Ewidencja zgody klienta na wykorzystanie danych osobowych do celów marketingowych

(1)

Vector Polska Sp. z o.o. T +48-22/56 90 886

Antoniego Fontany 26/2 E-Mail: hotline@vector-polska.pl

Podręcznik Użytkownika

Ewidencja zgody klienta

na wykorzystanie danych osobowych

do celów marketingowych

(2)

enta_na_wykorzystanie_danych.docx

Spis treści

Wprowadzenie 3

1.1 Przesyłanie danych w pliku EDR 4

1.2 Zadania i zalety funkcji 11

1.3 Wydruk formularza zgody z modułu XCW 14

1.3.1 Klauzula 1 15

1.3.2 Klauzula 3 16

1.3.3 Klauzula 2 16

2 Zalecane ustawienia w programie CDP 18

2.1 Definicje kodów tytułów grzecznościowych 19

2.2 Definicje kodów tytułów grzecznościowych 19

2.2.1 Definicje dla grupy [Klient indywidualny] 20

2.2.2 Definicje dla grupy [Klient Firma] 22

2.3 Przyporządkowanie kodu tytułu do kartoteki klienta 23

2.3.1 Grupa [Klient indywidualny] 23

2.3.2 Grupa [Klient Firma] 23

Wersja

Data Przyczyna zmiany Autor

22.12.2014 Utworzenie dokumentu WK

07.01.2015 Kontrola JD

06.03.2015 Nowa wersja formularza i nowy raport JD 09.03.2015 Automatyczny formularz zgody JD

02.04.2015 Dodanie informacji MB

03.04.2015 Weryfikacja JD

24.04.2015 Poprawki stylistyczne MB

12.02.2018 Informacja na poziomie importera MB 20.02.2018 Informacja o def. Kodów grzecznościowych MB 23.02.2018 Informacja o okresie użycia danych MB

UWAGA

Zawartość tego dokumentu może zostać zmieniona bez informowania o tym.

Dokument, jako całość, ani jego części nie mogą być kopiowane, ani przekazywane

(3)

Zgoda_klienta_na_wykorzystanie_danych.docx

Wprowadzenie

Pakiet CDP pozwala na wprowadzenie do ewidencji zgody klienta na wykorzystanie danych osobowych do celów marketingowych. Dane te rejestrowane są w kartotece klienta.

W programie do opracowywania zleceń i w kartotekach pojazdów na sprzedaż dane te są weryfikowane i - w zależności od parametrów - udostępniane do aktualizacji.

CDP od wersji (2015A) pozwala na osobną rejestracje zgody udzielonej dealerowi i osobno zgody na wykorzystanie tych danych przez importera, z którym dealer współpracuje (poprzez wysyłanie tych danych w pliku EDR). Dodatkowo zgoda dla importera jest rejestrowana dla każdej marki osobno.

Uwaga: do pliku EDR w aktualnej wersji CDP 2017C wysyłane są wyłącznie dane marketingowe dotyczące zgody dla importera. Dane dotyczące zgody dla dealera nie są przesyłane do pliku EDR.

(4)

1.1 Przesyłanie danych w pliku EDR

Aby informacje marketingowe klientów były wysyłane plikiem EDR do Renault Polska należy menu uzupełnić dane ochrony danych klientów:

MENU 5.2.1.1

W zakładce AKT. MAREK

‘OKRES UŻYCIA DANYCH ‘

Należy wprowadzić liczbę ważności danych importera w miesiącach.

Dane po tym okresie nie będą wysyłane w plikach BIR.DFN (EDR)

w zakładce ‘ZLECENIE I’

w polu‘OCHRONA DANYCH KL.

Dopuszczalne wartości: PUSTE, 1, 2, 3, 4:

(5)

PUSTE = wszystkie dane klientów danej marki będą wysyłane w pliku EDR bez względu na zawartość pola ‘ZASTOSOWANIE DANYCH DO CELÓW MARKETINGOWYCH’ w ich kartotekach.

1 = nie będą wysyłane dane teleadresowe klientów, którzy nie wyrazili zgody na wykorzystywanie danych teleadresowych w celach marketingowych (wartość pola ‘ZASTOSOWANIE DANYCH DO CELÓW MARKETINGOWYCH’ jest N, czyli PUSTE i T są wysyłane).

Przykłady:

OCHRONA DANYCH KLIENTA: dla parametru „1”

W tym przypadku wszystkie dane włącznie z Rodzajami marketingu (POCZTA, EMAIL, FAX, TELEFON, SMS/MMS, WELCOME-TERMINAL) zostaną przekazane do pliku EDR jeżeli w zastosowaniu danych do celów marketingowych znajdzie się znak „T” lub „PUSTE”.

(6)

Jeżeli klient zadecyduje, że nie zgadza się na konkretny rodzaj marketingu np.

drogą E-MAIL I SMS/MMS należy to zaznaczyć znakiem „O” jak na przykładzie poniżej. Pozostałe dane jak Dane pocztowe, TELEFON, FAX, WELCOME-TERMINAL

zostaną przesłane do pliku EDR.

Jeżeli w „ZASTOSOWANIU DANYCH DO CELÓW MARKETINGOWYCH” będzie znak „N” to nie będą wysłane żadne dane do pliku EDR.

(7)

2 = jak 1. jednak tylko odnośnie klientów indywidualnych, nie dotyczy firm. Dane firm będą zawsze wysyłane w pliku EDR.

3 = nie będą wysyłane dane teleadresowe klientów, którzy nie wyrazili zgody na wykorzystywanie danych teleadresowych w celach marketingowych (wartość pola ‘ZASTOSOWANIE DANYCH DO CELÓW MARKETINGOWYCH’ jest N, lub PUSTE, tylko T są wysyłane).

Istotne znaczenie dla tego ustawienia mają poszczególne wartości w polach dla kanałów komunikacji (PUSTE i O oznacza nie wysyłanie, I oznacza wysyłanie)

OCHRONA DANYCH KLIENTA: dla parametru „3”

(8)

Dane w pliku EDR zostaną wysłane wyłącznie jeżeli w „ZASTOSOWANIE DANYCH DO CELÓW MARKETINGOWYCH” jest „T”.

Jeżeli w „ZASTOSOWANIE DANYCH DO CELÓW MARKETINGOWYCH” zostanie wprowadzony znak „N” lub zostanie pozostawiony znak „Puste” dane nie będą wysyłane w pliku EDR. Ważne jest by pracownik rejestrujący informację o zgodzie na różne rodzaje marketingu, zadbał o te wskazane przez klienta. Nie podanie Rodzaju marketingu przez pracownika będzie skutkowało nie wysłaniem kanałów w pliku EDR.

Wysyłane są tylko te rodzaje marketingu, które posiadają znak „I” czyli wysyłaj.

Pozostawienie pola puste w rodz. marketingu jest równoznaczne z „O”!

4 = jak 3. jednak tylko odnośnie klientów indywidualnych, nie dotyczy firm. Dane firm będą zawsze wysyłane w pliku EDR.

Wstawienie znaku „N” w ogólnym zastosowaniu danych marketingowych

skutkuje automatycznym uzupełnieniem wszystkich Rodzajów marketingu na „O”

(9)

OCHRONA DANYCH IMPORTER

Dopuszczalne wartości:

PUSTE = nie wysyłaj danych w pliku EDR 1 = wysyłaj dane w pliku EDR

UWAGA: Ten parametr jest w Polsce ustawiony automatycznie na wysyłanie danych. Nie można sterować tym parametrem.

Pole INFO MARKET. DLA MARKI

(10)

Wprowadzenie w tym polu marki skutkuje tym, że podczas opracowania formatki o zgodzie na przetwarzanie danych na poziome importera, program automatycznie wskaże przypisaną tu markę. Podanie w tym polu marki odbiera użytkownikom możliwość zmiany jej w formatce importera. Pozostawienie tego pola pustego umożliwia pracownikowi zmianę marki podczas rejestrowania zgody na poziomie importera.

(11)

1.2 Zadania i zalety funkcji

Funkcja prowadzenia ewidencji zgód klienta pozwala na zarejestrowanie tych informacji w układzie danych, jak na załączonej ilustracji.

Dane gromadzone są w następujących polach:

ZASTOSOWANIE DANYCH DO CELÓW MARKETINGOWYCH

Wartości dopuszczalne: " ", "T", "N"

W tym polu rejestrujemy zgodę klienta ("T") lub jej brak ("N"). Wartość " " oznacza, że klient nie miał jeszcze okazji wypowiedzieć się na ten temat.

PIERWSZA ODPOWIEDŹ,OSTATNIA ODPOWIEDŹ

W tych polach CDP zapisuje (automatycznie!) datę zarejestrowania odpowiedzi klienta po raz pierwszy i datę jej ostatniej zmiany.

OSTATNI KONTAKT

W tym polu CDP zapisuje (automatycznie podczas wydruku zlecenia naprawy lub faktury, jeśli użytkownik potwierdził dane marketingowe) datę ostatniego kontaktu z klientem.

ŹRÓDŁO

W tym polu można podać źródło, z którego pochodzi informacja o zgodzie (lub jej braku). Jeśli w zleceniu nastąpi aktualizacja pola zgody, to CDP zapisze w tym polu automatycznie informację w formacie "CDP-X-NNNNNN", gdzie "X" oznaczać będzie rodzaj zlecenia, a "NNNNNN" jego numer.

UWAGI

Tu można zapisać dowolne uwagi.

(12)

RODZAJ MARKETINGU

Wartości dopuszczalne: " ", "O", "I"

Sześć pól rodzaju marketingu można oznakować znakiem "O" jeśli klient wskazał, że ten kanał komunikacji wyklucza (out) lub znakiem "I", jeśli ten kanał komunikacji marketingowej klient dopuścił (in).

MARKETING ZALECANY

Wartości dopuszczalne: " ", 1, 2, 3, 4, 5, 6

W tym polu można wskazać, który z sześciu rodzajów (kanałów) marketingu jest preferowany przez klienta.

MARKETING NIEPOŻĄDANY

Te dwa pola były stosowane we wcześniejszych wersjach CDP na życzenie koncernu Renault, a ich zawartość była przekazywana do pliku EDR. W obecnej wersji CDP pola te nie są wykorzystywane. Użytkownik CDP może zastosować je do dowolnego celu.

NEWSLETTER

Wartości dopuszczalne: 1 - 9

W tym polu można wskazać numer szablonu Newslettera, jaki ma być (z zewnętrznego systemu) wysyłany do danego klienta.

Zgoda marketingowa na poziomie importera

Taki sam układ danych jak powyżej służy do zarejestrowania informacji marketingowych w odniesieniu do importera - dla każdego kodu marki osobno.

Wywołanie formatki z tymi danymi odbywa się w kartotece klienta klawiszem funkcyjnym F10 lub poprzez kliknięcie klawisza

"INFO MARKETINGOWE IMPORTER" w danych kartoteki klienta, w zakładce "INFORMACJE MARKETINGOWE".

(13)

Po uzupełnieniu danych o zgodach marketingowych klienta, program automatycznie wywoła dane marketingowe na poziomie marki i importera.

Formatka BVADM111 odpowiedzialna jest za gromadzenie informacji o przetwarzaniu danych marketingowych na poziomie marki importera.

(14)

1.3 Wydruk formularza zgody z modułu XCW

Użytkownik CDP posiadający moduł XCW (Word Connector) może wykorzystać moduł do drukowania formularza, w którym wydrukowane będą wszystkie dane klienta (zgromadzone w CDP) wraz z tekstem formuły zgody według wzoru opublikowanego przez Renault Polska.

W formularzu drukowanym z pomocą modułu XCW informacje o danych klienta drukowane są automatycznie.

(15)

1.3.1 Klauzula 1

Zgodę do klauzuli 1 rejestrujemy jako "T" w polu "ZASTOSOWANIE DANYCH DO CELÓW MARKETINGOWYCH"

(16)

Zgodę do klauzuli 3 rejestrujemy podając wartość "I" w polach "RODZAJ MARKETINGU"

(za środki komunikacji elektronicznej uznajemy list elektroniczny, telefon i wiadomość SMS)

Zgodę do klauzuli 2 rejestrujemy w formatce wywołanej klawiszem F10 lub klawiszem

"INFO MARKETINGOWE IMPORTER"

(17)

Klawisz otwiera formatkę z danymi dotyczącymi importera:

Należy podać kod marki importera (RE) i otworzyć dane klawiszem ENTER:

Analogicznie zgodę dotyczącą klauzuli 2 rejestrujemy w polu "ZASTOSOWANIE DANYCH DO CELÓW MARKETINGOWYCH".

(18)

2 Zalecane ustawienia w programie CDP

W celu automatycznego otwierania formularza zgody z modułu XCW należy w programie CDP wprowadzić następujące ustawienia:

Menu: AKTUALIZACJA DANYCH->DANE FIRMY OGÓLNE->DANE STERUJĄCE-

>OCHRONA DANYCH KLIENTA

Gdzie:

KOD MARKI: Kod marki, dla którego ma być zastosowany formularz zgody

RODZAJ ZLECENIA: Rodzaj dokumentu: W – z warsztatu, S – z handlu pojazdami KOD AKCJI: Kod akcji wywołania dokumentu np. ZN (=wydruk zlecenia naprawy) DOKUMENT: Nazwa formularza zgody z modułu XCW

PROCES WYDRUKU PO EKRANIE Z DANYMI MARKET.:

PUSTE – formularz zgody zostanie wywołany przed pojawieniem się ekranu z danymi marketingowymi

1 - formularz zgody zostanie wywołany po pojawieniu się ekranu z danymi marketingowymi.

(19)

2.1 Definicje kodów tytułów grzecznościowych

Odpowiednia kodyfikacja tytułów grzecznościowych w kartotekach klientów jest niezbędna do prawidłowego generowania plików EDR dla Importera Renault Polska.

Ten dokument opisuje w jaki sposób dokonać odpowiedniej parametryzacji w

programie CDP dla prawidłowego przekazywania danych w pliku EDR dla Importera Renault Polska.

Importer Renault Polska zaleca aby były dostępne takie kody tytułów grzecznościowych, które odzwierciedlą następujący zalecany podział:

 [Klient indywidualny] = klient indywidualny oraz osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą.

 [Klient Firma] = wszystkie firmy (z wyjątkiem osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą)

2.2 Definicje kodów tytułów grzecznościowych

W programie CDP, w menu 5.3.1.2. dostępne są definicje tytułów grzecznościowych:

Podział na odpowiednie grupy klientów można go uzyskać tworząc następujące przykładowe tytuły grzecznościowe :

(20)

2.2.1 Definicje dla grupy [Klient indywidualny]

2.2.1.1 „Pan”

UWAGA: w polu „Płeć” należy podać znak „M”.

2.2.1.2 „Pani”

UWAGA: w polu „Płeć” należy podać znak „K”.

(21)

2.2.1.3 „Państwo”

UWAGA: w polu „Płeć” należy podać znak „R”.

2.2.1.4 „Firma[os.f.]”

(tu dla: Osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą)

UWAGA: w polu „Płeć” należy podać znak „P”.

(22)

2.2.2 Definicje dla grupy [Klient Firma]

2.2.2.1 „Firma”

UWAGA: w polu „Płeć” należy podać znak „X”.

(23)

2.3 Przyporządkowanie kodu tytułu do kartoteki klienta

W kartotece każdego klienta należy przyporządkować odpowiedni tytuł grzecznościowy do klienta:

2.3.1 Grupa [Klient indywidualny]

2.3.2 Grupa [Klient Firma]

Dzięki takiemu przyporządkowaniu dane w pliku EDR dla Importera Renault Polska będą prawidłowe.

UWAGA: można tworzyć inne definicje dla kodów tytułów grzecznościowych, jeżeli powyższe są niewystarczające – należy je prawidłowo przyporządkować do kodu w polu „Płeć”.

Informacje dodatkowe:

Program CDP umożliwia analizę kodów tytułów w kartotekach klienta.

Analiza może być wykonana w tzw. selekcjach danych w menu CDP 7.3.