REGULAMIN PRACY KOMISJI OCENY PROJEKTÓW
Program Operacyjny Infrastruktura i Środowisko na lata 2014-2020
Warszawa, 26. stycznia 2016 roku
§ 1
Postanowienia ogólne
1. Komisja Oceny Projektów dla POIiŚ, zwana dalej „KOP”, powoływana jest do przeprowadzenia oceny wniosków o dofinansowanie projektów wybieranych w trybie konkursowym – pod kątem spełnienia kryteriów wyboru projektów.
2. Członkowie KOP są powoływani i odwoływani przez Dyrektora CUPT lub osobę upoważnioną przez Dyrektora CUPT, na okres od momentu rozpoczęcia procesu oceny projektów do czasu rozstrzygnięcia wszystkich protestów w konkursie.
§ 2 Skład KOP
1. W skład KOP wchodzą pracownicy CUPT. W pracach KOP mogą również uczestniczyć eksperci, o których mowa w art. 49 ustawy wdrożeniowej – w szczególności w sytuacjach, gdy niezbędna jest specjalistyczna wiedza w danej dziedzinie lub gdy liczba projektów zagraża terminowemu dokonaniu oceny wyłącznie przez pracowników CUPT. Eksperci nie wchodzą w skład KOP. Ponadto, w przypadkach określonych przez właściwą instytucję, w razie zaistnienia takiej potrzeby, w pracach KOP mogą w charakterze obserwatorów uczestniczyć również przedstawiciele Instytucji Zarządzającej PO IiŚ 2014-20. Nie mogą oni jednak dokonywać oceny projektów.
2. Po rozstrzygnięciu konkursu na stronie internetowej CUPT zostanie zamieszczona informacja o składzie członkowskim KOP, zgodnie z art. 44 ust. 5 ustawy wdrożeniowej.
3. Kompetencje członków KOP muszą zapewnić dokonanie przez KOP kompleksowej, profesjonalnej, bezstronnej i rzetelnej oceny wniosku o dofinansowanie w następujących obszarach:
a) poprawności analizy finansowej i ekonomicznej, b) oceny oddziaływania na środowisko,
c) wykonalności instytucjonalnej i technicznej,
d) innych elementów wniosku, w zależności od rodzaju i specyfiki projektu.
4. Zakres wymaganych kwalifikacji członków KOP określa załącznik nr 1 do niniejszego regulaminu.
5. Członkowie KOP, będący pracownikami CUPT, oraz obserwatorzy pracują w KOP w ramach pełnienia obowiązków służbowych, bez dodatkowego wynagrodzenia.
6. Eksperci, o których mowa w ust. 1 zd. 2 i 3:
a. zostaną wybrani z wykazu kandydatów na ekspertów, prowadzonego zgodnie z art. 49 ust. 10 i 11 ustawy wdrożeniowej (ekspertów wyznacza CUPT w oparciu o ocenę doświadczenia kandydata na eksperta z danej dziedziny);
b. mogą zostać zaangażowani we wszystkie czynności związane z wyborem projektów na każdym etapie oceny – od momentu jego zgłoszenia do dofinansowania do czasu jego wyboru do dofinansowania lub przyznania negatywnej oceny (w tym także na etapie procedury odwoławczej);
c. rola eksperta ma charakter opiniodawczo-doradczy, co oznacza że nie ma charakteru wiążącego dla KOP.
7. Zasady wynagradzania ekspertów, o których mowa w ust. 2, określi umowa zawarta przez CUPT z ekspertem. Wynagrodzenie ekspertów jest wypłacane ze środków pomocy technicznej.
§ 3
Przewodniczący KOP oraz Sekretarz KOP
1. Dyrektor CUPT lub osoba przez niego upoważniona powołuje osoby pełniące funkcje Przewodniczącego KOP oraz Sekretarza KOP spośród pracowników CUPT.
2. Przewodniczący KOP jest odpowiedzialny w szczególności za:
a) zgodność pracy KOP z regulaminem konkursu i regulaminem KOP;
b) sprawne funkcjonowanie KOP;
c) zatwierdzenie protokołu z prac KOP;
d) przeciwdziałanie próbom ingerowania z zewnątrz w dokonywaną ocenę przez osoby i podmioty niebiorące w niej udziału.
3. Sekretarz KOP jest odpowiedzialny w szczególności za:
a) sporządzenie protokołu z prac KOP, zawierającego informacje o przebiegu i wynikach oceny projektów;
b) sporządzenie listy, o której mowa w art. 44 ust. 4 ustawy wdrożeniowej, tj. listy ocenionych projektów, zawierającej przyznane oceny, ze wskazaniem projektów, o których mowa w art. 39 ust. 2 ustawy wdrożeniowej;
c) sporządzenie listy projektów wybranych do dofinansowania (tzn. projektów, które spełniły kryteria wyboru projektów i uzyskały wymaganą liczbę punktów albo uzyskały kolejno największą liczbę punktów, w przypadku gdy kwota przeznaczona na dofinansowanie projektów w konkursie nie wystarcza na objęcie dofinansowaniem wszystkich projektów, które uzyskały wymaganą liczbę punktów), zgodnie z art. 46 ust. 4 ustawy wdrożeniowej,
d) sporządzenie listy projektów wybranych do dofinansowania w wyniku przeprowadzenia procedury odwoławczej, zgodnie z art. 56 ust. 2 pkt 1 ustawy wdrożeniowej;
e) obsługę organizacyjno-techniczną KOP;
f) dostarczenie niezbędnych materiałów członkom KOP;
g) gromadzenie i przekazanie do miejsca przechowywania dokumentacji związanej z pracami KOP.
§ 4 Zadania KOP
KOP jest odpowiedzialna za:
1. przeprowadzenie oceny wniosków o dofinansowanie projektów zgodnie z właściwymi kryteriami wyboru projektów zatwierdzonymi przez Komitet Monitorujący stanowiącymi załącznik nr 1 do Szczegółowego opisu priorytetów POIiŚ;
2. wezwanie Wnioskodawcy do ewentualnego uzupełnienia lub poprawienia dokumentacji lub złożenia wyjaśnień odnoszących się do wniosku o dofinansowanie projektu oraz jego załączników;
3. rekomendację przyjęcia lub odrzucenia wniosku o dofinansowanie projektu wraz z uzasadnieniem.
§ 5
Zasada bezstronności i poufności
1. Przed przystąpieniem do oceny członkowie KOP podpisują deklarację bezstronności i poufności, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu. Z kolei eksperci podpisują oświadczenie o braku okoliczności powodujących ich wyłączenie z udziału w wyborze projektów, ustalonych w oparciu o przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. 2013 poz. 267 z późn. zm.) – zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 3 do niniejszego regulaminu. Ponadto eksperci oraz obserwatorzy przed udziałem w posiedzeniu KOP podpisują deklarację poufności, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 4 do niniejszego Regulaminu.
2. Niepodpisanie deklaracji i oświadczeń, o których mowa wyżej, automatycznie pozbawia osobę zaangażowaną w prace KOP możliwości oceny, wydawania opinii lub uczestnictwa w pracach KOP. W takim przypadku – w odniesieniu do członków KOP – Dyrektor CUPT lub osoba przez niego upoważniona powołuje nowego członka KOP.
§ 6
Ocena wniosków o dofinansowanie projektów
1. Ocena wniosku o dofinansowanie projektu odbywa się zgodnie z obowiązującymi na dzień ogłoszenia konkursu kryteriami wyboru projektów zatwierdzonymi przez Komitet Monitorujący.
2. W pierwszej kolejności członkowie KOP wyznaczeni do oceny projektu weryfikują, czy we wniosku o dofinansowanie nie występują braki formalne lub oczywiste omyłki (zgodnie z § 5 ust. 2 Regulaminem konkursu). W przypadku stwierdzenia braków formalnych lub oczywistych omyłek, CUPT wzywa wnioskodawcę do uzupełnienia wniosku lub poprawienia oczywistej omyłki w wyznaczonym terminie (nie krótszym niż 7 dni) — pod rygorem
pozostawienia wniosku bez rozpatrzenia, a także bez możliwości wniesienia środka odwoławczego (zgodnie z art. 43 ust. 1 ustawy wdrożeniowej).
3. KOP ocenia wniosek pod względem formalnym, merytorycznym I i II stopnia.
4. Ocena spełnienia każdego z kryteriów jest przeprowadzana przez co najmniej 2 członków KOP.
Prowadzenie oceny spełnienia kryteriów może w szczególności przyjąć formę przeprowadzenia niezależnej oceny danego projektu przez co najmniej dwóch członków KOP lub wspólną ocenę danego projektu.
5. Eksperci mogą zostać zaangażowani w wydawanie opinii na każdym etapie oceny danego projektu. Zakres ich pracy może dotyczyć zaopiniowania w zakresie pojedynczego kryterium lub grupy kryteriów oceny pod względem formalnym oraz merytorycznym I i II stopnia.
W uzasadnionych przypadkach możliwa jest także ocena danego kryterium przez pracownika CUPT i eksperta łącznie.
6. Oceny formalnej oraz merytorycznej II stopnia wniosków dokonuje się w oparciu o system „0-1”pod kątem spełnienia lub niespełnienia danego kryterium.
7. Metodologia oceny merytorycznej I stopnia polega na przyznaniu punktów za dane kryterium oraz przemnożeniu przyznanej liczby punktów przez odpowiednią dla danego kryterium wagę.
8. W przypadku stwierdzenia błędu lub braku we wniosku o dofinansowanie projektu lub w jego załączniku, wzywa Wnioskodawcę do poprawienia błędu lub uzupełnienia braku.
W przypadku braku uzupełnienia lub braku poprawy wniosku w wyznaczonym terminie przez Wnioskodawcę lub dokonania uzupełnienia lub poprawy niezgodnie z zaleceniami KOP, wniosek nie będzie podlegał dalszemu rozpatrzeniu.
9. Przeprowadzone czynności sprawdzające członkowie KOP odnotowują na listach sprawdzających, stanowiących załącznik nr 5 do Regulaminu konkursu. Wypełnienie list sprawdzających członkowie KOP potwierdzają własnoręcznym podpisem.
10. Po zakończeniu oceny danego projektu KOP przekazuje wnioskodawcy pisemną informację, która zawiera co najmniej wyniki oceny jego projektu wraz z uzasadnieniem oceny i podaniem punktacji otrzymanej przez projekt lub informacji o spełnieniu albo niespełnieniu kryteriów.
11. Ocena końcowa wniosku o dofinansowanie projektu stanowi wynik uzgodnienia wspólnego stanowiska wszystkich członków KOP po przeprowadzonej ocenie formalnej, merytorycznej I stopnia oraz merytorycznej II stopnia.
12. W przypadku znacznej rozbieżności w ocenie danego projektu (>10% przyznanej większej liczby punktów w przypadku oceny merytorycznej I stopnia lub wyrażenie zdania odrębnego na pozostałych etapach oceny), decyzja jest podejmowana w drodze konsensusu lub głosowania w trakcie spotkania przynajmniej połowy wszystkich członków KOP. Jeżeli uzgodnienie lub przegłosowanie ostatecznej decyzji nie byłoby możliwe, decydujący jest głos Przewodniczącego KOP. W tej sytuacji Przewodniczący KOP ma prawo powołać eksperta, który wyda dodatkową opinię na temat rozbieżnej kwestii.
13. Przez zakończenie oceny projektu należy rozumieć sytuację, w której:
a) projekt został oceniony pozytywnie, tzn. uzyskał wymaganą liczbę punktów i spełnił kryteria wyboru projektów, oraz został wybrany do dofinansowania;
b) projekt został oceniony negatywnie, tzn. nie uzyskał wymaganej liczby punktów lub nie spełnił kryteriów wyboru projektów albo uzyskał wymaganą liczbę punktów i spełnił kryteria wyboru projektów, lecz kwota przeznaczona na dofinansowanie w konkursie nie wystarcza na wybranie go do dofinansowania.
14. Jeżeli projekt został oceniony negatywnie, w pisemnej informacji do Wnioskodawcy, stosownie do art. 46 ust. 5 ustawy wdrożeniowej KOP poucza Wnioskodawcę o możliwości wniesienia protestu, o którym mowa w art. 53 ust. 1 tej ustawy. W przypadku, gdy kwota przeznaczona na dofinansowanie projektów w konkursie nie wystarcza na wybranie projektu do dofinansowania, okoliczność ta nie może stanowić wyłącznej przesłanki wniesienia protestu.
15. Pouczenie określa co najmniej:
a) termin do wniesienia protestu;
b) instytucję, do której należy wnieść protest;
c) wymogi formalne protestu, o których mowa w art. 54 ust. 2 ustawy.
16. W wyniku przeprowadzonej oceny KOP tworzy listę ocenionych projektów, o której mowa w art. 44 ust. 4 ustawy wdrożeniowej, na której projekty zostają uszeregowane zgodnie z uzyskaną liczbą punktów w ocenie merytorycznej I stopnia. Zgodnie z Regulaminem konkursu (§ 4 ust. 2) lista ta podlega zatwierdzeniu przez ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego.
§ 7 Protokół
1. Z przeprowadzonych czynności, o których mowa w § 6, sporządza się protokół oceny, który zawiera w szczególności:
a) informacje o regulaminie konkursu i jego zmianach, zawierające co najmniej datę zatwierdzenia regulaminu oraz jego zmian (o ile dotyczy);
b) skrótowy opis działań przeprowadzonych przez KOP z wyszczególnieniem terminów i formy podejmowanych działań, podjętych decyzji oraz ewentualnych zdarzeń niestandardowych, w tym w szczególności nieprawidłowości przebiegu prac KOP lub ujawnienia wątpliwości co do bezstronności ekspertów;
c) listę ocenionych projektów z przyznanymi ocenami, opracowaną przez sekretarza KOP, d) wskazanie miejsca przechowywania dokumentacji związanej z oceną projektów (listy
sprawdzające, oświadczenia dotyczące bezstronności itp.).
e) regulamin pracy KOP.
2. Protokół z oceny przechowuje CUPT wraz z:
a) listami sprawdzającymi oraz deklaracjami bezstronności i poufności złożonymi przez członków KOP, którzy przeprowadzali ocenę wniosków;
b) upoważnieniem Zastępcy Przewodniczącego w formie załącznika do protokołu, w przypadku gdy Przewodniczący wyznaczył Zastępcę;
c) deklaracjami poufności złożonymi przez ekspertów i obserwatorów uczestniczących w pracach KOP.
Spis załączników:
Załącznik nr 1 – Zakres wymaganych kwalifikacji członków KOP 2014-2020
Załącznik nr 2 – Deklaracja bezstronności i poufności, składana przez członka KOP Załącznik nr 3 – Oświadczenie eksperta
Załącznik nr 4 – Deklaracja poufności eksperta / obserwatora
Załącznik nr 1
Zakres wymaganych kwalifikacji członków Komisji oceny projektów w trybie konkursowym wyboru projektów w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2014 – 2020
Wymagania obowiązkowe:
1. wykształcenie wyższe;
2. minimum roczne doświadczenie w zakresie opracowywania, opiniowania realizacji projektów inwestycyjnych lub innych projektów dofinansowanych z UE lub/i
3. minimum roczne doświadczenie w zakresie przygotowania lub oceny dokumentacji przetargowej projektów inwestycyjnych lub/i
4. minimum roczne doświadczenie w zakresie rozliczania funduszy UE.
Wymagania pożądane:
1. znajomość zagadnień związanych z wymogami odnośnie przygotowania dokumentacji technicznej lub środowiskowej projektów inwestycyjnych lub/i
2. wiedza z zakresu oceny dokumentacji przetargowej lub/i
3. wiedza z zakresu poprawności analizy finansowej i ekonomicznej projektu.
Załącznik nr 2
Deklaracja bezstronności i poufności, składana przez członka KOP (wzór)
Ja, niżej podpisany / podpisana niniejszym deklaruję, że zgadzam się brać udział w procedurze oceny i rekomendacji projektów ubiegających się o dofinansowanie w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2014-2020. Poprzez złożenie niniejszej deklaracji potwierdzam, że zapoznałem / zapoznałam się z dostępnymi do dnia dzisiejszego informacjami dotyczącymi oceny i wyboru projektów.
Deklaruję, że będę bezstronnie i uczciwie wykonywać swoje obowiązki.
Jeżeli okaże się, że w trakcie trwania procesu oceny/wyboru projektów zaistnieją okoliczności mogące budzić wątpliwości, co do bezstronnej oceny wybranych projektów z mojej strony ze względu na mój stopień pokrewieństwa lub służbowy związek z podmiotem zgłaszającym projekt, bezzwłocznie wstrzymam się z wyrażaniem opinii i dokonywaniem oceny tego projektu. Fakt taki również bezzwłocznie zgłoszę Przewodniczącemu Komisji oceny projektów.
Zobowiązuję się zachować w tajemnicy wszelkie informacje i dokumenty, które zostały mi ujawnione i wytworzone przeze mnie w trakcie procedury oceny wniosków lub wynikające z procesu oceny.
Zgadzam się również, aby nabyte przeze mnie informacje i wytworzone dokumenty były używane w procesie oceny projektów zgłoszonych w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2014 – 2020 oraz kontroli upoważnionych instytucji realizowanych w ramach POIiŚ.
Ponadto oświadczam również, że nie zachodzi wobec mnie żadna z okoliczności powodujących wyłączenie mnie z udziału w wyborze projektów, ustalonych zgodnie art. 24 § 1 i 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego.
……….
imię i nazwisko / podpis / data
Załącznik nr 3
Oświadczenie eksperta (wzór)
Ja, niżej podpisany / podpisana, oświadczam, że nie zachodzi wobec mnie żadna z okoliczności powodujących wyłączenie mnie z udziału w wyborze projektów, ustalonych zgodnie art. 24 § 1 i 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego.
Ponadto oświadczam, że składam to oświadczenie będąc świadomym/świadomą, że jest ono składane pod rygorem odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych zeznań, zgodnie z art. 49 ust. 8 ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020 (Dz. U. poz. 1146) w zw. z art. 233 § 6 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny (Dz. U. Nr 88, poz. 553, z późn. zm.) o czym zostałem pouczony/zostałam pouczona przed złożeniem oświadczenia.
……….
imię i nazwisko / podpis / data
Załącznik nr 4
Deklaracja poufności eksperta / obserwatora (wzór)
Ja niżej podpisany / podpisana, niniejszym deklaruję, że zobowiązuję się utrzymać w tajemnicy i poufności wszelkie informacje i dokumenty, które zostały mi ujawnione, przygotowane przeze mnie w trakcie procedury oceny wniosków lub wynikające z procesu oceny i rekomendacji projektów ubiegających się o dofinansowanie w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko.
Zgadzam się również, aby nabyte przeze mnie informacje i sporządzane dokumenty były używane wyłącznie w procesie oceny projektów zgłoszonych w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko oraz kontroli upoważnionych instytucji realizowanych w ramach POIiŚ.
……….
imię i nazwisko / podpis / data
