1 Ewidencja
1. Uruchomienie moduu ewidencji 2. Okno ewidencji
2.1 Pobranie danych z bazy 2.2 Aktywny kierowca 2.3 System pracy
2.4 Okres rozliczeniowy i dzie wolny 2.5 Zmiana zakresu danych 2.6 Siatka rozliczeniowa
2.6.1 Doba pracownicza 2.6.2 Rozliczenie 2.6.3 Praca 2.6.4 Przestój 2.6.5 Inne 2.6.6 Nadliczbowe
2.6.6.1 Nadliczbowe redniotygodniowe - metoda PIP 2.6.6.2 Nadliczbowe redniotygodniowe - metoda MPIPS 2.6.7 Dyury
2.7 Odbiór nadgodzin i dyurów 3. Podsumowanie
3.1 Zakadka Podsumowanie 3.2 Zakadka Szczegóy
4. Ewidencja czasu pracy i wniosek o udzielenie czasu wolnego 5. Szczegóy rozliczenia
6. Ewidencja zbiorcza 7. Pace
1. Uruchomienie moduu ewidencji
Uruchomienie moduu ewidencji jest moliwe poprzez:
1. Wybranie w menu "Raporty - Rozliczanie czasu pracy kierowców - Ewidencja czasu pracy kierowcy"
2. Wybranie odpowiedniego przycisku na pasku przycisków:
Z widoku kalendarza:
Z widoku analogowego:
Z widoku cyfrowego:
3. Wcinicie przycisku "Ewidencja czasu pracy" na ekranie powitalnym Tachospeed
Po uruchomieniu moduu ewidencyjnego pojawi si puste okno ewidencji.
Gówne okno moduu ewidencji mona podzieli na trzy czci:
1. Górna (oznaczona na rysunku powyej czerwon ramk) zawiera informacje o kierowcy i sposobie jego rozliczania, a take przyciski suce do pobierania danych, zmiany ustawie (Opcje) i sporzdzania raportów;
2. rodkowa (niebieska ramka) czyli siatka, na któr nanoszone zostaj dane po pobraniu ich z bazy i dokonaniu rozliczenia, zwana dalej siatk rozliczeniow ; 3. Dolna (óta ramka) zawiera kontrolki odpowiedzialne za ustawienie automatycznych odbiorów i ich kolejnoci, jak równie przyciski do zapisu/odczytu sporzdzonej wczeniej ewidencji. Znajduje si tu take przycisk sucy do wywietlenia podsumowania.
2.1 Pobranie danych z bazy
Pobranie danych z bazy jest moliwe dziki przyciskowi "Pobierz dane".
Pozwala on na sczytanie wprowadzonych wczeniej informacji o czynnociach wybranego kierowcy (wprowadzonych rcznie bd z tarczek lub plików cyfrowych) za odpowiedni okres rozliczeniowy, oraz przeanalizowanie ich wedle wprowadzonych ustawie w opcjach ewidencji. Okno po wczytaniu odpowiednich danych:
2.2 Aktywny kierowca
Wybór aktywnego kierowcy jest moliwy poprzez wybranie odpowiedniej pozycji z listy kierowców. Na licie s widoczni tylko ci kierowcy, którzy nie s oznaczeni jako nieaktywni. Obok kadego z kierowców zaznaczony jest zakres dat, dla którego ma on zapisane aktywnoci w bazie danych.
W przypadku systemu równowanego moliwe jest okrelenie maksymalnego wymiaru pracy od 9 do 12 godzin w zalenoci od rodzaju wykonywanego przewozu. Ustawienie maksymalnego wymiaru dla systemu równowanego moliwe jest w "Opcjach" ewidencji.
Na niebieskim tle mona równie wybra opcj dotyczc etatu, w którym dany kierowca zosta zatrudniony.
Jeeli zosta wybrany niepeny etat moliwe jest okrelenie granicy godzin nadliczbowych, wynikajcych z podpisanej umowy o prac.
2.4 Okres rozliczeniowy i dzie wolny
W module ewidencyjnym programu Tachospeed moliwe jest wybranie okresu rozliczeniowego midzy 1 tygodniem a 12 miesicami. Ustawa o czasie pracy kierowców ogranicza te okresy maksymalnie do 4 miesicy.
Jako dzie wolny od pracy mona okreli wszystkie dni tygodnia oprócz niedzieli.
Najczciej spotykanym dniem wolnym od pracy jest sobota, jednake w kadym tygodniu moliwe jest okrelenie innego wolnego dnia od pracy. Program moe elastycznie ustala wolny dzie od pracy. Funkcjonalno t mona wczy w oknie "Opcje" ewidencji w zakadce "Podstawowe - Po pobraniu danych - Zamieniaj dni wolne z prac na dni robocze bez pracy ".
Aby wprowadzone zmiany dotyczce systemu pracy, etatu, okresu rozliczeniowego oraz dnia wolnego zostay zapisane naley uy przycisku "Zapisz Uwaga:
zmiany". W celu przypomnienia o tym uytkownikowi po wprowadzeniu jakichkolwiek zmian przycisk ten zostaje otoczony niebiesk ramk.
2.5 Zmiana zakresu danych
Zmiana zakresu danych jest moliwa w oknie wyboru daty. Koniec zakresu jest automatycznie ustalany przez program wg ustawie okresu rozliczeniowego.
2.6 Siatka rozliczeniowa
W siatce rozliczeniowej mona znale szczegóowe czasowe informacje o aktywnociach pracownika. Prezentuje ona informacje dotyczce dób
pracowniczych, rodzaj tych dób, zaplanowanego wymiaru, iloci czasu pracy, dyurów, godzin nadliczbowych, informacje dotyczce dokonanych odbiorów oraz wstawionych dni urlopu, chorobowego i innych nieobecnoci.
Przy wyszej rozdzielczoci ekranu moe pojawi si wiksza liczba kolumn. Aby na mniejszych monitorach wywietli wszystkie kolumny, naley wej do "Opcje - Wygld i raport", a nastpnie zaznaczy "Wszystkie kolumny widoczne". W celu uatwienia sobie pracy na programie, zalecane jest wyczenie tej opcji.
2.6.1 Doba pracownicza
W kolumnie "Doba pracownicza / data" znajduje si kolejna data doby pracowniczej. Nie jest to doba kalendarzowa. Jeli data oznaczona jest na zielono, oznacza to dzie wolny od pracy – najczciej bdzie to sobota. Jeli data jest oznaczona kolorem czerwonym, jest to dzie witeczny lub niedziela.
W kolumnie "Doba pracownicza / rodzaj" znajduje si oznaczenie rodzaju doby pracowniczej. W tej kolumnie moliwe s oznaczenia:
– dzie wolny od pracy (to zielone) – niedziela (to czerwone) – dzie witeczny (to czerwone)
– niedziela, w któr przypada wito (to czerwone)
– dzie roboczy (to biae lub szare)
– odbiór niedzieli (to biae lub szare) – czyli dzie, w którym udzielono rekompensaty za prac w okresie niedzielno-witecznym
Moliwa jest rczna zamiana dnia wolnego od pracy, poprzez przecignicie zielonego prostokta z liter "W" na inny dzie roboczy.
Jeli chcemy, aby na ewidencji dniem wolnym od pracy zawsze bya sobota, wystarczy wybra sobot w polu "Dzie wolny".
W kolumnie "Doba pracownicza / plan" znajduje si zaplanowany wymiar (norma) czasu pracy w danej dobie pracowniczej. W zalenoci od wybranego systemu czasu pracy, pojawia si zaplanowany wymiar pracy. Program Tachospeed dostosowuje wymiar czasu pracy do faktycznego czasu pracy w danej dobie.
W przypadku dób witecznych i dni wolnych pojawia si norma 0/8, co oznacza, e zaplanowano 0 godzin, jednake nadgodziny dobowe liczone s od 8-ej godziny. Reszta godzin, tzn. midzy 0 a 8, bdzie rozliczana jako nadgodziny redniotygodniowe.
W kolumnie "Doba pracownicza / start" ukazany jest start pracy w danej dobie. Start pracy wyznaczany jest przez program po dziennym okresie odpoczynku. Jednake nie zawsze start doby pracowniczej pokrywa si ze startem dziennego okresu prowadzenia.
Aktywnoci pracownika, a cilej mówic praca i dyury, s prezentowane i wyliczane Poszczególne dni w ewidencji czasu pracy to nie doby kalendarzowe.
w przedziaach dób pracowniczych.
Doba pracownicza – kolejne 24 godziny od rozpoczcia pracy.
Przykadowo, jeli kierowca rozpoczyna prac w poniedziaek o godzinie 07:18, to doba pracownicza we wtorek trwa do 07:18 nastpnego dnia. Wszystkie aktywnoci pomidzy 07:18 a 07:18 nastpnego dnia s rozliczane w dobie pracowniczej poniedziakowej.
Doba pracownicza wtorkowa rozpoczyna si o 05:00. Jednake poprzednia doba rozpoczyna si o godzinie 07:18 i jej rozliczenie koczy si o 07:18 we wtorek.
Z tego wzgldu czas midzy 05:00 a 07:18 we wtorek nie jest rozliczany w dobie wtorkowej. Czas midzy 05:00 a 07:18 jest zaliczony do doby
poniedziakowej, a w dobie wtorkowej okres midzy 05:00 a 07:18 nie jest ewidencjonowany, aby unikn podwójnego rozliczenia tych samych godzin pracy i dyuru. Szczegóy tego rozliczenia mona podejrze na raporcie "Szczegóy rozliczenia":
Ze wzgldu na moment rozpoczcia poprzedniej doby, moliwa jest równie taka sytuacja, e wszystkie aktywnoci z danej doby kalendarzowej lub z danej wykresówki s zaliczane do poprzedniej doby pracowniczej. W takie sytuacji w tym dniu bdzie zarejestrowany brak danych.
Przykadowo kierowca rozpoczyna prac w poniedziaek o godzinie 20:00. Nastpnego dnia rozpoczyna prac o 12:00 i koczy j jeszcze przed godzin 20:00. W takim wypadku doba pracownicza wtorkowa rozpoczyna si o godzinie 20:00 i trwa do 20:00 w rod. Jeli w tym okresie nie ma adnych aktywnoci, to doba wtorkowa bdzie dniem wolnym.
2.6.2 Rozliczenie
W kolumnie "Rozliczenie / start" oraz "Rozliczenie / stop" wystpuje okres, który jest brany pod uwag przy sumowaniu czasu pracy, dyurów i godzin nadliczbowych w danej dobie pracowniczej. W przypadku, gdy start doby pracowniczej i start rozliczenia jest róny, oznacza to, e mamy do czynienia z naoeniem si dób pracowniczych – inaczej mówic kierowca dwukrotnie rozpoczyna prac w danej dobie 24-godzinnej. Nie jest to wykroczeniem w przypadku, gdy zachowane s odpowiednie odpoczynki dobowe.
W przypadku naoenia si dwóch dób koniec rozliczenia jest równo 24 godziny po starcie doby pracowniczej.
2.6.3 Praca
W kolumnie "Praca / suma" zsumowany jest realny czas pracy kierowcy zliczony z poszczególnych aktywnoci tachografu.
Czas pracy jest zliczany wedug ustawie filtra w "Opcjach" ewidencji na zakadce "Modu ewidencji - Zaawansowane - rozliczenie - Polska".
Do czasu pracy kierowcy zaliczane s okresy jazdy, pracy innej oraz wedug ustawie filtra okresy postoju trwajce od 0:01 do 0:14. Ustawienia dotyczce zaliczania poszczególnych postojów do pracy s moliwe do zmiany.
Pozostay czas, tzn. poza por nocn, zarejestrowany jest w kolumnie "Praca / w tym / dzie" i okrela prac w porze dziennej.
W kolumnie "Praca / w tym / noc" jest przedstawiona suma pracy w okresie nocnym.
Por nocn mona okreli w "Opcjach" ewidencji na zakadce "Podstawowe".
W kolumnie "Praca / w tym / +" zarejestrowany jest czas pracy rcznie dodany w programie. Jest to czas pracy, który nie wynika bezporednio z aktywnoci z tachografu.
Czas pracy na warsztacie, na magazynie lub czas pracy innej, nie wynikajcy z zapisów z tachografu, mona doda klikajc na odpowiedni dzie prawym przyciskiem myszy i wybra odpowiedni opcj z listy czynnoci.
Innym sposobem jest uycie w programie zakadki "Czynnoci / Przegldanie i edycja".
2.6.4 Przestój
W kolumnie oznaczonej liter "P" obliczany jest czas przestoju zwany równie postojowym. Czas przestoju wystpuje w dobach, w których realny czas pracy jest mniejszy, ni zaplanowany wymiar czasu pracy.
Czas przestoju obliczany jest jako rónica midzy wymiarem czasu pracy, a realnym czasem pracy.
Warto przestoju jest jednak pomniejszana o ilo czasu wolnego udzielonego w zamian za przepracowane godziny nadliczbowe, dyury lub prac w niedziele i wita.
2.6.5 Inne
Do czasu pracy zaliczane s 15-minutowe przerwy przysugujce w dobie, w której kierowca pracuje wicej ni 6 godzin. Okresy przerw niadaniowych s wyrónione w kolumnie "Inne / p".
Czas przerw niadaniowych jest ju wliczony do sumy czasu pracy wykazanej w kolumnie "Praca / suma".
W przypadku pracowników zatrudnionych na niepeny etat moliwe jest okrelenie granicy godzin nadliczbowych.
Przykadowo, jeli kierowca zatrudniony jest na ½ etatu, wtedy moliwe jest okrelenie granicy godzin nadliczbowych na poziomie 4, 5, 6, 7 oraz 8 godzin. Jeli granic godzin nadliczbowych okreli si na poziomie 6 godzin, to w przypadku pracy w danym dniu, wynoszcym 10 godzin, praca powyej 4 do 6 godzin jest zaliczana do pracy ponadwymiarowej w kolumnie "Inne / pw". W podanym przykadzie kierowcy naley wyliczy 4 godziny nadliczbowe, tj. powyej granicy 6 godzin.
W kolumnie "Inne/ n" zliczany jest czas pracy w okresie niedzielno-witecznym.
Zgodnie z przepisami niedziela liczona jest pomidzy 6:00 w niedziel a 6:00 w poniedziaek. W ten sam sposób identyfikowana jest praca w dniu witecznym.
Moliwa jest zmiana tego zakresu w "Opcjach" ewidencji na zakadce "Podstawowe - Pocztek doby niedzielno-witecznej".
2.6.6 Nadliczbowe
W przypadku przekroczenia 8 godzin dziennie lub w przypadku przekroczenia przeduonego wymiaru czasu pracy w systemie równowanym, mamy do czynienia z prac w godzinach nadliczbowych. Za prac wykonan w godzinach nadliczbowych naley si podstawowe wynagrodzenie plus dodatek w wysokoci:
1) 100% wynagrodzenia – za prac w godzinach nadliczbowych przypadajcych w nocy, w niedziele i wita niebdce dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowizujcym go rozkadem czasu pracy, w dniu wolnym od pracy udzielonym pracownikowi w zamian za prac w niedziel lub w wito, zgodnie z obowizujcym go rozkadem czasu pracy.
2) 50% wynagrodzenia – za prac w godzinach nadliczbowych przypadajcych w kadym innym dniu, ni okrelony w pkt. 1.
Godziny nadliczbowe z dodatkiem 50% przedstawione s w kolumnie "Nadliczbowe / N50", a z dodatkiem 100% w kolumnie "Nadliczbowe / N100".
Dodatek w wysokoci 100% wynagrodzenia przysuguje take za kad godzin pracy nadliczbowej z tytuu przekroczenia przecitnej tygodniowej normy czasu pracy w przyjtym okresie rozliczeniowym, chyba e przekroczenie tej normy nastpio w wyniku pracy w godzinach nadliczbowych, za które pracownikowi przysuguje prawo do dodatku w wysokoci okrelonej powyej.
Godziny nadliczbowe redniookresowe s obliczane na kocu okresu rozliczeniowego i s prezentowane w "Podsumowaniu" ewidencji.
Godziny nadliczbowe redniookresowe wynikaj z tytuu przekroczenia przecitnej tygodniowej normy czasu pracy, tj. rednio 40 godzin w przyjtym okresie rozliczeniowym.
NADGODZINY REDNIOOKRESOWE = czas pracy z przestojem (przed odbiorem) minus norma (skorygowana), minus godziny nadliczbowe dobowe (przed odbiorem)
2.6.6.2 Nadliczbowe redniotygodniowe - metoda MPIPS
NADGODZINY REDNIOOKRESOWE = ilo tygodni * rednia pracy na tydzie minus norma (skorygowana)
2.6.7 Dyury
W przypadku kierowców nieodzownym elementem rozliczenia czasu pracy jest naliczanie dyurów. Wynikaj one z zapisów "Ustawy o czasie pracy kierowców". W przypadku wystpienia dyuru naley si jedynie dodatek w wysokoci:
50% stawki godzinowej – w przypadku dyuru wynikajcego z dodatkowej przerwy 15-minutowej po 6 godzinach pracy oraz 30-minutowej po 9 godzinach pracy.
50% stawki godzinowej – w przypadku gotowoci drugiego kierowcy z zaogi kilkuosobowej, który siedzi na siedzeniu pasaera.
100% stawki godzinowej – w przypadku przerw w prowadzeniu wynikajcych z wymogów stawianych kierowcom w Rozporzdzeniu 561/2006 lub AETR.
Dyur 50% wyliczany jest w kolumnie "Dyury / D50", dyur 100% jest prezentowanyw kolumnie "Dyury / D100".
W kolumnie "Inne / dd" pokazywane s przerwy dyurowe 50% w przypadku przekroczenia 6 oraz 9 godzin pracy w danej dobie pracowniczej.
2.7 Odbiór nadgodzin i dyurów
Opcje dotyczce odbioru nadgodzin i dyurów s widoczne poniej siatki rozliczeniowej.
Program Tachospeed wyposaony jest w moliwo automatycznej rekompensaty czasem wolnym przepracowanych godzin nadliczbowych, dyurów oraz pracy w niedziele i wita. Aby uaktywni to narzdzie, naley zaznaczy opcj "Automatyczny odbiór", która znajduje si pod siatk rozliczeniow.
Odbiór godzin nadliczbowych moe nastpi w proporcji 1 do 1-nego lub 1 do 1½. Aby program dokonywa odbioru w proporcji 1 do 1½, tzn. 3 godziny wolnego za 2 godziny nadliczbowe, to naley zaznaczy ponisz opcj:
Nie mona zrekompensowa przepracowanych godzin nadliczbowych w proporcji 1 do 1-nego bez pisemnego wniosku pracownika. Te wnioski s generowane przez program Tachospeed i s doczane kadorazowo do ewidencji.
Zaznaczenie i wybranie odpowiedniej daty w polu obok Odbiór 1:1,5 pozwala na brak odbioru w dniach od zaznaczonej daty. Odbiór dyurów zawsze jest
W przypadku dokonania przez program automatycznych odbiorów w kolumnie "Do rozliczenia" w poszczególnych pod kolumnach
"N50, N100, D50, D100" oraz "n" znajduj si informacje o iloci dodatków pozostaych po rekompensatach dokonanych przez program.
Do kadej ewidencji generowane s automatycznie wnioski o rekompensat czasem wolnym. Wystarczy w "Opcjach", na zakadce "Wygld i raport", zaznaczy opcje "Wniosek o udzielenie czasu wolnego"... oraz "Informacja o udzielonych wolnych dniach"
W programie Tachospeed moliwe jest manualne udzielanie czasu wolnego za przepracowane nadgodziny, dyury i prac w okresie niedzielno-witecznym.
Aby dokona rcznego odbioru, naley przecign odpowiednie "prostokty / rekordy" z kolumny "Do rozliczenia" na kolumn "Odbiór / z".
Po dokonaniu rcznych odbiorów moliwe jest wczenie mechanizmu automatycznego odbioru, poprzez wcinicie przycisku "Odbierz".
W takim wypadku rcznie dokonane odbiory zostan zachowane, a wszystkie pozostae zostan przydzielone przez program.
Rekompensujc prac w okresie niedzielno-witecznym, niezalenie od wymiaru pracy w tej dobie, naley si cay dzie wolny. W "Opcjach" ewidencji mona zablokowa odbiór w dobach, które z racji nachodzcych dób pracowniczych maj mniej, ni 24 godziny.
3. Podsumowanie
Aby mie moliwo szybkiego podgldu sumarycznych i rednich wartoci z okresu rozliczeniowego mona uruchomi podsumowanie, wciskajc przycisk
"Podsumowanie".
Ponowne wcinicie tego przycisku spowoduje ponowne schowanie "Podsumowania".
3.1 Zakadka Podsumowanie
W tej zakadce mona zobaczy wyliczone dla danej ewidencji sumaryczne czasy pracy i przestoju. Mona take si zapozna z rozliczeniami dokonanymi przez program.
3.2 Zakadka Szczegóy
Ta zakadka pozwala na szybkie zapoznanie si z norm, dniami roboczymi, dniami wolnymi oraz wskanikami redniotygodniowymi dla danego okresu rozliczeniowego.
4. Ewidencja czasu pracy i wniosek o udzielenie czasu wolnego
Dokument ten jest generowany po wciniciu przycisku "Wydruk ewidencji" w górnej czci okna ewidencji.
Podstawowa wersja tego dokumentu skada si z dwóch stron:
siatki rocznej
Dodatkowo, przy zaznaczeniu w "Opcje/ Wygld i raporty" opcji "Wniosek o udzielenie czasu wolnego…" do raportu zostanie doczony odpowiedni wniosek.
5. Szczegóy rozliczenia
Dokument ten jest generowany po wciniciu przycisku "Szczegóy rozliczenia" w górnej czci okna ewidencji. Pozwala on na wydruk szczegóowych informacji dotyczcych kadego dnia, w którym kierowca mia przypisan aktywno.
6. Ewidencja zbiorcza
Uruchomienie ewidencji zbiorczej w programie Tachospeed jest moliwe poprzez wybranie w menu "Raporty / Rozliczanie czasu pracy kierowców / Zbiorcza ewidencja czasu pracy" (rozdzia 2 Zbiorcza ewidencja czasu pracy)
Pozwala ona na szybkie wygenerowanie raportów ewidencyjnych, zmian informacji o odbiorach/okresie rozliczeniowym/systemie pracy oraz na eksport danych dla wielu kierowców w wybranym okresie rozliczeniowym.
Obsuga tej zakadki jest analogiczna do obsugi okna ewidencji indywidualnej.
7. Pace
Jeeli posiadaj pastwo zainstalowany program pacowy Midas moliwy jest bezporedni eksport danych wszystkich kierowców do tego programu za pomoc przycisku "Paca". "Eksport pac" suy do zapisania pliku z informacjami o rozliczeniu, plik ten importujemy do programu Midas.
