1 Wykaz nauczycieli akademickich, innych osób prowadzących zajęcia, osób prowadzących działalność naukową oraz osób biorących udział w jej prowadzeniu

(1)

1

Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 104/2020 Rektora Uniwersytetu Rzeszowskiego z dnia 24 września 2020 r., w sprawie wprowadzania danych w Uniwersytecie Rzeszowskim do Zintegrowanego Systemu Informacji o Nauce i Szkolnictwie Wyższym POL-on

Nr Nazwa bazy danych systemu POL-on

Szczegółowy zakres danych wprowadzonych do systemu „POL-on”

Terminy raportowania, aktualizowania i archiwizowania danych

Jednostka odpowiedzialna za

przygotowanie danych

Jednostka raportująca dane

Nadzór i odpowiedzialność (oświadczenie dla

Rektora)

1

Wykaz nauczycieli

akademickich, innych osób prowadzących zajęcia, osób prowadzących działalność naukową oraz osób biorących udział w jej prowadzeniu

dane osobowe, informacje o tytule zawodowym oraz stopniu doktora i doktora habilitowanego, informacje o uprawnieniach równoważnych oraz stopniach uzyskanych za granicą, informacje o zatrudnieniu i stanowisku pracy, informacje o wymiarze czasu pracy, informacje o urlopach i zasiłkach,

informacje o pełnionych funkcjach kierowniczych

wprowadzanie i aktualizowanie:

- 21 dni od dnia zatrudnienia lub zmiany danych

oznaczenie jako archiwalne:

-21 dni od dnia ustania zatrudnienia

- 20 lat od oznaczenia jako archiwalne

Dział Spraw Osobowych

Dział Spraw Osobowych

Kierownik Działu Spraw Osobowych / Uczelniany Koordynator

źródła finansowania stanowiska pracy Dział Spraw

osobowych

Dział Spraw osobowych

Kierownik Działu Spraw Osobowych/

Uczelniany Koordynator numer elektronicznego identyfikatora

naukowca ORCID

Biblioteka Biblioteka Dyrektor Biblioteki/

Uczelniany Koordynator

informacje o zajęciach prowadzonych w ramach poszczególnych programów studiów

Dziekanaty Kolegiów Dziekanaty Kolegiów

Dziekani Kolegiów/

roczny wymiar zajęć dydaktycznych Dziekanaty Kolegiów Dziekanaty

Kolegiów

Dziekani Kolegiów/

informacje o kompetencjach i

doświadczeniu innych osób prowadzących zajęcia

Dziekanaty Kolegiów Dział

Kształcenia/Sekcja Rozliczeń

Dydaktycznych

Kierownik Działu Kształcenia/

informacje o szkole doktorskiej, w której dana osoba prowadzi kształcenie

Sekretariat Szkoły Doktorskiej

Sekretariat Szkoły Doktorskiej

Dyrektor Szkoły Doktorskiej/

Uczelniany Koordynator oświadczenie o dziedzinie i dyscyplinie wprowadzanie i aktualizowanie:

- 30 dni od dnia zatrudnienia oznaczanie jako archiwalne:

Dział Nauki i Projektów

Kierownik Działu Nauki i Projektów /

(2)

2

Oświadczenie o zaliczeniu do liczby N - 21 dni od dnia ustania zatrudnienia

usuwanie:

Kierownik Działu Nauki i Projektów/

Uczelniany Koordynator informacje o podmiocie na rzecz którego

wykonywana jest działalność naukowa oraz informacje o przypisaniu osiągnięć do dyscypliny

Pracownik Instytutu wskazany przez Dyrektora

Pracownik

Instytutu wskazany przez Dyrektora

Dyrektor Instytutu/

informacje o czasie pracy związanej z prowadzeniem działalności naukowej w poszczególnych dyscyplinach

Pracownik Instytutu wskazany przez Dyrektora

Pracownik

Instytutu wskazany przez Dyrektora

Dyrektor Instytutu/

informacje o karach dyscyplinarnych wprowadzanie i aktualizowanie:

- niezwłocznie usuwanie:

- niezwłocznie po zatarciu się kary

Kierownik Działu Spraw Osobowych/

osiągnięcia naukowe i artystyczne (patenty, prawa ochronne, prawa do odmiany roślin, informacje o artykułach naukowych, informacje o monografiach naukowych i rozdziałach w monografiach naukowych, osiągnięcia artystyczne)

- do dnia 31 grudnia roku następującego po roku

zaistnienia zmiany lub do dnia 15 stycznia roku, w którym jest ewaluacja

oznaczanie jako archiwalne:

- 21 dni od dnia ustania zatrudnienia

usuwanie:

- 20 lat od odznaczenia jako archiwalne

Biblioteka/ Centrum Transferu

Technologii

Biblioteka/

Centrum Transferu Technologii

Dyrektor Biblioteki/

Dyrektor Centrum Transferu Technologii/

2 Wykaz studentów

dane osobowe, informacje o studiowaniu (informacja o kierunku studiów, semestry studiów, data rozpoczęcia i ukończenia lub skreślenia ze studiów, ECTS), podstawa przyjęcia na studia, podstawa zwolnienia z opłat, numer dyplomu ukończenia studiów, nazwa uzyskanego tytułu zawodowego

- 21 dni od dnia rozpoczęcia prowadzenia studiów lub od dnia zmiany danych

- 30 dni od zakończenia semestru i roku studiów w zakresie uzyskanej liczby punktów ECTS

- 21 dni od dnia ukończenia studiów lub uprawomocnienia się decyzji o skreśleniu z listy studentów

usuwanie:

Dziekanaty Kolegiów Administrator obsługi informatycznej Systemu

Dziekani Kolegiów/

(3)

3

dane osobowe, informacje o studiowaniu, podstawa przyjęcia na studia i odbywania kształcenia, podstawa zwolnienia z opłat, informacje o posiadaniu Karty Polaka

- 21 dni od dnia rozpoczęcia prowadzenia studiów lub od dnia zmiany danych

- 21 dni od dnia ukończenia studiów lub uprawomocnienia się decyzji o skreśleniu z listy studentów

usuwanie:

Dziekanaty Kolegiów Administrator obsługi informatycznej Systemu

Dziekani Kolegiów/

rodzaj przyznanych świadczeń, stypendia Dziekanaty

Kolegiów/

Dział Kształcenia /Sekcja Pomocy materialnej

Administrator obsługi informatycznej Systemu

Dziekani Kolegiów /Kierownik Działu Kształcenia/

ankieta EN-1 wg odrębnych przepisów

Dział Rekrutacji i

Karier Studenckich

Dział Rekrutacji i Karier Studenckich

Kierownik Działu Rekrutacji i Karier Studenckich/

(4)

4

3

Wykaz osób ubiegających się o stopień doktora

dane osobowe, ORCID, informacje o szkole doktorskiej, data rozpoczęcia kształcenia, data i okres zawieszenia, data ukończenia kształcenia lub skreślenia z listy

doktorantów, informacje o zatrudnieniu, dyscyplina/dziedzina, w której

przygotowywana jest rozprawa doktorska, tryb przygotowania rozprawy doktorskiej, imię i nazwisko promotora

- 21 dni od dnia przyjęcia do szkoły doktorskiej albo od dnia złożenia wniosku o nadanie stopnia doktora w trybie eksternistycznym lub od dnia zmiany danych

- 21 dni od dnia nadania stopnia lub skreślenia z listy doktorantów usuwanie:

Biuro Kolegium/

Biuro Kolegium / Sekretariat Szkoły Doktorskiej

dane osobowe, informacje o przyjęciu do szkoły doktorskiej i odbywaniu kształcenia, informacje o posiadaniu Karty Polaka rodzaj

rodzaj przyznanych świadczeń, stypendia

informacje o nadaniu stopnia

informacje o ocenie śródokresowej (data i wynik oceny, skład komisji dokonującej oceny)

osiągnięcia naukowe i artystyczne (patenty, prawa ochronne, prawa do odmiany roślin, informacje o artykułach naukowych, informacje o monografiach naukowych i rozdziałach w monografiach naukowych, osiągnięcia artystyczne)

Biblioteka/ Centrum Transferu

Technologii

Biblioteka/

Centrum Transferu Technologii

Dyrektor Biblioteki/

Dyrektor Centrum Transferu Technologii/

4

Wykaz instytucji systemu szkolnictwa wyższego i nauki

dane podmiotu (NIP, REGON), dane adresowe i kontaktowe, data utworzenia, informacje o osobie kierującej podmiotem

- 21 dni od zmiany danych oznaczanie jako archiwalne, usuwanie:

- dane nie są archiwizowane ani usuwane

Uczelniany Koordynator Systemu

(5)

5

informacje o pozwoleniach na utworzenie studiów, informacje o prowadzonych studiach (nazwa kierunku, poziom i profil kształcenia, przyporządkowanie kierunków do dyscyplin, formy studiów, liczba semestrów, język studiów, liczba godzin zajęć określonych w programie studiów, informacje o ocenie programowej i kompleksowej itd.),

opłaty

- 21 dni od dnia utworzenia studiów na określonym kierunku, poziomie i profilu lub od dnia rozpoczęcia prowadzenia studiów na określonym kierunku, poziomie i profilu

- 21 dni od dnia zaprzestania prowadzenia studiów usuwanie:

Dział Jakości i Akredytacji - na podstawie danych uzyskanych z Kolegiów w zakresie liczby godzin zajęć realizowanych przez nauczycieli na podstawowym miejscu pracy

Dział Kształcenia

Dział Jakości i Akredytacji

Dział Kształcenia

Kierownik Działu Jakości i Akredytacji /

informacje o prowadzeniu działalności poza siedzibą, informacje o kształceniu specjalistycznym, opłaty za studia

- 21 dni od zmiany danych oznaczanie jako archiwalne, usuwanie:

Dziekanaty Kolegiów Dziekanaty Kolegiów

Kierownik Działu Jakości i Akredytacji /

informacje o szkole doktorskiej, informacje o organach nadających stopnie

Sekretariat Szkoły Doktorskiej

Uczelniany Koordynator

informacje o osiągnięciach naukowych i artystycznych doktorantów

(6)

6

informacje o działalności naukowej (dane na potrzeby ewaluacji jakości działalności naukowej), projekty naukowe

informacje o aparaturze

naukowobadawczej i infrastrukturze informatycznej, o wartości przekraczającej 500 000 zł

- do dnia 15 stycznia następnego roku według stanu na dzień 31 grudnia

oznaczanie jako archiwalne, usuwanie:

Specjalista ds.

Administracyjnych

Specjalista ds.

Administracyjnych

Kierownik Działu Księgowości Majątkowej/

Specjalista ds. Aparatury

Uczelniany Koordynator informacje o inwestycjach (rodzaj

inwestycji, nazwa i opis inwestycji, okres realizacji, źródła finansowania itd.)

Dział Inwestycji i Remontów

Kierownik Działu Inwestycji i Remontów/

informacje o nakładach na badania naukowe i prace rozwojowe, informacje o źródłach pochodzenia środków i wynikach finansowych

Kwestura Kwestura Kwestor

informacje o przychodach z tytułu komercjalizacji wyników działalności naukowej lub know-how związanego z tymi wynikami

5 Repozytorium pisemnych prac dyplomowych - ORPPD

informacje o pracy dyplomowej i jej autorze, informacje o promotorze i recenzentach, nazwa uczelni, data egzaminu dyplomowego, informacja o kierunku studiów

wprowadzanie:

- niezwłocznie po zdaniu egzaminu dyplomowego aktualizowanie, oznaczanie jako archiwalne, usuwanie:

- dane nie są aktualizowane, archiwizowane ani usuwane

Dziekanaty Kolegiów Administrator obsługi informatycznej systemu

Kierownik Działu Jakości i Akredytacji/

(7)

7

6 Baza dokumentów w

postępowaniach awansowych

dane osobowe, treść rozprawy doktorskiej ze streszczeniem (opis) i z datą złożenia, informacje o złożeniu wniosku o nadanie stopnia doktora habilitowanego, informacje o recenzentach/członkach komisji habilitacyjnej, recenzje, informacje o nadaniu lub pozbawieniu stopnia doktora lub doktora habilitowanego

wprowadzanie:

- 14 dni od daty wszczęcia postępowania

aktualizowanie:

- niezwłocznie po zmianie danych

oznaczanie jako archiwalne, usuwanie:

Wskazany przez Prorektora

Pracownik Kolegium mającego

uprawnienia do nadawania stopni

Pracownik Kolegium/

Prorektor Kolegium/

7 Baza osób upoważnionych do podpisywania dokumentów

dane osobowe, pełnione funkcje, data objęcia funkcji i data zakończenia pełnienia funkcji

- niezwłocznie

- niezwłocznie po zakończeniu pełnienia funkcji albo po wprowadzeniu nowych wzorów usuwanie:

- dane nie są usuwane

Dział Spraw Osobowych

Kierownik Działu Spraw Osobowych/ Uczelniany Koordynator

odwzorowanie cyfrowe wzoru podpisu i wzoru parafy

Kolegia Kolegia Prorektorzy Kolegium/

Uczelniany Koordynator wzory dyplomów ukończenia studiów,

odpisów, zaświadczeń o ukończeniu studiów, data wprowadzenia wzorów do obiegu

Dział Kształcenia Dział Kształcenia Kierownik Działu Kształcenia

dyplomów doktorskich i habilitacyjnych, odpisów, data wprowadzenia wzorów do obiegu

Sekretariat Szkoły Doktorskiej/

Dział Nauki i Projektów/

Sekretariat Szkoły Doktorskiej/

Dyrektor Szkoły Doktorskiej/

Uczelniany Koordynator świadectw ukończenia studiów

podyplomowych, zaświadczeń o

ukończeniu studiów podyplomowych; data wprowadzenia wzorów do obiegu

Dział Kształcenia Podyplomowego

Kierownik Działu Kształcenia Podyplomowego/

Uczelniany Koordynator wzory pieczęci urzędowych i imiennych,

data wprowadzenia pieczęci urzędowej do użytku, data wycofania pieczęci urzędowej z użytku lub jej zaginięcia

Dział

Organizacyjno - Prawny

Dział

Organizacyjno - Prawny

Kierownik Działu Organizacyjno – Prawnego/

Uczelniany Koordynator 8 Baza dokumentów

planistyczno - sprawozdawczych

plan rzeczowo-finansowy wprowadzanie:

- do dnia 30 czerwca danego roku aktualizowanie:

Kwestura Kwestura Kwestor

(8)

8

- dane nie są aktualizowane oznaczanie jako archiwalne:

- po roku od dnia wprowadzenia usuwanie: - 10 lat od oznaczenia jako archiwalne

sprawozdanie z wykonania planu rzeczowo-finansowego

wprowadzanie:

- do dnia 30 czerwca roku następującego po roku, za który są składane

aktualizowanie:

- dane nie są aktualizowane oznaczanie jako archiwalne:

- po roku od dnia wprowadzenia usuwanie:

roczne sprawozdanie finansowe zbadane przez firmę audytorską

sprawozdania finansowe z wykorzystania środków

wprowadzanie:

- 21 dni od dnia otrzymania wezwania ministra do złożenia sprawozdania

aktualizowanie:

- na wezwanie i w terminie wskazanym przez ministra oznaczanie jako archiwalne:

raporty finansowe z wykorzystania środków na inwestycje związane z kształceniem i działalnością naukową (inwestycje budowalne, zakup

nieruchomości, zakup aparatury naukowobadawczej oraz infrastruktury

informatycznej o wartości powyżej 500 000 zł)

wprowadzanie:

- do dnia 28 lutego roku

następującego po roku, na który zostały przyznane środki (raport roczny)

- 60 dni od dnia uregulowania ostatniej płatności (raport końcowy)

aktualizowanie:

(9)

9

raporty finansowe z wykorzystania środków na inwestycje współfinansowane ze źródeł zagranicznych

wprowadzanie:

- do dnia 31 marca roku

następującego po roku, na który zostały przyznane środki (raport roczny)

- 90 dni od dnia uregulowania ostatniej płatności (raport końcowy)

aktualizowanie: - na wezwanie i w terminie wskazanym przez ministra

raporty finansowe z wykorzystania środków na utrzymanie aparatury naukowobadawczej lub stanowiska badawczego oraz specjalnej infrastruktury informatycznej

wprowadzanie:

następującego po roku, na który zostały przyznane środki, a w przypadku niewykorzystania do dnia 31 marca następnego roku aktualizowanie:

raporty finansowe z wykorzystania środków na programy i przedsięwzięcia ustanawiane przez ministra:

- (1) program lub przedsięwzięcie związane z kształceniem

wprowadzanie:

następującego po roku, na który zostały przyznane środki oraz:

(1) - do dnia 5 października roku akademickiego następującego po roku akademickim, na który

(10)

10

- (2) projekt międzynarodowy współfinansowany

zostały przyznane środki (raport roczny)

- 60 dni od dnia zakończenia realizacji projektu lub zadania w ramach

programu/przedsięwzięcia (raport końcowy)

(2) - do dnia 31 marca roku następującego po roku, w którym zawarto umowę lub wydano decyzję (raport roczny) - 60 dni od dnia zakończenia realizacji projektu (raport wstępny końcowy) - 30 dni od dnia rozliczenia finansowego przez instytucję zagraniczną (raport końcowy) aktualizowanie:

(11)

11

Sprawozdania

Jednostka odpowiedzialna za przygotowanie danych

Jednostka raportująca dane Nadzór i odpowiedzialność Termin

1. Z działalności Uczelni Informacje ogólne Uczelniany Koordynator Uczelniany Koordynator Uczelniany Koordynator

zgodnie z informacjami

z systemu POL-on

Współpraca międzynarodowa Dział Kształcenia Dział Kształcenia Kierownik Kształcenia/

Pracownicy cudzoziemcy Dział Spraw Osobowych Dział Spraw Osobowych Kierownik Działu Spraw Osobowych/ Uczelniany Koordynator

Wykorzystanie środków z funduszu stypendialnego

Dział Kształcenia Dział Kształcenia Kierownik Działu Kształcenia/

Uczelniany Koordynator 2. Sprawozdanie GUS

S-

10

^Kolegia Dział Kształcenia Kierownik Działu Kształcenia/

S-

11

^Kolegia Dział Kształcenia Kierownik Działu Kształcenia/

S-

12

Sekcja I

Słuchacze, osoby ubiegające się o stopień doktora, nauczyciele akademiccy i pracownicy - bez cudzoziemców Dział 1-4

Dział Kształcenia Podyplomowego Dział Kształcenia Podyplomowego Kierownik Działu Kształcenia Podyplomowego/ Uczelniany Koordynator

zgodnie z informacjami

(12)

12

Dział 5-8

Dział 9-10

Dział 11-13

Dział 14

Dział 15-20 Sekcja II

Słuchacze, osoby ubiegające się o stopień doktora, nauczyciele akademiccy i pracownicy – cudzoziemcy (z

wyłączeniem doktorantów studiujących w ramach programów typu Erasmus)

Dział 1-4

Dział 5-8

Dział 9-10

Dział 11-13

Kolegia

Kolegia / Sekretariat Szkoły Doktorskiej

Dział Nauki i Projektów / Sekretariat Szkoły Doktorskiej

Kolegia

Kolegia/Sekretariat Szkoły Doktorskiej

Uczelniany Koordynator Dyrektor Szkoły Doktorskiej/

Kierownik Działu Nauki i Projektów /Dyrektor Szkoły Doktorskiej/ Uczelniany Koordynator

Kierownik Działu Spraw Osobowych/Uczelniany Koordynator

Kierownik Działu Kształcenia Podyplomowego/ Uczelniany Koordynator

(13)

13

Dział 14

Dział 15-20

Sekcja III

Osoby ubiegające się o stopień doktora – studiujący co najmniej rok w ramach programów typu Erasmus.

Dział Kształcenia/Dział Nauki i Projektów

Dział Nauki i Projektów/Sekretariat Szkoły Doktorskiej

Dział Kształcenia/Dział Nauki i Projektów

Kierownik Działu Nauki i Projektów / Dyrektor Szkoły Doktorskiej/ Uczelniany Koordynator

Kierownik Działu Spraw Osobowych/Uczelniany Koordynator

Kierownik Działu Kształcenia Uczelniany Koordynator

3. Sprawozdanie o mobilności absolwentów

Kolegia / Dział Kształcenia Dział Kształcenia Kierownik Działu Kształcenia Uczelniany Koordynator

Zgodnie z informacjami

4. Sprawozdania

finansowe Kwestura Kwestura Kwestor

zgodnie z zobowiązującymi

przepisami

5. Polska Bibliografia Naukowa

Biblioteka Biblioteka Dyrektor Biblioteki

zgodnie z obowiązującymi

przepisami

6. Polindex Biblioteka Biblioteka Dyrektor Biblioteki

zgodnie z obowiązującymi

przepisami

1 Wykaz nauczycieli akademickich, innych osób prowadzących zajęcia, osób prowadzących działalność naukową oraz osób biorących udział w jej prowadzeniu

1

1

2

2 Wykaz studentów

3

ankieta EN-1 wg odrębnych przepisów

4

3

4

5

6

7

8

9

10

11

10

11

12

12

13

Sprawozdania zatwierdza ostatecznie Uczelniany Koordynator Systemu POL-on.