REGIONALNA IZBA OBRACHUNKOWA W KRAKOWIE

(1)

WK.6130.17.21

Kraków, dnia 02.08.2021 r.

Pani

Elżbieta Burtan Wójt

Gminy Zabierzów

Uprzejmie informuję Panią Wójt, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Krakowie, realizując postanowienia ustawy z dnia 7 października 1992 r.

o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity Dz. U. z 2019 r., poz. 2137) przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej Gminy Zabierzów.

Kontrolą objęto wybrane zagadnienia w zakresie gospodarki finansowej, w tym realizację zobowiązań podatkowych oraz zamówień publicznych, ze szczególnym uwzględnieniem działalności w latach 2019 - 2020 i w 2021 r., do dnia obowiązywania upoważnienia do przeprowadzenia kontroli.

W związku z zakończeniem czynności kontrolnych, udokumentowanych w protokole kontroli podpisanym w dniu 24 czerwca 2021 r., przekazuję Pani Wójt niniejsze wystąpienie pokontrolne.

Przedstawia się w nim stwierdzone nieprawidłowości w okresie objętym aktualną kompleksową kontrolą, osoby odpowiedzialne za ich powstanie oraz wnioski pokontrolne zmierzające do ich usunięcia i usprawnienia badanej działalności, przewidziane do realizacji przez kontrolowaną jednostkę, stosownie do postanowień art. 9 ust. 2 ww. ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych.

R ^EGIONALNA I ^ZBA O BRACHUNKOWA

W KRAKOWIE

ul. Kraszewskiego 36 tel/fax (12) 427-32-61

30-110 Kraków (12) 427-24-50 e-mail:krakow@rio.gov.pl (12) 427-38-19

(2)

ZAMÓWIENIA PUBLICZNE

Opis nieprawidłowości do wniosku pokontrolnego nr 1

− nieprzestrzeganie terminów zwrotu części zabezpieczenia należytego wykonania umowy, wniesionego w formie pieniężnej przez wykonawców wybranych w przeprowadzonych postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego, czym naruszono postanowienia zawartych umów oraz art. 151 ust. 1 ówcześnie obowiązującej ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych.

Powyższa nieprawidłowość dotyczy:

• braku zwrotu, do dnia kontroli, zabezpieczenia należytego wykonania umów:

Zadanie Protokół

odbioru robót

70% kwoty zabezpieczenia

(zł)

Zwrot Wykonanie rozbudowy i przebudowy szkoły podstawowej w Zabierzowie

wraz z wykonaniem projektu zmian funkcji nowej części 22.03.2019 r. 5.135,25 (100% - rękojmia niewymagana)

brak

Budowa chodnika w ciągu ul. Lipowej w m. Niegoszowice 17.12.2019 r. 8.186,33 brak

Budowa placu zabaw w Karniowicach 29.01.2020 r. 3.469,02 brak

Przebudowa drogi gminnej nr 601720k ul. Kalwaryjska w miejscowości

Młynka 16.12.2019 r. 16.434,25 brak

Wykonanie robót melioracyjnych na terenie Gminy Zabierzów w 2020 r.

polegających na: wykonaniu drenaży, konserwacji rowów, regulacji cieków, odwodnieniu dróg (…)

10.08.2020 r. 16.764,45 brak

Wykonanie nawierzchni bezpiecznej na placu zabaw w Niegoszowicach

i Radwanowicach. 23.10.2020 r. 3.076,19 brak

• nieterminowego zwrotu zabezpieczenia należytego wykonania umów:

Zadanie Protokół

odbioru robót

(zł) Zwrot Opóźnienie

(dni) Remont konserwatorski willi na działce nr 104 w

Kochanowie – etap 1 31.10.2018 r. 7.730,19 28.12.2018 r. 28

Budowa kanalizacji deszczowej w ulicy Półkole z rur

dn 300, L = 212,0 m od st.d8 do st.d13 w Rząsce 05.11.2018 r. 7.325,21 28.12.2018 r. 23 Budowa drogi gminnej wewnętrznej z odwodnieniem

na dz. nr 160/1 w Nielepicach 05.12.2018 r. 6.652,27 29.07.2019 r. 203 Wykonanie robót melioracyjnych na terenie Gminy

Zabierzów w 2019 r. polegających na: wykonaniu drenaży, konserwacji rowów, regulacji cieków

odwodnienia dróg (…)

30.10.2019 r. 24.681,29 01.07.2020 r. 152

Wykonanie kanalizacji deszczowej w celu odprowadzenia wód opadowych korytkami (…) drogi

gminnej (ul. Sosnowa) oraz terenów przyległych w miejscowości Ujazd

04.09.2019 r. 4.174,70 01.07.2020 r. 95

Rozbudowa drogi gminnej wewnętrznej ul. Sosnowa

w Nielepicach 07.11.2019 r. 13.012,74 01.07.2020 r. 161

Rozbudowa oświetlenia ulicznego na terenie Gminy

Zabierzów 30.11.2018 r. 12.197,85 29.07.2019 r. 211

(3)

Zadanie Protokół odbioru robót

(zł)

Zwrot Opóźnienie (dni)

Remont budynku ZSP w Rząsce 02.09.2019 r. 7.012,13 01.07.2020 r. 93 Opracowanie dokumentacji projektowej, pozyskanie

uzgodnień i decyzji umożliwiających realizację zadania pn. „Przebudowa drogi gminnej nr 601712k

w Aleksandrowicach na odcinku od skrzyżowania z drogą powiatową nr 2121k do granicy Gminy

Zabierzów”

22.12.2020 r. 1.659,09 10.02.2021 r. 19

Wykonanie robót melioracyjnych na terenie gminy

Zabierzów w 2019 (etap II) 06.12.2019 r. 4.853,19 09.03.2020 r. 62 Zagospodarowanie działki nr 199/1 w Szczyglicach

(etap II) 18.12.2018 r. 3.857,32 29.07.2019 r. 192

Budowa parkingu przy Ośrodku Zdrowia w Rząsce 09.05.2018 r. 17.557,97 19.07.2019 r. 403 Zagospodarowanie terenu dz. nr 216/8 i dz. nr 216/3

Balice, budowa siłowni zewnętrznej w Balicach dz. nr 216/8 i dz. nr 216/3

30.10.2019 r. 10.306,97 16.12.2019 r. 14 Rozbudowa oświetlenia ulicznego na terenie Gminy

Zabierzów w 2017 r. oraz budowa oświetlenia boisk piłkarskich

12.07.2018 r. 10.596,31 29.07.2019 r. 350

Budowa oświetlenia istniejących przejść dla pieszych zlokalizowanych w pasie drogi krajowej

nr 79 w Zabierzowie, Kochanowie, Rudawie 10.12.2018 r. 7.181,53 29.07.2019 r. 200 Utrzymanie terenów mienia komunalnego Gminy

Zabierzów – wykaszanie trawy 17.11.2020 r. 4.212,00 21.01.2021 r. 35 Kontynuacja zagospodarowania terenu:

dz. nr 216/8 i dz. nr 216/3 w Balicach i działka

nr 199/1 w Szczyglicach – zadanie nr 1 25.09.2020 r. 6.613,91 01.02.2021 r. 98 Kontynuacja zagospodarowania terenu: dz. nr 216/8

i dz. nr 216/3 w Balicach i dz. nr 199/1 w

Szczyglicach – zadanie nr 2 25.09.2020 r. 7.836,65 01.02.2021 r. 98

Osoby odpowiedzialne za powstanie nieprawidłowości: Kierownicy Wydziałów oraz pracownicy merytoryczni odpowiedzialni za nadzór nad realizacją umów, Główny Księgowy oraz Wójt i Skarbnik Gminy.

Wniosek pokontrolny nr 1 – Przestrzeganie przepisów art. 453 ust. 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2021 r., poz. 1129, z późn. zm.) oraz zapisów zawartych umów, dotyczących terminu zwrotu kwot pozostawionych przez wykonawców na zabezpieczenie należytego wykonania umów.

− nieterminowy zwrot wadium w postępowaniu przetargowym nr ZRP.271.1.53.2019 na zadanie pn. „Zakup sprzętu komputerowego dla Urzędu Gminy Zabierzów”

w 2019 r. Wadium dla wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, jak i dla pozostałych oferentów, zwrócono w dniu 28.10.2019 r., w sytuacji gdy zawiadomienie o wyborze najkorzystniejszej oferty zostało przekazane w dniu 03.10.2019 r., a umowę na realizację ww. zadania zawarto w dniu 10.10.2019 r.

(4)

Powyższe świadczy o nieprzestrzeganiu postanowień art. 46 ust. 1 oraz ust. 1a ówcześnie obowiązującej ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych.

Osoby odpowiedzialne za powstanie nieprawidłowości: w zakresie przekazania informacji o konieczności zwrotu wadium: Inspektor ds. zamówień publicznych, w zakresie dokonania zwrotu wadium: Inspektor Wydziału Finansów i Budżetu.

Wniosek pokontrolny nr 2 – Dopełnianie obowiązku zwrotu wadium niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od daty podania ogłoszenia o wyborze najkorzystniejszej oferty, a w przypadku wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza – od dnia zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego, zgodnie z zapisami art. 98 ust. 1 i ust. 2 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2021 r., poz. 1129, z późn. zm.).

DŁUG PUBLICZNY

− nieprzestrzeganie art. 42 ust. 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, poprzez niedochodzenie należności Gminy z tytułu pożyczek udzielonych trzem OSP na łączną kwotę 115.000,00 zł. Ustalono, że przez kilkanaście lat Gmina nie podejmowała żadnych czynności w tym zakresie, skutkiem czego dopuszczono do przedawnienia ww. należności i w konsekwencji do pozbawienia Gminy możliwości skutecznego ich dochodzenia na drodze powództwa cywilnego, w przypadku podniesienia przez dłużnika zarzutu przedawnienia roszczeń na podstawie art. 117 § 2 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny. Powyższe dotyczy pożyczek udzielonych OSP na podstawie poniższych umów:

Umowa z dnia Kwota pożyczki

(zł) Termin ostatecznej

spłaty Stan należności

(k-to 250) na dzień 31.12.2020 r.

nr 1/POŻ/07 z dnia 29.05.2007 r. 35 000,00 31.10.2007 r. 35 000,00 zł

nr 1/POŻ/08 z dnia 28.03.2008 r. 40 000,00 30.11.2008 r. 40 000,00 zł

nr 3/POŻ/08 z dnia 06.10.2008 r. 40 000,00 27.03.2009 r. 40 000,00 zł

Osoby odpowiedzialne za powstanie nieprawidłowości: Wójt Gminy oraz Skarbnik Gminy.

Wniosek pokontrolny nr 3 – Terminowe podejmowanie, w stosunku do zobowiązanego, czynności zmierzających do wykonania zobowiązania pieniężnego na rzecz Gminy, stosownie do postanowień art. 42 ust. 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2021 r., poz. 305), celem niedopuszczania do przedawnienia należności cywilno-prawnych, i w konsekwencji do pozbawienia Gminy możliwości skutecznego dochodzenia wierzytelności

(5)

na drodze powództwa cywilnego, w przypadku podniesienia przez dłużnika zarzutu przedawnienia roszczeń na podstawie art. 117 § 2 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r.

Kodeks cywilny (tekst jednolity Dz. U. z 2020 r., poz. 1740, z późn. zm.).

W zakresie pożyczek będących przedmiotem opisu nieprawidłowości – podjęcie stosownych działań mających na celu doprowadzenie do ostatecznego zakończenia powyższych spraw.

GOSPODARKA NIERUCHOMOŚCIAMI

− niesporządzenie w badanym okresie planów wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości. Obowiązek podejmowania czynności planistycznych w zakresie wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości wynika z art. 25 ust. 2 i ust. 2a ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami.

Osoby odpowiedzialne za powstanie nieprawidłowości: Wójt Gminy oraz Kierownik Wydziału Geodezji i Gospodarki Gruntami.

Wniosek pokontrolny nr 4 – Sporządzanie 3-letnich planów wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości, zgodnie z przepisem art. 25 ust. 2 i ust. 2a ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity Dz. U. z 2020 r., poz. 1990, z późn. zm.).

− nieprzygotowanie i nieprzedłożenie przez Wójta Gminy, w oparciu o art. 30 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym, projektu uchwały Rady Gminy w sprawie przyjęcia wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem Gminy Zabierzów. Wskutek powyższego Gmina, mimo posiadania 14 lokali mieszkalnych, nie dysponuje ww. programem, co stanowi o nieprzestrzeganiu art. 21 ust. 1 pkt 1 i ust. 2 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r.

o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu Cywilnego.

Osoby odpowiedzialne za powstanie nieprawidłowości: Wójt Gminy oraz Kierownik Wydziału Infrastruktury Komunalnej.

Wniosek pokontrolny nr 5 – Przygotowanie i przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały w sprawie wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem Gminy Zabierzów, stosownie do postanowień art. 30 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity Dz. U. z 2020 r., poz. 713, z późn. zm.) dla zapewnienia realizacji obowiązku wynikającego z art. 21 ust. 1 pkt 1 i ust. 2 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu Cywilnego (tekst jednolity Dz. U. z 2020 r., poz. 611, z późn. zm.).

(6)

− przyjęcie w Gminie Zabierzów zasady obciążania nabywców nieruchomości kosztami sporządzenia operatu szacunkowego (wyceną nieruchomości), co stanowi naruszenie przepisu art. 25 ust. 1 i ust. 2 w związku z art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami, o czym informacje zawierano w ogłoszeniu o przetargu, a w przypadku zbycia w drodze bezprzetargowej – w stosownej uchwale Rady Gminy. Powyższe stwierdzono podczas kontroli operacji zbycia nieruchomości w 2019 r. i 2020 r.

Zgodnie z przywołanymi przepisami, dysponenci mienia publicznego są jedynymi podmiotami zobowiązanymi do przygotowania nieruchomości do sprzedaży (zapewnienia wyceny nieruchomości, przygotowania opracowań geodezyjno- prawnych i projektowych oraz innych wymienionych w ustawie). Nie oznacza to, że Gmina nie może tak ukształtować ceny sprzedaży, aby zrekompensowała koszty przygotowania nieruchomości do sprzedaży poniesione przez stronę samorządową.

Osoby odpowiedzialne za powstanie nieprawidłowości: Wójt Gminy oraz Kierownik Wydziału Geodezji i Gospodarki Gruntami.

Wniosek pokontrolny nr 6 – Przestrzeganie postanowień art. 25 ust. 1 i ust. 2 w związku z art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity Dz. U. z 2020 r., poz. 1990, z późn. zm.), poprzez zapewnienie przez Gminę wyceny nieruchomości przeznaczonych do zbycia.

− niezamieszczenie w prasie lokalnej informacji o wywieszeniu wykazu nieruchomości przeznaczonych do oddania w najem w drodze przetargu, czym naruszono postanowienia art. 35 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r.

o gospodarce nieruchomościami. Nieprawidłowość dotyczy:

• wykazu z dnia 27.03.2018 r. o przeznaczeniu do oddania w najem lokalu (zlokalizowanego na działce nr 401 o pow. 011 ha) o powierzchni użytkowej 12,80 m2 w miejscowości Zabierzów, ul. Kolejowa 11,

• wykazu z dnia 09.01.2020 r. o przeznaczeniu do oddania w najem lokalu (zlokalizowanego na działce nr 401 o pow. 011 ha) o powierzchni użytkowej 22,30 m2 w miejscowości Zabierzów, ul. Kolejowa 11,

• wykazu z dnia 04.05.2020 r. o przeznaczeniu do oddania w najem lokalu o łącznej powierzchni użytkowej 38,50 m² oraz pomieszczenia o powierzchni 16 m² (zlokalizowanego na działce nr 241/1 o pow. 0,05 ha), w miejscowości Rudawa, ul. Rynek 1.

Osoby odpowiedzialne za powstanie nieprawidłowości: Inspektor w Wydziale Infrastruktury Komunalnej, Kierownik Wydziału Infrastruktury Komunalnej oraz Wójt Gminy.

Wniosek pokontrolny nr 7 – Zapewnienie realizacji obowiązku wynikającego z art. 35 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (tekst

(7)

jednolity Dz. U. z 2020 r., poz. 1990, z późn. zm.), poprzez zamieszczanie w prasie lokalnej informacji o wywieszeniu wykazu nieruchomości przeznaczonych m.in. do oddania najem.

REALIZACJA WYDATKÓW BIEŻĄCYCH

− nieterminowe regulowanie zobowiązań finansowych, co stanowi o nieprzestrzeganiu art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r.

o finansach publicznych i dotyczyło zobowiązań, które wystąpiły na koniec 2019 r.

(14) i 2020 r. (38) w ewidencji księgowej Urzędu Gminy na koncie 201 - „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” w kwotach od kilkunastu złotych do kilkudziesięciu tysięcy złotych. Przypadki nieterminowego regulowania zobowiązań były częściowo spowodowane wpływem rachunku/faktury w przeddzień, w dniu lub tuż po terminie płatności.

Osoby odpowiedzialne za powstanie nieprawidłowości: Wójt Gminy, Skarbnik Gminy, Pomoc administracyjna w Wydziale Organizacyjnym, Inspektor w Wydziale Finansowym, Inspektorzy w Wydziale Infrastruktury Komunalnej oraz Komendant Gminny Ochrony Przeciwpożarowej.

Wniosek pokontrolny nr 8 – Przestrzeganie przepisów art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2021 r., poz. 305), poprzez dokonywanie płatności zobowiązań finansowych w terminach ich wymagalności, wskazanych w wystawionych fakturach, celem wyeliminowania ewentualnej zapłaty odsetek za nieterminowe regulowanie zobowiązań.

DOCHODY Z TYTUŁU PODATKÓW

− niesporządzanie przez Gminę deklaracji na podatek od nieruchomości na lata 2019 - 2021, co stanowi o naruszeniu przepisów art. 2 ust. 1 pkt 1 i pkt 2 oraz art. 3 ust. 1 pkt 1 w związku z art. 6 ust. 9 pkt 1 i ust. 10 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych.

Osoba odpowiedzialna za powstanie nieprawidłowości: Wójt Gminy.

Wniosek pokontrolny nr 9 – Dopełnianie obowiązku sporządzania przez Gminę deklaracji na podatek od nieruchomości, zgodnie z przepisami art. 2 ust. 1 pkt 1 i pkt 2 oraz art. 3 ust. 1 pkt 1 w powiązaniu z art. 6 ust. 9 i ust. 10 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity Dz. U. z 2019 r., poz. 1170, z późn. zm.).

(8)

− wydanie w dniu 24.09.2020 r. decyzji w sprawie umorzenia zaległości podatkowej w podatku od środków transportowych za II półrocze 2020 r. w kwocie 844,00 zł, w sytuacji kiedy na dzień złożenia wniosku o umorzenie, tj. na 15.09.2020 r. (data wpływu do Urzędu Gminy) należność podatkowa nie stanowiła jeszcze zobowiązania. Powyższe jest niezgodne z przepisami art. 67a § 1 pkt 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa.

Osoba odpowiedzialna za powstanie nieprawidłowości: Kierownik Referatu Podatków i Opłat.

Wniosek pokontrolny nr 10 – Udzielanie ulg w spłacie zobowiązań podatkowych w sytuacji gdy na dzień złożenia wniosku o udzielenie ulgi stanowi zaległość podatkową, stosownie do przepisów art. 67a § 1 pkt 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jednolity Dz. U. z 2020 r., poz. 1325, z późn. zm.).

SPRAWOZDAWCZOŚĆ BUDŻETOWA I FINANSOWA Opis nieprawidłowości do wniosku pokontrolnego nr 11

− wykazywanie nieprawidłowych danych w zakresie zobowiązań wymagalnych w sprawozdaniach Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji wg stanu na koniec IV kwartału 2019 r. i IV kwartału 2020 r., poprzez nieujęcie w części A tych sprawozdań w poz. E4 „wymagalne zobowiązania”, wszystkich zobowiązań wymagalnych, wynikających z nieprzestrzegania przez zamawiającego terminów zwrotu wniesionych przez wykonawców w formie pieniężnej, zabezpieczeń należytego wykonania umowy.

Powyższe było niezgodne z przepisem określonym w § 10 ust. 4 ówcześnie obowiązującego rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r.

w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych oraz definicją zobowiązań wymagalnych ujętą w § 2 ust. 1 pkt 4 załącznika nr 9 do ww. rozporządzenia stanowiącego Instrukcję sporządzania sprawozdań. Wskutek powyższego nie wykazano w kwartalnych i rocznych sprawozdaniach Rb-Z ww. zobowiązań wymagalnych, co w przypadku sprawozdań rocznych stanowiło kwoty:

• wg stanu na koniec IV kwartału 2019 r. − 54.016,11 zł,

• wg stanu na koniec IV kwartału 2020 r. − 50.158,55 zł.

Osoby odpowiedzialne za powstanie nieprawidłowości: Wójt i Skarbnik Gminy, Kierownik Wydziału Inwestycji i Funduszy Europejskich, Kierownik Wydziału Gospodarki Komunalnej, Mieszkaniowej i Komunikacji oraz Kierownik Wydziału Organizacyjnego.

Wniosek pokontrolny nr 11 – Dopełnianie obowiązku prawidłowego pod względem merytorycznym oraz formalno-rachunkowym sporządzania sprawozdań

(9)

jednostkowych Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji, w zakresie zobowiązań wymagalnych wykazywanych w części A.

„Zobowiązania według tytułów dłużnych” tego sprawozdania, zgodnie z postanowieniami § 10 ust. 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2020 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. poz. 2396), w związku z definicją tych zobowiązań ujętą w § 2 ust. 1 pkt 4 Instrukcji sporządzania sprawozdań stanowiącej załącznik nr 8 do ww. rozporządzenia. Tym samym, zapewnienie wiarygodności sprawozdań łącznych Rb-Z, poprzez wykazywanie w nich danych prawidłowych pod względem merytorycznym, zgodnie z ww. przepisami.

KSIĘGOWOŚĆ I INWENTARYZACJA

− zaniechanie przeprowadzenia wg stanu na dzień 31.12.2020 r. inwentaryzacji zobowiązań z tytułu emisji obligacji ewidencjonowanych na kontach budżetu Gminy: 260 01 - „Obligacje (…) 2014” w wysokości 3.000.000,00 zł oraz 260 03 - „Obligacje (…) 2016” w wysokości 3.000.000,00 zł.

Brak weryfikacji ww. zobowiązań, która polega na porównaniu danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami, stanowi o naruszeniu przepisów art. 26 ust. 1 pkt 3 ww. ustawy.

Wniosek pokontrolny nr 12 – Dopełnianie obowiązku przeprowadzania corocznej inwentaryzacji zobowiązań drogą weryfikacji, w tym z tytułu emisji obligacji (które nie mają formy dokumentu), celem ustalenia prawidłowego stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, zgodnie z przepisami określonymi w art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2021 r., poz. 217, z późn. zm.).

− przeprowadzenie wg stanu na dzień 31.12.2020 r. inwentaryzacji należności ujętych na koncie 250 - „Należności finansowe” (saldo Wn) w łącznej wysokości 165.000,00 zł stanowiącej wartość czterech pożyczek udzielonych przez Gminę, niewłaściwą metodą, tj. w drodze weryfikacji. Gmina nie dopełniła obowiązku wezwania kontrahentów do potwierdzenia sald.

Powyższe stanowi o naruszeniu art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, zgodnie z którym należności, w tym udzielone pożyczki, inwentaryzuje się drogą uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów. Jedynie w sytuacji nieotrzymania zwrotnego potwierdzenia salda, Gmina powinna była je zweryfikować w oparciu o przepisy art. 26 ust. 1 pkt 3 ww. ustawy.

W ww. przypadkach Wójt Gminy potwierdziła, iż potwierdzenia sald nie zostały w ogóle wysłane.

(10)

Osoby odpowiedzialne za powstanie nieprawidłowości: Skarbnik Gminy, Główny Księgowy oraz Wójt Gminy.

Wniosek pokontrolny nr 13 – Przeprowadzanie inwentaryzacji poszczególnych należności Gminy, jakimi są udzielone pożyczki, w drodze potwierdzenia prawidłowości salda występującego w księgach budżetu Gminy, zgodnie z przepisem art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2021 r., poz. 217, z późn. zm.), a w sytuacji gdy to uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie jest możliwe (brak odpowiedzi w wymaganym terminie), dokonywanie ich weryfikacji na podstawie z art. 26 ust. 1 pkt 3 ww. ustawy.

− przeprowadzenie inwentaryzacji sald konta 221 - „Należności z tytułu dochodów budżetowych” wg stanu na dzień 31.12.2020 r., niezgodnie z przepisami art. 26 ust. 1 pkt 2 i pkt 3 oraz ust. 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, bowiem nie ustalono prawidłowych kwot składających się na księgowe salda Wn i Ma tego konta, a jedynie jego „per saldo”.

Do kontroli przedłożono protokół weryfikacji, w którym w wyniku inwentaryzacji przedmiotowego konta „per saldem”, wskazano jako prawidłowe saldo Wn w wysokości 4.208.112,28 zł. Zgodnie z ewidencją księgową, salda tego konta stanowiły należności i zobowiązania osób fizycznych i prawnych w wysokości odpowiednio: 4.414.532,91 zł (saldo Wn) i 206.420,63 zł (saldo Ma) z tytułu dochodów budżetowych, w tym m.in. z tytułu czynszów najmu, dzierżawy (wraz z odsetkami), opłaty planistycznej, podatków lokalnych, należności z tytułu opłaty za odbiór i gospodarowanie odpadami komunalnymi oraz kar i grzywien.

Równocześnie ustalono, że Gmina przesłała w dniu 22.01.2021 r., tj. po terminie wymaganym przepisem art. 26 ust. 3 pkt 1 ww. ustawy, wezwania do 10-ciu osób prawnych do potwierdzenia sald należności, ujętych na koncie 201 (w dz. 700 rozdz. 70005 § 0750 klasyfikacji budżetowej) na łączną kwotę 71.306,45 zł (czynsz).

Wezwania nie obejmowały należności wszystkich osób prawnych, bowiem nie wystąpiono o potwierdzenie prawidłowości wskazanego w księgach Urzędu Gminy stanu należności do podmiotu leczniczego (należność z tytułu najmu w kwocie 523,65 zł), ani do osób prawnych posiadających zobowiązania wobec Gminy z tytułu podatków lokalnych (i odsetek od nich) ewidencjonowanych w rozdz. 75615 klasyfikacji budżetowej.

Osoby odpowiedzialne za powstanie nieprawidłowości: Wójt Gminy, Główny Księgowy oraz Inspektor w Wydziale Finansowym.

Wniosek pokontrolny nr 14 – Przeprowadzanie z należytą starannością inwentaryzacji poszczególnych grup aktywów i pasywów, z zastosowaniem właściwej metody spośród wskazanych w art. 26 ustawy z dnia 29 września 1994 r.

o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2021 r., poz. 217, z późn. zm.), rzetelne jej dokumentowanie oraz wyjaśnianie i rozliczanie stwierdzonych różnic w księgach

(11)

rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji, stosownie do wskazań ujętych w art. 27 ww. ustawy.

− nierzetelne przeprowadzenie inwentaryzacji gruntów wg stanu na dzień 31.12.2019 r. i wg stanu na dzień 31.12.2020 r., drogą porównania danych z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników, tj. bez zachowania zasady dotyczącej ustalenia wiarygodności danych w księgach rachunkowych jednostki w oparciu o stan faktyczny. W konsekwencji nie doprowadzono do ujawnienia różnic pomiędzy stanem gruntów w ewidencji księgowej na koncie 011 - „Środki trwałe”, a stanem faktycznym, bowiem:

• nie wyksięgowano z ewidencji księgowej działki nr 348 o pow. 0,800 ha położonej w Szczyglicach, zbytej w dniu 26.06.2019 r. (umowa sprzedaży w drodze aktu notarialnego), czego nie ujawniono podczas inwentaryzacji wg stanu na dzień 31.12.2019 r. i na dzień 31.12.2020 r.,

• nie ujęto w księgach rachunkowych działek: nr 85/63 o pow. 2 ha, nr 85/64 o pow. 3,8733 ha w Więckowicach, nr 251 o pow. 0,0900 ha w Brzeziu i nr 87/3 o pow. 0,0046 ha w Niegoszowicach, nabytych w drodze decyzji Wojewody Małopolskiego uprawomocnionych w 2020 r., czego nie ujawniono podczas inwentaryzacji wg stanu na dzień 31.12.2020 r.

Powyższe narusza postanowienia art. 26 ust. 1 pkt 3 i art. 27 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, w powiązaniu z § 8 ust. 1 rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, gdzie wskazano, że inwentaryzacja nieruchomości powinna zapewnić porównanie danych wynikających z ewidencji księgowej z ewidencją odpowiednio gminnego, powiatowego i wojewódzkiego zasobu nieruchomości.

Osoby odpowiedzialne za powstanie nieprawidłowości: Główny Księgowy, Skarbnik Gminy oraz Wójt Gminy.

Wniosek pokontrolny nr 15 – Przeprowadzanie inwentaryzacji gruntów zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2021 r., poz. 217, z późn. zm.) celem rzetelnego ujawnienia różnic między stanem rzeczywistym, a stanem wykazanym w księgach rachunkowych, a następnie ich wyjaśnienia i rozliczenia w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji, stosownie do postanowień ujętych w art. 27 ust. 2 ww. ustawy oraz w powiązaniu z § 8 ust. 1 rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (tekst jednolity Dz. U. z 2020 r., poz. 342).

(12)

− nieudokumentowanie daty przeprowadzenia weryfikacji wg stanu na dzień 31.12.2020 r. kont analitycznych budżetu dotyczących kredytów i zobowiązań finansowych (z tytułu wyemitowanych obligacji), tj. kont: 134(…)5, 260 00, 260.

Na potwierdzeniach sald przesłanych przez banki w dniach 12.01.2021 r.

i 13.01.2021 r. zamieszczono adnotację oraz pieczątkę z podpisem Inspektora Wydziału Finansowego z potwierdzeniem zgodności sald z ewidencją księgową, bez podania daty dokonania tej czynności. Powyższe jest niezgodne z art. 27 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości i uniemożliwia stwierdzenie terminowości przeprowadzenia czynności inwentaryzacyjnych.

Osoba odpowiedzialna za powstanie nieprawidłowości: Inspektor w Wydziale Finansowym.

Wniosek pokontrolny nr 16 – Dopełnianie obowiązku starannego dokumentowania czynności inwentaryzacyjnych i powiązywania ich wyników z zapisami ksiąg rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji, stosownie do wymogu art. 27 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r.

o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2021 r., poz. 217, z późn. zm.).

− brak prowadzenia, w latach 2019 - 2020 oraz w 2021 r. (do dnia kontroli, tj. 25.05.2021 r.), ewidencji analitycznej do konta 240 01 - „Depozyty” według poszczególnych kontrahentów, czym naruszono zasady prowadzenia tej ewidencji ujęte w załączniku nr 3 rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej.

Osoby odpowiedzialne za powstanie nieprawidłowości: Główny Księgowy oraz Skarbnik Gminy.

Wniosek pokontrolny nr 17 – Prowadzenie ewidencji szczegółowej do konta 240 -„Pozostałe rozrachunki”, w zakresie depozytów, w sposób umożliwiający ustalenie stanu rozrachunków według kontrahentów, stosownie do zasad zawartych przy opisie ww. konta w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (tekst jednolity Dz. U. z 2020 r., poz. 342).

(13)

− nieprzestrzeganie art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości oraz postanowień załącznika nr 3 do rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, poprzez:

• zaniechanie wyksięgowania, do dnia kontroli, ze stanu środków trwałych, działki nr 348 o pow. 0,08 ha, położonej w Szczyglicach, zbytej w dniu 24.06.2019 r., za cenę 209.323,08 zł (umowa sprzedaży w drodze aktu notarialnego),

• nieujęcie, do dnia kontroli, w księgach rachunkowych zdarzeń związanych z nabyciem nieruchomości, tj.:

✓ działek nr 251 o pow. 0,0900 ha oraz nr 252/1 o pow. 0,1100 ha, położonych w Brzeziu, nabytej w drodze decyzji Wojewody Małopolskiego nr WS–VII.7532.1.292.2019.AB. z dnia 16.12.2019 r. (uprawomocnionej w dniu 02.01.2020 r.),

✓ działki nr 87/3 o pow. 0,0046 ha, położonej w Niegoszowicach, nabytej w drodze decyzji Wojewody Małopolskiego nr WS–VII.7510.1.33.2019.JK z dnia 16.03.2020 r. (uprawomocnionej w dniu 02.04.2020 r.),

✓ działek nr 85/63 o pow. 2 ha oraz nr 85/64 o pow. 3,8733 ha, położonych w Więckowicach, nabytych w drodze decyzji Wojewody Małopolskiego nr WS–VII.75.1.85.2020.SA z dnia 01.10.2020 r., (uprawomocnionej w dniu 17.10.2020 r.),

• nieterminowe wyksięgowanie ze środków trwałych działki nr 106/8 o pow. 0,0019 ha położonej w Burowie, sprzedanej na podstawie aktu notarialnego z dnia 24.10.2019 r. za cenę 3.900,33 zł.

Osoby odpowiedzialne za powstanie nieprawidłowości: Kierownik Referatu Księgowości – Główny Księgowy, Skarbnik Gminy oraz Kierownik Wydziału Geodezji i Gospodarki Gruntami.

Analogiczną nieprawidłowość (dotyczącą niewyksięgowania zbytych nieruchomości z ewidencji księgowej środków trwałych), stwierdzono w toku poprzedniej kontroli kompleksowej, co zostało przedstawione w wystąpieniu pokontrolnym nr WK-613-49/17 Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Krakowie z dnia 07.09.2017 r., w opisie nieprawidłowości do wniosku pokontrolnego nr 18.

Wniosek pokontrolny nr 18 – Prowadzenie ewidencji księgowej Urzędu Gminy zgodnie z przepisem określonym w art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r.

o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2021 r., poz. 217, z późn. zm.), m.in. poprzez ujmowanie w księgach rachunkowych zdarzeń związanych ze zmianą stanu gruntów w okresach sprawozdawczych, w których miały one miejsce.

(14)

− nieujęcie w ewidencji księgowej gruntów nabytych nieodpłatnie przez Gminę w 2019 r. i 2020 r., w drodze decyzji Wojewody Małopolskiego, co stanowi o nieprzestrzeganiu art. 4 ust. 2 w związku z art. 24 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości i było skutkiem niedokonania ich wyceny.

Nieustalenie, do dnia kontroli, wartości księgowej nabytych działek narusza obowiązek wyceny aktywów określony m.in. przepisami art. 28 ust. 2 (zdanie drugie), ust. 6 i ust. 8 ww. ustawy. Nieprawidłowość dotyczy nieruchomości gruntowych, tj.:

• działek nr 251 o pow. 0,0900 ha oraz nr 252/1 o pow. 0,1100 ha położonych w Brzeziu, nabytych na podstawie decyzji Wojewody Małopolskiego z dnia 16.12.2019 r.,

• działki nr 87/3 o pow. 0,0046 ha, położonej w Niegoszowicach, nabytej na podstawie decyzji Wojewody Małopolskiego z dnia 16.03.2020 r.,

• działek nr 85/63 o pow. 2 ha oraz nr 85/64 o pow. 3,8733 ha położonych w Więckowicach, nabytych na podstawie decyzji Wojewody Małopolskiego z dnia 01.10.2020 r.

Wniosek pokontrolny nr 19 – Dokonywanie w księgach rachunkowych zapisów odzwierciedlających stan rzeczywisty, zgodnie z art. 4 ust. 2 w związku z art. 24 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2021 r., poz. 217, z późn. zm.), poprzez ujmowanie w nich otrzymanych składników majątkowych według cen nabycia lub kosztów wytworzenia, a w przypadku nieposiadania dokumentów, określających wartość poszczególnych środków trwałych, dokonywanie ich wyceny stosownie do przepisów art. 7 ust. 1 w związku z art. 28 ust. 2, ust. 6 i ust. 8 ww. ustawy.

− naruszenie zasad funkcjonowania konta 998 - „Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego” ujętych w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, poprzez przyjęcie zasady dokonywania zaangażowania przyszłych wydatków jedną łączną kwotą, stanowiącą sumę dotacji przeznaczonych do udzielenia podmiotom wybranym w trybie przepisów ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. Wskutek powyższego wydatki na realizację zadań publicznych w danym roku, angażowano na podstawie jednej noty księgowej,

(15)

przed lub po zawarciu umów z beneficjentami wymienionymi w ogłoszeniach w sprawie wyników otwartych konkursów ofert. I tak na zadania publiczne:

• z zakresu upowszechnia kultury, sztuki, ochrony dóbr kultury i tradycji (dz. 921 rozdz. 92105 § 2360) zaangażowano zbiorczo: w 2019 r. − kwotę 59.000,00 zł, w 2020 r. − kwotę 63.000,00 zł,

• z zakresu upowszechniania kultury fizycznej i sportu (dz. 926 rozdz. 92605

§ 2360) zaangażowano zbiorczo: w 2019 r. – kwotę 693.000,00 zł, w 2020 r. − kwotę 693.500,00 zł, w 2021 r. – kwotę 620.000,00 zł.

Osoby odpowiedzialne za powstanie nieprawidłowości: Inspektor w Wydziale Finansów i Budżetu oraz Podinspektor w Wydziale Rozwoju i Promocji.

Powyższym działaniem naruszono również uregulowania wewnętrzne, tj. postanowienia pkt 5 ppkt 1 zarządzenia nr 55/2002 Wójta Gminy Zabierzów z dnia 18.04.2002 r. o treści, cyt. „Ewidencji zaangażowania wydatków w momencie powstania zdarzenia, których skutkiem jest wydatkowanie środków budżetowych w przyszłości podlegają w szczególności: 1) umowy (…)”.

Wniosek pokontrolny nr 20 – Ujmowanie zaangażowania na koncie 998 - „Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego” według daty jego faktycznego powstania na podstawie umów, decyzji i innych postanowień, stosownie do zasad zawartych przy opisie ww. konta w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (tekst jednolity Dz. U. z 2020 r., poz. 342) oraz zgodnie z uregulowaniami wewnętrznymi w tym zakresie.

− niezgodne ze stanem faktycznym, ujęcie w ewidencji księgowej konta 998 -

„Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego” dotacji dla OSP, przed zawarciem z nimi umów. I tak:

• kwotę 23.500,00 zł (dz. 754 rozdz.75412 § 2830) zaangażowano w dniu 09.07.2019 r., podczas gdy umowa nr ZRP.272.3.421.2019 na „Zakup wyposażenia” została zawarta w dniu 15.07.2019 r.,

• kwotę 450.000,00 zł (dz. 754 rozdz. 75412 § 6230) zaangażowano w dniu 26.08.2019 r., w sytuacji gdy umowa nr ZRP.272.3.485.2019 na „Zakup pojazdu gaśniczego średniego” została podpisana w dniu 27.08.2019 r.

(16)

Powyższe działanie jest niezgodne z zasadami funkcjonowania konta 998 określonymi w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, w myśl których ujmowanie zaangażowania na ww. koncie pozabilansowym powinno nastąpić według daty jego faktycznego powstania na podstawie umów, decyzji i innych postanowień.

Osoby odpowiedzialne za powstanie nieprawidłowości: Inspektor w Wydziale Finansów i Budżetu oraz Pełnomocnik Wójta ds. Zarządzania Kryzysowego i Ochrony Cywilnej.

Wniosek pokontrolny nr 21 – Ujmowanie zaangażowania na koncie 998 - „Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego”, zgodnie ze stanem faktycznym, tj. według daty jego faktycznego powstania, na podstawie umów, decyzji i innych postanowień, stosownie do zasad zawartych przy opisie ww. konta w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (tekst jednolity Dz. U. z 2020 r., poz. 342).

POZOSTAŁE NIEPRAWIDŁOWOŚCI, W TYM SPRAWY ORGANIZACYJNE Opis nieprawidłowości do wniosku pokontrolnego nr 22

− dopuszczenie, w treści umów na obsługę bankową budżetu Gminy zawartych w dniach: 09.07.2018 r., 17.07.2019 r. oraz 17.07.2020 r. do dysponowania środkami finansowymi Gminy (zgromadzonymi na rachunku bankowym) bezpośrednio przez bank, w celu pobierania opłat i prowizji, bez dokonywania odrębnej dyspozycji przez osobę uprawnioną ze strony Gminy do decydowania o dokonaniu wydatku ze środków Gminy.

Powyższe stanowi naruszenie przepisów dotyczących uprawnienia do dysponowania środkami pieniężnymi oraz upoważnienia do wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi, wskazanych w art. 53 ust. 1 oraz w art. 54 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.

Osoby odpowiedzialne za powstanie nieprawidłowości: Wójt Gminy oraz Skarbnik Gminy.

Wniosek pokontrolny nr 22 – Przestrzeganie przepisów art. 53 ust. 1 w związku z art. 54 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2021 r., poz. 305), poprzez zaniechanie zawierania umów, w których

(17)

upoważnia się bank do dysponowania rachunkiem bankowym Gminy przy pobieraniu opłat i prowizji.

− zawarcie w instrukcji sporządzania, kontroli i obiegu dokumentacji finansowo- księgowej Urzędu Gminy, wprowadzonej zarządzeniem nr 43/2001 Wójta Gminy Zabierzów z dnia 02.04.2001 r., zapisów wskazujących Skarbnika Gminy, jako osobę uprawnioną do zatwierdzania dowodów do wypłaty. Powyższe stanowi naruszenie przepisów określonych w art. 54 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, w związku z art. 59 ustawy z dnia 8 marca 1990 r.

o samorządzie gminnym.

Osoby odpowiedzialne za powstanie nieprawidłowości: Skarbnik Gminy oraz Wójt Gminy.

Wniosek pokontrolny nr 23 – Przestrzeganie przepisu określonego w art. 59 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity Dz. U. z 2020 r., poz. 713, z późn. zm.), poprzez ustalanie uregulowań wewnętrznych w sposób wykluczający możliwość łączenia dyspozycji środkami pieniężnymi Gminy z kasowym jej wykonaniem.

− niedostosowanie Instrukcji w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, wprowadzonej zarządzeniem nr 190/2017 Wójta Gminy z dnia 6 października 2017 r., do aktualnie obowiązujących przepisów prawa, tj. do zmian przepisów wynikających z ustawy z dnia 1 marca 2018 r.

o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

Wniosek pokontrolny nr 24 – Podjęcie stosownych działań celem doprowadzenia uregulowań wewnętrznych obowiązujących w Urzędzie Gminy, do zgodności z obowiązującymi przepisami prawa, wynikającymi z przepisów ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (tekst jednolity Dz. U. 2021 r., poz. 1132, z późn. zm.).

− nieprzekazanie Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Krakowie uchwał Rady Gminy Zabierzów dotyczących opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi, do których mają zastosowanie przepisy ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r.

Ordynacja podatkowa, co stanowi naruszenie wymogu wynikającego z art. 90 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym. Tematyka uchwał znajduje się w zakresie kompetencji Izby określonych w art. 11 ust. 1 pkt 5 ustawy

(18)

z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych. Powyższe stwierdzono, w odniesieniu do niżej wymienionych uchwał Rady Gminy:

• nr IV/36/19 z dnia 31 stycznia 2019 r w sprawie zmiany uchwały nr XX/210/16 z dnia 22 lipca 2016 r. w sprawie terminów, częstotliwości i trybu uiszczania opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi,

• nr IV/35/19 z dnia 31 stycznia 2019 r., nr XI/117/19 z dnia 26 września 2019 r.

oraz nr XII/132/19 z dnia 30 października 2019 r. − w sprawie zmiany uchwały nr XXXV/290/13 z dnia 31 maja 2013 r. w sprawie metody ustalenia opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi oraz stawki opłaty,

• nr XII/133/19 z dnia 30 października 2019 r. w sprawie zmiany uchwały nr V/44/15 z dnia 27 marca 2015 r. w sprawie ustalenia wzoru deklaracji o wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi składanej przez właścicieli nieruchomości położonych na obszarze Gminy Zabierzów.

Osoby odpowiedzialne za powstanie nieprawidłowości: Młodszy Referent w Wydziale Organizacyjnym oraz Wójt Gminy.

Wniosek pokontrolny nr 25 – Przekazywanie Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Krakowie uchwał Rady Gminy objętych zakresem nadzoru izb, w tym dotyczących opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi, zgodnie z wymogiem wynikającym z art. 90 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity Dz. U. z 2020 r., poz. 713, z późn. zm.) w związku z art. 11 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity Dz. U. z 2019 r., poz. 2137).

− nieprzestrzeganie przepisów art. 36 ust. 5 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r.

o pracownikach samorządowych, poprzez dopuszczenie w Regulaminie Wynagradzania pracowników Urzędu Gminy Zabierzów wprowadzonym zarządzeniem nr 240/2020 Wójta Gminy Zabierzów z dnia 16.12.2020 r. (oraz analogicznie w poprzednio obowiązującym Regulaminie wprowadzonym zarządzeniem nr 95/W/09 Wójta Gminy Zabierzów z dnia 24.06.2009 r.) zapisu umożliwiającego przyznanie, w uzasadnionych przypadkach, dodatku specjalnego na czas nieokreślony.

Biorąc pod uwagę podstawy przyznawania dodatku specjalnego, tj. okresowe zwiększenie obowiązków służbowych lub powierzenie dodatkowych zadań, może on zostać przyznany pracownikowi samorządowemu wyłącznie na czas określony.

Osoby odpowiedzialne za powstanie nieprawidłowości: Inspektor ds. kadr i szkolenia, Podinspektor w Zespole Obsługi Prawnej oraz Wójt Gminy.

Wniosek pokontrolny nr 26 – Doprowadzenie zapisów obowiązującego regulaminu wynagradzania, wprowadzonego na podstawie art. 39 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (tekst jednolity Dz. U. z 2019 r., poz. 1282), dotyczących okresu, na jaki może być przyznawany dodatek specjalny,

(19)

do zgodności z obowiązującym stanem prawnym, w szczególności wynikającym z postanowień art. 36 ust. 5 ww. ustawy.

– przyznawanie dodatków specjalnych dwóm pracownikom Urzędu Gminy, zatrudnionym na podstawie powołania, w pismach w sprawie ustalenia wysokości lub zmiany wynagrodzenia za pracę, tj. jako stały składnik wynagrodzenia, na czas nieokreślony, bez wskazania z jakiego tytułu dodatek został przyznany, co stanowi naruszenie przepisów art. 36 ust. 5 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r.

o pracownikach samorządowych i dotyczyło:

• Zastępcy Wójta Gminy, któremu ww. dodatek przyznano pismami: z dnia 21.06.2018 r., z dnia 03.10.2017 r., z dnia 03.10.2016 r., z dnia 01.03.2016 r.,

• Skarbnikowi Gminy, któremu ww. dodatek przyznano pismami: z dnia 03.10.2017 r., z dnia 03.10.2016 r., z dnia 21.10.2015 r.

Biorąc pod uwagę podstawy przyznawania dodatku specjalnego, tj. okresowe zwiększenie obowiązków służbowych lub powierzenie dodatkowych zadań, może on zostać przyznany pracownikowi samorządowemu wyłącznie na czas określony.

Tym samym nie może być stałym elementem wynagrodzenia, ujętym w angażu, gdyż pełni funkcję uzupełniającą w stosunku do wynagrodzenia zasadniczego w przypadku, gdy nie może ono w pełni odzwierciedlać zaangażowania, czy też szczególnej okresowej odpowiedzialności danego pracownika.

Ponadto w podstawie pism w sprawie zmiany wynagrodzenia za pracę przywołano nieprawidłowo Regulamin wynagradzania pracowników zatrudnionych w Urzędzie Gminy, w którym, na podstawie dyspozycji art. 39 ust. 2 pkt 2 ww. ustawy, pracodawca określa wysokość dodatku specjalnego wyłącznie dla osób, o których mowa w art. 4 ust. 1 pkt 3 tej ustawy, tj. zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Osobom zatrudnionym na podstawie powołania (art. 4 ust. 1 pkt 2 ww. ustawy) dodatek przyznawany jest w oparciu o przepisy przywołanej we wstępie ustawy.

Osoby odpowiedzialne za powstanie nieprawidłowości: Inspektor ds. kadr i szkolenia oraz Wójt Gminy.

Wniosek pokontrolny nr 27 – Przyznawanie dodatków specjalnych pracownikom Urzędu Gminy zatrudnionym na podstawie powołania, zgodnie z przepisami art. 36 ust. 5 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (tekst jednolity Dz. U. z 2019 r., poz. 1282), tj. wyłącznie na określony czas wzmożonej odpowiedzialności pracownika z tytułu okresowego zwiększenia obowiązków służbowych lub powierzenia dodatkowych zadań, a nie jako stały element wynagrodzenia.

− nieprzestrzeganie zasady wynikającej z art. 46 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r.

o samorządzie gminnym określającej, że do skuteczności czynności prawnej, która

(20)

może spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, potrzebna jest kontrasygnata skarbnika gminy (głównego księgowego budżetu) lub osoby przez niego upoważnionej. Powyższe dotyczy umów o używanie samochodu prywatnego do celów służbowych, tj. 6 umów zawartych w 2019 r. i 5 umów zawartych w 2020 r.

Wniosek pokontrolny nr 28 – Przestrzeganie zasady wynikającej z art. 46 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity Dz. U.

z 2020 r., poz. 713, z późn. zm.) określającej, że do skuteczności czynności prawnej, która może spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, potrzebna jest kontrasygnata skarbnika gminy (głównego księgowego budżetu) lub osoby przez niego upoważnionej.

− naruszenie przepisów art. 5 ust. 4 ustawy z dnia 10 marca 2006 r. o zwrocie podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej, poprzez wydanie czterech decyzji w sprawie zwrotu tego podatku w terminie dłuższym niż 30 dni od dnia złożenia wniosku. Przedmiotowe decyzje wydano w dniu 10.03.2020 r., podczas gdy wnioski o ich wydanie zostały złożone w dniach: 2, 3 i 7 luty 2020 r.

Osoby odpowiedzialne za powstanie nieprawidłowości: Kierownik Wydziału Ochrony Środowiska i Gospodarki Odpadami oraz Wójt Gminy.

Wniosek pokontrolny nr 29 – Wydawanie decyzji w sprawie zwrotu podatku akcyzowego za paliwo do produkcji rolnej w terminie określonym art. 5 ust. 4 ustawy z dnia 10 marca 2006 r. o zwrocie podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej (tekst jednolity Dz. U. z 2019 r., poz. 2188), tj. do 30 dni od dnia złożenia wniosku o zwrot podatku.

− nieprzestrzeganie postanowień art. 5a ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r.

o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, poprzez nieterminowe opublikowanie w Biuletynie Informacji Publicznej sprawozdań z realizacji programu współpracy Gminy z organizacjami pozarządowymi. Przedmiotowe sprawozdania zostały opublikowane: za rok 2018 − w dniu 04.12.2019 r., za rok 2019 − w dniu 30.03.2021 r., podczas gdy zgodnie z ww. przepisem termin publikacji wyznaczono do dnia 31 maja po roku, którego dotyczy sprawozdanie.

Ze sprawozdań wynika, że Gmina w ramach współpracy:

• w 2018 r. – przyznała dotacje dla organizacji pozarządowych na łączną kwotę 1.763.356,66 zł,

(21)

• w 2019 r. – przyznała dotacje dla organizacji pozarządowych na łączna kwotę 2.039.008,25 zł.

Osoby odpowiedzialne za powstanie nieprawidłowości: Podinspektor w Wydziale Rozwoju i Promocji oraz Wójt Gminy.

Wniosek pokontrolny nr 30 – Przestrzeganie przepisu określonego w art. 5a ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (tekst jednolity Dz. U. z 2020 r., poz. 1057, z późn. zm.), poprzez publikowanie w Biuletynie Informacji Publicznej nie później niż do dnia 31 maja każdego roku, sprawozdania z realizacji programu współpracy za rok poprzedni, w zakresie informacji ujętych w tym programie, a dotyczących m.in. wysokości środków finansowych przeznaczonych na realizację priorytetowych zadań publicznych Gminy, praktykowanych form współpracy, o których mowa w art. 5 ust. 2 ww. ustawy, przewidzianych w tym programie, dla zapewnienia realizacji zasad pomocniczości, suwerenności stron, partnerstwa, efektywności, uczciwej konkurencji i jawności współpracy, wskazanych w przepisie art. 5 ust. 3 tejże ustawy w powiązaniu z zasadą jawności gospodarowania środkami publicznymi, wyrażoną w art. 33 w związku z art. 34 ust. 1 pkt 3a ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2021 r., poz. 305).

NIEPRAWIDŁOWOŚCI NIEOBJĘTE WNIOSKAMI POKONTROLNYMI Opis nieprawidłowości nieobjętej wnioskiem pokontrolnym

− zawarcie w umowach o udzielenie zamówienia publicznego, w części regulującej kwestie zabezpieczenia należytego wykonania umowy zapisu o treści, cyt. „odsetki od sumy zabezpieczenia, należą się Zamawiającemu”, tj. z pominięciem zapisu o prawie zamawiającego do pomniejszenia ww. odsetek o koszty prowadzenia rachunku i prowizji bankowej, stosownie do przepisu art. 148 ust. 5 ówcześnie obowiązującej ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych.

Nieprawidłowość dotyczyła umów:

• nr ZRP.272.1.21.2017 z dnia 13.05.2017 r. na wykonanie projektu budowlano-wykonawczego przebudowy drogi powiatowej nr 2128 w zakresie odwodnienia od mostu na rzece Rudawa do wiaduktu kolejowego (…),

• nr ZRP.272.1.17.2018 z dnia 24.04.2018 r. na opracowanie dokumentacji projektowych, pozyskanie uzgodnień i decyzji umożliwiających realizację budowy dwóch odcinków chodnika wzdłuż DK79 w miejscowościach Rudawa i Zabierzów (…).

Z wyjaśnień wynika, iż do lipca 2020 r. każde zabezpieczenie umieszczane było na odrębnej lokacie bankowej, a odsetki naliczał bank. Wobec powyższego nie pomniejszano ich o koszty prowadzenia rachunku bankowego.

Osoby odpowiedzialne za powstanie nieprawidłowości: pracownicy merytoryczni przygotowujący ww. umowy oraz Wójt Gminy.

(22)

W przypadku powyższych nieprawidłowości o incydentalnym charakterze, po udzieleniu stosownego instruktażu przez Inspektorów kontroli, Izba odstępuje od formułowania wniosku pokontrolnego w tym zakresie.

Opis nieprawidłowości nieobjętej wnioskiem pokontrolnym

− przyjęcie do rozliczenia, oświadczenia o używaniu samochodu prywatnego do celów służbowych za miesiąc sierpień 2020 r., złożonego przez pracownika Urzędu Gminy w dniu 26.08.2020 r., w którym pracownik ujął dni jeszcze nieprzepracowane. Powyższe jest niezgodne z § 4 ust. 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy oraz z wewnętrznymi regulacjami, tj. kartą obiegu i kontroli dokumentu nr 15 wprowadzoną zarządzeniem nr 43/2001 Wójta Gminy Zabierzów z dnia 02.04.2002 r. w sprawie instrukcji sporządzania, kontroli i obiegu dokumentacji finansowo-księgowej Urzędu Gminy Zabierzów, gdzie wskazano, iż pracownik używający pojazdu prywatnego do celów służbowych (na podstawie umowy) składa oświadczenie o korzystaniu z własnego pojazdu do celów służbowych w ostatnim dniu miesiąca.

Oświadczenie powinno być składane nie wcześniej niż w ostatnim roboczym dniu miesiąca lub w ostatnim dniu używania samochodu prywatnego do celów służbowych w danym miesiącu, ponieważ pracownik wskazuje w nim ilość dni w miesiącu, w których wykorzystywał samochód prywatny do celów służbowych.

Dopiero w tym dniu pracownik może określić ilość dni nieobecności w danym miesiącu, a także ilość dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

W przypadku powyższej nieprawidłowości o incydentalnym charakterze, po udzieleniu stosownego instruktażu przez Inspektorów kontroli, Izba odstępuje od formułowania wniosku pokontrolnego w tym zakresie.

Niezależnie od wyszczególnienia indywidualnej odpowiedzialności za powstanie nieprawidłowości w poszczególnych dziedzinach funkcjonowania Gminy Zabierzów, poprzez wskazanie merytorycznych pracowników, Wójt Gminy oraz Skarbnik Gminy, ponoszą w odpowiednim zakresie, odpowiedzialność z tytułu nadzoru, za opisane w wystąpieniu pokontrolnym nieprawidłowości.

W terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, do wniosków pokontrolnych zawartych w wyżej wymienionym wystąpieniu przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżenia do Kolegium Izby, stosownie do postanowień art. 9 ust. 3 i ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych.

(23)

Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa, poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

Bieg terminu, o którym mowa w art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.

W terminie 30 dni od dnia doręczenia niniejszego wystąpienia pokontrolnego, kontrolowana jednostka jest obowiązana zawiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Krakowie o wykonaniu wniosków pokontrolnych lub o przyczynach ich niewykonania.

Poinformowanie niezgodnie z prawdą, o wykonaniu wniosków pokontrolnych jest zagrożone sankcją określoną w art. 27 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych.

Jednocześnie informuje się, że treść niniejszego wystąpienia pokontrolnego, zawierającego wnioski pokontrolne oraz opis nieprawidłowości do poszczególnych wniosków pokontrolnych, a także wskazanie osób odpowiedzialnych za powstanie stwierdzonych nieprawidłowości, udokumentowanych w protokole kontroli, po zakończeniu obowiązujących procedur pokontrolnych, określonych przepisami ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity Dz. U. z 2019 r., poz. 2137), ogłoszona zostanie w Biuletynie Informacji Publicznej Regionalnej Izby Obrachunkowej w Krakowie, na stronie internetowej: www.bip.krakow.rio.gov.pl.

Zastępca Prezesa

Regionalnej Izby Obrachunkowej w Krakowie

Jolanta Nowakowska

/podpisano kwalifikowanym podpisem elektronicznym/

Otrzymują:

1. Adresat 2. a/a

Do wiadomości:

Przewodniczący Rady Gminy Zabierzów

REGIONALNA IZBA OBRACHUNKOWA W KRAKOWIE

Pani

Elżbieta Burtan Wójt

Gminy Zabierzów

R EGIONALNA I ZBA O BRACHUNKOWA

R ^EGIONALNA I ^ZBA O BRACHUNKOWA