Elektroniczne akta postępowania

Pełen tekst

(1)

w świEtlEudostępniania akt sprawy karnEj

J

akub

k

osowski

*

1. Wstęp

Elektronizacja i informatyzacja postępowania karnego to tematyka aktualna w ostatnich latach. Swoistym testem tych rozwiązań była pandemia COVID-19, która w mojej ocenie pokazała, iż polskie postępowanie karne nie było przygotowane na taką ewentualność.

Nie można się temu dziwić, z uwagi na ogromne zaskoczenie samym zjawiskiem, ale też brak przygotowania na jego skutki w innych sferach życia społeczno-gospodarczego. Nie mniej warto wspomnieć o dostępnych rozwiązaniach w zakresie postępowań dyscypli- narnych, będących wszakże postępowaniami o charakterze represyjnym1. W obszarze procesu karnego ustawodawca nie rozpoczął wdrożeń w zakresie informatyzacji i elek- tronizacji procesu karnego w tym samym czasie co innych postępowań. Dla porównania warto podać przykład postępowania cywilnego. W literaturze procesu cywilnego wska- zuje się na liczne elementy z  tym związane, począwszy od pojedynczych czynności, a skończywszy na trybach szczególnych – elektronicznym postępowaniu upominawczym (EPU)2. Praktyka pokazuje dużo lepsze dostosowanie postępowania cywilnego do funk- cjonowania w warunkach nadzwyczajnych, niż w przypadku procesu karnego. Teza ta dotyczy zarówno prowadzenia postępowania, jak i realizowania poszczególnych czyn- ności karnoprocesowych, w tym udostępniania akt sprawy.

Dostęp do akt sprawy jest jednym z istotniejszych uprawnień uczestników postę- powania karnego. Ma bowiem zagwarantować zapoznanie się z dowodami zebranymi przez organ procesowy oraz umożliwić podejmowanie dalszych czynności. W tym zakre- sie wskazać należy na szczególne znaczenie tego uprawnienia w kontekście konstruowa- nia i wnoszenia środków zaskarżenia. Nie bez znaczenia jest także analiza przez stronę procesową aktualnego stanu postępowania dowodowego w celu zgłaszania ewentual- nych nowych dowodów, w sytuacji niewielkiej aktywności organu procesowego w tym

* Dr Jakub Kosowski, ORCID 0000-0001-6888-5771, adiunkt w Katedrze Postępowania Karnego Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Marii Curie-Skłodowskiej w Lublinie; radca prawny.

1 Szerzej na temat postępowań dyscyplinarnych w  sporcie z  uwzględnieniem zastosowanych uproszczeń zob. m.in. P. Jóźwiak, Odpowiedzialność dyscyplinarna w  sporcie, Poznań  2014, ss. 228–235; S. Stachowiak, Postępowanie dyscyplinarne w sporcie, [w:] A. Szwarc (red.), Odpo- wiedzialność dyscyplinarna w sporcie, Poznań 2002, ss. 133–136.

2 J. Gołaczyński, D. Szostek (red.), Informatyzacja postępowania cywilnego. Komentarz, Warszawa 2016 i wskazana tam literatura z zakresu postępowania cywilnego.

DOI 10.26399/978-83-66723-45-0/j.kosowski

(2)

zakresie. Realizowanie omawianego uprawnienia wiąże się z potrzebą zgłoszenia orga- nowi procesowemu tego faktu. W przypadku postępowania sądowego nie jest wyma- gana decyzja w zakresie udostępnienia akt, jednak niezbędne są czynności organizacyjne związane z ustaleniem dostępności akt oraz wskazaniem konkretnego terminu, w którym mogą być udostępnione. Bez wątpienia wymaga to czasu i niezbędne jest ponowienie tych czynności w  przypadku chęci ponownego skorzystania z  prawa dostępu do akt sprawy. Ustawodawca odmiennie uregulował omawiane uprawnienie na etapie postę- powania przygotowawczego, gdyż wymagana jest zgoda prowadzącego postępowanie.

Wymaga to więc dodatkowych czynności organizacyjnych, których podjęcie jest moż- liwe dopiero po uzyskaniu zgody. Przytoczone ogólne założenia w zakresie procedury udostępniania akt wskazują na duży stopień formalizmu procesowego, co nie ułatwia korzystania z tego uprawnienia, szczególnie osobom zamieszkującym z dala od siedziby organu procesowego. Kluczowymi barierami w tym zakresie jest więc poświęcenie czasu przez uczestnika postępowania, koszty dojazdu do siedziby organu procesowego oraz brak skutecznych mechanizmów zabezpieczających ciągłość realizacji omawianego uprawnienia w sytuacjach nadzwyczajnych, tj. w świetle współczesnych wyzwań, jakim była pandemia COVID-19.

Celem niniejszego opracowania jest analiza aktualnych regulacji prawnych w zakre- sie dostępu do akt elektronicznych, a  także ich ocena z  perspektywy przyspieszenia i  odformalizowania postępowania. Rozważania obejmą także wpływ elektronizacji na czynności związane z  udostępnieniem akt oraz sformułowanie postulatów de lege ferenda w przedmiotowym zakresie.

2. Dostęp do akt sprawy karnej jako prawo strony

Udostępnianie akt sprawy jest jednym z praw stron procesu karnego, ale jednocześnie jest obowiązkiem organów procesowych. Dla stron postępowania ma niebagatelne znaczenie, związane z pozyskaniem wiedzy na temat postępów prowadzenia sprawy, aktywności organów procesowych i  motywacji rozstrzygnięć końcowych oraz w  spra- wach incydentalnych. Ostatni z  wymienionych aspektów ma niebagatelne znaczenie, gdyż Kodeks postępowania karnego przewiduje wydawanie niektórych kluczowych decyzji bez ich uzasadnienia. Mam tutaj na myśli art. 325e § 1 k.p.k., który umożliwia wydanie postanowienia o odmowie wszczęcia dochodzenia oraz postanowienia o umo- rzeniu dochodzenia bez uzasadnienia. Ustawa posługuje się stwierdzeniem, że wymie- nione decyzje „nie wymagają uzasadnienia”, co nie przesądza o zakazie przygotowa- nia takiego uzasadnienia przez organ prowadzący3. We własnej praktyce dostrzegam, że do rzadkości należą sytuacje, w których organ prowadzący sporządza uzasadnienie wymienionych decyzji procesowych. Należy także wspomnieć o uprawnieniu strony do

3 T. Grzegorczyk, Kodeks postępowania karnego. Komentarz, t. I, Warszawa 2014, s. 1119. Zob.

także wyrok TK z 25.03.2014 r., SK 25/13; Dz.U. z 2014 r., poz. 440.

(3)

złożenia wniosku o  podanie ustnie najważniejszych powodów takiego rozstrzygnięcia (art. 325e § 1 k.p.k.). Organ nie ma jednak obowiązku pouczenia strony o tym uprawnie- niu. W tym zakresie należałoby wskazać na zasadność pouczenia strony w trybie art. 16

§ 2 k.p.k. (względna postać zasady informacji prawnej), szczególnie w sytuacji strony bez fachowego pełnomocnika4. Ponadto ustawa nie precyzuje, jak szczegółowe ma być to uzasadnienie, choć bez wątpienia użycie stwierdzenia „najważniejsze powody” poka- zuje, że mają to być jedynie wybrane przez organ prowadzący postępowanie aspekty.

Bez wątpienia nie zastąpi to jednak samodzielnej analizy akt.

Dostęp do akt sprawy ujęty został przez ustawodawcę w różny sposób, w zależno- ści od stadium postępowania. Z perspektywy dalszych rozważań omówię najistotniejsze aspekty nawiązujące do tematu niniejszego opracowania.

W  postępowaniu sądowym akta sprawy udostępnia się stronom, obrońcom, peł- nomocnikom i przedstawicielom ustawowym. Za zgodą prezesa sądu akta te mogą być udostępnione również innym osobom. Ponadto uprawnionym podmiotom daje się moż- liwość sporządzenia odpisów lub kopii akt sprawy. W tym zakresie nie jest wymagana decyzja organu procesowego, zaś czynność ma walor czynności technicznej realizowa- nej przez pracowników administracji sądu. Decyzja organu procesowego wymagana jest wyłącznie w przypadku złożenia wniosku o wydanie odpłatnych kopii dokumentów z akt sprawy przez strony procesowe lub ich pełnomocników. Wówczas wydawane jest zarządzenie. Decyzję tą może wydać również referendarz sądowy. Praktyka pokazuje jednak, że obecnie standardem jest wykonywanie samodzielne fotokopii (aparatem lub smartfonem), od czego nie pobiera się opłaty. Brak decyzji organu procesowego w zakresie dostępu do akt sprawy sądowej nie oznacza, że strona w dowolnym terminie może z aktami się zapoznać. Limitowane to jest dostępnością akt oraz możliwościami organizacyjnymi. Na dostępność akt może wpływać ich przekazanie w ramach kontroli instancyjnej do innego sądu, czy też wypożyczenie do innej sprawy. Możliwości organi- zacyjne danej jednostki organizacyjnej to przede wszystkim potencjał kadrowy (liczba osób realizująca te czynności) oraz możliwości logistyczne (lokalowe, dostępność czy- telni, liczba wykonywanych udostępnień akt). W  tym zakresie pamiętać także należy o czynnikach zewnętrznych – niezależnych od organu procesowego. Mam tutaj na myśli sytuacje zagrożenia i  obostrzenia wynikające z  przepisów prawa, co było widoczne w  okresie pandemii COVID-19 (okresowe wyłączenie obsługi interesantów). Nie bez znaczenia są także czynniki odnoszące się do strony procesowej, co także jest niezależne od organu procesowego. W tym zakresie wskazać należy możliwości organizacyjne oraz finansowe. W  ramach możliwości organizacyjnych wymienić należy czas dojazdu do siedziby sądu, co ma kluczowe znaczenie dla osób mieszkających z dala od niej. Poświę- cenie czasu na dojazd i zapoznanie się z aktami wiąże się także z możliwościami orga- nizacyjnymi w postaci dysponowania wolnym czasem z perspektywy pracy zawodowej.

W  przypadku pozostawania w  stosunku pracy lub równorzędnym może powodować

4 Szerzej na temat względnej postaci zasady informacji prawnej zob. J. Kosowski, Zasada informa- cji prawnej w polskim procesie karnym w świetle art. 16 k.p.k., Warszawa 2012, ss. 197–233.

(4)

konieczność wystąpienia o urlop z uwagi na pokrywanie się czasu pracy z godzinami pracy sądu. Do tego mogą dojść ograniczenia związane ze sprawowaniem opieki nad osobą małoletnią lub nieporadną, co wymaga podjęcia dodatkowych zabiegów organi- zacyjnych. Część z wymienionych barier można rozwiązać poprzez zlecenie wykonania fotokopii pełnomocnikowi, choć przekłada się to na drugą grupę czynników, tj. możliwo- ści finansowe. W przypadku braku możliwości finansowych na pokrycie kosztów facho- wego pełnomocnika i niewystępowania o pełnomocnika z urzędu, czynności dostępu do akt strona będzie musiała dokonać samodzielnie. Należy więc to rozważyć w kontekście utraty zarobków oraz pokrycia kosztów dojazdu do siedziby sądu.

Odmienne zasady dostępu do akt sprawy ustawa przewiduje na etapie prowadzenia postępowania przygotowawczego. W pierwszej kolejności wskazać należy na koniecz- ność uzyskania zgody ze strony prowadzącego postępowanie. Wprowadzono przy tym istotną przesłankę stanowiącą ograniczenie prawa dostępu do akt sprawy karnej.

W przypadku gdy zachodzi potrzeba zabezpieczenia prawidłowego toku postępowania lub ochrony ważnego interesu państwa, akta sprawy nie mogą zostać udostępnione. Jak słusznie zauważył P. Wiliński5, odmowa dostępu do akt postępowania przygotowawczego może mieć różny zakres, gdyż organ procesowy może wyrazić zgodę na dostęp do cało- ści akt spraw, ale również do części akt albo niektórych ich fragmentów. Zdaniem przy- toczonego autora prowadzi to do wniosku, że odmowa, a właściwie brak zgody, może obejmować cały zgromadzony materiał procesowy, poszczególne fragmenty akt, albo też konkretne jego elementy – protokoły przesłuchań, opinie, ekspertyzy. Aspekt ten wykra- cza jednak poza zakres niniejszego opracowania, stąd też w dalszej kolejności skupię się na formie udostępnienia akt. W zakresie dostępu do akt sprawy na etapie postępowania przygotowawczego aktualne pozostają wywody dotyczące barier i ich rodzajów wyra- żone w odniesieniu do udostępnienia akt na etapie postępowania sądowego. Bariery te można więc podzielić na trzy grupy:

1) zależne od organu procesowego (wyrażenie zgody na dostęp do akt, dostępność akt, możliwości organizacyjne);

2) odnoszące się do stron procesowych (możliwości organizacyjne, możliwości finansowe);

3) niezależne od organów i stron procesowych (np. pandemia COVID-19).

Podsumowując tę część rozważań, uznać należy, że wymienione bariery w zakresie dostępu do akt w  istotnej mierze tracą na aktualności w  przypadku wdrożenia elek- tronizacji tej czynności karnoprocesowej. W szczególności mam tutaj na myśli bariery odnoszące się do stron procesowych oraz te, które są niezależne od organów i stron pro- cesowych. W dalszej części opracowania zostaną więc przeanalizowane aspekty elektro- nicznych akt postępowania w ujęciu de lege lata oraz de lege ferenda.

5 P. Wiliński, Odmowa dostępu do akt sprawy w postępowaniu przygotowawczym, „Prokuratura i Prawo” 11/2006, s. 79.

(5)

3. Elektronizacja postępowania a dostęp do akt sprawy karnej – uwagi de lege lata

Odnosząc się do problematyki akt elektronicznych w pierwszej kolejności wskazać należy na pojęcia używane dotychczas w  literaturze. W  literaturze obejmującej procedury sądowe autorzy posługują się dwoma pojęciami, które odnoszą się do idei odformalizo- wania postępowania. Mam tutaj na myśli pojęcia „informatyzacja” oraz „elektronizacja”.

J. Gołaczyński i D. Szostek6 posługują się pojęciem informatyzacja, wskazując na wpro- wadzenie rejestrów elektronicznych (w tym Krajowy Rejestr Sądowy, księgi wieczyste), ale zwracają też uwagę na wprowadzenie elektronicznego postępowania upominaw- czego. Nie definiują natomiast pojęcia informatyzacja. A. Arkuszewska7 wskazała, że informatyzacja wiąże się z wykorzystaniem technologii informacyjno-komunikacyjnych, co nawiązuje już do przetwarzania informacji. A. Kościółek8 nie posługuje się natomiast żadnym ze wskazanych pojęć, ograniczając się do stwierdzeń odnoszących się do zasto- sowania nowoczesnych technologii, czy też elektronicznych czynności procesowych.

Słownik języka polskiego definiuje informatyzację jako wykorzystywanie nowocze- snych metod przetwarzania informacji w  postępowaniu9. Elektronizacja to natomiast wprowadzanie urządzeń elektronicznych do postępowania10. Oba przytoczone pojęcia mają więc zastosowanie do omawianej kwestii. Wydaje się jednak, że pojęcie elektroni- zacja ma charakter pierwotny, zaś informatyzacja – wtórny. Elementem pierwotnym jest bowiem wprowadzenie urządzeń elektronicznych do postępowania. Mam tutaj na myśli np. sprzęt komputerowy, sprzęt audio-wideo do wideokonferencji, programy do tran- skrypcji, podpis elektroniczny. Wprowadzenie urządzeń elektronicznych otwiera drogę do informatyzacji, czyli wykorzystywania nowoczesnych metod przetwarzania informa- cji. Pamiętać jednak należy, że nie zawsze mamy do czynienia z wykorzystaniem nowo- czesnych metod przetwarzania informacji, a jedynie z prostym wykorzystaniem sprzętu, np. przy wideokonferencji, podpisu elektronicznego, e-dowodów itp. Z perspektywy akt sprawy wspomnieć należy także o cyfrowym odwzorowaniu akt tradycyjnych. To pojęcie jest jednak klarowne w interpretacji, gdyż odnosi się do akt tradycyjnych, które następ- nie są odwzorowane cyfrowo (skanowane), uzyskują tym samym postać elektroniczną

6 Szerzej zob. J. Gołaczyński, D. Szostek (red.), op. cit., ss. IX–XI.

7 A. Arkuszewska, Informatyzacja postępowania arbitrażowego, Warszawa 2019, s. 21

8 Przytoczone ogólne założenia w zakresie procedury udostępniania akt wskazują na duży sto- pień formalizmu procesowego, co nie ułatwia korzystania z tego uprawnienia, szczególnie przez osoby zamieszkujące z  dala od siedziby organu procesowego. Kluczowymi barierami w  tym zakresie jest więc poświęcenie czasu przez uczestnika postępowania, koszty dojazdu do siedziby organu procesowego oraz brak skutecznych mechanizmów zabezpieczających ciągłość realizacji omawianego uprawnienia w sytuacjach nadzwyczajnych, tj. w świetle współczesnych wyzwań, jakim była pandemia COVID, A. Kościółek, Elektroniczne czynności procesowe w sądowym postę- powaniu cywilnym, Warszawa 2012, ss. 18–19.

9 https://sjp.pwn.pl/szukaj/informatyzacja/.html [dostęp: 05.03.2022].

10 https://sjp.pwn.pl/szukaj/elektronizacja.html [dostęp: 05.03.2022].

(6)

i mogą zostać określone jako dokumenty elektroniczne. Dlatego też na potrzeby niniej- szego opracowania zasadne jest posługiwanie się pojęciem elektronicznych akt sprawy karnej. W tym zakresie należy jednak wyróżnić akta elektroniczne o charakterze pier- wotnym oraz wtórnym. Pierwsze z  nich odnoszą się do dokumentów wytworzonych wyłącznie elektronicznie i opatrzonych wymaganymi cyfrowymi podpisami. Drugi rodzaj to akta tradycyjne, tj. wytworzone w formie papierowej, które następnie poprzez cyfrowe odwzorowanie uzyskały postać dokumentu elektronicznego.

Obecne regulacje Kodeksu postępowania karnego dopuszczają możliwość udostęp- nienia akt w formie elektronicznej. W zależności od stadium postępowania wyróżnia się dwa tryby.

Zgodnie z art. 156 § 1 zd. 2 k.p.k. informacje o aktach sprawy mogą być udostęp- nione także za pomocą systemu teleinformatycznego. Przepis ten wprowadza przesłankę negatywną odnoszącą się do względów technicznych, które miałyby stać temu na prze- szkodzie. Systemem teleinformatycznym jest obecnie Portal Informacyjny Sądów. Z włas- nej praktyki mogę zaobserwować, że w sprawach karnych zamieszczane tam dokumenty mają charakter wybiórczy i odnoszą się w znacznej części do pism wytworzonych przez sąd, takich jak protokołów rozprawy/posiedzenia, czy też decyzji procesowych. Doku- menty te nie są opatrzone podpisem cyfrowym. W zakresie protokołów rozpraw/posie- dzeń nie posiada to znaczenia praktycznego. W przypadku decyzji procesowych, infor- macje dostępne w Portalu Informacyjnym posiadają jedynie walor informacyjny, dając możliwość zapoznania się z treścią przed otrzymaniem dokumentu pocztą tradycyjną.

Rozwiązanie to nie wpływa na odformalizowanie ani przyspieszenie postępowania.

Na etapie postępowania przygotowawczego wprowadzono odmienne regulacje dostępu do akt sprawy. Zgodnie z art. 156 § 5 in fine k.p.k. prokurator może udostępnić akta w postaci elektronicznej. W pierwszej kolejności zaznaczyć należy, że możliwość ta dotyczy wyłącznie prokuratora, nie zaś innych „prowadzących postępowanie”. Ponadto, jest to rozwiązanie fakultatywne, co przy obecnym stopniu elektronizacji nie może dzi- wić. Przepis ten odnosi się do akt w postaci elektronicznej, a więc ma zakres szerszy od omawianego powyżej art. 156 § 1 k.p.k., a dotyczącego postępowania sądowego.

Kluczowym problemem natury praktycznej jest posiadanie przez jednostki organizacyjne prokuratury akt elektronicznych celem ich udostępnienia. Brak jest także systemu telein- formatycznego, który służyłby udostępnieniu akt elektronicznych uprawnionym podmio- tom na etapie postępowania sądowego. Rozwiązanie to także nie wpływa na odformali- zowanie ani przyspieszenie postępowania.

Podsumowując, stwierdzić należy, że obecne regulacje Kodeksu postępowania kar- nego dają możliwości dostępu do akt elektronicznych. Dodać należy, że jest to rozwiąza- nie fakultatywnie, a nie obligatoryjne. Stąd też istotne znaczenie mają czynniki o charak- terze organizacyjnym związane przede wszystkim z posiadaniem przez organ procesowy akt w  postaci elektronicznej. W  obecnej sytuacji organizacyjnej wykluczyć bowiem należy każdorazową digitalizację akt tradycyjnych po złożeniu wniosku o dostęp do akt sprawy przez uprawniony podmiot. Taki sposób z pewnością wpłynąłby na przewlekłość postępowania i wywołał dodatkowe obciążenie pracowników. Tym samym omawiane

(7)

rozwiązania ustawowe, od strony praktycznej, nie zmierzają do efektywnego wdrożenia rozwiązań w zakresie elektronizacji czynności karnoprocesowych.

4. Wdrożenie akt elektronicznych – uwagi de lege ferenda

Wdrożenie akt elektronicznych wymaga podjęcia działań zarówno w aspekcie prawnym, jak i organizacyjnym. Kluczowe są działania natury legislacyjnej, zaś wyzwania o charak- terze organizacyjnym zostaną omówione w dalszej części niniejszego opracowania.

Skuteczność zmian legislacyjnych wiąże się nie tylko z modyfikacją zasad realizo- wania uprawnienia dostępu do akt sprawy, lecz także z wprowadzeniem zmian systemo- wych, uwzględniających czynności karnoprocesowe związane z tworzeniem akt sprawy.

W odniesieniu do zmian przepisów w zakresie uprawnienia do dostępu do akt sprawy wskazać należy w pierwszej kolejności na wprowadzenie obligatoryjnej zasady prowadze- nia akt elektronicznych. Wynika to z faktu, że obecne regulacje, zakładające fakultatywne udostępnianie akt elektronicznych nie są wykorzystywane w praktyce z uwagi na nieposia- danie przez organ procesowy akt w postaci elektronicznej. W tym względzie należy więc wyeliminować przyczynę o charakterze pierwotnym, tj. prowadzić akta w formie elektro- nicznej od początku postępowania przygotowawczego. W tym celu akta wytwarzane przez organy procesowe w każdym stadium postępowania muszą mieć formę elektroniczną. Do wnoszenia pism w takiej formie zobowiązać należy w szczególności także organy admi- nistracji publicznej, przedsiębiorców, biegłych oraz fachowych pełnomocników. Są to podmioty, które realizują część swojej aktywności zawodowej właśnie poprzez różnego rodzaju systemy informatyczne zarówno na linii sektor publiczny–sektor prywatny, jak i w ramach sektora prywatnego. Dla osób fizycznych należałoby wprowadzić fakultatyw- ność tego rozwiązania, z czasem ograniczaną, np. w odniesieniu do osób korzystających z innych systemów realizacji usług publicznych w formie zdalnej (np. ePUAP). Z uwagi na ten wyjątek dokument w formie pisemnej (tradycyjnej) powinien być niezwłocznie zdigita- lizowany poprzez zeskanowanie przez administrację jednostki, do której został wniesiony.

Dokument w  formie pisemnej powinien trafiać do składu chronologicznego jednostki, w której został wytworzony, zaś jego forma elektroniczna byłaby dołączona do akt sprawy z informacją o miejscu składowania dokumentu pisemnego.

Prowadzenie akt elektronicznych dla postępowań wszczętych po określonej dacie wiąże się z wprowadzeniem okresu przejściowego dla postępowań wszczętych przed tą datą. Dla nich zasadne jest prowadzenie akt tradycyjnych do wyczerpania toku instan- cji. Wówczas okres przejściowy trwałby kilka lat. Jego skrócenie lub rezygnacja z jego stosowania wiązałaby się z koniecznością zdigitalizowania wielu akt, co wpłynęłoby na koszty oraz wymagałoby zaangażowania dużego potencjału kadrowego do przeprowa- dzenia tych czynności. W świetle aktualnej sytuacji wymiaru sprawiedliwości wydaje się to niezasadne i uwaga ustawodawcy oraz zarządzających poszczególnymi jednostkami powinna skupić się na przygotowaniach do wdrożenia akt elektronicznych dla nowych postępowań.

(8)

Zmiana stadium postępowania determinowałaby przekazanie kompletu akt elek- tronicznych. Podobnie, na potrzeby opiniowania przez biegłych przekazywane byłyby akta elektroniczne z wyłączeniem ściśle określonych sytuacji, np. badania pisma. W tym samym trybie możliwe byłoby wypożyczenie akt na potrzeby innych postępowań, choć w tym przypadku można byłoby mówić o udostępnieniu, nie zaś fizycznym wypożycze- niu, zaś organ występujący o wypożyczenie powinien zdecydować czy włączyć te akta (w całości/w części) do akt prowadzonej sprawy.

W zakresie wdrożenia akt elektronicznych ważnym aspektem jest powiązanie pro- ponowanych zmian ze zmianami systemowymi, odnoszącymi się także do innych czyn- ności karnoprocesowych. Trudno sobie bowiem wyobrazić skuteczne wprowadzenie akt elektronicznych bez umożliwienia wnoszenia pism procesowych w formie elektronicz- nej. Kompatybilność zmian wiąże się z prostym włączeniem dokumentu elektronicznego do elektronicznych akt sprawy, bez konieczności wykonywania innych czynności tech- nicznych, jak np. digitalizacja (skanowanie) pisma. Temat ten był podnoszony w literatu- rze, jako pilny do wdrożenia i otwierający możliwości elektronizacji kolejnych regulacji11. Postulat ten ustawodawca zrealizował poprzez nowelizację art. 116 § 1 k.p.k.12 Zgodnie z tym przepisem za oświadczenie złożone na piśmie uważa się również oświadczenie złożone elektroniczne. Oświadczenie składane elektronicznie opatruje się kwalifikowa- nym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym i wysyła na adres do doręczeń elektronicznych. Przepisy te należy ocenić pozytywnie, choć waloru tego nie można przeceniać, uwzględniając vacatio legis tych przepisów. Wejdą one w życie bowiem dopiero 1 października 2029 r.! W mojej ocenie uniemożliwia to uzyskanie w krótkiej perspektywie pozytywnych efektów w zakresie sprawności prowa- dzenia postępowania karnego. Postulować więc należy skrócenie okresu vacatio legis, uwzględniając doświadczenie społeczeństwa z okresu pandemii COVID-19. Pandemia COVID-19 w sposób istotny wpłynęła na dostęp do internetu i jego wykorzystanie do załatwiania spraw urzędowych. Dane GUS pokazują, że w 2021 r. 92,4% gospodarstw domowych miało dostęp do internetu, zaś odsetek osób w  wieku 16–74 lata korzy- stających z usług administracji publicznej przez internet w ciągu ostatnich 12 miesięcy wyniósł 47,5%13.

11 Zob. m.in. K. Woźniewski, Prawidłowość czynności procesowych w polskim procesie karnym, Gdańsk 2010, s. 122; J. Kosowski, Elektronizacja jako kierunek rozwoju procesu karnego?, [w:] R. Olszewski, A. Małolepszy (red.), Quo vadit processus criminalis? Rzeczywistość i wyzwania, Warszawa–Łódź 2021, s. 388.

12 Ustawa z dnia 18.11.2020 r. o doręczeniach elektronicznych (t.j. Dz.U. z 2022 r., poz. 569).

13 https://stat.gov.pl/obszary-tematyczne/nauka-i-technika-spoleczenstwo-informacyjne/

spoleczenstwo-informacyjne/spoleczenstwo-informacyjne-w-polsce-w-2021-roku,2,11.html [dostęp: 07.03.2022]

(9)

5. Wnioski – pozytywne i negatywne aspekty wdrożenia akt elektronicznych

Przeprowadzenie każdej zmiany, niezależnie od tego, czy ma ona charakter fragmenta- ryczny, czy systemowy wymaga przeanalizowania zarówno w zakresie korzyści, poten- cjalnych wyzwań, czy też zagrożeń dla procesu wdrożenia, jak i funkcjonowania nowych regulacji. Aspekty te należy rozważyć przez pryzmat zaproponowanego docelowego modelu elektronizacji akt spraw karnych.

W  celu usystematyzowania aspektów związanych z  wdrożeniem akt elektronicz- nych zastosować można kryterium podmiotowe i przedmiotowe. Wydaje się, że bardziej klarowne dla zaprezentowania przedmiotowej problematyki jest kryterium podmiotowe, zakładające wyróżnienie aspektów odnoszących się do organów procesowych, do stron procesowych oraz do obydwu kategorii uczestników postępowania.

Z  perspektywy organów procesowych za aspekty pozytywne uznać należy przy- spieszenie postępowania, odciążenie pracowników administracji w  danej jednostce, zaniechanie/ograniczenie bezpośredniej obsługi interesantów, ułatwione przekazywanie do innych organów. Przyspieszenie postępowania wiąże się z  szybkością realizacji tej czynności oraz, co do zasady, z zaniechaniem jej każdorazowego powtarzania przy zgro- madzeniu nowych akt sprawy. Odciążenie pracowników będzie odczuwalne z  uwagi na wykonanie prostych czynności w  systemie teleinformatycznym, bez konieczności wyszukiwania, transportowania oraz monitorowania zachowania strony podczas czyn- ności przeglądania akt. Wprowadzenie akt elektronicznych od momentu rozpoczęcia postępowania przygotowawczego i dołączanie każdego kolejnego dokumentu w wersji elektronicznej spowoduje także brak konieczności ich skanowania przy zmianie stadium postępowania lub pod kątem dostępu do akt sprawy. Zastosowanie akt elektronicz- nych wpłynie z pewnością na istotne ograniczenie bezpośredniej obsługi interesantów w zakresie dostępu do akt sprawy. W przypadku osób niedysponujących sprzętem kom- puterowym i/lub dostępem do internetu zasadne będzie umożliwienie dostępu do akt cyfrowych w siedzibie sądu. W dłuższej perspektywie zakładać należy jednak zaniecha- nie bezpośredniej obsługi w tym zakresie. Przekazywanie akt elektronicznych do innych organów procesowych (np. w ramach kontroli instancyjnej) będzie mogło odbywać się sprawnie, bez angażowania dodatkowych pracowników. Wypożyczenie akt innemu organowi (np. na potrzeby prowadzenia odrębnego postępowania) nie będzie miało postaci fizycznej, zaś jedynie elektroniczną i nie zablokuje prowadzenia postępowania w przypadku opóźnień zwrotu akt.

Kluczowe wyzwania/zagrożenia z perspektywy organów procesowych to koniecz- ność poniesienia istotnych nakładów finansowych na zakup niezbędnego sprzętu i opro- gramowania, koszty utrzymania i zabezpieczenia serwerów, proces przeszkolenia pra- cowników administracji jednostki, prowadzenie akt elektronicznych od początku trwania postępowania. Bez wątpienia największym wyzwaniem będzie konieczność zabezpie- czenia środków finansowych na zakup niezbędnego sprzętu i oprogramowania. Jest to jednak wydatek jednorazowy na kilka–kilkanaście lat. Czym innym jest koszt bieżącego

(10)

utrzymania i zabezpieczenia serwerów, który będzie ponoszony w ujęciu stałym. Sfera działalności administracji publicznej, czy sektora bankowego pokazuje jednak, że jest to jedyny możliwy kierunek działania. Proces przeszkolenia pracowników to zarówno istotne nakłady finansowe, jak i ważny aspekt psychologiczny. W celu zminimalizowania tego zagrożenia pracownik musi mieć wiedzę i odczuwać korzyść ze wdrożenia akt elek- tronicznych. Utrudnieniem w tym zakresie może być wiek oraz skala przyzwyczajenia do systemu tradycyjnego.

W odniesieniu do stron procesowych za aspekty pozytywne uznać należy przyspie- szenie postępowania, redukcję kosztów (np. dojazdu do siedziby sądu), redukcję czasu poświęconego na skorzystanie z dostępu do akt sprawy (brak konieczności dojazdu do siedziby sądu, brak przeszkód do wykonywania pracy zarobkowej), stały dostęp do akt sprawy bez konieczności ponownego wykonywania tej czynności. Przyspieszenie postę- powania wiąże się z  szybszym dostępem do akt, co może wpłynąć także na szybsze wykorzystanie innych uprawnień przez stronę, np. w zakresie zaskarżenia orzeczenia.

Redukcja kosztów w przypadku akt elektronicznych jest szczególnie istotna w przypadku zamieszkania z dala od siedziby sądu. Dotychczasowa formuła dostępu do akt generuje bowiem koszty dojazdu do siedziby sądu, które przecież nie są bezwarunkowo zwra- cane, zaś tryb ich dochodzenia jest niezwykle skomplikowany i uzależniony od rozstrzy- gnięcia (vide rozdział 70 k.p.k.). Jeśli strona samodzielnie nie skorzysta z prawa dostępu do akt sprawy, sceduje to na swojego pełnomocnika, co wpłynie na dodatkowe koszty pomocy prawnej. Ważnym dla stron procesowych aspektem jest redukcja czasu potrzeb- nego na dojazd do siedziby sądu i skorzystanie z przysługującego uprawnienia. Akta elek- troniczne można przeglądać o dowolnej porze dnia, w tym poza godzinami pracy zawo- dowej. Uzyskanie dostępu do akt elektronicznych to także stały dostęp do akt sprawy bez konieczności ponownego wykonywania tej czynności. W tym względzie istotna jest także zmiana de lege ferenda zaproponowana powyżej, a odnosząca się do jednokrot- nego wnioskowania o dostęp do akt na etapie postępowania przygotowawczego.

Do kategorii wyzwań/zagrożeń w odniesieniu do stron procesowych zaliczyć można w  szczególności wykluczenie cyfrowe, brak umiejętności technicznych, zwiększone ryzyko udostępnienia materiałów osobom nieuprawnionym. Wykluczenie cyfrowe rozu- mieć należy jako brak dostępu do internetu lub ograniczony dostęp, czy też brak właści- wego sprzętu komputerowego i/lub oprogramowania. Brak umiejętności technicznych uniemożliwi założenie konta w  systemie, czy też może utrudnić bieżące korzystanie z przysługującego uprawnienia. Obecnie wykonanie wielu czynności w celu uzyskania fotokopii akt sprawy może zniechęcić część osób do realizacji tego prawa, szczegól- nie jeśli nie zamierzają skorzystać z innych uprawnień o charakterze powiązanym (np.

zaskarżenie). Akta elektroniczne mogą wygenerować zwiększone ryzyko udostępnienia materiałów osobom nieuprawnionym. Pamiętać jednak należy, że może się to wiązać z odpowiedzialnością osoby udostępniającej takie informacje (np. w zakresie ochrony danych osobowych, naruszenia dóbr osobistych itp.).

Dla obydwu wymienionych kategorii uczestników procesu pozytywnym aspektem będzie niezakłócone korzystanie z dostępu do akt sprawy w sytuacjach nadzwyczajnych.

(11)

Umożliwi to sprawne funkcjonowanie wymiaru sprawiedliwości w  sprawach karnych w sytuacjach takich, jak klęski żywiołowe, pandemie chorób zakaźnych, czy też inne zagrożenia, mające charakter i skutki zbliżone do pandemii COVID-19, których obec- nie nie można przewidzieć. Kluczowe wyzwania/zagrożenia w tym zakresie to awarie sprzętu, problemy z dostępem do internetu, okres przejściowy, utrata akt. Awarie sprzętu będą miały charakter czasowy i należy je traktować jako sytuacje nadzwyczajne. Podob- nie należy ocenić ryzyko związane z  dostępem do internetu, chociażby w  okresach trudnych warunków atmosferycznych (wichury). Największym wyzwaniem w praktyce będzie okres przejściowy, w którym należy zapewnić dostęp do akt dotychczas prowa- dzonych w systemie tradycyjnym oraz jednocześnie zapewnić pełną elektronizację akt nowych postępowań. Ryzyko utraty akt wiąże się z uszkodzeniem mechanicznym serwe- rów (np. zalanie) przy jednoczesnej utracie kopii zapasowych. Uwzględniając wieloletnie doświadczenia sektora finansowego oraz administracji publicznej w zakresie przechowy- wania dokumentacji elektronicznej, ryzyko to należy uznać za niewielkie.

Obraz

Updating...

Cytaty

Updating...

Powiązane tematy :