Prywatny serwer pocztowy

(1)

Instrukcje usługi Prywatny serwer pocztowy

Strona Administratora

Jakie są możliwości panelu klienta?

Jak się zalogować do administracyjnego panelu WEB?

Jak dodawać / zarządzać użytkownikami z WEB panelu administratora?

(zablokowanie / odblokowanie, zmiana hasła konta)

Jak sprawdzić rozmiar skrzynki pocztowej? (ustawienie ograniczeń, etc.) Eksport listy autouzupełniania z Outlook do Zimbry

Jak utworzyć alias? (wiele adresów pocztowych kieruje na jeden adres) Jak utworzyć listę dystrybucyjną? (wyślij jedną wiadomość do wielu osób)

Strona Klienta

Jak działają połączone konta z usługą prywatnej chmury plików?

Jak korzystać z czatu na Android?

Jak korzystać z kalendarza dla firm w pocztowym WEB panelu Zimbra?

Jak korzystać z książek adresowych w pocztowym WEB panelu?

Jak korzystać z listy zadań?

Jak pobierać pliki z maili w Zimbra?

Jak się zalogować do panelu serwera WEB?

Jak skonfigurować aplikację mailową na Windows?

Jak skonfigurować aplikację mailową na macOS?

Jak skonfigurować automatyczną odpowiedź na listy w pocztowym WEB panelu?

Jak skonfigurować podpisy w mailach przez WEB?

Jak skonfigurować zaufane adresy w skrzynce pocztowej z WEB panelu?

Prywatny serwer

pocztowy

(2)

Jak synchronizować maile na telefonie z Android?

Jak udostępnić foldery konta?

Jak udostępnić kalendarz?

Jak walczyć ze spamem?

Jak włączyć powiadomienia w oknie wyskakującym? (WEB interface) Jak zapobiec dodaniu wchodzących maili do folderu spam?

Jak zarządzać folderami w swojej skrzynki pocztowej przez pocztowy WEB panel?

Jak zautomatyzować filtrowanie poczty i sortowanie po folderach w pocztowym WEB panelu?

Jak zmieniać hasło do skrzynki pocztowej w panelu serwera WEB?

Jak zmienić język interfejsu w pocztowy WEB panel?

Uprawnienia do folderów

(3)

Zarzadzanie systemem ze strony Administratora systemu. Daje pełnie możliwości jeśli chodzi o zarządzanie kontami email itp.

Strona Administratora

(4)

Panel serwera pozwala monitorować stan i zarządzać np: kontami email oraz wieloma ustawieniami dotyczącymi całego serwera email .

Żeby się dostać do opisanych zasobów musisz się zalogować do panelu klienta:

https://crm.puq.pl/login/

Po zalogowaniu odnajdź swoje usługi.

Jakie są możliwości panelu

klienta?

(5)

Image not found or type unknown

Następnie odnajdź usługę "Prywatny serwer mailowy Zimbra" i wybierz tą usługę żebyś przejść do strony zarządzania.

(6)

Na stronie zarzadzania usługi odnajdziesz informacje co do szczegółów twojej usługi.

(7)

Strona dzieli się na dwie zakładki "Informacja o serwerze" i "Wykorzystanie zasobów".

(8)

Strona "Informacja o serwerze" zawiera:

Parametr Opis

Data rejestracji Data rejestracji usługi.

Kwota cykliczna Kwota wysokości cyklicznych opłat.

Cykl rozliczeniowy Poziom cykliczności (Może być: miesiąc / kwartał / pół roku / rok, jeśli na to pozwala usługa).

Następny termin płatności Określa się następny termin opłaty usługi.

Metoda płatności Określą wybrana metodę płatności.

Nazwa hosta W tym polu jest wyświetlana przepisana nazwa hostu.

Główny adres IP Adres IP serwera w sieci.

Adres panelu klienta (WEBmail) Wyświetlany adres (link) za pomocy którego dostaniesz się do WEB panelu pocztowego.

Adres panelu administracyjnego

Wyświetlany adres (link) za pomocą którego przejdziesz do panelu administracyjnego serwera mailowego, gdzie możesz zarządzać kontami pracowników/użytkowników wykupionej usługi.

Przestrzeń całkowita W tym polu podana informacja co do tego, ile masz miejsca na swoim serwerze.

Wykorzystana przestrzeń Określą na ile wykorzystałeś przestrzeń dyskowa serwera.

(9)

Też poniżej opisanych parametrów jest wyświetlana tabela użytkowników w której są informacje doczytajcie każdego użytkownika firmy/usługi.

Nazwa użytkownika Nazwa użytkownika/adres pocztowy.

Użyto w % Ile użyto w % odnośnie do pola Limit GB.

Użyto w Gb Wyświetlą kwotę zdjętej przestrzeni użytkownikiem.

Limit w Gb Wyświetlą kwotę, ile przedzielono użytkownikowi miejsca na dysku.

(10)

Aby móc korzystać z panelu administratora dla Twojego serwera Zimbra musisz wykonać następujące kroki:

1. Otwórz przeglądarkę i odszukaj i wpisz swój link do panelu administracyjnego Twojego serwera pocztowego, który otrzymałeś w momencie aktywacji usługi. Alternatywnie możesz uzyskać linki do panelu Administratora usługi "Prywatny serwer mailowy" z Twojego panelu Klienta:

https://crm.puq.pl/ > Moje produkty i usługi > Szczegóły produktu "Prywatny serwer mailowy"

2. Następnie wpisz swoje dane do logowania i wybierz "Zaloguj".

3. Po poprawnym zalogowaniu zostaniesz przeniesiony do panelu administratora serwera pocztowego Zimbra.

Jak się zalogować do

administracyjnego panelu WEB?

Proszę pamiętaj, że do serwera Zimbra można zalogować się jako zwykły użytkownik- celem korzystania z poczty, oraz jako administrator - celem zarządzania kontami email itp.

Wymaga to korzystania z zmodyfikowanego adresu - z dodanym numerem portu https://Twój-adres-serwera.com:7071

(11)

Aby zarządzać użytkownikami należy po zalogowaniu się na WEB admin panel serwera pocztowego (więcej informacji tutaj) wykonać następujące czynności:

1. Wybierz "Sterowanie kontami".

2. Następnie wyświetli się lista kont.

3. Nacisnąć po prawej stronie na strzałkę w dół, zobaczysz kontekstowe menu z możliwością wyboru wiele opcji.

Jak dodawać / zarządzać użytkownikami z WEB

panelu administratora?

(zablokowanie /

odblokowanie, zmiana hasła

konta)

(12)

4. Poprzez dwukrotne kliknięcie na użytkownika otworzy się strona redagowania danych użytkownika.

5. Jeśli wybrać użytkownika i nacisnąć w menu opcje "Edit", to otworzy się strona gdzie można zarządzać kontem użytkownika (zmienić hasło, czy zmienić status etc).

(13)

6. W tym miejscu możesz zmieniać także stan konta (zablokować/odblokować).

7. W tym miejscu możesz także zmieniać hasło do konta, przy czym zaznaczając opcję

"Musisz zmienić hasło", przy pierwszym logowaniu użytkownik będzie musiał ustawić własne hasło.

8. Jeśli jesteś zadowolony ze zmian to musisz je zapisać poprzez wybranie opcji "Zapisz" w prawym górnym rogu.

(14)

Aby zarządzać rozmiarem skrzynki pocztowej, po zalogowaniu na pocztowy WEB admin panel (więcej informacji tutaj), musisz wykonać następujące:

1. Przejdź do:

Zarządzaj > Konta > Wybierz konto i wciśnij na nim kontekstowe menu, wybierz edytuj.

2. Następnie wybierz "Zaawansowane" ustawienia konta i zmień limit konta. (0 - oznacza nieograniczony)

Jak sprawdzić rozmiar skrzynki pocztowej?

(ustawienie ograniczeń, etc.)

(15)

Aby zobaczysz, ile miejsca zarymują poszczególne konta:

1. Wybierz "Sterowanie".

2.

(16)

Następnie, wybierz "Domeny".

3. Dalej odnajdziesz listę podłączonych domen, kliknij dwa razy lewym przyciskiem myszy żebyś otworzyć nadepną stronę sterowania.

4. W menu z lewej strony, wybierz "Mailbox Quota".

(17)

Outlook posiada podręczną bazę auto-uzupełniającą adresy email podczas pisania nowego maila.

Niestety, w Outlooku nie ma opcji, która pozwalałaby wyeksportować adresy z pamięci podręcznej Autouzupełniania lub przekonwertować je bezpośrednio na Kontakty.

Dostępne jest jednak bezpłatne narzędzie (do użytku niekomercyjnego), które umożliwia wyeksportowanie pamięci podręcznej Autouzupełniania do folderu Kontakty lub pliku csv.

http://www.nirsoft.net/utils/outlook_nk2_edit.html

Dostępne są również dodatki do programu Outlook, które pomogą Ci nie zapomnieć o dodaniu nowych kontaktów do folderu Kontakty.

Wyeksportuj pamięć podręczną automatycznego uzupełniania za pomocą NK2Edit

Aby wyeksportować pamięć podręczną Auto-Complete do programu Outlook, możesz użyć narzędzia NK2Edit firmy NirSoft.

Gdy otworzysz narzędzie, automatycznie załaduje pamięć podręczną Autouzupełniania i ujawni adresy i nazwy, które w niej zapisałeś.

Eksport listy

autouzupełniania z Outlook

do Zimbry

(18)

Pamięć podręczna autouzupełniania programu Outlook wyświetlana w NK2Edit. (kliknij na zdjęcie, aby powiększyć)

Możesz teraz po prostu wybrać adresy, które chcesz przechowywać w folderze Kontakty programu Outlook i wybrać;

Plik-> Eksportuj rekordy do kontaktów programu Outlook

(19)

Eksportowanie wpisów Autouzupełniania do folderu Kontakty za pomocą NK2Edit. (kliknij na zdjęcie, aby powiększyć)

Zaakceptuj monit, aby potwierdzić, że rzeczywiście chcesz wyeksportować kontakty do programu Outlook.

NK2Edit - Czy chcesz wyeksportować wybrane rekordy do listy kontaktów programu Outlook?

Uwaga: jeśli korzystasz z 64-bitowej wersji programu Outlook, upewnij się, że pobrałeś 64-bitową wersję NK2Edit.

(20)

(21)

Alias do adresu email jest wygodnym sposobem na podanie alternatywnego, skróconego adresu email np. kiedy mamy długiego maila możemy podać tylko inicjały.

Aby zarządzać aliasami, po zalogowaniu na WEB admin panel serwera pocztowego (więcej informacji tutaj), musisz wykonać następujące czynności:

1. Wybierz "Zarządzanie kontami".

3.

Jak utworzyć alias? (wiele

adresów pocztowych kieruje

na jeden adres)

(22)

Wybierz "Alias" w menu z lewej.

4. Kiedy wyświetli się lista aliasów, po prawej stronie odnajdziesz menu sterowania, naciśnięć na strzałkę w dół, zobaczysz kontekstowe menu z możliwością wyboru wiele opcji.

Uprzednio dokonaj wyboru aliasu z listy żebyś opcję sterowania były aktywne 5. Wpisz poprawne dane i wybierz "OK".

(23)

Jeśli często wysyłasz maile do kilku/kilkunastu osób, zamiast każdorazowo dodawać je podczas wysyłania wiadomości email możesz podać nazwę listy dystrybucyjnej a serwer email samemu wyśle Twoją wiadomość do wielu odbiorców.

Aby sterować listą dystrybucyjną, po zalogowaniu na WEB admin panel serwera pocztowego (więcej informacji tutaj), musisz wykonać następujące czynności:

1. Wybierz "Zarządzanie kontami".

3.

Jak utworzyć listę

dystrybucyjną? (wyślij jedną

wiadomość do wielu osób)

(24)

Wybierz "Listę dystrybucyjną" w menu z lewej strony.

4. Po czym, wyświetli się lista dystrybucyjną, po prawej stronie odnajdziesz menu sterowania, naciśnięć na strzałkę w dół, zobaczysz kontekstowe menu z możliwością wyboru wiele opcji.

Tutaj będziesz mógł sterować listą dystrybucyjną.

(25)

Instrukcje dla użytkowników

Strona Klienta

(26)

Strona Klienta

Jeśli klient posiada wykupione dwie usługi - prywatny serwer Zimbra oraz prywatną chmurę plików obie aktywne usługi zostają zintegrowane w taki sposób, że serwer mailowy Zimbra potrafi:

dodawać i aktualizować użytkowników chmury oraz

potrafi przeglądać, dodawać pliki do chmury oraz załączać do maili pliki z chmury.

W tym przypadku dane do logowanie dla obu usług są identyczne.

Aby się zalogować do chmury, która jest połączona z usługa "Prywatny serwer mailowy" musisz użyć dane logowania, które są używane do logowania się do twojej skrzynki pocztowej. Jeśli nie udaje ci się zalogować, ale jesteś pewien ze usługi są powiązane to wykonaj następujące czynności:

Załoguj się do swojej skrzynki pocztowej usługi "Prywatny serwer mailowy" (Jak się zalogować?)

Zobaczysz zakładkę "Open Drive" - kliknij na niej.

Jak działają połączone konta

z usługą prywatnej chmury

plików?

(27)

Zobaczysz swoje pliki i jest możliwość zalogować się za pomocy danych logowania z usługi "Prywatny serwer mailowy" (dane do logowanie do obu usług są identyczne).

(28)

Strona Klienta

Serwer pocztowy Zimbra posiada wbudowany czat, przez który możesz szybko kontaktować się z innymi osobami, współpracownikami korzystającymi także z tego serwera - wystarczy dodać te osoby w okienku chatu.

Możesz użyć także dowolnego klienta dla komunikacji, który może się podłączyć po protokołu XMPP (więcej na wiki).

Dostępne takie możliwości:

Wysyłanie, szybkich i krótkich wiadomości Wykazanie emocji przez emotikonów

Domyślone szyfrowanie przesz serwer za pomocą certyfikatu Dodatkowe szyfrowanie wiadomości przez urządzenie (end-to-end) Przeglądanie statusu użytkowników

Chętny do rozmowy Dostępny

Zaraz wracam Nieobecny nie przeszkadzać Niedostępny

Aby połączyć swój telefon na Androidzie z Zimbra Czat:

1. Ściągnij program Xabber z Google Play

Jak korzystać z czatu na

Android?

(29)

2.

(30)

Uruchom aplikacje i wybierz "Zaloguj się".

3.

(31)

Wpisz swój login i hasło i wybierz "Połącz się".

4. Następnie, zobaczysz komunikat o błędzie połączenia, trzeba wybrać "Ustawienia", zaznaczyć i wpisać poprawny adres serwera czatu, to jest URL do Twojego WEB panelu

(32)

mailowego.

5. Otworzy się strona, na której możesz dokonać ustawień połączenia. Zaznacz pole "Użyj

(33)

niestandardowego adresu hosta".

6.

(34)

Po czym pole "Serwer" będzie aktywne i możesz dokonać zmian. Wybierz pole "Serwer".

7. Dokonaj zmiany pola "Serwer" i wybierz "OK".

"adres.mail.pl" użyto dla przykładu, zamiast tego musisz użyć swojego adresu, przez który logujesz się do mailowego WEB-panelu. Przykład: mail.twoja-domena.pl

8.

(35)

Upewnij się, że wprowadzone dane są poprawne i wróć na poprzednią stronę.

9.

(36)

Włącz dodane konto.

10.

(37)

Po czym aplikacja zapyta, czy przyjmujesz certyfikat. Wybierz "Tak".

11.

(38)

Następnie możesz korzystać z szybkich wiadomości.

(39)

Strona Klienta

Aby można było korzystać z kalendarza, po zalogowaniu na pocztowy WEB panel (więcej informacji znajdziesz tutaj).

Za pomocą dziennika możesz śledzić i planować terminy, spotkania i wydarzenia. Możesz

prowadzić kilka dzienników i przenosić wydarzenia z jednego dziennika do drugiego. Użytkownicy mogą również udostępniać swoje dzienniki innym użytkownikom.

Aby otworzyć dziennik, przejdź do zakładki Dziennik. Widok Tydzień roboczy jest widokiem

domyślnym. Dni robocze i godziny pracy są wyświetlane w kolorze białym. Godziny wolne od pracy są wyświetlane w kolorze szarym.

Użytkownicy mogą zmienić ustawienia swoich dzienników na stronie "Ustawienia" > "Dziennik".

Jak korzystać z kalendarza dla firm w pocztowym WEB panelu Zimbra?

Praca z kalendarzami

(40)

Widok tygodnia roboczego jest wyświetlany domyślnie. Możesz zmienić widok, który pojawia się po otwarciu dziennika.

Dzień Wyświetlane są aktywności na dany dzień.

Tydzień pracy Wydarzenia są wyświetlane od poniedziałku do piątku.

7 dni w tygodniu

Wyświetlane są zdarzenia z siedmiu dni. Z menu rozwijanego Tydzień rozpoczęcia w dzień można wybrać dzień, w którym tydzień powinien się rozpoczynać.

Miesiąc

Wyświetlane są wydarzenia z miesiąca. Podczas przeglądania kalendarza w widoku Miesiąc możesz dwukrotnie kliknąć datę, aby wyświetlić terminy dnia według godziny w widoku rybiego oka.

Widok listy Wyświetla listę spotkań w określonym zakresie dat dla planistów

wybranych w obszarze przeglądu.

Utworzono jeden dziennik dla użytkownika. Możesz tworzyć dodatkowe dzienniki, aby śledzić różne typy funkcji. Na przykład możesz utworzyć jeden terminarz dla wydarzeń w pracy, jeden dla

wydarzeń osobistych, a drugi dla wydarzeń firmowych.

Prowadząc wiele dzienników, możesz je pogrupować, aby wyświetlić je w hierarchii. Na przykład możesz zgrupować wszystkie udostępnione pamiętniki w folderze pamiętników o nazwie

Udostępnione. Możesz także przenosić pamiętniki.

W obszarze przeglądu dziennika wybierz dziennik i przeciągnij go do dziennika, do którego chcesz go dołączyć.

Możesz też kliknąć prawym przyciskiem planer, który chcesz przenieść, i wybrać akcję Przenieś. W oknie dialogowym Wybierz folder wybierz dziennik, do którego chcesz przenieść.

1. Otwórz zakładkę Dziennik.

2. Z paska narzędzi wybierz Nowy > Planer.

3. W polu tekstowym Nazwa wprowadź nazwę planisty.

4. Wybierz kolor, aby wyświetlić wydarzenia w swoim dzienniku.

Przypisywanie koloru do pamiętników

Możesz przypisać kolor do swoich pamiętników, aby ich spotkania zawsze pojawiały się w wybranym kolorze. Jest to przydatne podczas przeglądania wydarzeń z kilku dzienników w jednym widoku. Jeden kolor można stosować kilka razy.

1. Kliknij dziennik prawym przyciskiem myszy i wybierz Edytuj właściwości.

2. Wybierz kolor z menu rozwijanego.

5. Aby uniemożliwić innym wyświetlanie Twojego dziennika podczas planowania spotkań, wybierz opcję Wyklucz ten dziennik podczas zgłaszania czasu wolnego/zajętego.

6. Aby zsynchronizować ten dziennik ze zdalnym, wybierz Synchronizuj terminy ze zdalnego dziennika. Wprowadź adres URL zdalnego pliku iCal.

7. Kliknij OK. Nowy pamiętnik pojawi się na liście pamiętników.

Ustawianie domyślnego widoku planu

Tworzenie pamiętnika

Dodawanie pamiętnika

(41)

1. Aby dodać nowe zdarzenie wybierz "Nowy termin". I w następnym widoku wprowadź dane.

Po wybraniu uczestników będziesz wiedział, kiedy twój uczestnik spotkania jest wolny (jeśli on prowadzi swój kalendarz i jest w tym systemie).

Twój uczestnik dostanie listę z zaproszeniem na zdarzenie.

Możesz dodać załącznik do zdarzenia.

2. Jeśli potrzebujesz wykonać dodatkowe czynności z danym terminem, korzystaj z jego menu kontekstowego.

Dodaj nowe zdarzenie

(42)

Możesz dodać zewnętrzne dzienniki Google lub Yahoo CalDAV i subskrypcje dziennika iCal do swojej listy dzienników. Zmiany w dziennikach zewnętrznych są synchronizowane z dodanym dziennikiem CalDAV.

Uwaga. Tylko dzienniki CalDAV obsługujące protokół SSL korzystające z portu 443 mogą synchronizować zdarzenia dziennika z kontem.

1. W okienku przeglądu dziennika kliknij ikonę koła zębatego i wybierz Dodaj dziennik zewnętrzny.

2. Wybierz rodzaj dziennika, który chcesz dodać i kliknij Dalej.

3. Wybierz rodzaj dziennika, który chcesz dodać: konto CalDAV lub subskrypcję iCal.

4. Wprowadź adres e-mail i hasło do tego konta.

5. Kliknij Dalej.

6. W polu tekstowym Nazwa wprowadź nazwę tego dziennika i wybierz kolor.

7. Aby wykluczyć ten dziennik z raportu wolny/zajęty, wybierz polecenie Wyklucz ten dziennik z raportu wolny/zajęty.

8. Kliknij OK.

Dziennik został dodany, a spotkania z dziennika zewnętrznego są synchronizowane z dodanym dziennikiem.

Dodawanie pamiętników zewnętrznych

(43)

Strona Klienta

Książka adresowa to miejsce do przechowywania informacji kontaktowych. Klient WWW obsługuje dwa typy list adresów.

Osobiste książki adresowe zawierające kontakty obsługiwane przez użytkowników. W domyślnej książce adresowej tworzone są następujące książki adresowe: Kontakty, Listy dystrybucyjne i Kontakty e-mail. Możesz tworzyć dodatkowe książki adresowe i

udostępniać je innym użytkownikom.

Użytkownicy w organizacji mają dostęp do globalnej książki adresowej, czasami

nazywanej „Kontaktami firmy”. Globalna lista adresów może zawierać przydatne funkcje, takie jak listy adresowe, które ułatwiają udostępnianie informacji całemu działowi.

! Uwaga. Nie można modyfikować wpisów na globalnej liście adresów. Możesz jednak zaimportować adres zawarty w wysłanej lub odebranej wiadomości e-mail. Jeśli nazwisko znajduje się na liście książki adresowej, możesz dodać dodatkowe informacje kontaktowe.

Kontakty można dodawać do dowolnej książki adresowej. Do utworzenia kontaktu wymagane jest tylko imię i nazwisko. Możesz także utworzyć szczegółowy formularz kontaktowy, który zawiera imię i nazwisko, wiele adresów e-mail, adres służbowy, domowy i inne, numery telefonów oraz zdjęcie. Możesz także tworzyć listy grup kontaktów.

Wysłane wiadomości e-mail z książki adresowej Kontakty są automatycznie wypełniane po wysłaniu wiadomości e-mail na nowy adres, który nie istnieje w innych książkach adresowych użytkownika.

Administrator poczty e-mail może ustawić limit maksymalnej liczby wpisów, które mogą znajdować się we wszystkich książkach adresowych użytkownika. Po osiągnięciu limitu zniknie możliwość dodawania kontaktów. Możesz usunąć kontakty, aby zwolnić miejsce.

Podczas tworzenia wiadomości e-mail funkcja autouzupełniania wyświetla listę nazwisk z książek adresowych, które pasują do wprowadzonego tekstu.

Jak korzystać z książek

adresowych w pocztowym

WEB panelu?

(44)

W pocztowym WEB panelu, należy zalogować się do skrzynki przez WEB (więcej informacji znajdziesz tutaj), i wykonać następujące kroki:

1. Przejdź do "Kontakty".

2.

1. Przejdź do strony "Książka adresowa" i wybierz "Nowy kontakt".

2. Wprowadź swoje dane kontaktowe i opcjonalnie prześlij zdjęcie.

3. "Znak plus" obok pola tekstowego oznacza, że można dodać wiele wpisów. Na przykład możesz wprowadzić numer telefonu komórkowego, domowego, służbowego i innych w polu tekstowym "Numer telefonu".

4. Aby dodać niestandardowe pole tekstowe, wybierz "Inne" z menu rozwijanego i wprowadź odpowiednie informacje.

5. W prawym górnym rogu okna wskaż, gdzie i jak chcesz zapisać kontakt.

• W polu "Zapisz jako" wybierz sposób wyświetlania nazwy. Domyślnie kontakt jest zapisywany w kolejności „Nazwisko, imię”.

• Aby określić lokalizację, wybierz książkę adresową, w której chcesz zapisać kontakt.

6. Kliknij przycisk "Zapisz".

Dodawanie nowego kontaktu

(45)

Aby zarządzać dodatkowymi opcjami kontaktu przejdź do menu kontekstowego w liście kontaktów na odpowiednim kontakcie

3.

Przejdź do strony "Książka adresowa" i wybierz książkę adresową, którą chcesz zmienić.

1. Kliknij prawym przyciskiem myszy kontakt, który chcesz edytować i wybierz "Edytuj kontakt".

2. "Zmodyfikuj" kontakt.

Zmiana danych kontaktowych

4.

(46)

Jeśli chcesz wysłać jedną wiadomość do wszystkich odbiorców, możesz połączyć wiele adresów e-mail w grupę kontaktów. Grupie kontaktów przypisywana jest nazwa, tzw. alias e-mail. Podczas wysyłania wiadomości e-mail do nazwy grupy kontaktów wszyscy użytkownicy, których adresy znajdują się na liście grup kontaktów, są dodawani do pola adresu.

1. Przejdź do strony "Książka adresowa" i wybierz "Akcje" > "Grupa kontaktów" >

"Nowa grupa kontaktów".

2. Wpisz nazwę grupy.

3. Kliknij "OK".

Dodaj członków i adresy e-mail do grupy kontaktów za pomocą funkcji "Edytuj grupę

".

Dodaj członków do listy grup kontaktów:

1. Przejdź do sekcji "Książka adresowa" i wybierz grupę kontaktów, do której chcesz dodać członków.

2. Kliknij prawym przyciskiem myszy grupę kontaktów i wybierz "Edytuj grupę".

3. Aby znaleźć nowego członka grupy, wprowadź nazwę w polu tekstowym "

Znajdź".

4. Z menu rozwijanego wybierz książkę adresową, którą chcesz przeszukać.

Na liście w oknie poniżej pojawią się nazwy pasujące do żądania.

5. Wybierz wymagane nazwy i kliknij "Dodaj" lub "Dodaj wszystko". Nazwiska są dodawane do listy członków.

Jeśli żądany adres nie znajduje się na liście, możesz wpisać adres e-mail w polu tekstowym lub wprowadzić adresy poniżej. Adresy można oddzielić przecinkiem ( , ), średnikiem ( ; ) lub naciskając klawisz "Enter".

Grupy kontaktów

5.

Można przenieść z jednej książki adresowej do drugiej.

1. Przejdź do strony "Książka adresowa" i wybierz książkę adresową, z której chcesz przenieść kontakt.

2. Kliknij kontakt prawym przyciskiem myszy i wybierz "Przenieś".

3. Wybierz nową docelową książkę adresową.

4. Kliknij "OK".

Przenoszenie kontaktu do innej książki adresowej

6.

Przekazywanie informacji

(47)

Kontakty z książki adresowej można przekazywać dalej jako elektroniczną wizytówkę o nazwie vCard.

1. Przejdź do strony "Książka adresowa" i wybierz książkę adresową zawierającą kontakt, który chcesz przekazać.

2. Kliknij kontakt prawym przyciskiem myszy i wybierz "Prześlij kontakt".

3. Otworzy się okienko redagowania z załączonym plikiem .vcf.

4. Gdy wiadomość jest gotowa, kliknij przycisk "Wyślij".

Po otrzymaniu odbiorca może pobrać plik .vcf z wiadomości bezpośrednio na swoją listę kontaktów.

kontaktowych

7.

Możesz określić adresy e-mail z określonych domen jako adresy zaufane, co spowoduje automatyczne pobieranie obrazów z wiadomości otrzymanych z tych adresów po ich otwarciu.

Do listy możesz dodać do 500 adresów.

1. Przejdź do strony "Ustawienia" > "Zaufane adresy".

2. Wpisz swój adres e-mail lub nazwę domeny w polu tekstowym.

Aby uwzględnić wszystkie adresy z określonej domeny, wpisz * przed

@domena.com.

3. Kliknij przycisk "Dodaj".

Prowadzenie listy bezpiecznych adresów

8.

Możesz importować listy kontaktów i książki adresowe zapisane w pliku tekstowym rozdzielanym przecinkami (.csv). Po zaimportowaniu kontakty w książce adresowej zostaną posortowane według nazwisk w kolejności alfabetycznej.

1. Przejdź do strony "Ustawienia" > "Importuj i eksportuj".

2. W polu tekstowym "Importuj" > "Plik", kliknij przycisk "Przeglądaj" i wybierz plik .csv, który chcesz zaimportować.

3. Wybierz "Typ" listy kontaktów, którą chcesz zaimportować. Możesz ustawić listę kontaktów automatycznego wykrywania lub wybrać jedną z list kontaktów z menu rozwijanego.

4. Wybierz "docelową" książkę adresową, do której chcesz zaimportować kontakty lub utwórz nową książkę adresową.

Importowanie książki adresowej

(48)

Aby utworzyć nową książkę adresową, kliknij przycisk "Utworzyć" i określ nazwę, kolor i lokalizację nowego folderu.

5. Kliknij "OK".

6. Kliknij przycisk "Importuj".

W zależności od rozmiaru pliku .csv import może potrwać kilka minut. Po zakończeniu importu w "oknie statusu" zostanie wyświetlona liczba pomyślnie zaimportowanych kontaktów.

9.

Książki adresowe można wyeksportować do pliku tekstowego rozdzielanego przecinkami (.csv).

1. Przejdź do strony "Ustawienia" > "Importuj i eksportuj".

2. W obszarze "Eksportuj" > "Typ" określ, co chcesz wyeksportować.

Konta

Wszystkie dane konta można wyeksportować do formatu „Tar-GZipped” (.tgz), który można zaimportować z powrotem do systemu.

Możesz wybrać opcję Ustawienia zaawansowane.

Dziennik

Użytkownicy mogą eksportować swoje spotkania w standardowym formacie iCalendar (.ics), a następnie importować je do innego terminarza.

Kontakty

Użytkownicy mogą eksportować swoje kontakty w standardowym formacie tekstu oddzielonego przecinkami (.csv), a następnie importować je do innego programu do obsługi kontaktów.

3. Wybierz folder "źródłowy", z którego chcesz wyeksportować kontakty.

4. Kliknij "OK".

5. Kliknij przycisk "Eksportuj".

Eksportowanie książki adresowej

10.

Wysyłając wiadomości do jednej grupy adresów, możesz tworzyć listy dystrybucyjne na karcie Książka adresowa. Lista dystrybucyjna to grupa adresów pocztowych, które są częścią listy zwykłych adresów pocztowych. Po wysłaniu na adres z listy dystrybucyjnej wiadomość e-mail jest wysyłana na wszystkie adresy znajdujące się na liście. W

przypadku adresata nazwa listy dystrybucyjnej jest wyświetlana w wierszu Do

wiadomości, a podczas korzystania z widoku objaśnień użytkownik może kliknąć znak ( + ), aby wyświetlić członków listy dystrybucyjnej.

Listy wysyłkowe są przechowywane w książce adresowej "Listy wysyłkowe". Po kliknięciu listy dystrybucyjnej w książce adresowej wszyscy członkowie listy są wyświetlani w polu "

Treść".

Możesz utworzyć listę mailingową jako listę członków i zarządzać swoim członkostwem.

Konfiguracja dodatkowych parametrów otwiera następujące możliwości.

Możesz oznaczyć listę jako prywatną, aby nie pojawiała się w globalna listę adresów.

Możesz ograniczyć możliwość wysyłania wiadomości do użytkowników znajdujących się na liście mailingowej.

Użytkownikom znajdującym się na liście możesz przyznać prawo do subskrypcji i wypisania się.

W celu ułatwienia zarządzania listą można zdefiniować wielu właścicieli.

Szybkie tworzenie list mailingowych

1. Przejdź do menu rozwijanego "Książka adresowa" > "Nowy kontakt" i wybierz opcję "

Lista dyskusyjna".

2. Wpisz nazwę listy mailingowej w nagłówku strony. To jest adres e-mail listy

Zarządzanie listami mailingowymi

(49)

mailingowej.

3. Wprowadź "nazwę skróconą" dla listy mailingowej. Może się różnić od Twojego adresu e-mail.

4. Wprowadź "opis" listy adresowej (opcjonalnie).

5. Kliknij kartę "Członkowie" i wybierz adresy, które chcesz dodać do listy. Możesz wyszukiwać adresy na swoich listach kontaktów lub globalna lista adresów, a także dodawać adresy, których nie ma na tych listach.

6. Kliknij przycisk "Zapisz". Lista mailingowa zostanie dodana do książki adresowej listy mailingowej.

(50)

Strona Klienta

Funkcja Zadania umożliwia tworzenie listy zadań i zarządzanie ich wykonaniem. Zadania można dodawać do domyślnej listy zadań, a inne listy zadań można tworzyć w celu organizowania list zadań dla bardziej konkretnych działań, takich jak praca lub projekty osobiste. Możesz utworzyć nową listę zadań i zsynchronizować ją z zadaniami ze zdalnej listy zadań iCal.

Po zakończeniu zadania może być konieczne dodanie informacji, zmiana stanu i procentu wykonania lub oznaczenie zadania jako ukończonego.

Tworząc nowe zadanie, wybierasz folder zadań, zwany także listą zadań, w którym zadanie powinno być śledzone. Domyślnie lista Zadania zawiera widok listy wszystkich zadań w folderze Zadania. Oprócz domyślnej listy zadań możesz tworzyć inne listy zadań i konfigurować je do synchronizacji z zadaniami ze zdalnej listy zadań iCal.

Jak korzystać z listy zadań?

Utwórz listę zadań

(51)

1. Przejdź do strony Zadania.

2. W okienku przeglądu kliknij ikonę koła zębatego Zadania i wybierz Nowa lista zadań.

3. Wprowadź nazwę i wybierz kolor dla nowej listy zadań.

4. Aby zsynchronizować zadania ze zdalnego serwera, zaznacz pole wyboru i wprowadź adres URL.

5. Kliknij OK. Lista zadań pojawi się na liście zadań.

Możesz utworzyć nowe zadanie, wpisując nazwę zadania na liście zadań lub otwierając stronę nowego zadania i dodając dodatkowe informacje o zadaniu, w tym notatki i załączniki.

1. Przejdź do strony Zadania i w okienku przeglądu wybierz listę zadań, do której chcesz dodać zadanie.

2. W polu tekstowym Kliknij tutaj, aby dodać nowe zadanie w obszarze zawartości, wprowadź nazwę nowego zadania.

3. Naciśnij klawisz Enter. Powoduje to dodanie tematu zadania do listy zadań, ale nie wprowadza szczegółów. Edytuj zadanie, aby dodać szczegóły.

Uwaga. Jeśli przez pomyłkę utworzyłeś zadanie na niewłaściwej liście, otwórz zadanie i wybierz żądaną listę z rozwijanej listy zadań lub przeciągnij zadanie na żądaną listę w obszarze zawartości.

Możesz użyć list zadań, aby utworzyć zadanie i śledzić jego postęp. Ponadto możesz pisać notatki i dołączać pliki, aby uzyskać łatwy dostęp z zadania. Posiadanie wszystkich potrzebnych informacji w zadaniu jest przydatne podczas udostępniania listy zadań.

Utwórz zadanie

Szybkie dodawanie zadania

Tworzenie szczegółowego zadania

(52)

Możesz ocenić czas trwania projektu, używając dat rozpoczęcia i zakończenia projektu oraz

ustalając priorytet. Rozpoczynając zadanie, możesz wybrać jego status, Nierozpoczęte lub W toku, a także określić procent ukończenia.

1. Przejdź do strony Zadanie i wybierz Nowe zadanie.

2. W sekcji Szczegóły wprowadź informacje o zadaniu. Aby nadać zadaniu nazwę, potrzebny jest tylko temat.

Temat (Wymagane.) Wprowadź krótki opis zadania.

Wprowadzony tekst staje się opisem na liście zadań.

Miejsce Wprowadź lokalizację zadania.

Priorytet Wybierz priorytet zadania.

Lista zadań Wybierz listę zadań, w których to zadanie ma być wyświetlane.

3. W sekcji Wykonanie wprowadź informacje, aby śledzić postęp zadania. Ta informacja

(53)

jest opcjonalna dla zadania.

Status Wybierz status zadania. W każdej chwili możesz ponownie otworzyć zadanie i zmienić status.

Procent

Wybierz procent, który ma być używany ze statusem zadania. W dowolnym momencie możesz ponownie

otworzyć zadanie i zmienić procent.

Data rozpoczęcia Ustaw datę rozpoczęcia zadania.

Czas Ustaw termin wykonania zadania.

Przypomnienie Ustaw datę i godzinę przypomnienia.

Powiadomienie

Jeśli powiadomienie e-mail lub SMS jest skonfigurowane na stronie Ustawienia>

Powiadomienia, zaznacz odpowiednie pole wyboru dla przypomnienia.

• Jeśli powiadomienia nie są skonfigurowane, kliknij przycisk Konfiguruj, aby przejść do strony Ustawienia> Powiadomienia i skonfigurować

ustawienia.

Dodaj załączniki

Kliknij Dodaj załączniki na pasku narzędzi, aby wprowadzić notatki w polu tekstowym i dodać

załączniki.

4. Kliknij przycisk Zapisz.

Po zakończeniu zadania może być konieczne dodanie informacji, zmiana stanu i procentu wykonania lub oznaczenie zadania jako ukończonego.

1. Przejdź do strony Zadania i wybierz zadanie, które chcesz edytować.

2. Kliknij przycisk Edytuj i wprowadź zmiany w zadaniu.

3. Kliknij przycisk Zapisz.

Aktualizacja zadania

(54)

Możesz filtrować zadania, aby szybko zobaczyć postęp zadań.

• Z menu rozwijanego Filtruj według na pasku narzędzi Zadanie wybierz typ zadań do wyświetlenia.

Nie rozpoczął Wyświetla zadania, które nie zostały uruchomione.

Zakończony Wyświetla ukończone zadania.

Wykonywane Wyświetla aktualnie uruchomione zadania.

Czekam na innych Wyświetla zadania oczekujące na udział innych.

Odroczony Wyświetlam oczekujące zadania.

Wszystko Wyświetla wszystkie zadania niezależnie od ich

statusu.

Lista rzeczy do zrobienia Lista rzeczy do zrobienia

Filtrowanie zadań według statusu

(55)

Aby szybko wyświetlić postęp zadań, możesz posortować listę zadań.

2. W okienku przeglądania wybierz listę zadań, którą chcesz posortować.

3. W nagłówku obszaru zawartości kliknij prawym przyciskiem myszy menu rozwijane Sortuj według.

4. Wybierz metodę sortowania listy zadań.

Możesz użyć Okienko odczytu, aby wyświetlić zawartość sprawy bez jej otwierania. Obszar czytania może być wyświetlany poniżej obszaru zawartości, po prawej stronie lub można go wyłączyć.

2. Aby wybrać sposób wyświetlania okienka odczytu, kliknij opcję Widok na pasku narzędzi Zadanie.

Obszar do czytania na dole Obszar widoku listy zadań jest wyświetlany na dole.

Obszar do czytania po prawej stronie

Okienko widoku listy zadań nie pokazuje stanu zadania, a procent ukończenia jest wyświetlany

jako pasek postępu.

Obszar czytania wyłączony Obszar czytania nie jest wyświetlany.

Sortowanie zadań na liście zadań

Wyświetl zadania w okienku odczytu

(56)

1. Kliknij zadanie prawym przyciskiem myszy i wybierz Przenieś.

2. Wybierz listę, do której chcesz przenieść zadanie.

Wprowadź nazwę listy zadań lub użyj klawiszy strzałek na klawiaturze, aby przejść do żądanej listy.

Kliknij przycisk Nowy, aby utworzyć nową listę zadań.

3. Kliknij OK.

1. Przejdź do strony Zadania i wybierz jedno lub więcej zadań, które chcesz oznaczyć jako ukończone.

2. W tytule strony zadania wybierz Oznacz jako zakończone.

Szczegóły zadania pozostają w folderze zadań do momentu usunięcia zadania.

Możesz wydrukować wszystkie zadania z listy lub wybrać określone zadania do wydrukowania.

2. W okienku przeglądania wybierz zadanie lub listę zadań do wydrukowania. Aby wybrać wiele zadań, zaznacz pole obok każdego zadania.

3. W obszarze zawartości wybierz listę zadań lub zadań do wydrukowania.

4. Na pasku zadań kliknij przycisk Drukuj i wybierz żądaną opcję: Drukuj wybrane zadania lub Drukowanie folderu zadania.

5. W oknie dialogowym Drukuj kliknij OK.

Możesz importować listy zadań zapisane w pliku ".tgz".

1. Przejdź do strony Ustawienia > Importuj i eksportuj.

2. Wybierz Importuj > Plik, a następnie kliknij przycisk Przeglądaj i wybierz plik TGZ z listą zadań do zaimportowania.

3. Dla parametru Cel wybierz wartość Wszystkie foldery, a następnie określ listę zadań, do których zadania będą importowane, lub utwórz nową.

4. Kliknij przycisk Importuj.

Przenoszenie zadania na inną listę

Określanie zadania jako ukończonego

Wydrukuj zadanie lub listę zadań

Importowanie list zadań

(57)

W zależności od rozmiaru pliku TGZ import może potrwać kilka minut.

Listę zadań można wyeksportować i zapisać do pliku TGZ.

1. Przejdź do strony Ustawienia > Importuj i eksportuj.

2. W obszarze Eksport > Typ wybierz typ danych do wyeksportowania: Konta, Dziennik lub Kontakty.

3. Wybierz źródło i zaznacz pole Ustawienia zaawansowane.

4. Odznacz pola wszystkich aplikacji z wyjątkiem aplikacji Zadania.

5. Kliknij przycisk Eksportuj.

6. Zaznacz pole Zapisz na dysku.

7. Kliknij OK.

2. W okienku przeglądania wybierz listę zadań zawierającą zadania do usunięcia.

3. W obszarze zawartości wybierz zadania do usunięcia. Możesz wybrać wiele zadań, zaznaczając pole obok każdego zadania.

4. Na pasku narzędzi kliknij przycisk Usuń.

Możesz cofnąć tę czynność natychmiast, klikając łącze Cofnij, które pojawia się u góry strony.

Zadanie zostaje przywrócone do pierwotnej lokalizacji.

Możesz usunąć tylko listy zadań, które sam utworzyłeś.

2. W okienku przeglądania wybierz listę zadań, którą chcesz usunąć.

3. Wybierz Usuń z menu rozwijanego.

Możesz cofnąć tę czynność natychmiast, klikając łącze Cofnij, które pojawia się u góry strony.

Lista zadań zostanie przeniesiona do swojej pierwotnej lokalizacji.

Eksportowanie listy zadań

Usuwanie zadania lub listy zadań

Usuwanie zadania

Usuwanie listy zadań

(58)

Strona Klienta

Aby pobrać plik w Zimbra wybierz plik lub wybierz przycisk pobierz.

W zależności, od przeglądarki która używasz następnie, czynności wyglądają różnię. Z reguły przeglądarką domyślnie pyta użytkownika, gdzie zapisać plik, ale domyśloną przeglądarka w Windows zapisuje pliki domyślnie w folder "Pobrane". Żeby to zmienić przejdź do ustawień:

Jak pobierać pliki z maili w

Zimbra?

(59)

Strona Klienta

Aby móc korzystać z skrzynki mailowej poprzez Webowy panel Zimbra musisz wykonać następujące kroki:

1. Otwórz przeglądarkę i wpisz swój link do pocztowego serwera, (link został wydany przez administratora i jest dostępny w Twoim panelu klienta.)

2. Następnie wpisz swoje dane do logowania i wybierz "Zaloguj".

Jak się zalogować do panelu

serwera WEB?

(60)

Strona Klienta

Aby skonfigurować standardową aplikację pocztową na Windows, musisz wykonać następujące:

1. Uruchom aplikacje pocztową "Mail".

2. Po czym dodaj konto w ustawieniach lub na pierwszym widoku.

3.

Jak skonfigurować aplikację

mailową na Windows?

(61)

Następnie wybierz "Inne konto".

4.

(62)

Następnie, wprowadź dane logowania.

5.

(63)

Następnie, wprowadź dodatkowe dane do polaczenia.

Następnie, "Zaloguj się".

(64)

Strona Klienta

Aby skonfigurować standardową aplikację pocztową na macOS, musisz wykonać następujące:

1. Uruchom aplikacje pocztową "Mail".

2. Przejdź do ustawień.

3. W ustawieniach wybierz "Konto".

4.

Jak skonfigurować aplikację

mailową na macOS?

(65)

I dodaj konto przez "+".

5. W następnym widoku wybierz "Inne konto mailowe". I wybierz "Dalej".

6.

(66)

W kolejnym widoku wpisz swoje dane do logowania.

7. Następnie musisz wpisać adres serwera i wybrać "IMAP".

8. Wybierz "Zaloguj" i korzystaj z poczty na Mac-u.

(67)

Strona Klienta

Aby skonfigurować automatyczną odpowiedź na listy, musisz zalogować się do skrzynki przez WEB (więcej informacji znajdziesz tutaj).

Możesz utworzyć wiadomość, która będzie automatycznie wysyłana w odpowiedzi na wiadomości od użytkowników, gdy nie będziesz w pracy.

Jeśli chcesz, aby w odpowiedzi na wiadomości e-mail od użytkowników spoza Twojej domeny była wysyłana inna wiadomość, możesz utworzyć osobną wiadomość z odpowiedzią.

Automatyczna odpowiedź jest wysyłana do każdego adresata tylko raz w ciągu określonej liczby dni, niezależnie od tego, ile wiadomości ta osoba wysłała do Ciebie w tym okresie. Domyślny okres to siedem dni, ale administrator może zmienić tę wartość.

2. W ustawieniach wybierz "Powiadomienia o nieobecności".

Jak skonfigurować

automatyczną odpowiedź

na listy w pocztowym WEB

panelu?

(68)

3. Zaznacz pole wyboru "Wyślij automatyczną odpowiedź".

4. W polu tekstowym "Automatyczna odpowiedź" wprowadź wiadomość zwrotną, która zostanie wysłana, gdy będziesz poza pracą.

5. Jeśli chcesz, aby ta wiadomość została wysłana w określonym przedziale czasu, zaznacz pole wyboru "Wysyłaj odpowiedzi automatyczne w następnym okresie" i wprowadź daty rozpoczęcia i zakończenia wysyłania odpowiedzi automatycznych.

Jeśli nie określisz okresu, automatyczne odpowiedzi będą wysyłane do momentu wybrania opcji "Nie wysyłaj automatycznych odpowiedzi".

6. (Niekoniecznie). Jeśli chcesz wysłać kolejną wiadomość do użytkowników spoza domeny, wybierz opcję "Zewnętrzni nadawcy".

Wybierz typ użytkowników zewnętrznych, którzy otrzymają drugą wiadomość. Domyślnie są to wszyscy spoza Twojej domeny. Jeśli chcesz, aby pierwsza wiadomość została

odebrana przez kontakty z Twojej książki adresowej, wybierz z menu dowolnego użytkownika spoza mojej domeny, z wyjątkiem tych dodanych do książki adresowej.

(69)

Strona Klienta

Aby skonfigurować podpisy lub podpisy w mailu, musisz załogować się do pocztowego WEB panelu (więcej informacji znajdziesz tutaj).

Możesz dodać automatyczny podpis na końcu wiadomości e-mail. Może zawierać nazwę

użytkownika i dowolny dodatkowy tekst. Jeśli używasz edytora HTML, możesz sformatować swój podpis, dodać łącze URL i wstawić grafikę.

Można utworzyć więcej niż jeden podpis. Na przykład możesz utworzyć oficjalny podpis dla wiadomości wysyłanych do klientów i nieformalny podpis dla wiadomości wysyłanych do znajomych.

Jeśli tworzysz wiele osobistych danych e-mail (zwanych również obrazami), możesz utworzyć różne podpisy i przypisać je do określonych adresów.

2. Wybierz w ustawieniach "Podpisy".

3. (Opcjonalnie) Aby sformatować zwykły tekst, kliknij przycisk "Format HTML" i wybierz opcję "Zwykły format tekstu".

4. W polu tekstowym "Nazwa" wprowadź opisową nazwę identyfikującą podpis. Można

Jak skonfigurować podpisy

w mailach przez WEB?

(70)

utworzyć wiele podpisów, dlatego zaleca się używanie rozpoznawalnej nazwy.

5. W polu tekstowym wprowadź tekst podpisu, który chcesz wyświetlić. Korzystając z opcji "

Format HTML", możesz wstawiać obrazy i dodawać łącza w tekście podpisu.

6. W sekcji "Korzystanie z podpisów" wybierz z listy rozwijanej podpis domyślny, który będzie używany w wiadomościach wysyłanych z różnych kont.

7. Za pomocą tych przycisków możesz sterować podpisami (dodawać kolejne i usuwać).

8. Wybierz lokalizację podpisu w wiadomości.

• Wybierz opcję "Powyżej dołączonych wiadomości", aby dodać podpis na końcu odpowiedzi, przed dołączonymi wiadomościami.

• Wybierz opcję "Poniżej dołączonych wiadomości", aby dodać podpis na końcu wiadomości.

(71)

Strona Klienta

Czasami istnieje potrzeba aby konkretne adresy email nie trafiały przez przypadek do spamu.

Aby skonfigurować zaufane adresy w skrzynki pocztowej z WEB panelu, musisz zalogować się do skrzynki przez WEB (więcej informacji znajdziesz tutaj).

Możesz określić adresy e-mail z określonych domen jako adresy zaufane, co spowoduje

automatyczne pobieranie obrazów z wiadomości otrzymanych z tych adresów po ich otwarciu.

Do listy możesz dodać do 500 adresów.

2. Następnie wybierz "Zaufane adresy" w ustawieniach.

3. Wpisz swój adres e-mail lub nazwę domeny w polu tekstowym.

4. Aby uwzględnić wszystkie adresy z określonej domeny, wpisz ( * ) przed @domena.com.

Jak skonfigurować zaufane adresy w skrzynce

pocztowej z WEB panelu?

(72)

5. Kliknij przycisk "Dodaj".

(73)

Strona Klienta

Aby dokonać synchronizacje mailowej w telefonie pod sterowaniem systemu operacyjnego Android, wykonaj następujące:

1. Przędz do ustawień swojego urządzenia i odnajdź "Konta i Synchronizację" i wybierz.

2. Wybierz "Dodać konto"

3.

Jak synchronizować maile

na telefonie z Android?

(74)

Wybierz "Personal (IMAP)" - to jest potrzebne dla synchronizacji folderów z serwerem.

4. Wprowadź dane logowania

(75)

5. Popraw nazwę hostu (Serwer), ta informacje znajdziesz w panelu.

6. Zapisz zmiany i korzystaj z maili w telefonie.

(76)

Strona Klienta

Udostępnianie umożliwia innym dostęp do folderów Twojego konta. Możesz udostępniać foldery poczty, książki adresowe, pamiętniki, foldery aktówek i listę zadań. Sam określasz elementy, które mają być udostępniane, oraz poziom dostępu. Możesz zaoferować użytkownikowi udostępnienie, a on może to zaakceptować lub odrzucić.

Strona "Udostępnione" w sekcji "Ustawienia" jest przeznaczona do zarządzania udostępnionymi obiektami. Ta strona wyświetla foldery, które Ci udostępniłeś, a także foldery, które Ci

udostępniłeś.

Udostępnij folder

Uwaga. Udostępnianie folderów poczty nie dotyczy folderów Kosz i Spam.

1. Kliknij prawym przyciskiem myszy folder, który chcesz udostępnić.

2. Kliknij łącze "Udostępnij ten folder".

3. W oknie dialogowym "Właściwości profilu udostępniania" wybierz, czy chcesz udostępniać użytkownikom wewnętrznym, zewnętrznym czy publicznym.

4. Wykonaj poniższe czynności, w zależności od wybranej kategorii użytkowników.

W kategorii Użytkownicy wewnętrzni lub Grupy wprowadź adresy e-mail użytkowników. W obszarze Rola wybierz prawa dostępu.

W kategorii Goście zewnętrzni wprowadź adresy e-mail użytkowników. Do gości zewnętrznych zostanie wysłana wiadomość e-mail z linkiem do udziału. Tworzą nazwę wyświetlaną i hasło przy pierwszym wyświetleniu udziału.

W kategorii Otwórz wprowadź adres URL, którego chcesz użyć.

5. W obszarze Wiadomość określ typ wiadomości, którą chcesz wysłać do użytkowników, którym przyznasz dostęp. Ta wiadomość może zostać wysłana do użytkowników wewnętrznych i gości zewnętrznych. Uwaga. Jeśli wybierzesz Publiczny, musisz podać użytkownikom adres URL.

6. Kliknij OK.

Jak udostępnić foldery

konta?

(77)

Jeśli użytkownik zaakceptuje ofertę udostępnienia folderu, kopia folderu pojawi się na koncie użytkownika.

Użytkownicy zewnętrzni mogą przeglądać udostępnione elementy, logując się na zewnętrzne konto ZWC, które zostało utworzone po zaakceptowaniu udostępnienia. Na koncie zewnętrznym dostępne są tylko elementy udostępnione użytkownikom zewnętrznym.

(78)

Strona Klienta

Aby udostępnić kalendarz:

1. Wybierz kalendarz

2. Prawym przyciskiem myczy na kalendarzu

3.

Jak udostępnić kalendarz?

(79)

Wybierz opcje udostępnianie i udostępniania

4. Udostępnij kalendarz.

5. Na dole okienka prezentowane są także linki do zewnętrznych programów korzystających z kalendarza np: One Calendar

(80)

Strona Klienta

Wszystkie wiadomości przed tym jak trafiają do twojej krzynki pocztowej, przetwarzane są w inteligentnym filtrze anty-spam, który jest wbudowany w serwer pocztowy.

Wiadomości e-mail, które wyglądają jak spam, ale niekoniecznie są spamem, mogą trafić do folderu "Spam". Wiadomości te można przeglądać i przenosić z folderu "Spam" lub usuwać.

Najczęstszy błąd który źle wpływa na efektywność filtru AS to oznaczanie jako spam maili, newsletterów czy innych wiadomości z źródeł gdzie wyraziliśmy zgodę na taką masową korespondencje. W takich przypadkach prosze nie oznaczać takiej korespondencji jako spam ponieważ Państwo wyrazili zgodę na takie listy. Zamiast oznaczać na serwerze takie wiadomości jako spam proszę wypisać się z takich newsletterów LUB ustawić osobny filtr który będzie

przenosić takie wiadomości do odpowiednich folderów.

Oznaczanie wiadomości jako spam

Wybierz wiadomość, którą chcesz oznaczyć jako spam, i kliknij przycisk Spam na pasku narzędzi.

Wiadomość zostanie przeniesiona do folderu Spam i będzie dostępna do analizy przez samouczący się filtr antyspamowy. Jeśli ich nie obrobisz, zostaną one usunięte po określonym czasie,

wyznaczonym przez administratora (opcjonalnie).

• Możesz też kliknąć wiadomość prawym przyciskiem myszy i wybrać "Oznacz jako spam". Wiadomość zostanie przeniesiona do folderu "Spam".

Oznaczanie wiadomości jako

Jak walczyć ze spamem?

(81)

niebędącej spamem

Czasami wiadomości, które nie są spamem, są umieszczane w folderze "Spam". Można je

przeciągnąć do odpowiedniego folderu lub oznaczyć jako nie spam, klikając przycisk „Nie spam” w panelu sterowania. Operacje te są rejestrowane przez filtr antyspamowy i wykorzystywane do samouczenia.

• Przeciągnij wiadomość do innego folderu.

• Kliknij wiadomość prawym przyciskiem myszy i wybierz "Oznacz jako nie

spam". Wybrana wiadomość zostanie przeniesiona do folderu "Skrzynka odbiorcza".

Opróżnianie folderu Spam

Zawartość folderu "Spam" jest automatycznie usuwana po pewnym przez administratora liczbę dni (opcjonalnie). W dowolnym momencie możesz opróżnić folder Spam. Kliknij go prawym

przyciskiem myszy i wybierz "Opróżnij folder spamu". Kliknij przycisk "OK".

(82)

Strona Klienta

Czy może się zdarzało kiedykolwiek ze czekałeś na ważny mail, ale go przegapiłeś, dlatego że nie miałeś czasu odświeżać stronę i po prostu czekać na maila?

Włącz powiadomienia w oknie wyskakującym i dostawaj powiadomienia o każdym maile które dostaniesz na swoja skrzynkę pocztową.

Aby włączyć powiadomienia w oknie wyskakującym:

2. Następnie, przekieruj się do rozdziału "Poczta".

3. Dalej, odnajdź rozdział "Powiadomienia o otrzymanych" i zaznacz w nim odpowiednie połę:

Jak włączyć powiadomienia w oknie wyskakującym?

(WEB interface)

(83)

4. (Opcjonalnie) Przy dostarczeniu wchodzącej wiadomości może być tak ze pierwszy raz Państwa przeglądarka zapyta, "Czy pokazywać wyskakujące powiadomienia?".

Żeby powiadomienia w oknie wyskakującym były włączone, musisz zaakceptować tą opcje w przeglądarce.

(84)

Strona Klienta

Aby zapobiec dodaniu wchodzących maili do folderu spam, przejdź do folderu spam i wybierz przycisk "To nie jest spam".

Jak zapobiec dodaniu

wchodzących maili do

folderu spam?

(85)

Strona Klienta

Aby zarządzać folderami, po zalogowaniu na pocztowy WEB panel (więcej informacji znajdziesz tutaj).

Możesz tworzyć osobne foldery zdefiniowane przez użytkownika lub foldery w innych folderach, w tym folderach systemowych.

Nie możesz utworzyć dwóch folderów o tej samej nazwie w tym samym folderze nadrzędnym. Na przykład nie możesz mieć dwóch folderów "Zakupy" w skrzynce odbiorczej, ale jeden folder Zakupy może znajdować się w skrzynce odbiorczej, a drugi w przesyłkach wysłanych.

1. W "Mail" odnajdź strefę folderów i .

Jak zarządzać folderami w swojej skrzynki pocztowej

przez pocztowy WEB panel?

Utwórz folder

(86)

2. Aby utworzyć nowy folder, kliknij prawym przyciskiem myszy w tej strefie, i wybierz

"Dodać folder", lub kliknij ikonę koła zębatego Foldery 3. Wybierz Nowy folder.

4.

(87)

Wprowadź nazwę nowego folderu i wybierz kolor folderu.

Nazwy folderów mogą zawierać dowolne znaki z wyjątkiem dwukropka (:), ukośnika(/) i cudzysłów (").

Możesz subskrybować kanał RSS / ATOM.

5. W drzewie folderów wybierz lokalizację nowego folderu.

6. Aby włożyć folder do innego folderu, kliknij prawym przyciskiem myszy na folder, który chcesz przesunąć, następnie wybierz opcje przesuwania w menu "Move" i wybierz miejsce gdzie musze się znaleźć folder.

7. Aby skasować folder lub/i wykonać inne procesy z folderami, odwołuj się do kontekstowego menu w strefie folderów.

(88)

Strona Klienta

Aby ułatwić sobie życie i zautomatyzować sortowanie wiadomości email mamy możliwość skorzystania z zaawansowanych mechanizmów filtrowania. Aby skonfigurować filtry, musisz zalogować się do skrzynki przez WEB (więcej informacji znajdziesz tutaj).

Możesz zdefiniować filtry, aby kontrolować przychodzące i wychodzące wiadomości e-mail, w tym wiadomości skojarzone z planerem dnia, a także możesz ustawić filtr przepływu akcji, aby

kontrolować mniej ważne wiadomości. Filtr składa się z co najmniej jednego warunku i co najmniej jednej akcji. Warunek może być powiązany z tematem, określonym nadawcą lub wiadomościami z określonej daty. Jeśli wiadomość spełnia warunki, podejmowane są określone działania.

Możesz tworzyć filtry, aby wykonywać następujące czynności:

Sortuj przychodzące wiadomości według folderów. Na przykład wszystkie e-maile od Twojego szefa są automatycznie przenoszone do folderu Kierunki zarządzania po otrzymaniu.

Przypisywanie etykiet do wiadomości. Na przykład wiadomości z listy mailingowej

„Wydarzenia firmowe” są oznaczane tagiem „Wydarzenia”.

Przekazywanie lub usuwanie wiadomości. Na przykład wszystkie wiadomości e-mail otrzymane z określonego adresu e-mail są przenoszone do folderu Kosz.

Sortowanie wysłanych wiadomości do oddzielnych folderów tematycznych.

Wskazywanie ważności wiadomości za pomocą flag.

Filtry są stosowane w kolejności, w jakiej zostały określone. Kolejność można w każdej chwili zmienić.

Jak zautomatyzować filtrowanie poczty i

sortowanie po folderach w pocztowym WEB panelu?

Praca z filtrami poczty e-mail

(89)

Uwaga. Wiadomość e-mail jest oceniana przez każdy aktywny filtr, chyba że określono, że wiadomość powinna być przetwarzana tylko przez pierwszy dopasowany filtr. Generalnie niepraktyczne jest stosowanie innych filtrów do wiadomości, jeśli zostanie znalezione dopasowanie, ponieważ może być wiele (prawdopodobnie sprzecznych) działań podejmowanych na tej wiadomości.

Reguła filtrowania składa się z co najmniej jednego warunku i co najmniej jednej akcji. Jeśli wiadomość spełnia warunki, podejmowane są określone działania.

Możesz także ustawić reguły przepływu akcji. Reguły przepływu akcji są ustawione tak, aby

przenosić mniej ważne wiadomości ze Skrzynki odbiorczej do folderu Przepływ akcji, który możesz sprawdzić w dogodnym czasie.

Możesz zdefiniować filtry, aby kontrolować przychodzące i wychodzące wiadomości e-mail. Filtr składa się z co najmniej jednego warunku i co najmniej jednej akcji. Jeśli wiadomość spełnia warunki, podejmowane są określone działania.

2. W ustawieniach wybierz "Filtry".

3. Filtry można ustawiać na wiadomości wychodzące i przychodzące.

4. Żebyś utworzyć nowy filtr wybierz "Dodaj filtr". I w następnym widoku wprowadź

Ustawianie reguł filtrowania

Tworzenie filtrów

(90)

konfigurację.

5. W polu tekstowym "Nazwa filtru" wprowadź unikalną nazwę filtru.

6. Aby filtr był aktywny, zaznacz pole wyboru Aktywny w prawym górnym rogu.

7. Określ, czy wiadomość musi spełniać jeden, czy wszystkie z wymienionych warunków.

Dowolny parametr oznacza, że akcja jest wykonywana, jeśli wiadomość spełnia dowolny z warunków.

Parametr all oznacza, że akcja jest wykonywana tylko wtedy, gdy wiadomość spełnia wszystkie warunki.

8. Z menu rozwijanego wybierz część wiadomości, do której chcesz zastosować filtr, na przykład pole Temat lub Od.

9. Wybierz sposób dopasowania elementu, na przykład zawiera lub dokładnie pasuje.

10. Wprowadź lub wybierz informacje do porównania, takie jak data, adres e-mail lub fraza.

W warunkach nie jest rozróżniana wielkość liter.

Na przykład, jeśli wybierzesz Temat i zawiera, a następnie wprowadzisz tekst Spotkanie biznesowe, wszystkie wiadomości zawierające tekst „Spotkanie biznesowe” zostaną odfiltrowane. Filtr obejmie również wiadomości z tekstem „spotkanie biznesowe o 10:00”

oraz „dzisiejsze spotkanie biznesowe”, ponieważ wybrana opcja zawiera i nie pasuje dokładnie.

11. (Opcjonalnie) Aby dodać dodatkowe warunki, kliknij przycisk + i powtórz powyższe kroki.

Kolejność warunków nie ma znaczenia.

12. W obszarze Wykonaj następujące czynności wybierz akcję z menu rozwijanego.

W zależności od wybranej akcji może być konieczne określenie folderu lub nazwy etykiety.

13. (Opcjonalnie) Aby dodać dodatkowe kroki, kliknij przycisk ( + ) i powtórz powyższy krok.

(91)

Akcje są wykonywane w kolejności, w jakiej zostały określone.

14. Domyślnie wyszukiwanie pasujących filtrów zatrzymuje się po znalezieniu pierwszego dopasowania. Jeśli chcesz zastosować wiele filtrów do wiadomości, wyczyść pole wyboru Nie przetwarzaj dodatkowych reguł filtrowania.

Uwaga. Generalnie niepraktyczne jest stosowanie innych filtrów do wiadomości, jeśli zostanie znalezione dopasowanie, ponieważ może być wiele (prawdopodobnie sprzecznych) działań podejmowanych na tej wiadomości.

15. Po zakończeniu tworzenia filtra kliknij OK.

(92)

Strona Klienta

Aby zmienić hasło, musisz zalogować się do skrzynki przez WEB (więcej informacji znajdziesz tutaj ), i wykonać następujące kroki:

2. Wybierz ustawienia "Ogólne".

3. Naciśnij "Zmień hasło".

4. W następnym widoku wpisz swoje stare hasło, następnie nowe hasło i powtórz nowe

Jak zmieniać hasło do

skrzynki pocztowej w panelu

serwera WEB?

(93)

hasło jeszcze raz.

5. Po wybraniu przyciska "Zmień hasło", hasło zostanie zmienione.

(94)

Strona Klienta

Aby zmienić język systemu, musisz zalogować się do skrzynki przez WEB (więcej informacji znajdziesz tutaj), i wykonać następujące kroki:

2. Wybierz ustawienia "Ogólne".

3. Wybierz język.

4. Zapisz.