Warszawa, 07 sierpnia 2017 r.
WPS-IX.431.2.3.2017
Pan
Zdzisław Lis Burmistrz
Miasta i Gminy Piaseczno Urząd Miasta i Gminy Piaseczno, ul. Kościuszki 5 05-500 Piaseczno
WYSTĄPIENIE POKONTROLNE
Na podstawie art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. z 2015 r., poz. 525 z późn. zm.) w związku z art.
6 ust. 4 pkt 3 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092) oraz zgodnie z Planem Kontroli Zewnętrznych MUW na rok 2017 zespół kontrolerów Wydziału Polityki Społecznej Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie, w składzie:
Wiesława Puciłowska - kierownik Oddziału do spraw Wspierania Rodziny i Pieczy Zastępczej, przewodnicząca zespołu kontrolnego i Agnieszka Strzelecka - starszy inspektor wojewódzki, przeprowadzili w dniach 17-23 marca 2017 r. kontrolę problemową w trybie zwykłym w Urzędzie Miasta i Gminy Piaseczno (dalej Urząd).
Przedmiot kontroli obejmował organizację i realizację przez Miasto i Gminę Piaseczno zadań zleconych z zakresu administracji rządowej wynikających z ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci, w przedmiocie rzetelności sporządzanych sprawozdań rzeczowo - finansowych oraz sposobu szacowania wysokości dotacji niezbędnej do wypłaty świadczeń wychowawczych, w okresie od 17 lutego 2016 r. do dnia kontroli, tj. 17 marca 2017 r.
Kierownikiem jednostki kontrolowanej był Pan Zdzisław Lis - burmistrz Miasta i Gminy Piaseczno pełniący swoją funkcję od dnia 5 grudnia 2014 r. Kontrola została odnotowana w książce kontroli Urzędu Miasta i Gminy Piaseczno pod pozycją 10.
WOJEWODA MAZOWIECKI
Podsumowując wyniki kontroli informuję, że organizację realizacji zadań wynikających z ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci, rzetelność sporządzonego sprawozdania z realizacji programu „Rodzina 500 plus” oraz szacowanie wysokości dotacji niezbędnej do jego realizacji ocenia się pozytywnie pomimo stwierdzonych uchybień.
Poniżej przekazuję Panu projekt wystąpienia pokontrolnego.
1.Organizacja zadania
Jak już wskazano powyżej, kierownikiem jednostki kontrolowanej w całym okresie podlegającym kontroli był Pan Zdzisław Lis - burmistrz Miasta i Gminy Piaseczno. Drugim zastępcą burmistrza, który był odpowiedzialny za bezpośredni nadzór nad kontrolowanym zadaniem była Pani Hanna Kułakowska - Michalak, na stanowisku od 1 kwietnia 2015 r. Skarbnikiem Urzędu Miasta i Gminy Piaseczno jest Pani Agnieszka Kowalska powołana na stanowisko od 1 października 2005 r.
Uchwałą Rady Miejskiej w Piasecznie Nr 982/XLI/2005 z dnia 22 września 2005r.
Naczelnikiem Wydziału Świadczeń Społecznych była Pani Ewa Faliszewska zatrudniona na stanowisku od 15 lipca 2008 r.
Urząd funkcjonuje w oparciu o następujące akty:
Statut przyjęty uchwałą nr 223/XII/2003 Rady Miejskiej w Piasecznie z dnia 3 lipca 2003 r.
w sprawie uchwalenia Statutu Gminy Piaseczno wraz z późniejszymi zmianami,
Regulamin organizacyjny dla Urzędu Miasta i gminy Piaseczno wprowadzony zarządzeniem nr ADK.0050.19.2016 burmistrza Miasta i Gminy Piaseczno z dnia 21 marca 2016 r. w sprawie nadania regulaminu organizacyjnego dla Urzędu Miasta i Gminy Piaseczno zmieniony zarządzeniem nr ADK.0050.2.2017 burmistrza Miasta i Gminy Piaseczno z dnia 11.01.2016 r. w sprawie zmiany Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta i Gminy Piaseczno.
Zgodnie z § 22 pkt 12 obowiązującego regulaminu organizacyjnego Urzędu realizacja zadań wynikających z ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci (w tym przygotowywanie dokumentacji finansowo - księgowej) należy do zakresu działania Wydziału Świadczeń Społecznych. W realizację zadania w roku 2016 zaangażowani byli również pracownicy innych Wydziałów Urzędu, w roku bieżącym w obsłudze świadczeń wychowawczych biorą udział w szczególności Wydział Administracji i Kadr, Wydział Księgowości Budżetowej, Referat Informatyki.
Wnioski przyjmowane są w głównej siedzibie Urzędu przy ul. Kościuszki 5 oraz w siedzibie Wydziału Świadczeń Społecznych, przy ul, Fabrycznej 2. W okresie wdrażania Programu przyjmowano wnioski również w szkołach i przedszkolach.
W okresie poddanym kontroli w Urzędzie Miasta i Gminy Piaseczno zadania z zakresu ustawy z dnia 11 lutego 2017 r. o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci (Dz. U. poz. 195 z późn. zm.) wykonywało 49 pracowników Urzędu, a na dzień kontroli 24 osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę. Funkcję realizacji kontrolowanego zadania od strony finansowo - księgowej sprawowały 3 osoby. Zgodnie z przedłożonym przez naczelnika Wydziału Świadczeń Społecznych wykazem pracowników realizujących ww. zadania oraz listą wypłat w okresie kontrolowanym wynagrodzenia 26 osób w całości lub części (1/5, 1/18 wynagrodzenia) sfinansowano ze środków dotacji otrzymanej na obsługę Programu „Rodzina 500 plus”.
Upoważnienia burmistrza Miasta i Gminy Piaseczno do prowadzenia postępowań w sprawach świadczeń wychowawczych a także do wydawania w tych sprawach decyzji administracyjnych posiadały: pani Ewa Faliszewska, naczelnik Wydziału Świadczeń Społecznych oraz pani Elżbieta Oklej – główny specjalista w Wydziale. Ponadto, do prowadzenia wyłącznie postępowań w tych sprawach burmistrz upoważnił 45 pracowników realizujących kontrolowane zadanie, w tym 21 osób na okres 3 miesięcy od dnia wejścia w życie ustawy.
Zespół kontrolny zwrócił uwagę, że zakresy czynności 7 pracowników prowadzących postępowania w sprawie świadczeń wychowawczych, których wynagrodzenia w części finansowano z dotacji na realizację zadania nie zawierały wyraźnego wskazania, iż do obowiązków pracownika należy również wykonywanie czynności w postępowaniu uregulowanym wynikających ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci. Dotyczyło to następujących osób: Agaty Lipowskiej, Doroty Syryczyk, Marianny Malutka, Jolanty Wiśniewskiej, Marta Szlapańskiej, Moniki Sajpel, Iwony Łyjak. Zakres czynności pracownika nie powinien być sformułowany w sposób zbyt ogólny, ale powinien wymieniać dość szczegółowo obowiązki powierzone pracownikowi na danym stanowisku pracy, w szczególności zawierać czynności, do których wykonywania został upoważniony przez organ wykonawczy gminy. W związku z tym, w ocenie kontrolujących, w przypadku powierzenia pracownikowi do realizacji zadań wynikających z ustawy, konieczne staje się uzupełnienie dotychczasowych zakresów czynności pracowników poprzez wskazanie, iż do ich obowiązków należy wykonywanie tych zadań.
Obsługa świadczeń wychowawczych realizowana jest od 1 kwietnia 2016 r. w programie „Obsługa Świadczeń Rodzinnych i Opiekuńczych SWR na poziom GMINA” rozszerzonym o moduł Rodzina+(SYSTEM OTAGO), na podstawie umowy zawartej w dniu 31 marca 2016 r., przedłużonej aneksem do umowy z dnia 19 grudnia 2016 r. pomiędzy Gminą Piaseczno, a firmą Asseco Data Systems S.A. z siedzibą w Gdyni. Na podstawie decyzji Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej nr DL.II.0414.2016.TP z dnia 02.01.2017 r. ww. dostawca oprogramowania posiada świadectwo zgodności o numerze 1/1.03/SR/G/2017
Administrator danych dopełnił w dniu 24 marca 2016 r. obowiązku, o którym mowa w art. 40 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2016 r., poz. 922), zgłoszenia zbioru danych dotyczących świadczeń wychowawczych do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych.
/akta kontroli str.17-222 /
2. Rzetelność sporządzanej sprawozdawczości
Zweryfikowano zgodność danych wykazanych w przekazanym do Wydziału Polityki Społecznej Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie za pośrednictwem Centralnej Aplikacji Statystycznej w sprawozdaniu:
Realizacja Programu Rodzina 500+ w 2016 r. (stan na koniec grudnia) dalej sprawozdanie na 31 grudnia 2016 r.;
Miesięcznym zbiorczym sprawozdaniu rzeczowo-finansowym z wykonywania zadań z zakresu świadczenia wychowawczego za miesiąc styczeń 2017 r. dalej sprawozdanie na 31 stycznia 2017 r.
Dane przekazane w sprawozdaniach zestawiono z danymi wynikającymi z prowadzonych w formie papierowej i w formie dokumentu Excel rejestrów wniosków o ustalenie prawa do świadczenia wychowawczego i decyzji w sprawie świadczenia wychowawczego, raportów wygenerowanych z programu dziedzinowego, list wypłat świadczeń i wynagrodzeń oraz z zestawień i sprawozdań finansowych.
Badaniu poddano dane wykazane w następujących pozycjach sprawozdania:
Sprawozdanie na 31grudnia 2016 r. – przekazane do Wydziału Polityki Społecznej
A.1. Liczba złożonych „unikatowych” wniosków o ustalenie prawa do świadczenia
A.3. Liczba wydanych decyzji w sprawach dotyczących świadczenia wychowawczego - 7867, w tym przyznających prawo do świadczenia – 7459;
B.1. Liczba świadczeń wychowawczych należnych za 2016 r. - 78 763, w tym na pierwsze dziecko - 16 370, a za grudzień 9059 - wypłaconych;
B.2., B.3. Liczby świadczeń wypłaconych w formie pieniężnej w 2016 r. -78 513, tylko w grudniu 2016 r. - 9059 oraz liczby świadczeń wypłaconych w formie rzeczowej lub opłacania usług w 2016 r. – brak;
B.4. Poniesione z budżetu państwa wydatki na świadczenia wychowawcze (bez kosztów obsługi i wdrożenia) w 2016 r. - 39 131 720 zł., tylko w grudniu 2016 r. - 4 517 702 zł.;
C. Informacja o realizatorach: łączna wykazana liczba realizatorów - 24 zatrudnionych na podstawie umowy o pracę (w przeliczeniu na etaty) - 5,00 zatrudnionych na podstawie umowy cywilnoprawnej - 0, innych 19, w tym otrzymujących dodatek 18. (stan na koniec grudnia 2016 r.).
W wyniku analizy dokumentacji źródłowej stwierdzono różnice pomiędzy danymi podanymi w sprawozdaniu, a dowodami przedstawionymi przez jednostkę podczas kontroli:
A.3. W liczbie wydanych decyzji w sprawach dotyczących świadczenia wychowawczego. Dane do sprawozdania generowane z systemu dziedzinowego OTAGO narastająco, weryfikowane z prowadzonym rejestrem. W prowadzonym rejestrze (w arkuszu kalkulacyjnym Excel) liczba wydanych decyzji wynosi 8393 i jak wyjaśniono liczba ta zawiera również decyzje anulowane.
Z danych wygenerowanych podczas kontroli z systemu dziedzinowego wynika, że w systemie znajdowało się 8399 decyzji, w tym 638 anulowanych i właściwa ich liczba wynosi 7761.
Jak wyjaśniła pani Ewa Faliszewska Różnica w liczbie decyzji administracyjnych ujęta w sprawozdaniu finansowo-rzeczowym za grudzień 2016 r., a przedstawionym rejestrem wygenerowanym z systemu dziedzinowego wynika z błędu w ręcznym liczeniu decyzji polegającym na nieodliczeniu decyzji anulowanych.
B.2., B.3. Liczby świadczeń wypłaconych w formie pieniężnej w 2016 r. z danych z systemu dziedzinowego o 47 świadczeń wynika, jak wyjaśniono z braku możliwości odliczania w systemie dziedzinowym zwrotów świadczeń, usługa ta była dopiero opracowywana przez dostawcę.
w sprawozdaniu kwota 39 131 720 zł. Kwota ta jest prawidłowa i zgodna z zapisami księgowymi.
Wygenerowane z systemu dziedzinowego zestawienia na kwotę 39 139 719,50 zł. nie jest pomniejszone o zwroty nienależnie pobranych świadczeń. Analogiczna sytuacja miała miejsce w miesiącu grudniu.
Sprawozdanie na 31 stycznia 2017 r. - przekazane do Wydziału Polityki Społecznej Wydatki na świadczenia
Wiersz A.1., kolumna 3.wykazano za miesiąc styczeń – kwotę 4 499 648 zł, wypłacono 9 024 świadczenia;
Wiersz A.2., kolumna 3.nie wykazano świadczeń wypłaconych w formie rzeczowej i usługowej;
Informacja uzupełniająca
Wiersz C.1.1, kolumna 3. wykazano 129 nowych wniosków o przyznanie świadczenia; Informacja o rodzinach;
Wiersz D.1., kolumna 3. wykazano 1 738 rodzin bez dziecka niepełnosprawnego pobierających świadczenie wychowawcze na pierwsze dziecko;
Wiersz D.2., kolumna 3. wykazano 21 rodzin pobierających świadczenie wychowawcze na pierwsze dziecko z dzieckiem niepełnosprawnym;
Wiersz E.1., kolumna 3. - wykazano 6 871 rodzin pobierających świadczenie wychowawcze część F;
Wiersz F.2., kolumna 3 wykazano otrzymanie dotacji w kwocie 4 567 500 zł Wiersz F.4., kolumna 3.wykazano wydatkowanie kwoty 31 354 zł na obsługę, a więc 0.69 % otrzymanej dotacji.
Wiersz F.5. – na 31 stycznia 2016 zadania wynikające z ustawy realizowały 24 osoby w tym: naczelnik Wydziału Świadczeń Społecznych, 5 osób wykonujących bezpośrednio zadania związane z prowadzeniem postępowań w sprawie świadczenia wychowawczego, 2 pracowników obsługujących zadanie od strony finansowo- księgowej oraz 16 osób realizujących również zadania z zakresu świadczeń rodzinnych i funduszu alimentacyjnego;
F.5.1. - na 31 stycznia 2017 r. pracodawca ze środków na realizację zadania ponosił pełne koszty zatrudnienia 5 osób zatrudnionych na pełnym etacie (5,00) oraz 18,5 etatów w części 1/18 wynagrodzenia (1,03) – łącznie 6,03 etatu;
W wyniku analizy dokumentacji źródłowej stwierdzono różnice pomiędzy danymi podanymi w sprawozdaniu, a dowodami przedstawionymi przez jednostkę podczas kontroli:
Informacja uzupełniająca
Wiersz C.1.1, kolumna 3. wykazano137 nowych wniosków o przyznanie świadczenia, a 129 dotyczących świadczenia wychowawczego, zestawienie z systemu dziedzinowego wskazuje liczbę 115. Jak wyjaśniła pani naczelnik Różnica liczby wniosków pomiędzy danymi wskazanymi w sprawozdaniu rzeczowo-finansowym za miesiąc styczeń 2017 r. z danymi wygenerowanymi z systemu dziedzinowego, wynika z faktu, iż na dzień sporządzania sprawozdania tj. 31.01.2017 r. w systemie OTAGO Obsługa Świadczeń Rodzinnych i Opiekuńczych Rodzina + ujęte zostały wnioski już w nim zarejestrowane, natomiast do sprawozdania została podana faktyczna ich liczba, ustalona na podstawie wniosków, które wpłynęły do tut. Organu w miesiącu styczniu 2017 r. i zostały zarejestrowane w systemie otawo Śledzenie i Rejestracja Pism (RISS) Jest to system kancelaryjny Gminy.
Ponadto w wyniku dokonanej analizy ustalono zgodność danych wykazanych w sprawozdaniu
„Realizacja Programu Rodzina 500+ w 2016 r. (stan na koniec grudnia) - w pozycji C oraz w miesięcznym sprawozdaniu rzeczowo-finansowym z wykonania zadań z zakresu świadczenia wychowawczego za miesiąc styczeń 2017 r. – w pozycji F.5. z wykazem osób realizujących kontrolowane zadanie, ich zakresami obowiązków i udzielonymi upoważnieniami.
/akta kontroli str. 223-358/
3. Proces szacowania wysokości dotacji i jego rzetelność
Plan dotacji w rozdziale 85211 świadczenia wychowawcze w roku 2016 dla Miasta i Gminy Piaseczno wyniósł 40 025 820 zł., w tym 26 900 zł. z przeznaczeniem na inwestycje. Plan został ustalony w oparciu o zapotrzebowanie złożone przez Urząd w dniu 28 listopada 2016 r.
za pośrednictwem Centralnej Aplikacji Statystycznej i zgodny z decyzjami wydanymi przez Wojewodę Mazowieckiego. W Urzędzie zapotrzebowania są podpisywane przez osoby upoważnione i przechowywane.
Wydatkowano łącznie 39 910 387.44 zł. Zwrócono dotację w kwocie125 441.56 zł tj. 0,31 % przekazanej dotacji. Niewykorzystana kwota dotacji w ww. wysokości zwrócona została
w art. 168 ust. 1 i 6 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2016 r.
poz. 1870, z późn. zm.).
Na miesiąc styczeń 2017 r. Gmina zapotrzebowała kwotę 4 567 500 zł, którą otrzymała, a wydatkowała na świadczenia kwotę 4 499 648 zł. i na obsługę 31 354 zł. Łącznie wydatkowano 4 531 002 zł, pozostała niewydatkowana kwota 36 498 zł. (0,69 % przekazanej dotacji).
Jak wynika z raportów wygenerowanych z systemu finansowo-księgowego oraz ze sprawozdań finansowych jednostki wydatki na realizację kontrolowanego w podziale na wypłaty świadczeń i koszty obsługi zadania były zgodne z postanowieniami art. 52 ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci. Tożsame kwoty zrealizowanych w 2016 r. wydatków wykazane zostały w Sprawozdaniu z wykonania wydatków poniesionych w okresie od 01.01.- 31.12.2016 roku w działach: 710, 801, 852, 853.
Pani naczelnik Ewa Faliszewska zapytana o przyczynę wnioskowania o środki przekraczające wysokość faktycznego zapotrzebowania wyjaśniła: W miesiącu grudniu 2016 r. przy realizacji programu Rodzina 500+ niewykorzystana została kwota łączna w wysokości 115 441,56 zł. Środki finansowe w kwocie 2 834,00 zł. zapotrzebowane na realizację zakupów inwestycyjnych zostały niewykorzystane (dane z referatu informatyki) na skutek aneksu do umowy z firmą Asseco Data System w zakresie wdrożenia podsystemu “Rodzina+”. Środki finansowe w wysokości 6 161,06 zł zapotrzebowane zostały na miesiąc grudzień 2016 r. i niewykorzystane w ramach planu finansowego na realizację kosztów obsługi z uwagi na powtarzające się zmiany planu w trakcie miesiąca grudnia i niemożność wykonania usług w miesiącu grudniu przez wykonawców . Kwota 109 280,50 zł. została zapotrzebowana na podstawie złożonych wniosków o ustalenie prawa do świadczenia wychowawczego, a środki nie zostały wydatkowane ze względu na niezakończone postępowanie administracyjne (dane liczbowe w załączeniu). W miesiącu styczniu 2017 r.
na realizację kosztów obsługi przysługiwała kwota w wysokości 68 512,50 zł, której nie wykorzystano w wysokości 36 498,15 zł. Potrzeby na koszty obsługi w miesiącu styczniu 2017 r.
były mniejsze w stosunku do przysługującej kwoty.
Jak wyjaśniła pani naczelnik zasady ustalania zapotrzebowań na dotację na realizację zadania są następujące:
1. Wpływ z Wydziału Polityki Społecznej Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego sprawozdania
2. Stworzenie przez pracownika merytorycznego próbnej listy wypłat w oparciu o wydane decyzje doręczone stronom
3. Analiza i weryfikacja dokumentacji złożonych, nierozpatrzonych wniosków, które wpłynęły do organu w danym miesiącu, a termin ich realizacji dotyczy danego miesiąca
4. Szacunkowe dane w zakresie ilości wniosków i wartości przysługujących świadczeń liczone w oparciu o wnioski, które wpłynęły w poprzednich miesiącach (w tym wniosków przekazanych do Marszałka w celu sprawdzenia, czy w sprawie maja zastosowanie przepisy o koordynacji zabezpieczenia społecznego)
5. Po wygenerowaniu potrzeb finansowych na realizację świadczeń wychowawczych przez komórkę merytoryczną, komórka finansowa w oparciu o te dane nalicza procentową wartość środków przypadającą na wydatki osobowe i rzeczowe związane z obsługą świadczenia wychowawczego. Kwota zapotrzebowania na środki finansowe niezbędne w celu realizacji świadczenia wychowawczego jest sumą ww. wyliczeń.
Dane wykazywane w dodatkowym zapotrzebowaniu w zakresie potrzeb finansowych do końca
miesiąca następnego są korygowane o wartość posiadanych niewykorzystanych środków z miesiąca poprzedniego.
Zespołowi kontrolnemu nie przedstawiono dokumentów potwierdzających faktyczny proces szacowania i oceny potrzeb w tym zakresie.
/akta kontroli str. 359-385/
Za stwierdzone uchybienia odpowiedzialność ponosi: pan Zdzisław Lis - burmistrz Miasta i Gminy Piaseczno, pani Ewa Faliszewska - naczelnik Wydziału Świadczeń Społecznych oraz pracownicy merytoryczni realizujący w okresie objętym kontrolą zadania z zakresu świadczeń wychowawczych.
Przedstawiając powyższe ustalenia zobowiązuję Pana Burmistrza do podjęcia działań w celu wyeliminowania ustalonych nieprawidłowości i uchybień, a w szczególności do:
1. Rzetelnego sporządzania sprawozdań z realizacji zadań wynikających z ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci oraz dołożenie starań, aby dane znajdujące się w systemie do obsługi świadczeń były identyczne z danymi wynikającymi z rejestrów i dokumentów papierowych.
2. Dokumentowania procesu szacowania zapotrzebowania na dotację niezbędną do realizacji programu „Rodzina 500 plus” oraz przyjęcie takich kryteriów, aby wysokość dotacji o którą organ wnioskuje odzwierciedlała faktyczne potrzeby.
Ponadto należy przeanalizować zakresy obowiązków pracowników realizujących zadania z zakresu świadczeń wychowawczych i uzupełnić ich treść adekwatnie do faktycznie realizowanych zadań i źródła finansowania ich wynagrodzenia.
Jednocześnie zobowiązuję Pana Burmistrza do poinformowania Wojewody Mazowieckiego, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia, o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych albo o innym sposobie usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości.
Z up. Wojewody Mazowieckiego Wioletta Kucharska
Dyrektor
Wydziału Polityki Społecznej
