniamy ani nie przyjmujemy łapówek. Łapówka to każda nieoficjalna płatność, ale także upominek lub korzyść osobista podarowana firmie trzeciej, której celem jest zdobycie nieuczciwej przewagi biznesowej lub pozyskanie albo utrzymanie kontraktu.

Ponadto nigdy nie oferujemy, nie dajemy ani nie upoważniamy nieoficjalnych płatności na rzecz urzędników rządowych lub państwowych, nawet jeśli płatność ma przyspieszyć rutynowe czynności urzędowe (np. przetwarzanie wizy lub odprawy celnej). Płatności, których celem jest przyspieszenie wykonania rutynowych czynności, są określane mianem „drobnych

gratyfikacji” i są zabronione w firmie Refinitiv, nawet jeśli zezwala na nie prawo lokalne. Nie ma znaczenia, czy osoba trzecia działa w sektorze publicznym, czy prywatnym.

Oznacza to, że:

Nie oferujemy, nie wręczamy, nie upoważniamy ani nie przyjmujemy żadnych prezentów ani korzyści osobistych od stron trzecich (i odwrotnie), chyba że jest to zgodne z wytycznymi zamieszczonymi w punkcie Prezenty i korzyści osobiste

Jeśli mamy do czynienia z urzędnikiem rządowym lub państwowym, nie oferujemy, nie wręczamy, nie upoważniamy ani nie przyjmujemy żadnych płatności nieoficjalnych ani prezentów czy korzyści osobistych, bez względu na ich wartość, chyba że wcześniej zostało to ustalone na piśmie przez prawnika firmy lub zezwalają na to wewnętrzne zasady dotyczące przeciwdziałania przekupstwu i regulujące wręczanie prezentów

Wszystkie płatności wychodzące i przychodzące należy ewidencjonować uczciwie, rzetelnie i kompletnie zgodnie ze stosownymi zasadami i przepisami księgowości oraz naszymi wewnętrznymi mechanizmami kontroli. Pamiętaj, że działania mające na celu zatuszowanie niestosownej płatności mogą zostać uznane za oddzielne naruszenie prawa, za które grożą surowe kary

Rozumiemy, że moglibyśmy zostać pociągnięci do

odpowiedzialności za naruszenie przepisów przez naszych partnerów biznesowych, dlatego musimy:

Przeprowadzić procedurę due diligence na poziomie stosownym do ryzyka, zanim zatrudnimy dostawców, konsultantów i innych partnerów biznesowych

Komunikować partnerom biznesowym nasz stosunek do łapówkarstwa i korupcji już na początku naszej współpracy, a w razie potrzeby także w późniejszym czasie

Ograniczać lub zrywać relacje biznesowe, jeśli dowiemy się, że nasz partner biznesowy mógł naruszyć nasze standardy

Poinformować prawnika firmy lub zgłosić na infolinii ds.

postępowania zawodowego i etyki wszelkie próby lub faktyczne wręczenia łapówki, zapłaty w niedozwolonej formie lub prezentu

Jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące przekupstwa lub korupcji, zwróć się o pomoc.

(17)

Prowadzenie działalności z poszanowaniem zasad uczciwości

Jaki jest zakres prezentów i korzyściach osobistych?

Wytyczne te obejmują wszystkie nieoficjalne płatności, prezenty i korzyści osobiste, w tym:

Posiłki

Transport/podróże/zakwaterowanie

Rozrywka/bilety lub inne upominki

Użyczanie pojazdów lub zakwaterowanie lub inne przejawy gościnności

Darowizny na wskazane cele charytatywne lub organizacje

Usługi

Wyposażenie

Nagrody

Produkty

Członkostwo

Upusty, rabaty lub pożyczki

Opłaty konferencyjne

Oferty pracy (w tym bezpłatne staże)

Do niedopuszczalnych prezentów i ofert roz- rywki zaliczamy:

Gotówkę lub jej ekwiwalent

Wydarzenia, podróże, a nawet posiłki, które nie są związane z działalnością biznesową lub które są zbyt kosztowne w odniesieniu do celów biznesowych

Wszystko, co ma jakąś wartość i co zostało przekazane urzędnikowi rządowemu lub publicznemu lub otrzymane od niego, a nie zostało uprzednio zatwierdzone przez prawnika firmy lub nie jest dozwolone przez wewnętrzne przepisy antykorupcyjne i zasady dotyczące prezentów

Dowolny prezent lub korzyść osobista, które są

niespójne z obowiązującymi zasadami lub które mogłyby wywołać wrażenie, że Ty lub osoba trzecia odczuwacie presję, aby podjąć konkretne działanie biznesowe

Prezenty i korzyści osobiste

Zanim zaoferujesz, podarujesz, upoważnisz lub przyjmiesz jakikolwiek prezent lub korzyść osobistą z udziałem potencjalnego lub aktualnego klienta, dostawcy lub innego partnera biznesowego z sektora publicznego lub prywatnego, dobrze się zastanów. Mamy świadomość, że niewłaściwe prezenty i korzyści osobiste mogą być przyczyną potencjalnego konfliktu interesów, a w niektórych przypadkach mogą nawet zostać uznane za przestępstwo na mocy prawa o przeciwdziałaniu przekupstwu i korupcji.

Oznacza to, że:

Nigdy nie proponujemy, nie dajemy, nie upoważniamy ani nie przyjmujemy prezentów w formie pieniężnej w relacjach z innymi firmami

Wiemy, że w przypadku urzędnika rządowego lub państwowego nie możemy oferować, przekazywać, upoważniać ani przyjmować żadnych prezentów lub korzyści osobistych, bez względu na ich wartość, chyba że uzyskamy uprzednio zgodę od prawnika firmy lub dopuszczają to obowiązujące wewnętrzne przepisy antykorupcyjne i zasady dotyczące prezentów

Upewniamy się, że wszystkie prezenty i korzyści osobiste, które oferujemy lub otrzymujemy od dowolnej innej firmy działającej w imieniu naszej firmy, nie są częste, mają niewielką wartość i są zgodne z wszelkimi obowiązującymi zasadami związanymi z prezentami Znamy i przestrzegamy obowiązujących w naszej firmie zasad dotyczących przyjmowania/wręczania prezentów.

Rozumiemy, że zasady w niektórych firmach są bardziej restrykcyjne niż w innych

Odmawiamy wręczania i przyjmowania wszystkiego, co

wartościowe, od firm trzecich, jeśli może to zostać zinterpretowane jako działanie mające na celu zapewnienie nienależnej korzyści biznesowej lub jeśli publiczne ujawnienie tego faktu byłoby dla nas niewygodne. Dodatkowe wytyczne znajdziesz w sekcji Łapówkarstwo i płatności o charakterze korupcyjnym

Jeśli mamy do czynienia z urzędnikiem rządowym lub

państwowym, nie oferujemy, nie wręczamy, nie upoważniamy ani nie przyjmujemy żadnych nieoficjalnych płatności ani prezentów czy korzyści osobistych, bez względu na ich wartość, chyba że wcześniej zostało to ustalone na piśmie przez prawnika firmy lub dopuszczają to obowiązujące wewnętrzne przepisy antykorupcyjne i zasady dotyczące prezentów

Sankcje, embarga i przepisy kontroli eksportu

Sankcje i przepisy dotyczące kontroli eksportu mogą być niezwykle złożone i nieustannie się zmieniają, jednak musimy je znać i przestrzegać ich na każdym kroku. Nawet nieumyślne naruszenie przepisów może skutkować nałożeniem kar, ale im szybciej zgłosimy i rozwiążemy problem, tym lepiej. Oznacza to, że:

Znamy bieżącą listę krajów/terytoriów objętych sankcjami lub embargiem (odpowiednie wskazówki znajdują się w sekcji Grupa ds. kontroli handlu dostępnej w intranecie firmy, z której można skorzystać za pośrednictwem strony głównej Dział prawny i ds. zgodności)

Jeżeli nie dopuszcza tego obowiązujące prawo, nie mamy uprzedniej zgody od prawnika firmy ani nie skonsultowaliśmy się z zespołem ds. kontroli handlu, nie wolno nawiązywać współpracy z:

Objętymi sankcjami krajami/regionami ani jakimikolwiek osobami lub podmiotami rezydującymi na danym obszarze, podlegającym obowiązującemu tam prawu lub działającym z tych krajów/regionów

Wszelkimi objętymi sankcjami organizacjami lub osobami, a także podmiotami, których właścicielem jest objęta sankcjami organizacja lub osoba

Należy przeprowadzić procedurę due diligence w odniesieniu do partnerów i klientów, a także dokładnie ich sprawdzać, aby mieć pewność, że nie są oni objęci sankcjami lub embargiem

Należy zasięgnąć opinii na temat prawidłowej procedury eksportowej przed podjęciem decyzji odnośnie eksportu jakichkolwiek produktów lub usług

Trzeba zwrócić uwagę na oznaki sankcji, takie jak realizowanie płatności za pomocą kilku kont, prośby o dokonywanie płatności w niestandardowym czasie lub kwocie, jak również żądanie zwrotu pieniędzy w postaci innej niż pierwotna płatność

Należy niezwłocznie zaalarmować grupę ds. kontroli handlu bezpośrednio lub poprzez infolinię ds. postępowania zawodowego i etyki, jeśli mamy powody, by sądzić, że jakaś osoba w firmie lub strona trzecia może celowo lub przypadkowo prowadzić interesy z objętym sankcjami krajem/

terytorium, podmiotem lub osobą

(18)

Prowadzenie działalności z poszanowaniem zasad uczciwości

Wprowadzanie Kodeksu w życie

Pyt. Niedawno jeden z moich klientów zapytał, czy pracownicy z jego organizacji, którzy pracują w kraju objętym sankcjami, mogliby wykupić subskrypcję jednego z naszych programów online.

Czy możemy dodać ich jako subskrybentów?

Przecież w ten sposób nie eksportowalibyśmy produktu fizycznego.

Odp. Najprawdopodobniej nie jest to możliwe. Przepisy kontroli eksportu obejmują również oprogramowanie oraz sprzęt i wyposażenie. Wygląda również na to, że Twój klient jest osobą lub podmiotem reprezentującym kraj objęty sankcjami. Poszukaj pomocy, zanim podejmiesz jakiekolwiek działanie.

Przeciwdziałanie praniu pieniędzy

Pranie pieniędzy jest procesem, w którym środki pieniężne generowane w drodze działalności przestępczej (np. terroryzm, handel narkotykami lub oszustwa) są przetwarzane za

pośrednictwem transakcji komercyjnych w celu ukrycia źródła dochodów, obejścia wymogów dotyczących raportowania lub uniknięcia płacenia należnych podatków. Nasza firma przestrzega wszystkich przepisów odnoszących się do przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowania terroryzmu, które mają zastosowanie wobec nas, a także nie zgadza się na pranie pieniędzy ani nie ułatwia tego procederu. Oznacza to, że:

Przywiązujemy dużą wagę do znaczenia znajomości i zrozumienia tego, z kim współpracujemy („Poznaj Swojego Klienta”), pamiętamy o możliwości wystąpienia przypadków prania pieniędzy i niezwłocznie powiadamiamy prawnika firmy o jakiejkolwiek podejrzanej aktywności (nie informując o tym firmy, co do której mamy wątpliwości). Podejrzana aktywność klientów lub potencjalnych klientów to przykładowo:

Niechęć do podania podstawowych informacji lub dokumentacji lub przekazanie fałszywych informacji lub dokumentacji

Korzystanie ze spółek podstawionych (firm bez celu biznesowego) lub o złożonej lub nietypowej strukturze, szczególnie w obrębie wielu jurysdykcji wysokiego ryzyka

Żądanie zachowania poufności przez firmę Refinitiv

Należy uznać, że nasze podmioty regulowane mają bardziej rygorystyczne obowiązki, a osoby, które pracują w takich firmach lub w ich imieniu, muszą mieć pewność, że rozumiemy i spełniamy wymogi powyższych zobowiązań

(19)

Nasze zasoby i informacje

Czym są prawa moralne?

Prawa moralne to prawa związane z własnością intelektualną i obejmujące prawo do bycia uznanym za twórcę i prawo do integralności wszelkich utworzonych prac. Określone w niniejszym Kodeksie zrzeczenie się lub cesja mają na celu zagwarantowanie firmie Refinitiv możliwości podjęcia dowolnych działań związanych z dziełami wytworzonymi przez pracowników w trakcie okresu ich zatrudnienia w Refinitiv.

Poszanowanie posiadanej własności intelektualnej i innych

Własność intelektualna stanowi fundament naszej firmy. Własność intelektualna ma ogromne znaczenie dla tożsamości naszej firmy:

nie tylko w kwestii systemów i baz danych, które tworzymy w celu umożliwienia naszym klientom zdobycia informacji, ale także w odniesieniu do procesów, które stosujemy w naszych miejscach pracy. Ponieważ wiemy, jak duże znacznie ma to dla nas i dla innych, naszym obowiązkiem jest zabezpieczenie własności intelektualnej, którą tworzymy, a także zabezpieczenie wszystkich własności intelektualnych przed niewłaściwym użytkowaniem.

Dzięki temu nasza firma, nasi współpracownicy i my jesteśmy najbardziej innowacyjni i mamy większe szanse na sukces.

Potrafimy rozróżnić, kiedy własność intelektualna powinna należeć do firmy Refinitiv, a także podjąć wszelkie konieczne działania, aby ją chronić. Oznacza to, że:

• Zgadzamy się, w zakresie dozwolonym przez prawo, że firma Refinitiv jest właścicielem wszelkiej własności intelektualnej (i praw powiązanych), którą tworzymy w biurze, w domu lub w innym miejscu, jeśli jest ona powiązana z działalnością firmy lub została utworzone z zasobów firmowych

• Zrzekamy się lub przekazujemy firmie Refinitiv wszystkie prawa moralne, jakie możemy mieć zgodnie z obowiązującym prawem do własności intelektualnej, które tworzymy jako pracownicy

• Niezwłocznie ujawniamy wszelkie metody, systemy, procesy, projekty, pomysły i inne prace tworzone przez nas jako pracowników, które można opatentować, aby firma mogła podjąć kroki w celu ich ochrony

• Zgłaszamy wszelkie nieupoważnione wykorzystywanie firmowych praw autorskich, patentów, znaków towarowych lub innej własności intelektualnej, której jesteśmy świadomi, do prawnika firmy

• Umieszczamy informacje o prawach autorskich na wszystkich materiałach, informacjach, usługach lub innych produktach firmy Refinitiv przeznaczonych do dystrybucji publicznej

Własność intelektualna innych podmiotów

Szanujemy własność intelektualną innych podmiotów, w tym naszej konkurencji, a także nie używamy jej w jakikolwiek sposób, który mógłby naruszać przepisy prawa lub nasze wartości. Oznacza to, że:

• W razie potrzeby uzyskujemy pisemną zgodę na

wykorzystanie lub kopiowanie praw autorskich, patentów, znaków towarowych i innej własności intelektualnej strony trzeciej; uzyskujemy licencje; lub — jeżeli wymagają tego okoliczności — zakupujemy daną własność intelektualną

• Zanim dokonamy kopiowania lub rozpowszechniania oprogramowania innych firm, upewniamy się, że umowy licencyjne zezwalają na kopiowanie lub dystrybucję i nie stoją w sprzeczności z prawami firmy

• Upewniamy się, że własność intelektualna należy do firmy Refinitiv, gdy została dla nas utworzona przez strony trzecie lub kontrahentów, jeśli przepisy na to pozwalają

• Dbamy o właściwe wykorzystanie wszystkich nazw i znaków będących własnością firmy Thomson Reuters, w tym logo

„Thomson”, „Reuters” i Kinesis, które są używane przez firmę Refinitiv w oparciu o licencję od firmy Thomson Reuters oraz jej spółek powiązanych

• Sprawdzamy z prawnikiem firmy, gdy mamy jakiekolwiek wątpliwości dotyczące własności intelektualnej

Cytaty

Powiązane dokumenty

Ponadto dyrektorzy, członkowie kadry kierowniczej i pracownicy nie mogą wykorzystywać dla siebie (lub na rzecz strony trzeciej) szans biznesowych, które zostały znalezione w

Kodeks będzie miał pierwszeństwo wobec przepisów wewnętrznych i lokalnych kodeksów postępowania, które mogłyby być z nim sprzeczne, chyba że ustalałyby one bardziej

Rozumiemy wpływ udzielanych przez Żabka Polska informacji na naszych klientów, partnerów biznesowych i innych interesariuszy, dlatego dbamy o wiary- godność

z o.o., w tym z tytułu rękojmi ustawowej dotyczącej użyteczności nieruchomości w związku z jej zanieczyszczeniem, przejmuje wyłączną odpowiedzialność

Oświadczenie właściwych organów lub podmiotów o wyrażeniu zgody na zawarcie umowy sprzedaży nieruchomości - jeżeli akt prawny stanowiący podstawę powstania lub

Oświadczenie uczestnika przetargu o zapoznaniu się z informacjami i warunkami zawartymi SWS i ogłoszeniu o przetargu oraz że zapoznał się ze stanem faktycznym i

Grupa postrzega przestrzeganie zasad jako fundamentalną wartość stojącą u podstaw świadomego współdziałania i z tego względu zobowiązuje się do działania w pełnym

Oświadczenie właściwych organów lub podmiotów o wyrażeniu zgody na udział w przetargu i na zawarcie umowy sprzedaży nieruchomości - jeżeli akt prawny stanowiący