Poznań, dnia 10 lutego 2022 r.
WK – 0911/31/2021
Pan
Łukasz Litka Wójt Gminy Lipno
Wystąpienie pokontrolne
Działając na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 r.
o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 2137, ze zm.) informuję o wynikach kompleksowej kontroli gospodarki finansowej obejmującej rok 2020, a w miarę potrzeb także inne lata.
Wyniki niniejszej kontroli wykazały nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, podpisanym w dniu 14 grudnia 2021 r., spowodowane nieprzestrzeganiem obowiązujących przepisów prawa, a mianowicie:
I.
1. W zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych i ewidencji księgowej stwierdzono nieprawidłowości naruszające przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2019 r. poz. 351, ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2017 r. poz. 1911, ze zm., a od dnia 03.03.2020 r. Dz. U. z 2020 r. poz.
342), a mianowicie:
1) Stwierdzono różnice pomiędzy saldem zamknięcia konta 840 „Rezerwy i rozliczenia międzyokresowe przychodów”, tzn. saldem Ma w kwocie 3.418.548,94 zł na dzień 31.12.2020 r., a saldami wynikającymi z bilansu otwarcia tego konta w księgach roku 2021, które wynoszą odpowiednio: saldo Wn w kwocie 110.742,19 zł i saldo Ma w kwocie 3.529.291,13 zł.
Powyższe stanowiło naruszenie przepisów art. 5 ust. 1 ustawy o rachunkowości.
2) Z ustaleń kontroli wynika, że ujęta według stanu na dzień 31.12.2020 r. na koncie analitycznym 240-003-00000-0000-000000 prowadzonym do konta 240 „Pozostałe rozrachunki” kwota 10,00 zł wynika z wpłat dokonanych przez jedną osobę w dniu 15.01.2020 r. w kwocie 5 zł oraz w dniu 03.03.2020 r. w kwocie 5 zł (powyższe wpływy były ujęte w księgach budżetu zapisem Wn 133 „Rachunek budżetu” / Ma 240). Do wpłacającego wysłano pisma z prośbą o wyjaśnienie z jakiego tytułu zostały dokonane wpłaty oraz informacją, iż jeśli zostały wpłacone omyłkowo aby podać numer
konta na który ma zostać dokonany zwrot. Przesyłki były awizowane i nie zostały odebrane.
Powyższa kwota nie została zwrócona oraz nie została ona przyjęta na dochody, co było niezgodne z zasadą kasowości wynikającą z § 5 rozporządzenia, zgodnie z którą w celu ustalenia nadwyżki lub deficytu budżetu jednostki samorządu terytorialnego operacje dotyczące ich dochodów i wydatków są ujmowane w księgach rachunkowych na odrębnych kontach księgowych w zakresie faktycznie (kasowo) zrealizowanych wpływów i wydatków dokonanych na bankowych rachunkach budżetów oraz rachunkach bieżących dochodów i wydatków budżetowych jednostek budżetowych, z wyjątkiem operacji szczególnych określonych w odrębnych przepisach.
3) Na dzień 31.12.2020 r. stwierdzono różnice pomiędzy saldami kont analitycznych konta 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” prowadzonych w ramach księgi głównej (w konsekwencji sald konta syntetycznego 221), a ewidencją pomocniczą w zakresie:
a) kont analitycznych prowadzonych w ramach księgi głównej w programie FKB+ 221-003-92109-0750-000001, 221-004-70005-0750-000000, 221-005-70005- 0750-000000, 221-007-70005-0550-000001, 221-009-75618-0910-000003, 221-010- 01010-0830-000001, 221-600-60017-0750-000000, 221-750-75023-0870-000000, 221-756-75618-0460-000001, 221-756-75618-0490-000002, 221-756-75618-0490- 000003, 221-900-90001-0690-000000, 221-900-90002-0490-000000, które wykazywały salda będące saldami sald należności i nadpłat wynikających z ewidencji pomocniczej prowadzonej w programie WIP+,
b) konta analitycznego prowadzonego w programie FKB+ 221-009-70005-0920- 000030, które wykazywało saldo Wn w kwocie 528,44 zł, podczas gdy z ewidencji pomocniczej prowadzonej w programie WIP+ wynika saldo Wn w kwocie 528,44 zł i saldo Ma w kwocie 3,63 zł,
c) konta analitycznego prowadzonego w programie FKB+ 221-756-75618-0910- 000022, które wykazywało saldo Wn w kwocie 9.610,12 zł, podczas gdy z ewidencji pomocniczej prowadzonej w programie WIP+ wynika saldo Wn w kwocie 9.616,63 zł i saldo Ma w kwocie 2,77 zł.
Powyższy sposób prowadzenia ewidencji syntetycznej oraz wyodrębnionej ewidencji pomocniczej naruszał przepisy art. 16 ust. 1 ustawy o rachunkowości.
4) Wszystkie zmiany dotyczące gruntów (grupa 0 według KŚT) jakie wystąpiły w roku 2020, w ewidencji księgowej na koncie 011 „Środki trwałe” ujęto pod datą 31.12.2020 r. zamiast pod właściwą datą wystąpienia operacji gospodarczej w okresie sprawozdawczym, którego dotyczą, co było niezgodne z przepisami art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości w związku z § 26 ust. 2 rozporządzenia.
2. Kontrola sprawozdania Rb-PDP z wykonania dochodów podatkowych gminy za okres sprawozdawczy od początku roku do dnia 31 grudnia 2020 roku oraz sprawozdania Rb- 27S z wykonania planu dochodów budżetowych Urzędu Gminy Lipno za okres sprawozdawczy od początku roku do dnia 31 grudnia roku 2020 wykazała, że:
1) W kolumnie 13 sprawozdania Rb-27S oraz w kolumnie 4 sprawozdania Rb-PDP nie ujęto żadnych skutków udzielonych ulg i zwolnień, obliczonych za okres sprawozdawczy (bez ulg i zwolnień ustawowych), pomimo że jak wynika z ustaleń kontroli występowali podatnicy korzystający ze zwolnień wynikających z uchwały Nr VIII/52/2019 Rady Gminy Lipno z dnia 27 maja 2019 roku w sprawie zwolnień od podatku od nieruchomości, łączna kwota wynikających z nich skutków wynosiła 740.406,20 zł.
Powyższe działanie było niezgodne z przepisami § 3 ust. 1 pkt 10 oraz § 7 ust. 4 załącznika Nr 36 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej.
W dniu 18.11.2021 r. dokonano korekty sprawozdania Rb-PDP z wykonania dochodów podatkowych Gminy Lipno za okres sprawozdawczy od początku roku do dnia 31 grudnia roku 2020 oraz sprawozdania Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych Urzędu Gminy Lipno za okres sprawozdawczy od początku roku do dnia 31 grudnia roku 2020 o skutki udzielenia ulg i zwolnień, wynikających z przedłożonych w trakcie kontroli dokumentów.
2) W kolumnie 15 sprawozdania Rb-27S oraz w kolumnie 6 sprawozdania Rb-PDP wykazano kwotę 40.536,93 zł dotyczącą skutków decyzji wydanych przez organ podatkowy na podstawie ustawy Ordynacja podatkowa, obliczonych za okres sprawozdawczy dotyczących rozłożenia na raty zobowiązań z tytułu podatku od nieruchomości i podatku rolnego od osób fizycznych. Niemniej z ustaleń kontroli wynika, że powyższe skutki wynikały z decyzji wydanych w latach 2017 i 2019.
Powyższe działanie było niezgodne z przepisami § 3 ust. 1 pkt 11 lit. b oraz § 7 ust. 4 załącznika Nr 36 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej.
W dniu 3.12.2021 r. do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Poznaniu wpłynęły korekty sprawozdań Rb-PDP i Rb-27S sporządzonych za okres sprawozdawczy od początku roku do dnia 31 grudnia roku 2020, w których dokonano korekty wyżej wymienionych skutków.
3. Nieprawidłowo rozliczono odpis na Wielkopolską Izbę Rolniczą – w rozliczeniu rocznym przesłanym do Wielkopolskiej Izby Rolniczej wykazano nadpłatę w kwocie 772,08 zł, którą przypisano na koncie analitycznym 201-004-00027-0000-000000 prowadzonym do konta 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” (Izba Rolnicza dokonała zwrotu nadpłaty w dniu 28.01.2021 roku). Na podstawie ewidencji księgowej oraz sprawozdania Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych Urzędu Gminy w Lipnie sporządzonego za okres od początku roku do dnia 31.12.2020 roku ustalono, iż nadpłata ta wynosi 809,50 zł. Różnica stanowi kwotę 37,42 zł.
Powyższe naruszało przepis art. 35 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 14 grudnia 1995 roku o izbach rolniczych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1027, ze zm.).
Ujmowanie rozrachunków z tytułu odpisu na Wielkopolską Izbę Rolniczą na koncie 201 zamiast na koncie 240 „Pozostałe rozrachunki” było niezgodne z opisami do powyższych kont wskazanymi w załączniku Nr 3 do rozporządzenia.
4. W wyniku kontroli naliczenia i wypłaty wynagrodzeń pracownikom Urzędu Gminy w Lipnie stwierdzono, że w 2020 roku Skarbnikowi przyznano dodatki specjalne:
− na okres od dnia 01.01.2020 roku do dnia 31.03.2020 roku w wysokości 2.624 zł miesięcznie,
− na okres od dnia 01.09.2020 roku do dnia 30.11.2020 roku w wysokości 2.000 zł miesięcznie,
za okresowe zwiększenie obowiązków służbowych wykonywanych na stanowisku pracy związanych z zadaniami w dużej części przypisanymi do stanowiska skarbnika, co szczegółowo opisano w protokole kontroli, w godzinach wykraczających poza ustalony dla Skarbnika rozkład czasu pracy.
Stosownie do przepisów art. 36 ust. 5 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r.
o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2019 r., poz. 1282) pracownikowi samorządowemu z tytułu okresowego zwiększenia obowiązków służbowych lub powierzenia dodatkowych zadań może zostać przyznany dodatek specjalny. Z brzmienia art. 36 ust. 5 ustawy o pracownikach samorządowych wynika po pierwsze, że przyznanie
dodatku może nastąpić przy zaistnieniu jednej z dwóch określonych przesłanek, po drugie, że pracownikowi nie można przyznać dodatku specjalnego z tytułu wykonywania zadań, które należą do jego obowiązków wynikających z pełnionej funkcji. Ponadto przyznanie dodatku specjalnego jako rekompensatę za wykonywanie zadań „w godzinach wykraczających poza ustalony dla Skarbnika rozkład czasu pracy” jest niezgodne z przepisami ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku Kodeks pracy (Dz.U. z 2019 r. poz.
1040, ze zm., a od dnia 30.07.2020 r. Dz. U. z 2020 r. poz. 1320, ze zm.), który w dziale szóstym „Czas pracy”, rozdziale V „Praca w godzinach nadliczbowych” reguluje zasady pracy w godzinach nadliczbowych.
5. Kontrola naliczania i wypłaty dodatkowego wynagrodzenia rocznego, wykazała że w jednym przypadku podstawy dodatkowego wynagrodzenia rocznego nie umniejszono o wynagrodzenie za 2 dni opieki nad dzieckiem, w wyniku czego wypłacono dodatkowe wynagrodzenie roczne w kwocie 8.006,03 zł, zamiast w kwocie 7.942,89 zł. W związku z powyższym pracownikowi zawyżono dodatkowe wynagrodzenie roczne o kwotę 63,14 zł brutto (44,58 zł netto).
Powyższe było niezgodne z art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz. U. z 2018 r.
poz. 1872) w zw. z § 6 pkt 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. z 1997 r. Nr 2, poz. 14, ze zm.).
W dniu 16.09.2021 r. pracownik dokonał dobrowolnie zwrotu nadpłaconej kwoty dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2020 rok. W dniu 20.09.2021 r. sporządzono listę płac Nr 279 dokonując korekty dodatkowego wynagrodzenia rocznego poprzez umniejszenie o kwotę 63,14 zł brutto (44,58 zł netto).
6. Kontrola wypłaty nagród uznaniowych pracownikom Urzędu Gminy w Lipnie, wykazała że kwota wypłaconych nagród przewyższała fundusz określony w § 11 regulaminu wynagradzania stanowiącego załącznik do zarządzenia Nr 298/2017 Wójta Gminy Lipno z dnia 5 grudnia 2017 r., zgodnie z którym fundusz nagród obejmuje 5 % planowanej wielkości środków na wynagrodzenia dla pracowników urzędu.
Z wyjaśnienia inspektora ds. płac, wynika że: „Nagrody wypłacano w wysokości 5 % od własnych wynagrodzeń, nie biorąc pod uwagę wypłat nagród ze źródeł zewnętrznych, w związku z czym wynikło niedopatrzenie zgodności wypłaty nagród z zapisami regulaminu wynagradzania. (…)”
W trakcie kontroli zarządzeniem Nr W.120.17.2021 Wójta Gminy Lipno z dnia 16 września 2021 r., regulamin uzupełniono o zapis: „Fundusz nagród zwiększa się
o dodatkowe środki przeznaczone na nagrody pochodzące z innych źródeł zewnętrznych.”
7. W umowie Nr 5 zawartej w dniu 01.01.2020 r. z Centrum Weterynaryjnym z siedzibą w Lesznie, której przedmiotem był całodobowy dyżur, odbiór, przechowywanie i przekazywanie do utylizacji dzikich i bezdomnych zwierząt:
− nieokreślono całkowitego wynagrodzenia za realizację przedmiotu umowy, czym naruszono przepis art. 46 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 869, ze zm.),
− w § 3 ust. 2 umowy zapisano, iż za czynności opisane w § 1 ust. 2 i ust. 3 usługobiorcy przysługuje wynagrodzenie za faktycznie wykonane czynności według cennika stanowiącego załącznik nr 1 do umowy.
Przywołany powyżej § 1 nie zawierał ust. 3, a brzmienie § 1 było następujące:
„Usługobiorca zobowiązuje się do świadczenia na rzecz Usługodawcy usług polegających na:
1. Całodobowym dyżurze i podejmowaniu interwencji w nagłych przypadkach wymagających interwencji lekarza weterynarii nr do kontaktu (…).
2. Utylizacji padłych w trakcie leczenia zwierząt lub wobec których Usługobiorca podjął decyzję o uśpieniu.”,
− do wystawionych faktur za usługi weterynaryjne na ogólną kwotę 8.429,00 zł dołączono raporty sprzedaży wg pozycji (specyfikację), w których nie zastosowano sposobu prezentacji wykonanych usług wg pozycji zawartych w cenniku stanowiącym załącznik do umowy, co uniemożliwiło weryfikację zgodności zastosowanych cen z cennikiem.
8. W rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach publicznych w zamówieniach
klasycznych o wartości przekraczającej wyrażoną w złotych równowartość kwoty, o której mowa w art. 4 pkt 8 ustawy, i mniejszej od kwot określonych w przepisach
wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy w zakresie robót budowlanych wykazano
2 postępowania w trybie przetargu nieograniczonego o łącznej wartości umów 584.962,92 zł. Natomiast w rejestrze zamówień publicznych wykazano 2 postępowania na
ogólną wartość 584.964,92 zł. Różnica, wynikająca z błędu rachunkowego, wynosi 2,00 zł.
Z wyjaśnienia głównego specjaisty ds. zamówień publicznych, wynika że: „Rejestr postępowań o udzielenie zamówień publicznych o wartości przekraczającej wyrażoną w złotych równowartość kwoty, o której mowa w art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych w roku 2020 zawiera 2 postępowania na roboty budowlane o łącznej wartości 584.964,92 zł.
Roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach w roku 2020 w rozdziale II zawiera dwa postępowania na roboty budowlane o łącznej wartości 584.962,92 zł.
Prawidłowa wartość przeprowadzonych w roku 2020 postępowań na roboty budowlane wynosi 584.964,92 zł.
W rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach w roku 2020 wystąpił błąd arytmetyczny polegający na błędnym zsumowaniu wartości 2 postępowań na roboty budowlane. W sprawozdaniu jest ujęta kwota 854.962,92 zł a powinno być 584.964,92 zł.”
9. Kontrola wydatków budżetowych z uwzględnieniem przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1843, ze zm.) obejmowała następujące postępowania o udzielenie zamówień publicznych:
1) Postępowanie przeprowadzone w trybie przetargu nieograniczonego na „Udzielenie i obsługę kredytu w wysokości 4.981.480 zł z przeznaczeniem na pokrycie planowanego deficytu budżetu w 2020 roku oraz spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań z tytułu pożyczek i kredytów”, o wartości szacunkowej 827.474,75 zł ustalonej na podstawie kalkulacji własnej sporządzonej przez Skarbnika Gminy Lipno, co stanowiło równowartość 193.819,77 euro. Zamówienia udzielono na podstwie umowy Nr 20/2846 zawartej w dniu 17.07.2020 r. z Bankiem Gospodarstwa Krajowego z siedzibą w Warszawie Region Wielkopolski. Wynagrodzenie: oprocentowanie według zmiennej stopy procentowej w wysokości wynoszącej w dniu zawarcia umowy 1,10%
w stosunku rocznym. Oprocentowanie kredytu jest ustalane w oparciu o zmienną stawkę bazową WIBOR 1M, równe stawce bazowej powiększonej o stałą marżę BGK w wysokości 0,86 punktów procentowych. W dniu zawarcia umowy stawka bazowa wynosiła 0,24% w stosunku rocznym.
Nieprawidłowości nie stwierdzono.
2) Postępowanie przeprowadzone w trybie przetargu nieograniczonego na „Przebudowę dróg na terenie gminy Lipno”, o wartości szacunkowej 637.596,62 zł, ustalonej w dniu 03.09.2020 r. na podstawie kosztorysów inwestorskich sporządzonych przez Kierownika Referatu Inwestycyjnego, co stanowiło równowartość 149.344,53 euro.
Inwestycja jednoroczna realizowana w całości w 2020 roku. Ogłoszenie o zamówieniu zostało zamieszczone w dniu 07.09.2020 r.
Zamówienia udzielono na podstawie umowy z dnia 15.10.2020 r. zawartej z Firmą Usługowo - Handlową Jacek Malepszy z siedzibą w Lesznie. Wartość według umowy 460.883,75 zł bez VAT, 566.887,01 zł z VAT, w tym:
− zadanie 1 „Przebudowa drogi wewnętrznej – ul. Pszenna w Wilkowicach – odcinek nr 1” – 100.461,00 zł bez VAT (123.567,03 zł z VAT),
− zadanie 2 „Przebudowa drogi wewnętrznej – ul. Pszenna w Wilkowicach – odcinek nr 2” – 53.597,00 zł bez VAT (65.924,31 zł z VAT),
− zadanie 3 „Przebudowa drogi gminnej ul. Graniczna i ul. Sportowa w Lipnie” – 134.745,00 zł bez VAT (165.736,35 zł z VAT),
− zadanie 4 „Utwardzenie ul. Granicznej w Lipnie” – 107.615,75 zł bez VAT (132.367,37 zł z VAT),
− zadanie 5 „Przebudowa drogi gminnej w Żakowie” – 19.115,00 zł bez VAT (23.511,45 zł z VAT),
− zadanie 6 „Przebudowa drogi gminnej – os. Prymasa Tysiąclecia w Lipnie” – 45.350,00 zł bez VAT (55.780,50 zł z VAT).
Umowę zmieniono dwoma aneksami:
− Aneksem nr 1 zawartym w dniu 16.11.2020 r. – wydłużenie terminu zakończenia realizacji przedmiotu zamówienia o 10 dni w związku z koniecznością wykonania robót zamiennych oraz opóźnienia zaopiniowania i zaakceptowania przez organy opiniujące projektu tymczasowej organizacji ruchu,
− Aneksem nr 2 zawartym w dniu 31.11.2020 r. – w związku z koniecznością wykonania robót dodatkowych wydłużono termin wykonania zamówienia o 20 dni od pierwotnego terminu wykonania umowy oraz zwiększono wynagrodzenie o kwotę 5.032,25 zł bez VAT (6.189,68 zł z VAT), tj. o 1,10% do kwoty 465.916,00 zł bez VAT (573.076,69 zł z VAT).
W Uchwale NR XXV/200/2020 Rady Gminy Lipno z dnia 27 sierpnia 2020 r.
w sprawie zmiany budżetu Gminy Lipno na rok 2020, w załączniku Nr 5 „Plan wydatków majątkowych Gminy Lipno na rok 2020”, na realizację poszczególnych zadań zaplanowano wydatki:
− zadanie 1 „Przebudowa drogi wewnętrznej – ul. Pszenna w Wilkowicach – odcinek nr 1” oraz zadanie 2 „Przebudowa drogi wewnętrznej – ul. Pszenna w Wilkowicach –
odcinek nr 2” kwota 214.600 zł
− zadanie 3 „Przebudowa drogi gminnej ul. Graniczna i ul. Sportowa w Lipnie” – kwota 243.800 zł.
− zadanie 4 „Utwardzenie ul. Granicznej w Lipnie kwota 180.000 zł
− zadanie 5 „Przebudowa drogi gminnej w Żakowie” kwota 30.000 zł
− zadanie 6 „Przebudowa drogi gminnej – os. Prymasa Tysiąclecia w Lipnie” kwota 68.000 zł.
Inwestycję realizowano w 2020 roku (jednoroczna).
W w/w uchwale w Dz. 600 „Transport i łączność”, rozdziale 60016 „Drogi publiczne gminne” zaplanowano wydatki majątkowe w łączej kwocie 3.811.817,00 zł, w tym na przedmiotowe zadanie w kwocie 736.400,00 zł.
Kontrola przeprowadzonego postępowania wykazała, iż:
a) w zakresie dwóch zadań objętych postępowaniem przetargowym wykonano kolejne roboty budowlane na ogólną wartość 110.424,57 zł z VAT (19,48 % wartości
zamówienia na przebudowę dróg na terenie gminy Lipno) na podstawie umowy Nr DZ.032.02.2020 zawartej w dniu 31.12.2020 r. Przedmiotowa umowa zawarta
pomiędzy Gminą Lipno reprezentowaną przez Wójta Gminy Lipno Pana Łukasza Litkę, przy kontrasygnacie Skarbnika Pani Magdaleny Tomków, a wykonawcą Firma Usługowo-Handlową Jacek Malepszy z siedzibą w Lesznie (wykonawca robót wyłoniony w trybie przetargu nieograniczonego na przebudowę dróg na terenie gminy Lipno) obejmowała wykonanie zadań:
− zadanie 1 „Przebudowa - ul. Granicznej nr 7a-7e w Lipnie” – 16.435,00 zł bez VAT (20.215,05 zł z VAT),
− zadanie 2 „Przebudowa – os. Prymasa Tysiąclecia w Lipnie” – 73.341,08 zł bez VAT (90.209,52 zł z VAT).
Umowa, zawarta na piśmie w dniu 31.12.2020 r., przewidywała termin wykonania zadania do dnia 31.12.2020 r. Inwestycję zakończono w dniu 31.12.2020 r., co potwierdzono końcowym protokołem odbioru robót i przekazania do użytkowania podpisanym w dniu 31.12.2020 r.
Z ustaleń tych wynika, że nie było możliwe wykonanie i odbiór prac w terminie określonym tą umową. Skoro protokół odbioru robót został podpisany w dniu 31.12.2020 r. to wykonanie robót na te zadania zlecono wcześniej i to bez stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych.
Z wyjaśnienia Kierownika Referatu Inwestycyjnego, wynika że: „W związku z decyzją Radnych, sprzyjającą sytuacją pogodową oraz dostępnością sprzętu w miejscu realizacji zadania, dokonano ustnego zlecenia wyżej opisanych prac, które zostały potwierdzone umową w formie pisemnej nr DZ.032.02.2020 z dnia 31.12.2020 r. oraz odebrane w dniu 31.12.2020 r. protokołem odbioru końcowego.”
W ogłoszeniu przetargu nieograniczonym na przebudowę dróg na terenie gminy
Lipno, nie przewidziano możliwości udzielenia zamówień, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6 i 7 lub w art. 134 ust. 6 pkt 3 ustawy Prawo zamówień
publicznych (punkt II.7 ogłoszenia), tj. między innymi możliwości udzielenia, w okresie 3 lat od dnia udzielenia zamówienia podstawowego, dotychczasowemu
wykonawcy usług lub robót budowlanych, zamówienia polegającego na powtórzeniu podobnych usług lub robót budowlanych.
Dodatkowo kontrola wykazała, że w dacie zlecania dodatkowych zadań, w budżecie gminy nie było zabezpieczonych środków na „Przebudowę drogi – os. Prymasa Tysiąclecia w Lipnie”.
W Uchwale NR XXV/200/2020 Rady Gminy Lipno z dnia 27 sierpnia 2020 r.
w sprawie zmiany budżetu Gminy Lipno na rok 2020 na w/w zadanie zapanowano wydatki w kwocie 68.000 zł. Zadanie w ramach przetargu nieograniczonego wykonano za kwotę 55.780,50 zł. Oszczędności poprzetargowe wynosiły 12.219,50 zł.
Środki na w/w zadanie zwiększono:
− Uchwałą Nr XXIX/227/2020 Rady Gminy Lipno z dnia 14.12.2020 roku do kwoty 120.000 zł. Kwota pozstała do wydatkowania: 69.719,50 zł (120.000 zł
– 55.780,50 zł).
− Uchwałą Nr XXX/230/2020 Rady Gminy Lipno z dnia 30.12.2020 roku do kwoty 146.500 zł. Kwota pozstała do wydatkowania: 90.719,50 zł (146.500 zł
– 55.780,50 zł).
Zgodnie z umową Nr DZ.032.02.2020 z dnia 31.12.2020 roku oraz jej wykonaniem wydatki na zadanie wyniosły 90.209,52 zł.
Powyższe świadczy, iż w dacie zlecania zadania do wykonania zabezpieczone na jego realizację środki były niewystarczające, czym naruszono przepis art. 46 ust. 1
ustawy o finansach publicznych, stanowiącym iż jednostki sektora finansów
publicznych mogą zaciągać zobowiązania do sfinansowania w danym roku do wysokości wynikającej z planu wydatków lub kosztów jednostki, pomniejszonej
o wydatki na wynagrodzenia i uposażenia, składki na ubezpieczenie społeczne i Fundusz Pracy, inne składki i opłaty obligatoryjne oraz płatności wynikające z zobowiązań zaciągniętych w latach poprzednich, z zastrzeżeniem art. 136 ust. 4 i art. 153.
Wyjaśnienie złożył Kierownik Referatu Inwestycyjnego: „Wyjaśniam, że:
A) W dniu 14.12.2020 r. oraz 30.12.2020 r. zostały zwiększone środki, uchwałami Rady Gminy Lipno XXIX/227/2020 oraz XXX/230/2020, środki na zadanie
„Przebudowa – os. Prymasa Tysiąclecia w Lipnie”. Wobec powyższego została podjęta decyzja o wykonaniu dodatkowego odcinka os. Prymasa Tysiąclecia.
B) Z uwagi na oszczędności przetargowe Kierownik jednostki w uzgodnieniu z Radnymi podjął decyzję o zwiększeniu środków na zadanie „Przebudowa – ul.
Granicznej nr 7a-7e w Lipnie”.
Środki na realizację dodatkowych inwestycji zostały zwiększone po przeprowadzeniu procedury przetargowej na przebudowę os. Prymasa Tysiąclecia w Lipnie oraz przebudowę ul. Granicznej nr 7a-7e w Lipnie, wobec powyższego dodatkowy zakres prac zakwalifikowano jako nowe inwestycje. Wyceny robót dokonano na podstawie cen zaoferowanych podczas przetargu i na ich podstawie przygotowano kosztorysy inwestorskie. Biorąc powyższe pod uwagę, że oszacowane koszty były niższe niż przewidziany próg przetargowy, wyboru wykonawcy dokonano z wolnej ręki.
b) Nie dokonano zwrotu 70 % zabezpieczenia w kwocie 19.841,05 zł, czym naruszono przepis art. 151 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych stanowiącym, iż Zamawiający zwraca zabezpieczenie w terminie 30 dni od dnia wykonania zamówienia i uznania przez zamawiającego za należycie wykonane.
W trakcie przeprowadzania kontroli w dniu 08.11.2021 r. dokonano zwrotu należności głównej zabezpieczenia, bez odsetek z tytułu nieterminowego zwrotu (wykonawca pismem z dnia 30.11.2021 roku poinformował, iż z tytułu opóźnienia zwrotu zabezpieczenia należytego wykonania umowy nie wnosi żadnych roszczeń).
2. Kontrola udzielonych w 2020 roku przez Gminę Lipno dotacji w zakresie kultury fizycznej na realizację zadań publicznych wykazała, że w umowie zawartej z Uczniowskim Klubem Sportowym „ROSZADA” Lipno na zadanie pn. „Propagowanie wśród dzieci i młodzieży aktywnych form kultury fizycznej, upowszechnianie kultury fizycznej i sportu oraz organizacja czasu wolnego dzieci i młodzieży poprzez warcaby i szachy” wymieniono załączniki, których nie dołączono. Umowa powinna zawierać zaktualizowany harmonogram działań, zaktualizowaną szacunkową kalkulację kosztów realizacji zadania oraz zaktualizowany opis poszczególnych działań, czego zabrakło w dokumentacji.
Z wyjaśnienia, wynika że: „Umowa z Uczniowskim Klubem Sportowym „Roszada”
Lipno została sporządzona według wzoru stanowiącego załącznik do Rozporządzenia
Przewodniczącego Komitetu do spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzoru ofert i ramowym wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (tekst jedn. Dz. U.
z 2018 r. poz. 2057 ze zm.), przez nieuwagę nie dokonano skreśleń załączników, które nie zostały załączone do zawartej umowy. Załączniki nie zostały załączone, ponieważ nie wymagały aktualizacji.”
3. Kontrola sprzedaży nieruchomości mienia komunalnego w trybie przetargu ustnego nieograniczonego, położonego w Wilkowicach, oznaczonego w ewidencji gruntów jako działka nr 42/12 (o pow. 866,00 m2), 42/13 (o pow. 884,00 m2), 42/14 (o pow. 793,00 m2) i 42/15 (o pow. 841,00 m2), dla których księgę wieczystą prowadzi Sąd Rejonowy w Lesznie, wykazała, że:
1) Na ogłoszeniu o przetargu nie zamieszczono informacji o wywieszeniu na tablicy ogłoszeń. Z wyjaśnienia Inspektora, wynika że: „Przez nieuwagę na ogłoszeniu o przetargu ustnym nieograniczonym na sprzedaż nieruchomości mienia komunalnego położonego na terenie miejscowości Wilkowice wywieszonym na tablicy ogłoszeń w Urzędzie Gminy Lipno nie wpisałam daty wywieszenia i daty zdjęcia ogłoszenia z tablicy.”
2) W informacji o wynikach przetargu ustnego nieograniczonego, który odbył się w dniu 30 lipca 2020 roku, w pkt 4 na sprzedaż nieruchomości niezabudowanej oznaczonej numerem geodezyjnym 42/15 o powierzchni 841 m2 wpisano liczbę osób dopuszczonych do uczestnictwa w przetargu: 2 podczas gdy z protokołu z przeprowadzonego w dniu 30 lipca 2020 roku przetargu dotyczącego działki nr 42/15, wynika że do przetargu dopuszczono osoby, które wpłaciły wadium w wymaganym terminie w liczbie 3.
Powyższe stanowiło naruszenie § 12 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. z 2014 r. poz. 1490, ze zm.).
Z wyjaśnienia inspektora, wynika że: „Przez nieuwagę w informacji o wynikach przetargu ustnego nieograniczonego na sprzedaż nieruchomości niezabudowanej oznaczonej numerem geodezyjnym 42/15 błędnie wpisałam liczbę osób dopuszczanych do uczestnictwa w przetargu.”
Odpowiedzialnymi za powstałe nieprawidłowości są pracownicy w zakresie wykonywanych przez nich czynności oraz Wójt i Skarbnik poprzez nienależyte wypełnianie obowiązków wynikających z przepisów prawa, w tym z tytułu nadzoru.
II
Kontrola zagadnień dotyczących naliczania i ewentualnej egzekucji udzielonych bonifikat w przypadkach określonych w art. 68 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2020 r. poz. 1990, ze zm.) wykazała, iż Uchwałą Nr XXXIX/244/2017 Rady Gminy Lipno z dnia 30 marca 2017 r. w sprawie określenia warunków udzielania i wysokości stawki procentowej bonifikaty przy sprzedaży lokali mieszkalnych stanowiących własność Gminy Lipno, podjętą na podstawie art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. a) ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2016 r. poz. 446, ze zm.) oraz art. 68 ust. 1 pkt 7, ust. 1a, 1b i ust. 3 i art. 70 w związku z art. 34 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2016 r. poz. 2147 ze) określono, że w przypadku sprzedaży lokali mieszkalnych stanowiących własność Gminy Lipno w trybie bezprzetargowym na rzecz najemców posiadających umowy najmu na czas nieoznaczony ustala się wysokość stawki procentowej bonifikaty na poziomie 95 % ceny
zbywanego lokalu mieszkalnego. Stawki procentowe, o których mowa w ust. 1 dotyczą również nieruchomości wpisanych do rejestru zabytków (§ 1).
Warunkiem udzielenia bonifikat, o których mowa w § 1 jest brak zaległości w zapłacie czynszu i innych opłat związanych z wynajmowanym lokalem mieszkalnym (§ 2).
Gmina Lipno w 2020 roku nie dokonała sprzedaży nieruchomości z zastosowaniem bonifikat.
III
Przedmiotem kontroli kompleksowej było również osiąganie wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w art. 30 ust. 3 z uwzględnieniem art. 30a ust. 3 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 roku Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2019 r. poz. 2215, ze zm.).
Sprawozdanie z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach
awansu zawodowego w szkołach prowadzonych przez jednostkę samorządu terytorialnego za rok 2020 zostało sporządzone w dniu 27 stycznia 2021 r. i przekazane do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Poznaniu w dniu sporządzenia. Sprawozdanie przedłożono również Dyrektorom jednostek oświatowych (potwierdzenia odbioru 28.01.2021 i 29.01.2021), Związkowi Nauczycielstwa Polskiego w Lipnie (potwierdzenie odbioru 29.01.2021), Międzyzakładowej Komisji Szkolnictwa Wyższego i Oświaty KNSZZ „Solidarność 80”
(potwierdzenie odbioru 29.01.2021), Referatowi Księgowości Oświatowej (potwierdzenie odbioru 29.01.2021) oraz Radzie Gminy Lipno (pismo Nr RO.4424.1.1.2021 z dnia 27.01.2021, potwierdzenie odbioru 28.01.2021) tj. w terminach wynikających z przepisów art. 30a ust. 4 i ust. 5 Karty Nauczyciela.
Ze sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego w szkołach prowadzonych przez Gminę Lipno za rok 2020, wynika że po ustaleniu średniorocznej struktury zatrudnienia nauczycieli stażystów, kontraktowych, mianowanych i dyplomowanych oraz porównaniu wynagrodzeń z faktycznie wypłaconymi przez Gminę w 2020 roku wynagrodzeniami – wysokość średnich wynagrodzeń, o których mowa w art. 30 ust. 3 w składnikach wskazanych w art. 30 ust. 1 osiągnęli nauczyciele wszystkich stopni awansu zawodowego. Nie zachodziła więc konieczność wypłaty jednorazowych dodatków uzupełniających, o których mowa w art. 30a ust. 3 ustawy Karta nauczyciela.
W trakcie poprzedniej kontroli kompleksowej, stwierdzono że wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w art. 30 ust. 3 ustawy Karta Nauczyciela w 2016 r. osiągnęli nauczyciele wszystkich stopni awansu zawodowego. Nie zachodziła więc konieczność wypłaty jednorazowych dodatków uzupełniających.
IV.
Gmina Lipno jest członkiem Komunalnego Związku Gmin Regionu Leszczyńskiego z siedzibą w Lesznie. W związku z powyższym dochody z tytułu opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi z terenu Gminy Lipno i wydatki na cele związane z gospodarowaniem odpadami komunalnymi realizowane są w ramach planu finansowego ww. Związku Międzygminnego.
Przedstawiając Panu Wójtowi ustalenia kontroli, Regionalna Izba Obrachunkowa w Poznaniu wnosi o ich wykorzystanie w celu usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości
oraz usprawnienia gospodarki finansowej, w tym poprzez realizację następujących wniosków pokontrolnych:
1. Zobowiązać Skarbnika i służby finansowe do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz przestrzegania zasad zawartych w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2021 r. poz. 217, ze zm.)
oraz rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających
siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2020 r. poz. 342), a w szczególności:
1) Wykazane w księgach rachunkowych na dzień ich zamknięcia stany aktywów i pasywów ujmować w tej samej wysokości, w otwartych na następny rok obrotowy
księgach rachunkowych stosownie do przepisów art. 5 ust. 1 ustawy o rachunkowości.
2) W celu ustalenia nadwyżki lub deficytu budżetu Gminy Lipno operacje dotyczące dochodów i wydatków ujmować w księgach rachunkowych na odrębnych kontach księgowych w zakresie faktycznie (kasowo) zrealizowanych wpływów i wydatków dokonanych na bankowych rachunkach budżetu oraz rachunkach bieżących dochodów i wydatków budżetowych jednostek budżetowych, z wyjątkiem operacji szczególnych określonych w odrębnych przepisach.
3) Przestrzegać przepisu art. 16 ust. 1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. Prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej.
4) Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym stosownie do przepisów art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości, mając na uwadze, iż zgodnie z § 26 ust. 2 rozporządzenia, okresem sprawozdawczym jest miesiąc.
5) Rozrachunki z tytułu odpisu na Wielkopolską Izbę Rozliczą o jakim mowa w art. 35 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 14 grudnia 1995 r. o izbach rolniczych (Dz. U. z 2022 r.
poz. 183) ujmować na koncie Urzędu Gminy 240 „Pozostałe rozrachunki”.
2. Zobowiązać pracowników odpowiedzialnych za wyliczenie zrealizowanych wpływów wraz z odsetkami za zwłokę z tytułu podatku rolnego oraz naliczenia wysokości odpisu na Wielkopolską Izbę Rolniczą do rzetelnych obliczeń, celem ustalenia prawidłowej wielkości odpisu, stosownie do przepisów art. 35 ustawy z dnia 14 grudnia 1995 r.
o izbach rolniczych (Dz. U. z 2022 r. poz. 183).
3. Dodatki specjalne przyznawać i wypłacać pracownikom zgodnie z zasadami określonymi
w art. 36 ust. 5 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2021 r., poz. 1129, ze zm.) z uwzględnieniem działu szóstego „Czas pracy”,
rozdziału V „Praca w godzinach nadliczbowych” ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku Kodeks pracy (Dz.U. z 2020 r. poz. 1320, ze zm.).
4. Nagrody uznaniowe przyznawać i wypłacać pracownikom do wysokości posiadanego na dany rok budżetowy funduszu nagród, zgodnie z uregulowaniami zawartymi w regulaminie wynagradzania.
5. W zawieranych przez Gminę umowach skutkujących powstaniem zobowiązań pieniężnych określać maksymalną wysokość wynagrodzenia (zobowiązania) za wykonanie przedmiotu umowy w okresie jej realizacji. Umożliwi to kontrolę wysokości zaciągniętych zobowiązań z planem finansowym jednostki w okresie realizacji umowy tj. zgodnie z art. 46 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 305, ze zm.). Umowy przygotowywać w sposób rzetelny, zapewniający eliminację błędnych zapisów oraz weryfikację realizacji usług zgodnie z umową.
6. Sprawozdanie o udzielonych zamówieniach publicznych, o którym mowa w art. 82 ust. 1
ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2021 r.
poz. 1129, ze zm.) sporządzać zgodnie z rozporządzeniem Ministra Rozwoju i Technologii z dnia 20 grudnia 2021 r. w sprawie zakresu informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru, sposobu przekazywania oraz sposobu i trybu jego korygowania (Dz. U. z 2021 r., poz. 2463). W sprawozdaniu zamieszczać dane zgodne ze stanem faktycznym. W przypadku stwierdzenia, że zawarte w nim informacje są nieaktualne lub niepoprawne, dokonać korekty sprawozdania, stosownie do przepisu art. 82 ust. 3 ustawy.
7. Przy udzielaniu zamówień publicznych zapewnić przestrzeganie przepisów ustawy z dnia
11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1129, ze zm.), a w szczególności:
1) Zamówienia publicznego udzielać wykonawcy wybranemu zgodnie z przepisami ustawy, stosownie do postanowień art. 17 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych.
Zgodnie z art. 44 ust. 4 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.
U. z 2021 r. poz. 305, ze zm.) jednostki sektora finansów publicznych zawierają umowy, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane, na zasadach określonych w przepisach o zamówieniach publicznych, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej.
2) Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego prowadzić z zachowaniem formy pisemnej, stosownie do wymogów wynikających z art. 20 ust. 1 oraz art. 432 ustawy.
3) Zwrotu 70 % wartości zabezpieczenia należytego wykonania umowy dokonywać w terminie określonym przepisem art. 453 ust. 1 ustawy.
8. Zwiększyć nadzór i kontrolę przy zawieraniu umów dotacji udzielonych na podstawie ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2020 r. poz. 1057, ze zm.) tj. zobowiązać właściwych merytorycznie pracowników do weryfikacji zgodności zapisów ze stanem faktycznym.
9. Zobowiązać pracowników odpowiedzialnych za przygotowanie i przeprowadzenie postępowań przetargowych na zbycie w trybie przetargowym nieruchomości stanowiących własność gminy do:
1) Dokumentowania okresu, w którym ogłoszenie o przetargu było wywieszone na tablicy Urzędu Gminy w Lipnie.
2) Rzetelnego, zgodnego ze stanem faktycznym przygotowywania informacji o wynikach przetargu.
O sposobie wykonania wniosków pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania, należy zgodnie z przepisem art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku regionalnych
izbach obrachunkowych powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Poznaniu, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że stosownie do przepisów art. 9 ust. 3 i 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, do wniosków zawartych w wystąpieniu
pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenia składa właściwy organ jednostki w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżeń w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniami.
Otrzymuje do wiadomości:
Rada Gminy Lipno
