ZAPYTANIE OFERTOWE NR 26/OIL/OI/2020
LOTOS Oil Sp. z o. o. z siedzibą w Gdańsku , kod 80-718, ul. Elbląska 135 zaprasza do udziału w procesie wyboru kontrahenta (wykonawcy) dotyczącego zadania:
Zakup drukarko-etykieciarki dla Wydziału Konfekcjonowania LOTOS Oil Sp. z o.o.
Zakład w Gdańsku
I. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA:
Zakup drukarko-etykieciarki dla Wydziału Konfekcjonowania w LOTOS Oil Sp. z o.o. Zakład w Gdańsku, zgodnie ze szczegółowym opisem przedmiotu zakupu usługi stanowiącym załącznik nr 3 do niniejszego zapytania ofertowego.
II. TERMIN I MIEJSCE REALIZACJI PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA:
Wymagany termin rozpoczęcia tj. zawarcia umowy : marzec 2021 Ostateczny termin zakończenia tj. realizacja dostawy : październik 2021
Miejsce wykonania usługi: LOTOS Oil Sp. z o. o. w Gdańsku przy ul. Elbląskiej 135, budynek Hali Konfekcjonowania
III. PYTANIA I ODPOWIEDZI:
1. Termin zadawania pytań do dnia 07.01.2021 do godz. 14.00. Zapytania należy kierować za pośrednictwem platformy zakupowej LOGINTRADE.
2. Na pytania dotyczące zapytania ofertowego odpowiedzi udziela Przewodniczący lub Sekretarz Komisji Wyboru Kontrahenta za pośrednictwem platformy zakupowej LOGINTRADE. Odpowiedzi na pytania, które wpłynęły w podanym w pkt. 1 terminie zostaną przekazane wszystkim oferentom do dnia 12.01.2021 do godz. 16.00. za pośrednictwem platformy zakupowej LOGINTRADE. Pytania i wnioski, które wpłyną po dniu wyznaczonym nie będą rozpatrywane oraz uwzględniane w postępowaniu.
IV. TERMIN I MIEJSCE SKŁADANIA OFERT
1. Kompletna oferta powinna zostać złożona w 2 częściach:
I część – z merytoryczną zawartością oferty tj.: podpisane przez osoby uprawnione do reprezentacji oświadczenie oferenta ( zał. nr 1), inne dokumenty wymagane zapytaniem ofertowym wskazane w cz. V.
II część – warunki handlowe - wypełnienie danych handlowych na platformie LOGINTRADE.
2. Oferty należy złożyć wyłącznie za pośrednictwem Platformy Zakupowej LOGINTRADE do dnia 18.01.2021 do godz. 10:00.
2 3. Przed upływem terminu składania ofert Wykonawca ma prawo zmienić lub wycofać ofertę.
Zmiana oferty jest jednoznaczna z wycofaniem uprzednio złożonej oferty. Zmiana lub wycofanie oferty po upływie terminu składania ofert są nieskuteczne.
4. Zamawiający nie dopuszcza możliwości złożenia oferty częściowej.
5. Rekomendowane jest posiadanie certyfikatu ISO – w przypadku posiadania certyfikatu prosimy o skan dokumentu.
6. LOTOS Oil Sp. z o.o. wyraża zgodę na korzystanie z podwykonawców.
V. WYMOGI FORMALNE:
1. Oferta powinna być sporządzona wyłącznie w języku polskim.
2. Do oferty wymagane jest dołączenie skanu podpisanego i wypełnionego oświadczenia oferenta, którego wzór stanowi Załącznik nr 1 do niniejszego dokumentu.
3. Oferent poniesie wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
4. Każdy oferent może złożyć tylko jedną ofertę.
5. Składając ofertę Oferent oświadcza, że akceptuje treść zapytania ofertowego wraz ze wszystkimi załącznikami.
6. W cenie oferty – zawarty jest koszt transportu, montażu, przeglądów gwarancyjnych do LO urządzenia wymienionego w specyfikacji przedmiotu zakupu usługi – załącznik nr 3.
7. Do oferty należy załączyć:
a) aktualną polisę ubezpieczeniową od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia, obejmującej odpowiedzialność za pokrycie szkód Zamawiającego o sumie ubezpieczenia nie niższej niż 100.000,00 PLN netto (słownie: sto tysięcy złotych) lub oświadczenie oferenta o zawarciu polisy ubezpieczeniowej w przypadku wyboru jego oferty.
b) przedstawienie Listy referencyjnej z okresu ostatnich 3 lat z realizacji usługi w przedmiocie tożsamym z zapytaniem ofertowym,
c) stosowne pełnomocnictwo w przypadku, gdy dokumenty złożone zostaną podpisane przez osoby inne niż umocowane na podstawie dokumentu rejestrowego Spółki.
d) skan aktualnego na dzień składania oferty dokumentu rejestrowego Spółki lub zaświadczenie o wpisie do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, dopuszczalne jest złożenie skanów z wydruków z KRS lub CEIDG e) Warunkiem formalnym jest uzupełnienie przez Oferenta załącznika nr 4 do niniejszego
postępowania - „Specyfikacja techniczna drukarko-etykieciarki i wymagań Zamawiającego (check-lista)”
f) wadium
8. Przed złożeniem oferty bezwzględnie wymagana jest wizja lokalna w LOTOS Oil Sp.
z o.o. w Zakładzie Gdańsk do dnia 31.12.2020 do godz. 12.00 celem zapoznania się z zakresem prac do wykonywania na miejscu. Konieczne jest wcześniejsze zaanonsowanie
3 chęci odbycia wizyty ( Jan Chojnacki nr tel. 505 050 014 lub Zbigniew Lisiewicz 509 905 433) lub za pośrednictwem platformy zakupowej LOGINTRADE.
9. Wadium:
a. Zamawiający żąda od wykonawców wniesienia wadium w wysokości 1 000,00 PLN (słownie: jeden tysiąc PLN i 00/100) na nieoprocentowany rachunek LOTOS Oil Sp. z o.o.
nr 41 1240 6292 1111 0010 7884 7344 Bank Polska Kasa Opieki Spółka Akcyjna.
b. W tytule przelewu należy podać numer postępowania przetargowego, tj.:
26/OIL/OI/2020, a także NIP wykonawcy.
c. Wadium wnosi się przed upływem terminu składania ofert. Za dzień wniesienia wadium uznaje się dzień uznania rachunku bankowego zamawiającego należną kwotą wadium.
d. Zamawiający zwraca wadium wykonawcom biorącym udział w procesie wyboru kontrahenta niezwłocznie po zawarciu umowy z wykonawcą, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, z tym zastrzeżeniem, że wadium wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza jest zwracane po podpisaniu przez niego umowy oraz wniesieniu zabezpieczenia należytego wykonania umowy, jeżeli wniesienia zabezpieczenia żądano.
e. Zamawiający zwróci niezwłocznie wadium:
• wykonawcom, których oferty zostały skutecznie odrzucone,
• w przypadku unieważnienia procesu wyboru kontrahenta,
• w przypadku zamknięcia procesu wyboru kontrahenta bez wyboru wykonawcy,
• w przypadku zmiany lub wycofania oferty przez wykonawcę przed upływem terminu do składania ofert,
f. Zamawiający zatrzymuje wadium, jeżeli wykonawca, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza:
• odmówił podpisania umowy na warunkach określonych w ofercie;
• zawarcie umowy stało się niemożliwe z przyczyn leżących po stronie wykonawcy;
• nie wniósł wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy, jeżeli wniesienia zabezpieczenia żądano.
VI. Złożenie oferty będzie uznane za akceptację zasad prowadzonego postępowania, opisanych w niniejszym dokumencie.
VII. KRYTERIA WYBORU OFERTY:
1. Cena ryczałtowa netto (PLN)
2. Gwarancja w zakresie realizacji przedmiotu zamówienia (ilość miesięcy) 3. Termin dostawy (ilość tygodni od podpisania Umowy do dnia dostawy) 4. Ocena techniczna przedmiotu zamówienia
4 VIII. Zawarcie umowy.
W drodze przetargowej zostanie wyłoniony Oferent, który zaproponuje najkorzystniejsze warunki. Z Oferentem zostanie podpisana umowa, której wzór stanowi Załącznik nr 2 pod warunkiem uzyskania przez LOTOS Oil Sp. z o.o. (w zależności od przedmiotu i wartości umowy) wymaganych zgód korporacyjnych wskazanych w Akcie Zawiązania Spółki z Ograniczoną Odpowiedzialnością. Złożenie oferty jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na zaproponowane warunki umowy. Oferent ma możliwość negocjacji warunków umowy jedynie w terminie zadawania pytań wyznaczonym w niniejszym zapytaniu ofertowym.
LOTOS Oil Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo wyboru kilku Oferentów, którzy zaproponowali najkorzystniejsze warunki i podpisania umów na warunkach przewidzianych w przesłanych ofertach. LOTOS Oil Sp. z o.o. zastrzega sobie możliwość wprowadzania zmian do załączonego wzoru umowy.
Jednocześnie informujemy, że zastrzegamy sobie prawo do unieważnienia procesu wyboru kontrahenta na każdym jego etapie, zamknięcia procesu bez wyboru Oferenta oraz możliwość przeprowadzenia aukcji i / lub negocjacji z wybranym Oferentem lub Oferentami do chwili podpisania umowy.
Zamawiający zastrzega również prawo do przesunięcia terminu wpływu pytań i wniosków od Oferentów, terminu odpowiedzi na zadane pytania oraz terminu składania ofert.
Wybór Oferenta/ów do dalszych negocjacji nie stanowi przyjęcia oferty ani rozstrzygnięcia przetargu w rozumieniu Kodeksu Cywilnego.
Postępowanie oraz ocena ofert prowadzona jest w oparciu o procedurę wewnętrzną nr OIL.74.01.00.00 – Zakupy towarów i usług z dnia 2 marca 2020r. Procedura do wglądu w siedzibie LOTOS Oil Sp. z o.o. w Gdańsku, przy ul. Elbląskiej 135.
UWAGA!
• LOTOS Oil Sp. z o.o. informuje, że na jej terenie obowiązują uregulowania i przepisy obejmujące swym zakresem m.in. BHP, ochronę przeciwpożarową i systemy przepustkowe. Obsługę ruchu osobowego, samochodowego, materiałowego i majątkowego firm obcych na terenie Grupy LOTOS S.A. prowadzi odpłatnie LOTOS Ochrona sp. z o.o.
• Przed podpisaniem umowy, ze względu na wartość umowy, zostanie przeprowadzona weryfikacja kontrahenta zgodnie z zapisami procedury nr GLS.74.07.00.00 na co kontrahent przystępując do procesu wyboru kontrahenta wyraża zgodę.
Z poważaniem
Członkowie Komisji PWK 26/OIL/OI/2020
1) Zał. nr 1 – Oświadczenia oferenta 2) Zał. nr 2 – Wzór umowy
5 3) Zał. nr 3 – Szczegółowy opis przedmiotu zakupu
4) Zał. nr 4 –Specyfikacja techniczna drukarko-etykieciarki i wymagań Zamawiającego (check- lista)
