1. WSTĘP. Kamera Rejestrator 2. OGÓLNE ZASADY UŻYTKOWANIA ORAZ USUWANIA AWARII SKLEPOWEGO SYSTEMU SPRZEDAŻY, INFRASTRUKTURY ORAZ SPRZĘTU IT

(1)

INSTRUKCJA NR 42/2/N

do Umowy Współpracy Franczyzowej

ZASADY ZGŁASZANIA I USUWANIA AWARII ORAZ USTEREK

SKLEPOWEGO SYSTEMU SPRZEDAŻY, INFRASTRUKURY ORAZ URZĄDZEŃ IT W SKLEPACH

§ 1. WSTĘP

1. Instrukcja ta stanowi dokument wydany przez Franczyzodawcę w oparciu o zasady określone w Umowie Współpracy Franczyzowej („Umowa”) i określa sposób usuwania awarii i usterek sklepowego systemu sprzedaży, infrastruktury oraz urządzeń IT, zasady przeglądów urządzeń fiskalnych oraz zasady rozliczania kosztów napraw i przeglądów urządzeń sklepowego systemu sprzedaży w Sklepach sieci Żabka.

2.

Sposób zgłaszania usterek został opisany w Instrukcji nr 43 dotyczącej zasad komunikacji Franczyzobiorcy z Franczyzodawcą.

3. Wszelkie pojęcia pisane w tej Instrukcji wielką literą mają znaczenie nadane im w Umowie Współpracy Franczyzowej.

4. Przez elementy sklepowego systemu sprzedaży i infrastruktury IT rozumie się:

Moduł Urządzenie

Sprzęt komputerowy

Komputer kasowy Monitor dotykowy

Skaner ladowy kodów kreskowych Szuflada kasowa Flip-Top, SKV Zasilacz awaryjny UPS Komputer zapleczowy Monitor zapleczowy (LCD)

Skaner ręczny kodów kreskowych (1D /2D) Drukarka laserowa

Kolektor danych Monitory Digital Signage Switch

System sprzedaży

Drukarka fiskalna Waga ladowa Waga etykietująca Waga kontrolna Skaner ladowy Sprawdzarka cen Terminal płatniczy Aplikacja ZKasa Aplikacja ZMarket Aplikacja ZKolektor

Moduł wizyjny (monitoring) Kamera

Rejestrator

Infrastruktura sieciowa – urządzenia aktywne oraz

pasywne sieci komputerowej Urządzenia aktywne, pasywne, infrastruktura

§ 2. OGÓLNE ZASADY UŻYTKOWANIA ORAZ USUWANIA AWARII SKLEPOWEGO SYSTEMU SPRZEDAŻY, INFRASTRUKTURY ORAZ SPRZĘTU IT

1. Na komputerach w sklepie (komputer kasowy, komputer zapleczowy) zabrania się instalowania nieautoryzowanego oprogramowania oraz wprowadzania zmian w konfiguracji sprzętu bez zgody Działu Wsparcia IT.

(2)

2. Zlecenie naprawy do właściwego serwisu zewnętrznego kierują tylko upoważnione osoby z Działu Wsparcia IT Franczyzodawcy.

3. Niedopuszczalna jest samodzielna zmiana miejsca użytkowania sprzętu komputerowego i jego części składowych pomiędzy Sklepami, bez względu na to, czy są to Sklepy tego samego Franczyzobiorcy, czy też nie.

§ 3. PROCEDURA USUWANIA USTEREK PRZEZ PRACOWNIKÓW DZIAŁU WSPARCIA IT

1. Pracownicy Działu Wsparcia IT Franczyzodawcy zobowiązani są do usunięcia zgłoszonej awarii lub usterki w najbliższym możliwym terminie z uwzględnieniem zakładanych czasów realizacji zgłoszeń Działu Wsparcia IT.

2. Franczyzobiorca zobowiązany jest do wykonania wszelkich czynności zleconych przez pracownika Działu Wsparcia IT Franczyzodawcy celem usunięcia lub możliwie dokładnej weryfikacji powstałej awarii bądź usterki.

§ 4. PROCEDURA USUWANIA AWARII I USTEREK PRZEZ SERWIS ZEWNĘTRZNY

1. W przypadku braku możliwości usunięcia awarii lub usterki zdalnie przez pracownika Działu Wsparcia IT, osoby upoważnione z tego Działu kierują odpowiednie zlecenie naprawy do właściwego serwisu zewnętrznego oraz nadzorują wykonanie usługi naprawy.

2. O przekazaniu zlecenia do serwisu zewnętrznego Franczyzobiorca zostaje poinformowany droga telefoniczną bądź pocztą elektroniczną.

3. Po otrzymaniu zlecenia, serwis podejmuje działania mające na celu usunięcie awarii w najkrótszym możliwym terminie lub terminie określonym przez pracowników Działu Wsparcia IT. Ustalono sześć priorytetów dla realizacji zleceń serwisowych:

a. I priorytet, do 6 godzin – dotyczy awarii uniemożliwiającej prowadzenie sprzedaży, braku łączności,

• Zlecenie przekazane do serwisu po godzinie 17:00, spowoduje przesunięcie realizacji zlecenia do godziny 10:00 dnia następnego.

Moduł Urządzenie Uwagi

Czas reakcji

SLA

Rodzaj interwencji

3 moduły kasowe Komputer kasowy

W przypadku usterki wszystkich

kas

6h

Bezpośrednia - urządzenia z wysokim

priorytetem Monitor dotykowy

Drukarka fiskalna

kas

6h

1 moduł kasowy Komputer kasowy

kas

6h

Moduł usługowy - infrastruktura sieciowa

(aktywna i pasywna)

Urządzenia aktywne, pasywne, infrastruktura Brak łączności 6h Bezpośrednia

(3)

b. II priorytet, do 12 godzin – dotyczy awarii ograniczających możliwość prowadzenia sprzedaży (awaria jednej kasy z 2 modułów kasowych znajdujących się w sklepie),

Czas reakcji

SLA

Rodzaj interwencji

W przypadku usterki dwóch

kas

12h Bezpośrednia - urządzenia z wysokim

W przypadku usterki jednej

kasy

c. III priorytet, do 24 godzin – dotyczy awarii komputera zapleczowego, wagi etykietującej, awarii jednej kasy (awaria dwóch kas z 3 modułów kasowych znajdujących się w sklepie),

Czas reakcji

SLA

Rodzaj interwencji

W przypadku usterki jednej

kasy

priorytetem

Monitor dotykowy Drukarka fiskalna Moduł kasowy

Szuflada kasowa (FLIP-TOP) Niezależnie od

ilości stanowisk 24h Bezpośrednia - urządzenia z mniejszym

priorytetem

Moduł zapleczowy Komputer zapleczowy - 24h Bezpośrednia

Moduł logistyczno-wagowy Waga etykietująca - 24h Bezpośrednia

Moduł usługowy - infrastruktura sieciowa

(aktywna i pasywna)

Urządzenia aktywne, pasywne, infrastruktura

Łączność (z ograniczonym

dostępem)

24h Bezpośrednia

d. IV priorytet, do 48 godzin – dotyczy awarii wagi ladowej, skanera ladowego

Czas reakcji

SLA

Rodzaj interwencji Moduł kasowy

Skaner ladowy Niezależnie od

ilości stanowisk 48h Bezpośrednia - urządzenia z mniejszym

priorytetem

Moduł logistyczno-wagowy Waga ladowa Niezależnie od

ilości stanowisk 48h Bezpośrednia

e. V NBD (Next Buisness Day) – dotyczy zleceń wysyłkowych (drukarka zapleczowa, waga kontrolna, kolektor danych, skaner ręczny, monitor LCD),

• Realizacja zgłoszenia w ciągu jednego dnia roboczego. W przypadku wysyłki należy doliczyć dodatkowy czas dostawy przez firmę kurierską.

(4)

Czas reakcji

SLA

Rodzaj interwencji Moduł kasowy Skaner ręczny (1D / 2D) Niezależnie od

ilości stanowisk NBD Wysyłka

- urządzenia z mniejszym priorytetem

Szuflada kasowa SKV Niezależnie od

UPS Niezależnie od

Moduł zapleczowy

Monitor zapleczowy (LCD) - NBD Wysyłka

Skaner ręczny (1D) - NBD Wysyłka

Drukarka laserowa - NBD Wysyłka

/Bezpośrednia

Kolektor danych - NBD Wysyłka

Moduł logistyczno-wagowy Waga kontrolna - NBD Wysyłka

f. priorytet, 72 godzin i więcej – awarii o niskim wpływie na działanie sklepowego systemu sprzedaży, planowane konserwacje.

Moduł Urządzenie Uwagi Czas

reakcji SLA

Rodzaj interwencji

Moduł logistyczno-wagowy Sprawdzarka cen - 72h Bezpośrednia

Moduł wizyjny (monitoring) Kamera

- 72h Bezpośrednia

Rejestrator Zlecenie przeglądu, odczytu

urządzeń fiskalnych Drukarka fiskalna - 72h lub

więcej Bezpośrednia

Zakończenie modułu fiskalnego* Drukarka fiskalna 72h lub

więcej Bezpośrednia

* Zbliżający się koniec modułu fiskalnego powinien zostać zgłoszony przez Franczyzobiorcę w terminie nie krótszym niż 7 dni przed jego zakończeniem.

Zlecenie instalacji urządzeń fiskalnych jest realizowane w ciągu trzech dni roboczych od momentu spełnienia przez Franczyzobiorcę wymagań formalnych związanych z procesem

zakupu kasy, w szczególności dokonania opłaty za drukarkę w serwisie zewnętrznym lub podpisania Umowy Pożyczki na zakup kasy rejestrującej z Franczyzodawcą.

4. W sytuacjach wyjątkowych, kiedy naprawa urządzenia fiskalnego możliwa jest tylko w serwisie producenta, czas realizacji może ulec zmianie.

5. Działania firm serwisujących sprzęt w zależności od rodzaju usterki mogą być realizowane w dwóch trybach:

a. Zlecenie bezpośrednie – wiąże się z koniecznością osobistej wizyty serwisanta w sklepie, b. Zlecenie wysyłkowe – dotyczy urządzeń, które mogą zostać wymienione samodzielnie

przez Franczyzobiorcę. W takim przypadku zamiennik uszkodzonego urządzenia zostaje wysłany pocztą kurierską do sklepu z właściwego serwisu zewnętrznego.

6. Po zakończeniu działań serwisowych Franczyzobiorca jest zobowiązany do:

a. Sprawdzenia czy zgłaszana usterka została usunięta,

b. Zweryfikowania informacji zamieszczonych w protokole przedstawionym przez serwis, a w szczególności:

i. zgodności opisu wykonanych czynności ze stanem faktycznym,

(5)

ii. w przypadku wymiany urządzeń, zgodności zamieszczonych w protokole typów urządzeń oraz ich numerów seryjnych,

c. Poprawieniu i parafowaniu na protokole wszelkich niezgodności,

d. Podpisaniu i przekazaniu do serwisu poprawnie sporządzonego protokołu. Jeden egzemplarz dokumentu pozostaje u Franczyzobiorcy.

7. Po otrzymaniu pocztą kurierską urządzenia, Franczyzobiorca zobowiązany jest do wymiany uszkodzonego urządzenia na otrzymane urządzenie sprawne, a następnie odesłanie zdemontowanego urządzenia wraz z podpisanymi protokołami w nieprzekraczalnym terminie 3 dni roboczych od daty otrzymania przesyłki na adres i koszt serwisu, z którego otrzymał urządzenie.

8. Przedłużający się brak odesłania uszkodzonych urządzeń oraz protokołów może spowodować konieczność wysłania do sklepu serwisanta po odbiór sprzętu i protokołów. W takim przypadku koszty dojazdu i interwencji bezpośredniej serwisanta obciążają Franczyzobiorcę.

§ 5. ZASADY PRZEGLĄDU URZĄDZEŃ FISKALNYCH

1. Franczyzobiorca prowadzący sprzedaż z wykorzystaniem kasy fiskalnej ma obowiązek dokonywania przeglądów urządzeń fiskalnych co 24 miesiące. Zobowiązany jest również do pilnowania upływu terminu przeglądu urządzeń fiskalnych oraz zgłaszania konieczności jego wykonania do serwisu.

2. Zgłoszenie przeglądu urządzeń fiskalnych odbywa się w trybie określonym w § 4 ust. 3 lit. f).

3. Podczas wizyty serwisowej na Zlecenie przeglądu urządzeń fiskalnych powinny zostać wykonane poniższe czynności:

Przez serwisanta:

i. Wpis z datą dokonania przeglądu w książce serwisowej kasy,

ii. Konserwacja urządzeń znajdujących się w boksie kasowym – sprawdzenie poprawności działania komputera kasowego i monitora kasowego, skanera ręcznego, szuflady na pieniądze oraz zasilacza awaryjnego UPS.

Przez Franczyzobiorcę:

i. Sprawdzenie czy wszystkie wymienione wcześniej czynności zostały wykonane przez serwisanta,

ii. W razie nie wykonania przez serwisanta jednej z wymienionych wcześniej czynności nie należy podpisywać protokołów.

4. W przypadku problemów z dokonaniem przeglądu okresowego należy skontaktować się z Centrum Wsparcia Franczyzobiorców.

5. Kosztem usługi przeglądu urządzeń fiskalnych obciążany jest Franczyzobiorca. Koszt dojazdu serwisanta w celu przeglądu drukarki fiskalnej pokrywa Franczyzodawca.

§ 6. PODZIAŁ KOSZTÓW ZWIĄZANYCH Z NAPRAWĄ URZĄDZEŃ SKLEPOWEGO SYSTEMU SPRZEDAŻY

1. W Sklepie znajduje się sprzęt informatyczny będący własnością Franczyzodawcy, drukarka fiskalna będąca własnością Franczyzobiorcy oraz sprzęt opcjonalny zakupiony przez Franczyzobiorcę.

2. Z chwilą otwarcia sklepu Franczyzobiorca przejmuje w pełni sprawny zestaw sklepowego systemu sprzedaży wraz z materiałami eksploatacyjnymi.

3. W przypadku urządzeń będących własnością Franczyzodawcy koszt naprawy w całości ponosi Franczyzodawca. Franczyzobiorca zobowiązany jest do zakupu materiałów eksploatacyjnych (np. papier do drukarki zapleczowej, papier termiczny do urządzeń fiskalnych) oraz wymiany na własny koszt drobnych urządzeń peryferyjnych jak np. klawiatura alfanumeryczna, myszka komputerowa, kable zasilające, kable USB.

4. Celem przyspieszenia usunięcia usterki, w uzasadnionych przypadkach pracownik Działu Wsparcia IT Franczyzodawcy może wyrazić zgodę na zakup przez Franczyzobiorcę elementów sklepowego systemu sprzedaży. Zgoda wyrażana jest w formie wiadomości e-mail wysłanej na adres poczty elektronicznej Franczyzobiorcy dedykowanej mu w ramach prowadzonej współpracy. Wiadomość e- mail z udzieloną zgodą winna zawierać dokładne określenie urządzenia, na zakup którego jest

(6)

udzielana wraz ze wskazaniem przykładowego urządzenia poprzez wklejenie linku, pod którym wskazane będzie przykładowe urządzenie tego typu.

5. Zgoda, o jakiej mowa w ust. 4 powyżej, ważna jest przez 14 dni od momentu wysłania wiadomości e- mail i w tym terminie Franczyzobiorca uprawniony jest do zakupu elementu sklepowego systemu sprzedaży w zakresie udzielonej zgody, o czym informacja winna znaleźć się w treści wiadomości.

Zgoda zawiera również pozwolenie na montaż oraz na refakturę kosztów poniesionych przez Franczyzobiorcę przy zakupie urządzeń. Zakup elementu sklepowego systemu sprzedaży po upływie ww. terminu wyłącza możliwość ubiegania się o refakturę kosztów zakupu, o której mowa w ust. 6 i 7 poniżej.

6. Zestaw dokumentów będących podstawą do refaktury kosztów zakupu, o jakiej mowa w ust. 5 powyżej przesłany winien być do Franczyzodawcy za pośrednictwem poczty elektronicznej Franczyzobiorcy dedykowanej mu w ramach prowadzonej współpracy na adres e-mail: fakturydi@zabka.pl i winien zawierać czytelny skan faktury VAT zakupowej, jaka winna zostać wystawiona przez dostawcę sprzętu IT na dane Franczyzobiorcy. W szczególności w takim przypadku Franczyzobiorca powinien zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury VAT zakupowej. Oryginał faktury VAT zakupowej pozostaje u Franczyzobiorcy. Wiadomość e-mail winna zostać opatrzona tytułem:

„Refaktura sprzętu IT”.

7. Po opracowaniu otrzymanych od Franczyzobiorcy dokumentów dot. refaktury kosztów zakupu urządzenia, o jakich mowa w ust. 6 powyżej, do 7 (siódmego) dnia następnego miesiąca, w Portalu Managera opublikowana zostanie należność o nazwie: „Refaktura sprzętu IT”, a Franczyzobiorca uprawniony będzie do wystawienia na tej podstawie faktury VAT.Faktura ta zostanie rozliczona z 10- dniowym terminem płatności, licząc od daty wpływu faktury do Franczyzodawcy. Franczyzobiorca zobowiązany jest do wystawiania i doręczania faktur w formie elektronicznej.

8. W przypadku awarii urządzeń informatycznych będących własnością Franczyzobiorcy, koszt przejazdu serwisanta oraz usługi naprawy pokrywa Franczyzodawca. Za części zużyte do naprawy tych urządzeń Franczyzodawca obciąża Franczyzobiorcę. Wyjątek stanowi przypadek kiedy niezbędne jest przeprowadzenie naprawy w serwisie producenta urządzenia. W takiej sytuacji Franczyzobiorca ponosi dodatkowo koszt transportu i naprawy urządzenia przeprowadzonej przez autoryzowany serwis producenta.

9. W sytuacji niedokonania przez Franczyzobiorcę w terminie płatności za czynności związane z naprawą urządzeń sklepowego systemu sprzedaży, o których mowa w ust. 8 powyżej, Franczyzodawca w celu zapewnienia ciągłości sprzedaży w sklepach sieci handlowej dopuszcza możliwość pokrycia zobowiązania Franczyzobiorcy wobec zewnętrznego serwisu IT, o czym poinformuje Franczyzobiorcę. Kwota usługi serwisowej z tytułu powyższego działania zostanie zafakturowana na Franczyzobiorcę i ujęta w jego zadłużeniu wobec Franczyzodawcy.

10. Kwota refaktury za usługę serwisową wskazaną w ust. 9 powyżej zostanie wskazana w kalkulatorze KaWA we Wpłatach Obligatoryjnych w pozycji refaktura, zgodnie z Instrukcją nr 1 do Umowy Współpracy ,dotycząca zasad rozliczeń finansowych.

§ 7. ZASADY ROZLICZENIA KOSZTÓW NAPRAW W PRZYPADKU NIEPRAWIDŁOWEGO UŻYTKOWANIA URZĄDZEŃ IT

1. Franczyzobiorca zobowiązany jest dbać o powierzony sprzęt informatyczny oraz korzystać z niego w należyty sposób, zgodnie z instrukcją użytkowania oraz wytycznymi Franczyzodawcy.

2. W przypadku niezastosowania się do procedur określonych w niniejszej Instrukcji, w uzasadnionych sytuacjach Franczyzobiorca może zostać obciążony kosztami poniesionymi przez Franczyzodawcę w związku ze zleceniami serwisowymi.

3. Wszelkie obciążenia z tytułu kosztów, które wynikły z ewidentnego zaniedbania Franczyzobiorcy będą rozpatrywane indywidualne.

4. Franczyzobiorca może być również obciążony w następujących przypadkach:

a. Jeżeli przez wzgląd na koszty części potrzebnych do naprawy urządzenia będącego własnością Franczyzobiorcy (np. koszt modułu drukującego do drukarki fiskalnej), rezygnuje on z naprawy urządzenia, to kolejna interwencja serwisu w przypadku tej samej awarii będzie płatna w całości przez Franczyzobiorcę;

b. Odesłanie do serwisu lub Centrali sprawnych urządzeń sklepowego systemu sprzedaży;

(7)

c. Brak zgłoszenia w Urzędzie Skarbowym faktu instalacji drukarki fiskalnej co najmniej jeden dzień przed planowaną fiskalizacją i powodujący konieczność ponownej interwencji serwisu;

d. W przypadku zleceń wysyłkowych brak odesłania do odpowiedniego serwisu uszkodzonego sprzętu lub protokołów;

e. Brak zgłoszenia potrzeby demontażu i instalacji dodatkowych urządzeń będących własnością Franczyzobiorcy w przypadku procedury przeniesienia Franczyzobiorcy do innej lokalizacji;

f. Brak odesłania w wyznaczonym terminie, na wezwanie Franczyzodawcy urządzeń czasowo wypożyczonych Franczyzobiorcy bezpośrednio od Franczyzodawcy może spowodować obciążenie Franczyzobiorcy kosztami wartości urządzenia.

§ 8. USŁUGA ŁĄCZNOŚCI (INTERNET)

1. Dla każdego Sklepu Franczyzodawca zapewnia usługę łączności. W zależności od możliwości technicznych dopuszczalna jest instalacja następujących usług dostępu do Internetu:

a. DSL/FTTH Orange,

b. Dostawca lokalny (np. Multimedia, Inea, Dialog, Netia, UPC, Vectra), c. Internet mobilny.

2. O rodzaju usługi łączności decyduje Franczyzodawca. Franczyzobiorca nie ma możliwości dokonania zmiany usługodawcy.

3. Dla każdego rozwiązania określonego w § 8 ust .1. na podstawie umowy z usługodawcą koszty usługi dostępu do Internetu refakturowane są na Franczyzobiorcę. Opłata widoczna jest w pozycji refaktura we Wpłatach Obligatoryjnych w kalkulatorze KaWA, zgodnie z Instrukcją nr 1 do Umowy Współpracy, dotycząca zasad rozliczeń finansowych.

§ 9. ZASADA DZIAŁANIA ORAZ ROZLICZEŃ USŁUGI DRUKOWANIA

1. Franczyzobiorca zobowiązany jest do korzystania z usługi drukowania zapewnionej przez Franczyzodawcę.

2. W ramach usługi drukowania Franczyzodawca zapewnia dla każdego Sklepu odpowiednie wyposażenie informatyczne w postaci urządzenia drukującego wraz z tonerem.

3. Franczyzodawca nie zapewnia papieru do drukarek. Franczyzobiorca zobowiązany jest do korzystania z papieru spełniającego standardy materiałów przeznaczonych do drukarek laserowych.

4. Franczyzobiorca ponosi pełną odpowiedzialność materialną za urządzenia drukujące dostarczone do Sklepu. Franczyzobiorca będzie ponosił koszty napraw urządzeń drukujących, jeśli będą one skutkiem nieprawidłowego, niezgodnego z instrukcją obsługi użytkowania sprzętu.

5. Z tytułu korzystania z usługi drukowania Franczyzobiorca zobowiązany jest do wniesienia miesięcznej stałej opłaty ryczałtowej w wysokości 18,24 zł netto. Jest to opłata, w ramach której Franczyzobiorca ma możliwość wydrukowania 480 czarno-białych stron.

6. Za każdą stronę wydruku ponad limit określony w ust. 5 powyżej Franczyzobiorca dodatkowo będzie obciążany kwotą 0,04 zł netto.

7. Ilość wydruków opłaconych w ramach stałej miesięcznej opłaty ryczałtowej, które nie zostały wykorzystane w danym okresie rozliczeniowym (miesiącu), może być wykorzystana w kolejnym okresie rozliczeniowym. Jednakże niewykorzystane wydruki można wykorzystać tylko w ciągu kolejnego okresu rozliczeniowego. Strony drukowane w danym okresie rozliczeniowym w pierwszej kolejności pomniejszają bieżący limit wydruków, a dopiero w przypadku jego przekroczenia realizowane są niewykorzystane w ostatnim okresie rozliczeniowym wydruki.

8. W przypadku prowadzenia przez Franczyzobiorcę więcej niż jednego Sklepu, limit wydruków do wykorzystania w ramach stałej opłaty ryczałtowej rozpatrywany jest łącznie i stanowi sumę limitów przypadających na każdy z prowadzonych sklepów.

9. Z tytułu świadczenia usługi drukowania Franczyzodawca wystawia na Franczyzobiorcę fakturę.

Wartość brutto faktury wskazywana jest w Obligatoryjnych Wpłatach w kalkulatorze KaWA. Zasady

(8)

realizowania płatności z tytułu Obligatoryjnych Wpłat reguluje instrukcja dotycząca zasad rozliczeń finansowych.

10. Franczyzobiorca ma możliwość kontroli ilości wydruków wykonanych w danym okresie rozliczeniowym w Portalu Managera w aplikacji „Raporty – Departament Informatyki - Raport ilości wydruków”.

11. W przypadku otwarcia Sklepu (nowego, po zmianie Franczyzobiorcy) lub zakończenia współpracy z Franczyzobiorcą opłata naliczana jest za pełne miesiące działania sklepu.

§ 10. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Instrukcja wchodzi w życie z dniem 01.08.2021 r.

2. Instrukcja z dniem jej wejścia w życie uchyla i zastępuje Instrukcję nr 42/1/1N do Umowy Współpracy Franczyzowej Zasady Zgłaszania i Usuwania Awarii oraz Usterek Sklepowego Systemu Sprzedaży, Infrastruktury oraz Urządzeń IT w Sklepach.

Załącznik nr 1 - Wykaz zmian w Instrukcji.

Zmieniany paragraf/

ustęp

Treść uchylanego zapisu Zmieniona treść zapisu

Komentarz wstępny

Instrukcja w niniejszej wersji obowiązuje Franczyzobiorców, którzy po 30 września 2019 r. podpisali Aneks do Umowy Współpracy Franczyzowej lub nową Umowę Współpracy Franczyzowej uwzględniającą zmienione zasady rozliczeń (N)

uchylono

§ 6. 1. W Sklepie znajduje się sprzęt informatyczny będący własnością Franczyzodawcy, drukarka fiskalna będąca własnością Franczyzobiorcy oraz sprzęt opcjonalny zakupiony przez Franczyzobiorcę.

2. Z chwilą otwarcia

sklepu Franczyzobiorca przejmuje w pełni sprawny zestaw sklepowego systemu sprzedaży wraz z materiałami eksploatacyjnymi.

3. W przypadku urządzeń będących własnością Franczyzodawcy koszt naprawy w całości ponosi Franczyzodawca. Franczyzobiorca zo bowiązany jest do zakupu materiałów eksploatacyjnych (np. papier do drukarki zapleczowej, papier termiczny do urządzeń fiskalnych) oraz wymiany na własny koszt drobnych urządzeń peryferyjnych jak np. klawiatura alfanumeryczna, myszka komputerowa, kable zasilające, kable USB.

Celem przyspieszenia usunięcia usterki, w uzasadnionych przypadkach pracownik Departamentu Informatyki (Działu Wsparcia IT) Franczyzodawcy może wyrazić zgodę na zakup przez Franczyzobiorcę elementów sklepowego systemu sprzedaży. Zgoda zawiera również pozwolenie na montaż oraz na refakturę kosztów poniesionych przez Franczyzobiorcę przy zakupie urządzeń. Zestaw dokumentów przesłanych do Departamentu

Informatyki Franczyzodawcy powinien zawierać:

a. Fakturę wystawioną przez Franczyzobiorcę na rzecz Franczyzodawcy, w której należy podać następujące informacje:

i. Numer sklepu,

ii. Adres i firmę Franczyzobiorcy,

1. W Sklepie znajduje się sprzęt informatyczny będący własnością Franczyzodawcy, drukarka fiskalna będąca własnością Franczyzobiorcy oraz sprzęt opcjonalny zakupiony przez Franczyzobiorcę.

2. Z chwilą otwarcia sklepu Franczyzobiorca przejmuje w pełni sprawny zestaw sklepowego systemu sprzedaży wraz z materiałami eksploatacyjnymi.

3. W przypadku urządzeń będących

własnością Franczyzodawcy koszt naprawy w całości ponosi Franczyzodawca. Franczyzobiorca zobowiązany jest do zakupu materiałów eksploatacyjnych (np. papier do drukarki zapleczowej, papier termiczny do urządzeń fiskalnych) oraz wymiany na własny koszt drobnych urządzeń peryferyjnych jak np. klawiatura alfanumeryczna, myszka komputerowa, kable zasilające, kable USB.

4. Celem przyspieszenia usunięcia usterki, w uzasadnionych przypadkach pracownik Działu Wsparcia IT Franczyzodawcy może wyrazić zgodę na zakup przez Franczyzobiorcę elementów sklepowego systemu sprzedaży. Zgoda wyrażana jest w formie wiadomości e-mail wysłanej na adres poczty elektronicznej Franczyzobiorcy dedykowanej mu w ramach prowadzonej współpracy.

Wiadomość e-mail z udzieloną zgodą winna zawierać dokładne określenie urządzenia, na zakup którego jest udzielana wraz ze wskazaniem przykładowego urządzenia poprzez wklejenie linku, pod którym wskazane będzie przykładowe urządzenie tego typu.

5. Zgoda, o jakiej mowa w ust. 4 powyżej, ważna jest przez 14 dni od momentu wysłania wiadomości e-mail i w tym terminie Franczyzobiorca uprawniony jest do zakupu elementu sklepowego systemu sprzedaży w zakresie udzielone zgody, o czym informacja winna znaleźć się w treści wiadomości. Zgoda zawiera również pozwolenie na montaż oraz na refakturę kosztów poniesionych przez Franczyzobiorcę przy zakupie

(9)

iii. Numer konta, na który mają zostać zwrócone pieniądze.

b. Załączniki w postaci wydrukowanego maila z poczty firmowej z wyrażeniem zgody na refakturę kosztów wystawioną przez pracownika Departamentu Informatyki (Działu Wsparcia IT)

c. Kopię faktury za zakupione urządzenie.

4. W przypadku awarii urządzeń informatycznych będących własnością Franczyzobiorcy, koszt przejazdu serwisanta oraz usługi naprawy pokrywa Franczyzodawca. Za części zużyte do

naprawy tych

urządzeń Franczyzodawca obciąża Franczyzobiorcę . Wyjątek stanowi przypadek kiedy niezbędne jest przeprowadzenie naprawy w serwisie producenta

urządzenia. W takiej

sytuacji Franczyzobiorca ponosi dodatkowo koszt transportu i naprawy urządzenia przeprowadzonej przez autoryzowany serwis producenta.

5. W sytuacji niedokonania przez Franczyzobiorcę w terminie płatności za czynności związane z naprawą urządzeń sklepowego systemu sprzedaży, o których mowa w ust 4 powyżej, Franczyzodawca w celu zapewnienia ciągłości sprzedaży w sklepach sieci handlowej dopuszcza możliwość pokrycia zobowiązania Franczyzobiorcy wobec

zewnętrznego serwisu IT, o czym poinformuje Franczyzobiorcę. Kwota usługi serwisowej z tytułu powyższego działania zostanie zafakturowana na Franczyzobiorcę i ujęta w jego zadłużeniu wobec Franczyzodawcy.

6. Kwota refaktury za usługę serwisową wskazaną w ust. 5 powyżej zostanie wskazana w kalkulatorze KaWA we Wpłatach Obligatoryjnych w pozycji refaktura, zgodnie z Instrukcją nr 1 do Umowy.

urządzeń. Zakup elementu sklepowego systemu sprzedaży po upływie ww. terminu wyłącza możliwość ubiegania się o refakturę kosztów zakupu, o której mowa w ust. 6 i 7 poniżej.

6. .Zestaw dokumentów będących podstawą do refaktury kosztów zakupu, o jakiej mowa w ust. 5 powyżej przesłany winien być do Franczyzodawcy za pośrednictwem poczty elektronicznej Franczyzobiorcy dedykowanej mu w ramach prowadzonej współpracy na adres e-mail: fakturydi@zabka.pl i winien zawierać czytelny skan faktury VAT zakupowej, jaka winna zostać wystawiona przez dostawcę sprzętu IT na dane Franczyzobiorcy. W szczególności w takim przypadku Franczyzobiorca powinien zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury VAT zakupowej. Oryginał faktury VAT zakupowej pozostaje u Franczyzobiorcy. Wiadomość e-mail winna zostać opatrzona tytułem: „Refaktura sprzętu IT”.

7. Po opracowaniu otrzymanych od Franczyzobiorcy dokumentów dot. refaktury kosztów zakupu urządzenia, o jakich mowa w ust. 6 powyżej, do 7 (siódmego) dnia następnego miesiąca, w Portalu Managera opublikowana zostanie należność o nazwie: „Refaktura sprzętu IT”, a Franczyzobiorca uprawniony będzie do wystawienia na tej podstawie faktury VAT. Faktura ta zostanie rozliczona z 10- dniowym terminem płatności, licząc od daty wpływu faktury do Franczyzodawcy. Franczyzobiorca zobowiązany jest do wystawiania i doręczania faktur w formie elektronicznej.

8. W przypadku awarii urządzeń informatycznych będących własnością Franczyzobiorcy, koszt przejazdu serwisanta oraz usługi naprawy pokrywa Franczyzodawca. Za części zużyte do

naprawy tych

urządzeń Franczyzodawca obciąża Franczyzobiorcę. Wyjątek stanowi przypadek kiedy niezbędne jest przeprowadzenie naprawy w serwisie producenta urządzenia. W takiej sytuacji Franczyzobiorca ponosi dodatkowo koszt transportu i naprawy urządzenia przeprowadzonej przez autoryzowany serwis producenta.

9. W sytuacji niedokonania przez Franczyzobiorcę w terminie płatności za czynności związane z naprawą urządzeń sklepowego systemu sprzedaży, o których mowa w ust. 8 powyżej, Franczyzodawca w celu zapewnienia ciągłości sprzedaży w sklepach sieci handlowej dopuszcza możliwość pokrycia zobowiązania Franczyzobiorcy wobec zewnętrznego serwisu IT, o czym poinformuje Franczyzobiorcę. Kwota usługi serwisowej z tytułu powyższego działania zostanie zafakturowana na Franczyzobiorcę i ujęta w jego zadłużeniu wobec Franczyzodawcy.

10. Kwota refaktury za usługę serwisową wskazaną w

ust. 9 powyżej zostanie wskazana w

kalkulatorze KaWA we Wpłatach Obligatoryjnych w pozycji refaktura, zgodnie z Instrukcją nr 1 do Umowy Współpracy ,dotycząca zasad rozliczeń finansowych.

§ 8, pkt 3 Dla każdego rozwiązania określonego w § 8 ust .1.

na podstawie umowy z usługodawcą koszty usługi dostępu do Internetu refakturowane są na Franczyzobiorcę. Opłata widoczna jest w pozycji refaktura we Wpłatach Obligatoryjnych w kalkulatorze KaWA, zgodnie z Instrukcją nr 1 do Umowy

Dla każdego rozwiązania określonego w § 8 ust .1. na podstawie umowy z usługodawcą koszty usługi dostępu do Internetu refakturowane są na Franczyzobiorcę. Opłata

widoczna jest w pozycji refaktura

we Wpłatach Obligatoryjnych w kalkulatorze KaWA, zgodnie z Instrukcją nr 1 do Umowy Współpracy, dotycząca zasad rozliczeń finansowych.

§ 9 1. Franczyzobiorca zobowiązany jest do korzystania z usługi drukowania zapewnionej przez Franczyzodawcę.

2. W ramach usługi

drukowania Franczyzodawca zapewnia dla każdego

1. Franczyzobiorca zobowiązany jest do korzystania z usługi drukowania zapewnionej przez Franczyzodawcę.

2. W ramach usługi drukowania Franczyzodawca zapewnia dla każdego Sklepu odpowiednie wyposażenie informatyczne w postaci urządzenia drukującego wraz z tonerem.

(10)

Sklepu odpowiednie wyposażenie informatyczne w postaci urządzenia drukującego wraz z tonerem.

3. Franczyzodawca nie zapewnia papieru do drukarek. Franczyzobiorca zobowiązany jest do korzystania z papieru spełniającego standardy materiałów przeznaczonych do drukarek laserowych.

4. Franczyzobiorca ponosi pełną odpowiedzialność materialną za urządzenia drukujące dostarczone do Sklepu. Franczyzobiorca będzie ponosił koszty napraw urządzeń drukujących, jeśli będą one skutkiem nieprawidłowego, niezgodnego z instrukcją obsługi użytkowania sprzętu.

5. Z tytułu korzystania z usługi drukowania Franczyzobiorca zobowiązany jest do wniesienia miesięcznej stałej opłaty ryczałtowej. Jest to opłata, w ramach której Franczyzobiorca ma możliwość wydrukowania określonej ilości stron.

6. Za każdą stronę wydruku ponad limit określony powyżej, Franczyzobiorca będzie obciążany dodatkową kwotą.

7. Wartość opłaty ryczałtowej, ilość stron w ryczałcie oraz kwotę za wydruki dodatkowe reguluje odrębna Wytyczna.

8. Ilość wydruków opłaconych w ramach stałej miesięcznej opłaty ryczałtowej, które nie zostały wykorzystane w danym okresie rozliczeniowym (miesiącu), może być wykorzystana w kolejnym okresie rozliczeniowym.

Jednakże niewykorzystane wydruki można wykorzystać tylko w ciągu kolejnego okresu rozliczeniowego. Strony drukowane w danym okresie rozliczeniowym w pierwszej kolejności pomniejszają bieżący limit wydruków, a dopiero w przypadku jego przekroczenia realizowane są niewykorzystane w ostatnim okresie rozliczeniowym wydruki.

9. W przypadku prowadzenia przez Franczyzobiorcę więcej niż jednego Sklepu, limit wydruków do wykorzystania w ramach stałej opłaty ryczałtowej rozpatrywany jest łącznie i stanowi sumę limitów przypadających na każdy z prowadzonych sklepów.

10. Z tytułu świadczenia usługi drukowania Franczyzodawca wystawia na Franczyzobiorcę fakturę. Wartość brutto faktury wskazywana jest w Obligatoryjnych Wpłatach w kalkulatorze KaWA.

Zasady realizowania płatności z tytułu Obligatoryjnych Wpłat reguluje odrębna Instrukcja.

11. Franczyzobiorca ma możliwość kontroli ilości wydruków wykonanych w danym okresie rozliczeniowym w Portalu Managera w aplikacji „Raporty – Departament Informatyki - Raport ilości wydruków”.

12. W przypadku otwarcia Sklepu (nowego, po zmianie Franczyzobiorcy) lub zakończenia współpracy z Franczyzobiorcą opłata naliczana jest za pełne miesiące działania sklepu.

3. Franczyzodawca nie zapewnia papieru do drukarek. Franczyzobiorca zobowiązany jest do korzystania z papieru spełniającego standardy materiałów przeznaczonych do drukarek laserowych.

4. Franczyzobiorca ponosi pełną odpowiedzialność materialną za

urządzenia drukujące dostarczone

do Sklepu. Franczyzobiorca będzie ponosił koszty napraw urządzeń drukujących, jeśli będą one skutkiem nieprawidłowego, niezgodnego z instrukcją obsługi użytkowania sprzętu.

5. Z tytułu korzystania z usługi drukowania Franczyzobiorca zobowiązany jest do wniesienia miesięcznej stałej opłaty ryczałtowej w wysokości 18,24 zł netto. Jest to opłata, w ramach której Franczyzobiorca ma możliwość wydrukowania 480 czarno-białych stron.

6. Za każdą stronę wydruku ponad limit określony w pkt 5.

Franczyzobiorca dodatkowo będzie obciążany kwotą 0,04 zł netto.

7. Ilość wydruków opłaconych w ramach stałej miesięcznej opłaty ryczałtowej, które nie zostały wykorzystane w danym okresie rozliczeniowym (miesiącu), może być wykorzystana w kolejnym okresie rozliczeniowym. Jednakże niewykorzystane wydruki można wykorzystać tylko w ciągu kolejnego okresu rozliczeniowego.

Strony drukowane w danym okresie rozliczeniowym w pierwszej kolejności pomniejszają bieżący limit wydruków, a dopiero w przypadku jego przekroczenia realizowane są niewykorzystane w ostatnim okresie rozliczeniowym wydruki.

8. W przypadku prowadzenia przez Franczyzobiorcę więcej niż jednego Sklepu, limit wydruków do wykorzystania w ramach stałej opłaty ryczałtowej rozpatrywany jest łącznie i stanowi sumę limitów przypadających na każdy z prowadzonych sklepów.

9. Z tytułu świadczenia usługi drukowania Franczyzodawca wystawia na Franczyzobiorcę fakturę.

Wartość brutto faktury wskazywana jest w Obligatoryjnych Wpłatach w kalkulatorze KaWA. Zasady realizowania płatności z tytułu Obligatoryjnych Wpłat reguluje instrukcja dotycząca zasad rozliczeń finansowych.

10. Franczyzobiorca ma możliwość kontroli ilości wydruków wykonanych w danym okresie rozliczeniowym w Portalu Managera w aplikacji „Raporty – Departament Informatyki - Raport ilości wydruków”.

11. W przypadku otwarcia Sklepu (nowego, po zmianie Franczyzobiorcy) lub zakończenia współpracy z Franczyzobiorcą opłata naliczana jest za pełne miesiące działania sklepu.