6. Wprowadzenie do środowiska MS Access

(1)

6. Wprowadzenie do środowiska MS Access

Zarys MS Access jako systemu bazodanowego został przedstawiony w rozdziale 1. Niniejszy rozdział poświęcony jest omówieniu podstawowych elementów środowiska MS Access.

6.1. Struktura projektu MS Access

Po uruchomieniu środowiska Access, a następnie utworzeniu nowego pliku lub otwarciu już istniejącego (menu Plik) pojawia się okno główne bazy danych (patrz Rysunek 1). MS Access obsługuje tzw. interfejs wielodokumentowy MDI (ang.

Multiple Document Interface) znany z pozostałych programów wchodzących w skład pakietu MS Office. W tym przypadku nie pozwala on jednak na otwarcie i pracę z kilkoma plikami (bazami) na raz, ale na jednoczesne uruchamianie kilku okien reprezentujących różne obiekty w pojedynczej bazie.

Na strukturę projektu składają się następujące elementy:

1. Tabele – są to obiekty służące do faktycznego przechowywania danych.

2. Kwerendy – są to zapytania napisane w języku SQL, które możemy wykonać na tabelach aby uzyskać bardziej szczegółowe informacje pochodzące z jednej lub większej ilości tabel jednocześnie. Dane będące wynikiem działania kwerendy mogą być prezentowane również w formie tabelarycznej. Kwerendy mogą również służyć do wprowadzania, aktualizowania i usuwania danych.

3. Formularze – bardzo przydatny element klienta MS Access, służący do bardziej przejrzystej prezentacji i edycji danych zawartych w bazie.

Rysunek 1: Widok Projektu MS Access

(2)

wydrukowany.

5. Strony – interfejs do uzyskania dostępu do bazy poprzez Internet za pomocą strony WWW

6. Makra – zapisane w formie skryptu zbiory typowych operacji wykonywanych przez użytkownika

7. Moduły - zbiory zmiennych i funkcji języka VBA (Visual Basic for Applications)

6.2. Widok relacji

Widok relacji wywoływany jest poprzez kliknięcie na przycisk z głównego paska narzędzi (dla komisu samochodowego widok relacji został przedstawiony na Rysunek 2). Pozwala on na podgląd i edycję relacji zachodzących pomiędzy poszczególnymi tabelami. Aby dodać tabelę do widoku należy z menu podręcznego (dostępnego po kliknięciu prawym przyciskiem myszy) wybrać opcję Pokaż tabelę lub Pokaż wszystko by wyświetlić wszystkie tabele dostępne w bazie. Aby utworzyć nową relację wystarczy kliknąć lewym przyciskiem myszy w kolumnę wybraną jako kolumna łącząca w jednej tabeli i przeciągnąć je nad kolumnę łączącą z drugiej tabeli. Typ relacji jest na ogól automatycznie wykrywany przez Accessa, jakkolwiek należy określić dodatkowe opcje, takie jak:

- Wymuszanie więzów integralności: czyli system zasad, które w programie Microsoft Access są stosowane aby zapewnić, że relacje pomiędzy powiązanymi tabelami są prawidłowe i że powiązane rekordy nie zostaną przypadkowo usunięte lub zmienione. Należy zaznaczyć to pole wyboru, aby wymusić więzy integralności dla relacji, ale tylko w przypadku, gdy spełnione są wszystkie następujące warunki: pasujące pole z tabeli podstawowej jest kluczem podstawowym lub ma unikatowy indeks, powiązane pola zawierają ten sam typ danych, obie tabele są przechowywane w tej samej bazie danych programu Access.

- Kaskadowa aktualizacja pól pokrewnych: należy zaznaczyć to pole aby dokonywana była automatyczna aktualizacja odpowiadających sobie wartości w powiązanej tabeli po każdej zmianie wartości klucza podstawowego w tabeli podstawowej. Po wyłączeniu tej opcji, przy jednoczesnym zaznaczeniu pola wyboru

‘Wymuszaj więzy integralności’ następuje zablokowanie możliwości zmian wartości klucza podstawowego w tabeli podstawowej, jeżeli występują w tabeli powiązanej powiązane rekordy.

- Kaskadowe usuwanie pól pokrewnych: należy zaznaczyć pole wyboru Wymuszaj więzy integralności, a następnie pole wyboru Kaskadowe usuwanie powiązanych rekordów, aby automatycznie usuwane były powiązane rekordy w tabeli powiązanej po każdym usunięciu rekordu w tabeli podstawowej. Należy zaznaczyć pole

(3)

wyboru Kaskadowe usuwanie powiązanych rekordów, aby zablokować możliwość usunięcia rekordów z tabeli podstawowej, jeżeli w tabeli powiązanej występują rekordy powiązane.

Aby edytować opcje istniejącej relacji, należy dwukrotnie kliknąć na symbolizującą ją linie łączącą dwie tabele. Aby usunąć relację, linię tę należy zaznaczyć pojedynczym kliknięciem, a następnie usunąć przyciskiem ‘del’ lub wybierając odpowiednią opcję z menu podręcznego pod prawym przyciskiem myszy.

Z widoku relacji warto jest korzystać nie tylko na etapie projektowania tabel, ale także podczas pisania zapytań w języku SQL. Oprócz relacji zachodzących pomiędzy tabelami zawiera on bowiem informację na temat struktury całej bazy, w tym nazw tabel, kolumn a także kluczy podstawowych – oznaczanych pogrubioną czcionką.

Rysunek 2: Widok relacji dla bazy komisu samochodowego

(4)

Widok projektu tabeli

Przedstawiony na (Rysunek 3) widok projektu tabeli jest wygodnym narzędziem służącym do definiowania tabel w projekcie MS Access. Aby stworzyć w ten sposób nową tabelę należy:

1. Wybrać zakładkę Tabele w głównym oknie projektu bazy danych.

2. Kliknąć pozycję Utwórz tabelę w widoku projektu, lub przycisk Nowy, a następnie opcję Widok projektu.

3. W oknie projektu tabeli należy wpisać nazwy kolumn, a następnie określić dla nich typy danych. W razie potrzeby można również umieścić dodatkowy opis charakteryzujący daną kolumnę.

4. Klikając w puste pole obok nazwy kolumny możemy zaznaczyć całą jej definicję, a następnie określić ją jako klucz podstawowy w tabeli, wybierając z paska narzędzi lub menu podręcznego dostępnego pod prawym przyciskiem myszy. Aby za zaznaczyć większą ilość kolumn, w trakcie klikania należy przytrzymać przycisk Ctrl z klawiatury.

5. Po umieszczeniu definicji wszystkich kolumn można zapisać tabelę wybierając przycisk Zapisz z paska narzędzi. Program poprosi o wpisanie nazwy tabeli (proponując jednocześnie nazwę domyślną), po czym utworzy nową tabelę bazy danych.

Z każdą kolumną powiązany jest zbiór specyficznych opcji. Ich ilość i rodzaj zależy od typu danych przechowywanych w danej kolumnie. Niektóre z nich nie

Rysunek 3: Widok projektu tabeli

(5)

określić dokładny rozmiar pola, jego format, wartość domyślną oraz regułę poprawności, która będzie stosowana w trakcie umieszczania danych. Kolumnie można również nadać tytuł, który będzie wyświetlany w arkuszu danych zamiast jej oryginalnej nazwy. Na koniec można wymusić aby pole nie mogło pozostawać puste (czyli przyjmować wartości NULL) za pomocą opcji: Wymagane, oraz włączyć odpowiedni rodzaj indeksowania.

6.4. Widok arkusza danych tabeli

Widok arkusza danych tabeli (Rysunek 4) jest dostępny po dwukrotnym kliknięciu na ikonę reprezentującą daną tabelę. Za jego pomocą możemy przeglądać, dodawać, modyfikować i usuwać poszczególne rekordy. Ciekawa funkcja jest dostępna po kliknięciu w znak + znajdujący się z lewej strony rekordu. Otwiera on bowiem podarkusz danych wyświetlający rekordy z innych tabel powiązane z bieżącym rekordem. Dla tabeli Oferty_Wycofane przykładowy podarkusz danych wyświetlający z tabeli Oferty szczegóły dotyczące danej oferty wycofanej został przedstawiony na Rysunek 5.

Rysunek 4: Widok arkusza danych tabeli Oferty_Wycofane

(6)

Aby utworzyć nową kwerendę opartą na instrukcji języka SQL należy w głównym oknie projektu bazy wybrać zakładkę Kwerendy, a następnie kliknąć pozycję Utwórz kwerendę w widoku projektu, lub przycisk Nowy i opcję Widok projektu. Pojawi się okno z wyborem tabel do wykorzystania w projekcie kwerendy. Nie chcąc jednak używać kreatora kwerend należy to okno zamknąć i z lewego brzegu paska narzędzi wybrać opcję , która uruchomi edytor instrukcji SQL (Rysunek 6). Po wpisaniu treści instrukcji można zapisać kwerendę wybierając z menu lub paska narzędzi opcję Zapisz. Aby uruchomić zapisaną już kwerendę należy dwukrotnie kliknąć reprezentującą ją ikonę. W trakcie pracy z edytorem SQL również istnieje możliwość uruchomienia nie zapisanej nawet kwerendy. Służy do tego przycisk znajdujący się na głównym pasku narzędzi.

6.6. Formularze i raporty

Ważnym elementem środowiska MS Access jest możliwość tworzenia formularzy stanowiących alternatywną metodę dostępu do danych. Zamiast używać zwykłego arkusza możemy utworzyć elegancki formularz pozwalający na przeglądanie, edycję i dodawanie pojedynczych rekordów. Aby utworzyć nowy formularz należy z głównego okna projektu bazy wybrać zakładkę Formularze, a następnie nacisnąć przycisk Nowy. W zależności od wybranych dalej opcji

Rysunek 6: Edytor instrukcji SQL

(7)

kreatora. Formularze można zagnieżdżać w sobie, dzięki czemu istnieje możliwość zbudowania formularzy oferujących dostęp zarówno do pojedynczych jak i wielu tabel na raz. Rysunek 7 prezentuje przykładowy formularz utworzony dla tabeli Auta. Przyciski nawigacyjne umieszczone na dole formularza pozwalają na swobodne przemieszczanie się pomiędzy rekordami we tabeli.

Przejście za ostatni rekord w tabeli czyści wszystkie pola formularza i umożliwia dodanie nowego wpisu.

Oprócz formularzy Access udostępnia mechanizm tworzenia raportów.

Raporty budowane są zazwyczaj w oparciu o dane pochodzące z kwerend i służą formatowaniu tych danych do postaci nadającej się do wydrukowania. Podobnie jak to miało miejsce w przypadku formularzy, raporty mogą w sobie zawierać podraporty, a nawet podformularze. Przykładowy raport prezentujący podsumowanie dotyczące zgromadzonych w komisie aut i ich mocy został przedstawiony na Rysunek 8.

Formularze i raporty stanowią bardzo ważny i rozbudowany mechanizm pozwalający na tworzenie w ramach bazy MS Access zaawansowanej aplikacji klienta. Mimo iż część zadań dotyczących tych elementów można wykonać przy użyciu prostych w użyciu kreatorów, to jednak aby uzyskać bardziej zaawansowaną funkcjonalność należy ją zaprogramować w języku VBA (Visual Basic for Applications). Szczegółowe omówienie zaawansowanych zagadnień związanych z formularzami i raportami można znaleźć w podręcznikach poświęconych w całości MS Access.

Rysunek 7: Widok formularza danych dla tabeli Auta

Rysunek 8: Fragment raportu prezentującego podsumowanie dotyczące zgromadzonych w komisie aut i ich mocy